Protokoll från ordinarie föreningsstämma torsdagen den 21 februari 2013 för HSBs i Stockholm bostadsrättsförening Metern

Transkript

1 HSBs brf Metern sida 1 i Stockholm PROTOKOLL Protokoll från ordinarie föreningsstämma torsdagen den 21 februari 2013 för HSBs i Stockholm bostadsrättsförening Metern Tid och plats Kl. 19 i bostadsrättsföreningen Meterns fritidslokal, Helgagatan 36, uppgång 9, 1 trappa ned. 1 Stämmans öppnande Stämman öppnas av föreningens ordförande Lars Kjelldahl. 2 Val av ordförande för stämman 3 Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar (bilaga 1) Ulf Eklund väljs till ordförande för stämman. Styrelsen har uppdragit åt Staffan Romberger att föra protokoll vid stämman. En särskild förteckning över närvarande medlemmar som gjorts vid ingången till lokalen godkänns att gälla som röstlängd (33 närvarande röstberättigade). 4 Fastställande av dagordning Stämman fastställer dagordningen. 5 Val av två justerare Marianne Mossheden och Lennart Kjörling väljs att vara rösträknare och att tillsammans med stämmans ordförande justera stämmoprotokollet. 6 Fråga om kallelse till stämman behörigen skett 7 Styrelsens årsredovisning (bilaga 2) Lars Kjelldahl redogör för hur kallelse till stämman skett. Kallelse ska utfärdas högst 4 veckor och minst 2 veckor före stämman. Tid och plats för stämman har meddelats i Meternbladet, genom anslag i trapphusen och genom årsredovisning med kallelse och dagordning som delades ut i lägenheterna den 2 februari. Stämman förklarar sig kallad i behörig ordning. Lars Kjelldahl berättar om årets verksamhet till stordiabilder. Materialet finns till största delen i årsberättelsen och i Meternbladet. Viss komplettering kommer i nästa Meternbladet. Stämman godkänner styrelsens årsredovisning. 8 Revisorernas berättelse Föreningens revisor Erik Jonsson berättar om revisionsarbetet och revisionsberättelsen. Stämman godkänner revisionsberättelsen. 9 Fastställande av resultatoch balansräkning Stämman fastställer resultat- och balansräkningen. 10 Beslut med anledning av Styrelsen föreslår följande disposition av resultatet.

2 HSBs brf Metern sida 2 i Stockholm PROTOKOLL föreningens resultat enligt resultaträkningen Balanserat resultat före perioden Årets resultat Uttag ur yttre underhållsfond Överföring till yttre underhållsfond Balanserat resultat Stämman godkänner dispositionen av resultatet kr kr kr kr kr kr kr 11 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Stämman beviljar styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 11/ Fråga om arvoden Ordföranden berättar om arvodena: Sedan stämman 2011 får styrelsen ett årsarvode om kr att fördela inom styrelsen inklusive ersättare och föreningens revisor får kr. Valberedningen föreslår en utökning av styrelsen från 11 till 13 personer från Metern. Sedan länge har Metern ingen vicevärd/förvaltare utan förvaltningsuppgifter utförs av styrelsemedlemmarna. Med stämmans godkännande arvoderar styrelsen nedlagd tid för sådana uppdrag (förvaltningsarvode), f.n. 200 kr/h. Stämman beslutar följande arvoden: årsarvode 3*prisbasbeloppet till styrelsen inklusive ersättare; årsarvode 0,2*prisbasbeloppet till den föreningsvalde revisorn. Prisbasbeloppet är för år kr. Stämman beslutade om oförändrat förvaltningsarvode, 200 kr/h. Stämman rekommenderar styrelsen att i nästa förvaltningsberättelse redovisa fördelning av arvodet. Stämman uppdrar åt nästa års valberedning att, ev. i samarbete med HSB-representanten i styrelsen, till nästa årsstämma föreslå ev. ändringar av arvodena. 13 Val av styrelseledamöter Styrelsen ska enligt stadgarna bestå av 3 11 ordinarie ledamöter varav en utsedd av HSB Stockholm och 4 ersättare varav en utsedd av HSB Stockholm. Stämman väljer i enlighet med valberedningens förslag följande ordinarie styrelseledamöter: Willy Enström, omval på 2 år Mats Jacobsson, omval på 2 år Lars Kjelldahl, omval på 2 år Staffan Romberger, omval på 2 år Karim Safar, omval på 2 år Henrik Arvidsson, nyval på 1 år Andreas Odell, nyval på 1 år 14 Val av ersättare i styrelsen Stämman väljer i enlighet med valberedningens förslag inga nya ersättare. Efter valet ingår i styrelsen:

3 HSBs brf Metern sida 3 i Stockholm PROTOKOLL Victoria Bergmark, till 2014 Ewa-Lotta Ehrsson, till 2014 Willy Enström, till 2015 Mats Jacobsson, till 2015 Lars Kjelldahl, till 2015 Lennart Kjörling, ersättare, till 2014 Elizabeth Lundberg, till 2014 Karin Löfgren, ersättare, till 2014 Andreas Odell, till 2014 Staffan Romberger, till 2015 Karim Safar, till 2015 Erik Zarmén, ersättare, till 2014 Fredrik Wachtmeister, utsedd av HSB Stockholm Karin Björnström, ersättare utsedd av HSB Stockholm Det är från Metern 5 ordinarie till 2014, 5 till 2015, 3 ersättare till 2014, 0 till Val av revisor och ersättare för revisor 16 Val av studieorganisatör och eventuell fritidskommitté 17 Val av ombud till HSB Stockholms distriktsstämma (-or) under det kommande året I enlighet med valberedningens förslag väljer stämman: Erik Jonsson, revisor, omval på 1 år, Ulf Eklund, ersättare, omval på 1 år. Stämman överlåter åt styrelsen att organisera studie- och fritidsverksamhet. Bostadsrättsföreningarna utser ombud till distriktsstämman, distriktsstämmorna väljer ledamöter till HSB Stockholms fullmäktige och fullmäktige väljer HSB Stockholms styrelse. Stämman väljer i enlighet med valberedningens förslag som ombud till distriktsstämma: Lars Kjelldahl och Staffan Romberger (ordinarie); Willy Enström och Gun Romberger (ersättare). 18 Val av valberedning Stämman väljer som valberedning: Anna Englund, Jesper Lindau, Lena Andersson och Johanna Ställberg (sammankallande). Stämman tackar valberedningen för ett väl utfört arbete. 19 Motioner a. Stenskivemangeln (bilaga 3, Ganning) Styrelsen har konstaterat att stenskivemangeln används endast i liten utsträckning och har föreslagit att den ska tas bort. Motionärerna och andra motsätter sig detta. Styrelsen har svarat att stenskivemangeln kan stå kvar och uppmanar de intresserade att uppmuntra de boende att börja använda stenskivemangeln igen. Stämmen beslutar enligt styrelsens förslag. 19b. Bokningslistor (bilaga 4, Stockstad) Man passerar genom motionsrummet för att nå bastun. Motionsrummet är inte låst eftersom det ingår i utrymningsväg. Bokningslista finns för bastun men ej för motionsrummet. Motionsrummet kan användas när det är ledigt efter samråd med användare av bastun. Motionären förslår att motionsrummet också görs bokningsbart.

4 HSBs brf Metern sida 4 i Stockholm PROTOKOLL Stämman beslutar i enlighet med motionen och noterar att Lars Stockstad erbjuder sig att sköta dessa bokningslistor. 20 Information om pågående och planerade arbeten i Metern Stämman anser att pågående och planerade arbeten behandlats under punkten»styrelsens årsredovisning». 21 Övriga frågor (bilaga 5) Valberedningen presenterar idéer till hur styrelsens uppgifter kan fördelas jämnare och hur intresserade utanför styrelsen kan ges ökade möjligheter att bidra till arbete för Metern. Valberedningen vill också träffa styrelsen några gånger under året bl.a. för att se vilken hjälp styrelsen behöver. 22 Stämmans avslutande Ordföranden avslutar stämman. Vid protokollet Justeras Staffan Romberger Ulf Eklund Marianne Mossheden Lennart Kjörling

5 HSBs brf Metern sida 5 i Stockholm PROTOKOLL, bilaga 1 Närvarande röstberättigade vid Meterns årsstämma lgh innehavare 236 Staffan Romberger Lars Kjelldahl Lennart Kjörling Willy Enström Elizabeth Lundberg Karim Safar Rebecka Herdevall 43 Rune Pettersson 158 Ulf Eklund Ingrid Höllisch Gun Romberger Astri Brandell Sara Nilsson Hans Johansson Anita Thorell Klas Ganning Maria Rehnvall Henrik Arvidsson Johanna Ställberg Marie Lohed Inger Viklund Sylvia Hild Jesper Lindau Eva Johansson Daniel Frydman Richard Seldon Lena Issoufou Andersson Marianne Mossheden Elisabeth Ivansson Erik Jonsson Ewa-Lotta Ehrsson Mats Jacobsson Maria Lundengård 10-2

6 brf Metern, förvaltningsberättelse FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Föreningen HSB brf Metern i Stockholm med organisationsnummer bildades den 7 december 1925 och registrerades den 19 december samma år. Den äger och förvaltar fastigheterna i kvarteret Metern 9, Helgagatan 36, uppgång 1 15 (även A I, K P) och kvarteret Vågskivan 18, Blekingegatan 27 och 29 i Stockholm. Föreningen äger även tomterna. Förvaltningsberättelsen avser året 1 september augusti 2012 men även sådant som hänt fram till berättelsen skrevs har tagits upp (t.o.m. 9 december 2012). Styrelse Sedan den senaste årsstämman har styrelsen haft följande sammansättning: Lars Kjelldahl ordförande Ewa-Lotta Ehrsson vice ordförande Staffan Romberger sekreterare Victoria Bergmark ledamot Willy Enström ledamot Jonas Hedenström ledamot, t.o.m. augusti Mats Jacobsson ledamot Elizabeth Lundberg ledamot Karim Safar ledamot Lennart Kjörling ersättare Karin Löfgren ersättare Erik Zarmén ersättare Fredrik Wachtmeister utsedd av HSB Stockholm Karin Thoresson ersättare utsedd av HSB Stockholm Mandattiden utgår vid kommande ordinarie föreningsstämma för de ordinarie ledamöterna Willy Enström, Mats Jacobsson, Lars Kjelldahl, Staffan Romberger och Karim Safar. Föreningens firma har under perioden förutom av styrelsen tecknats av Lars Kjelldahl, Staffan Romberger, Ewa-Lotta Ehrsson och Willy Enström två i förening. Revisorer Sedan senaste årsstämman har Erik Jonsson varit föreningens revisor med Ulf Eklund som ersättare. Deras mandattid utgår vid kommande ordinarie föreningsstämma. HSBs Riksförbund har utsett en revisor hos BoRevision AB att revidera Meterns verksamhet. Ombud vid distriktsstämman Föreningens ombud vid distriktstämmor med HSB Stockholms fjärde distrikt, Innerstaden, har under perioden varit Ewa-Lotta Ehrsson, Lars Kjelldahl, och Staffan Romberger. Ersättare har varit Willy Enström, Jonas Hedenström och Gun Larson. Valberedning Valberedningen är sedan senaste årsstämman Anna Englund (sammankallande), Lena Andersson, Jesper Lindau och Johanna Ställberg

7 brf Metern, förvaltningsberättelse Sammanträden Ordinarie föreningsstämma hölls torsdagen den 23 februari 2012 i föreningens fritidslokal. Under bokföringsåret har styrelsen hållit 12 protokollförda möten. Arvoden, löner och förvaltning Fastighetsskötare Torbjörn Reithe har varit anställd på halvtid fram till 31 december 2012, då han gick i pension. Ny fastighetsskötare är Bo Rydén. Förvaltningsassistent har varit Annika Brunander Åkermo, som får ersättning för 25 timmar per månad. Fritidslokalansvarig har varit Hans Johansson, som erhållit ca 5 timmar per månad. Tvättstugeansvarig, Helena Hättestrand, som får ersättning för 7 timmar per månad. Förvaltningssysslorna (vicevärdssysslorna) har varit uppdelade mellan Staffan Romberger, Lars Kjelldahl, m.fl., vilka erhåller ersättning enligt timredovisning. Ersättningarna framgår av resultaträkningen. Föreningsstämman 1983 godkände systemet med uppdelad förvaltning där styrelseledamöter utför förvaltningsarbete mot ersättning och årsstämman 2012 beslutade också om ersättningsnivå för denna typ av förvaltningsarbete (200 kr/tim). De delar av den ekonomiska förvaltningen som skötts av HSB Stockholm regleras genom några avtal som ger föreningen valfrihet när det gäller vilka tjänster som skall köpas in. När det gäller försäkringsskador och ombyggnader av badrum tar styrelsen ibland hjälp av förvaltningen på HSB Stockholm. Styrelsen tar dessutom hjälp av externa konsulter för utredningsarbeten, upphandlingar, kontroller och besiktningar. Ytterligare detaljer kring arvoden och löner framgår av resultaträkningen. Fastighetsskötsel Föreningens fastighetsskötare har varit Torbjörn Reithe t.o.m. 31 december Ny fastighetsskötare blir Bo Rydén. Städningen har skötts av Limefield Service Partner AB t.o.m. våren Ny städfirma är Ecostäd AB. Utöver vad som nämnts ovan har Lars Arvidsson haft särskilt ansvar för hobbyverkstaden. Trädgårdsfirman L.M. Park & trädgårdskonsult har under året skött större delen av gårdarnas underhåll. Vattning vid behov av Meterns gård har under sommaren gjorts av en boende ungdom mot ersättning. Hans Johansson har ansvar för fritidslokalen och Helena Hättestrand har ansvar för tvättstugorna i Metern. Vågskivans gård har vattnats av två boende. Föreningen har under hösten 2012 skrivit ett nytt avtal med staden om skötsel av remsan på utsidan av huset mot Helgagatan och gången utanför Blekingegatan Både Metern och Vågskivan har behållare för kompostering. Kompostgruppen svarar för skötseln av komposterna enligt ett rullande schema. Huvudansvarig är Marianne Mossheden. Studier och fritidsverksamhet Styrelsemedlemmar har deltagit i möten och andra arrangemang som ordnats av HSB. Föreningens fritidsverksamhet har varit begränsad eftersom studieorganisatör saknas, men kulturgruppen har ordnat olika aktiviteter bl.a. på vinden. Regelbunden verksamhet Det har varit Thai-chi- och Qi-gongträning i fritidslokalen

8 brf Metern, förvaltningsberättelse Bastun har använts flitigt. Låset in till området med motion och bastu har tagits bort pga. brandbestämmelser (det ska vara två utrymningsvägar). De boende deltar i höst- och vårstädning av gårdarna som avslutas med fikaträff i fritidslokalen. Nyckelbricka till fritidslokalen kan köpas på expeditionen av medlemmar. Hobbyverkstaden står till de boendes förfogande. Nyckel till verktygsskåpet utkvitteras mot deposition och efter särskild genomgång. Vid några tillfällen har det varit matsal i fritidslokalen där man kunnat köpa och äta färdiglagad mat. Årliga traditioner Lucia firades i fritidslokalen som brukligt med barnens eget lussetåg. Gårdsfesten bjöd på det numera traditionella Meternloppet, knytkalas, uppträdanden av de boende mm. Diverse Fritidslokalen har varit uthyrd för privat bruk, vanligtvis fester och barnkalas, normalt 1 2 gånger per veckoslut. Uthyrningarna övervakas genom en jourtjänst, som organiseras så att en person från styrelsen (mot särskild ersättning) besöker festen några gånger under kvällen (fredagar och lördagar) och kontrollerar att reglerna respekteras vad gäller bl.a. ljudnivå, rökning och sluttid startades en bilpool i Metern. Denna är numera registrerad som separat ekonomisk förening, som disponerar 1 2 bilar vilka står i ett garage på Grindsgatan. Medlemmar och lägenheter Antalet bostadsrätter är 279 av vilka ursprungligen 36 bestod av ett rum och kokvrå (1rkv), 170 av ett rum och kök (1rok) och 73 av två rum och kök (2rok). Nu är det efter ett antal sammanslagningar (förra årets antal inom parentes) 227 (227) lägenheter: 24 med 1rkv, 105 (105) med 1rok, 53 (53) med 2rok, 24 (24) med 3rok, 16 (16) med 4rok, 4 med 5rok och 1 med 6rok. Föreningen har 279 (277) medlemmar. I tre (två) fall innehar medlemmar mer än en lägenhet som inte har slagits samman. Det är 78 (78) bostadsrätter som har mer än en innehavare. Under året har 23 (30) bostadsrätter bytt ägare. Vidare har tillstånd att hyra ut i andra hand medgivits för 20 (15) lägenheter. Underhåll av byggnader och mark Byggnader Under året har underhållsarbeten utförts eller förberetts: - Sopsugsanläggningen som installerades förra året på Meterns gård har fungerat på ett bra sätt och vi har färre tömningar per vecka och uppfyller myndighetskraven på sophantering. - Föreningen bytte under 2009 undercentralen för fjärrvärmeleveranser. Under 2010 byttes radiatorventiler, som har justerats för att ge bra och jämn värme. Vintern 2011/2012 fungerade detta bra på det sättet att få klagomål på värmen kom

9 brf Metern, förvaltningsberättelse Portar och burspråk renoverades/byggdes under sommaren/hösten Vissa småjusteringar av svängdörrar och portar har gjorts under 2012, främst för att minska ljudstörningar. - Ommålning av trapphuset i uppgång 10, gjordes under hösten Uppgångarna 5, 13 och 15 samt genomgången i 9:an är beställt att göras under november 2012 mars I entréer har dekorationer skrapats fram. I samband med detta har vi sökt och fått stöd från Länsstyrelsen för att göra i ordning tillhörande entréer som då görs under hösten 2012 våren Konservator Mattias Malmberg har gjort ytterligare några skrapningar för att ta fram ursprungliga dekorationer och färger som en del av underlaget för ansökan till Länsstyrelsen. Föreningen räknar med att fortsätta arbeten med energisparande som en uppföljning av energideklarationen. En grupp inom styrelsen har utsetts för att diskutera brandskyddsarbete i föreningen. Styrelsen har sedan länge förbjudit lösa saker i trapphusen utom en barnvagn per familj och rullatorer som används och räknar med att tydligare följa upp de här frågorna. Nuvarande regelverk från myndigheterna tillåter inte brännbart material i trapphusen. Dessutom finns det krav på bredder för utrymning. Ett system med el- och värmeombud innebär att det f.n. finns fem personer som de boende kan ringa till vid problem t.ex. med huvudsäkringen. Vi avser att utvidga antalet. Boende som låser sig ute kan, när fastighetsskötaren inte är i huset, mot ersättning, få hjälp av Meterns nyckeljour att ta sig in i lägenheten. Uppgifter om vilka personer det är finns i medlemsbladet och i uppgångarna. Lägenheterna Lägenhetsombyggnader görs ofta i föreningen och det är viktigt att dessa görs på ett riktigt sätt. Detta gäller särskilt tätskikt och ventilation i badrum. Styrelsen ägnar mycket tid åt att granska ombyggnaderna, så att framtida skador inte ska uppstå. Grovsopor i samband med lägenhetsombyggnader ska varje medlem själv ta hand om med container, med BigBag som kan köpas på expeditionen eller genom egen bortforsling på annat sätt. Mark Styrelsen arbetar med olika möjligheter att förbättra cykelparkeringen. Motorfordonstrafik på gården är förbjuden med undantag för sjuk- och tungtransporter. Hantverkare ska inte parkera sina bilar på gården om man inte fått tillstånd av styrelsen. Boende som anlitar hantverkare ska informera dem om detta. Planering för de närmaste åren I underhållsplanen för de närmaste tio åren ingår målning av uppgångar samt entréer samt diverse mindre åtgärder. Förstärkning av lägenhetsdörrar finns också med när det finns ekonomiskt utrymme för det, men vi har avvaktar för närvarande med detta. Information Ett månatligt informationsblad (görs efter varje styrelsemöte) har satts upp i alla uppgångar. Medlemsbladet Metern i ändrat format har kommit ut med några nummer under året. Det delas ut till alla boende. Redaktörer är Lars Kjelldahl, Elizabeth Lundberg och Staffan Romberger. Diverse aktuella meddelanden sätts upp i alla uppgångar och på anslagstavlan i uppgång

10 brf Metern, förvaltningsberättelse Vi har också haft ett informationsmöte om föreningens ekonomi. En webbplats finns där samlad information om Metern finns. Lena Andersson är redaktör för webbinformationen, som finns på Hyresgäster Södergruppen Arkitektkontor och dataföretaget Datadromeda hyr kontorsutrymmen av föreningen. Vi förhandlar f.n. med dessa företag om den framtida hyran. Dessutom hyr Telia Mobile utrymme för två andra generationens mobiltelefonantenner. Årshyran är kr. Vi har också överenskommelse med Tele2 om antenner av typ 3G för en årlig hyra om kr. Årsavgifter och hyror Årsavgifter för bostäder uppgick under perioden totalt till kr. De uthyrda lokalerna gav föreningen kr i intäkter. Ekonomi Under de senaste åren har avgifterna justerats enligt : 0%, : -3%, : -2%, : +4%, :+4%, : 3%, : 0%. Styrelsen följer kontinuerligt ekonomin för att få ut maximal kvalité för våra pengar. Vi har tagit hjälp av ett företag med att se över våra lån och håller på att slå ihop lånen till 2 3 lån för att lättare kunna få bra villkor. Dessutom har styrelsen nyligen amorterat ett lån. Vi har en plan för underhåll. Vi har erhållit ekonomiskt stöd från Länsstyrelsen med kr för att rusta dekorationer etc i portentréer. Resultaträkningen visar ett överskott om kr. Taxeringsvärdet är kr. Den rekommenderade avsättningen till den yttre underhållsfonden enligt tidigare underhållsplan uppgår till kr. Förslag till resultatdisposition Stämman har att ta ställning till: Balanserat resultat Årets resultat Styrelsen föreslår följande disposition: Uttag ur yttre underhållsfond Överföring till yttre underhållsfond Balanserat resultat Ytterligare upplysning vad beträffar föreningens resultat och ställning finns i efterföljande resultat- och balansräkning med tillhörande tilläggsuppgifter

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22 HSBs brf Metern sida 22 i Stockholm PROTOKOLL, bilaga 3 Motion ang stenskivemangeln Styrelsen föreslår att motionen bifalles genom att de intresserade får pröva att uppmuntra de boende att börja använda mangeln igen.

23 HSBs brf Metern sida 23 i Stockholm PROTOKOLL, bilaga 4 Motion ang bokningslistor Styrelsen har inte upplevt det som ett problem med det nuvarande systemet. Dubbla bokningslistor innebär ett visst merarbete och vi föreslår att den nuvarande listan kompletteras med en extra kolumn för bokning av pingisrummet som då kan bokas antingen av bastuanvändare eller av pingisspelare.

24 HSBs brf Metern sida 24 i Stockholm PROTOKOLL, bilaga 5