Välkomna till Stora redovisningsdagen 2016!

Transkript

1 Välkomna till Stora redovisningsdagen 2016!

2 Stora redovisningsdagen 2016 Information från Finansdepartementet Gia Wickbom Karl Bergstrand Finansdepartementet

3 Budgetarbetet är beroende av kunskap om utgiftsläget och prognoser av hög kvalitet Det finanspolitiska ramverket förändras: lägre målnivå men mer stringent uppföljning Finansdepartementet

4 Utgiftstak och takbegränsade utgifter Jämförbara över tiden, procent av BNP Finansdepartementet

5 Asylsökande och utgifter på statens budget för migration och etablering Miljarder kronor Migration Integration Totalt Flykting-avräkningar avräkningar Totalt inkl. avräkningar avräkningar Finansdepartementet

6 Offentliga finanser Procent av BNP Inkomster 48,9 48,9 48,9 49,0 49,1 49,1 Utgifter 48,9 49,1 49,1 49,0 48,3 47,6 Finansiellt sparande -0,1-0,2-0,3 0,0 0,8 1,5 Strukturellt sparande -0,2 0,2-0,3 0,1 0,9 1,6 Finansdepartementet

7 Utvecklingen av den ekonomiska styrningen - utgångspunkter Ändamålsenlig finansiell styrning och resultatstyrning för genomförande av politiken Uppföljning av måluppfyllelse och genomförande Värna myndigheternas kärnverksamheter Verksamhetsanpassning Tillit Finansdepartementet

8 Pågående utveckling exempel Delårsrapporten konsekvenser om den slopas FISK:en hur tillämpas den Resultatredovisningarna ändamålsenligheten Effektivare verksamheter metoder och goda exempel Ny delegation mot felaktiga utbetalningar Investeringar utvecklingsarbetet fortsätter Finansdepartementet

9 Aktuellt inför bokslut och nytt år Anne-Marie Ögren Ingemar Härneskog

10 Inför bokslutsarbetet 10

11 Rapporteringstidpunkter Inga undantag i årets bokslut. Allt gäller enligt föreskrifterna till 21 FBF och inga angivna dagar infaller på lördagar eller söndagar. Månadsrapportering under 2017 enligt särskilt beslut. 11

12 Jobba gärna med checklistan från ifjol Planera och förbereda ta kontakt med ESV, Riksrevisionen i god tid. Fördela arbetet. Se till att boka in beslutsmöten och säkerställ information Före eller vid årsskifte uppdatera system och förteckningar, stäm av och fakturera i god tid, ta upp lån, inventera, hantera brytdagen

13 Fortsätt enligt checklistan Genomför bokslutsarbetet med avstämningar och rättelser, värdering och klassificering, analys av utfall samt rapportering till Hermes. Gör de sista momenten med motpartsavstämning, slutkontroller, omföring av kapitalförändring och rapportering. Kolla allt igen.

14 Gör färdigt årsredovisningen Skriv specifikationer och noter. Skriv bra kommentarer. Expediera Särskild dokumentation i förekommande fall. Säkerställ att allt stämmer överens inbördes med resultatredovisningen och med Hermes. Sidouppdrag och förmåner. 14

15 Gör färdigt årsredovisningen, forts. Se till att alla formella krav är uppfyllda, som styrelse och beslutsmening. Fatta beslut. Underskrift(er) på arkivexemplaret. Expediera elektroniskt. Inte scannad kopia. Glöm inga obligatoriska inrapporteringar. 15

16 Pensionsavtalet PA 16 och mellanhavanden med SPV i bokslutet och under

17 Nytt pensionsavtal from 2016 PA 16 gäller från 1 januari 2016 SPV har dock fakturerat enligt PA 03 under hela 2016 Ni myndigheter behöver korrigera för detta i bokslutet 17

18 Bokföringsunderlag per 31 december 2016 Alla myndigheter får ett bokföringsunderlag från SPV i december som avser preliminär korrigering av felaktig fakturering under 2016 Återbetalning för förmånsbestämda premier Inbetalning för premiebestämda premier 18

19 Bokföringsunderlag manuellt i bokslutet Belopp att bokföra Typ av korrigering Avser XX kr Återbetalning Förmånsbestämd pension XX kr Inbetalning Premier till Kåpan Flex Mot part S-kod Debetkonto S-kod Kreditkonto SPV _

20 Pensionsavtalet PA 16 Består av två avdelningar Avdelning I är helt premiebestämd och gäller anställda födda 1988 och framåt Avdelning II är förmånsbestämd och till viss del premiebestämd, motsvarar PA 03-avtalet och gäller anställda födda före

21 Faktura Avdelning I från 2017, helt premiebestämd En faktura på de premiebestämda delarna Ålderspension valbar Ålderspension obligatorisk Ålderspension flex Skickas strax efter den 20:e varje månad och ska betalas inom några dagar. 21

22 Fakturor Avdelning II från 2017, förmånsbestämd + premiebestämd En faktura på den förmånsbestämda delen, skickas i slutet av månaden (senast 4:e månaden efter), ska vara betald i slutet av nästa månad En faktura på den premiebestämda delen Individuell ålderspension (Iåpen) Kompletterande ålderspension (Kåpan) Skickas strax efter 20:e varje månad och ska betalas inom några dagar 22

23 Regeländringar i år och förra året 23

24 Den enhetliga brytdagen blir kvar Inga ändringar av reglerna om brytdagen En myndighet som anser att en senare dag för utomstatliga transaktioner skulle underlätta arbetet, kan begära dispens hos ESV. Kan vara bra för den som har många köp från företag och kan hantera skilda dagar systemmässigt. 24

25 FÅB: Årsredovisningen i elektronisk form Inga myndigheter behöver lämna årsredovisningen i pappersform till någon mottagare Även regeln om tryckt version i efterhand tas bort Endast sekretesskäl ger undantag från detta Regeringen kan förstås besluta om något annat för en enskild myndighet eller grupp av myndigheter 25

26 S-koder återbetalda bidrag inomstatliga: gamla rutinen Exempel 1: 7711 Lämnade bidrag 3511 Erhållna bidrag/alt Här möter intäktsreduktion kostnadsreduktion i motpartsavstämningen. Det går ganska bra. 26

27 S-koder återbetalda bidrag inomstatliga: gamla rutinen 2 Exempel 2: 7711 Lämnade bidrag 3511 Erhållna bidrag/alt ) 100 1) 100 2) Övriga ers (uppbörd) 2) 30 I motpartsrutinen möter intäktsreduktion en intäkt. Då måste båda kommentera. 27

28 S-koder återbetalda bidrag inomstatliga: ny rutin Exempel 3: 7711 Lämnade bidrag 3511 Erhållna bidrag/alt ) 100 1) Övriga ers (uppbörd)/alt /alt 7355 Återbetalda bidrag 2) 30 2) 30 Här behandlas återbetalningen som en kostnad och möter alltid en intäkt eller en post som behandlas som en intäkt. Inga motpartskommentarer behövs. 28

29 Bokföringsförordningen, FBF 21 om inrapportering - Myndigheten ska informera regeringen (och ESV) om anslag enligt regleringsbrev eller överföringsbelopp är fel i Hermes - Affärsverken behöver inte rapportera fullständigt vid kvartal och halvår 29

30 Anslagsförordningen Räntor på främst återkrav av bidrag ska ibland redovisas mot inkomsttitel. De ska då redovisas kassamässigt mot inkomsttitel (som kapitalbeloppet). Inte karaktär av avgift! Gäller även ränta på skattefordringar. Myndigheten ska upplysa en bidragsmottagare om villkoren för bidraget och bestämma en utbetalningsplan. Förtydligande att det även gäller icke statliga mottagare. 30

31 Sedan förra året Särskild dokumentation för de cirka 40 största lämnas elektroniskt till ESV motsvarande format som för årsredovisningen. Komponentredovisning är nu obligatorisk i förekommande fall Utvecklade regler för finansiella instrument Årsredovisningen får aldrig ändras efter 22 februari

32 Långfristigt och kortfristigt Tydligare avgränsning mellan långa och korta fordringar och skulder. Omföring av kortfristig del. Långfristiga skulder är sällsynt. Några poster är alltid kortfristiga, även om de förfaller efter mer än tolv månader, t.ex. kundfordringar och leverantörsskulder. För Övriga avsättningar ska upplysningar lämnas om det som bedöms regleras nästa år. Kort del förs inte om. Kort del av Övriga lån förs inte om.

33 Nyheter kring moms i staten 33

34 Ändring i mervärdesskattelagen 1 januari 2017 Ändring kring avdragsrätt för ingående moms vid representationsmåltider Påverkar även statliga myndigheter via momsförordningen Momsförordningen kommer troligtvis att ändras under

35 Ändring i ESV:s föreskrifter och allmänna råd momsförordningen Kompensation för ingående moms gäller hela myndighetens verksamhet, alltså även transfereringsverksamhet när sådan förekommer Rättelse av felaktigt rekvirerat belopp bör normalt bara ske för det innevarande årets rekvisitioner 35

36 Nyheter i baskontoplanen

37 Några ändringar att peka på Vi har gjort en del ändringar i baskontoplanen 2016 och vill peka på två av dem 1. Vi har ändrat namn och kontonummer i kontoklass 461 och 463 med anledning av det nya PA 16-avtalet 2. Vi har gjort ett förtydligande i kontoklass 48, Kostnader för utbildning egen personal 37

38 Avgiftsbestämd pension har blivit premiebestämd Kontoklasserna 461 och 463 avser premier som betalas till SPV för förmånsbestämd och premiebestämd tjänstepension Månadsavgiften för förmånsbestämd pension kallas premie Tidigare pratade vi om avgifter till Kåpan och Iåpen, nu heter de också premier I nya baskontoplanen har kontona döpts om och vissa konton har tagits bort 38

39 Utbildning egen personal Förtydligande för kostnader vid kurser och konferenser Enbart själva utbildningskostnader, särkostnader för utbildning, vid interna kurser och konferenser bokförs i kontoklass 48 Kost och logi vid myndighetens årliga verksamhetskonferens bokförs i kontoklass 5, förslagsvis kontogrupp 557 Huvudprincipen är att kostnader för logi och mat vid kurser och konferenser ska bokföras i kontoklass 5 39

40 Förenklingsregel Om kostnader för resor och/eller kost och logi är inkluderade i en kursavgift för en kurs eller konferens så får hela kursavgiften, av förenklingsskäl, bokföras i kontoklass 48 Om resa, kost och logi inte ingår i kursavgiften bokförs de enligt huvudprincipen i kontoklass 5 40

41 Anne-Marie Ögren Ingemar Härneskog

42 Inrapportering och systemförändringar - statsredovisning Christina Bergström

43 Inrapportering januari 17 januari 24 januari 31 januari Brytdag 2016 Motpartsavstämning ska vara klar Prel dec.utfall (+ realek. fördeln.) (12a) Nytt prel.utfall samt rättelser och realek. fördeln. (12c) Underlag för PLO 43

44 Inrapportering forts 15 februari 22 februari 23 februari 1 mars Slutligt utfall/ Utfall enligt Särskild dok. (12d) Särskild info Ev. sena korrigeringar i årsredovisningen ska ha gjorts i Hermes Årsredovisningen (12e) till regeringen Betalningsavstämning kvartal 4 44

45 Dokument inför bokslut Inrapportering av utfall till Statsredovisningen samt brytdagar under 2017 Lathund inför årsbokslutet 2016 Motpartsdifferenser mot nedlagda myndigheter 2016 Fakturor och OCR-underlag från SPV vid bokslutet SPV Bokföringsunderlag

46 Inför årsbokslutet att tänka på Anslagsredovisning kommentarer Bemyndiganden kommentarer Ansvarsförbindelser Motpartsredovisning 6 kap. och 9 kap. Förordning om årsredovisning och budgetunderlag 17 Anslagsförordning 21 Förordning om myndigheters bokföring 46

47 Exempel på anslagskommentar Avvikelsen om tkr från tilldelade medel förklaras främst av att planerad skumning av oljerester i bergrumsanläggningen i Vetlanda inte kunnat genomföras, då det visade sig vara svårare än bedömt att ta sig in i anläggningen. 47

48 Systemförändringar

49 Utveckling av statsredovisningssystemet Syfte: Modernare gränssnitt och effektivare arbetssätt Ansvarsförbindelser Utvecklat motpartsrapporteringen Ny rapport: S-koder per avsnitt i motpartsrapporteringen Nästa delmoment: Anslagsfördelning-justering 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 Referensgrupp Finns en referensgrupp som träffas när vi behöver diskutera utvecklingsönskemål med er Vill du var med och påverka utvecklingen av nästa steg - Anslagsfördelning-justering i SRS? Kontakta mats.nilsen@esv.se 56

57 57

58 Christina Bergström

59 Lunch Vi ses här igen kl

60 Riksrevisionen Gina Funnemark 60

61 Anläggningstillgångar Curt Johansson

62 Nya handledningar om anläggningstillgångar Redovisning av komponenter Investeringar i budgetunderlaget Materiella anläggningstillgångar 62

63 Budgetunderlaget 2016 och BP Några myndigheter lämnade inte uppgifter om investeringar enligt de nya bestämmelserna Utfallet om investeringar och dess finansiering stämde inte alltid med årsredovisningen En samlad investeringsplan för staten i BP 86 miljarder kronor (inkl. investeringar i forskning) 10 myndigheter har investeringsplaner för samhällsinvesteringar 63

64 Regleringsbrevet och budgetunderlaget 2017 Regleringsbrevet 2017 Alla investeringsplaner från BP tas in i regleringsbrevet, även investeringsbudget för vissa verksamhetsinvesteringar Utfallet 2017 ska följas upp mot budgeterade värden i regleringsbrevet (om möjligt även 2016 och 2015) Budgetunderlag 1 mars 2017 Nya summeringsrader i förslag till investeringsplan Väsentliga ändringar från beräknade belopp i regleringsbrevet ska kommenteras 64

65 Att redovisa materiella anläggningstillgångar 65

66 Den nya handledningen Uppdaterad handledning När lån ska tas upp, nya benämningar och hänvisningar, komponentredovisning, nedskrivning och treårsregeln Tydliggjort utgångspunkter för vilka utgifter som bör tas med när myndighet bygger upp tillgångar i egen regi Restriktiv inställning till att ta med indirekta kostnader och räntekostnader Statliga inrapporteringskoder har uppdaterats Forskningsanläggningar 66

67 Vanligaste frågorna Hur ska anläggningstillgångar avgränsas? Mindre värde, treårsregeln, naturligt samband och kompontentredovisning Vilka utgifter ska ingå i anskaffningsvärdet? Bygger upp tillgångar i egen regi, vilka utgifter ska tas med Tillkommande utgifter efter att tillgången har tagit i drift? Byter ut delar, använder tillgången på nytt sätt m.m. 67

68 Kriterier för att redovisa en AT Förenklingsregler Mindre värde Större anskaffningar av likartade tillgångar bör redovisas som anläggningstillgångar även om respektive tillgång är av mindre värde 3-års regeln (förtydligande) Naturligt samband Olika objekt som används tillsammans Objektens nyttjandeperiod överensstämmer

69 Komponentredovisning Nya regler att vissa tillgångar ska delas upp i komponenter Förväntas skillnaden i förbrukningen av en anläggningstillgångs komponenter vara väsentlig, ska tillgången delas upp och avskrivning göras på komponenterna var för sig Faktorer vid bedömning Anskaffningsvärdet på den sammansatta tillgången Komponentens anskaffningsvärde Komponentens del av tillgångens anskaffningsvärde Nyttjandeperiod i förhållande till den totala tillgången 69

70 Avskrivning Ekonomisk livslängd = fastställa vad som är en anläggningstillgång och vilka utgifter som ska ingå i anskaffningsvärdet Nyttjandeperiod = fastställa hur en anläggningstillgång ska skrivas av I undantagsfall: kortare nyttjandeperiod än ekonomisk livslängd, hänsyn till betydande restvärde Restvärde = förväntat belopp efter nyttjandeperiodens slut minus direkta försäljningskostnader 70

71 Egenutvecklade anläggningstillgångar Lönekostnader? Utgifter för rese- och hotellkostnader? Utgifter för lokaler och ekonomiadministration? Projekteringskostnader för planering av en ombyggnation av befintliga lokaler? Utgifter för att bygga upp en ny version av ett ITsystem? 71

72 Tillkommande utgifter Aktiveras om ny eller utbyte av komponenter Aktiveras om tillgångens prestanda förbättras Reparationer i samband med förvärv aktiveras om Väsentliga belopp Behövs för att utnyttja tillgången Beslut vid förvärvstidpunkten 72

73 Immateriella anläggningstillgångar Bestämmelserna överensstämmer i stora delar med materiella anläggningstillgångar Den nya handledningen ger alltså även vägledning i många frågor som rör immateriella anläggningstillgångar Vissa skillnader: Det kan vara svårare att avgränsa immateriella anläggningstillgångar De sex kriterierna ska vara uppfyllda Det ställs större krav för att ha en nyttjandeperiod som överstiger fem år 73

74 Riktlinjer och investeringsbeslut Hur tolkar vi naturligt samband, större anskaffningar och treårsregeln? Har vi sammansatta tillgångar som kan behöva delas upp i komponenter? Vilka utgifter ska vi ta med i anskaffningsvärdet, framförallt vid egenutvecklade tillgångar? Vilka uppgifter behöver vi för att redovisa anläggningstillgångar? 74

75 Curt Johansson

76 EA-värdering 2016 Eva Engdahl Gäfvert Anna Kindberg

77 Vad har hänt inför 2016? Främst förtydliganden T.ex. i myndighetsfrågorna om bidrag, avgifter och bemyndiganden Ändrade kriterier för koncernfrågan om hyresavtal till ESV 77

78 När besvaras frågorna? Myndighetsfrågorna: 14 november 9 december Koncernfrågorna: 9 mars 24 mars 78

79 Kvalitetssäkringsprocessen Första kvalitetssäkring av svar på myndighetsfrågorna i december januari Omprövning kan begäras till 20 januari Av svar på koncernfrågorna i slutet av mars Andra kvalitetssäkring av svar på myndighetsfrågor i slutet av mars Omprövning kan begäras till 3 april 79

80 Tidsaxel EA-värdering /11 9/12 20/1 9/3 24/3 3/4 EA-värden publiceras Rapport till regeringen 21/4 nov dec jan feb mar april maj M-frågor besvaras Kvalitetssäkring M-frågor Omprövningsperiod M-frågor K-frågor besvaras Kvalitetssäkring 2 M-frågor Omprövningsperiod K-frågor och eventuella ändrade M-frågor 80

81 Eva Engdahl Gäfvert Anna Kindberg

82 Att redovisa avsättningar och ansvarsförbindelser Anne-Marie Ögren Carina Franzén (ESV 2016:33)

83 Definitioner Förpliktelse är centralt Skuld, avsättning eller ansvarsförbindelse beror på olika grad av säkerhet Gränsdragning mellan skuldposterna periodavgränsningar och avsättningar Åtaganden är ett vidare begrepp än förpliktelse och kan även uppstå kopplat till framtida verksamhet Fonder är inte en förpliktelse 83

84 Vad är en avsättning? Skuld = en förpliktelse där belopp och tidpunkt för reglering är säkra Avsättning = en skuld som är oviss till belopp och/eller tidpunkt då den ska regleras En avsättning ska redovisas när: 1. det finns en förpliktelse (legal eller informell) till följd av en inträffad händelse, 2. det är sannolikt att ett utflöde av resurser krävs för att kunna reglera förpliktelsen och 3. en tillförlitlig uppskattning av beloppet kan göras 84

85 Vad är en ansvarsförbindelse? Möjliga förpliktelser till följd av inträffade händelser Förpliktelser => inte sannolikt att ett utflöde av resurser kommer att krävas Förpliktelser => storleken kan inte beräknas med tillräcklig tillförlitlighet 85

86 Ansvarsförbindelser, exempel Statliga garantier för lån och krediter Förpliktelse för sanering och återställning av förorenade områden Förpliktelser där tvist finns 86

87 Start Förpliktelse till följd av en inträffad händelse? Nej Möjlig förpliktelse? Nej Ja Sannolikt nettoutflöde av resurser? Nej Ja Ja Tillförlitlig uppskattning av beloppet? Ja Nej (ovanligt) Redovisa en avsättning Redovisa en ansvarsförbindelse Redovisa ingenting 87

88 Avsättningar för pensioner Avsättning för delpensioner Avsättning för pensionsersättning Dock INTE Avsättning för särskild pensionsersättning 88

89 Övriga avsättningar Avsättning för särskild pensionsersättning Avsättning för lokalt omställningsarbete Avsättning för omstruktureringskostnader 89

90 Kriterier vid avsättning för omstruktureringskostnader 1. Beslut om nedläggning eller omstrukturering har fattas av regeringen 2. Myndigheten har skapat en förpliktelse genom att fastställa en detaljerad omstruktureringsplan med verksamheter, platser och funktioner som berörs, ungefärligt antal personer som berörs och vilka utgifter och vilken tidsperiod det gäller 90

91 Bör ingå i en avsättning Uppsägningslön om arbetsbefriade Särskild pensionsersättning Lokalkostnader för lokaler som lämnas i förtid Kostnad för inhyrd personal för omstrukturering Endast direkta utgifter som uppstår p g a omstruktureringen 91

92 Bör inte ingå i en avsättning Kostnad för inhyrd personal som ersätter personal Kostnader för rekrytering av ny personal Kostnader för utbildning av ny och befintlig personal Ersättning för resor och bostad till anställda på grund av omlokalisering av verksamheten Flyttkostnader som uppstår vid eventuellt byte av lokaler 92

93 Exempel 1 trasig anläggning Myndigheten har en anläggning som i november får en allvarlig skada. Myndigheten tecknar ett bindande avtal om att reparera anläggningen och reparationen kommer att utföras i februari. Hur ska myndigheten hantera det i årsredovisningen? 93

94 Svarsförslag exempel 1 Det bindande avtalet innebär att myndigheten får en motprestation i form av en reparerad anläggning => Inte ett nettoutflöde av resurser Myndigheten ska inte redovisa någon avsättning eller ansvarsförbindelse 94

95 Exempel 2 översyn enligt lag Myndigheten har en helikopter som enligt lag måste genomgå en större översyn vart tredje år. Bör myndigheten göra en avsättning år 1 för de framtida översynerna? 95

96 Svarsförslag exempel 2 Finns ingen förpliktelse mot en utomstående part som är oberoende av myndighetens handlande. Myndigheten kan välja att sluta använda eller sälja helikoptern istället för att göra översynen. Myndigheten ska inte redovisa någon avsättning eller ansvarsförbindelse. 96

97 Exempel 3 händelse efter balansdagen Myndigheten är i en tvist där Konkurrensverket yrkat att myndigheten ska betala en upphandlingsskadeavgift på totalt 1 miljon kronor. Myndigheten har redovisat detta som en ansvarsförbindelse i två år. Efter balansdagen, men innan årsredovisningen lämnas, kommer en dom som innebär att det yrkade beloppet sätts ned till kronor. Hur ska myndigheten hantera det i årsredovisningen? 97

98 Svarsförslag exempel 3 Den felaktiga upphandlingen är den förpliktande händelsen - inte domen. Domen innebär att myndigheten bättre kan värdera förpliktelsen. Myndigheten redovisar kronor som skuld istället för ansvarsförbindelse om både belopp och tidpunkt för betalning är säker. 98

99 Carina Franzén Anne-Marie Ögren

100 Kaffe Vi ses här igen kl 15:10 100

101 Finansieringsboken Naiem Rab

102 Varför en bok om finansiering? samlat, överskådligt och lättillgängligt myndighetsperspektiv kunskapsinhämtning 102

103 Vad skriver vi om? Finansiell styrning Anslag Avgifter Erhållna bidrag och donationer Sponsring Finansiering av anläggningstillgångar 103

104 Beställ hem till er myndighet eller ladda ner via vår hemsida Naiem Rab

105 Översyn av delårsrapporten Anna Kindberg

106 Regeringsuppdrag Myndigheten ska bedöma konsekvenserna av ett slopande av kravet på att lämna delårsrapport i enlighet med 8 kap. förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. [ ] Rapporteras 31 januari

107 Aktuell fråga i år Både Riksrevisionen och Statskontoret kom med rapporter i juni Behövs myndigheternas delårsrapporter? Nytta och kostnader (RIR 2016:16) Mer tid till kärnverksamheten (2016:19) Båda tycker att delårsrapporten bör avskaffas 107

108 Användning av delårsrapporten Generellt inte som informationskanal från myndigheterna Inte för intern uppföljning hos myndigheterna Som kontrollfunktion för redovisningen under året ESV använder viss information till nationalräkenskaperna Bokslutet bidrar till bättre siffror i nationalräkenskaperna 108

109 Vad gör vi nu? 109

110 Anna Kindberg

111 EPSAS- Projektet inom EU att ta fram gemensamma redovisningsstandarder Anne-Marie Ögren

112 European Public Sector Accounting Standards Målet att ta fram obligatoriska redovisningsstandarder som ska gälla för alla offentliga enheter inom EU Alla länder är representerade i en arbetsgrupp Sverige har två representanter från Finans- departementet och en från ESV Senaste mötet var igår och i förrgår i Rom 112

113 Anne-Marie Ögren

114 Effektivisering i staten - lägesrapport om digitalisering och ramavtal Eva Lindblom

115 Förvaltningens uppgift är att förverkliga regeringens politik 115

116 Tydliga krav på effektivitet I statens verksamhet ska hög effektivitet eftersträvas och god hushållning iakttas Budgetlagen 1 kap 3 Myndigheten skall fortlöpande utveckla verksamheten Myndighetsförordningen 6 Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och skall se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Myndighetsförordningen 3 116

117 Hur effektiviserar myndigheter? Målgruppsorientering Utveckling av arbetsprocesser Regelförenkling Samverkan Digitalisering 117

118 Incitament för att effektivisera Regelverk, rättsäkerhet 1 Minskade resurser 3 Yttre tryck 12 Skapa utrymme för egen utveckling 6 Modern myndighet, framkant 2 Se flöden, samband mellan aktörer 7 Annat 3 118

119 Hinder för effektivisering Regler 3 Riskobenägenhet 4 Kultur, invanda arbetssätt 13 Kortsiktighet, ettårsperspektiv 2 Vertikal styrning 6 Detaljerad styrning, återrapportering 3 Annat 3 119

120 Exempel på framgångsfaktorer i effektivisering Ägandeskap hos myndighetsledning och chefer Tydlig målbild som är accepterad och som engagerar alla inblandade Kundlöften som skapar förväntningar i omvärlden Nya perspektiv genom målgruppsorientering både problem och lösningar Effektiviseringar och förbättringar i linjen inte vid sidan av i särskilt projekt Ta vara på medarbetarnas kunskap och erfarenhet Våga prova och göra fel Följ upp löpande! 120

121 Effektivisering i staten - Effektivare administration 121

122 Administrativa system idag och framåt Vi upphandlar flera nya ramavtal Stöd är viktigt för er som avropat ramavtalen Ökat fokus på att nyttja digitalisering i adm. system Två typer av ekonomisystem för hela staten E-inköp för hela staten och 120 kommuner/ landsting Anbud in i december Avropbart slutet 2017 Lite klen närvaro på vissa avropsträffar Mer aktivt stöd och nya kanaler Analys om problem för myndigheter som avropat av Unit4 Pilotprojekt för utdata ur ekonomisystem Nya it-lösningar ska behålla eller öka den interna kontrollen Synergier kring BIsystem och stöd kring planering/uppföljning 122

123 Program för en digital förnyelse av det offentliga Sverige 123

124 Foto: Kimmo Metsäanta/Folio Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter Enklare Öppnare Effektivare Innovativ Samverkande 124

125 Budgetpropositionen 2017 Det krävs både långsiktig verksamhetsutveckling med digitala lösningar och en alltmer innovativ och samverkande förvaltning som sätter användaren i centrum Digitaliseringen är en av de enskilt största förändringsfaktorerna i modern tid och påverkar alla delar av samhället Regeringen betonar att digital kompetens i ledningar för statliga myndigheter, kommuner och landsting är centralt för att kunna tillvarata digitaliseringens möjligheter 125

126 Digitaliseringsprojektet Regeringsuppdrag till ESV Stötta regeringen & RK med analyser mm. Stötta myndigheterna kring nyttorealisering mm Följa upp statsförvaltningens digitalisering Uppdrag att ge stöd till regeringens satsning på e-förvaltning Uppdrag att följa de statliga myndigheternas användning av it och hur myndigheterna tar tillvara digitaliseringens möjligheter Följa upp nyckeltal, mognad, strategiska itprojekt Följa hur mynd. tar tillvara digitaliseringens möjligheter Stödja myndigheterna kring intern styrning och kontroll av it 126

127 Mognadsmätning- it Myndigheterna har svarat på hur väl de uppfyller följande kriterier: (dokument, ramverk, modeller och rutiner) på en sjugradig skala: förmågan att ta tillvara it som möjliggörare beslutad strategi för it-försörjning it-kompetensförsörjningsplan förvaltningsmodell för it projektstyrningsmodell portföljstyrning rutin för att göra kostnadsjämförelser med stöd av nyckeltal informationssäkerhet (riskbedömningen är aktuell) ramverk för nyttorealisering 127

128 Samtliga (70) 2015 Ramverk för nyttorealisering Ta tillvara it som möjliggörare Strategi för it-försörjning Projektstyrningsmodell Kostnadsjämförelser Förvaltningsmodell för it Portföljstyrning Informationssäkerhet It-kompetensförsörjningsplan 128

129 Samtliga 2018 Ramverk för nyttorealisering Ta tillvara it som möjliggörare Strategi för itförsörjning Förvaltningsmodell för it It-kompetensförsörjningsplan Kostnadsjämförelser Informationssäkerhet Portföljstyrning Projektstyrningsmodell 129

130 Nyckeltal it 1. It-kostnader som andel av total verksamhetskostnad 2. It-investeringar som andel av total verksamhetskostnad 3. Säkerställa/Förbättra/Nyutveckla 4. Incidenter 5. It-kostnader per användare 6. Inhyrd it-personal som andel av total it-personal 7. Kostnad för utkontrakterad it-verksamhet som andel av itkostnad 8. Kostnad per it-arbetsplats 9. Kostnad för telefoni per användare 10. Lagring 130

131 It-kostnader (procent) som andel av verksamhetskostnad Verksamhetskostnader Tkr Procent Lärosäten E-deleg.mynd Övriga 131

132 Medelvärde 100% It-kostnader: Säkerställa Underhålla Ta fram 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 53 myndigheter Säkerställa Underhålla Ta fram 132

133 Vi jobbar på Förslag om finansiering av nationell digital infrastruktur ex. Mina meddelanden, e-leg, informationsutbyte av grunddata Mätning och uppföljning av it-kostnader, itmognad, strategiska it-projekt Fokus på Nyttorealisering, nätverk och utbildningar Ramverk för it-kostnader: Pilotverksamhet tillsammans med ca 5 myndigheter Årlig avrapportering 15 mars 133

134 Vill ni veta mer om effektivisering, verksamhetsutveckling, digitalisering eller styrning? Du kan också skriva till:

135 Ann-Sofi Hjelm-Thuresson, Statens servicecenter Anna Westphal, Havs- och vattenmyndigheten Johan Ström, Kammarkollegiet 135

136 Tack för idag!