Myndighetsvärdesfrågor för remiss EA-värdering för 2016

Transkript

1 1/19 Datum Handläggare Anne-Marie Ögren ESV-dnr Eva Engdahl Gäfvert /2016 Anna Kindberg Myndighetsvärdesfrågor för remiss EA-värdering för Finansiella befogenheter... 2 M1 Hantering av anslag... 2 M2 Utbetalning av bidrag finansierade med anslag... 3 M3 Hantering av avgifter... 4 M4 Hantering av lån och räntekontokredit... 5 M5 Hantering av beställningsbemyndigande Redovisning... 7 M6 Redovisning av anläggningstillgångar... 7 M7 Hantering av skatter och arbetsgivaravgifter... 8 M8 Löpande bokföring... 9 M9 Systemdokumentation och behandlingshistorik M10 Räkenskapsinformation i arkivredovisningen M11 Hantering av fordringar M12 Hantering av statens medel Intern styrning och kontroll M13 Behörighet att förfoga över myndighetens medel M14 Tillförlitlig redovisning och skydd av förvaltade tillgångar M15 Elektroniskt informationsutbyte M16 Hantering av risker i verksamheten Generellt gäller att perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras eller det förhållande som gäller vid tidpunkten då frågan besvaras. När en fråga besvaras med Et ska även ett av alternativen und eller sakn väljas i Hermes. Und innebär att myndigheten har undantag från reglerna, t.ex. genom regeringsbeslut, eller om informationen omfattas av sekretess. Sakn innebär att den företeelse som frågan mäter antingen saknas eller förekommer i mycket begränsad omfattning.

2 2/19 1 Finansiella befogenheter M1 Hantering av anslag Myndigheter som inte disponerar anslag svarar Et och sakn. 1. Har myndigheten kontrollerat att uppgifterna i statsredovisningssystemet om tilldelade medel (inklusive omdisponeringar) och indragningar är riktiga för samtliga anslag (anslagsposter och delposter) som myndigheten disponerar? 2. Har myndigheten fortlöpande under året följt upp och prognostiserat anslagsutnyttjandet för samtliga anslag (anslagsposter och delposter) som myndigheten disponerar? 3. Har myndigheten informerat regeringen och föreslagit åtgärder om det finns risk för att ett tilldelat belopp, inklusive en beviljad anslagskredit, kommer att visa sig otillräckligt för något av de anslag (anslagsposter och delposter) som myndigheten disponerar? (Vid svar Ja krävs att diarienummer (dnr) och datum anges) förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets förskrifter och allmänna råd, 2. Tillgängliga anslag och ingående balanser anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. För myndigheter som har anslag enligt högskolemodellen gäller frågan anslag för utbildning på grundnivå och avancerad nivå anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Myndigheter som bedömt att det inte funnits någon risk för anslagsöverskridanden svarar Et och sakn.

3 3/19 M2 Utbetalning av bidrag finansierade med anslag Myndigheter som inte betalar ut bidrag finansierade med anslag svarar Et och sakn. 1. Har myndigheten för samtliga utbetalda bidrag finansierade med anslag betalat ut dem i enlighet med gällande regler, det vill säga i nära anslutning till att bidraget ska användas av mottagaren eller i enlighet med utbetalningstidpunkt angiven i lag, förordning eller annat beslut av regeringen? anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Med finansierade med anslag avses att myndigheten disponerar anslaget på statens budget, inte finansiering från annan myndighet eller annan bidragsgivare.

4 4/19 M3 Hantering av avgifter 1. Finns det bemyndigande för samtliga avgifter som myndigheter tagit ut för varor och tjänster? 1. 3, 4 och 15 avgiftsförordningen (1992:191) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. 4 innebär ett generellt bemyndigande att ta ut vissa avgifter. 15 innebär ett bemyndigande att ta ut avgifter för kopior, bevis och registerutdrag m.m. Myndigheter som endast tar ut avgifter med stöd av 4 och/eller 15 svarar Ja.

5 5/19 M4 Hantering av lån och räntekontokredit 1. Har myndigheten lämnat en begäran om höjd låneram till regeringen om myndigheten förutser att en tilldelad låneram inte kommer att räcka under innevarande år? (Vid svar Ja krävs att diarienummer (dnr) och datum anges). 2. Har myndigheten lämnat en begäran om höjd räntekontokredit till regeringen om myndigheten förutser att en tilldelad räntekontokredit inte kommer att räcka under innevarande år? (Vid svar Ja krävs att diarienummer (dnr) och datum anges) kap. 1 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Myndigheter som förutser att tilldelad låneram kommer att räcka svarar Et och sakn kap. 2 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Myndigheter som förutser att tilldelad räntekontokredit kommer att räcka svarar Et och sakn.

6 6/19 M5 Hantering av beställningsbemyndigande Myndigheter som inte disponerar anslag med tillhörande beställningsbemyndigande svarar Et och sakn. 1. Har myndigheten rutiner för att säkerställa att samtliga tilldelade beställningsbemyndiganden endast används för det ändamål bemyndigandet avser och i enlighet med gällande villkor och bestämmelser? 2. Har myndigheten löpande fört noteringar om samtliga åtaganden som har gjorts med stöd av tilldelat beställningsbemyndigande, inklusive åtaganden som gjorts av andra myndigheter? anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Att åtaganden som andra myndigheter, inklusive Regeringskansliet, gjort ska omfattas framgår av Ekonomistyrningsverkets föreskrifter.

7 7/19 2 Redovisning M6 Redovisning av anläggningstillgångar 1. Har myndigheten rutiner för att säkerställa en tillförlitlig redovisning av materiella och/eller finansiella anläggningstillgångar i enlighet med gällande regelverk? 2. Har myndigheten tagit fram interna riktlinjer för hur reglerna om hur tillgångar med kortare livslängd (ett till tre år) ska tillämpas? (Vid svar Ja ska diarienummer (dnr) anges). 3. Har myndigheten som immateriell anläggningstillgång enbart tagit upp utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet om samtliga förhållanden enligt regelverket föreligger? 1. 5 kap. 1 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Se även handledning Materiella anläggningstillgångar ESV 2009:32 samt kompletterande fil tillgänglig via Myndigheter som inte har tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk svarar Et och sakn kap. 1 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Enligt det allmänna rådet bör myndigheten ta fram interna riktlinjer för hur regler om kortare livslängd (treårsregeln) ska tillämpas. Se även Frågor & Svar på Myndigheter som inte har tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk svarar Et och sakn kap. 2 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Se även handledning Immateriella anläggningstillgångar ESV 2002:3. Frågan avser både årets utgifter och eventuell ingående balans avseende utgifter för utveckling. Myndigheter som inte redovisar immateriell anläggningstillgång för utgifter för utveckling svarar Et och sakn.

8 8/19 M7 Hantering av skatter och arbetsgivaravgifter 1. Har myndigheten bokfört, deklarerat och betalat den utgående mervärdesskatten, källskatten och arbetsgivaravgifterna för varje månad i rätt tid och med rätt belopp? 2. Har myndigheten enbart bokfört och rekvirerat kompensation för ingående mervärdesskatt i enlighet med gällande regelverk? 3. Har myndigheten registrerat sig för utgående mervärdesskatt hos Skatteverket? 1. 8 förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskifter och allmänna råd. Källskatten och arbetsgivaravgiften ska löpande bokföras som skuld vilket innebär att de månadsvis bokförs som skuld i samband med lönekörning. Reglering av skulden sker vid inbetalning till Skatteverket förordning (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd samt Momshandledning som är publicerad på Affärsverk omfattas inte av förordningen om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt och svarar Et och sakn på frågan. Myndigheter som är undantagna från förordningen om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt svarar Et och und kap. Skatteförfarandelagen (2011:1244). Om myndigheten i sin verksamhet tar ut avgifter från utomstatlig köpare för varor och tjänster som inte avser myndighetsutövning eller avser omsättning som är undantagen från skatteplikt enligt mervärdesskattelagen (1994:200) ska myndigheten vara registrerad för utgående mervärdesskatt hos Skatteverket. Myndigheten är då även skyldig att bokföra, deklarera och betala in utgående mervärdesskatten Om myndigheten köper varor och/eller tjänster från andra länder ska myndigheten också var momsregistrerad för utgående mervärdesskatt hos Skatteverket. Myndigheter som varken bedriver momspliktig verksamhet eller köper varor och/eller tjänster från utlandet svarar Et och sakn.

9 9/19 M8 Löpande bokföring 1. Har myndigheten löpande stämt av bokföringen i enlighet med vad som är god redovisningssed? 2. Har myndigheten en rutin som säkerställer att när en bokföringspost eller verifikation har rättats ska det anges när rättelsen har skett och vem som gjort den på ett sätt som innebär att det vid en granskning av den ursprungliga posten går att få kännedom om rättelsen? förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Med god redovisningssed menas även att konstaterade differenser utreds och rättas utan dröjsmål. Frågan gäller även myndighetens löpande avstämning av kassa och bank och 16 förordning (2000:606) om myndigheters bokföring. Kravet på spårbarhet av rättelser gäller oavsett om en rättning sker manuellt eller elektroniskt.

10 10/19 M9 Systemdokumentation och behandlingshistorik 1. Har myndigheten upprättat sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation)? 2. Har myndigheten upprättat sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik)? förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Med har myndigheten upprättat avses i frågan att myndigheten har säkerställt att systemdokumentation finns upprättad. Myndigheten är alltid ansvarig oavsett utförare av tjänsterna förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Med har myndigheten upprättat avses i frågan att myndigheten har säkerställt att behandlingshistorik finns upprättad. Myndigheten är alltid ansvarig oavsett utförare av tjänsterna.

11 11/19 M10 Räkenskapsinformation i arkivredovisningen 1. Har myndigheten fastställt en klassificeringsstruktur som omfattar de processer där räkenskapsinformation tillkommer? 2. Håller myndigheten arkivredovisningen aktuell med avseende på räkenskapsinformation? 3. Har myndigheten fastställt ett tillämpningsbeslut för hur räkenskapsmaterial ska bevaras eller gallras? 1. 6 kap. 7 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS:1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter (Senast ändrad genom RA-FS 2008:4). Myndigheterna ska upprätta en klassificeringsstruktur som ska representera myndighetens verksamhet. Denna struktur ska användas för klassificering vid upprättande arkivbeskrivning kap. 4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter (Senast ändrad genom RA-FS 2008:4). Arkivredovisningen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2015:2) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. Se särskilt bilagan till dessa föreskrifter.

12 12/19 M11 Hantering av fordringar Frågan gäller fordringar som omfattas av förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar. Förordningen tillämpas på alla fordringar som staten har rätt till om inte något annat följer av lag, förordning eller ett särskilt beslut av regeringen. 1. Vidtar myndigheten de åtgärder som behövs för att få betalt om en fordran inte har betalts sedan den förfallit till betalning? 2. Bevakar myndigheten regelbundet fordringar för vilka indrivningen har avbrutits? förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar inklusive Kammarkollegiets föreskrifter (KAMFS 2006:1). Myndigheter som efter förfallodag inte haft några obetalda fordringar svarar Et och sakn förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar inklusive Kammarkollegiets föreskrifter (KAMFS 2006:1). En myndighet som avbrutit indrivning av en fordran ska särskilt förteckna den för att starta aktiv indrivning på nytt om det visar sig att det går att få betalt utan större kostnad än vad som är skäligt. Myndigheter som inte haft några fordringar för vilka indrivning avbrutits svarar Et och sakn.

13 13/19 M12 Hantering av statens medel 1. Har myndigheten kontrollerat att samtliga utbetalningar sker till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt? 2. Har myndigheten dokumenterat hur kontrollen enligt fråga 1 ska utföras hos myndigheten? 3. Har myndigheten analyserat de risker som är förknippade med myndighetens betalningar? 4. Använder myndigheten beloppsgränser (limiter) på samtliga bankkonton som används för utbetalningar och som är anslutna till statens centralkonto, och som Riksgäldskontoret inte medgett undantag från kravet på beloppsgränser för? 1. 6 förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning inklusive Riksgäldskontorets föreskrifter och allmänna råd. Riksgäldskontorets föreskrifter innebär inte att samtliga betalningar behöver kontrolleras på samma sätt eftersom det inte är säkert att det alltid är den bästa och mest effektiva lösningen. I föreskrifterna anges inte hur kontrollerna ska utföras, det är upp till myndigheten att bestämma. Däremot ska myndigheten dokumentera hur kontrollen ska utföras. Med rätt tidpunkt menas att utbetalningar inte sker för tidigt och att inbetalningar inte sker för sent i förhållande till överenskomna betalningsvillkor förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning inklusive Riksgäldskontorets föreskrifter och allmänna råd. Se förklaring fråga förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning inklusive Riksgäldskontorets föreskrifter och allmänna råd. I förordningen anges inte hur myndigheten ska analysera riskerna, det är upp till myndigheten att bestämma förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning inklusive Riksgäldskontorets föreskrifter och allmänna råd. Med beloppsgränser avses här betalnings- och flödeslimiter som beskrivs i ramavtalen för betalningstjänster. Med bankkonton avses här konton som används för utbetalning (netto- eller utbetalningskonto) i er ramavtalsbank och

14 som är anslutna till statens centralkonto i Riksbanken. Observera att Riksgäldskontoret kan bevilja undantag från krav på beloppsgränser för enskilda konton hos myndigheten. Myndigheten som bara har konton med undantag svarar Et och und. Myndigheter som inte har konton anslutna till statens centralkonto svarar Et och sakn. 14/19

15 15/19 3 Intern styrning och kontroll M13 Behörighet att förfoga över myndighetens medel 1. Har myndigheten en kontinuerligt fastställd och dokumenterad förteckning över behörigheter att förfoga över myndighetens medel? 2. Har myndigheten fördelat ansvar och uppgifter på organisatoriska enheter och tjänstemän så att ingen tjänsteman ensam kan besluta om utbetalning i ett ärende som tjänstemannen själv har handlagt? förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Med fastställd och dokumenterad förteckning över behörigheter avses namnteckningsprov eller elektronisk signatur som till exempel kan fastställas genom arbetsordning eller annat diariefört beslut förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, utformning av organisation och rutiner.

16 16/19 M14 Tillförlitlig redovisning och skydd av förvaltade tillgångar 1. Har myndigheten ett register över inventarier och anläggningstillgångar som innehåller uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgångarna? 2. Uppdaterar myndigheten löpande registret över inventarier och anläggningstillgångar med inköp, försäljningar och utrangeringar? 3. Har myndigheten inventerat sina tillgångar i den omfattning som bedöms nödvändigt? 4. Har myndigheten säkerställt att förordnad inventeringsförrättare inte själv är direkt ansvarig för tillgångarna ifråga? förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, inventarie- och anläggningsregister förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter, inventarie- och anläggningsregister förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, inventering. I tillgångar som ska inventeras på nödvändigt sätt omfattas kontantkassor och värdepapper samt förråd, varulager, maskiner, inventarier och övriga tillgångar förordning (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, inventering.

17 17/19 M15 Elektroniskt informationsutbyte 1. Hanterar myndigheten de standarder för e-handel som regelverket anger? 2. Tillhandahåller myndigheten en leverantörsportal? 1. 3 förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, standarder för e-handel och motsvarande. Myndigheter som är undantagna från bestämmelsen i förordningen svarar Et och und förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, allmänt, andra stycket. Se även fråga och svar på ESV:s hemsida, Myndigheter som är undantagna från bestämmelsen i förordningen svarar Et och und.

18 18/19 M16 Hantering av risker i verksamheten Myndigheter som inte har skyldighet att följa Internrevisionsförordningen (2006:1228) och därmed inte heller Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll, svarar Et och sakn. 1. Har myndigheten med en aktuell riskanalys identifierat omständigheter som utgör risk för att de krav som ingår i myndighetsledningens ansvar för verksamheten inför regeringen inte fullföljs? 2. Har myndigheten vidtagit eller planerar att vidta nödvändiga åtgärder med ledning av riskanalysen för att de krav som ingår i myndighetsledningens ansvar för verksamheten inför regeringen ska fullgöras med rimlig säkerhet? 3. Har myndigheten särskilt vidtagit eller planerar att vidta åtgärder för att hantera sådana omständigheter som myndigheten bedömt innebär att verksamheten kan komma att utsättas för otillbörlig påverkan, bedrägerier eller annan oegentlighet? 4. Har myndigheten följt upp vidtagna kontrollåtgärder? 5. Har myndigheten bedömt vidtagna kontrollåtgärder? 1. 3 förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, samt handledningarna Att hantera verksamhetsrisker (ESV 2012:47), Samarbete om risker i verksamheten (2012:17) och Ansvaret för intern styrning och kontroll (ESV 2012:46). Med de krav som ingår i ansvaret för verksamheten menas att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel enligt 3 Myndighetsförordningen (2007:515). Genomförd riskanalys följs upp och bedöms för att se att riskanalysen är aktuell. Riskanalysen uppdateras vid behov, vilket innebär att riskanalysen inte behöver genomföras årligen förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, samt handledningarna Att hantera verksamhetsrisker (ESV 2012:47), Samarbete om risker i verksamheten (2012:17) och Ansvaret för intern styrning och kontroll (ESV

19 19/ :46). En åtgärd är nödvändig om en identifierad risk i riskanalysen inte kan accepteras förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, samt handledningarna Att hantera verksamhetsrisker (ESV 2012:47), Samarbete om risker i verksamheten (2012:17) och Ansvaret för intern styrning och kontroll (ESV 2012:46). Åtgärder bör särskilt vidtas för dessa risker förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter, samt handledningarna Att hantera verksamhetsrisker (ESV 2012:47), Samarbete om risker i verksamheten (2012:17) och Ansvaret för intern styrning och kontroll (ESV 2012:46). Frågan avser om kontrollåtgärder har följts upp förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter, samt handledningarna Att hantera verksamhetsrisker (ESV 2012:47), Samarbete om risker i verksamheten (2012:17) och Ansvaret för intern styrning och kontroll (ESV 2012:46). Frågan avser om kontrollåtgärder har bedömts.