Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Upprättad och sammanställd av Kommunarkivarie Jörg Siewert Datum

2 Inledning... 4 Beslut om gallring... 4 Skanning eller mikrofilmning... 4 Gallring... 4 Rensning... 4 Arkivbeständighet... 5 Arkivläggning av material som ska bevaras... 5 Hantering av allmänna handlingar regelverk och praktiska anvisningar.. 6 Dokumenthanteringsplanens uppbyggnad... 9 Politiska organ inklusive bolagsstyrelser Allmänt Särskilt gällande valnämnd Särskilt gällande revision Stiftelser Allmän administration Diarieföring (registrering) m.m Arkivering Information/kommunikation Kvalitetsarbete Styrande dokument Generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar Projekthandlingar Personaladministration Arbetsmiljö Facklig samverkan, förhandling Kompetensutveckling Lönebildning Omställning Personalvård Rehabilitering Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Särskilda anställningsformer Ekonomiadministration Vigseladministration Budget- och skuldrådgivning Handlingar av ringa betydelse Handlingar av tillfällig betydelse

3 Kommunledningsförvaltningen Kansliavdelningen Juridisk verksamhet PuL-administration Personalavdelningen Löneenheten Personalenheten Ekonomiavdelningen Upphandling IT-avdelningen Stadsbyggnadsavdelningen Plan 3 Höger korridor Arkiv 2 (vänster sida) Plan 3 höger korridor Arkiv Plan 3 planarkiv vänster korridor Källararkiv Mät o Kart Mät- och Karts arkiv plan Barn- och utbildningsförvaltningen Barnomsorg Grundskola, Särskola, Gymnasium, Gymnasiesärskola Musikskola Specialpedagogiskt centrum Kompetens- och arbetslivs-förvaltningen Arbetsmarknadsåtgärder, Högskole- och universitetsutbildning på distans, Uppdrags- utbildning, Vuxenutbildning, samt YH-utbildningar Handlingar AME Handlingar VUX Handlingar YH/UH/UDU Kultur och Fritidsförvaltningen Gemensamt Protokoll Kultur- och fritidskontoret Databaserad information Badverksamhet Biblioteksverksamhet Museiverksamhet Socialförvaltningen Personal Ekonomi IT Administration & Arkivering ÄHO & Introduktion Introduktion för invandrare Nämnd, råd & liknande

4 Brukare Färdtjänst Samhällsbyggnadsförvaltningen Arkiv Plan 5 Höger korridor Arkiv Plan 5 Vänster korridor Arkiv Park/gata Arkiv Park/gata plan Räddningstjänsten Administration Index

5 Politiska organ inklusive bolagsstyrelser Allmänt Handlingar från de politiska organen, d.v.s. kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder, revision och överförmyndare samt bolagsstyrelser (inklusive beredningar, delegationer, utskott o.dy) bör, med få undantag, bevaras. Detta gäller oberoende av om de (utöver själva protokollet) utgörs av protokollsbilagor och liknande och ingår i diarieförda Arvodesbestämmelser KF:s protokoll. Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o.d.. Jfr även närvarolistor. Delegationsbeslut-/förteckningar Förtroendevalda, förteckningar över Om inte detta registreras i centralt förtroendemannaregister. Ljud- och bildupptagningar (bandinspelningar, ljudfiler, filer från webbsändningar o.d.) eller stenografiska protokoll från fullmäktigesammanträden. Föredragningslistor (dagordningar, kallelser) Förtroendemannaregister Inkomna och utgående skrivelser För arvodesberedningen till exempel avsägelser och nomineringar. Justeringsanslag Om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet kan anslaget gallras. Kungörelser (annonser), fullmäktigesammanträden Närvarolistor Ingår i protokollet. Protokoll från politiska organ - inklusive presidier, råd, politiska arbetsgrupper, kommittéer, referensgrupper, styrgrupper, samarbets-/samrådsgrupper. Protokollsbilagor - skrivelser/tjänsteutlåtanden och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik information av direkt relevans. Ingår ofta i diarieförda Voteringslistor Protokollsbilagor. Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar för förtroendevalda Förtjänsttecken (motsvarande) Gåvor till kommunen Tackbrev o d ordförandekorrespondens Vänorter, handlingar rörande Om inte anteckning om påminnelse istället görs i protokollet. 10

6 Allmän administration Handlingar som tillkommit i allmän administrativ och förvaltande verksamhet kan, med vissa undantag, gallras när de inte längre har någon praktisk betydelse. Vissa handlingar har ett rättsligt värde och får inte gallras förrän detta värde har upphört. Ett urval av handlingar måste också bevaras för framtiden. Det gäller handlingar som ska tjäna som underlag för studier av kommunens roll i samhället och handlingar som är nödvändiga för ett långsiktigt utvecklingsarbete och för olika slags forskning. Diarieföring (registrering) m.m. Adresslistor Diarier Diarieförda Diarieplaner Ej diarieförda handlingar (handlingar med endast dokument ID). Till centralarkiv efter 4 år. Till centralarkiv vid varje uppdatering. 1 år. Datum, diarieplan, ärendemening. Diarieplansnummer. Datumföljd. Ajourhålls. Fax, försättsblad Fax, körjournal och sändningskvitton, sekretessbelagda handlingar Fax, körjournal och sändningskvitton, övrigt Register till diarier Om sådana upprättas. Korrespondens (ej diarieförd), av vikt för verksamheten. Kan noteras på postlista. Korrespondens, rutinmässig Kan noteras på postlista. Minnesanteckningar Postlistor Ofta integrerade i diariesystemet. Arkivering Arkivförteckningar Arkivbeskrivning Dokumenthanteringsplan Ingår ofta i diarieförda Gallringsbeslut Ingår i dokumenthanteringsplanen. Leveransreversal Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten. 13

7 Information/kommunikation Bildarkiv & fotosamlingar, digitala och analoga. Jfr Fotosamlingar nedan. Gäller ej arbetsmaterial. Dagstidningar 3 veckor. Datumföljd. Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o.d. som dokumenterar den egna verksamheten. Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o.d. framtagna för till exempel intern information och utbildning. Informationsskrifter och broschyrer Digitalt och analogt. Information på Internet Om unik, annars vid inaktualitet. Nyhetsbrev Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten. Pressmeddelanden Digitalt och analogt. Telefonkataloger, interna Om uppgifter om befattning, organisatorisk placering o.d. ingår, annars vid inaktualitet. Tidningar, egenupprättade Arkivexemplar av till exempel hushållstidning, personaltidning. Kvalitetsarbete Enkäter, - sammanställningar/rapporter - svar och andra underlag - kartläggningar o.d. (med svar) Om av betydelse för verksamheten. - kundundersökningar etc. (med svar) Om av ringa betydelse för verksamheten. Förslagsverksamhet - riktlinjer - inkomna förslag, register - inkomna förslag, belönade Ej belönade förslag kan gallras vid inaktualitet. Kvalitetsdokument, processbeskrivningar o.d./kvalitetssäkringssystem Målarbete Dokumentation av mål, strategier samt utvärderingar av arbetet. 14

8 Styrande dokument Arbetsordning Ingår i diarieförda Delegationsordningar Ingår i diarieförda Handböcker Om framtagna för den egna verksamheten. Instruktioner Manualer/lathundar Miljöcertifiering/-diplomering, dokumentation av Organisationsscheman/beskrivningar Ingår ofta i handling som skrivelser/tjänsteutlåtande n, årsberättelser e d. Policy, lednings- och styrdokument, strategisk plan, sektorsprogram, verksamhetsplaner. Ingår i diarieförda Reglementen och bestämmelser. Protokoll. Riktlinjer, anvisningar Protokoll. Rutinbeskrivningar Generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar Avtal Ingår ofta i diarieförda Se även upphandlingsärenden. Avtal, rutinmässiga Beredskapsplaner, handlingsplan för förebyggande verksamhet. Klagomålshantering 15 efter inaktualitet. - klagomål/synpunkter (inklusive svar) - klagomål/synpunkter och förslag av rutin artad, allmän karaktär - sammanställningar, rapporter och statistik Till exempel leasing av kopiatorer, städ. Om alla avtal diarieförs bevaras även dessa i diarieförda Datumföljd. Ajourhålls (lag om skydd mot olyckor). Kurser seminarier och andra utbildningar i egen regi. Se anm. Program, deltagarlistor, ev. unikt studiematerial samt kopior av ev. kursintyg bevaras. Övriga handlingar (som inte ingår i ekonomisk eller personalredovisning) kan gallras vid inaktualitet. Protokoll eller mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning).

9 Protokoll eller mötesanteckningar från olika interna verksamhetsmöten - avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten m.m. Protokoll från facklig samverkan (samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare). Se Personaladministration/ facklig samverkan. Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Remisser och remissvar/yttranden Ingår i diarieförda Spontanofferter och leverantörsinformation. Uppdragshandlingar För exempelvis konsulter, projekt. Ingår ofta i diarieförda Utredningar och studier Projekthandlingar Projekthandlingar hör hemma vanligtvis hemma i en verksamhet och bedöms i arkivhänseende i det sammanhanget. Det är dock viktigt att observera att kommunen lider allvarliga informationsförluster i den ofta stora informationsmängden. Kommunen bedriver ibland även s.k. EU-projekt. Handlingar inom EU-projekt kan ha gallringsfrister som avviker från det man normalt beslutar om för liknande handlingar inom annan verksamhet. Det är därför lämpligt att man håller samman ett EU-projekts handlingar och att man innan projektstart kontrollerar den aktuella EU-fondens regler och instruktioner om vilken dokumentation som ska finnas och hur länge. Avtal Till exempel samarbetsavtal, sponsoravtal, outsorcingavtal. Delrapporter Ekonomisk slutredovisning Förstudier Minnesanteckningar Jfr Protokoll. Protokoll med dagordning och deltagarlista. Från styr-/projekt-/arbets- /referensgrupper, m.m. Projektplaner Projektorganisation Till exempel projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare, tidsplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet m.m. Slutrapporter Ingår ofta i diarieförda Uppdragshandlingar Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Utvärderingar Om utvärdering görs. 16

10 Personaladministration Arbetsmiljö Arbetsmiljöutredningar Ofta utförda av extern konsult; avser till exempel teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö som ventilation. Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, skyddsronder etc.) 5 år Systematiskt arbetsmiljöarbete - organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljö arbetsuppgifter/ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner. - arbetsskador och tillbud (till exempel tillbudsanmälningar, års sammanställningar). Facklig samverkan, förhandling 17 System Lisa. Facklig tid, rapporter och sammanställningar Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsförhandlingar med bilagor. 10 år Om inte protokollen diarieförs. Lokala samverkansöverenskommelser. Ingår i diarieförda handlingar alternativt i protokollsbilagorna. Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå. Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan). Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL). Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå. Kompetensutveckling Till exempel individärenden och förhandlingar enligt 38 MBL m.fl. som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser. Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg på I personalakt. Fritidsstudier I personalakt. Utbildningar - program, deltagarlista och eventuellt unikt studiematerial Även till exempel studieresor, arbetsrotation kan behöva dokumenteras/bevaras. - övrig dokumentation Om där inte ingår handlingar som hör till den ekonomiska redovisningen. Kompetensutvecklingsplaner Ingår i diarieförda

11 Kursinbjudningar Resestipendier I personalakt. Utvecklingsplaner, individuella När anställningen upphör. Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser. När anställningen upphör. Utvecklingssamtal, övriga anteckningar. Lönebildning Befattningsbeskrivningar - generella Jfr befattnings- och arbetsvärderingssystem under Central personalenhet ovan. - individuella I personakt. Lönesättning, underlag för/förhandlingsunderlag, lönesamtal Omställning Omplacering, handlingar ang. I personal akt. Personalvård Disciplinärenden Företagshälsovård, avtal om Ofta i Diarieförda Förmåner, beslut om Till exempel motionssubventioner, lunchkuponger. Förslags-/idéverksamhet Se kvalitetsarbete. Försäkringar, avtal om Ofta i Diarieförda Gratifikation Personalenkäter Till exempel NMI Nöjd medarbetarindex. Terminalglasögon, beslut/rekvisition 10 år Med faktura. Rehabilitering Handling Gallring Annmärkning Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev. åtgärder. Arbetsförmågebedömning, underlag för (lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete). Arbetsträning, dokumentation av 18

12 Arbetsskada (till exempel anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TGA m.fl.). Besked till anställd enligt AB att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad. Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan. 19 Försäkringskassans anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning. Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning). Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid. Handlingsplan (rehabplan) Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation av eventuella. Medarbetaren kan med stöd av AB anvisas dit för en komplettering av läkarintyget. Livränta Läkarintyg Jfr Löneadministration ovan. Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av. Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar. Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Assessment center, utlåtanden från, referenser, utlåtanden från rekryteringskonsulter. Annonser (kungörelser) Kan diarieföras och bevaras som en del av tjänstetillsättningsärendet. Ansökningshandlingar, erhållen tjänst I personal akt. Ansökningsuppgifter, ej erhållen tjänst P.g.a. möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering. Anställningsavtal Benämns även Förordande. i personakt. Intresseanmälningar (spontanansökningar) Introduktionsprogram för nyanställda. Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till ITsystem m.m. Postöppning, fullmakt (motsvarande). PuL, information samt samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter. PuL, samtycken och återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats. efter inaktualitet Kan ingå i Anställningsavtal, Avtal med konsult/uppdragstagare. i personal akt. Kan ingå i Anställningsavtal, Avtal med konsult/uppdragstagare.

13 i personal akt. Tystnadsplikt, påminnelse om Sekretessförbindelsen kan ingå i Anställningsavtal, Avtal med konsult/uppdragstagare. i personal akt. Särskilda anställningsformer Med särskilda anställningsformer avses till exempel arbetsmarknadspolitiska åtgärder (lönebidrag, nystartsjobb m.m.), externfinansierade tjänster, praktikplatser och feriejobb Mycket av personaladministrationen för de här särskilda anställningsformerna följer den vanliga gången. Avisering om utbetalt belopp från Arbetsförmedlingen. Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen. Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning). Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inklusive handlingsplan. Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen. Ekonomiadministration I personakt. I personakt. Allmän debitering Arvodes utbetalningar från godemän. Avtal Beställningar Bokföringsorder Budget och verksamhetsplan. Debiteringar/krediteringar Debiteringsunderlag Fakturaunderlag Fakturor, original som inte skickas för skanning. Interna räkningar (kopior) Internextern debiteringar Inventarieförteckning Kassa Kassarullar Rapportkort (kopieringsmaskin) 5 år 10 år 5 år 10 år 5 år 10 år 5 år 10 år 20

14 Handlingar av ringa betydelse Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av ringa betydelse. Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax). Reklam, broschyrer etc. Omedelbart Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Handlingar med meningslöst eller obegripligt innehåll. Omedelbart Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Felsänd post. Omedelbart Ska om möjligt överlämnas till rätt mottagare eller återsändas till avsändaren. Information som inte berör Falköpings kommuns Omedelbart verksamhet. SPAM Omedelbart Överförs till en särskild mailserver. Se vidare ITavdelningen. E-post som innehåller skadlig programkod Omedelbart Överförs till en särskild mailserver. Information som lagrats på PC under Internet-användning, t.ex. cookies, temporary internet files, history files. 2 månader Gallras av varje enskild användare. Handlingar av tillfällig betydelse Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av tillfällig betydelse. Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax) eller upprättats (papper, digitalt). Inkomna handlingar Handlingar för kännedom, t.ex. rapporter, årsredovisningar, verksamhetsberättelser, remissyttranden, pressmeddelanden, cirkulär, protokoll m.m. 1 år Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende.. Inbjudningar och kallelser till kurser, seminarier, konferenser och möten. Bokningsbekräftelser och dylikt.. Kurser, seminarier m.m. Kursdokumentation.. Allmänna frågor (oftast e-post). 3 månader Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Internetsidor som laddas ner eller skrivs ut. Omedelbart Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Andra övertaliga utskrifter eller kopior. När de inte längre behövs för verksamheten. Allmän handling som är offentlig. 3 månader Hos ansvarig handläggare. 22

15 Upprättade handlingar Övertaliga kopior och dubbletter i ett ärende. Utkast och andra anteckningar i ett ärende. Register, liggare, listor, E-postlista och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta arbetet. Underlag för Falköpings kommuns interna planering och verksamhetsredovisning. Filer i och utdata från administrativa system för uppföljning och kontroll av driftsäkerhet och tids redovisning. Kallelser till möten som protokollförs. Säkerhetskopior/backuper. Svar på allmänna frågor (oftast e-post). När ärenden avslutas. När ärendet avslutas. När de inte längre behövs för verksamheten. När sammanställning gjorts och underlaget inte längre behövs för verksamheten. När de inte längre behövs för verksamheten. När protokoll upprättats och justerats. Enligt gällande driftinstruktion. 3 månader Överförts till annan media eller till andra handlingar Under förutsättning att ett arkivexemplar finns bevarat. Under förutsättning att det inte innehåller någon sakuppgift av betydelse. E-post till myndighetens officiella adress Gallras av registrator två veckor efter att e-posten vidarebefordrats till ansvarig befattningshavare. E-post som skrivs ut. Efter utskrift Utskrift görs eftersom innehållet ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Meddelande till röstbrevlåda, telefonsvarare och mobilsvar. Felaktiga uppgifter i datafiler av registerkaraktär som tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel. Dataupptagningar och mikrofilm som ersatts av nya exemplar inom samma medium. Dataupptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlåning eller spridning av Efter mottagandet Om meddelandet har betydelse för ett ärende ska tjänsteanteckning göras. Efter rättning Efter överföring När det inte längre behövs för verksamheten. 23

16 Kompetens- och arbetslivsförvaltningen Arbetsmarknadsåtgärder, Högskole- och universitetsutbildning på distans, Uppdragsutbildning, Vuxenutbildning, samt YH-utbildningar Handlingar AME Beslut om anställningsstöd från AF. Revisioner, ekonomiska medel. Kopia av slutdokument till beställare. Handlingar VUX 43 Till närarkiv årsvis. 3 år. 5 år. Till närarkiv årsvis. 3 år. AME-kontor. Bokstavsordning. Original finns hos AF: AME-kontor. Datumordning. AME-kontor. Personnummer-ordning. Kopia till beställare omg. Ansökan inackorderingsbidr., resetillägg m.m. KAF-kontor.. Ansökningar utbildning, VUX. KAF-kontor. Bokstavsordning. 3 terminer. Ansökningar utbildning, VUX - annan kommun. KAF-kontor. Bokstavsordning. 6 terminer. Arbetsplaner, lokala kursplaner. KAF-kontor. Årsvis. 5 år. Avgångsbetyg, vår kopia. Närarkiv. Halvårsvis. Till centralarkiv efter 5 år. Betygskataloger. Närarkiv. Halvårsvis. Till centralarkiv efter 5 år. Interkommunala ansökningar. KAF-kontor. Halvårsvis.. Nationella prov, svenska. Närarkiv. Till centralarkiv efter 1 år. Nationella prov, övriga. Närarkiv. Gallring 5 år efter provtillfället. Tentor. Resp. lärare.

17 Tjänstefördelning. Handlingar YH/UH/UDU 1 år. Datumordning. VUX.kontor. 1 år. Terminsvis. Ansökningshandlingar. Antagningsdokumentation. Examens-, utbildningsbevis, betygskataloger, klasslistor, studieavbrottsblanketter. Förteckning läromedel. Kalkyl, offert, avtalskopia, utbildningsinnehåll, intyg, deltagarlistor, sammanställning utvärderingar. Korrespondens till KY-myndighet och CSN. Kvalitetsredovisning. Kvalitetsredovisning på kurs- och terminsnivå. Schema. Tentor. Utbildningsplan, kursplaner och flödesschema. Till närarkiv 2 mån. e. utb start. avslutad utbildning. Till närarkiv 2 mån. e. utb start. avslutad utbildning. Till central-arkiv efter 10 år. 5 år. Till närarkiv årsvis. 10 år. Till central-arkiv efter 5 år. 10 år. Till central-arkiv efter 5 år. 5 år. 5 år. Till central-arkiv efter 5 år. KY-kontor. Årsvis. KY-kontor. Årsvis. KY-kontor. Årsvis. KY-kontor. Datumordning. Kursvis och sammanställning. UDU-kontor. Registerordning. Registerordning. UH-kontor. Datumordning. Förändring utbildningsplan o kursplan, start-paket, slutpaket, rekvisition, terminstider, uppföljning o utvärdering. KY-kontor. Terminsvis. KY-kontor. Registerordning. KY-kontor. Registerordning. KY-kontor. Datumordning. 44