Ylva Ylinenpää-Sannemalm. Lennart Haapaniemi, tjg ers Niclas Larsson, vice pastor. Torvald Pääjärvi, kyrkokamrer, sekreterare

Transkript

1 (12) Plats och tid: Beslutande: Övriga deltagande: Justerare: Pello församlingshem Kl Roland Hedlund ordf. Irene Hämälä Sture Larsson Birger Wiippa Bror Noppa Anneli Hedlund Stig Lampinen Ylva Ylinenpää-Sannemalm, tjg ers Lennart Haapaniemi, tjg ers Niclas Larsson, vice pastor Torvald Pääjärvi, kyrkokamrer, sekreterare Ylva Ylinenpää-Sannemalm Justeringens tid och plats: , Övertorneå paragraf Underskrifter: Sekreterare. Ordförande. Justerare. BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ:, Övertorneå församling Sammanträdesdatum: för anslags uppsättande: Förvaringsplats för protokollet: för anslags nedtagande: Övertorneå församling, pastorsexpeditionen Underskrift.

2 (12) Kr 21 Inledning öppnande Irene Hämälä hälsar alla välkomna till Pello församlingshem och berättar kort om dess historia. Vice pastor Niclas Larsson inleder mötet med gemensam psalmsång och kort betraktelse, varefter ordföranden Roland Hedlund välkomnar kyrkorådet, förrättar upprop och förklarar årets andra sammanträde öppnat. Kr 22 Justering Till justerare, förutom ordförande, väljs Ylva Ylinenpää-Sannemalm. Kr 23 Begravningsverksamheten Inköp av bil för transporter Presenteras skrivelse från vaktmästare Olof Niemi, begravningsenheten (bilaga 1) uppdra åt Knut Omark i samråd med vaktmästarna köpa in lämplig bil för ca kr, samt den årliga bilersättningenavtalet (800 km) med Olle Niemi och Lars-Göran Kaati samtidigt upphör gälla avseende resor till skogskyrkogården i Hiirivaara. Kr 24 Gravärenden (enl. bifogad förteckning) Föreligger framtagen förteckning över behandlade gravärenden (bilaga 2) godkänna gravöverlåtelserna godkänna anmälan om förnyelse av gravrätt godkänna upprättat fondgravsavtal godkänna återlämnad grav till Övertorneå församling

3 (12) Kr 25 Föregående mötesprotokoll - uppföljning a) Kr Personalärenden 1. Företagshälsovård offert från Hälsolaget Arbetsutskottets förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kyrkorådet besluta ge kyrkokamrern i uppgift undersöka möjligheten till samverkan med Övertorneå kommuns företagshälsovård... Kyrkokamrern informerar följande offert har lämnats från Lars-Erik Olsson, Övertorneå kommun: 1. Läkare, sjukskötare och friskvård på samma villkor som kommunalanställda. Pris: kr (inkl.moms) per anställd och år. Vid behov av beteendevetare och skyddsingenjör kan kommunen förmedla tjänster mot betalning. Friskvården innehåller för närvarande möjligheter till deltagande i Powergympa, måndagar i B-hallen Övertorneå, söndagar i sporthallen i Svanstein. I Övertorneå: styrketräning: tisdagar och torsdagar i sporthallen, cirkelträning: onsdagar, step-up och vengympa: torsdagar 2. Enbart sjukskötersketjänster enligt avtal: 494 kr/tim (inkl.moms) ge kyrkokamrern i uppgift fortsätta förhandlingar med Övertorneå kommun om ett 2-årigt avtal enligt punkt 1ovan.

4 (12) Kr 25 Föregående mötesprotokoll uppföljning, forts b) Kr Utarbetande av projektplan för följande, av kyrkofullmäktige godkända, fastighetsåtgärder 1. Fastmontering och larmning av församlingens kyrkoskulpturer ( ) 9. Hjälpanordning, kisthantering Beslut:.. vidare uppdra kyrkokamrern begära offerter för punkterna 1 och 9 ovan Kyrkokamrern informerar följande: 1. Fastmontering och larmning av församlingens kyrkoskulpturer Kyrkokamrern har kontaktat Larmmontage i Luleå, Tony Kamlund. Larmmontage har gjort flera larminstallationer inom Övertorneå församling. Tony kontaktar Länsstyrelsens Janette Aro för diskussion om hur dessa värdefulla träskulpturer kan larmas utan skada skulpturerna. Därefter skickar Tony offerter på olika alternativa larmlösningar. 2. Hjälpanordning, kisthantering a) Övertorneå, Hietaniemi Begäran om offerter för kisthantering utförs så snart beslut fas om hur nybyggnation av gemensamt bårhus i Övertorneå skall se ut. b) Svanstein Offerter är begärda och håller på gås igenom av vaktmästarna.

5 (12) Kr 25 Föregående mötesprotokoll uppföljning, forts Kr 17, Upphandling av datatjänster - offertinhämtning Arbetsutskottets förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kyrkorådet besluta uppdra kyrkokamrern inhämta offerter för rubr. Beslut: i enlighet med arbetsutskottets förslag samt uppdra kyrkokamrern undersöka möjligheten till samverkan med Övertorneå kommun. Kyrkokamrern informerar följande: Datajouren som anlitats tidigare har upphört. Offert har inkommit från TK Data, Övertorneå. Kyrkokamrern har kontaktat Övertorneå kommun för diskutera samverkan. Övertorneå kommuns IT-samordnare skall diskutera frågan vidare med kommunchefen och återkomma. I syfte öka datakompetensen hos församlingens administrativa personal har två halvdagskurser anordnats där information skett om våra datasystem, samt dess möjligheter och säkerhetsrisker. ge kyrkokamrern i uppgift, till nästa kyrkoråd, presentera alternativa förslag till beslut avseende datasupport för Övertorneå församling.

6 (12) Kr 26 Kyrkoherdens rapport I kyrkoherde Pekka Koskinens frånvaro informerar vice pastor Niclas Larsson muntligt om nedanstående verksamhetsområden. 1. Gudstjänstliv 2. Konfirmation 3. Barnverksamhet 4. Kyrkomusik 5. Vuxenverksamhet Ny församlingsinstruktion för Övertorneå församling håller på upprättas och ett förslag beräknas vara klart senast 30 mars Utbildning för kyrkvärdar planeras. Barnverksamhet, kyrkomusik och vuxenverksamhet är i gång som vanligt. Vad avser konfirmationsundervisningen är den föremål för översyn och revidering. Statistik för genomförda gudstjänster mm finns återgivna på Övertorneå församlings hemsida, Vice pastorns rapport läggs till handlingarna. Kr 27 Kollekter, kollektframställan Ingen framställan om kollekt har inkommit varför paragrafen utgår. nytt beslut avseende kollekter och kollektframställan tas vid nästa kyrkorådsmöte..

7 (12) Kr 28 Personalärenden 1. Semesterplanering 2007 kyrkoherden upprättar semesterplan för samtliga anställda senast 30 april 2007 vaktmästarnas semester uppdelas i tre perioder, samt pastorsexpeditionernas öppettider fastställs vid nästa kyrkorådsmöte. 2. Utlysning av vaktmästartjänst, sommarvikariat 2007 sommarvikariatet skall omfa perioden 1 juni 15 augusti 2007, samt annons införs hos Arbetsförmedlingen, på församlingens informationssida i Övertorneå Nytt, samt på Övertorneå församlings hemsida. 3. Guider, kyrkan Övertorneå Ordföranden informerar om pågående diskussioner med kommunen angående två feriearbetande guider till kyrkan i Övertorneå sommaren uppdra åt ordföranden fortsätta diskussionerna med kommunen 4. Arbetsmiljöverkets föreläggande angående kyrkomusikernas arbetsmiljö Arbetsmiljöverket har i ett föreläggande (Dnr Ö ) ålagt Övertorneå församling åtgärda brister i arbetsmiljön för kyrkomusikerna i församlingen. behandlar arbetsmiljöverkets föreläggande. Ordförande redogör för kyrkomusikernas arbetssituation. Då det gäller den redogjorda arbetstiden på 130% råder stor oenighet om beräkningsgrunderna. Kyrkomusikerna utgår utifrån en s.k. normalinstruktion som inte gäller för församlingens organist. Normalinstruktionen är konstruerad med schablontid för olika uppgifter beräknas så ett visst antal uppdrag skall utföras under verksamhetsåret. Denna normalinstruktion överensstämmer inte med församlingens verksamhet då det gäller antalet uppdrag. Arbetsmiljöverket har kravet församlingen före den 30 juni vidtar åtgärder och upprättar en handlingsplan. uppdra åt förhandlingsdelegationen utforma en handlingsplan.

8 (12) Kr 29 Verksamhetsplan 2007 Den 15 januari 2007 genomfördes verksamhetsplanering med hela personalen för samtliga verksamhetsområden förutom kst 011 Revision, 012 Kyrkofullmäktige samt 013 Kyrkoråd. Verksamhetsplaneringen presenteras kyrkorådet för genomgång och antagande som förslag till beslut hos kyrkofullmäktige. fastställa verksamhetsplan för församlingsverksamhet vid nästa kyrkorådsmöte, samt vid därpå följande kyrkorådsmöte fastställa verksamhetsplan för begravningsverksamhet och fastighetsförvaltning. Kr 30 Beslutsestanter 2007, kostnadsställe 011 Revision som ordinarie beslutsestant utse Sören Lejonclou, ordförande, lekmannarevisor, samt som ersättare utse Tage Töyrä, lekmannarevisor. Kr 31 Drogpolicy Ordförande föredrar förslag till drogpolicy för Övertorneå församling fastställa drogpolicy för Övertorneå församling, samt policydokumentet finns upplagd på församlingens hemsida:

9 (12) Kr 32 Friskvårdspolicy Ordförande föredrar förslag till friskvårdspolicy för Övertorneå församling fastställa friskvårdspolicy för Övertorneå församling, samt policydokumentet finns upplagd på församlingens hemsida: Kr 33 Handlingsplan för arbetsmiljö och jämställdhet Ordförande föredrar förslag till handlingsplan för arbetsmiljö för Övertorneå församling fastställa handlingsplan för arbetsmiljö för Övertorneå församling, samt policydokumentet finns upplagd på församlingens hemsida: Kr 34 Handlingsplan för motarbetande av sexuella trakasseriet Ordförande föredrar förslag till handlingsplan för motarbetande av sexuella trakasserier för Övertorneå församling fastställa handlingsplan för motarbetande av sexuella trakasserier för Övertorneå församling, samt policydokumentet finns upplagd på församlingens hemsida:

10 (12) Kr 35 Rutiner för systematiskt miljöarbete (SAM) Ordförande föredrar förslag till rutiner för rutiner för systematiskt miljöarbete för Övertorneå församling fastställa rutiner för systematiskt miljöarbete (SAM) för Övertorneå församling, samt policydokumentet finns upplagd på församlingens hemsida: Kr 36 Systematiskt brandskyddsarbete uppdra åt ordförande, till nästa kyrkorådsmöte, utforma förslag till systematiskt brandskyddsarbete för Övertorneå församling. Kr 37 Rutin för besvarande av inkommande skrivelser Kyrkokamrern presenterar förslag till rutin för besvarande av inkommande skrivelser. fastställa rutinen för besvarande av inkommande skrivelser i enlighet med kyrkokamrerns förslag (bilaga 3).

11 (12) Kr 38 Ekonomisk rapport, perioden jan-feb 2007 a) Budgetuppföljningsrapport, perioden jan-feb 2007 Kyrkokamrern presenterar budgetuppföljningsrapport för perioden jan-feb Budgetuppföljningsrapport tas fram i två olika utformningar: 1) för förtroendevalda Kompakt rapport som är anpassad till förtroendevalda (RRU) 2) för budgetansvariga Rapport som visar information ned på kontonivå (RRUD) och är anpassad för budgetansvariga. godkänna framtagen ekonomisk rapport för perioden jan-feb 2007 (rapporten är tidigare utsänd till samtliga ledamöter och revisorer) b) Val av kontoansvariga för verksamhetsområden Kyrkokamrern presenterar förslag till kontoansvariga och beställningsestanter. godkänna förslag till kontoansvariga och beställningsestanter (bilaga 4) c) Ansökningar om stiftsbidrag för 2008 senast 15 april 2007 Ansökningstiden för stiftsbidrag har tidigarelagts till senast 15 april 2007 avseende ansökningar för år ansökningar om stiftsbidrag för 2008 skall göras och efterlyser förslag till bidragsansökningar.

12 (12) Kr 38 Bidragsansökningar a) Anhållan om ekonomiskt bidrag för bönhus, Övertorneå fridsförbund (bilaga 5) bevilja kr i bidrag till Övertorneå fridsförbund enligt bidragsansökan , diarienummer KR b) Sandra Jaako och Ida Brännström anhåller om ekonomiskt bidrag för resa till sos-barnby i Helsingfors(bilaga 6) avslå ansökan och informerar om motsvarande sos-barnby finns i Ylitornio. Kr 39 Kurser 1. Kyrkan i media april 2. Kurskalendarium 2007 Luleå stift Församlingsförbundet 3. Vem gör vad i kyrkan? 11 april. 4. Aktualitetsdagar i Luleå 12 april 5. Intern kontroll ett nödvändigt ont eller oerhört sunt 6. Arbetsrätt inom Svenska kyrkan mars, mars 7. Stiftelser och donationsfonder 8. Fastighetsägarnas ansvar, 29 maj 9. Löneberäkning för chefer, 6 mars Kr 40 Delgivningar: 1. Anhållan om byte av kollektdag 2. Förordnande av ombud enligt begravningslagen 3. Information om insamling av uppgifter i fastighetsenkät i samband med ekonomisk redogörelse avseende bokslutsåret Sjukfrånvarorapport för år Göta Persson återinträder i tjänst 1 maj 2007 Delgivningarna lägges till handlingarna