CRC:s styrelse möte Punkt 8 Ersättning och ombyggnad av säkerhetsanläggningar på Wallenberglaboratoriet, Malmö. Förslag till beslut

Transkript

1 Förslag till beslut Clinical Research Centre Linus Jeppsson Driftledare CRC CRC:s styrelse möte Punkt 8 Ersättning och ombyggnad av säkerhetsanläggningar på Wallenberglaboratoriet, Malmö Bakgrund Vid årsskiftet 2016/2017 övertog Lunds universitet hyresavtalet för Wallenberglaboratoriet. Denna byggnad är i stort behov av förnyelse och komplettering av tekniska installationer, utrustning och inredning för att forskning även i fortsättningen ska kunna bedrivas på ett effektivt i byggnaden. Bland annat de säkerhetstekniska anläggningarna visar stora tecken på slitage och återkommande felfunktioner. Det är dessutom svårt att erhålla ersättningsdelar till dessa anläggningar, med hänsyn till deras ålder. För att möjliggöra för verksamheterna att fortfarande lokalerna krävs ersättning av dessa anläggningar. Projektplan Ersättningen och ombyggnaden av säkerhetsanläggningarna på Wallenberglaboratoriet har sammanförts i ett projekt, vilkets omfattning och genomförande beskrivs i den bilagda projektbeskrivningen (se bilaga). Förslag till beslut CRC:s styrelse beslut: att godkänna initiering av framlagt projekt att fastställa budgetramen för projektet till SEK att projektkostnaderna ska belasta kapitalinvesteringsbeslut för avskrivningskostnaderna för Wallenberglaboratoriet att löpande driftskostnader ska belasta CRC Service, kst CRC - ett samarbete mellan Lunds universitet och Region Skåne

2 PROJEKTBESKRIVNING 1 (7) CRC Service Linus Jeppsson, driftledare Projektbeskrivning Projektnamn Ändring av säkerhets- och övervakningsinstallationer på Wallenberglaboratoriet, Malmö Projektägare Projektledare Hugh Connell, Medicinska fakulteten, Lunds universitet Linus Jeppsson, CRC Service, Lunds universitet Projektperiod till och med Sammanfattning Projektet avser utbyte och ombyggnad av flertalet säkerhetsanläggningar i Wallenberglaboratoriet, och genomförs sedan Lunds universitet övertagit hyresavtalet för byggnaden. Projektet omfattar samtliga säkerhetsanläggningar som anknyter till passagekontroll, intrångsdetektion, kameraövervakning och övervakning av verksamhetsutrustning samt överföring av larm till åtgärdsorganisation. Projektering och installation ska utföras i dialog med berörda verksamheter för att se till att nödvändiga funktioner installeras samt att störningarna under installationstiden kan minimeras. Projektet är konstadsberäknat till ksek. Beställare Beställaren utgörs av Medicinska fakulteten, Lunds universitet, som i sin tur representerar de verksamheter som förekommer inom fakultetens ram. Medicinska fakulteten och underställda verksamheter bedriver kliniskt inriktad forskning och utbildning på sjukhusområdet i Malmö. En stor del av den bedrivna verksamheter sker i lokaler på Clinical Research Centre, Wallenberglaboratoriet och Patologen/Mikrobiologen. Bakgrund Vid årsskiftet 2016/2017 övertog Lunds universitet hyresavtalet för Wallenberglaboratoriet. Denna byggnad är i stort behov av förnyelse och

3 PROJEKTBESKRIVNING 2 (7) komplettering av tekniska installationer, utrustning och inredning för att forskning även i fortsättningen ska kunna bedrivas på ett effektivt i byggnaden. Bland annat de säkerhetstekniska anläggningarna visar stora tecken på slitage och återkommande felfunktioner. Det är dessutom svårt att erhålla ersättningsdelar till dessa anläggningar, med hänsyn till deras ålder. För att möjliggöra för verksamheterna att fortfarande lokalerna krävs ersättning av dessa anläggningar. Syfte och mål Syfte Projektet syftar till att ersätta och modifiera sådana säkerhets- och övervakningsanläggningar inom Wallenberglaboratoriet så att verksamheten kan fortsätta att bedrivas och samtidigt skyddas mot verksamhetsstörande händelser. Mål Följande mål avses uppnås genom projektets genomförande: 1. Kontroll av tillträde till Wallenberglaboratoriet och ingående lokaler, i sådan omfattning att berörda verksamheter, samt tillhörande interna och externa stödverksamheter, har tillträde till de lokaler som krävs för att bedriva önskad utbildnings- och forskningsverksamhet, medan obehörigt tillträde stoppas. 2. Förmåga att genom övervakning upptäcka och identifiera intrång eller andra oönskade aktiviteter av obehöriga i Wallenberglaboratoriet. 3. Förmåga att genom övervakning identifiera väsentliga driftstörningar i sådan utrustning som är av väsentlig betydelse för genomförandet av forskningsverksamheter. 4. Förmåga för personal inom verksamheten att generera larm vid upptäckt situation som kan medföra fara för personalen. 5. Förmåga att förmedla sådana händelser som genererats i punkt 2 till och med 4 till lämplig organisation för åtgärd. Omfattning och strategi Omfattning Projektet omfattar kravställning, förprojektering, projektering, upphandling samt installation, driftsättningar och dokumentation av säkerhets- och övervakningsanläggningar för Wallenberglaboratoriet, Malmö. Strategi Inga särskilda krav avseende strategi för genomförande har framförts. Projektdelar avseende framtagande av kravställning samt förprojektering bör innehåll moment som medger dialog rörande förutsättningar och tekniska lösningar med de verksamheter som påverkas av utbytet av säkerhetsanläggningarna.

4 PROJEKTBESKRIVNING 3 (7) Avgränsningar De säkerhets- och övervakningsanläggningar som berörs av detta projekt återges nedan. Projektet ska inte innehålla arbete på sådan anläggningar som inte återges nedan. Däremot kan kravställning och projektering ta hänsyn till behov av integration med sådana anläggningar. 1. Passagekontroll, inkluderande elektronisk och mekanisk låsning 2. Intrångsdetektion 3. Kameraövervakning 4. Porttelefonanläggningar 5. Verksamhets- och nödfallslarm 6. Överföring från anläggningar i punkt 1, 2 och 5 till enhet för åtgärd. Tidsplan Projektet beräknad utföras i 4 delprojekt, vilka beräknas genomföras med den omfattning och inom det tidsintervall som återges nedan: Del 1 punkt 1, 2 och 6 under Avgränsningar t.o.m Del 2 punkt 3 under Avgränsningar t.o.m Del 3 punkt 4 under Avgränsningar t.o.m Del 4 punkt 5 och 6 under Avgränsningar t.o.m För varje projektdel ska separata tidsplaner upprättas, vilka omfattar de moment som återges under Omfattning. Dessa ska vara upprättade senast Tidsplan för projektdel 1 finns redan upprättad. Organisation Roll Uppgifter Ansvar Beslutsmandat Projektägare Övervaka projektets genomföranden Besluta kring övergripande strategi-, omfattnings- och budgetfrågor Ansvarar för projektets måluppfyllnad Ansvarar för projektets budget Beslutsmandat omfattande alla beslut som ingår i projektets genomförande Projektledare Framarbeta kravställningar Inhämta nödvändiga underlag från konsulter och entreprenörer Genomföra dialog med påverkade intressenter Genomföra upphandling Samordna och samverka avseende entreprenörs arbete Ansvarar för att innehållet i framtagna underlag Ansvarar för hantering av samverkan och samordning vid genomförandet av installations- och andra åtgärder Beslutmandat omfattande beställning av konsulter inom projektets budgetram Beslutsmandat avseende förfrågan och tilldelningsbeslut vid upphandling av entreprenör för åtgärder Beslutsmandat omfattande planering, samverkan och samordning av installations- och andra åtgärder

5 PROJEKTBESKRIVNING 4 (7) Projektassistent Konsult Entreprenör Utföra uppgifter enligt tilldelning från projektledare Utföra uppdrag enligt uppdragsspecifikation från projektledare Utföra installations- och andra åtgärder enligt beställning Vid projektets inledning är organisationen bemannad enligt nedan: Projektägare Hugh Connell, Medicinska fakulteten, Lunds universitet Projektledare Linus Jeppsson, CRC Service, Lunds universitet Kravspecifikation Projektkrav Kravställningar och motsvarande förutsättningar inom projektet ska baseras på tillämpliga standarder inom området. Vidare ska innehållet i Lunds universitets kravdokument för lokaler, Krav och Råd, beaktas. Bedömning av tillämpliga standarder, tillsammans med intygande om efterlevnad samt eventuella avvikelser från standarder, ska dokumenteras. Produktkrav Projektet ska leverera anläggningar för de funktioner som angetts under Mål och Avgränsningar. Angivna anläggningar ska utformas med hög driftssäkerhet. Anläggningarna enligt punkt 1, 2 och 5 under Avgränsningar ska dessutom kunna upprätthålla drift under minst 24 timmar vid strömbortfall. Tekniska lösningar ska baseras på redan förekommande motsvarande anläggningar på Clinical Research Centre, med vilka installerade anläggningar på Wallenberglaboratoriet ska installeras. Detta medför att lösningar för de olika systemet ska baseras på nedan angivna styrsystem: Passagekontroll Bewator 2010 Omnis SALTO-dörrläsare Intrångsdetektion Bewator 2010 Omnis Mekaniska låssystem Existerande låsschema för Clinical Research Centre Kameraövervakning Milestone Systems Verksamhets- och nödfallslarm Bewator 2010 Omnis Installerade komponenter ska vara kompatibla med dessa styrsystem.

6 PROJEKTBESKRIVNING 5 (7) Kommunikation och rapportering Kommunikationsinsatser Projektet ska kommuniceras till angivna intressenter vid projektets påbörjan, vid ingång till installationsskeden samt under driftsättning. Under installationsskeden samt driftsättning ska rapportering ske kontinuerligt med inriktning på den information som intressenterna behöver för att förebygga verksamhetsstörningar. Vidare ska dialog avseende utformning och funktionalitet ske med intressenter som påverkas av utbyte och komplettering av säkerhets- och övervakningsanläggningarna Intressenter Inom projektet har följande intressenter identifierats: Husstyrelsen Beställarens representativa organ för verksamheterna i Malmö, samt besluts- och budgetorgan rörande tillgodoseende av lokal- och servicebehov hos verksamheterna Påverkade verksamheter Verksamheter vars personal och genomförande av uppgifter påverkas av utbytet av anläggningar LU Byggnad RegionFastigheter/RegionService Lunds universitets interna funktion för förhyrning av lokaler baserat på verksamheternas behov, samt ansvarar för den övergripande kontakten mellan universitetet och hyresvärdarna avseende hyresavtal och hyresförhållande. Region Skånes organisation för förvaltning av deras fastighetsbestånd och hantering av nödvändig fastighetsservice, agerar som fastighetsvärd för Wallenberglaboratoriet. Rapportering och uppföljning Projektets fortskridande kommer fortlöpande att rapporteras till husstyrelsen och dennas arbetsutskott, projektägare samt till berörda verksamheter. Efter projektets genomförande ska en uppföljning genomföras av projektet. Uppföljningen ska innehålla dels en sammanställning över det ekonomiska utfallet av projektet, dels en redovisning av genomförandet av projektet särskilt inriktat på sådana problem och andra situationer som uppkommit och som kan vara av intresse för framtida projekt. Utbildning

7 PROJEKTBESKRIVNING 6 (7) Viss utbildning och information förväntas behövas till verksamheterna i berörd byggnad i samband med utbytet. Denna bör sammanställas i en enkel folder som distribueras senast 2 veckor innan utbytet av systemen börjar. Risker och kvalitet Riskanalys Följande risker har identifierats som en del av projektet: 1. Verksamhetsstörning i samband med byte av passagekontrollanläggningar 2. Felaktig bedömning av material- och arbetsinsats med hänsyn till byggnadens status och konstruktion 3. Uppförd anläggning svarar inte mot verksamheternas önskemål och behov Störning av verksamheten i samband med bytet av passagekontrollanläggningar ska förebyggas genom dels genom etappindelning så att endast delar av byggnaden står utan tillförlitlig passagekontroll under delar av installationstiden. De delar som tillfälligt är utan passagekontroll kommer att kontrolleras med stationär väktare. Planeringen av arbete ska ske i dialog med berörda verksamheter, för att tidigt kunna upptäcka var eventuella störningar kan uppkomma under installationsarbetet. Trender som indikerar ökningar i material- eller arbetsinsats ska observeras, så att möjliga lösningar kan sättas in tidigt. Vidare ska höjd tas i budget för att hantera uppkomna problem till följd av osäkerhet kring byggnadens status och konstruktion. För att försäkra att anläggningens utformning och funktion svarar mot verksamhetens behov, kommer projekteringsskedet att innehålla dialogmöten med verksamheterna. Kvalitetssäkring Kvalitetssäkring erhålls dels genom kravställning mot gällande standarder och i förekommande fall krav på utställande av anläggningsintyg. Kontroll av att levererade och installerade stämmer överens mot beställning kommer att utföras vid två tillfällen, först i form av en leveransbesiktning och vid utgången av garantitiden i form av en garantibesiktning. Budget Budget Alla belopp är angivna i tusentals SEK. Intäkter Inga intäkter förekommer inom detta projekt Summa intäkter Kostnad Elektronisk passagekontroll projektering, inkl konsulter Elektronisk passagekontroll material och installation 0 ksek 20 ksek 870 ksek

8 PROJEKTBESKRIVNING 7 (7) Mekaniska passagekontroll material och installation Intrångsdetektion projektering, inkl konsulter Intrångsdetektion material och installation Gemensamt styrsystem passagekontroll och intrångsdetektion Kameraövervakning material och installation Porttelefon material och installation Verksamhets- och nödlarm projektering, inkl konsulter Verksamhets- och nödlarm material och installation Larmöverföring material och installation Bevakning Övriga projektkostnader Summa kostnader 52 ksek 25 ksek 300 ksek 160 ksek 60 ksek 25 ksek 35 ksek 200 ksek 50 ksek 60 ksek 20 ksek ksek Noter Elektroniska passagekontroll omfattar installation av passagekontrolldelar som tillhör både Bewator 2010 Omnis och SALTO-läsare. Inga separat lönekostnader budgetförs för personal tillhörande CRC Service. Kalkyler Beräkningar av installationskostnader baserar på motsvarande arbeten på CRC, omskalat till den omfattning som är aktuell på Wallenberglaboratoriet. I omskalning har en påräkning gjorts för att täcka in eventuella oförutsedda kostnader till följd av byggnadens status.