För att ladda ner ESV applikationen ESV möten:

Transkript

1 För att ladda ner ESV applikationen ESV möten: 1. Gå in på AppStore, Google Play, eller Windows Phone Store 2. Sök fram och installera applikationen ESV möten 3. Ange eventkoden: stora (För att uppdatera sidor i applikationen; dra uppifrån och ner för att sedan släppa)

2 Stora redovisningsdagen 2017

3 You can count on me I ll be there And I know when I need it I can count on you

5 För att ladda ner ESV applikationen ESV möten: 1. Gå in på AppStore, Google Play, eller Windows Phone Store 2. Sök fram och installera applikationen ESV möten 3. Ange eventkoden: stora (För att uppdatera sidor i applikationen; dra uppifrån och ner för att sedan släppa)

6 Anne-Marie Ögren & Ingemar Härneskog

7 Aktuellt inför bokslut och nytt år Anne-Marie Ögren och Ingemar Härneskog

8 Tidpunkter i samband med bokslutet - Allt är reglerat i FÅB och föreskrifterna till 21 FBF - Inga av de angivna datumen är en lördag eller söndag - Se även ESV:s webb Statens ekonomi/redovisning/årsredovisning och bokslut - Brytdag enligt föreskrifter till 10 FBF den 5 januari. - Inrapportering enligt föreskrifterna till 21 den 17, 24 och 31 januari, 15 och eventuellt 23 februari. - Eventuell särskild dokumentation den 15 februari enligt 2 kap. 3 FÅB med föreskrifter. - Årsredovisningen till regeringen den 22 februari enligt 2 kap. 1 FÅB. - Betalningsavstämningar senast 1 mars.

9 Urvalet för Särskild dokumentation ändras 40 stora myndigheter lämnar Särskild dokumentation till ESV senast den 15 februari. Årsredovisningens finansiella delar i preliminär version. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och Transportstyrelsen är nya på listan i februari Linköpings universitet, Socialstyrelsen och Umeå universitet ska inte längre lämna Särskild dokumentation. Dokumentet beslutas av myndighetens chef och lämnas enbart elektroniskt.

10 Ändringar 2015 och 2016 som påverkar bokslutsarbetet Årsredovisningen får inte ändras efter 22 februari Årsredovisningen lämnas enbart elektroniskt Kortfristig del av långfristiga fordringar och skulder särredovisas som huvudregel

11 Fler ändringar från de senaste åren Komponentredovisning för fastigheter och vissa andra större anläggningstillgångar Utvecklade regler om finansiella instrument Mer detaljerade S-koder för anläggningstillgångar. Stäm av att noten och Hermes stämmer överens!

12 Investeringar i Budgetunderlaget Uppgifter ska lämnas i tabeller Minimikrav två tabeller 1. Verksamhetsinvesteringar 2. Låneram räntor verksamhetsinvesteringar Tabellerna, enligt ESV:s mallar, ska bifogas elektroniskt i befintligt format till budgetunderlaget

13 Avsättningar för avhjälpande av miljöskador Avsättningar för framtida kostnader för utredning, efterbehandling och andra åtgärder för att avhjälpa en föroreningsskada eller allvarlig miljöskada enligt miljöbalken. Obs!: Redovisas på en egen rad i balansräkningen från och med årsredovisning Ska inte redovisas mot anslag vid avsättningstidpunkten Tilläggsupplysningar ska lämnas om vilka miljöskadeobjekt som avses och totalt belopp av avsättningen som ännu inte redovisats mot anslag

14 Delårsrapporten tas bort 2018 Delårsrapporten är kvar för affärsverken Regeringen kan besluta om delårsrapport för andra myndigheter Prognoserna försvinner i förekommande fall

15 Inrapporteringsregler, 21 FBF Specifika regler för halvårsrapportering tas bort Enhetlig kvartalsrapportering 17 april, 17 juli, 17 oktober (17 januari) Regler om kvartalsrapportering lyfts upp från allmänna råd till föreskrifter Återföring av periodiseringar ( vändning ) måste göras så att utfallet i nästa period inte blir missvisande

16 Vad är väsentligt per månad? Inga ändringar. Regler i föreskrifter och allmänna råd till anslagsförordningen. Hyra, avskrivningar och utgifter som har väsentlig påverkan på månadens utfall för ett enskilt anslag (post). Alltså anslagsfinansierad verksamhet. Tänk gärna andel av anslaget eller anslagsposten. Hantera eventuella vändningar på ett bra sätt. Är utfallet rimligt?

17 Föreskrifterna om kvartalsrapportering Säkerställa kvalitet i nationalräkenskaperna. Gäller alla utom affärsverk. Det mesta bör vara i stort sett riktigt redan månadsvis. Lägre krav än vid årsskifte. Redovisningen i allt väsentligt fullständig: t.ex. betalningar, fakturor, investeringar. Andra periodiseringar som bedöms påverka väsentligt.

18 Vad är väsentligt per kvartal? Är utfallet rimligt? Inte förstöra informationen med vändningar. Kan vi tänka i procent av utfallet för en viss rad? Stora kända nedskrivningar eller omvärderingar tas med.

19 Vad är inte nödvändigt per kvartal? Belopp under kronor är aldrig väsentliga för kvartalsrapporteringen till statsredovisningen men kanske internt. Lämnade och erhållna kontanta bidrag behöver inte periodiseras per kvartal. Inkomster i uppbördsavsnittet behöver inte periodiseras per kvartal.

20 Att vända periodiseringar Om man vänder stora periodiseringar kan utfallet nästa period förstöras negativt utfall har förekommit! Titta alltid på utfallet för perioden är det rimligt? Återkommande periodiseringar bör inte vändas alls. Bokför mellanskillnaden vid nästa tillfälle. Stora periodiseringar av engångskaraktär vänds när utgiften bokförs. Entreprenader, transfereringar in natura, stora köp av tjänster En handledning med exempel är planerad under vintern.

21 Momskompensation vid representation All kompensationsrätt för ingående mervärdesskatt vid representation och liknande förpliktelser är slopad från och med 1 juli Kompensationsförbudet gäller sådana kostnader som BOKFÖRS som representation. Här uppstår en begreppsförvirring när det handlar om intern representation. ESV:s föreskrifter och allmänna råd träder i kraft 1 januari 2018.

22 Vad BOKFÖRS som intern representation? Måltider och kringkostnader i samband med personalfester Måltider i samband med informationsmöten

23 Vad bokförs INTE som intern representation? Måltider i samband med interna kurser och konferenser Bokförs som utbildningskostnader och driftskostnader Förfriskningar och annan enklare förtäring av mindre värde Ses oftast som personalvårdsförmån och bokförs som övrig personalkostnad Julgåva, jubileumsgåva, minnesgåva/nor-gåva till personalen Är en skattefri personalvårdsförmån och bokförs som övrig personalkostnad

24 Förfriskningar och annan enklare förtäring av mindre värde Om personalen bjuds så med vissa kriterier ses detta som en skattefri personalvårdsförmån övriga personalkostnader Om externa deltagare bjuds, vad är det då? I ett möte där inget representationssyfte finns så är det inte extern representation ESV har uttalat: Ett rent arbetsmöte - inget representationssyfte Kostnader för förfriskningar i ett arbetsmöte med externa deltagare - Bokförs som inköp av övriga varor alternativt inköp av en övrig tjänst

25 Måltider i samband med ett arbetsmöte Alla måltider i samband med arbetsmöten, till exempel projektmöten, ledningsgruppsmöten, styrelsemöten är förmånsskattepliktiga för deltagarna. Med måltid avses en kall eller varm tillredd måltid. Alltså även en sallad. Eftersom den ska förmånsbeskattas ej verksamhetskostnad i mervärdesskattelagens mening. Därmed ingen kompensationsrätt för den ingående momsen.

26 Verifikationsunderlag Långtgående krav på vilka uppgifter som ska framgå av en verifikation I förekommande fall måste verifikationen innefatta upplysning om till exempel avtal som legat till grund och VAR dessa avtal finns tillgängliga Vid överväganden om kompensationsrätt vid bokföring av ingående mervärdesskatt måste den som konterar i förekommande fall kunna få tillgång till avtal med mera

27 Anne-Marie Ögren Ingemar Härneskog

28 Paus, återsamling 11:15

30 Ia Stolt

31 Hermes Ett fantastiskt system!

32 Hermes en fantastisk portal! HERMES

33 Tips

34 Tips

35 Tips

36 Tips

37 Tips

38 Tips

39 Tips

40 Tips

41 Tips

42 Gå med i referensgruppen. Vi behöver er!! Anmäl dig till christina.bergstrom@esv.se

43 Ia Stolt

45 Eva Engdahl Gäfvert

46 EA-värdering 2017 Eva Engdahl Gäfvert

47 Nyheter i EA-värderingen 2017 Främst förtydliganden och några nya frågor Ändrade kriterier för koncernfrågan om hyresavtal till ESV Kvalitetssäkringsprocessen för M-frågorna är något förändrad Information på Hermes startsida om statusen i ert arbetet med EA-värderingen

48 Frågor Anläggningstillgångar redovisas på rätt S-koder Anslagets ändamål Uppdelning av moms Hantering av statens medel ny förordning men i princip samma innebörd Frågor kring riskerna i verksamheten är borttagna från EA-värderingen -> internrevisionsenkäten

49 När besvaras frågorna? Myndighetsfrågorna: 14 november 4 december Koncernfrågorna: 9 mars 26 mars

50 Kvalitetssäkring och omprövning Första kvalitetssäkring av svar på myndighetsfrågorna i december januari. Nytt för i år att ni kan begära omprövning fram till och med 4 april ESV behandlar dock enbart omprövningar fram till 21 januari och under perioden 9 mars till 4 april För svar på koncernfrågorna kan omprövning begäras till 4 april Andra kvalitetssäkring av svar på myndighetsfrågor i slutet av mars Omprövning kan begäras till 4 april

51 Tidsaxel EA-värdering /11 4/12 21/1 9/3 26/3 4/4 EA-värden publiceras Rapport till regeringen 21/4 nov dec jan feb mar april maj M-frågor besvaras Kvalitetssäkring M-frågor Omprövningsperiod M-frågor ESV behandlar omprövningar K-frågor besvaras Kvalitetssäkring 2 M-frågor Omprövningsperiod K-frågor och M-frågor ESV behandlar omprövningar

52 GLÖM INTE ATT GODKÄNNA ERA SVAR!

53 Frågor kring EA-värdering?

54 Eva Engdahl Gäfvert

55 Lunch, återsamling 13:00

57 Kristina Padrón & Emma Holstad

58 Information från Finansdepartementet Kristina Padrón Emma Holstad Budgetavdelningen Finansdepartementet 58

59 Statens budgetsaldo Finansdepartementet 59

60 Den offentliga sektorns finanser Procent av BNP Inkomster 49,5 49,2 48,9 48,8 48,8 Utgifter 48,6 48,2 48,1 47,8 47,3 Finansiellt sparande 0,9 1,0 0,9 1,0 1,5 Strukturellt sparande* 1,0 0,8 0,6 0,7 1,1 * procent av potentiell BNP Finansdepartementet 60

61 Utvecklingsarbete Utvecklad intern styrning och kontroll Synliggöra resultat i myndigheternas årsredovisningar Slopat delårsrapporteringskrav Finansdepartementet 61

62 Verksamhetsinvesteringar Finansdepartementet 62

64 Gina Funnemark

65 Riksrevisionens granskning av myndigheter GINA FUNNEMARK, AVDELNINGSCHEF ÅRLIG REVISION

66 RIKSREVISIONENS G RANSKNING AV MYNDIGHET ER

67 RIKSREVISIONENS G RANSKNING AV MYNDIGHET ER

68 RIKSREVISIONENS G RANSKNING AV MYNDIGHET ER Regeringen ESV Myndigheter Riksdagen Experter Riksrevisionen

69 RIKSREVISIONENS G RANSKNING AV MYNDIGHET ER Besök oss på

71 Naiem Rab & Anna Castwall

72 Vanliga frågor och svar till ESV Naiem Rab Anna Castwall

73 Fråga: Finns det något samband mellan förmånsbeskattning och kompensationsrätt för moms? Exempel 1: Myndigheten arrangerar varje år en personalfest där alla anställda bjuds på måltid. Exempel 2: Myndigheten åker på en tvådagars planeringskonferens och de anställda bjuds på måltid. Exempel 3: Några anställda arbetar intensivt med ett projekt och bjuds på måltid i samband med ett arbetsmöte.

74 Svar: Ja, det finns ett samband. En förutsättning för rätt till kompensation för ingående moms är att inköpet görs till myndighetens verksamhet. Inköp som en myndighet gör för anställdas privata bruk ses inte som ett inköp till myndighetens verksamhet => den anställde förmånsbeskattas och myndigheten har inte rätt till kompensation för ingående moms.

75 Svar på exempel 1 personalfest Fri kost vid personalfest ses som intern representation, både ur förmånsoch momssammanhang. Fri kost i samband med intern representation är skattefri => ingen förmånsbeskattning. För att kostförmånen ska vara skattefri ska sammankomsten vara kortvarig och tillfällig. Redovisas som intern representation => ingen kompensationsrätt för ingående moms.

76 Svar på exempel 2 planeringskonferens Fri kost vid interna planeringskonferenser ses i förmånssammanhang som intern representation och i momssammanhang som en verksamhetskostnad. Fri kost i samband med intern representation är skattefri => ingen förmånsbeskattning. För att kostförmånen ska vara skattefri ska sammankomsten vara kortvarig och tillfällig. Redovisas som utbildning- eller driftkostnad => kompensationsrätt för ingående moms.

77 Svar på exempel 3 arbetsmöte Måltider vid arbetsmöten ses däremot inte som intern representation både ur förmåns- och momssammanhang. Fri kost vid arbetsmöten är en skattepliktig förmån => förmånsbeskattning. Redovisas som en skattepliktig kostnadsersättning och naturaförmån => ingen kompensationsrätt för ingående moms.

78 Fråga: Ska licenser aktiveras som immateriell anläggningstillgång eller kostnadsföras direkt? Exempel: En myndigheten har köpt en programvarulicens för att kunna använda sitt nyanskaffade ekonomisystem.

79 Svar: Om licenserna är avsedda för stadigvarande bruk och överstiger myndighetens beloppsgräns för vad som ska aktiveras så bör ni redovisa dem som en anläggningstillgång. Det gäller även om man köper in ny funktionalitet för ett redan befintligt system. Årliga utgifter för support och underhåll ska alltid kostnadsföras i den period de uppkommer.

80 Fråga: Är det möjligt att redovisa reparationsoch underhållskostnader på annans fastighet som en anläggningstillgång? Exempel: Myndigheten har haft underhålls- och reparationskostnader på kr i sin hyrda lokal. Myndigheten har kommit överens med hyresvärden att myndigheten ska stå för dessa kostnader.

81 Svar: Ja, reparationsoch underhållskostnader på annans fastighet ska redovisas som förbättringsutgift på annans fastighet trots att det inte handlar om värdehöjande åtgärder i de fall det handlar om väsentliga belopp. Väsentliga belopp innebär att myndigheten ska fatta beslut om en särskild beloppsgräns för detta med bedömning i förhållande till myndighetens verksamhet.

82 Fråga: Får en myndighet ta ut avgifter för utlämnande av allmän handling i elektronisk form? Exempel: En privatperson begär att få ut ett beslut som myndigheten har fattat. Beslutet omfattar en stor mängd information och personen vill ha ut informationen elektroniskt istället för i pappersform.

83 Svar: Myndigheten har ingen skyldighet att tillgodose denna önskan, om det inte är särskilt reglerat i lag. Myndigheten har möjlighet att ta ut en avgift med stöd av 4 avgiftsförordningen punkt 9 Automatisk databehandlingsinformation i annan form än utskrift. Det ekonomiska målet är upp till full kostnadstäckning.

84 Fråga: Finns det något i lag eller förordning som säger att vi inte får betala i förskott? Exempel: Vi vill köpa in något där leverantören begär att vi betalar delar i förskott för att de ska ta fram och leverera produkten. De vill ha 50% vid beställningen, 30% vid leverans och resterande 20% vid slutgodkännande.

85 Svar: Vad säger Budgetlagen och myndighetsförordningen? Det är en bedömningsfråga och i normalfallet ska inte myndigheter betala i förskott om det inte är tydligt att det sker enligt branschkutym. Beakta riskerna vid förskottsbetalning!

86 Välkommen att ställa din fråga till Naiem Rab Anna Castwall

87 Karolina Larfors

88 Hur tillämpar myndigheterna förordningen om intern styrning och kontroll? Karolina Larfors

89 Regeringsuppdrag kartläggning och analys Hur tillämpar myndigheter förordningen om intern styrning och kontroll? Riskanalyserna i centrum Arbete för att skydda verksamheten mot oegentligheter ESV 2017:65 Tillämpningen av förordningen om intern styrning och kontroll

90 Förordningen om intern styrning och kontroll De 69 internrevisionsmyndigheterna Definition av intern styrning och kontroll Moment som ska ingå i denna process Riskanalys Kontrollåtgärder Uppföljning Dokumentation Bedömning i årsredovisningen

91 Våra slutsatser Myndigheterna tillämpar förordningen men med viss variation Riskanalyserna omfattar oftast all verksamhet Riskanalyserna används Myndigheternas riskhantering omfattar till viss del oegentligheter Myndigheterna har nytta av förordningen i fullgörandet av sina uppgifter Nyttan motsvarar eller överstiger kostnaderna för arbetet med riskhantering för ungefär hälften av myndigheterna

92 Våra slutsatser, forts. Behov av justeringar i förordningen Förändringar bör göras så att både strukturen och möjligheten till verksamhetsanpassning kvarstår Förordningen bör omfatta fler moment ESV:s stöd motsvarar i stort myndigheternas behov

93 Förslag till åtgärder för en effektiv process Lyft fram myndighetsledningens ansvar för intern styrning och kontroll Lyft in den interna miljön Förtydliga kopplingen mellan intern styrning och kontroll och arbetet mot oegentligheter Förtydliga förordningens koppling mot myndighetens uppgift och mål

94 Förslag, forts. Möjliggör ett bredare fokus för riskanalysen Knyt dokumentationskravet till bedömningen av den interna styrningen och kontrollen Använd samma period för bedömningen som för årsredovisningen

95 Vad sker härnäst? Nytt regeringsuppdrag Rapportering senast den 15 februari 2018 Förslag till förordningsändringar Arbete internt med många externa kontakter

96 Karolina Larfors

97 Fika, återsamling 15

98 Karolina Larfors

99 Hur synliggör vi resultatet i framtiden? Karolina Larfors

100 Uppdrag att fördjupa tidigare förslag Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag Fortsättning på rapporten Att synliggöra myndigheters resultat (ESV 2016:51) Fördjupade studier av förslagens konsekvenser Regeringskansliets behov av resultatinformation är utgångspunkt Beakta Riksrevisionens förutsättningar att granska

101 Iakttagelser i Att synliggöra myndigheters resultat (ESV 2016:51) Information om prestationer (volymer och kostnader) används nästan bara när en verksamhet producerar stora volymer Generellt större intresse av effektorienterad information i förhållande till effektmål Missnöje med att myndigheterna i så liten utsträckning analyserar och kommenterar informationen i resultatredovisningen

102 Förslag i Att synliggöra myndigheters resultat (ESV 2016:51) Bestämmelsen om prestationers volymer och kostnader bör tas bort som generell regel Ersättas med bestämmelser som bättre motsvarar informationsbehovet i Regeringskansliet Redovisningen bör delas upp i en verksamhetsberättelse och en resultatredovisning Syfte: tydliggöra att redovisning av aktiviteter och redovisning av resultat är olika saker

103 Ändringar som vi överväger hösten 2017 Syften för redovisningen anges i förordningen Vad som ska redovisas anges i ESV:s föreskrifter och allmänna råd Redovisa resultat i förhållande till mål Antingen mål som riksdagen har beslutat eller mål som kan sorteras under målen för utgiftsområdet I de fall verksamheten producerar större volymer: redovisa prestationers volymer och kostnader

104 Ingen revolution men väl ett steg som förbättrar redovisning och styrning ESV bedömer För en stor del av myndigheterna - redovisa ungefär som i dag Vissa myndigheter behöver utveckla sina förutsättningar att redovisa resultat i förhållande till mål, dock med hänsyn till om det är relevant Vissa departement behöver se över och anpassa förutsättningarna för myndigheterna att redovisa resultat i förhållande till mål, i de fall det är relevant

105 Vad sker härnäst? 15 december 2017: ESV:s rapport till regeringen Under våren 2018: regeringen bereder och beslutar om nytt 3 kapitel Resultatredovisning. Under hösten 2018: ESV bereder och beslutar om nya förskrifter och allmänna råd. Ny handledning om resultatredovisning

106 Vad sker härnäst? De nya bestämmelserna gäller från och med den 1 januari 2019 Tillämpas första gången i årsredovisningen för 2019 För årsredovisningen för 2018 ska nuvarande regler gälla

107 Könsuppdelad statistik i årsredovisningen

108 Krav på könsuppdelad statistik 3 kap. Resultatredovisning 1 [ ] Den individbaserade statistik som ingår i resultatredovisningen ska vara uppdelad efter kön, om det inte finns särskilda skäl mot detta.

109 Veta mer? Förarbete till förordningen Könsuppdelad individbaserad statistik i myndigheternas årsredovisningar Jämställdhetsutredningen (SOU 2015:86) SCB, Könsuppdelad statistik, Ett nödvändigt medel för jämställdhetsanalys (CBM 2004:1) Kontakta ESV Sofia Allansson Ami Keita Jansson sofia.allansson@esv.se ami.keitajansson@esv.se

110 Karolina Larfors

112 Peter Norén & Åsa Fröding

113 Nya ramavtal ekonomisystem m m Åsa Fröding Peter Norén

114 Många nya ramavtal på gång Skanningtjänst Upphandlingsverktyg Oberoende konsulter E-handelstjänst Beslutsstödsystem Fokus idag Ekonomisystem som tjänst Ekonomisystem Personalsystem Operatörtjänst kundfaktura

115 Inget ramavtal med Unit4 Anbuden från Unit4 och KPMG klarade inte kvalificeringskraven LOU har tydliga regler kring förtydliganden av anbud Ingen leverantör har överprövat upphandlingen Gott om tid för övergången till de nya ramavtalen

116 Bra ekonomisystem för myndigheter även framöver från CGI och Visma Långsiktigt systemstöd och god konkurrens Moderna systemstöd som underlättar administrativt arbete och ekonomisk styrning i olika typer av myndigheter. Bättre priser och villkor, jämfört med om myndigheter själva upphandlar egna avtal. Enkel hantering av avrop och avtalsförvaltning för myndigheter. Användas av mer än hälften av myndigheterna (själva eller via SSC).

117 ESV:s ramavtal flyttar till Kammarkollegiet Statliga ramavtal samlas framöver på Statens inköpscentral Verksamhetsövergång 1 januari 2018 ESV:s ramavtal förs över till Kammarkollegiet ESV slutför pågående upphandlingar Kammarkollegiet ger stöd framöver till avropare Delar av ESV:s personal följer med ESV driver fortsatt på e-handel och annat utvecklingsarbete i staten

118 Anmäl dig till våra infomöten om de nya ramavtalen Operatörstjänst för kundfaktura den 30 november Ekonomisystem som tjänst den 11 december (fm) E-handelstjänst den 11 december (em) Skanningtjänst inom kort via film på

119 Åsa Fröding Peter Norén

120 Jerker Jonsson

121 Kan vi effektivisera och digitalisera inlämningen av årsredovisningarna? Jerker Jonsson

122 < Räkenskapsår: 2016 > < Valuta: SEK > < Myndighet: ESV > m.m.

123

124 Inlämning av årsredovisning Problem? Förslag till lösningar?

125 Är informationen sammanhängande? Resultaträkning Noter Sammanställning väsentliga uppgifter

126 Finns obligatorisk information med? Balansräkning Noter Förordning om årsredovisning och budgetunderlag

127 Stämmer uppgifterna med annan rapportering? Balansräkning Rapportering till statsredovisningen

128 Stämmer uppgifterna med centrala datakällor? Sammanställning väsentliga uppgifter Regleringsbrev

129 Hur det skulle kunna se ut SKICKA utkast till årsredovisning VALIDERA utkast till årsredovisning (Hermes) UNDERTECKNA med e-signatur BESLUTAD och INLÄMNAD årsredovisning (Hermes)

130 Många frågor återstår

131 Jerker Jonsson

132 Carina Franzén

133 Hållbarhetsredovisning något för statliga myndigheter? Carina Franzén

134 Vi är den första generationen med potential att utrota fattigdom och den sista generationen att undvika klimatförändringarnas värsta effekter. Ban-ki moon 2015

135 .

136 Carina Franzén

137 Tack för idag!