SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Datum

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Plats och tid: Beslutande: Församlingsgården, Övertorneå Torsdagen den 13 september, 2018, kl Roland Hedlund (s) ordf. Bror Noppa (c) tjänstg.ersättare Vega Kihlström (s) sekreterare Kurt Lampinen (s) Stig Lampinen (t) Bengt Ersson (t) Lena Löpare (t) Ove Kohkoinen (t) Simo Rundgren, kyrkoherde Övriga: Utses justera: Stig Lampinen Justeringens tid och plats: Övertorneå Församlingsexp: Underskrifter: Sekreterare Ordförande: Justerare:.. Vega Kihlström. Roland Hedlund. Stig Lampinen BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Övertorneå Församling, Sammanträdesdatum: Datum för anslags uppsättande: Datum för anslags nedtagande: Förvaringsplats för protokoll: Underskrift: Övertorneå församlings kyrkoarkiv.. Förv.ass Göta Persson Utdragsbestyrkande

2 Ärendelista/Innehållsförteckning 69 Föregående mötesprotokoll 70 Ekonomisk rapport (jan juli 2018) Rekvirering av byggnadsbidrag tjärning av kyrktak Övertorneå. 71 Begravningsverksamheten Förrådsbyggnaden Övertorneå - lägesrapport Projektering jordfickorna Övertorneå kyrkogård - lägesrapport 72 Gravärenden, 1 F51 och 1 F Utbildningsdag den 21 september Medverkan från stiftet. 74 Rapport från verksamheten: Kyrkoherderapport till kyrkorådet enligt fastställt rapportblad. 75 Personalärenden 76 Budgetarbetet 2019 (rapport från au-sammanträde) 77 Klockstapelmålningarna Övertorneå kyrka - lägesrapport 78 Återrapportering av delegationer. 79 Ansökan om drift- och verksamhetsbidrag Rantajärvi Bönhusförening 80 Uppsägning SOS alarm inbrottslarm. 81 Gåva till Särkilax Kyrkas Vänner 82 Kollekter

3 KR 67 Inledning öppnande Kyrkoherde Simo Rundgren inleder med psalm och bön. Ordförande Roland Hedlund hälsar alla välkomna. Uppropet över närvarande ledamöter sker efter fastställd lista varefter ordföranden förklarar sammanträdet öppnat. KR 68 Val av protokollsjusterare samt fastställande av ärendelista utses Stig Lampinen jämte ordföranden justera dagens protokoll. KR 69 Föregående mötesprotokoll föregående mötesprotokoll läggs med beaktan till handlingarna. Ärendebeskrivning: uppföljning av tidigare beslut. 1. Kostnaderna för församlingens bilpark med en särredovisning av milkostnaderna inom begravningsverksamheten och kärnverksamheten. Ett underlag för bilkostnaderna är framtaget men behöver en djupare analys för ge en verklighetsöverensstämmande bild av kostnaderna. 2. Ordförande redovisar servicebyråns rapport om bokförda kostnader. 3. Guideverksamheten sommaren Kyrkan har varit öppen för besökare under lördagar och söndagar mellan klockan Arbetet är utfört av frivilliga medarbetare.

4 forts Förste vaktmästaren har inhämtat offert på digitaliseringsarbetet av gravkartorna Vissa justeringar av offerten ang. kostnadsbilden kommer bemötas av församlingen. 5. Förhandlingar om markfrågan för uppbyggnad av jordfickor I Svanstein är ej påbörjade. 6. Bygglov för uppförandet av jordfickor I Övertorneå är i stort sett klart då det gäller markfrågan och tillstånd för uppförandet. Övertorneå kommun kommer bevilja nyttjanderätten till marken och Övertorneå Energi har gett muntligt tillstånd flytta jordfickan så avståndet till huvudkabeln är 1 meter. 7. Bårtäcket samt två dekorationer med dekorationerna ax och duva från Liturgisk Utrustning AB har inköpts. 8..Församlingens nyttjandegrad av begravningsverksamhetens lokaler och tjänster pågår. 9. Skrivelse till kommunen ang. uppfarten till kyrkan kommer ej verkställas. 10. Eventuella justeringar av kostnaderna för församlingens del, då det gäller nyttjandet av begravningsverksamhetens tjänster till kärnverksamheten kommer ges en översyn. 11. Ett rapportblad som övergripande redovisar församlingens verksamhet är framtagen och används under punkten rapporter vid detta sammanträde. 12. Arbetet med klockstapelmålningarna har påbörjats och redovisas senare under en egen paragraf. 13. Arbetet med utse en ersättare som IT ansvarig pågår. Tillika arbetet med framtagandet av dokumentation och check listor gällande församlingens administrativa arbete.

5 KR 70 Ekonomisk rapport (jan juli 2018) lägga rapporten med beaktan till handlingarna. Lägesbeskrivning: Församlingen har fått sig tillsänd en ekonomisk rapport för perioden jan. juli Riktpunkten för perioden är 58,3%. Enligt rapporten för verksamheten är intäkterna 55,8% och verksamhetskostnaderna 56,2%. Servicekontoret påtalar inom dessa ramar finns vissa felkonteringar som kommer rättas till i augustirapporten. En presentation av utfallet för 2017 redovisas samt ett preliminärt ekonomiskt utfall av medlemsavgifter och bidrag till församlingen för år Bilkostnaderna för Övertorneå församling redovisas i enlighet med tidigare beslut. De milkostnader som tillkommer för nyttjandet av eget fordon kommer senare redovisas. KR 71 Begravningsverksamheten Förrådsbyggnad projektering jordfickorna Övertorneå. uppdra förste vaktmästaren genomföra upphandlingen av belysningen till kallförrådet. Till en kostnad av kr med kostnadsstället begravnings-verksamheten. Ärendebakgrund: Byggnationen av förrådsbyggnaden i Övertorneå är genomförd med ett gott resultat. Då förrådet saknar fönster, är behovet av belysning av mycket stor vikt. Förste vaktmästaren har begärt in offerter för installation av belysningen. Kostnaden beräknas till kr Nedgrävning av kabel, en sk. jordledningen för det aktuella projektet kommer utföras av begravningsväsendet.

6 KR 72 Gravärende, F49 och F51 församlingen godkänner gravbrevet, gällande gravrätten för grav 50 som idag är grav F 51, daterat den 1 maj 1938 som giltigt. Detta efter kontakter med Svenska kyrkan arbetsgivarorganisations begravningsenhet. Församlingen är positivt inställd till återfå gravrätten för grav F49. Förvaltningsassistenten kommer fullfölja kyrkorådets beslut. Ärendebeskrivning Gravbrev är upprättade för båda gravarna till Jan-Olov Leijenqvist där gravrätten för F51 upphör och för gravrätt F Ärendet har behandlats av Förvaltningsdomstolen (Jan-Erik Fors mål nr ) Där det framkommer Förvaltningsdomstolen inte kommer vidtaga några åtgärder med anledning av anmälan. Svarsskrivelse i form av yttrande är insänd från Övertorneå församling Ett gravbrev gällande grav nr 50, från 1938 finns upprättad där det framgår församlingen upplåter grav nr 50 för alltid. Nuvarande grav nr 50 är är grav nr F51 efter justeringar av gravkartan. Änkan till tidigare gravrättsinnehavaren Jan-Erik Fors har i skrivelse gjort anspråk på grav nr F51 för all framtid och kan därför ge sitt medgivande grav nr F 49 återlämnas till församlingen. KR 73 Utbildningsdag 21 september 2018 genomföra utbildningen den 21 september tillsammans med företrädare för Luleå stift. Utbildningen kommer erbjudas ordinarie ledamöten i kyrkorådet, kyrkofullmäktiges ordförande och tre församlingsanställda inklusive kyrkoherden. Ärendebeskrivning har vid tidigare möten diskuterat en revidering av FIN (församlingsinstruktionen) och en video utbildning är genomförd med Luleå stift som utbildningsansvariga. Ett erbjudande om en medverkan från stiftet i en endagsutbildning har inkommit, vilket församlingen ställer sig positiv till. Dag för utbildningen och revideringen av församlingsinstruktionen är fastställd till den 21 september. samt tre anställda i församlingen kommer erbjudas möjligheten delta. Kallelse kommer sändas till berörda personer.

7 KR 74 Rapport från verksamheten godkänna kyrkoherdens önskemål om rapport via e.post. Kyrkoherden har tillsammans med personalgruppen behandlad rapportbladet men då tiden för ge en rättvis bild av verksamheten var begränsad kommer kyrkoherden via e-post rapportera verksamhetens omfning för den aktuella perioden då rapportbladet är ifyllt. Ärendebeskrivning Kyrkoherden rapporterar om församlingens verksamhet. Vilket sker med det framtagna rapportunderlaget som kyrkorådet fastställt. KR 75 Personalärenden anställa Jonas Simu fram till den 31 december Omfningen på tjänsten fastställs till 100%. Kyrkoherden rapporterar om den aktuella personalsituationen och framför en kortare utbildning gällande arbetsmiljöfrågor kommer genomföras. Områden som kommer behandlas är kränkand särbehandling och introduktion av nyanställda. Situationen med tjänstledigheter och sjukskrivningar har lett till underbemanning inom kärnverksamheten varför kyrkoherden föreslår Jonas Simu anställs för tiden 13 september fram till de 31 december för täcka upp bemanningen inom verksamheten. Kyrkoherden rapporterar vidare om personalsituationen inom begravnings-verksamheten.

8 KR 76 Budgetarbetet 2019 arbetsutskottet fortsätter sitt arbete med förslaget samt Bengt Erssons förslag behandlas i arbetsutskottet. Bengt Ersson framför vikten av församlingen har lagfart på den mark kyrkan och kyrkogården i Övertorneå är placerad på. Bengt föreslår förhandlingar med allmänningen i Kuivakangas upptas med mål församlingen blir laglig ägare till marken. Ärendebakgrund: AU har genomfört ett sammanträde den 7 september där servicebyråns Tuulikki Norén deltog via länk. Ett första förslag till budget 2019 är utarbetad. Områden som diskuterades var bemanningen under 2019 samt investeringar under verksamhetsåret och AU föreslå bemanningen fastställs till 11 personer samt vikarierande kyrkogårdsarbetare och feriearbetande ungdomar under sommarhalvåret. De investeringar som AU bedömer som prioriterade är Klockstapelfasaden i Svanstein, restaurering av de bibliska målningarna på klockstapeln i Övertorneå samt jordfickor intill Övertorneå kyrkogård.

9 KR 77 Klockstapelmålningarna Övertorneå kyrka lägesrapport uppdra ordförande tillsammans med Luleå stifts fastighetsenhet upprätta ansökningshandlingar till projektet. Samt kontakta de aktuella konservatorerna för en bedömning av kostnaderna för projektet. Ärendebakgrund: Kontakter är tagna med Länsstyrelsen, Luleå stift samt 2 konservatorer för göra en bedömning av arbetets storlek. Ett förslag från Luleå stift är projektet genomför i två steg. Det första som en dokumentation och planering av arbetets utförande och med ett andra steg där renoveringen utförs. Samtal har förts med konservatorn som anser en uppdelning av arbetet både när det gäller planering, projektering, dokumentation och arbetets utförande. En konservator tar hand om de bibliska målningarna och en annan restaurerar portarna och portalerna. Församlingen kommer biträdas av stiftets fastighetsenhet vid ansökan om medel för projektet.

10 KR 78 Återrapportering av delegationer lägga rapporten till handlingarna Kyrkoherden har återrapporterat begravningsdelegations ärenden i 72 gällande ett ärende kring begravnings frågor som berör församlingens myndighetsutövning inom begravningsverksamheten. Utöver detta har kyrkoherden inget återrapportera. KR 79 Ansökan om bidrag Rantajärvi Bönhusförening ta upp ansökan efter komplettering med en årsredovisning för år Då ansökan om bidrag ej bifogats med årsredovisning kan kyrkorådet en ta ställning till ansökans benägenhetsgrad. uppmanar Rantajärvi bönhusförening komplettera sin ansökan med en årsredovisning om det ekonomiska läget vid utgången av Ärendebakgrund: Rantajärvi Bönhusförening ansöker om drift- och verksamhetsbidrag till bönhuset i Rantajärvi. Övertorneå församling har vid ett flertal tillfällen genomfört byagudstjänster i den aktuella lokalen. Ett principbeslut finns sen tidigare all kollekt som upptas vid sådana till rättningar tillfaller föreningen.

11 KR 80 Uppsägning av dubblerade larmavtal (inbrottslarm) avtalet med SOS gällande inbrottslarmavtal sägs upp. Och avtalet med den andra aktören säkerställs innan uppsägning sker. Ärendebakgrund: Församlingen har vid en kontroll av skalskydd och brandskydd konstaterat skalskyddet i form av inbrottslarm är dubblerad. SOS är den aktör som svarar för brandlarmen i alla kyrkans fastigheter men då det gäller skalskyddet i form av inbrottslarm har församlingen avtal med annan leverantör. KR 81 Gåva till Särkilax kyrka uppdra ordförande undersöka regelverken kring flyttning av korset samt ansöka om tillstånd från Länsstyrelen få ta ut en av skulpturerna för kopiering av Utbildning Nords avdelning i Hedenäset. Ärendebakgrund: Föreningen Särkilax Vänner har uppfört en replika av Särkilax kapell som islossningen, år 1617, tog med sig i Torne älv. En gedigen byggnad är uppförd och vigd som en ekumenisk kyrka av biskopar från olika trossamfund. Övertorneå församling var företrädd av kyrkoherden och kyrkorådets ordförande vid invigningen av kyrkan. En gåva har diskuterats i kyrkorådet och förslaget är församlingen flyttar minneskorset som är upps ca 400 m norr om Särkilax kyrka till en plats i närheten av kyrkan. Samtliga skulpturer som finns i Övertorneå kyrka har en gång varit placerade i Särkilax kapell. Möjligheten göra en kopia av en enklare skulptur och ge den som gåva till Särkilax kyrka skulle tydliggöra banden mellan nuvarande Övertorneå kyrka och Särkilax kapell. Tidigare har en dopfunt varit som förslag från kyrkorådet.

12 KR 82 Kollekter kollekterna upptas enligt nedan Ärendebeskrivning: Inga inkomna ansökningar om kollekter har inkommit. 7 oktober Trefaldighet -Föreningen Särkilax Vänner 4 november Sön e alla helgons dag - Lägerverksamhet 18 november Domsöndagen - Seskarö lägergård KR 83 Mötets avslutande Ordförande tackar ledamöterna och kyrkoherden för ett givande sammanträde och förklarar därmed mötet avslutad.