Tid Onsdagen den 2 juni 2010 kl Plats Lokal: Sessionssalen, Stadsbyggnadshus 2, Tomtagatan 9, Örebro

Transkript

1 Tid Onsdagen den 2 juni 2010 kl Plats Lokal: Sessionssalen, Stadsbyggnadshus 2, Tomtagatan 9, Örebro Närvarande ledamöter Hannah Ljung (M), ordförande Mats Einestam (FP), 1:e vice ordförande Björn Sundin (S), 2:e vice ordförande Lennart Carlsson (M) Michael Jeppsson (M) Yngve Bengtsson (FP) Lars Jakobsson (C) Torbjörn Ställberg (MP) P A Strömberg (S) Ann-Christine Lahti (S) Suzanne M Gunnarsson (S) Stefan Nilsson (V) Tjänstgörande ersättare Magnus Niklasson (KD) ersättare för Edward Malki (KD) Marita Andersson (C) ersättare för Tommy Karlsson (S) Gunilla Bursell (FP) ersättare för Carina Hartman (S) Närvarande ersättare Lars Askling (M) Närvarande tjänstemän Åsa Bellander, förvaltningschef Torbjörn Nilsson, ekonom Gunnel Augustsson, ekonom Marianne Pettersson, ekonomiassistent Josef Ibrahim, ekonomiassistent Bo Zetterman, enhetschef Michael Sander, enhetschef Arne Hermansson, byggprojektledare Lars Jansson, enhetschef Marie Kindahl Karlsson, nämndsekreterare/administrativ samordnare Justerare Suzanne M Gunnarsson (S) Ersättare Ann-Christine Lahti (S) Sekreterare Caroline Svensson 1

2 65 Budgetering av fastighetstekniska åtgärder Handläggare: Bo Zetterman, Arne Hermansson nummer: Fn 176/2010 Enligt Fn 3 från nämndsammanträde den 3 feb 2010, godkände Fastighetsnämnden föreslagna fastighetstekniska investeringar för år 2010 och i samband med det ett antal namngivna objekt. För två av objekten finns nu behov av kompletterande beslut. 1. Med anledning av att ÖBO inte kommer igång med konvertering av sina lägenheter i Halltorpsområdet kommer Kommunfastigheter bara att bygga om Halltorpsvägen till vattenburen värme under sommaren Halltorpsvägen kommer att byggas om 2011 när ÖBO bygger sin värmecentral i området, vilket innebär en minskad anslutningskostnad för Kommunfastigheter med ca 300 tkr från EON. Därför vill vi utnyttja de pengarna till att starta två projekt som var planerade inför 2011: Ombyggnad av ventilation på Skaldevillans förskola 700 tkr. Byte av ventilationsdon på Almby södra 300 tkr. 2. På Tullängsskolan har ett antal energibesparande åtgärder genomförts bl.a. med anknytning till årets ventilationsprojekt. Utgiften för alla åtgärder ryms inte inom EPC-projektets ram vilket innebär att tkr måste finansieras på annat sätt. * Fastighetsnämnden beslutar att Kommunfastigheter får omdisponera medel från den fastighetstekniska budgeten enligt följande förslag: 1. Ombyggnad av ventilation på Skaldevillans förskola 700 tkr. 2. Byte av ventilationsdon på Almby södra 300 tkr. 3. Energibesparande åtgärder på Tullängsskolan finansieras med tkr. 66 Rutiner för snöhantering Handläggare: Benny Fägerstad nummer: Fn 181/2010 Den hårda vintern har påvisat brister när det gäller beredskap för åtgärder som måste ske vid sådana tillfällen. Förvaltningen har därför 2

3 beslutat att gå igenom de rutiner som finns mellan oss och Tekniska förvaltningen samt mellan oss och våra hyresgäster. Vi vill också titta på hur beställningar sker mellan Kommunfastigheter och andra utförare. Följande områden kommer att belysas: takkonstruktioner snöröjning fastighetsmark * Fastighetsnämnden uppdrar åt Kommunfastigheter att gå igenom rutiner för snöhantering vid onormala snövintrar och gör de förändringar som behövs för att säkerställa en god beredskap. 67 Genomlysning av rutiner för beställningar, tilläggsarbeten, uppföljning av fakturor samt hantering av ramavtal nummer: Fn 174/2010 En granskning behöver göras av Kommunfastigheters rutiner för beställningar, tilläggsarbeten, uppföljning av fakturor samt hantering av ramavtal för att säkerställa att förvaltningen har en väl fungerande och dokumenterad arbetsprocess kring dessa. Granskningen ska även omfatta genomgång och granskning på individnivå för att kunna utesluta eventuella jäv, mutor eller oegentligheter i annan form. Kommunfastigheter föreslår att en extern konsult utför granskningen. Den detaljerade granskningsplanen och utformningen av granskningen tas fram i samråd med den externa konsulten. Rapportering ska ske av konsulten till Fastighetsnämnden i form av en skriftlig rapport samt en muntlig genomgång och presentation. * Fastighetsnämnden uppdrar åt Kommunfastigheter att genomföra upphandling av extern konsult för genomlysning av Kommunfastigheters rutiner för beställningar, tilläggsarbeten, uppföljning av fakturor samt hantering av ramavtal. Granskningen ska även omfatta granskning för att kunna utesluta jäv, mutor eller oegentligheter i annan form. Kommunfastigheters förvaltningschef återger en lägesavstämning till Fastighetsnämnden vid nämndsammanträdet i september. Den externa konsulten gör en återrapportering till Fastighetsnämnden vid nämndsammanträdet i oktober. Presidiet informeras fortlöpande. 3

4 68 Ändring i Kommunfastigheters delegationsordning avseende miljöområdet nummer: Fn 120/2010 I Kommunfastigheters delegationsordning har ändringar gjorts inom miljöområdet för att tydliggöra ansvar och riktlinjer. Revidering av totala delegationsordningen kommer att göras senare. * Fastighetsnämnden godkänner ändring enligt förslag och översänder densamma till Miljökontoret för yttrande. 69 Remissvar Örebro miljöprogram Handläggare: Stein Fossan nummer: Fn 103/2010 Inga synpunkter har inkommit från Fastighetsnämnden på föreslaget Miljöprogram. Kommunfastigheter framförde i handlingen till nämnden , att två avsnitt i Miljöprogrammet skulle kompletteras med skrivning om LCC, livscykelkostnader. * Fastighetsnämnden beslutar att som remissynpunkter på Miljöprogram för Örebro kommun lämna följande förslag till förändringar: I inledningsavsnittet Giftfri miljö föreslås komplettering med följande text; LCA, livscykelanalys och LCC, livscykelkostnader är två besläktade arbetsmetoder som båda fokuserar på aktivt hållbart omhändertagande av miljön i form av medvetna val. LCA fokuserar på en total miljöanalys från ursprungs- till slutperspektiv. LCA ger oss förutsättningar att vid varje tid välja rätt. I inledningsavsnittet God bebyggd miljö föreslås komplettering med följande text; LCA, livscykelanalys och LCC, livscykelkostnader är två metoder som båda fokuserar på aktivt hållbart omhändertagande av miljö och ekonomi i form av medvetna val. LCA fokuserar på en total miljöanalys från ursprungs- till slutperspektiv. LCA ger oss förutsättningar att göra rätt val utifrån ställda 4

5 eller tvingande krav och lagar. LCC fokuserar på driftkostnader över tid, utifrån vald livslängd på byggnad eller anläggning. LCC beaktar ekonomin som resurs och miljöparameter. 70 Förslag att ställa in Fastighetsnämndens sammanträde i augusti Föreligger förslag om att ställa in Fastighetsnämndens sammanträde , samt de förberedande sammanträdena till denna nämnd. * Fastighetsnämnden beslutar att ställa in nämndsammanträdet samt ordförandeberedning och presidium till denna nämnd. 71 Partnering och framförhållning Handläggare: Lars Jansson nummer: Fn 175/2010 Partnering är en relativt ny men etablerad företeelse i byggbranschen. Partnering finns i olika former och bygger på samarbete istället för motsättningar. Kommunfastigheter har för avsikt att genomföra några av de kommande byggprojekten i partneringform. Partnering tillsammans med en betydligt bättre framförhållning i Örebro kommuns planering av fastighetsinvesteringar för exempelvis förskolor och gruppboende, skulle göra det möjligt att minska på kostnader och samtidigt förbättra byggkvalitén. Genom ett bättre samarbete mellan samtliga aktörer i byggprocessen i samtliga skeden kan Örebro kommun på allvar ta steget mot ett välplanerat energisnålt byggande med låga livscykelkostnader. * Fastighetsnämnden uppdrar åt Kommunfastigheter att genomföra en utredning om partnering som presenteras för Fastighetsnämnden på nämndsammanträdet i september. 72 Justering av Prognos Handläggare: Gunnel Augustsson och Torbjörn Nilsson nummer: Fn 140/2010 5

6 Enligt Fn 51 från nämndsammanträde den 5 maj 2010, antog Fastighetsnämnden prognos 1 enligt beslutsförslag. Följande justeringar har därefter gjorts i prognos 1: 1. Kapitel 1 ssatser Språkrättning i punkt Kapitel 2 Förvaltningschefens bedömning och analys Text i tredje stycket är borttaget. 3. Kapitel 3, punkt 3.3 Enheternas resultat Nya tabeller enligt Kommunledningskontorets format med marginell justering av utfallet. Prognosen oförändrad. 4. Kapitel 3, punkt Fastighetstekniska investeringar Årets budget förstärkt enligt kommunstyrelse- och programnämndsbeslut. Kommentarerna kompletterade. 73 Uppföljning av ramavtal Handläggare: Michael Sander, Benny Fägerstad, Lars Jansson, Gunnel Augustsson nummer: Fn 210/2010 Redovisning av den uppföljningen som genomförts på inköp av Kommunfastigheters ramavtalsentreprenörer inom fastighet och teknik Utredning kring fastighetsägarstrukturen Handläggare: Christer Wilén Christer Wilén informerar om pågående utredning kring fastighetsägarstrukturen i kommunen. Utredningen ska fokusera på två huvudalternativ: - Det formella ägandet och förvaltning av kommunens rörelsefastigheter ska övergå från förvaltnings- till bolagsform. 6

7 - Kommunen kvarstår som ägare till rörelsefastigheterna, men all drift sker i ett nytt kommunalt bolag som kan serva samtliga huvudmän. I december ska en rapport med förslag presenteras för Kommunstyrelsen. 75 Redovisning av tomma lokaler Handläggare: Andreas Ernestam Fastighetsnämnden informeras om aktuella objekt och de förändringar som skett sedan föregående redovisning av objekten i lokalpoolen och outhyrda lokaler. 76 Förvaltningschefen informerar Fastighetsnämnden tog del av rapporter från Öhrlings Pricewaterhouse Coopers avseende: - Förstudie anställdas bisysslor i Örebro kommun - Översiktlig granskning av internkontroll i Örebro kommun * Fastighetsnämnden tar informationen om anställdas bisysslor i Örebro kommun till protokollet. Kommunfastigheter redovisar uppföljning av internkontroll 2009 för Fastighetsnämnden hösten 2010 i samband med redovisning av internkontroll

8 77 Rapport från Fastighetsnämndens kontaktpolitiker P A Strömberg (S) och Lars Askling (M) har varit på uppdrag i egenskap av kontaktpolitiker och rapporterade från besök på Nerikes Brandkår, Wadköping samt Restaurang Svalan. 78 Anmälan av presidiesammanträde Anmälan av ej protokollfört presidiesammanträde måndagen den 24 maj kl * Fastighetsnämnden tar informationen till protokollet. 79 Anmälan av delegationsbeslut nummer: Fn 144/2010 Handläggare: Torbjörn Nilsson Handling: Delegationslistor Åsa Bellander/Torbjörn Nilsson maj Anmälan lämnas av beslut fattade på delegation enligt delegationsförteckningen. en avser investering inom Fastighetsnämndens investeringsbudget för fastighetstekniska investeringar samt försäljning av bostadsrätter. * Anmälan av delegationsbeslut tas till protokollet. 80 Meddelanden Diarielistor Handling: Inkomna skrivelser, diarielistor

9 * Meddelandet tas till protokollet. Vid protokollet Caroline Svensson Sekreterare Justerat den 9 juni 2010 Hannah Ljung (M) Ordförande Suzanne M Gunnarsson (S) Justerare Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 11 juni