S A M M A N T R Ä D E S P R O T O K O L L 1 D a t u m K y r k o r å d e t

Transkript

1 S A M M A N T R Ä D E S P R O T O K O L L 1 Plats och tid: Beslutande: Församlingsgården, Övertorneå Torsdagen den 1 mars, 2018, kl 13: Roland Hedlund (s) Monika Simu (c) Kurt Lampinen (s) Vega Khilström (s) Stig Lampinen (t) Bengt Ersson (t) tg. ers. Bror Noppa ( c ) Ove Kohkoinen (t) Simo Rundgren, kyrkoherde Övriga: Sture Larsson (s) ersättare Göta Persson 20, begravningsverksamheten och 24 Olov Niemi 20, begravningsverksamheten Utses justera: Ove Kohkoinen (t) Justeringens tid och plats: Övertorneå Församlingsexp: Underskrifter: Sekreterare Ordförande: Justerare:.. Vega Kihlström. Roland Hedlund. BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Övertorneå Församling, Kyrkorådet Sammanträdesdatum: Datum för anslags uppsättande: Datum för anslags nedtagande: Förvaringsplats för protokoll: Underskrift: Övertorneå församlings kyrkoarkiv.. Förv.ass Göta Persson

2 S A M M A N T R Ä D E S P R O T O K O L L 2 Ärendelista/ Innehållsförteckning 16 Föregående mötesprotokoll 17 Kyrkvärd Övertorneå kyrka 18 Ekonomirapport resultaträkning 19 Revidering församlingsinstruktionen 20 Rapporter från verksamheten 21 Avveckling av befningen Verksamhetsledare 22 Personalärenden 23 Skalskydd för församlingens fastigheter 24 Multiskrivare/kopiator 25 Inkomna anbud tjärning av kyrktak/klockstapel 26 Årsredovisning - församlingsstatistik 27 Kollekter 28 Val av ombud Svenska kyrkan i utlandet i församlingen 29 Övriga frågor

3 S A M M A N T R Ä D E S P R O T O K O L L 3 KR 14 Inledning öppnande Ordförande Roland Hedlund hälsar alla välkomna. Uppropet över närvarande ledamöter sker efter fastställd lista varefter ordföranden förklarar sammanträdet öppnat. Kyrkoherde Simo Rundgren inleder med psalm och bön. KR 15 Val av protokollsjusterare samt fastställande av ärendelista utses Ove Kohkoinen jämte ordföranden justera dagens protokoll. fastställa ärendelistan med följande tillägg 3 Föregående mötesprotokoll samt 14 Val av församlingens ombud till Svenska Kyrkan i utlandet. KR 16 Föregående mötesprotokoll föregående mötesprotokoll lägges med beaktan till handlingarna. : Församlingen har under en längre tid upphört med skicka protokollen via post. Samtliga protokoll finns läsa på församlingens hemsida som uppdateras fortlöpande av Stig Lundmark. I händelse av någon ledamot ordinarie eller ersättare önska få protokollet via post anmäls detta till församlingens förvaltningsassistent.

4 S A M M A N T R Ä D E S P R O T O K O L L 4 KR 17 Kyrkvärd Övertorneå kyrka Kyrkoråd beslutar utse Linda Ylivainio som kyrkvärd till Övertorneå kyrka. : Linda Ylivainio som tidigare varit utsedd som kyrkvärd i församlingen har muntligen meddelat hon är forts intresserad av detta förtroendeuppdrag. KR 18 Ekonomirapport/resultatrapport efter genomgång lägga ekonomi/resultaträkning till handlingarna : Samtliga ledamöter har fått ekonomirapporten medskickad som bilaga till kallelsen. Enligt kyrkoordningens kap.4, 4, punkt 2, Kyrkorådet ska ha hand om den ekonomiska förvaltningen och förvalta församlingens och pastoratets egendom. Till kommande sammanträden kommer en resultaträkning för kärnverksamheten och begravningsverksamheten bifogas kallelserna. Att i januarimånad få en säker prognos över ekonomin är ej möjligt med undantag av personalkostnaderna. KR 19 Revidering av församlingsinstruktionen fortsätta revideringen av Församlingsinstruktionen (FIN) vid nästkommande sammanträde den 19 april Det slutliga förslaget redovisas när arbetet är slutfört. Kyrkorådet har som bilaga till förra kyrkorådsmötet fått instruktionen som bilaga till kallelsen. Kyrkorådet beslutade en genomgång av de två första delarna skulle genomföras under det kommande sammanträdet. Enligt kyrkoordningens 57 kap kyrkorådet ska minst vart fjärde år pröva om det ska ske en ändring av församlingsinstruktionen. Om inget förslag till ändring utarbetas ska skälen för detta anmälas till kyrkofullmäktige och domkapitlet. (SvKB 2009:4, 2012:14)

5 S A M M A N T R Ä D E S P R O T O K O L L 5 KR 20 Rapport från verksamheten Kyrkoherde Simo Rundgren redogör för verksamheterna 1. Gudstjänstliv: Fördelningen av uppgifterna leda gudstjänster och andra kyrkliga handlingar delas jämnt mellan prästerna. Extraresurs har nyttjats vid situationer då grundbemanningen ej räckt. Församlingsbornas önskemål om förrättare vid dop och begravningar har försökts uppnås. Gudstjänster har firats på svenska, meänkieli och finska. Pirtiseurat (bön i enskilda hem) kommer genomföras före påsk. 2. Konfirmation/Barnverksamhet Konfirmationsundervisning genomförs för 24 konfirmander. (2017 var antalet konfirmander 18.) Ansvarig för undervisningen är km. Stefan Aro som till hjälp har diakon/kyrkomusikern Eva Ersson, förs.ass Auli Kohkoinen och diakoni.ass Jonas Simu. Utöver ordinarie barn/ungdomsverksamhet betonar kh. Att barngruppen stor och liten bedrivs i Svanstein och Övertorneå. Försök har gjorts starta denna verksamhet även i Hedenäset. 3. Diakoni En grupp kallad livsnära samtal har startats upp i Pello. En ny grupp kallad Mat och Prat har startats upp. I övrigt fungerar aktiva syföreningar och besöksgrupperna på ett tillfredställande sätt. 4. Musik En utmaning står för dörren då kantor Marja Mustakallio troligen kommer bli erbjuden en kyrkomusikertjänst i finska Ylitornio. Detta kommer leda till en tillfällig omstrukturering av diakonitjänsten som kommer delas upp så 50% kvarstår som diakonitjänst och 50% som kantor. Kh nämner också körverksamhetens betydelse och delger kyrkorådet sk. Projektkörer har startats i byarna.

6 S A M M A N T R Ä D E S P R O T O K O L L 6 5. Begravningsverksamhet Olof Niemi, förste vaktmästare redogör för verksamheten. Schemaändringar har genomförts så det i nuläget är en vaktmästare som tjänstgör under söndagar. Begravningarna genomförs uteslutande på fredagar, undantag kan ske. Kremeringarna har ökat till antalet vilket föranlett ett flertal resor till Krematoriet i Luleå. Tidigare beslut om revidera kartorna över gravplatserna pågår dock finns vissa problem då kartorna ska vara kompatibla med de program församlingen använder. I nuläget finns ingen brist på gravplatser då ett flertal återlämnas till församlingen. Största risken för brist på gravar finns i Svanstein men där finns vissa möjligheter göra om Urngravar till Kistgravar. Ärendebakgrund Kyrkoordningen kap. 4 Kyrkorådets uppgifter 2 Kyrkorådet ska ha omsorg om församlingslivet och har gemensamt med kyrkoherden ansvar för församlingens grundläggande uppgift blir utförd. Under kommande kyrkorådsmöten kommer punkten om de olika verksamheterna vara återkommande i enlighet med kyrkoordningens skrivning. Verksamheterna uppdelas i fem olika områden Gudstjänstliv, konfirmation, diakoni, musik och begravningsverksamhet. KR 21 Avveckling av befningen Verksamhetsledare befningen som verksamhetsledare avvecklas från och med den 1 mars 2018 Verksamhetsledningsorganisationen är behandlad under kyrkoråds möten och 64. Under dessa paragrafer beslöts om verksamhetsledare i församlingen. Vid dessa tillfällen beslutas om vikariat till dess en ny kyrkoherde blir installerad. Befningen förs in i verksamheten som en permanent tjänst vid ett senare tillfälle. Kyrkoherden delegerade en del av arbetsuppgifterna till verksamhetsledaren. Befnings innehavaren till denna tjänst begärde entledigande i december månad Någon nyrekrytering till befningen har inte varit aktuellt.

7 S A M M A N T R Ä D E S P R O T O K O L L 7 KR 22 Personalärenden uppdra kyrkoherden, i samråd med kyrkorådets ordförande, upprätta ett anställningsavtal för Jonas Simu med befningen Diakoniassistent. Tidsomfningen av anställningen ska vara från den 1 april 2018 fram till den 1 november En befningsbeskrivning ska upprättas samt anställningsformen fastställs. Kyrkoherden föredrar ärendet Kyrkomusikern Marja Mustakallio påbörjar sin semester den 3 april Varefter kyrkorådet kommer behandla hennes tjänstledighetsansökan på sex månader. Ett behov föreligger om extra anställning av kyrkomusiker fram till det datum ordinarie organist återgår i tjänst. Behovet av bibehållen resurs som diakoniassistent kommer kvarstå då diakoniresursen halveras. Kh förslår nuvarande extra tjänst som diakoniassistent kvarstår fram till den 1 november Denna anställning ska beslutas av kyrkorådet då delegationen inte omfar längre än tre månaders anställning. KR 23 Skalskydd för församlingens fastigheter uppdra förste vaktmästaren Olof Niemi i samråd med kyrkorådets ordförande kontakta Grape Elutrustning för få justeringarna genomförda. Övertorneå församling har accepterat en offert från Elutrustning, utrustningen är i enlighet med den offert som tillskrevs församlingen. Larmen ska vara uppkopplade mot SOS alt, Securitas larm. Vid en internkontroll visar det sig vissa justeringar i larmsystemet bör göras, muntlig rapport ges vid mötet. Församlingen har ett kulturhistoriskt ansvar för ett flertal byggnader varför brandberedskapen och inbrottsrisken ska vara högt prioriterat.

8 S A M M A N T R Ä D E S P R O T O K O L L 8 KR 24 Multiskrivare/kopiator uppdra kyrkoherden och kyrkorådets ordförande upprätta ett hyresavtal med Office i enlighet med inlämnad offert. Övertorneå församling har 2008 tecknat ett tioårigt hyresavtal med Ricoh It-partner. Detta hyresavtal löper ut den 30 mars 2018 vilket lett till församlingen begärt in offerter från fem olika aktörer inom området. Ricoh Kontorsgruppen Canon Office Dokument partner Församlingen kommer ingå i Svenska kyrkans GIP system (gemensam IT plform) Detta medför systemkraven måste överensstämma med det system Sv. Kyrkan använder.. KR 25 Inkomna anbud tjärning av Övertorneå kyrk- och klockstapeltak anta anbudet från Nykarleby Spåntak samt uppdra Kh i samråd med kyrkorådets ordförande upprätta avtal. Uppdraget gäller också utse kontrollant för projektet. Uppstår oklarheter kan Au sammankallas.. Församlingen har beviljats medel av Luleå stift för underhåll av kyrktaket. Två anbud har inkommit Nykarleby Spåntak Kyrktak bygg & konsult AB Anbuden redovisas, p.g.a. sekretesskäl, muntligt under sammanträdet. Vid upphandlingen är det av vikt kontrollant för arbetet utses. Kraven på fasadskydd måste vara tydliga så fastigheten inte får tjärstänk.

9 S A M M A N T R Ä D E S P R O T O K O L L 9 KR 26 Årsredovisning av församlingsstatistik 2017 med beaktan lägga statistiken till handlingarna Sv. Kyrkan inhämta årligen in församlingsstatistik från alla församlingar. Statistiken omfar antalet Huvudgudstjänster Gudstj vid kyrkliga handlingar Konfirmandverksamheten Besök på sjukhus Frivilliga medarbetare Barn och ungdomsverksamhet Andra gudstjänster Regelbunden gruppverksamhet In och utträden, hembesök Ekonomiska bidrag till hushåll Insamlade medel KR 27 Kollekter kollekterna upptas enligt nedan 1 april Påskdagen - Fredens kyrka Pello 8 april 2 i påsktiden - Seskarö lägergård 15 april 3 i påsktiden - Juoksengi kyrka Församlingskollekter för tom maj månad är följande 1 april Påskdagen 8 april 2 i påsktiden 15 april 3 i påsktiden 13 maj Söndag före pingst 20 maj Pingstdagen 21 maj Annandag pingst

10 S A M M A N T R Ä D E S P R O T O K O L L 10 KR 29 Ombud för Svenska kyrkan i utlandet i församlingen som ombud utse Monika Simu och Lena Löpare som församlingens ombud för Svenska Kyrkan i Utlandet KR 30 Övriga frågor Inga övriga frågor inlämnades. KR 31 Mötets avslutande Ordförande tackar ledamöterna och kyrkoherden för ett givande sammanträde och förklarar därmed mötet avslutad. Delgivningar: 1. Ombud för Svenska kyrkan i utlandet i församlingen 2. Anbud tjärning av kyrktak Övertorneå kyrka 3. Offerter multiskrivare 4. Tidigare träffat avtal med Grape Elutrustning 5. Resultaträkning verksamheten 6. Resultaträkning begravningsverksamheten 7. Kollektlista april-maj 8. Länsstyrelsens beslut om tillstånd för ventilation av fasad på klocktornet, Svansteins kyrka, Luleå stift Diarienummer