Föreningen Luckan i huvudstadsregionen VERKSAMHETSPLAN 2007

Transkript

1 Föreningen Luckan i huvudstadsregionen VERKSAMHETSPLAN 2007

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING sid 1. ALLMÄNNA RIKTLINJER FÖR VERKSAMHETEN Föreningens syfte och Luckans verksamhetsidé 3 2. VÄRDERINGAR, VISIONER OCH TYNGDPUNKTSOMRÅDEN FÖR Värderingar Vision Strategiska tyngdpunktsområden för år PERSONAL 4 4. EKONOMI OCH FINANSIERING 5 5. ORGANISATION OCH LEDNING 6 6. MARKNADSFÖRING OCH INFORMATION 6 7. LUCKANS OLIKA VERKSAMHETSOMRÅDEN Kultur och programverksamhet Informationstjänsten Upprätthållande och behov av utveckling av webbtjänsterna Ung Info Försäljningsverksamhet UTVECKLINGS- OCH SAMARBETSPROJEKT Utvecklingsprojektet Ung Info fortsätter Samarbetsprojektet Producentforum (ProFo) Gemensam svensk servicekatalog för Svenskfinland på webben 13 - en vision på sikt 8.4 IT- rådgivningsverksamhet (finansiering från Länsstyrelsen i södra Finlands län) Språkdusch och kultur för företagare 15 - ett delprojekt inom ramen för kultur på arbetsplatsen 8.6 PAF - projektet BRIDGE SAMARBETE MED DE ÖVRIGA LUCKORNA UTVÄRDERING OCH KVALITETSUPPFÖLJNING AV LUCKANS VERKSAMHET BUDGET Bilaga

3 1. ALLMÄNNA RIKTLINJER FÖR VERKSAMHETEN 1.1 Föreningens syfte och Luckans verksamhetsidé Föreningen Luckan r.f. grundades i december De ingående föreningarna och samfunden utgörs av fem medlemsorganisationer, nämligen Föreningen Konstsamfundet, Samfundet Folkhälsan, Svenska Studieförbundet, Sydkustens landskapsförbund och Understödsföreningen för Svenska Kulturfonden. Föreningen och Luckan som verksamhetsform har fastställt sin uppgift enligt följande: Föreningens syfte är att främja svenskspråkig kulturell och samhällelig verksamhet i huvudstadsregionen samt uppmuntra till motsvarande verksamhet på andra orter i Svenskfinland. Luckan är en svensk allmännyttig, ideell institution som upprätthåller ett allfinlandssvenskt informations- och kulturcentrum i huvudstadsregionen. Luckan vill på olika sätt stärka den finlandssvenska identiteten och kulturen. Luckan fungerar som ett visitkort för Svenskfinland, genom att synliggöra den rika finlandssvenska kulturfloran och i form av mångsidig informationstjänst även över språkgränserna, med fokus på huvudstadsregionen. Verksamheten inbegriper även försäljningsverksamhet. 2. VÄRDERINGAR, VISIONER OCH TYNGDPUNKTSOMRÅDEN FÖR Värderingar Luckans verksamhet baserar sig på följande värderingar: Svensk service Att främja och stärka den svenska servicen inom områdena information och kultur i hela huvudstadsregionen. Servicevilja och tolerans Servicevilja innebär aktivt hänsynstagande till kundernas och Luckans olika målgruppers önskemål och behov. Vi värdesätter alla kunder likvärdigt och ser olikheter som en styrka. Att många av Luckans kunder är olika vad gäller kultur och språk uppfattas som en utmaning och rikedom. Öppenhet Öppenhet innebär växelverkan och koordinering, aktivt deltagande och samarbete samt nätverksbildning. Med öppenhet avses transparens vad gäller insyn i Luckans mångsidiga verksamhet och i syfte att stärka förtroendet speciellt med tanke på Luckans många finansiärer och understödare. Luckan är en svensk träffpunkt och ett forum för många olika aktörer. Öppenheten är viktig och målet är att både kunder och publik, samt organisationer skall känna att Luckan är deras eget kontaktforum. Ekonomisk stabilitet och hållbarhet Luckans verksamhet står på en stadig ekonomisk grund och resurserna används på ett effektivt och genomtänkt sätt med hänsyn till målgruppernas behov samt Luckans olika verksamhetsområden. Utvecklingsanda Utvecklingsanda innebär en förmåga att ständigt förbättra och utveckla Luckans verksamhet, ha beredskap att reagera på förändringar i samhället, ha förmåga att finna nya lösningar och att ta till sig nya avgörande kunskaper och verksamhetsformer.

4 2.2 Vision Luckan är en etablerad svensk institution i stadskärnan med en tillräcklig, fast bemanning som står på en stadig ekonomisk grund, och som klarar av att betjäna invånarna i hela huvudstadsregionen. Luckan har de förutsättningar som behövs för att svara på de många behov och utmaningar som förväntas av ett modernt, vitalt informations- och kulturcentrum. Städerna i regionen upplever Luckan som en adekvat aktör vad gäller förmedling av svenskspråkig medborgarservice - samlad telefon-, invånar- och Internetservice - för huvudstadsregionens svenskspråkiga befolkning. Luckan fungerar som en viktig aktör vad gäller att koordinera olika former av utvecklings- och samarbetsprojekt i regionen samt i förlängningen kunna fungera som en adekvat plattform för olika former av nordiska aktiviteter och även för europeiska samarbetsprojekt. 2.3 Strategiska tyngdpunktsområden för år 2007 Luckans övergripande tyngdpunktsområden kommer att vara följande: Skapande av en stadig ekonomisk grund och en förutsägbar ekonomisk balans: Att skapa en stabil finansieringsbas i form av kontinuerliga bidrag från fonder och stiftelser samt årliga verksamhetsunderstöd från kommuner och statliga verk. Utmaningen är att utvidga Luckans offentliga finansiering i form av verksamhetsunderstöd och projektbidrag från statliga myndigheter samt utökad finansiering från Helsingfors stad, och i förlängningen från huvudstadsområdets övriga kommuner. Utreda en organisationsförändring vad gäller Luckans ägarstruktur. Att Luckan har en solid huvudman är en möjlig modell. Tillsättande av en expertgrupp som fokuserar på kvalitet i Luckans verksamhet gällande substans och program som komplement till Luckans styrelse. Styrelsen har strategiarbete och ekonomi som främsta uppgift. Att skapa en klarare och mera distinkt presentation av Luckans olika verksamhetsformer samt en systematisk kvalitetsuppföljning av verksamheten och de olika programmen och aktiviteterna vid Luckan. Att kunna utnyttja det planerade integrerade caféet, som kommer att administreras av Finlands Svenska Marthaförbund i Luckans lokaliteter, optimalt så att synergieffekter uppstår. Att frigöra nya kontorsutrymmen för Luckans personal samt kunna utnyttja de nya utrymmena för projektet ProduForum även för Luckans behov. Att se över Luckans kund- och informationstjänst och effektivera användningen av de befintliga personalresurserna. Att trygga projektverksamheten UngInfo, som koordineras av en ungdomsinformatör på heltid. 3. PERSONAL Luckan har bemanning för den ordinarie verksamheten som består av en verksamhetsledare, en kulturproducent, en kombinerad informatör och kundassistent (nyrekrytering) samt en försäljningsplanerare (80%). I samarbete med Helsingfors stad är avsikten att ungdomsinformatören arbetar heltid från och med En projektkoordinator samt vid behov en timanställd kulturledare rekryteras för det nya ESF-projektet ProduForum. Om PAF-projektet förordas, som planeras att kunna inledas våren 2007, behövs också en till två projektanställda.

5 Luckans kundservice är öppen sex dagar i veckan. Utöver detta arrangeras program under såväl morgnar, kvällar och veckoslut. Timhjälp anlitas vid behov och i den mån budgeten tillåter i form av grafisk och webbassistans samt för biljettförsäljning och övriga tekniska behov under helger och kvällar. Luckan kommer fortsättningsvis att utveckla samarbetet med högskolorna/yrkesläroanstalterna och arbetskraftsbyråerna i regionen för att kunna erhålla goda praktikanter som extra personalresurs under terminerna. För att klara av att förverkliga de många kvällsevenemang och aktiviteter under helger och veckoslut som Luckan koordinerar och disponerar sina lokaliteter för, bör extra timhjälp kunna anlitas vid behov. Därför bör en modest tilläggsavgift debiteras producenter och beställare som täcker de utomstående personalkostnaderna. Detta arrangemang gagnar också våra studerande vid de svenska högskolorna, som på så sätt förtjänar en extra slant samt får arbetslivsträning. De veckovisa personalmötena fortsätter och kompletteras av längre planeringsdagar. Ett backup-system, som redan startat i viss mån år 2006, utvecklas ytterligare under året för att klara de dagliga arbetsrutinerna då oförutsedda händelser inträffar (sjukdomsfall etc.). Målsättningen är att personalen vid kundtjänst klarar alla operativa rutiner. Personalmanualen Ny på Luckan revideras och utvecklas ytterligare, så att alla Luckan-funktioner och rutiner finns samlade i samma manual. En målinriktad satsning på personalens välmående görs under året, bl.a. arrangeras en två dagars rehabiliteringsvistelse. Personalhälsovården sköts av Diacor. För att motivera och stimulera till resultat och eget initiativ så utreds möjligheter till bonustillägg för personalen. Detta om personalen lyckas erhålla betydelsefulla ekonomiska stöd eller övriga goda resultat som gagnar Luckans verksamhet och utveckling. En helhetsutvärdering av Luckans verksamhet utförs, som bidrar till vägkost för utvecklingen av verksamheten och förbättring av kvaliteten vid Luckan. Avsikten var att utföra denna utvärdering redan år 2006, men resurserna har inte räckt till för att verkställa ambitionen. 4. EKONOMI OCH FINANSIERING Den finansieringsbas som påbörjats 2006 och består av en så kallad trestegsmodell (privata, offentliga och kommersiella medel och understöd), kommer att förädlas och förankras. Målet är att Luckans basverksamhet, alltså försäljning, kultur- och programverksamhet, informationstjänst samt administration och kansliutgifter skall kunna täckas med hjälp av kontinuerliga bidrag från såväl det privata kapitalet som den offentliga sektorn. Ett långsiktigt mål är att den offentliga finansieringen (på kontinuerlig bas, icke projektfinansiering) inom tre år utgör minst 35%. Speciellt kommer Luckan att fortsätta arbeta med att kunna få verksamhetsstöd från städerna i huvudstadsregionen, speciellt från ungdomssektorn. Luckan tampas med avsaknad av huvudman och likviditet. Att finna en lösning på denna problematik kommer att vara styrelsens huvuduppgift under året. Även flera sponsorer söks i egenskap av så kallade fadderföretag och organisationer. Årliga avtal görs upp med fadderföretagen, som får vissa fördelar och i viss utsträckning erbjuds synlighet. Svenska Kulturfonden står för hyreskostnaderna för Luckans utrymmen på Simonsgatan 8. Projektfinansiering kommer förhoppningsvis att kunna erhållas från länsstyrelsen för ITrådgivningsverksamhet, för samarbetsprojekt, Produktionsforum (ESF-projekt) samt för det planerade integrationsprojekt som riktar sig till invandrare och utlänningar i regionen, som finansieras av PAF. Se bifogad budget.

6 Bidragsgivarna får regelbunden rapportering om Luckans verksamhet och planer samt har tillgång till alla adekvata dokument via den interna dokumentportalen för Luckans finansiärer och styrelsemedlemmar. 5. ORGANISATION OCH LEDNING Luckan leds av en styrelse som består av en ordförande, en viceordförande samt minst 4 och högst 6 övriga ordinarie ledamöter samt ständiga ersättare för dessa. Styrelsen väljs i samband med föreningens höstmöte. Styrelsens sekreterare är Luckans verksamhetsledare. Den operativa verksamheten leds av verksamhetsledaren. Luckans instruktion kompletterar föreningens stadgar. Styrelsen kommer att i högre utsträckning fokusera sitt arbete på ekonomi och strategisk planering. En så kallad Expertgrupp, alltså en referens- och substansgrupp, kommer att komplettera styrelsens arbete i form av innehållsplanering samt uppföljning och utveckling av verksamheten. Referensgruppen sammanträder cirka två gånger per termin och leds av specialplanerare Nina Gran. Det planerade ESFoch PAF-projektet kräver också sina givna styrgrupper. 6. MARKNADSFÖRING OCH INFORMATION Luckan har utformat en plan för sin informations- och kommunikationsstrategi. Luckan har ett avtal med HBL som ger en betydelsefull rabatt på annonser. Annonserna kompletteras med gratis puffar i dagboken och i agendan. Andra tidningar Luckan väljer att synas i är bland andra Metro, och för ungdomsaktiviteterna tidningen Papper, Elev- och Studentbladet. Vid behov annonserar Luckan även i andra medier, i teatrarnas programblad (första raden och repertoar) och i studentkalendrar. Vi arbetar målgruppsinriktat och tar i beaktande de medier och e-postlistor som riktar sig till specifika kundgrupper för evenemang och aktiviteter. Speciellt aktiviteten Rådtorget, som varje gång bjuder på bestämda teman, kräver fokuserad målgruppsinriktad marknadsföring. Varje vecka sänder Luckan ut pressinfo till alla svenska medier samt via Luckans infolista, som består av personer som önskar den veckovisa informationen om Luckans verksamhet. Ett månadsprogram distribueras brett i regionen till bibliotek, kulturcentraler, läroinrättningar, organisationer med mera. Flyers, broschyrer, kort och affischer trycks även upp för specifika aktiviteter, exempelvis film-, barn- och ungdomsprogram. Luckans webbportal och olika infotjänster är en viktig informationskanal. Luckans hemsida har omarbetats under hösten för att bli mer distinkt och åskådlig för besökaren (och målgruppen) samt för att vara förenlig med Luckans olika verksamhetsområden. Utvecklingsarbetet fortskrider under Målsättningen är att en gemensam grafisk Luckan-profil skall kunna uppnås. Ett informationsbrev som riktar sig till Luckans många finansiärer kommer fortsättningsvis att sändas ut en till två gånger per termin. Luckans producent sköter huvudsakligen den grafiska utformningen och alla uppdateringar på webben. Pressinformationen sköts främst av informatören och verksamhetsledaren. 6

7 7. LUCKANS OLIKA VERKSAMHETSOMRÅDEN 7.1 KULTUR & PROGRAMVERKSAMHET Luckans kulturengagemang sträcker sig över ett brett spektra av aktiviteter och involverar en stor mängd samarbetsparter på kulturfältet. Luckan är en seriös producent, samproducent och marknadsförare / informatör för koordinering av kulturella och sociala evenemang och aktiviteter i Svenskfinland. Luckan är även positiv till och arbetar med kulturaktörer från den finskspråkiga och engelskspråkiga befolkningen, liksom med produktioner från andra nordiska länder. Luckan arrangerar och samproducerar även program utanför de egna lokalerna, och satsar 2007 på fler uppsökande verksamhetsformer än tidigare. Verksamhet och produktioner Som etablerad kultur- och evenemangsscen i huvudstadsregionen kommer Luckan 2007 att fortsätta satsa på ett kulturutbud som ska intressera och nå hela regionens svenskspråkiga befolkning, och andra intresserade av vår programverksamhet. Kulturengagemanget 2007 kommer fortsättningsvis att innehålla något för alla åldrar. Det blir saftsalonger (teater), musikprogram och filmvisningar för små barn och skolbarn. Klubbkvällar och filmvisningar för ungdomar, varvat med seminarier och workshops i samarbete med UngInfo. För de unga vuxna och vuxna blir det studioteater, musikkvällar, filmveckor, filmfestival och temadagar såsom Rådtorg. Under hösten 2006 inleddes det succéartade Författarfikakonceptet, detta kommer att utvecklas och fortskrida i större omfattning under 2007 i samarbete med de finlandssvenska förlagen. Luckans seniorinriktade program fortsätter med film, temadagar och träffar i samarbete med bland andra Folkhälsan. Seniorarbetet intensifieras också med filmvisningar med tillhörande diskussioner ute på seniorboenden i form av en ambulerande kulturproducent med mobil filmvisningsutrustning. Året kommer även att innehålla en rad utbildningsprogram, så som svenska kurs, kultur i skolanföreläsningar och seminarier för Luckans olika målgrupper. Produktionsutbudet kommer fortsättningsvis att vara stort, men evenemangen ska ytterligare riktas in i fungerande blockserier för de olika målgrupperna. Efter några år med många bollar i luften har Luckan både etablerat sitt brand samt fått ögon för vad som intresserar evenemangsbesökarna i regionen. Luckan vill även fortsättningsvis värna om att betjäna så kallad småskalig kulturservice och kunna erbjuda mindre etablerade producenter synlighet och utvecklingsmöjligheter, under 2007 kommer detta att utvecklas tillsammans med projektet ProduForum. Kulturpaket och produktionslinje För de mest etablerade kulturevenemangen som Saftsalonger (inhemska och utländska), teatergästspel och musikevenemang kommer Luckan att sätta samman paket som sedan produceras i samarbete med Helsingfors stads kulturcentral. Luckan sätter samman fem till sex barnteatertillfällen (Saftsalonger) samt ett mindre antal musikevenemang och vuxenpjäser i ett paket som sedan säljs åt staden och uppförs i Luckans lokaler. Luckan står som producent för programmen men arbetar under god insyn av Helsingfors stads kulturcentrals producenter och kultursekreterare. Gällande mindre etablerade program och experimentella produktioner samproducerar Luckan och de andra involverade parterna efter Luckans kontraktsregler. För helt utomstående program finns möjlighet till att hyra våra lokaler för kulturella- och sociala ändamål. 7

8 Nordiska verksamheter Luckan kommer under 2007 att ha en rad program med nordisk anknytning, minst två nordiska gästspel för barn, samt en vecka innehållande Nordiska filmer med efterföljande diskussioner och workshops. För de filmintresserade kommer Filmfest 07 att innehålla omkring fem nya kortfilmer (fiktion) från Sverige och två från Norge. Luckan kommer även att fortsätta samarbeta med NiFin, Sveriges Ambassad och Pohjola Norden rörande kulturprogram för ungdomar och vuxna. Eventuellt kommer de Nordiska programmen att utökas allt efter möjliga ekonomiska tillskott för ändamålen. Inventarieinvestering Luckans kulturscen Verandan har vuxit till sig under 2006 och kommer därför att behöva fräschas upp efter stor användning och slitage på golv, väggar och möbler. Resurser kommer främst att läggas på att piffa upp lokalen med nya golv, nya väggar och fast ljud- och ljusteknik (filmduk och ljus). I nedre våningen kommer utrymmena att nyttjas effektivt för presentationer och dagliga programformer så som Författarfika, politikerutfrågningar och Rådtorg med mera. Utvärdering och planering Då programverksamheten etablerats och trycket på bra evenemang ökat startas en referensgrupp för Luckans programverksamhet. Gruppen består av personer från kultur- och föreningsfältet, och sammankomma minst en gång per kvartal för att utvärdera det som varit och agera bollplank för det som ska komma. Synlighet och marknadsföring Luckan kommer fortsättningsvis att annonser i HBL efter ingånget avtal, Metro och Studentbladet. Tidningar som Papper och Six Degrees kommer även nyttjas vid särskilda tillfällen, ofta i samarbete med UngInfo. Luckan kommer att sända ut programblad per månad och pressmeddelanden veckovis. Luckans producent och ansvarspersonerna för de olika projekten kommer att fortsätta höras i radio och lobba för intressanta artiklar över evenemang i pressen. Internetsidorna kommer att innehålla in- och beskrivningssidor för de egna evenemangen, samt presentation av andra producenters program som sker i Luckan. 7.2 INFORMATIONSTJÄNSTEN Luckans Informationstjänst betjänar kundkretsen med information på bred bas från olika samhällsområden, omfattande allt från offentlig service till tredje sektorns aktiviteter och tjänster. Information till allmänheten lämnas i form av kundservice i centret, per telefon och e-post samt genom att systematisera och uppdatera information i databaser för presentation på webben. Luckan erbjuder även ungdomsinformation och rådgivning inom ramen för samarbetsprojektet UngInfo. År 2007 är avsikten är att se över kundtjänsterna överlag och närmare integrera informationstjänsten och försäljningsverksamheten så att funktionerna stöder varandra och arbetet rationaliseras. I praktiken handlar det om aktivare samarbete med shopen i form av bland annat ökad kännedom om biljettförsäljning/lippupiste, utbud av skivor och böcker samt kunskap om kulturevenemangen.

9 Infotjänsten kommer också att definiera sina tjänster mera specifikt. Detta för att Luckans kunder skall ha bättre vetskap om vilka tjänster vi har att erbjuda (och vilka vi inte kan erbjuda). Informationen finns tillgänglig på webbsidan och i centret. Informationstjänsten koordinerar följande funktioner: upprätthållande av broschyrhyllor och anslagstavlor med aktuell information i huvudstadsregionen. Information finns även på webbsidan om vilket tryckt informationsmaterial som finns tillgängligt på Luckan upprätthållande av Luckans tidningshörna inklusive alla svenska dagstidningar och ett stort antal svenska tidskrifter som utkommer i Svenskfinland allmän infotjänst och kundrådgivning under öppethållandet i personlig eller virtuell form. Kunderna uppmanas att för längre diskussioner boka tid via Luckan info (inom Personalteamet bestämmer man vem som främst skall handleda i ärendet). Servicen koncentreras på att leda kunden rätt och ge upplysning via webben - hjälp till självhjälp. ungdomsinformationstjänst via UngInfo förmedlande av kultur- och samhällsinformation. Sammanställning och utskick av veckovisa infobrev och pressmeddelanden till medierna i regionen om Luckans verksamhet och aktiviteter samt övrigt aktuellt. Luckans månadsprogram distribueras av Informationstjänsten. arrangerande av informationsrelaterade temaevenemang. Bland annat aktiviteten Rådtorget, som inleddes under våren i samarbete med Finlands Svenska Marthaförbund, UngInfo och Svensk socialservice, arrangeras fortsättningsvis en gång i månaden. Särskilda temainlägg erbjuds varje gång. Samarbetet kommer att utvidgas och avsikten är att utvidga antalet samarbetsparter. Idag hjälper bl.a. följande organisationer till med marknadsföringen av Rådtorget, församlingarna i regionen, FSP, Folkhälsans äldrenätverk, skolverken i regionen med flera. erbjudande av IT-rådgivning och kunddatorer i centret. Informationstjänsten sköter om bokningarna av de fem kunddatorerna som finns i centret och som under öppettiderna fritt kan användas av kunderna (45 min/person/dag). IT-handledningen fortsätter år 2007 om finansiering kan utverkas från länsstyrelsen i södra Finlands län. IT-rådgivningen har haft en aktiv start år 2006 och avsikten är att ytterligare fördjupa och bredda verksamheten. Målsättningen är att kunna erbjuda ledd IT-rådgivning på Luckan under öppethållandetiderna cirka två gånger i veckan. Undre året har Luckan tagit initiativet till gemensam marknadsföring av IThandledningsverksamhet i staden i samarbete med bland annat Träffpunkt/Glaspalatsen och Arbis. Samarbete och utvecklingsarbete Arbis och Luckan kommer att ha ett mer målinriktat samarbete under året, bland annat vad gäller gemensamma marknadsföringssatsningar ( puffar, annonser och programblad/pressmeddelanden), föreläsningar i samarbete Rådtorget och Arbis, utställningar med mera. Luckan har investerat i ett nytt Luckan stand på Arbis, för att bättre synliggöra Luckans program för Arbis kunder. Samarbetet med Kulturhuset kommer även att aktiveras bland annat vad det gäller våra webbtjänster.

10 7.2.1 Upprätthållande och behov av utveckling av webbtjänsterna: Luckans webbtjänster är följande: Evenemangskalendern, Fyrk om stipendier och understöd, Tidningar och tidskrifter samt Svenska servicekatalogen med information från huvudstadsregionen om kommunal, statlig och tredje sektorns utbud och service. Uppdatering och uppföljning av webbtjänsterna ingår i Luckans uppgifter. Speciellt evenemangskalenderns struktur och tekniska upplägg är föråldrad och bör förnyas. Upprätthållande av kalendern kräver alltför stora arbetsinsatser av Luckans begränsade personalstyrka och Luckan söker i första hand en lösning i samarbete med Kulturhuset. Behovet att modernisera och förbättra webbtjänsterna är överhängande. Idag saknas resurser för utveckling av dessa. Karl Norrbom ansvarar för Luckans webbtjänster. Under året bör köptjänster anlitas för nödvändig förnyelse av webbtjänsterna Ung Info Ungdomsinformationstjänsten Ung Info, Ungdomsrådgivning, mötesplats Målgrupp: åringar Ungdomsinformationstjänsten UngInfo inleddes hösten 2005 och har som avsikt att utveckla den svenska ungdomsservicen och informationen i huvudstadsregionen. Projektet har erhållit finansiering till och med september 2006, men fortskrider enligt planerna och har anhållit om förlängning och mera resurser för samma ändamål. Utmaningen för år 2007 är att utöka finansieringen från Helsingfors stad, samt i förlängningen de övriga kommunerna. Tilläggsfinansiering söks även från Undervisningsministeriet och Svenska kulturfonden. Målsättningen är att trygga UngInfo-verksamheten, som koordineras av en heltidsanställd ungdomsinformatör. Projektet är synnerligen aktuellt och har fått ett positivt mottagande från såväl privata ungdomsorganisationer som kommunalt håll, och det behöver tilläggstid för att kunna förankras. Under 2007 kommer verksamheten att fortskrida enligt modellen med tre centrala verksamhetsområden. UngInfo erbjuder personlig handledning, aktivitet och aktuell information på svenska till unga i åldern år i huvudstadsregionen. Ungdomsinformatören handleder ungdomar bland annat i frågor som berör studier, sommarjobb, vistelse utomlands, boende, sociala frågor. Då den unga har haft svårt att veta vilken typ av information hon behöver, har ungdomsinformatören tillsammans med kunden gjort upp en behovskartläggning med hjälp av en så kallad konstruktivistisk handledningsmetod. Servicen är alltid individuell och konfidentiell, och utgår från kundens egna behov och önskemål. UngInfo arrangerar avgiftsfria seminarier, workshops, kurser och olika kulturaktiviteter med aktuella teman som utgår från de ungas önskemål. Det är oerhört viktigt att svara på den efterfrågan som finns och forma verksamheten efter de ungas behov och intressen. UngInfo önskar öka samarbetet med övriga instanser som arbetar huvudsakligen med unga under det kommande året. Tanken är att bygga upp ett fungerande nätverk bestående av svenskspråkiga ungdomsarbetare i regionen, vars syfte är att fungera som ett bollplank samt uppmuntra till vidare samarbete. 10

11 Verksamhet (indelad i tre centrala områden 1-3): Verksamhet Hur? Målsättning 1) Personlig handledning (2ggr/ pers.) enligt konstruktivistisk modell direktmarknadsföring till ungdomar, skolor, lärare (elevhandledare) realistisk framtidsplanering med den ungas intressen i fokus - lågtröskelverksamhet stödja den ungas identitetsbyggande konsultativ sluss vidare 2) Evenemang/temadagar/ happenings 3) Aktuell information - vad händer just nu? i samarbete med andra instanser i form av nyhetsbrev / e-post lista 1 gång/mån. aktuella teman lyfts fram unga tar del av planeringsarbetet synliggöra utbudet av svenskspråkig verksamhet medvetandegöra de unga om vad som erbjuds Under år 2007 kommer Ung Info även att ta del av internationella projekt, främst inom ramen för EU ungdomsprogrammen. Ung Info planerar ta del av utbyten utomlands samt själv arrangera utbyten i Finland och fungera som värdland. De anställda har erfarenhet av EU ungdomsprogrammen från tidigare utbyten och har utvecklat ett samarbetsnätverk mellan flera europeiska länder. 7.3 FÖRSÄLJNINGSVERKSAMHET Luckans Shop Luckans Shop har under året 2006 lyfts fram till ett heltäckande Lippupiste försäljningsställe och kan erbjuda biljetter till alla seriösa kulturevenemang i landet. Produktförsäljningen stöder biljettförsäljningen och utbudet beaktar målgruppens önskemål. Luckans shop kan därutöver ingå försäljningskontrakt med arrangörer av olika mindre svenska evenemang, som kan säljas i hela Lippupiste. Denna service- och samarbetsform upplevs som ytterst viktig för de svenska kulturaktörerna i regionen. Här fungerar Shopen ofta som informatör och rådgivare. Målsättningen är att under verksamhetsåret 2007 fortsätta växa i omsättning och att bli konkurrenskraftigare gentemot kunderna genom bland annat följande åtgärder: bättre service, effektivitet, smidighet och professionell mångkunnig kundservice. Språkkunskaperna (svenska, finska, engelska) skall ses som en konkurrensfördel. I marknadsföringen satsas på direktmarknadsföring och marknadsföring i nätet. Verksamheten skall överlag bli mera teknikbaserad och mindre beroende av manuellt arbete. Den påbörjade rationaliseringen och arbetet med att modernisera verksamheten kommer att fortsätta. För att kunna konkurrera utåt (genom att systematisera de dagliga rutinerna) har vi för avsikt att ta i bruk ett modernare kassa- och produktförsäljningssystem om ekonomin så tillåter. I takt med att omsättningen växer och nya biljettförsäljningssystem införs (Lippupalvelu) är en målsättning är att införskaffa ytterligare en försäljningsdator. Under verksamhetsåret skall Shopens bild utåt lyftas fram. De nya www-sidorna kommer att presenteras senast i början av året. Idén är en modern och enkel sida där aktuella evenemang och produkter presenteras i bild. Man strävar även till att inleda produktförsäljning direkt via nätet. I och med detta kommer den föråldrade produkt-databasen att avskaffas. 11

12 Regelbunden utbildning i Lippupistes försäljningssystem arrangeras månadsvis för hela personalen. Avsikten är att hela personalen behärskar försäljningsrutinerna och därigenom får verksamheten en pålitlig backup. Biljettförsäljningen Målsättningen med biljettförsäljningen är att kunna erbjuda målgruppen (den aktiva kulturanvändaren) ett heltäckande utbud av biljetter till kulturevenemang. Luckan Shop är i dagens läge det centrala Lippupiste försäljningsstället i Helsingfors centrum. Den andra målsättningen är personlig, språkkunnig service och information som kunden upplever att den inte får på andra försäljningsställen. I och med detta lockar man även kunder över språkgränserna. Koncentrationen i biljettförsäljningen ligger såsom tidigare på svenska evenemang och svenskspråkig teater. Samarbetet med Svenska teatern kommer ytterligare att förstärkas bland annat genom gemensamma marknadsföringsåtgärder, synlighet på mässor med mera. Också samarbetet med de små teatrarna skall fortsättningsvis vara så smidigt som möjligt. Förhandlingarna om biljettförsäljningssystem i realtid fortsätter. Tillväxten förväntas bli 20%. Produktförsäljningen Målsättningen med produktförsäljningen är att kunna erbjuda den definierade målgruppen ett brett utbud av produkter med finlandssvensk eller svensk anknytning. Luckan Shop köper in egna produkter och har försäljningsavtal med leverantörer om försäljning på kommission. De egna produkternas andel har under de två senaste åren vuxit från cirka 10% till omkring 70%. Denna fördelning kommer att kvarstå. Kommissionsavtalens provisioner kommer dock att höjas under verksamhetsåret 2007 för att motsvara normal försäljningspraxis, och i framtiden kommer de eventuellt att ge vinst. Idén med att stödja finlandssvensk litteratur, musik och kultur kommer dock alltid att vara en del av verksamheten. I produktsortimentet kommer år 2007 att finnas böcker, CD-skivor, barnskivor och hörböcker, spel, sällskapspel, pussel och utvecklande spel för barn. Produktförsäljningens omsättning beräknas stiga med cirka 10%. Operativ ansvarsperson för försäljningsverksamheten är Sonja Kvikant. 8. UTVECKLINGS- OCH SAMARBETSPROJEKT Luckan planerar att inleda eller fortsätta redan startade utvecklings- och samarbetsprojekt. 8.1 Utvecklingsprojektet Ung Info fortsätter Utvecklingsprojektet UngInfo, som inleddes hösten 2005 och vars avsikt är att utveckla den svenska ungdomsservicen och -informationen i huvudstadsregionen, fortsätter. Verksamheten har fått finansiering till och med utgången av 2006, och även för 2007 anhåller Luckan om statsbidrag från UVM, samt om stöd från huvudstadsregionens kommuner. Aktiviteten är synnerligen aktuell och har fått ett positivt mottagande från såväl de privata ungdomsorganisationerna som kommunalt håll, och den behöver tilläggstid för att kunna integreras. Bristen på svenskspråkig ungdomsinformation är en gemensam utmaning för hela regionen. 12

13 Sommarkompassen 2007, som riktar sig till svenska ungdomar och deras familjer, förverkligas i samarbete med de kommunala och ideella ungdomsaktörerna i regionen inom ramen för UngInfo. 8.2 Samarbetsprojektet Producentforum (ProFo) Projektet, som planerades att kunna inledas redan 2006, kommer att starta 2007 i form av ESFprojekt, som huvudsakligen finansieras av länsstyrelsen i södra Finlands län. Huvudman för projektet är föreningen Luckan. Som direkta samarbetsparter fungerar bland annat Helsingfors stads kulturcentral, YH Sydväst och Nylands konstkommission. Organisationernas uppgift är att i samarbete driva projektet, delge kompetens och erfarenhet samt fördela de mångsidiga arbetsuppgifterna. Idén med projektet är att skapa en gemensam gränsöverskridande, interaktiv plattform, där professionella kultarbetare och frilansare samt studerande i branschen i regionen möts för att få till stånd nya arbetsmöjligheter, arbeta med riktiga projekt och produktioner. Avsikten är att höja kompetensen bland adepterna, utforma och verkställa gemensamma projekt och skapa synergieffekter och innovationer inom området, och i förlängningen arbetsmöjligheter. Ett annat viktigt delmål är att i regionen skapa en fungerande arbetsfördelning mellan kulturaktörerna på G18 (YH Sydväst), Luckan, Helsingfors kulturcentral, ungdomskulturhuset Sandels samt utbildningsaktörerna i regionen, genom att för ändamålet anställa en gränsöverskridande projektkoordinator/producent. Avsikten är att skapa ett kulturforum där producenter, konstnärer, handledare, lärare och studerande möts, och där idéer och samarbetsprojekt uppstår. ProFo ska vara lättillgängligt också för allmänheten. Projektet är samtidigt ett led i utformandet av en paraplyorganisation och skapandet av en ändamålsenlig arbetsfördelning mellan de finlandssvenska kulturaktörerna i huvudstadsregionen. Direkta målgrupper är utbildningsaktörer, studerande samt representanter från arbetslivet inom ramen för kultur i regionen. Studerande är blivande potentiella kulturarbetare, som behöver handledning och coaching för att ha bättre förutsättningar att komma in på arbetsmarknaden, få en realistisk uppfattning om arbetslivets krav och kunna sysselsättas i branschen. Indirekta målgrupper är kultur- och utbildningsorganisationer som kan samarbeta med ProFo. Projektet fordrar tilläggsutrymmen. Se bifogad budget. 8.3 Utveckling av den regionala servicekatalogen samt Fyrk samt utformning av en gemensam, svensk servicekatalog för hela Svenskfinland på webben en vision på sikt Luckan började utveckla sin informationsförmedling via webben år 1998 och har sedan dess utarbetat flera specialiserade databaser och webbtjänster inom olika informationsområden: stipendier och understöd, föreningar, tidningar och tidskrifter, svenskspråkiga yrkesutövare, Luckornas produktsortiment m.m. Av de här webbtjänsterna är Fyrk (stipendier och understöd) och Servicekatalogen (föreningar, yrkesutövare m.fl.) de populäraste bland användarna, vardera med besök per månad (2006). Webbtjänsten Fyrk introducerades på webben år 2003 och Servicekatalogen Idag saknar Luckan de resurser för att kunna upprätthålla och utveckla dessa mycket viktiga svenska tjänster. 13

14 Servicekatalogen Webbtjänsten Svensk Servicekatalog för huvudstadsregionen erbjuder en teknisk infrastruktur för att utöka informationsinnehållet både i fråga om geografisk omfattning och substans. Viktiga nya informationshelheter är svenskspråkiga yrkesgrupper såsom hantverkare, grafiker, översättare, frisörer m.fl, och på lång sikt kunde servicekatalogen omfatta hela Svenskfinland. Att förverkliga informationsinnehåll av den här omfattningen är möjligt endast med extern finansiering. Det kräver ett intensifierat samarbete med kommunerna, förbund inom tredje sektorn, genom kontakt till yrkesgrupper genom intresseorganisationer och regionala och statliga institutioner samt genom systematiskt samarbete med medierna, både på nationell och lokal nivå. Att utarbeta en landsomfattande servicekatalog kräver en startperiod med centraliserad insamling och koordinering, för att sedan med tiden förflytta uppföljningsansvaret till en lokal nivå. Detta är en vision på sikt. Fyrk Fyrk är en etablerad webbtjänst, men bör ännu utvidgas och förädlas. Användarstatistiken av Fyrk och kundförfrågningarna på alla Luckan orter visar att behovet av information om stipendier och understöd är stort och konstant. Uppdateringen av Fyrk sköts nu helt av Luckan i huvudstadsregionen, vilket har varit viktigt i uppbyggnadsskedet och är viktigt också i fortsättningen i fråga om helhetsansvaret och koordineringen samt för stipendier och understöd som berör hela landet. Men det finns också ett stort antal lokala små fonder och stiftelser samt kommunala och regionala stödordningar som Luckan i huvudstadsregionen inte har kapacitet att ansvara för idag. Här borde göras utvecklingsarbete såväl tekniskt som innehållsmässig.. En anhållan till Svenska Kulturfonden som delfinansiär har lämnats in för utvecklingen av servicekatalogen och webbtjänsten Fyrk. Total uppskattad budget 39000e 8.4 IT- rådgivningsverksamhet (finansiering från Länsstyrelsen i södra Finlands län) Den IT-handledning och konsultation som erbjudits år 2006 planeras kunna fortsätta om Luckan återigen erhåller extern finansiering från länsstyrelsen. Behov av förnyelse av våra kunddatorer är också överhängande. IT-Akuten fortsätter med seniorerna som primär målgrupp under ledning av experten och eldsjälen Sven Nyberg. IT-akuten innebär att inlärningsmiljön beaktar målgruppens behov och förhandskunskaper och att handledningen sker i kundens egen individuella takt. Handledningen i grafisk utformning fortsätter under ledning av medianom Sebastian Weckman. Handledningen är avsedd för personer som exempelvis vill lära sig skapa reklammaterial, såsom kulturproducenter, frilansare och studeranden. Under hösten 2006 har Luckan initierat samarbete med olika aktörer vad gäller utvecklingen av IT-handledningen, bland annat med Arbis, Träffpunkt Glaspalatsen, Finlands svenska Marthaförbund med flera. Detta för att förbättra kommunikationen mellan de olika aktörerna samt för att underlätta informationen om IT-handledning för kunderna. Uppskattad budget: e 14

15 8.5 Språkdusch och kultur för företagare - ett delprojekt inom ramen för kultur på arbetsplatsen Den finska publiken kommer att vara i fokus för att stimulera dem att vilja besöka det svenska rummet i stadskärnan. I ett nötskal kommer satsningarna att bestå av följande: 1. Språkutvecklingsprojekt för att främja språkkunskaperna i svenska bland företagarna i Forumkvarteret i form av erbjudande av kurser i konversationssvenska (inleddes hösten 2006 som ett pilotförsök) Syftet är att förbättra det svenska språkets ställning genom skapande av ett aktivt fortbildningsnätverk inom vilket språkgränsöverskridande inlärning äger rum, samt framför allt att stimulera svenskas användning inom serviceyrkena. Luckans hemtrevliga lågtröskelatmosfär ser vi som ett mervärde i sammanhanget. I praktiken handlar det om att bjuda företagarna i kvarteret, i samarbete med Cityforum, på språkkurser inriktade på kundbetjäning med beaktande av denna målgrupps specifika behov och önskemål. Vi planerar att kunna arrangera 1) en baskurs för nybörjare och 2) en avancerad kurs för de företagare som önskar förkovra sig muntligt och skriftligt i svenska språket. Bidrag för ändamålet erhölls år 2006 från Svenska Kulturfonden och Konstsamfundet. Luckan anhåller om fortsatt finansieringsstöd. 2. Må bra på svenska Luckan planerar att kunna arrangera korta må-bra-pass under lunchtid i form av pausjumppa, stretching, energikicks för arbetstagarna i kvarteret (speciellt den finska målgruppen). Idén är att i en avslappnad svensk atmosfär få stretcha och språkduscha på svenska på samma gång under ledning av experter. Aktiviteten sker i samarbete med Finlands svenska idrott r.f. Pausjumppan kompletteras även med lunchkulturaktiviteter som författarfika, lunchkonserter och liknande, som marknadsförs till den finska publiken med hjälp av Cityforums nätverk. 3. Även våra månadsprogram med allt vad det inbegriper kommer att målinriktat riktas till företagarna i kvarteret inledningsvis via Cityforums distribution. Budgeten är ännu under beredning. 8.6 PAF - projektet BRIDGE Luckan har anhållit om medel för projektet Bridge, detta som en naturlig fortsättning på projektet Ny i stan. Projektet Bridge syftar till att ge invandrare ett fungerande integrationsläge till det finländska samhället. Bridge ska hjälpa personer med utländsk bakgrund att smidigare ta sig in på arbetsmarknaden och därigenom trygga sin tillvaro i landet, samt svara på det akuta behovet av tillgången på arbetskraft. För att ge målgruppen en chans att integreras i samhället och bli framgångsrik i studier och arbetsliv, behövs kvalificerad introduktion till kulturen, språkundervisning, individuell handledning (social-, studieoch yrkesmässig) och ändamålsenlig arbetshandledning. Genom intensifierad hjälp med språkinlärning, utbildning och placering på arbetsmarknaden motverkar projektet marginalisering och social segregering. Projektet kan motverka den tilltagande arbetskraftsbristen genom att behålla utbildad arbetskraft i landet, vilket inte alltid sker i nuläget. Bridge ska marknadsföra målgruppen i företags- och organisationsvärlden genom utbildningsbesök och praktikavtal. Många som fått eller kommer att få sin utbildning här i Finland tar den med sig någon annanstans på grund av svårigheter med att komma in på arbetsmarknaden och få en plats i samhället. Se bifogad budget. 15

16 9. SAMARBETE MED DE ÖVRIGA LUCKORNA För att stärka sammanhållningen och effektivera samarbetet med de övriga Luckorna samt för att förbättra marknadsföringen och främja informationen om Luckorna och deras mångsidiga verksamhet i hela landet, görs följande satsningar under året: Ett gemensamt planeringsseminarium arrangeras under vintern i Karleby En grafiskt gemensam Internet-sida för Luckorna produceras - arbetet har påbörjats under och en gemensam Luckan-logo tas successivt i bruk En Luckan kundpryl (reklamgåva) skapas, som en gemensam hälsning från alla Luckorna i Finland. Prototypen planerades i form av en designtävlig under Eftersom ingen extern finansiering erhölls för produktionen så fortskrider arbetet Ett gemensamt Luckan infobrev sammanställs och kommer att distribueras lokalt via Luckornas interna distributionslistor 10. UTVÄRDERING OCH KVALITETSUPPFÖLJNING AV LUCKANS VERKSAMHET Luckan i huvudstadsregionen har för avsikt att beställa en helhetsutvärdering från någon svensk högskola i regionen. Avsikten med utvärderingen är att få ett underlag som stöder Luckan i dess arbete vad gäller att förbättra kvaliteten med anledning av Luckans mångsidiga verksamhet och utveckling. Detta om resurser kan utverkas för ändamålet. Uppskattat kostnad inledningsvis: 4000e (behöver extern finansiering) Luckan har sedan mars 2006 haft en tillgänglig kundenkät såväl i Luckans lokal som på webbsidan för att bland annat kunna mäta kundernas åsikter och uppfattningar om Luckans service. Den aktiva kunduppföljningen fortsätter. Schabloner har utvecklats år 2006 för att lätt och behändigt kunna lägga in adekvat information om uppföljning av de olika verksamhetsområdena (exempelvis biljettförsäljning, antal besökare per aktivitet, utgifter och intäkter per program). Uppföljningsarbetet fortsätter under året. Statistik förs kontinuerligt vad gäller besökarantal i Luckans lokal, besök på de olika webbtjänsterna med mera. 11. BUDGET Se bifogad bilaga. 16