Redovisning av systematiskt kvalitetsarbete inom nämndens för personer med funktionsnedsättning verksamhetsområde - halvår , lex Sarah

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr NF 2017/ Sociala nämndernas förvaltning Johan Crusefalk Epost: johan.crusefalk@vasteras.se Kopia till Nämnden för personer med funktionsnedsättning Redovisning av systematiskt kvalitetsarbete inom nämndens för personer med funktionsnedsättning verksamhetsområde - halvår , lex Sarah Förslag till beslut Nämnden för personer med funktionsnedsättning godkänner redovisningen av avvikelser i form av lex Sarah. Ärendebeskrivning Nämnden för personer med funktionsnedsättning har i april 2015 beslutat att förvaltningen ska sammanställa avvikelser i form av klagomål och synpunkter respektive lex Sarah halvårsvis samt att dessa båda avvikelsetyper ska bedömas. Stadens redovisningsplan anger att de båda avvikelsetyperna klagomål och synpunkter samt lex Sarah ska diarieföras i olika serier, vilket medför att även sammanställningen till nämnd sker i olika skrivelser för att kunna diarieföras i rätt serie. Respektive skrivelse avslutas med en sammanvägning och bedömning av respektive avvikelsetyp. I sammanställningen för 2015 analyserades de båda avvikelsetyperna gemensamt. I halvårssammanställningarna för 2016 och i år har separata bedömningar genomförts med hänvisning till att de båda avvikelsetyperna klagomål och synpunkter och lex Sarah är av så olika karaktär att en gemensam bedömning inte ger en tydlig överblick av vad avvikelserna handlar om. Av sammanställningen går att utläsa antal och typ av missförhållanden i lex Sarah-ärenden gällande nämndens myndighetskontor och den utförda vård och omsorg som sker i nämndens regi.

2 TJÄNSTESKRIVELSE Dnr: NF 2017/ Sociala nämndernas förvaltning Handläggare: Ritwa Frang/Johan Crusefalk Nämnden för personer med funktionsnedsättning Sammanställning av avvikelser i form av lex Sarah inom Nämnden för personer med funktionsnedsättnings (NF:s) myndighetsutövning respektive utförd vård och omsorg, tidsperioden 1/1-30/ Bakgrund Stadens redovisningsplan anger att de båda avvikelsetyperna klagomål och synpunkter samt lex Sarah ska diarieföras i olika serier, vilket medför att även sammanställningen till nämnd sker i olika skrivelser för att kunna diarieföras i rätt serie. Respektive skrivelse avslutas med en sammanvägning och analys av respektive avvikelsetyp. I sammanställningen för 2015 analyserades de båda avvikelsetyperna gemensamt. I halvårssammanställningarna för 2016 och i år har separata analyser genomförs med hänvisning till att de båda avvikelsetyperna klagomål och synpunkter och lex Sarah är av så olika karaktär att en gemensam analys inte ger en tydlig överblick av vad avvikelserna handlar om. 1. Lex Sarah myndighetsutövning Nedanför följer en kategorisering av de missförhållanden som rapporterats: Oskäligt lång handläggningstid 6 Oskäligt lång verkställighetstid 2 Obehandlad ansökan 2 Insats i avslutad i förtid 1 Totalt 11 Kommentar till tabellen Under tidsperioden har 11 lex Sarah-rapporter inkommit avseende myndighetsutövningen inom Nämnden för personer med funktionsnedsättning. Rapporterna har medfört lex Sarah-utredningar. Samtliga utredningar är färdigställda. En av dessa resulterade i bedömningen att det inträffade var ett allvarligt missförhållande och anmälan till IVO har gjorts. IVO har fattat beslut om att avsluta ärendet då de bedömer att nämnden har fullgjort sin utrednings- och anmälningsskyldighet enligt lex Sarah. Åtta av utredningarna resulterade i bedömningen att det inträffade var ett missförhållande men inte allvarligt. Två av utredningarna resulterade i bedömningen att det inte var något missförhållande eller risk för missförhållande enligt lex Sarah. Organisationsnr: Webbplats Postadress Västerås stad Soc nämndernas förvaltning Västerås Telefon direkt Kontaktcenter E-post kontaktcenter@vasteras.se

3 VÄSTERÅS STAD 2 De lex Sarah-rapporter som inkommit från biståndsenheten NF handlar om bristande rättssäkerhet i form fördröjd handläggning, fördröjd verkställighet av gynnande beslut samt två ansökningar som inte har behandlats. Antalet inkomna lex Sarah-rapporter bedöms vara förhållandevis lågt i förhållande till det antal ärenden som handläggs på enheten. Sammanfattande bedömning myndighetsutövning Syftet med att utreda lex Sarah-rapporter är att identifiera missförhållanden i den egna verksamheten samt att åtgärda dessa och se till att dessa missförhållanden inte uppkommer igen. En analys görs i varje ärende av vad som orsakat missförhållandet och vad som behöver förändras i exempelvis rutiner, arbetssätt eller styrning för att det inte ska hända igen. Utredningarna leder till beslut om åtgärder och en återkoppling sker till berörd chef och dess personal. Syftet med återkopplingen är att det ska ske ett lärande i organisationen och att samma missförhållande inte ska upprepas. Några tydliga trender eller tendenser går inte att utläsa av materialet då antalet lex Sarah-rapporter är få. De rapporter som har inkommit handlar dock om samma missförhållanden som rapporterats under 2015 och Detta kan tolkas som att vidtagna åtgärder för att förhindra att samma missförhållanden uppstår inte har nått full effekt. Det bör noteras att antalet lex Sarah-rapporter ökat i jämförelse med första halvåret 2016 då det kom in tre rapporter. Kunskapen om lex Sarah i organisationen har ökat successivt. Under första halvåret 2017 har rutinerna för tillämpningen av lex Sarah reviderats och antagits av Nämnden för personer med funktionsnedsättning. Med de nya reviderade rutinerna har tillämpningen av lex Sarah tydliggjorts ytterligare i syfte att öka medvetenheten om rapporteringsskyldigheten. Sedan handläggs lex Sarah-ärendena i ett nytt verksamhetssystem, Flexite. Syftet med Flexite är att förenkla rapporteringen och handläggningen av lex Sarahärenden. Under hösten 2017 planeras informationsdagar för all personal på Biståndsenheten funktionsnedsättning i syfte att öka medvetenheten och kunskapen kring rapporteringsskyldigheten. Det är viktigt att det råder en hög medvetenhet om rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah på enheten. Allt eftersom personalen blir mer medveten om denna så ökar också benägenheten till reflektion över det egna arbetet. Utvärdering av det egna arbetet kan då bli en naturlig del i den dagliga myndighetsutövningen vilket kan bidra till ökad kvalitet. 2. Lex Sarah utförd vård och omsorg I tabellen nedanför redovisas antalet lex Sarah-ärenden avseende utförd vård och omsorg inom NF:s område, specificerat på utförare. Totalt finns 18 utförare inom nämndens område, där samma utförare inte sällan bedriver flera olika insatser. 16 av utförarna har lämnat in redovisning och två av dessa 16 utförare, Västerås stads Vård & Omsorg (fortsättningsvis benämnt Vård & Omsorg) och Nytida, har lämnat in uppgifter om att de haft någon lex Sarah-hantering:

4 VÄSTERÅS STAD 3 Nytida (gruppbostad LSS) Vård & Omsorg (daglig verksamhet) Vård & Omsorg (gruppbostad LSS) Vård & Omsorg (boende SoL psykiatri) Totalt 14 rapporter 3 rapporter 14 rapporter 12 rapporter 43 rapporter Kommentar till tabellen Under tidperioden har totalt 43 lex Sarah-ärenden redovisats från de två utförarna. Rapporterna handlar om brister i fysisk miljö, brister i utförande av insats och bemötande men även ekonomiska och fysiska övergrepp. Ingen av de redovisade rapporterna har medfört anmälan till IVO. Som ett sätt att få in mera jämförbara uppgifter från utförarna kring registrerade synpunkter, klagomål och lex Sarah-ärenden, så redovisar samtliga utförare förutom Vård & Omsorg från och med 2017 sina uppgifter i en enhetlig digital undersökning, som utvecklats vid Sociala nämndernas förvaltning. I den digitala undersökningen har lex Sarah-hantering fördefinierats som hela processen från rapport över utredning till eventuell IVO-anmälan. Utförarna ombeds i undersökningen också specificera antalet upprättade lex Sarah-rapporter respektive antalent lex Sarah-anmälningar till IVO. Sedan handläggs de enskilda lex Sarah-ärendena vid Vård & Omsorg i ett nytt verksamhetssystem, Flexite. Syftet med detta system är att förenkla rapporteringen och handläggningen av lex Sarah-ärenden. Vård och Omsorg gör även sin sammantagna halvårsredovisning med material från Flexite. Sammanfattande bedömning utförd vård & omsorg Syftet med att upprätta och utreda lex Sarah-rapporter är att identifiera missförhållanden i den egna verksamheten samt att åtgärda dessa och se till att de inte händer igen. Verksamhetens personal har en rapporteringsskyldighet enligt lex Sarah och verksamheten har ett ansvar att utreda samtliga rapporter samt vidta åtgärder för att komma till rätta med missförhållandet. Kunskap om utförarnas hantering av lex Sarah-ärenden är beroende av att det finns fungerande rutiner för redovisning från utförarna till SNF. Varje utförare ska enligt avtal/beställning göra en sammantagen redovisning av sin lex Sarah-hantering i samband med varje halvårsskifte juni/juli och varje årsskifte. På samma gång har utförarna stor frihet att själva bestämma hur deras kvalitetsledningssystem och redovisningen av lex Sarah-ärenden utformas. Vid tidigare inrapporteringar av lex Sarah-ärenden, har jämförbarheten i redovisningen försvårats av stora olikheter mellan utförarna, där vissa redovisat antalet utförda lex Sarah-rapporter medan andra i stället angett antalet lex Sarah-anmälningar till IVO. Vissa utförare har i beskrivningen av sin hantering reserverat termen lex Sarah-ärende för den mindre del allvarliga ärenden som anmäls till IVO medan andra utförare benämnt hela gången från rapport över utredning till eventuell IVOanmälan som sin lex Sarah-process.

5 VÄSTERÅS STAD 4 Generellt sett är det samlade redovisade materialet som kommit in från utförarna vid det här mättillfället mera jämförbart än tidigare på grund av att utförarna redovisat sina uppgifter i den digitala länken. På längre sikt är avsikten att samtliga utförare av vård och omsorg som arbetar på avtal med Västerås Stad ska ansluta sig till Flexite och handlägga synpunkter, klagomål och lex Sarah-ärenden samt ta ut halvårsstatistik ur detta system. Det finns dock ännu ingen bestämd tidplan för när detta kan ske. Antalet rapporterade lex Sarah-ärenden får fortfarande betraktas som litet sett i relation till omfattningen av den totala utförarverksamheten inom NF. Det går visserligen att se att det totala antalet lex Sarah-ärenden som rapporterats till SNF från utförare på NF:s område ökat kraftigt, från 3 första halvåret 2016 till 43 första halvåret i år. I rapporteringen beskriver vissa utförare en ständigt pågående och konsekvent utbildningssatsning kring lex Sarah. De stora skillnaderna i rapporteringsfrekvens, där 16 av 18 utförare inte rapporterar någon lex Sarahhantering över huvud taget, ger ändå bilden av ett kunskapsglapp på området mellan olika utförare. Alla utförare har dock vid tidigare kontakt uppgett att de varit helt införstådda med all personals rapporteringsskyldighet.