Granskning av handläggning av bygglovsärenden

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av handläggning av bygglovsärenden Peter Aschberg 5 april 2013 Hammarö kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Metod och avgränsning Organisation och verksamhet Resultat Finns mål och riktlinjer framtagna för handläggning av bygglov? Bedömning Behandlar målen/riktlinjerna hantering av klagomål, styrning av handläggningstid och säkerställande av rättssäkerhet? Bedömning Sker uppföljning av de mål som finns och hur används resultatet av uppföljningarna? Bedömning Genomförs kundundersökningar och/eller jämförelser med andra kommuner? Bedömning Revisionell bedömning Revisorerna Hammarö kommun

3 1. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Hammarö kommun har gett i uppdrag att granska miljö- och byggnadsnämndens handläggning av bygglovsärenden. Den ledande revisionsfrågan i granskningen är om miljö- och byggnadsnämnden säkerställer en tillfredsställande handläggning av bygglovsärenden utifrån effektivitet och rättssäkerhet. Vår sammanfattande bedömning är att det inom området finns behov av förbättringar. Utifrån granskningen är vår bedömning att nämnden bedriver en tillräckligt effektiv verksamhet då nämnden når sina mål för år 2012 och uppvisar ett positivt ekonomiskt resultat, både för bygglovsfunktionen och för nämnden som helhet. Nämndens handläggningsrutiner är dock inte anpassade till den nya plan- och bygglagen, vilket innebär att de inte bidrar till att säkerställa att handläggningen av bygglovsärenden sker effektivt eller rättssäkert. Situationen påkallar nämndens skyndsamma åtgärder och utifrån granskningen rekommenderar vi nämnden att: snarast revidera handläggningsrutinerna med anpassning till den nya planoch bygglagen. ta fram rutiner för att säkerställa att handläggningstiden är tillfredsställande, det vill säga tiden från att en komplett ansökan om bygglov inkommit tills att handläggningen är färdig och att mätningen av detta sker på ett korrekt sätt. tillse att utfallet för de mått som är kopplade till nämndens mål säkerställs på korrekt sätt och presenteras på ett tydligare sätt i nämndens uppföljning. Nämnden kommenterar själv i måluppföljningen för år 2012 att det finns utmaningar avseende rättssäkerheten. Utifrån granskningen gör vi bedömningen att det inom nämnden idag finns utvecklingsmöjligheter avseende att hitta rätt balans mellan att tillgodose den enskildes intressen och att på ett hållbart sätt bidra till en sammanhållen utveckling av kommunen. Utifrån granskningsresultaten rekommenderar vi därför nämnden att: säkerställa att det fortsättningsvis skickas en mottagningsbekräftelse till sökande dokumentera genomförandet av de kontrollmoment som ingår i den interna kontrollplanen i större utsträckning grunda sina beslut i befintlig rättspraxis då tolkningsutrymme finns Revisorerna Hammarö kommun1 av 13

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund I Plan- och bygglagen (PBL) anges när bygglov och anmälan krävs. Där finns också regler om tillsyn och kontroll. Bygglov krävs för att uppföra nya byggnader och anläggningar. Vidare krävs bygglov också i vissa fall för andra åtgärder, såsom vid byte av takbeläggning och när nya fönster ska tas upp. Bygglovet omfattar en prövning av platsens lämplighet eller åtgärdens förenlighet med detaljplanen. Anmälan krävs när byggnad eller installation uppförs eller ändras. De förtroendevalda revisorerna i Hammarö kommun har gett i uppdrag att granska miljö- och byggnadsnämndens handläggning av bygglovsärenden Syfte och revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer miljö- och byggnadsnämnden en tillfredsställande handläggning av bygglovsärenden utifrån effektivitet och rättssäkerhet? Följande kontrollmål ingår i granskningen: 1. Finns mål och riktlinjer framtagna för handläggning av bygglov? 2. Behandlar målen/riktlinjerna hantering av klagomål, styrning av handläggningstid och säkerställande av rättssäkerhet? 3. Sker uppföljning av de mål som finns och hur används resultatet av uppföljningarna? 4. Genomförs kundundersökningar och/eller jämförelser med andra kommuner? Metod och avgränsning Granskningen avser miljö- och byggnämnden där bygglovsfunktionen har det operativa ansvaret att handlägga bygglov. Underlaget rapporten bygger på utgörs både av styrdokument och av intervjuer. De granskade styrdokumenten utgörs bland annat av befintliga mål och riktlinjer för handläggningen av bygglovsärenden. Intervjuer har genomförts med följande: Chef miljö- och byggnadsförvaltningen/ handläggning av bygglov ingår i tjänsten Byggnadsinspektör/ handläggning av bygglov ingår i tjänsten Ordförande miljö- och byggnadsnämnden De intervjuade har beretts tillfälle att sakgranska rapporten Revisorerna Hammarö kommun2 av 13

5 2.2. Organisation och verksamhet I reglementet för miljö- och byggnadsnämnden i Hammarö kommun 1 framkommer att miljö- och byggnadsnämnden ansvarar för kommunens myndighetsutövning avseende flera olika lagar. Ansvaret omfattar miljöbalken, bl.a. strandskyddsbestämmelserna enligt 7:e kapitlet, plan- och bygglagen, livsmedelslagen, djurskyddslagen, tobakslagen, smittskyddslagen, lagen om civilt försvar, kapitlet om skyltar i lag om särskilda bestämmelser om gaturenhållning och tillsyn av skyltar m.m. Inom ramen för detta ansvar ska nämnden ombesörja handläggning av bygglov. På miljö- och byggnadsförvaltningen finns idag nio anställda. Inom bygglovsfunktionen som är nämndens operativa och verkställande organ avseende handläggning av bygglovsärenden arbetar idag tre heltidsanställda. Inom dessa tjänster sköts handläggningen av bygglov, anmälan samt förhandsbesked, obligatorisk ventilationsbesiktning (OVK), tillsyn av hissar och tillsyn av ovårdade tomter. Beräkning av bygglovstaxan sker med stöd av plan och bygglovstaxa som är ett underlag som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram. I dokumentet framgår att det finns olika moment som ska genomföras vid bygglovsärenden. Kostnaden för det enskilda bygglovsärendet beräknas sedan utifrån de moment som utförts. Till uträkningen kan en justeringsfaktor N läggas till funktionen i syfte att anpassa avgiftsnivån till förhållanden inom kommunen. Faktor N föreslås av SKL:s underlag utgöras av siffran 0,8 (om kommunen har färre invånare än ), 1,2 (om kommunen har fler invånare än ) och 1 för kommuner med invånarantal däremellan. 2 Miljö- och byggnadsnämnden använder idag en justeringsfaktor på 1,2, motiverat av det nära geografiska läget till Karlstads kommun. Omfattningen avseende byggloven varierar och om en ansökan innehåller avvikelser som behöver behandlas särskilt, speglar det sig i handläggningens omfattning. Delar som inte kan beräknas med hjälp av SKL:s modell debiteras med en timpenning av 850 kr. Vid en gräns där byggnationen som bygglovet avser bedöms kosta ca 10 basbelopp, år 2012 motsvarar det kr, ökar förvaltningens kontroll. Om arbetet inte utförs direkt av en fackman genomförs en bedömningen av vad byggnationen ungefär skulle ha kostat om arbetet utfördes fackmannamässigt. Detta för att säkerställa att inte kontrollerna ska missa de byggnationer, där privatpersonen utför arbete själv och därmed får lägre byggkostnader. Den ökade kontrollen innebär att det krävs en kontrollansvarig för projektet, att förvaltningen ska göra arbetsplatsbesök samt att det ska hållas ett tekniskt samråd innan byggnationen påbörjas. 1 Reglemente för Miljö- och byggnadsnämnden i Hammarö kommun antaget av KF , reviderat Plan- och bygglovtaxa 2011, Sveriges Kommuner och Landsting, 2011 Revisorerna Hammarö kommun3 av 13

6 3. Resultat Nedan presenteras våra iakttagelser och konstateranden utifrån intervjuerna och dokumentgranskningen Finns mål och riktlinjer framtagna för handläggning av bygglov? Mål Kommunfullmäktige i Hammarö har antagit fyra stycken övergripande strategiska områden med koppling till vision Områdena är Demokrati och dialog, Bo och leva, Arbete och näringsliv och Verksamhet med god kvalitet. Till dessa områden ska nämnden ta fram mål och indikatorer/mått som grund till uppföljning. De mål och mått som har koppling till bygglovshanteringen år 2012 är: 3 Demokrati och dialog, nämndens mål och mått Resultatmål Medborgarna och företagare ska uppleva att tillgängligheten och bemötande i kontakten med miljö- och byggförvaltningen förbättrats. Kommunens företagare ska ges möjlighet att få information om gällande lagstiftning Resultatmått Andel som anger god tillgänglighet (servicemätning). Andel som anger att de fått gott bemötande (servicemätning). Andel som fått svar på förvaltningens e- post inom 2 dagar. Antal utbildningstillfälle för livsmedelsföretagarna. Antal deltagare på utbildningstillfälle Bo och leva, nämndens mål och mått Resultatmål Miljö- och byggnadsförvaltningen ska bedriva mer tillsynsarbete. Resultatmått Antal föreläggande om att vidtagit rättelse. Antal besökta områden med högt kulturvärde (Q-märkta hus). Antal mätningar av koldioxid ska göras i slumpmässigt utvalda klassrum. 3 Måluppföljning av 2012, Miljö- och byggnadsnämnden Revisorerna Hammarö kommun4 av 13

7 Verksamhet med god kvalitet, nämndens mål och mått Resultatmål Förvaltningen ska utvecklas och effektiviseras med hög rättssäkerhet. Medborgarna och brukarna är nöjda med förvaltningens verksamheter. Resultatmått Undersökning hos dem som fått ett beslut av nämnden (medelvärde 4.0). Länsstyrelsen ska endast ändra ett fåtal överklagade beslut (25 %). Handlägga ärendena skyndsamt ( 8 veckor) Riktlinjer Till stöd i handläggningen finns det en checklista för förhandsbesked kompletterat med: handläggningsrutin för ansökan om bygglov 4 handläggningsrutin gällande byggsanktioner 5 delegeringsordning 6 granskningsblad för bygglov 7 I handläggningsrutinen presenteras ett flödesschema över hur bygglovsprocessen bör se ut i steg från inkommen ansökan till avslutning och arkivering. Utöver detta innehåller rutinen en beskrivning av varje steg handläggaren ska genomföra för att säkerställa en korrekt formell handläggning. Av granskningen framkommer att handläggningsrutinen inte är reviderad sedan år 2010 och därför inte är anpassad till den nya plan- och bygglagen. Handläggningsrutinen gällande byggsanktioner tydliggör lagrum och ger rekommendationer om hur handläggaren ska hantera ett uppkommet ärende. Vid sidan av handläggningsrutinen finns även en delegeringsordning. Här beskrivs bl.a. handläggarnas befogenheter. Bygglovshandläggarna får bifalla bygglovsärenden, medan avslag måste tas av nämnden. Nämnden beslutar även om förhandsbesked. Granskningsbladet för bygglov är en mall till grund för förhandsbesked. På frågan om delegeringsordningen är ändamålsenligt utformad svarar de intervjuade att de tycker att den har en bra utformning, där de anser att delegeringen av beviljande av bygglov till tjänstemännen bidrar till en effektivare handläggning. 4 Handläggningsrutin miljö- och byggnadsförvaltningen, Ansökan om bygglov, senast uppdaterad Handläggningsrutin gällande byggsanktioner som inte är daterad, ej antagen av nämnden 6 Delegeringsordning för ärenden inom miljö- byggnadsnämndens verksamhetsområden, miljö- och byggnadsnämnden gällande från Granskningsblad för bygglov, miljö- och byggnadsförvaltningen Revisorerna Hammarö kommun5 av 13

8 Bedömning Miljö- och byggnadsnämnden bedöms överlag ha uttryckt mätbara och tydliga mål. Till respektive mål finns också mått som ska underlätta uppföljningen. Uppföljningsbara mål är ett bra instrument för att säkerställa handläggningsprocessens effektivitet. När det gäller nämndens riktlinjer är vår bedömning att de i stort är tillräckliga i sin omfattning. Däremot visar granskningen att handläggningsrutinen inte är anpassad till den nya plan- och bygglagen, vilket är en stor brist. Avsaknaden av aktuella handläggningsrutiner innebär dels att det saknas relevanta förutsättningar för att handläggningen av bygglovsärenden ska kunna ske effektivt, dels att nämnden är mycket sårbar i fall personal säger upp sig, då kunskapen om bygglovshandläggningen helt är kopplad till de anställda Behandlar målen/riktlinjerna hantering av klagomål, styrning av handläggningstid och säkerställande av rättssäkerhet? Nämnden har som ovan presenterats flera mål som berör bygglovshanteringen. Av dessa berör framför allt följande mål klagomål, handläggningstid och rättssäkerhet: Medborgarna och företagare ska uppleva att tillgängligheten och bemötande i kontakten med miljö- och byggförvaltningen förbättrats. Kommunens företagare ska ges möjlighet att få information om gällande lagstiftning Förvaltningen ska utvecklas och effektiviseras med hög rättssäkerhet. Medborgarna och brukarna är nöjda med förvaltningens verksamheter. Bygglovshandläggarna ska vara tillgängliga på telefon för frågor eller klagomål som avser bygglov och andra bestämmelser alla vardagar under kontorstid. I de kontaktuppgifter som finns på kommunens hemsida ingår även mejladresser. Avseende klagomål finns det riktlinjer för synpunktshantering som gäller för hela kommunen. I riktlinjen beskrivs att en synpunkt kan vara klagomål, idéer och beröm som framförs på kommunens verksamhet av såväl direkt som indirekt berörda. 8 Alla klagomål diarieförs inom förvaltningen. Klagomål ska sammanställas i listor som dels visar antalet inkomna klagomål, dels vilken karaktär klagomålet har och dels vilka åtgärder som är vidtagna. Sammanställningen ska redovisas till nämnd/styrelse två gånger per år. Rutiner för synpunktshantering ska fungera som ett instrument för de förtroendevalda att årligen följa upp verksamheten. De intervjuade redogör för att de försöker bemöta och hantera ett klagomål så snart som möjligt i enlighet med riktlinjerna för synpunktshanteringen. Nämnden får också löpande information om eventuella klagomål. Med en ökad kommunikation 8 Riktlinjer för synpunktshantering i Hammarö kommun, Revisorerna Hammarö kommun6 av 13

9 via sociala medier, där Hammarö kommun använder Facebook, kan klagomål även inkomma där. Svaret lämnas då också via Facebook. Ett av nämndens mått är att ärenden ska handläggas skyndsamt ( 8 veckor). Nämnden räknar denna tid ifrån att ansökan är komplett. I intervjuerna framkommer att nämnden också försöker underlätta processen för den sökande, genom att tydliggöra vilken information som saknas, och på annat sätt bistå den sökande i ärendet. Nämnden använder sig av en webbtjänst som heter Mitt bygge som är en portal kring byggprocessen som kombinerats med specifik information från kommunen. I portalen kan bl.a. bygglov sökas och den sökande kan då följa processen via webbsajten. En ansökan om bygglov kan även inkomma i pappersform. Med koppling till nämndens mått om handläggningstid finns det ingen information som tydliggör när handläggningstiden börjar, vilket är fallet när ansökan kommer in i pappersform. Den sökande får då heller ingen bekräftelse om när handläggningstiden har påbörjats. I nämndens plan för internkontroll år 2012 ingår handläggningstider som ett kontrollmoment. I redovisningen av intern kontroll för år 2012 redovisas att handläggningstiden med liten marginal följer de servicedeklarationer nämnden tagit fram och lagkrav som finns. Förvaltningschefen utför kontrollen en gång per år genom slumpmässigt stickprov. Nämndens mål behandlar även rättssäkerhet, där ett mått tydliggör att Länsstyrelsen endast ska ändra ett fåtal överklagade beslut (25 %). Intern kontrollplanen innehåller även ett kontrollmoment kopplat till rättssäkerhet. Det berör felaktigt beslutade beslut, vilket kontrolleras av Länsstyrelsen i Värmland. I redovisningen av internkontrollen för år 2012 redovisas att avseende kvaliteten i nämndens handläggning, är resultatet mycket bra fram t.o.m. datum för avrapporteringen. Av 273 beslut på byggsidan har endast två återförvisats eller upphävts från överinstans till nämnden för fortsatt handläggning Bedömning Utifrån vår granskning kan vi konstatera att nämnden har mål som behandlar klagomål, handläggningstid och rättssäkerhet. Målen bedöms också i stort vara tydliga. Riktlinjerna och rutiner för arbetet med att uppnå målen för handläggningstider och rättssäkerhet bedöms dock inte vara tillräckliga. Miljö- och byggnadsnämnden har inte som rutin, att i samband med registreringen av inkommande bygglovsärenden, skicka en bekräftelse till sökande om att handlingen inkommit. Det saknas alltså adekvata rutiner för att fullt ut följa upp målet om handläggningstid både avseende tid för handläggningsstart men även avseende att mätningen ska vara baserat på samtliga ärenden och inte bara ett slumpmässigt urval. Erfarenheter från tidigare granskningar gör gällande att kommuner brukar använda sig av en rutin för mottagningsbekräftelse. Det ska också noteras att den nya plan- och bygglagen ställer krav på att en mottagningsbekräftelse ska skickas till den sökande. 9 Redovisning intern kontroll för 2012 Revisorerna Hammarö kommun7 av 13

10 När det gäller riktlinjer och rutiner för arbetet med målet om rättssäkerhet har vi ovan påpekat att handläggningsrutinerna bör uppdateras snarast. Vi kommenterar även rättssäkerheten i nästa avsnitt Sker uppföljning av de mål som finns och hur används resultatet av uppföljningarna? Målen följs upp fyra gånger per år, där en avstämning mellan nuläge och mål sker. Nedan presenteras en sammanfattning av nämndens måluppfyllelse för år Nämnden klarar i stort sett alla mål för 2012, men för strategiområdet verksamhet med god kvalitet går utvecklingen inte i önskad riktning. I nämndens måluppföljning för år 2012 går det dock inte tydligt att urskilja resultaten för respektive mått. Demokrati och dialog, nämndens mål Medborgarna och företagare ska uppleva att tillgängligheten och bemötande i kontakten med miljö- och byggförvaltningen förbättrats. Kommunens företagare ska ges möjlighet att få information om gällande lagstiftning. Nämndens kommentar Målen har uppnåtts dels genom att livsmedelsföretagarna och byggföretag har deltagit på nämndens utbildningar för dem. Den årliga servicemätning nämnden genomför har visat ett resultat i år som i stort är samma som föregående år. Bo och leva, nämndens mål Miljö- och byggnadsförvaltningen ska bedriva mer tillsynsarbete. Nämndens kommentar: Målet är enligt nämnden helt uppnått. Nämnden har redovisat sitt arbete med Q- inventeringen som dels resulterade i att vissa fastighetsägare har fått ett krav på sig Verksamhet med god kvalitet, nämndens mål Förvaltningen ska utvecklas och effektiviseras med hög rättssäkerhet. Medborgarna och brukarna är nöjda med förvaltningens verksamheter. Detta strategiområde har utvecklats sämst för nämnden och förvaltningen. När det gäller rättssäkerhet har nämnden fått tre beslut ändrade av 14 stycken överklagade, vilket är knappt under de 25 procent som måttet till målet anger. I nämndens tjänsteskrivelse redovisas att nämnden bör fundera över hur vi ska lyckas bättre inom detta område Om nämnden även i fortsättningen vill klargöra rättspraxis i vissa ärenden, bör alla inblandade först studera befintlig rättspraxis för varje område som nämnden vill klargöra i överinstans, för att undvika att besluten ändras. 10 I de fall beslut överklagas kommuniceras detta snarast till nämnden för kännedom och lärande, framför allt i de fall ett beslut upphävs. När det gäller måluppföljningen som helhet, är nämnden nöjd med den kvartalsvisa återrapportering förvaltningen ger. 10 Måluppföljning av 2012, Miljö- och byggnadsnämnden Revisorerna Hammarö kommun8 av 13

11 När vi i intervjuerna berör måluppfyllelsen avseende rättssäkerheten lite närmare, redogör de intervjuade för att nämnden lägger stor vikt i att förhålla sig till verkliga förhållanden, vilket ibland resulterar i en mer tillåtande nivå i besluten. Detta har också påverkat antalet överprövningar. Plan- och bygglagen är inte definitiv i sin styrning utan lämnar inom vissa områden ett tolkningsutrymme, där nämnden i sin bedömning tar stor hänsyn till de verkliga förhållandena och den enskildes intressen. Detta har resulterat i att nämnden ibland har valt att bevilja bygglov fastän de sakkunniga tjänstemännen har lagt förslag om avslag. Nämndens motiv har i dessa fall varit att förhålla sig till verkliga förhållanden och då hellre bevilja bygglov och stödja utvecklingen och samtidigt riskera att bli överprövad, än att vara allt för restriktiv i sina beslut Bedömning Utifrån granskningen kan vi konstatera att nämnden följer upp sina mål och att nämnden i stort når sina mål för år Tillsammans med det ekonomiska resultatet för året som är positivt för både bygglovsfunktionen och nämnden som helhet gör vi bedömningen att verksamheten uppvisar en tillräcklig effektivitet. De rutiner som finns för uppföljningen av målen bedöms inte fullt ut vara tillfredställande för samtliga mål. Måtten kopplade till målen ska underlätta uppföljningen men det är viktigt att det finns en tydlig rutin för hur mätningen ska genomföras och att resultaten presenteras på ett tydligt sätt. Att bygglovsfunktionen inte kan följa upp målet gällande handläggningstiderna för bygglov på ett korrekt sätt bedöms vara en viktig förbättringsåtgärd i säkerställandet av verksamhetens effektivitet. Vi ser positivt på nämndens arbete med intern kontroll och ser att det kan utvecklas ytterligare genom att dokumentering av de kontroller som genomförs under året. När det gäller rättssäkerheten är vår utgångspunkt dels att plan- och bygglagen utgör grunden för nämndens myndighetsutövning avseende bygglov, dels att tjänstemännen bör vara de som utifrån sin kompetens är bäst lämpade att göra bedömningar, i de fall plan- och bygglagen lämnar ett tolkningsutrymme. Ett exempel är PBL:s 2:a kapitel 1 som säger att vid prövningen av frågor enligt denna lag ska hänsyn tas till både allmänna och enskilda intressen. 11 Vi är positiva till nämndens uttryckta medborgarfokus, i meningen att uppmärksamma verkliga förhållanden och den enskildes intressen. Dock är vår bedömning, både med hänsyn till rättssäkerhet och vikten av en sammanhållen och hållbar utveckling 12 av kommunen, att eventuella avsteg från tjänstemännens förslag till beslut och rättspraxis, framför allt bör utgöra en del i en tydlig strategisk inriktning och inte övervägande i vad som bäst tillgodoser den enskilde medborgaren. Det som kan vara tillgodo för den enskilde medborgaren behöver inte alltid vara tillgodo för kommunen. Exempel på detta är att ändrad användning av fritidshus till enbostadshus kan få dyra och oplanerade konsekvenser för kommunen, avseende eventuella krav på kommunen att Med hållbar utveckling menar vi med hänsyn till tekniska, sociala, ekologiska och ekonomiska aspekter. Revisorerna Hammarö kommun9 av 13

12 tillhandahålla en allmän VA-anläggning i enlighet med 6, lag (2006:412) om allmänna vattentjänster. Med en tydlig strategisk inriktning, som anges ovan, avser vi då framför allt översiktsplanen eller andra av kommunfullmäktige tagna principbeslut för hur marken och andra tillgångar ska nyttjas som en del av kommunens utveckling. Då vi, liksom de intervjuade, ser behov av en revidering av översiktsplanen och vi heller inte har delgivits något annat underlag av den karaktär vi söker, är vår bedömning att det strategiska underlag som skulle kunna stödja nämndens inriktning i vissa beslut saknas. Utifrån våra erfarenheter i granskningen och nämndens egen konklusion avseende klargörande av rättspraxis i ärenden, gör vi bedömningen att nämndens ambition av att tillgodose den enskildes intressen påverkar rättssäkerheten. Utifrån granskningen gör vi bedömningen att det inom nämnden idag finns utvecklingsmöjligheter avseende att hitta rätt balans mellan att tillgodose den enskildes intressen, att tillgodose de allmänna intressena samt att på ett hållbart sätt bidra till en sammanhållen utveckling av kommunen. I denna process är ett välfungerande samarbete med kommunstyrelsen, som ansvarar för planläggning, ett viktigt inslag Genomförs kundundersökningar och/eller jämförelser med andra kommuner? Ett av resultatmåtten innebär en undersökning hos dem som har fått ett beslut av nämnden. Nämnden skickar varje år ut en undersökning till de som fått ett beslut. Resultatet av denna undersökning går dock inte att tydligt urskilja måluppföljningen. Nämnden använder sig samtidigt av den så kallade Insiktsmätningen där nämnden dels får ett värde på sin service, dels kan jämföra sig med andra kommuner. I Insiktsmätningen ges företagare som haft ett ärende med kommunen inom något myndighetsområde möjlighet att svara på en enkät med frågor om information, tillgänglighet, bemötande, kompetens, rättssäkerhet och effektivitet samt med hjälp av tre frågor göra en helhetsbedömning av servicen i kommunen. Det är denna helhetsbedömning som ligger till grund för måttet Nöjd-Kund-Index (NKI). 13 Ett av områdena i undersökningen är bygglovshandläggning. Nedan presenteras en jämförelse mellan Hammarö och några av de kommuner som ingår i den kommungrupp Hammarö tillhör enligt Statistiska Central Byråns kommungruppsindelning. Kommungruppen är Förortskommuner till större städer. 13 Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), 2011, Revisorerna Hammarö kommun 10 av 13

13 2010 totalt antal ärenden/ärenden per handläggare Hammarö 3** Trosa 3 Sjöbo 0,8 Hörby 1 249/83 273/ /67 257/ /82 245/ Insikt /65 8/77 114/53 115/53 Rank/NKI* * NKI står för Nöjd Kund Index. ** Anger antalet årsarbetare för bygglovshandläggning. Källa: Bygglovsfunktionen Hammarö kommun, Samhällsbyggnadskontoret Trosa kommun, Bygglovsenheten Sjöbo kommun, Samhällsbyggnadsförvaltningen Hörby kommun. Det råder ganska stor skillnad mellan Hammarö och Trosa i jämförelse med Sjöbo och Hörby kommuner avseende antal handläggare, antal ärenden per handläggare samt placering i Insiktsmätningen. Hammarö och Trosa ligger relativt lika i jämförelsen mellan antalet bygglovsärenden per handläggare samtidigt som Trosa tillhör eliten inom området i Insiktsmätningen. Hammarö kommun ingår även det Värmländska nätverket för Förenkla helt enkelt, en utbildning som hålls av SKL för kommuner som vill förbättra sina företagskontakter Bedömning Granskningen visar att nämnden genomför en mätning med hjälp av SKL:s Insiktsmätning, vilket även ger nämnden jämförelsemöjligheter. Nämnden skickar också varje år ut en undersökning till de som fått ett beslut. Tillsammans skapar detta en god grund för jämförelser och förbättringar Revisorerna Hammarö kommun 11 av 13

14 4. Revisionell bedömning Revisionsfrågan som ska besvaras är: Säkerställer miljö- och byggnadsnämnden en tillfredsställande handläggning av bygglovsärenden utifrån effektivitet och rättssäkerhet? Vår sammanfattande bedömning är att det inom området finns behov av förbättringar. Utifrån granskningen är vår bedömning att nämnden bedriver en tillräckligt effektiv verksamhet då nämnden når sina mål för år 2012 och uppvisar ett positivt ekonomiskt resultat, både för bygglovsfunktionen och för nämnden som helhet. Nämndens handläggningsrutiner är dock inte anpassade till den nya plan- och bygglagen, vilket innebär att de inte bidrar till att säkerställa att handläggningen av bygglovsärenden sker effektivt eller rättssäkert. Situationen påkallar nämndens skyndsamma åtgärder och utifrån granskningen rekommenderar vi nämnden att: snarast revidera handläggningsrutinerna med anpassning till den nya planoch bygglagen. ta fram rutiner för att säkerställa att handläggningstiden är tillfredsställande, det vill säga tiden från att en komplett ansökan om bygglov inkommit tills att handläggningen är färdig och att mätningen av detta sker på ett korrekt sätt. tillse att utfallet för de mått som är kopplade till nämndens mål säkerställs på korrekt sätt och presenteras på ett tydligare sätt i nämndens uppföljning. Nämnden kommenterar själv i måluppföljningen för år 2012 att det finns utmaningar avseende rättssäkerheten. Utifrån granskningen gör vi bedömningen att det inom nämnden idag finns utvecklingsmöjligheter avseende att hitta rätt balans mellan att tillgodose den enskildes intressen och att på ett hållbart sätt bidra till en sammanhållen utveckling av kommunen. Utifrån granskningsresultaten rekommenderar vi därför nämnden att: säkerställa att det fortsättningsvis skickas en mottagningsbekräftelse till sökande dokumentera genomförandet av de kontrollmoment som ingår i den interna kontrollplanen i större utsträckning grunda sina beslut i befintlig rättspraxis då tolkningsutrymme finns Revisorerna Hammarö kommun 12 av 13

15 5 april 2013 Peter Aschberg Projektledare Maria Jäger Uppdragsledare Revisorerna Hammarö kommun 13 av 13