Socialtjänstens hus Dnr IFN 2015/ Gunilla Westberg Individ- och familjenämnden

Transkript

1 Dnr IFN 2015/ Gunilla Westberg gunilla.westberg@vasteras.se Individ- och familjenämnden Socialtjänstens hus Bakgrund I maj 2014 biföll kommunfullmäktige en motion från (M) vilken innebar att förutsättningarna att samlokalisera alla myndighetsutövande delar för de tre sociala nämnderna i socialtjänsten skulle utredas. Motionen behandlades positivt av de tre sociala nämnderna men hade ursprungligen väckts för individ- och familjenämndens verksamheter beslutade individ- och familjenämnden att ge fastighetskontoret i uppdrag att göra en förprojektering och utreda förutsättningarna för en samlokalisering av socialtjänstens myndighetsutövande delar samt återkomma med hyreskostnadsförslag. Den organisationsförändring som trädde i kraft 1 januari 2018 har påverkat idén om Socialtjänstens hus på så sätt att de delar som i förslaget är tänkta att omfattas är hela Individ- och familjeförvaltningen, IFF. Nuläge dag finns individ- och familjeomsorgens myndighetsutövande delar utspridda i sex olika lokaler i de centrala delarna av staden. De flesta lokalerna är för trånga men det finns också exempel på motsatsen och utifrån de olika enheternas ansvarsområden är det inte möjligt att utnyttja ytorna optimalt. Alternativet att flytta in alla dessa verksamheter i stadshuset är inte realistiskt. Verksamheterna omfattar allt för många arbetsplatser och kräver särskilda säkerhetsanpassningar där riskbedömningar kan behöva göras inför besöken samt att lokalerna i stadshuset främst är avsedda för nämnder och styrelsers mer centrala och administrativa funktioner. Organisationsnr: Webbplats Postadress Västerås stad Sociala nämndernas förvaltning Västerås Telefon direkt Kontaktcenter E-post kontaktcenter@vasteras.se

2 VÄSTERÅS STAD 2 Under 2017 har beslut fattats om att bilda en egen förvaltning för individ- och familjeomsorgen bestående av delar från sociala nämndernas förvaltning, delar av Västerås vård och omsorg och en enhet från förvaltningen för stöd, fritid och entreprenad, SFE. Beslutet påverkar planen på att sammanföra socialtjänstens myndighetsutövande verksamheter i en gemensam lokal inte minst utifrån att vikten av närhet mellan verksamheter och stödfunktioner blir central i den nya förvaltningen. Planeringen har därför utgått ifrån att Socialtjänstens hus kommer att innehålla hela den nya förvaltningen. Socialtjänstens hus behöver då ha plats för ca 320 arbetsplatser, lämpligt antal besöksrum, receptioner och övriga personaloch administrativa utrymmen. För att huset ska vara tillgängligt för främst besökare, men också samarbetspartners, är en central placering nödvändig. Besökarna, ca 3500/månad, kommer från hela staden. IFN säljer också en del tjänster till övriga kommuner och det är av vikt att förenkla för besökare därifrån. Ett centralt läge, lätt att pendla till från närliggande kommuner, underlättar också vid rekrytering, något som är oerhört viktigt för förvaltningen, inte minst med tanke på de omfattande kostnader förvaltningen nu lägger på konsulter från bemanningsföretag. De myndighetsutövande delarna är lagstadgade och att bemanna upp är således nödvändigt. Syftet med förslaget om ett gemensamt Socialtjänstens hus är: Ökad kvalitet genom att skapa kortare och fysiskt närmare kontaktvägar mellan och inom verksamheter samt mellan ledning och verksamhet. Ge möjlighet att säkerställa en högre säkerhetsnivå Ge möjlighet till ökad service och snabbare hantering genom en tydlig gemensam lokal och med en väg in för enklare ärenden Bättre utnyttjanden av gemensamhetsytor Bättre samordning och minskad sårbarhet av både handläggande och administrativa resurser. Processen Ett lokalprogram har arbetats fram av enhetscheferna för socialtjänstens myndighetsutövande delar och fastighetskontoret. Under processen har en referensgrupp bestående av medarbetare och fackliga representanter funnits. De har bl.a. deltagit vid studiebesök.

3 VÄSTERÅS STAD 3 Ett antal värdeord togs fram, huset skulle vara: Välkomnande -En tillåtande miljö som möjliggör god service till besökare och anställda. Tryggt - Alla såväl besökare som personal ska känna sig trygga i huset Flexibelt - En funktionell miljö som tillåter förändringar i organisation och antal medarbetare. Tillgängligt - En miljö som tar hänsyn till god tillgänglighet Coolt - En miljö som uppfattas som en föregångare inom sin bransch, med innovativa lösningar Stadens fastighetsägare gavs möjlighet att lämna intresseanmälan gällande projektet och fem intressenter anmälde intresse: Fyra av dem bedömdes vara tillräckligt genomtänkta för att kunna bedömas, till det femte bifogades inget material varför det inte gick att bedöma om det överhuvudtaget var möjligt. Övriga fyra presenterade sina förslag för ledningsgruppen för myndighetsutövningen inom sociala nämndernas förvaltning och därefter viktades förslagen mot varandra utifrån visionen i lokalprogrammet och värdeorden. Samma ledningsgrupp viktade därefter förslagen mot varandra med frågeställningarna: Stöttar förslaget vår vision, mål och värdeord? Stödjer lokalen samband för verksamheten? Stödjer lokalen flöden för verksamheten? Vilket alternativ stödjer en attraktiv arbetsplats (miljö, lokal och läge)? Är lokalerna flexibla? Två alternativ stack ut som absolut mest ändamålsenliga. Därefter viktades de två kvarvarande alternativen mot varandra av verksamhetschefer inom individ- och familjs område och medarbetare från fastighetskontoret där hänsyn togs till: Läge Funktion inom flera områden Förvaltningskompetens Ekonom Hållbarhet

4 VÄSTERÅS STAD 4 Efter den viktningen kvarstod det alternativ som föreslås. Med hänsyn taget till de förflyttningar medarbetare inom förvaltningen gör i sin vardag beräknas kostnaden för det föreslagna alternativet ca 1,7 miljoner kronor lägre än nuvarande. Det alternativ som föreslås har en något högre hyreskostnad än det andra, 50 kr mer/kvm. Det avgörande skälet att välja det dyrare alternativet var läget nära stationen vilket innebär en närhet till såväl Öppenvård familj (Sigurdsskrapan), stadshuset och stationen. De enheter inom myndighetsutövningen som arbetar med barn och unga och mot våld i nära relationer har ett nära samarbete med Öppenvård familj, ett samarbete vi arbetar för att stärka ytterligare i vår nya förvaltning. Läget på det förslag vi valde bort skulle innebära minst 30 minuters förflyttning från Öppenvård familj och stationen, något kortare från stadshuset. Kostnaden för en socialsekreterare i 30 minuter är ca 280 kr. Om 25 socialsekreterare använder en timme/vecka att gå den sträckan fram och tillbaka innebär det kr/ år. Plus att det påverkar attraktiviteten vid rekryteringar från andra kommuner. Enligt hyresofferten kommer kallhyran i tänkt byggnad att uppgå till kr. Nuvarande kallhyra är kr. Som tidigare nämnts kommer en av vinsterna med socialtjänstens hus vara minskat behov av förflyttningar när medarbetare från olika kontor behöver mötas. Den besparingen, tillsammans med halvering av kostnaden för vaktbolag, beräknas uppgå till 3,6 miljoner kr. Hyreskostnad 2018 för befintliga lokaler: Ingenjör Bååths gata 5 (Mottagningsenheten) Stora gatan 23 (Barn och ungdom) Stora gatan 58 (Socialkontor ekonomi) Torggatan 1 (Enheten för människor m missbruk+ Bostadssociala enheten) Norra Källgatan (Flyktingenheten) Karlsgatan (Samhällsorientering och vägledning) Skepparbacken (enhetschef öppenvård missbruk m.fl.) Stadshuset (sociala enheten) Stadshuset (IFF:s stab) 1807 tkr 2594 tkr 2892 tkr 1495 tkr 1491 tkr 1900 tkr 31 tkr 1008 tkr väntar på kontrakt Om vi stannar i befintliga lokaler kommer kostnader att uppstå för anpassningar.

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr IFN 2015/ Individ- och familjeförvaltningen Gunilla Westberg Epost: gunilla.westberg@vasteras.se Kopia till Teknik- och fastighetsförvaltningen Individ- och familjenämnden Socialtjänstens hus Förslag till beslut Beslut Individ- och familjenämnden ger teknik- och fastighetsförvaltningen i uppdrag att starta en projektering för inhyrning av lokal, Socialtjänstens hus, till individ- och familjeförvaltningen. Individ- och familjenämnden godkänner hyresindikationen. Ärendebeskrivning I maj 2014 biföll kommunfullmäktige en motion från (M) vilken innebar att förutsättningarna att samlokalisera alla myndighetsutövande delar för de tre sociala nämnderna i socialtjänsten skulle utredas. Motionen behandlades positivt av de tre sociala nämnderna men hade ursprungligen väckts för individ- och familjenämndens verksamheter beslutade individ- och familjenämnden att ge fastighetskontoret i uppdrag att göra en förprojektering och utreda förutsättningarna för en samlokalisering av socialtjänstens myndighetsutövande delar samt återkomma med hyreskostnadsförslag. Idag finns individ- och familjeomsorgens myndighetsutövande delar utspridda i sex olika lokaler i de centrala delarna av staden. De flesta lokalerna är för trånga men det finns också exempel på motsatsen. Under 2017 har beslut fattats om att bilda en egen förvaltning för individoch familjeomsorgen bestående av delar från sociala nämndernas förvaltning, delar av Västerås vård och omsorg och en enhet från förvaltningen för stöd, fritid och entreprenad, SFE. Beslutet påverkar planen på att sammanföra socialtjänstens myndighetsutövande verksamheter i en gemensam lokal inte minst utifrån att vikten av närhet mellan verksamheter och stödfunktioner blir central i den nya förvaltningen. Planeringen har därför utgått ifrån att Socialtjänstens hus kommer att innehålla hela den nya förvaltningen. Socialtjänstens hus behöver då ha plats för ca 320 arbetsplatser, lämpligt antal besöksrum, receptioner och övriga personal- och administrativa utrymmen. För att huset ska vara tillgängligt för besökare och samarbetspartners är en central placering nödvändig. IFN säljer en del tjänster till övriga kommuner och det är av vikt att förenkla för besökare därifrån. Ett centralt läge, lätt att pendla till från närliggande kommuner, underlättar också vid rekrytering.