Beslutande: Lars Enbuske (t) Roland Hedlund (s) Desireé Waranperää Krutrök Lena Löpare (t) Bernhard Lindquist (c) Roland Hemphälä, Kh

Transkript

1 1(5) Plats och tid: Församlingsgården, Övertorneå torsdagen den 12 februari 2015 kl Beslutande: Lars Enbuske (t) Roland Hedlund (s) Stig Lampinen (t) Kurt Lampinen (s) Desireé Waranperää Krutrök Lena Löpare (t) Bernhard Lindquist (c) Roland Hemphälä, Kh Övriga deltagande: Göta Persson 5, 6 Utses att justera: Roland Hedlund samt Kurt Lampinen för 5 Justeringens tid och plats: Övertorneå Församlingsexp Underskrifter: Sekreterare:. Roland Hemphälä Ordförande: Justerare:. Stig Lampinen Roland Hedlund Kurt Lampinen 5 BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Övertorneå Församling, Kyrkorådet Sammanträdesdatum: för anslags uppsättande: för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokoll: Övertorneå församlings kyrkoarkiv Underskrift: Göta Persson Förv. ass

2 2(5) Kr 1 Inledning- mötets öppnande samt upprop. Kh Roland Hemphälä inleder med betraktelse därefter hälsar tf. ordförande Stig Lampinen alla välkomna, öppnar sammanträdet samt förrättar upprop. Kr 2 Val av protokollsjusterare Till protokollsjusterare, förutom ordf., väljs Roland Hedlund Kr 3 Fastställande av dagordning att godkänna dagordningen med tillägg 1. Begravningsombud 2. Info om inköp av traktor till begravningsverksamheten 3. Utannonsering av lediga tjänster 4. Utökad information till kyrkorådet om kyrkans huvuduppgift Kr 4 Föregående mötesprotokoll att efter genomgång lägga föregående mötesprotokoll till handlingarna. Kr 5 Begravningsverksamheten: Övertagande av gravskötsel för år 2015 Kh redogör för ärendet: År 2014 beslöt Kyrkorådet att gravskötseln skulle övertas av privata aktörer, vilket också gjordes till stor belåtenhet för alla aktörer. De åtaganden som församlingen tog för år 2014 föreslås på liknande sätt överlåtas till privata aktörer för år Ledamoten Roland Hedlund anmäler jäv och lämnar mötet under denna punkt. Då ledamot Roland Hedlund är utsedd som justerare samt anmält jäv väljs ledamot Kurt Lampinen till att justera 5.

3 3(5) att gravskötselåtagandet för år 2015 överlåts till privata aktörer. att överlåta befintliga gravskötselavtal i Hietaniemi kyrkogård till Lennart Mansikka. att överlåta befintliga gravskötselavtal i Svansteins kyrkogård till Raunis Allservice. Då två intressenter finns för övertagande av befintliga gravskötselavtal i Matarengioch Skogskyrkogården beslutar kyrkorådet att förhandling äger rum med bägge intressenterna innan beslut om övertagande fattas. Förhandlingspart för Övertorneå församling är Kyrkorådets ordförande Kent Alanentalo och kyrkoherde Roland Hemphälä. att överlåtelsesumman för varje enskild gravrättsavtal är den summa inkl. moms som Övertorneå församling tidigare kommit överens om med gravrättsinnehavarna. Kr 6 Förslag till utbyte av larm för Övertorneå kyrka och Församlingsgård Kh redogör för ärendet: Det befintliga larmsystemet i Övertorneå kyrka och Övertorneå församlingsgård är föråldrade och klarar inte av dagens krav. Vilket innebär att det befintliga larmsystemet bör utbytas mot ett modernare. att Kyrkoherde går ut med anbud till minst tre anbudsgivare om nytt larmsystem i kyrkan och församlingsgården. Kr 7 Förslag till ändring av församlingens policydokument Fyra (4) förslag till ändringar i församlingens policydokument föreslås: 1. Ersättning för inköp av terminalglasögon 2. Fastställande av komptidssaldo 3. Klarläggande av s.k. EA-dagar 4. Attestreglemente

4 4(5) att anta policy för inköp av terminalglasögon och glasögon. Policy införs i personalhandbok. att fastställa komptidssaldo för anställda till 10 timmar/kalendermånad. Policy införs i Systematiskt arbetsmiljödokument samt Personalhandbok. att ett förtydligande av policy för uttag av s.k. EA-dagar införs i Personalhandbok för anställda. att uppdatera gällande attestreglemente ingående i delegationsordning för Övertorneå församling. Kr 8 Förslag till mötesplan Kyrkoherde föredrar ärendet beträffande mötesplan för AU-, Kyrkoråd- samt Kyrkofullmäktiges möten under Kr beslutar att anta mötesplan för AU, Kyrkoråd och kyrkofullmäktige för år Kr 9 Förslag till utvärdering av verksamhetsåret 2014 Kh redogör för ärendet: Utvärdering av verksamhetsåret 2014 ska genomföras tillsammans med anställda och förtroendevalda i kyrkorådet genomförs. Kr beslutar att utvärdering av verksamhetsåret 2014 ska äga rum den 25 februari tillsammans med kyrkorådets förtroendevalda och anställda medarbetare i Övertorneå församling.

5 5(5) Kr 10 Delgivningar Kh redogör för ärendet: 1. Församlingsinstruktion (FIN) 2. Framtidsgruppens arbete 3. Prostvisitation med förberedande förvaltningsvisitation 4. Begravningsombud 5. Inköp av traktor till begravningsverksamheten Kr beslutar att inlämnad FIN kompletteras med de synpunkter som Domkapitlet i Luleå anmält. att under förutsättning att beviljade medel från Luleå stift genomförs ska kartläggning av status för församlingens fastighetsbestånd genomföras. att kommande prostvisitaton samt förvaltningsvisitation genomförs enligt plan. att inköp av ny traktor ryms inom budgeterade medel _ Kr 11 Övriga frågor Ledamot Roland Hedlund frågar hur rekrytering av vakanta tjänster handläggs samt begär att mer information ges till kyrkorådet om hur församlingens huvuduppgifter bedrivs. Kr ordförande informerade, som de framgår av AU protokollet, att arbetsgrupp för rekrytering av vakanta tjänster är utsedd. Ledamot Roland Hedlund påtalar att det ej är arbetsutskottets uppgift att utse rekryteringsgrupp till vakanta tjänster. AU är ett organ för att förbereda ärendena och till kyrkorådet inkomma med förslag till beslut. att kyrkorådet ska informeras om hur församlingens huvuduppgift bedrivs. Kr 12 Mötets avslutande Kyrkorådets ordförande tackar för visat intresse och avslutar mötet kl

6 6(5)