Borlänges evenemang ska vara nyskapande, lättillgängliga, trygga, mångkulturella och internationella av hög kvalitet.

Transkript

1

2 Bakgrund Evenemangsstrategin är Borlänge Kommuns verktyg för att enhetligt koordinera och hantera evenemangsfrågor i syfte att tillföra kommunens invånare positiva kultur- och idrottsupplevelser samt förstärka Borlänges tillväxt. Evenemang bidrar till en stads identitet och skapar kulturell och idrottslig attraktion samt samhörighet för såväl boende som besökare. Undersökningar visar att en stor andel av besökare till större evenemang kommer från andra platser än orten för evenemanget. Besökare till evenemang väljer att besöka även andra sevärdheter och anläggningar under tiden för evenemang, vilket medför ett tillskott av turism. En vistelse som varar längre ger direkt upphov till ökad omsättning inom handel, kommunikationer, hotell, besöksattraktioner och service. En positiv evenemangsupplevelse i Borlänge bidrar med all sannolikhet till ytterligare besök i Borlänge såväl som inflyttning och fler etableringar. Vision Borlänge kommuns vision är att vara Sveriges trevligaste stad. Vad gäller evenemang så är vår vision att Borlänge, Sveriges trevligaste stad också skall vara en mötesplats för nationella och internationella evenemang. Borlänges evenemang ska vara nyskapande, lättillgängliga, trygga, mångkulturella och internationella av hög kvalitet. Genom mångfalden av evenemang ska Borlänge vara en förebild för evenemangsplatser nationellt såväl som internationellt.

3 Organisation Evenemangsstrategin beslutas av kommunfullmäktige och hanteras av Finansutskottet. På Finansutskottets uppdrag arbetar Evenemangsrådet, som består av både kommunala tjänstemän och representanter från organisationer med sakkunskap om evenemang och evenemangsutveckling. Till evenemangsrådets och evenemangsarrangörernas hjälp finns en evenemangslots. Evenemangslotsen är evenemangsarrangörernas bollplank och bereder ärendena till rådet. Alla kommunens förfrågningar av evenemangsbidrag samt evenemangshantering kanaliseras/slussas till evenemangslotsen. På så sätt får vi ett helhetsgrepp, större proffessionalism och färre suboptimeringar. Visit Falun Borlänge AB har ett uppdrag, enligt avtal, att för kommunerna inom evenemangsutveckling aktivt bedriva försäljning av kommersiella evenemang för utveckling och genomförande av kommunernas evenemangsstrategier fungera som samordnare mellan olika evenemang i kommunerna delta i kommunernas evenemangsråd eller motsvarande Visit Falun Borlänge AB har således en samordnande roll av vissa evenemang (beslutas av bolaget), samt deltar i evenemangsrådet. I huvudsak har bolaget ett offensivt säljande ansvar (uppsökande sälj). Visit Falun Borlänge kan i vissa fall själv vara evenemangsarrangör (projektledare) och söka medel för evenemanget hos evenemangrådet. I dessa fall utgår Visit Falun Borlänge ABs representant vid ärendets beredning och beslut, för att undvika jäv. Evenemangslotsen har inte en offensivt (uppsökande) säljande roll, utan är sakkunnig om den kommunala organisationen, expert på praktisk hantering av ett evenemang samt är länken mellan evenemanget och evenemangsrådet. Naturligtvis måste ett nära samarbete ske mellan evenemangslotsen och Visit Falun Borlänge AB, precis som med andra arrangörer av evenemang i kommunen.

4 Organisationsskiss 2 $ * # 2% /% * )&&#" # %&'( 0, 0!" #!$ %&'(!)%(%!)&&#!*&&#%!+, # & #% - #&(. &.% (.- %!"

5 Handlingsplan på lång och kort sikt Evenemangsrådet har som uppgift att tillsammans med evenemangslotsen utarbeta en handlingsplan för det närmsta året samt lägga en plan för evenemangsrådets arbete och inriktning för de kommande 3 åren. Handlingsplanen skall innehålla budget för kommande året samt innehålla strategi för vilka evenemang som ska prioriteras utifrån visionen. Handlingsplanen revideras varje år. Storleken på evenemangspotten beslutas av Finansutskottet. För 2011 uppgår summan till 1 miljon kronor. Handläggning av ansökningar Hantering av ett ärende gällande evenemangsbidrag går förslagsvis till så här: 1 En evenemangsarrangör kontaktar evenemangslotsen för att få råd, vägledning, checklistor samt ev ansökningshandlingar för bidrag. 2 Dialog sker mellan evenemangslots och evenemangsarrangör 3 Evenemangsarrangör söker medel hos evenemangsrådet enligt instruktioner 4 Evenemangslots bereder ärendet, evenemangsrådet sammanträder och gör förslag till beslut. Ärendet förs till Finansutskottet. 5 Vid nästkommande Finansutskott fattas beslut om finansering 7 Evenemangslotsen återkopplar till sökande 8 Medel betalas ut till evenemangsarrangör enligt överenskommelse 9 Återkoppling på uppfyllelse av kriterier sker från eventarrangören till evenemangslots efter avslutat arrangemang 10 Evenemangslotsen återrapporterar respektive evenemangs uppfyllelse av kriterier till evenemangsrådet/ks en gång per år Ärendena handläggs av evenemangslotsen löpande under året. Evenemangsrådet bereder ärendena vid fyra fastslagna mötestillfällen per år. Finansutskottet beslutar om finansiering löpande under året, vid ordinarie sammanträden. Summan för evenemangsstöd skall inte vara årsbaserad utan kan fördelas över längre tidsperioder beroende på evenemangens dignitet och antal under denna tidsperiod. 4

6 Kriterier för evenemangsstöd - evenemangens bidrag till Borlänge Ett evenemangs bidrag från kommunen beslutas utifrån hur väl evenemanget bedöms uppfylla nedan angivna kriterier. I ansökan till Evenemangsrådet ombeds arrangör redogöra för sin bedömda uppfyllelse av kriterierna nedan, samt efter avslutat arrangemang återrapportera resultatet av uppfyllelsen. Varje evenemang skall uppfylla följande kriterier: Evenemangsarrangören ska genom dialog med evenemangslotsen eller på annat sätt (ex referenser) uppvisa att evenemanget håller genomgående god kvalitet och evenemangsarrangören visar på kunnande, kreativitet och kompetens. Stärker Borlänge som en spännande och framåt stad samt tydliggör förhållningssättet Borlänge är Sveriges trevligaste stad samt konceptet Trevligt folk. Stärker Borlänges långsiktiga arbete med varumärket Borlänge, som innehåller kärnvärdena: o Borlänge i ständig utveckling o Ett gott liv tillsammans o Borlänge en del av Dalarna Borlänge skall sträva efter nya, och främja existerande evenemang som uppfyller ett eller flera av följande kriterier: Skapar evenemangsutveckling genom att o på ett nyskapande sätt kombinera, t ex idrott, kultur och friluftsliv o evenemanget stärker befintliga och driver utveckling av nya evenemangsplatser i kommunen o bidra till utveckling och etablering av nya evenemang Bidrar till näringslivsutveckling och/eller ett starkare föreningsliv genom att o Stärka utvecklingen inom profilområdena handel, musik & upplevelser, transport & kommunikationer och materialteknik 1. o arrangemangen genomförs i nära och god samverkan med berörda organisationer och föreningar Ger nationell och internationell uppmärksamhet, i relation till visionen, och på så sätt o attraherar ungdom i och utanför Borlänge o lockar stor publik och/eller deltagare i olika åldrar o attraherar internationella besökare och deltagare o skapar fler övernattningar på hotell eller motsvarande 6 " & #(7 8966!96: 5

7 Koncernen Borlänge kommuns roll i evenemangsarbetet Borlänge som evenemangsstad skall arbeta med evenemang och evenemangsutveckling och göra Borlänge attraktiv och motivera enskilda arrangörer/föreningar att förlägga och utveckla evenemang i Borlänge. Borlänge kommun-koncerns bidrag till evenemangsutvecklingen är: Proffessionalism - organisation och handläggning Vi ska inom koncernen Borlänge kommun agera koordinerat och serviceinriktat, hålla en väl fungerande infrastruktur samt initiera samverkan kring evenemang. Borlänge kommun ska tillhandhålla tydliga regler och riktlinjer för evenemangs placering och genomförande som tar hänsyn till miljöpåverkan, sociala aspekter, ljudnivåer, trygghet och ordning. Borlänge kommun skall agera konkurrensneutralt. Genom tydliga avtal och överenskommelser vid egen markupplåtelse, hyra av anläggningar mm reglera parternas ömsesidiga ansvar och skyldigheter, och i samband därmed reglera eventuella särskilda krav från Borlänge kommuns sida. Handläggning ska ske utan onödiga fördröjningar samt med tydlig & korrekt information. Ekonomi o Finansiering Borlänge kommun skall klargöra att arrangörer står för de ekonomiska riskerna. Kommunens roll kan i särskilda fall vara sponsor eller bidragsgivare med tydliga resultatkrav såsom synlighet, antal besök etc. i enlighet med Evenemangsstrategin. Borlänge kommun skall inte verka med förlusttäckningsgarantier. Marknadsorganisationen Borlänge kommun Borlänge kommun ska inbjuda till evenemangsutveckling utifrån strategin. Detta skall ske då Borlänge som evenemangsstad är beroende av lokala arrangörer, föreningsliv, anläggningar, näringsliv m fl. Dessa är en förutsättning för an framgångsrik utveckling. Borlänge kommun använder aktivt sin mark, offentliga platser och sina anläggningar för att attrahera nya evenemang och utveckla och behålla redan etablerade. Borlänge kommun ska initiera ett antal avgränsade evenemang som visar bredden och möjligheterna i Borlänge inom fritid och kultur. Borlänge kommun ska samverka med andra partners och aktörer inom regionen, nationellt och internationellt i syfte att utveckla och lära om omvärlden. ;

8 Uppföljning och utvärdering Evenemangslotsen har ansvar för att respektive evenemangsarrangör lämnar in en uppföljning & utvärdering efter genomfört evenemang. Evenemangslotsen sammanställer respektive evenemangs måluppfyllelse och rapporterar till Evenemangsrådet som utvärderar mot kriterier och den årliga handlingsplanen. Evenemangsrådet har ansvar för att Finansutskottet får en redogörelse av sammanställningen en gång per år. Respektive evenemangsarrangör kan mäta sin måluppfyllelse både kvantitativt och kvalitativt genom exempelvis: mäta antalet nationella och internationella besökare mäta antalet gästnätter mäta deltagare och publik mäta antalet träffar och internationella sökningar i press (vissa utvalda evenemang) redovisa ekonomisk omsättning av evenemanget enligt gängse beräkningsgrunder genomföra attitydundersökningar/varumärkesuppföljning bidrag till föreningar Därtill kan evenemangsrådet till Finansutskottet lämna redovisning av exempelvis: totalt antal evenemang totala antalet ungdomsevenemang vad evenemangen bidragit med till föreningslivet i Borlänge vad evenemangen bidragit med för utveckling av nya arenor/mötesplatser osv /Åsa Svedjetun, näringslivschef