Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2015/163-NF-751 Ylva Florin Holmsten - ar508 E-post:

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2015/163-NF-751 Ylva Florin Holmsten - ar508 E-post: ylva.florin.holmsten@vasteras.se Kopia till Nämnden för personer med funktionsnedsättning Redovisning Lex Sarah Förslag till beslut Nämnden för personer med funktionsnedsättning godkänner redovisningen av avvikelser i form av lex Sarah. Ärendebeskrivning Nämnden för personer med funktionsnedsättning har i april 2015 beslutat att förvaltningen ska sammanställa avvikelser i form av klagomål och synpunkter och lex Sarah halvårsvis samt att dessa båda avvikelsetyper ska analyseras tillsammans för att ge en bättre överblick över vad avvikelserna inom socialtjänstens myndighetsutövning respektive utförd vård och omsorg handlar om. I samband med detta beslutades också om en ny form av avtalsuppföljning hos utförare och leverantörer med fokus på hantering av avvikelser. Detta är den första sammanställningen av avvikelser utifrån den förändrade rutinen och avser tidsperioden Av sammanställningen går att utläsa antal och innehåll i lex Sarah-ärenden gällande nämndens myndighetskontor så väl som gällande den utförda vård och omsorg som sker i nämndens regi. I den del av skrivelsen som handlar om utförd vård och omsorg finns också en beskrivning av den förändrade avtalsuppföljningen med fokus på avvikelser. Skrivelsen avslutas med en sammanvägning och en gemensam analys av båda avvikelsetyperna lex Sarah. respektive klagomål och synpunkter. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 28 augusti 2015 lagt fram förslag till beslut. Bilagor Sammanställning av avvikelser i form av lex Sarah inom Nämnden för personer med funktionsnedsättnings myndighetsutövning respektive utförd vård och omsorg, avseende tidsperioden Skickad av: Eva Sahlén - SNSES03

2 VÄSTERÅS STAD TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) Dnr: 2015/163-NF-751

3 TJÄNSTESKRIVELSE 1 Diarienr /163-NF-751 Sociala nämndernas förvaltning Handläggare Ylva Florin-Holmsten Handläggare Johan Crusefalk ylva.florin-holmsten@vasteras.se johan.crusefalk@vasteras.se Till Nämnden för personer med funktionsnedsättning Sammanställning av avvikelser i form av lex Sarah inom Nämnden för personer med funktionsnedsättnings myndighetsutövning respektive utförd vård och omsorg, avseende tidsperioden 1/1-30/ Bakgrund Nämnden har sedan flera år tillbaka tagit del av sammanställningar över antal och typ av klagomål och synpunkter respektive lex Sarah-ärenden. I april 2015 beslutade nämnden att förvaltningen ska sammanställa avvikelser i form av klagomål och synpunkter och lex Sarah halvårsvis samt att dessa båda avvikelsetyper ska analyseras tillsammans för att ge en bättre överblick över vad avvikelserna inom socialtjänstens myndighetsutövning respektive utförd vård och omsorg handlar om. Stadens redovisningsplan anger att dessa olika avvikelsetyper ska diarieföras i olika serier, vilket medför att även sammanställningen till nämnd sker i olika skrivelser för att kunna diarieföras i rätt serie. Respektive skrivelse avslutas med en sammanvägning och en gemensam analys av båda avvikelsetyperna klagomål och synpunkter respektive lex Sarah. Denna analys återfinns i båda skrivelserna. Sammanställningen av lex Sarah-ärenden är i förevarande skrivelse uppdelad på myndighetsutövning respektive utförd vård och omsorg. Uppföljningsmetoden avseende avvikelser inom utförd vård och omsorg har förändrats sedan tidigare sammanställningar som nämnden tagit del av. Avtalsuppföljningar har nu särskilt genomförts hos utförare och leverantörer med fokus på avvikelsehantering, vilket närmare beskrivs under avsnittet om utförare och leverantörer Sammanställning av lex Sarah för avseende Nämnden för personer med funktionsnedsättnings myndighetsutövning, tidsperioden 1/1-30/ Under tidsperioden har en lex Sarah-rapport inkommit avseende myndighetsövningen inom nämnden för personer med funktionsnedsättning. Rapporten har medfört en lex Sarah-utredning som är färdigställd. Utredningen visade på ett missförhållande som inte bedömdes som allvarligt. Enhet Bedömning av allvarlighetsgrad Missförhållande, ej allvarligt. Biståndsenheten NF Beskrivning av ärende Vårdnadshavare ansöker om utökad avlösarservice och korttidstillsyn för sitt 12-åriga barn. Handläggnings- Ärende status Utredningen avslutad Anmälan till IVO

4 2 (6) tiden bedöms som oskäligt lång då utredningen pågår i 14 månader. Barnsamtal genomförs inte och ingen aktuell bedömning av barnets funktionsnivå och hjälpbehov. En nio år gammal utredning ligger till grund för behovsbedömning en. Totalt: 1 Kommentar till tabellen Syftet med att utreda lex Sarah-rapporter är att identifiera missförhållanden i den egna verksamheten samt att åtgärda dessa och se till att de inte händer igen. Samtliga lex Sarah-rapporter leder till en utredning som innehåller tex aktgranskning, intervjuer med berörda tjänstemän och genomgång av lagstiftning på området. En analys görs också i varje ärende av vad som orsakat missförhållandet och vad som behöver förändras i rutiner, arbetssätt eller styrning för att det inte ska hända igen. Samtliga genomförda lex Sarah-utredningar leder till beslut om åtgärder och en återkoppling sker till berörd chef och dess personal. Syftet med återkopplingen är att det ska ske ett lärande i organisationen och att samma missförhållanden inte ska upprepas igen. Under tidsperioden har det endast inkommit en lex Sarah-rapport från biståndsenheten för Nämnden för personer med funktionsnedsättning. Detta bedöms som ett lågt antal i förhållande till det antal ärenden som handläggs på enheten samt kompexiteten i handläggningen av dessa ärenden. Ett ringa antal lex Sarah-rapporter kan ibland förklars med en låg grad av medvetenhet och kunskap kring rapporteringsskyldigheten. Kunskapen om lex Sarah i organisationen har ökat succesivt i och med att det webbaserade utbildningsmaterial som togs fram av förvaltningen under senare delen av 2014 har börjat användas. Ett lågt antal inkomna rapporter från kan förstås som att det behöver göras ett ytterligare arbete kring medvetenheten i dessa frågor på biståndsenheten för personer med funktionsnedsättning. I samband med årsbokslutet 2015 kommer en egenkontroll att genomföras avseende i vilken omfattning utbildningsmaterialet om lex Sarah används på enheterna, både som generellt utvecklingsinstrument i hela personalgruppen och individuellt hos varje enskild medarbetare. Analys avvikelser myndighetsutövning Några tydliga trender och tendenser går inte att utläsa av materialet. Tolkning av materialet behöver därför ske med försiktighet. Av fem avvikelser, klagomål och synpunkter och lex Sarah sammanvägt, handlar tre om tidsåtgången i handläggningen. Handläggningstiden inom Nämnden för personer med funktionsnedsättnings myndighetsutövning har inga lagstadgade tidsgränser, men generellt ska all handläggning av ärenden gällande enskilda ske skyndsamt. Det ligger i sakens natur att människor i behov av bistånd behöver få sin sak prövad så snabbt som möjligt. I synnerhet aktualiseras skyndsamhetsfrågan när det gäller personer med funktionsnedsättnings trygghet och säkerhet då det kan få allvarliga konskvenser både fysiskt och psykiskt för den enskilde om denne får vänta länge på en bedömning av sitt behov och sedan insatser utifrån detta.

5 3 (6) Det är nödvändigt att ständigt arbeta för att handläggningen av ärenden ska ske så snabbt som möjligt utan att för den skull riskera försämrad kvalitet. Uppdaterade processbeskrivningar och arbetsrutiner utgör en del i att möjliggöra detta, och arbetet med detta pågår på enheten. Allt eftersom personalen blir mer medveten om rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah, ökar också benägenheten till reflektion över det egna arbetet. Utvärdering av det egna arbetet kan då bli en naturlig del i arbetet, vilket kan bidra till en ökad kvalitet. Arbetet med att följa och utvärdera såväl klagomål och synpunkter som lex Sarah är en viktig del av det systematiska förbättringsarbetet. Noteras bör också att inga avvikelser (lex Sarah) bedömts som så allvarliga att en anmälan gjorts till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Lex Sarah utförd vård och omsorg Under mätperioden har metoderna för redovisning av avvikelser, ett samlingsnamn för synpunkter, klagomål och hantering enligt lex Sarah, delvis förändrats. För hela mätperioden gäller att synpunkter och klagomål som kommit in direkt till Sociala nämndernas förvaltning (SNF) dokumenterats i det interna diariesystemet VÄHS. När det gäller synpunkter och klagomål som lämnats till utförare och leverantörer, så har utförarna till och med april 2015 tre gånger per år lämnat in tertialrapporter med uppgift om antalet inkomna synpunkter, men med få undantag inte närmare specificerat vad klagomålen och synpunkterna handlat om. Från och med maj 2015 har metoden ändrats när det gäller redovisning av synpunkter och klagomål som lämnats direkt till utförarna. Koordinator för synpunker och klagomål tar nu personlig kontakt och hämtar in uppgifter om inträffade synpunkter och klagomål inför halvårsredovisning i september (redovisning av första halvåret) respektive januari (redovisning av andra halvåret föregående år samt helår). Tanken med den nya insamlingsmetoden är att möjliggöra en fördjupad diskussion och dialog med respektive utförare. En ambition är att på ett tydligare sätt uppmärksamma övergripande trender och tendenser när det gäller uppkomna synpunkter och klagomål. Exempel på sådana frågeställningar är i vilken grad antaletoch typen av synpunkter och klagomål påverkas av faktorer som en brukargrupps sammansättning och den lagstiftning, det regelverk och övriga villkor som råder för olika typer av insatser. Ett annat syfte med besöken har även varit att få fram uppgifter om de avvikelser som hanterats i verksamheten enligt lex Sarah. Dels för att få fram uppgifter om antalet avvikelser, dels för att få en djupare bild av verksamhetens syn på vilka avvikelser som ska föranleda rapportering och utredning enligt lex Sarah och vilka missförhållanden som är så allvarliga att det är aktuellt med anmälan till IVO. En annan central fråga vid besöken hos utförarna har varit hur man inom verksamheten ställer sig till den rapporteringsskyldighet kring missförhållanden och risk för missförhållanden som all personal har. Metod Uppgifterna om avvikelser har under mätperioden inhämtats på två sätt. Underlaget för tiden fram till april 2015 är de avvikelser som registrerats i VÄHS samt de som stadens utförare och leverantörer lämnat in i sina tertialrapporter. För tid därefter har koordinator för synpunkter och klagomål genomfört personliga besök hos stadens utförare. Under perioden från 15 juni till 21 augusti 2015 har 28 sådana personliga besök genomförts, varav 18 hos utförare som bedriver verksamhet på uppdrag av nämnden för personer med funktionsnedsättning (fortsättningsvis benämnd NF).

6 4 (6) Undersökningsresultatet och de slutsatser som går att dra påverkas vid denna första mätning dels av att datainsamlingen har skett enligt två olika mätmetoder, dels att samtliga utförare och leverantörer ännu inte kunnat besökas. För att öka representativiteten i undersökningen omfattar de besökta verksamheterna inom NF:s område ett så brett spektrum av verksamheter som möjligt. I urvalet ingår utförare av boendestöd, daglig verksamhet, personlig assistans och boende med särskild service samt verksamhet som bedrivs av privata utförare och verksamhet som bedrivs i egen regi. Urvalet omfattar också såväl större som mindre aktörer samt utförare med unika organisationsformer och ett utpräglat lokalt perspektiv, såsom Tillberga Grannskapsservice och Emausgatan (ekonomiska föreningar) samt Skultuna kommundelsförvaltning. Ett lämpligt förhållningssätt kan vara att betrakta den här rapporten som ett utgångsläge eller nolläge, där man i kommande halvårsvisa undersökningar mäter hur stor effekten successivt blir av de genom förda förändringarna i datainsamlingen av avvikelser och av den fortsatta dialogen med utförarna i dessa frågor. I enlighet med synen på denna rapport som ett utgångsläge har inga försök gjorts att redigera eller samordna de olika utförarnas skilda metoder att definiera och redovisa avvikelser. En annan viktig utgångspunkt är att inte dra generella slutsatser kring de olika utförarnas syn på villkoren för att bedriva sin verksamhet och syn på hur dessa villkor påverkar uppkomsten av avvikelser. Uppgifterna ska ses som exempel på hur en utförare av en viss insats kan se på sin verksamhet, inte som allmängiltiga fakta. Nedan följer enammanställning av lex Sarah för tidsperioden 1/1-30/ för utförd vård och omsorg NF Enhet Attendo LSS Cederns gruppboende Nytida Gruppboendet Lokes väg Gruppboendet Lokes väg Gruppboendet Lokes väg Beskrivning av ärende Bristande bemötande och bristande medicinsk omvårdnad Bristande social dokumentation Bristande intern dokumentation Bristande säkerhet p.g.a trasig stol Bedömning av allvarlighetsgrad Ej missförhållande Risk för missförhållande, ej allvarligt Risk för missföhållande, ej allvarligt Risk för missföhållande, ej allvarligt Ärende status Avslutad Avslutad Avslutad Avslutad Anmälan till IVO Kommentarer till tabeller och till besök hos utförare/leverantör Syftet med att utreda lex Sarah-rapporter är att identifiera missförhållanden i den egna verksamheten samt att åtgärda dessa och se till att de inte händer igen. Verksamhetens personal har en rapporteringsskyldighet enligt Lex Sarah och verksamheten har ett ansvar att utreda samtliga rapporter samt vid ta åtgärder för att komma till rätta med missförhållandet.

7 5 (6) Under tidsperioden har det kommit in uppgift om fyra lex Sarah-rapporter från utförare inom NF:s område Det bedöms som ett mycket lågt antal i förhållande till omfattningen av den verksamhet som bedrivs. Vid genomgången av redovisade synpunkter och klagomål bedömdes fem av de redovisade klagomålen som handlade om personlig säkerhet och brister i medicinsk omvårdnad vara så pass allvarliga att lex Sarah-rapportering och -utredning kan anses ha varit befogad. Ett litet antal lex Sarah-rapporter kan ibland förklaras med en låg grad av medvetenhet och kunskap kring rapporteringsskyldigheten. Vid besöken hos utförarna inom NF:s verksamhetsområde uppgav samtliga att de var helt införstådda med all personals rapporteringsskyldighet enligt lex Sarah När det gäller de lex Sarah-rapporter som redovisats, så finns en påtaglig snedfördelning. Två utförare, Attendo LSS och Nytida, står för hela rapporteringen. När det gäller övriga utförare så signalerade flera att de upplevde en osäkerhet kring kriterierna för när ett missförhållande eller en risk för missförhållande enligt lex Sarah kan sägas ha inträtt. Denna osäkerhet kan då bli en tillbakahållande faktor för rapporteringen. Analys utförd vård och omsorg Undersökningen har dels visat en bristande överensstämmelse mellan det större antal avvikelser som registrerats i s interna diariesystem VÄHS och de få avvikelser som redovisats från utförarhåll inom NF:s verksamheter. Anmärkningsvärt är att egenrapporterade uppgifter om avvikelser helt saknas från ett antal större aktörer, så som exempelvis proaros. När det gäller proaros pågår dialog i denna fråga. Den ofullständiga egendokumentationen av avvikelser från utförarna medför även att det till stor del saknas uppgift om vilka åtgärder som utförarna vidtagit avseende de klagomål som kommit in via sociala nämndernas förvaltning. Det går då inte att se en koppling mellan lämnat klagomål och vidtagen åtgärd. Det blir därmed inte heller möjligt att i någon högre utsträckning se i vilken grad klagomålshanteringen leder till ett lärande och en verksamhetsutveckling hos utförarna. Utförare som bedriver verksamhet inom socialtjänstområdet är skyldiga att ha ett kvalitetsledningssystem enligt aktuell författning. Samtidigt är det en utbredd uppfattning hos flera av de utförare som varit föremål för uppföljning i samband med denna halvårsredovisning att man bäst löser uppkomna avvikelser i vardagsarbetet. Synpunkter och klagomål blir då inte dokumenterade och kan därmed inte sammanställas och redovisas i efterhand, vare sig när det gäller antal eller innehåll. Det blir då naturligt att fråga sig om utföraren uppfyller kravet på spårbart kvalitetsarbete. Under tidsperioden har det kommit in uppgift om fyra lex Sarah-rapporter från utförare inom NF:s område. Det bedöms som ett mycket lågt antal i förhållande till omfattningen av den verksamhet som bedrivs. Vid genomgången av redovisade synpunkter och klagomål bedömdes fem av de redovisade klagomålen som handlade om personlig säkerhet och brister i medicinsk omvårdnad vara så pass allvarliga att lex Sarah-rapportering och -utredning kan anses ha varit befogad. Vid besöken hos utförarna inom NF:s verksamhetsområde uppgav samtliga att de var helt införstådda med all personals rapporteringsskyldighet enligt lex Sarah. Samtidigt signalerade flera att de upplevde en osäkerhet kring kriterierna för när ett missförhållande eller en risk för missförhållande enligt lex Sarah kan sägas ha inträtt. Denna osäkerhet blir för dessa utförare en tillbakahållande faktor för rapporteringen. Det lilla antalet lex Sarah-rapporter väcker därför frågor om det behövs riktade utbildningsinsatser för att öka medvetenheten på området.

8 6 (6) Utförare som har en konsekvent dokumentation av såväl varje inträffad avvikelse som av de åtgärder avvikelsen medfört, till exempel Nytida, visar hur avvikelser kan vändas till systematiska förbättringar och till utveckling av den egna verksamheten. Genom att också göra en riskbedömning av varje avvikelse får man hos dessa utförare samtidigt underlag för en bedömning av en om lex Sarah-utredning av avvikelsen är befogad. Som en sidoeffekt ger utförarnas dokumentation även en bild av hur klagomål som kommit in till Sociala nämndernas förvaltning (SNF) tas om hand och åtgärdas.