Handledning Beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 2013:52

Transkript

1 Handledning Beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 2013:52

2 ESV:s handledningar ska vara ett stöd vid tolkning av föreskrifter och allmänna råd inom områden där ESV är normerande. Publikationen kan laddas ner som PDF och beställas från Beställningar kan även göras via: Ekonomistyrningsverket, Publikationsservice Box 45316, Stockholm Fax: Datum: Dnr: /2014 Copyright: ESV Författare: Curt Johansson Omslag: Matton/OEM Images

3 Förord ESV får många frågor om beställningsbemyndiganden och bestämmelserna om vilka åtaganden som myndigheter kan göra i den löpande verksamheten. Denna handledning förklarar när myndigheter måste ha ett beställningsbemyndigande, hur sådana bemyndiganden ska redovisas i årsredovisningen och budgetunderlaget samt vilka åtaganden som myndigheter kan göra utan ett särskilt bemyndigande. Handledningen utgår från de regler som finns i anslagsförordningen (2011:223), förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och kapitalförsörjningsförordningen (2011:210). Även reglerna i budgetlagen (2011:203) och budgetprocessen i Regeringskansliet har kortfattat beskrivits då dessa har betydelse för hantering av beställningsbemyndiganden. Handledningen har utarbetats inom avdelningen Statlig redovisning och finansiering vid Ekonomistyrningsverket (ESV). Ställ gärna frågor eller lämna synpunkter på innehållet till red@esv.se, eller telefon

4

5 Innehåll 1 Inledning Övergripande bestämmelser om beställningsbemyndiganden Styrning och beslut om bemyndiganden 10 2 När behövs ett beställningsbemyndigande? Lagreglerade åtaganden och åtaganden som riksdagen har beslutat i särskild ordning Åtaganden som finansieras med avgifter och bidrag Bemyndigande som lämnas vidare till annan myndighet Hur påverkas bemyndigandet Senarelagd verksamhet 14 3 Undantag från behov av beställningsbemyndigande 15 4 Åtaganden i den löpande verksamheten Förvaltningsutgifter som finansieras från ett sakanslag Hyres- och arrendeavtal Leasingavtal Investeringar i verksamheten 18 5 Tolkning av regleringsbrev 21 6 Redovisning i årsredovisningen Omvärderingar av tidigare gjorda åtaganden Beställningsbemyndiganden där redovisningsansvarig myndighet inte beslutar om åtaganden Åtaganden gjorda med stöd av tidigare års bemyndiganden (äldre bemyndiganden) 25 7 Beställningsbemyndiganden i budgetunderlaget 27 8 Uppföljning av bemyndiganden Utformning av avtal och utfästelser 29 Bilaga 1 Bestämmelser om beställnings bemyndiganden i anslagsförordningen 31 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 7

6 8 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

7 inledning 1 Inledning Riksdagen anvisar anslag för ett år i taget och regeringen tilldelar myndigheterna anslag för ett år i taget. För att regeringen och i förlängningen myndigheterna ska kunna bedriva verksamhet med längre perspektiv än det pågående året, finns därför regler om bemyndiganden, som reglerar regeringens respektive myndigheternas befogenheter att göra åtaganden som medför behov av anslag under kommande år. Riksdagen fattar beslut om bemyndiganden dels i särskild ordning, dels i de årliga besluten om anslag och beställningsbemyndiganden för verksamheter. Inom ramen för riksdagens beslut kan regeringen i förordningar, regleringsbrev eller i särskilda regeringsbeslut lämna bemyndiganden till myndigheterna att göra åtaganden som ska finansieras med anslag under kommande år. Dispositionsrätt till anslag innebär att myndigheten får använda anslaget för det ändamål som regeringen beslutat i regleringsbrev. Myndigheten har en skyldighet att redovisa de utgifter som finansieras från anslag varje månad och får betalningar täckta från statens centralkonto eller medel för betalningar utbetalda till räntekontot. Det är endast statliga myndigheter som kan disponera anslag, vilket medför att medel som ska användas av andra än statliga myndigheter måste betalas ut i form av bidrag från en myndighet. De åtaganden som görs och infrias under året och som ska finansieras från årets anslag har myndigheten fått bemyndigande att göra genom tilldelning av anslag i regleringsbrevet. För att en myndighet ska kunna binda upp framtida anslag genom avtal eller utfästelser behövs ett beställningsbemyndigande, såvida inte rätten att träffa sådana avtal eller överenskommelser följer av andra regler. Ett beställningsbemyndigande ska begäras för ett bestämt ändamål. Eftersom bemyndigandet normalt är knutet till ett anslag kan bemyndigandets ändamål aldrig vara vidare än anslagets ändamål. Förslag om ett beställingsbemyndigande ska rymmas inom de anslagsnivåer som riksdagen och regeringen har beräknat för det specifika ändamålet. Ett beställningsbemyndigande kan ses som ett löfte om att riksdagen kommer att anvisa nödvändiga anslagsmedel i framtiden. I sitt budgetunderlag ska myndigheten redovisa vilka behov av beställningsbemyndiganden som finns för de kommande åren. I årsredovisningen ska myndigheten särskilt i anslutning till anslagsredovisningen redovisa hur den utnyttjat tilldelade bemyndiganden och hur de utestående åtagandena förväntas infrias under de kommande åren. En myndighet får även utan ett beställningsbemyndigande ingå åtaganden som är nödvändiga för att den löpande verksamheten ska fungera tillfredsställande detta med stöd av det generella bemyndigandet. Detta gäller exempelvis anställning av personal och avtal om anskaffning av kontorsutrustning med mera. beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 9

8 inledning 1.1 Övergripande bestämmelser om beställningsbemyndiganden Reglerna om beställningsbemyndiganden har sin grund i regeringsformen. Av 9 kap. 8 framgår att regeringen inte utan riksdagens medgivande får ta upp lån eller göra andra ekonomiska åtaganden för staten. Utgångspunkten är alltså att det måste finnas ett bemyndigande från riksdagen för att binda upp framtida anslag. I budgetlagen (2011:203) regleras vilka ekonomiska åtaganden som ingår i beställningsbemyndigandet. Av 6 kap. 1 budgetlagen framgår att regeringen för det ändamål och intill det belopp som riksdagen beslutat för budgetåret får beställa varor samt besluta om bidrag, ersättningar, lån eller liknande som medför utgifter under senare budgetår än det år budgeten avser. Regeringen får dock utan särskilt bemyndigande göra ekonomiska åtaganden för staten om dessa uppgår till högst tio procent av ett anvisat anslag, dock högst tio miljoner kronor. Av 6 kap. 2 budgetlagen framgår att regeringen får göra sådana åtaganden för staten som är nödvändiga för att den löpande verksamheten ska fungera tillfredställande (det generella bemyndigandet). 1.2 Styrning och beslut om bemyndiganden Bestämmelserna om beställningsbemyndiganden begränsar både regeringens och myndigheters möjligheter att göra ekonomiska åtaganden som binder upp framtida anslag. Regeringen föreslår i budgetpropositionen att riksdagen ska besluta om beställningsbemyndiganden för aktuella anslag. I ändringsbudget på våren och hösten kan regeringen antingen föreslå att riksdagen ska besluta om nya bemyndiganden eller öka befintliga bemyndiganden. Den senaste tidpunkt som regeringen kan föreslå att riksdagen ska öka beställningsbemyndiganden under året är i höständringsbudgeten som lämnas i samband med budgetpropositionen i september. Myndigheten behöver normalt lämna information till myndighetens handläggare i Regeringskansliet senast under april månad, om det finns ett behov av att öka bemyndigandet. Det är dock möjligt för regeringen att göra omfördelningar av bemyndiganden mellan olika poster under samma anslag utan ett riksdagsbeslut. Denna handledning kommer huvudsakligen att beskriva vilka åtaganden som myndigheter får göra och vilken information som ska lämnas om beställningsbemyndiganden i årsredovisningen och i budgetunderlaget. 10 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

9 när behövs ett beställningsbemyndigande? 2 När behövs ett beställningsbemyndigande? Regeringen styr myndigheterna huvudsakligen genom förordningar, regleringsbrev och särskilda regeringsbeslut. Reglerna om beställningsbemyndiganden finns i 17 och 18 anslagsförordningen (2011:223). Av 17 första stycket framgår: För det ändamål och intill det belopp som regeringen beslutat för budgetåret, får en myndighet beställa varor eller tjänster samt besluta om bidrag, ersättning, lån eller liknande, som medför utgifter under följande budgetår. Med beställningsbemyndigande avses det bemyndigande om att göra ekonomiska åtaganden som ska infrias under kommande år och som myndigheten har tilldelats i regleringsbrevet. Bemyndigandet anger det högsta belopp som samtliga åtaganden för ett visst ändamål får uppgå till i slutet av budgetåret. Med ekonomiskt åtagande avses ett avtal eller en utfästelse som är bindande. Däremot är inte ett internt beslut hos myndigheten ett åtagande. Det är alltså först när det finns en utfästelse till bidragsmottagaren att betala ut bidrag som ett åtagande uppkommer. Bemyndigandet är ettårigt. Det behövs alltså ett nytt bemyndigande om nya åtaganden ska göras under kommande budgetår. Om myndigheten inte har för avsikt att göra nya åtaganden behövs inget nytt bemyndigande för att infria tidigare gjorda åtaganden. Har myndigheten i regleringsbrevet tilldelats ett beställningsbemyndigande ska alla åtaganden som ännu inte infriats, såväl de som gjorts under året som tidigare gjorda, redovisas i bemyndiganderedovisningen mot det tilldelade bemyndigandet. Det kan ibland vara svårt att avgöra om det behövs ett beställningsbemyndigande. Nedanstående flödesschema belyser i vilka fall som myndigheter behöver ett beställningsbemyndigande och därför i budgetunderlaget bör lämna förslag om detta. Flödesschema som beskriver när myndigheter behöver ett beställningsbemyndigande Avser myndigheten att göra åtaganden som ska infrias med anslagsmedel kommande år? JA Avser åtagandet framtida förvaltningsutgifter och är avtalet nödvändigt för att myndighetens löpande verksamhet ska fungera tillfredsställande? NEJ Kan undantagsregeln i 17 andra stycket anslagsförordningen tillämpas (se kapitel3)? NEJ Beställningsbemyndigande behövs NEJ JA JA Inget beställningsbemyndigande behövs beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 11

10 när behövs ett beställningsbemyndigande? I kapitel 3 beskrivs hur undantagsregeln i 17 andra stycket anslagsförordningen ska tolkas och av kapitel 4 framgår vilka åtaganden som myndigheter kan göra i den löpande verksamheten utan ett beställningsbemyndigande. 2.1 Lagreglerade åtaganden och åtaganden som riksdagen har beslutat i särskild ordning I vissa fall kan det finnas oklarheter om vilka befogenheter som riksdagen har gett regeringen och dess myndigheter. Det kan gälla både lagbestämmelser och andra riksdagsbeslut om exempelvis kapitaltillskott till organisationer. I de fall det finns oklarheter bör myndigheten informera Regeringskansliet om vilka åtaganden som myndigheten planerar att göra för att få klarhet i om dessa omfattas av reglerna om beställningsbemyndiganden Åtaganden som är reglerade i lag Myndigheten behöver normalt inte något beställningsbemyndigande för att göra utbetalningar som är reglerade i lag eller som regeringen har beslutat via regleringsbrev eller särskilt regeringsbeslut, under förutsättning att det belopp som ska betalas ut och tidpunkten för utbetalning är reglerade. Riksdagen kan alltså ge ett bemyndigande att betala ut bidrag via lag, exempelvis betala ut barnbidrag eller underhållsstöd. I de fall som lagbestämmelsen endast reglerar att bidrag kan betalas ut om vissa förutsättningar är uppfyllda, men att regeringen kan påverka omfattningen eller tidpunkten genom förordningar eller särskilda regeringsbeslut behövs dock normalt ett bemyndigande. 2.2 Åtaganden som finansieras med avgifter och bidrag När en myndighet har fått ett beställningsbemyndigande, ska de åtaganden som gjorts redovisas mot bemyndigandet i en särskild bemyndiganderedovisning i myndighetens årsredovisning. Av 17 anslagsförordningen framgår att det endast är åtaganden som ska finansieras från myndighetens framtida anslag som ska ingå i utestående åtaganden i bemyndiganderedovisningen. När åtagandena ska finansieras av avgifter eller bidrag behövs alltså inget bemyndigande och de ska inte heller finnas med i bemyndiganderedovisningen. För att göra åtaganden som ska infrias med bidrag som ännu inte erhållits, ska ett avtal eller motsvarande finnas som säkerställer att gjorda åtaganden inte behöver finansieras med anslagsmedel. I de fall som åtaganden ska infrias med inomstatliga bidrag måste det finnas en överenskommelse mellan myndigheterna. Den myndighet som disponerar anslaget måste ha ett bemyndigande och redovisa åtaganden som andra myndigheter gör mot bemyndigandet, se avsnitt 2.3 Bemyndigande som lämnas vidare till annan myndighet. 12 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

11 när behövs ett beställningsbemyndigande? 2.3 Bemyndigande som lämnas vidare till annan myndighet Ett bemyndigande att göra åtaganden kan vid behov lämnas vidare till en annan myndighet. Den myndighet som har tilldelats ett bemyndigande av regeringen ska säkerställa att samtliga utestående åtaganden som ska infrias genom utnyttjande av framtida anslag kan rymmas inom bemyndigandet (ESV:s föreskrifter till 17 anslagsförordningen). Ibland gör en myndighet åtaganden på uppdrag eller enligt medgivande av den myndighet som tilldelats bemyndigandet. I dessa fall ska sådana uppgifter lämnas myndigheterna emellan att det kan säkerställas att de totala utestående åtagandena ligger inom ramen för bemyndigandet och att de kan redovisas av den myndighet som tilldelats bemyndigandet (ESV:s föreskrifter till 18 anslagsförordningen). Om en myndighet har överlåtit befogenheten att ingå avtal som ska finansieras från myndighetens anslag i framtiden måste det göras en överenskommelse myndigheter emellan för att säkerställa en korrekt bemyndiganderedovisning. Det gäller att reglera dels hur åtaganden får ingås, dels att den andra myndigheten har ett ansvar att lämna information/underlag till den myndighet som disponerar anslaget och bemyndigandet. Det är alltså ytterst den myndighet som tilldelats ett bemyndigande som är ansvarig för att samtliga åtaganden redovisas och att utestående åtaganden inte överstiger det bemyndigande som tilldelats i regleringsbrevet. 2.4 Hur påverkas bemyndigandet Det utestående åtagande som ska rymmas inom ett tilldelat bemyndigande påverkas av nedanstående faktorer: Ingående åtagande vid årets början (+) nya åtaganden ( ) infriade åtaganden (+/ ) omvärdering av ingående åtaganden vid årets slut Utestående åtagande vid årets slut Nya åtaganden är avtal eller utfästelser som har gjorts under året men som inte har betalats ut per den 31 december. Utnyttjandet av bemyndigandet minskar i takt med att myndigheten infriar ingående åtaganden genom att betala ut bidrag eller får leverenser av beställningar av varor och tjänster som redovisas mot anslag. Därutöver kan utestående åtaganden påverkas av omvärdering av kvarstående åtaganden från tidigare år. I årsredovisningen görs ingen uppdelning av utestående åtaganden vid redovisning av beställningsbemyndiganden. Kvarstående åtaganden från tidigare år bör omvärderas om ny information finns som påverkar beloppet på de framtida utgifterna som ska finansieras från beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 13

12 när behövs ett beställningsbemyndigande? anslag. Det kan bli aktuellt om myndigheten har fått information om att ett tidigare åtagande inte kommer att behöva infrias till exempel på grund av att bidragsmottagaren inte kommer uppfylla bidragsvillkoren. Myndigheten måste dock konstatera att åtagandena inte kommer att behöva infrias innan dessa kan tas bort i bemyndiganderedovisningen. Det är alltså inte möjligt att göra en schablonmässig nedsättning för åtaganden som inte beräknas behöva infrias. Vid beställning av varor och tjänster kan det finnas ny information som påverkar beloppet på kvarstående åtaganden från tidigare år. Även i dessa fall kan det bli aktuellt att omvärdera kvarstående åtaganden. 2.5 Senarelagd verksamhet Det kan ibland vara svårt att prognostisera när ett åtagande ska infrias. Det gäller speciellt för villkorade bidrag. För att en myndighet ska kunna göra en utbetalning behöver i många fall en rekvisition eller motsvarande ha inkommit. Myndigheten kan alltså inte betala ut bidrag förrän bidragsmottagaren har skickat in ett underlag. Det kan vara svårt att avgöra tidpunkten för utbetalning när myndigheten ingår utfästelsen. Ofta tror mottagaren att den verksamhet som ligger till grund för utbetalningen kommer att komma igång tidigare än vad den faktiskt gör. Det får till följd att verksamheten senareläggs mot vad som ursprungligen planerades. En senarelagd verksamhet påverkar direkt utbetalningarna av bidrag men leder även till att utestående åtaganden inom bemyndigandet som bedömdes vara infriade vid årets slut istället kommer att finnas kvar vid årsskiftet. Senarelagd verksamhet leder alltså både till att utbetalning av bidrag försenas, vilket kan få till följd att ett anslagssparande uppkommer, och till att utestående åtaganden ökar. Om det finns stora osäkerheter kan myndigheten då inte göra nya åtaganden, vilket kan få till följd att bemyndigandet inte utnyttjas eftersom det behövs en buffert om anslag betalas ut. Det kan också medföra risk för ett överskridande av bemyndigandet. För att kunna bedöma vilka åtaganden som myndigheter kan göra och undvika ett överskridande av bemyndigandet är det viktigt att löpande kunna följa upp infrianden av gjorda åtaganden. Det är viktigt att informera bidragsmottagaren om vikten av att göra bra prognoser för när åtagandena beräknas infrias och rekvirera bidraget i enlighet med fastställda tidpunkter. 14 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

13 undantag från behov av beställningsbemyndigande 3 Undantag från behov av beställningsbemyndigande Av 17 andra stycket anslagsförordningen framgår att en myndighet utan beställningsbemyndigande får göra åtaganden som avses i första stycket (det vill säga beställa varor eller tjänster samt besluta om bidrag, ersättningar, lån eller liknande som medför utgifter under följande budgetår) om det totala utestående åtaganden vid året slut högst uppgår till tio procent av den anslagspost eller delpost som åtagandet avser (undantagsregeln). Det förutsätter dock att riksdagen inte har beslutat om ett bemyndigande för anslaget. Därutöver finns en begränsning, som anger att de totala åtagandena på samtliga anslagsposter och delposter under ett anslag på statens budget för uppgå till högst 10 miljoner kronor (begränsningsregeln). Om det finns flera poster som disponeras av andra myndigheter under anslaget och anvisat anslag totalt överstiger 100 miljoner kronor kan myndigheten endast ingå åtaganden kopplat till sin andel av anslaget. Begränsningsregeln beräknas som myndighetens andel av det totala anslaget på statens budget. Förändringar av anslaget under året påverkar dock normalt inte myndighetens andel enligt begränsningsregeln. Begränsningsregeln behöver endast tillämpas om det totala anslagsbeloppet överstiger 100 miljoner kronor. Om myndigheten disponerar flera anslagsposter eller delposter kan myndigheten fritt fördela sin andel av begränsningsregeln mellan posterna. Det totala åtagandet får dock aldrig överstiga 10 procent av tilldelat anslag. Om myndighetens anslagsposter exempelvis uppgår till 30 procent av totalt anvisat anslag på statens budget kan myndigheten aldrig göra åtaganden på mer än 3 miljoner kronor med stöd av denna regel, även om åtagandet totalt understiger 10 procent av tilldelat anslag. Av nedanstående exempel framgår hur begränsningsregeln ska tillämpas. I exemplet är ett anslag uppdelat på fyra anslagsposter som tre myndigheter har dispositionsrätt till. Det totala anslagsbeloppet överstiger 100 miljoner kronor, vilket innebär att begränsningsregeln måste beaktas för att fastställa vilka åtaganden som myndigheterna kan göra. Exempel 1. Beräkning av vilka åtaganden som myndigheter kan göra utan bemyndigande Myndighet Anslag Belopp Undantagsregeln 10% Begränsningsregeln Myndighet A Anslag A post milj. kr 10 milj. kr 5 milj. kr Myndighet B Anslag A post 2 50 milj. kr 5 milj. kr 4 milj. kr Anslag A post 3 30 milj. kr 3 milj. kr Myndighet C Anslag A post 4 20 milj. kr 2 milj. kr 1 milj. kr Statens budget Totalt 200 milj. kr 20 milj. kr 10 milj. kr beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 15

14 undantag från behov av beställningsbemyndigande För myndighet A: Begränsningsregeln tar här över och utrymmet för åtaganden blir mindre än det först ser ut att vara enligt undantagsregeln. Myndighet A kan alltså göra åtaganden som ska finansieras från anslag kommande år om totalt 5 miljoner kronor ( miljoner kronor). Myndighet B kan göra åtaganden som ska finansieras från anslag kommande år på totalt 4 miljoner kronor ( miljoner kronor). Myndigheten B har två anslagsposter, vilket innebär att den kan fördela de åtaganden som kan göras enligt begränsningsregeln mellan anslagsposterna 2 och 3. En förutsättning är dock att åtagandena inte får uppgå till mer än 10 procent av anslagsposten/delposten. Det innebär exempelvis att totala åtaganden vid årets slut under anslagspost 3 inte får överstiga 3 miljoner kronor. Myndighet C kan göra åtaganden som ska finansieras från anslag kommande år på totalt 1 miljon kronor ( miljoner kronor). Hermesrapporten detaljerad anslagsrapport kan användas för att beräkna vilka åtaganden som myndigheten kan göra med beaktande av begränsningsregeln. Av den detaljerade anslagsrapporten framgår samtliga anslagsposter under ett anslag. Myndigheten kan dividera sin anslagspost (i förekommande fall anslagsposter) med det totala anslagsbeloppet. Den procentuella andelen multipliceras sedan med 10 miljoner kronor för att få fram åtaganden som kan ingås med beaktande av begränsningsregeln. Regeringen kan i vissa fall medge att en myndighet får ha åtaganden överstigande 10 procent på en post utan bemyndigande, dock högst 10 miljoner kronor. Det förutsätter dock normalt att regeringen tar bort eller begränsar möjligheten att göra åtaganden under andra poster under anslaget. 16 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

15 åtaganden i den löpande verksamheten 4 Åtaganden i den löpande verksamheten Av 17 tredje stycket anslagsförordningen framgår: "En myndighet får vidare utan bemyndigande träffa avtal om anställning av personal, hyra av utrustning, leverans av tjänster och förbrukningsmateriel och liknande som medför utgifter under längre tid än tilldelat anslag avser, om detta är nödvändigt för att myndighetens löpande verksamhet ska fungera tillfredsställande." De åtaganden som en myndighet kan göra med stöd av det tredje stycket (det som står i texten ovan) avser framtida förvaltningsutgifter som definieras i 12 anslagsförordningen och kallas för det generella bemyndigandet. Det gäller med undantag för sådana utgifter för att förse myndigheter med lokaler, mark och anläggningar som regleras i förordningen (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning. Åtaganden för inköp av anläggningstillgångar i verksamheten och köp av varor och tjänster i anslutning till myndighetens lokaler innefattas däremot i det generella bemyndigandet. Åtaganden för att anställa personal och beställa olika former av kontorsutrustningar ingår alltså i det generella bemyndigandet. Det kan dock finnas oklarheter när det gäller åtaganden om anskaffning av varor. Om åtagandena avser varor som ska användas för myndighetens egen verksamhet (förvaltning) anses dessa normalt ingå i det generella bemyndigandet. Av det generella bemyndigandet framgår att myndigheter får göra åtaganden som binder upp framtida anslag som är nödvändiga för att myndighetens löpande verksamhet ska fungera tillfredställande. I en strikt mening skulle ordet nödvändigt ensamt kunna tolkas som att myndigheten inte får ingå fleråriga avtal. Tilllägget för att myndighetens verksamhet ska fungera tillfredställande innebär att effektiviteten i verksamheten också måste beaktas, vilket innebär att myndigheter kan ingå fleråriga avtal om kostnaderna i verksamheten därmed blir lägre. En utgångspunkt är dock att myndighetens åtaganden ryms inom de anslagsnivåer som riksdagen och regeringen beräknat för verksamheten. Det finns även särskilda bestämmelser om åtaganden som myndigheter får göra som inte i första hand är av ekonomisk karaktär, till exempel förordningen (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor. Sådana bestämmelser begränsar vilka inköp som kan göras eller på vilket sätt beslut ska fattas, men inte omfattningen av ekonomiska åtaganden som en myndighet får göra. 4.1 Förvaltningsutgifter som finansieras från ett sakanslag Myndigheter får i vissa fall finansiera vissa förvaltningsutgifter från ett sakanslag vars huvudändamål till exempel är att betala ut bidrag. Det kan gälla exempelvis beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 17

16 åtaganden i den löpande verksamheten löner, lokaler och administration. Om det finns ett beställningsbemyndigande bör eventuella åtaganden som är hänförbara till förvaltningsutgifter inte inkluderas i beräkningen och redovisningen av bemyndigandet. Dessa får istället göras med stöd av det generella bemyndigandet. I de fall som dessa åtaganden är hänförbara till en särkostnad i en sakverksamhet bör de dock normalt inkluderas i beställningsbemyndigandet. Det kan exempelvis gälla anskaffning av ett datasystem som ska användas för bidragsbetalningar som ska finansieras med ett sakanslag. I dessa fall bör eventuella åtaganden kopplat till anskaffning av systemet redovisas i bemyndigandet. 4.2 Hyres- och arrendeavtal Av förordningen om statliga myndigheters lokalförsörjning (1993:528) framgår att det är myndigheten som är ansvarig för sin lokalförsörjning. Med lokalförsörjning avses enligt förordningen åtgärder för att, genom hyra eller arrende, förse en myndighet med lokaler, mark eller anläggningar som behövs i myndighetens verksamhet (3 ). Bestämmelserna i 17 anslagsförordningen gäller alltså inte hyres- och arrendeavtal som har för avsikt att förse myndigheter med lokaler, mark eller anläggningar. I förordningen finns regler för när hyres- och arrendeavtalets längd förutsätter regeringens godkännande och att myndigheten ska hålla sig inom de resurser som myndigheten förfogar över (9 ). Reglerna anger också att det krävs regeringens medgivande om en planerad lokalförändring förutsätter en ökad tilldelning av anslag, höjning av avgifter eller motsvarande (10 ). 4.3 Leasingavtal Ekonomiska åtaganden hänförbara till leasing regleras i kapitalförsörjningsförordningen (2011:210). Av 2 kap. 5 framgår att en anläggningstillgång får anskaffas genom att en myndighet ingår ett avtal om hyra eller hyrköp (leasing). Ett sådant avtal får dock endast ingås om det, sett över tillgångens hela ekonomiska livslängd, leder till en lägre kostnad för staten än anskaffning genom köp. Ett avtal om försäljning och återhyra eller återköp eller andra liknande avtalsformer får endast träffas efter ett särskilt bemyndigande av regeringen. Bestämmelsen gäller både finansiell och operationell leasing. Den gäller dock inte överenskommelser om inomstatlig resurssamordning eller liknande. 4.4 Investeringar i verksamheten Myndigheterna ska enligt 2 kap. 1 kapitalförsörjningsförordningen finansiera anskaffningar i anläggningstillgångar med lån i Riksgälden. Myndigheten binder upp framtida anslagsmedel genom att finansiera anskaffning av anläggningstill- 18 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

17 åtaganden i den löpande verksamheten gångar med lån. Låneramen är alltså ett bemyndigande som ger myndigheten möjlighet till att binda upp framtida anslagsmedel. En myndighet kan göra åtaganden att anskaffa anläggningstillgångar i framtiden så länge som dessa ryms inom befintlig låneram. beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 19

18 20 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

19 tolkning av regleringsbrev 5 Tolkning av regleringsbrev Av avsnittet finansiella villkor i regleringsbrevet framgår om en myndighet har tilldelats ett beställningsbemyndigande under ett anslag. Exempel 2. Beställningsbemyndigande för anslag 1:4 Sanering och återställande av förorenade områden Anslag/ap Bemyndigande 2013 Infriade åtaganden 2014 Infriade åtaganden 2015 Infriade åtaganden 2016 Slutår ap ap Bemyndigandet reglerar hur stora de utestående åtagandena får vara i slutet av budgetåret. Löpande under året kan dock åtagandena vara större än det tilldelade bemyndigandet. Det förutsätter att myndigheten kommer att infria åtaganden så att åtagandena i slutet av året inte överstiger bemyndigandet. Därutöver finns en uppdelning på när i tiden utestående åtaganden infrias. Summan av planerade infrianden av åtaganden överensstämmer med bemyndigandet. Uppdelningen av infriande i regleringsbrevet kan vara styrande (tvingande) eller indikativ (ange inriktning). Om uppdelningen är tvingande sätter den ett tak för hur stor andel av bemyndigandet som får infrias respektive år. Om infriandena däremot är indikativa är uppdelningen endast en uppskattning hur stor del av bemyndigandet som planeras infrias respektive år. Myndigheten kan i det senare fallet göra åtaganden som medför att infrianden sker vid andra tidpunkter än vad som framgår av regleringsbrevet. Om det inte framgår av regleringsbrevet att infriande åtaganden är indikativa bör de anses vara tvingande, vilket innebär att de blir direkt styrande för när i tiden åtaganden kan infrias. Fördelningen i regleringsbrevet är alltid styrande om riksdagen i sitt beslut har fördelat bemyndigandet på de år som bemyndigandet avser. I regleringsbrevet finns även ett slutår för när åtaganden får infrias. Slutåret reglerar vid vilken tidpunkt gjorda åtaganden senast får infrias, det vill säga belasta anslag. Under anslagspost 3 i ovanstående exempel kan man exempelvis utläsa att inga åtaganden får göras under 2013 med stöd av detta bemyndigande som får infrias efter Det är uppdelningen av bemyndigandet i regleringsbrevet som ligger till grund för hur myndigheten ska redovisa beställningsbemyndiganden i årsredovisningen. I budgetunderlaget som lämnas senast den 1 mars måste myndigheten däremot göra en bedömning av vilka bemyndiganden som behövs i verksamheten nästföljande år. beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 21

20 22 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

21 redovisning i årsredovisningen 6 Redovisning i årsredovisningen En myndighet ska enligt 18 anslagsförordningen i sin årsredovisning redovisa samtliga åtaganden som medför utgifter under följande budgetår mot bemyndiganderamen. Åtaganden ska finnas med i redovisningen fram till dess att myndigheten har infriat dem. Det är inte möjligt att minska utestående åtaganden i bemyndiganderedovisningen om myndigheten har sparande under anslaget. Alla åtaganden som finns, dvs. de som har gjorts under året eller tidigare år och som ännu inte infriats vid årets slut ska alltså redovisas i bemyndiganderedovisningen. Bestämmelserna om hur beställningsbemyndiganden ska redovisas i årsredovisningen regleras i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). Av 6 kap. 1 framgår att myndigheten har en skyldighet att redovisa bemyndiganden enligt den indelning som finns i regleringsbrevet. Om bemyndigandet är uppdelat på flera poster ska alltså myndigheten redovisa bemyndigandet per anslagspost eller delpost. Av ESV:s föreskrifter framgår att myndigheter i not till bemyndiganderedovisningen även ska kommentera väsentliga skillnader mellan tilldelat bemyndigande och utestående åtagande. Överskridande av ett bemyndigande ska alltid kommenteras. I de fall myndigheten har tilldelats ett beställningsbemyndigande ska myndigheten i anslutning till anslagsredovisningen göra en redovisning av tilldelat bemyndigande, ingående åtaganden vid årets början, utestående åtaganden vid årets slut och göra en fördelning av när utestående åtaganden beräknas infrias enligt den uppställning som framgår nedan. Uppställningsformen regleras i bilaga 3:2 i FÅB. Redovisningen bör normalt vara i tusental kronor. Utfallet av beställningsbemyndiganden i årsredovisningen ska även rapporteras i informationssystemet Hermes som så kallad Särskild information enligt ESV:s föreskrifter till 21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Den rapporteringen görs i kronor, vilket således vanligen skiljer sig från årsredovisningen. Exempel 3. Redovisning av beställningsbemyndigande i årsredovisningen 2013 för anslag 1:4 Sanering och återställande av förorenade områden Anslag ap. 1 ap. 3 Tilldelat bemyndigande Ingående åtaganden Utestående åtaganden Utestående åtagandenas fördelning per år I kolumnen Tilldelat bemyndigande redovisas det belopp som framgår av regleringsbrevet, det vill säga tkr under anslagspost 1 och tkr under anslagspost 3. beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 23

22 redovisning i årsredovisningen I kolumnen Ingående åtaganden redovisas de åtaganden som myndigheten hade i början av året och under Utestående åtaganden redovisas summan av de åtaganden som finns vid året slut. Myndigheten kan under löpande år ha större åtaganden än vad som tilldelats under förutsättning att de utestående åtagandena vid årets slut inte överskrider det tilldelade bemyndigandet. Utestående åtaganden är fördelat på de år när infrianden (redovisning mot anslag) beräknas ske. Fördelningen av utestående åtaganden 2014 till 2020 ska stämma överens med redovisade Utestående åtaganden. I sista kolumnen redovisas när infriande av de åtaganden som myndigheten har gjort senast kommer att redovisas mot anslag, i exemplet Av exemplet på regleringsbrev i kapitel 5 framgår att myndigheten kan göra åtaganden vilka förväntas infrias under anslagspost 1 med stöd av detta bemyndigande till och med Nya åtaganden respektive infriande åtaganden under året redovisas inte som i budgetunderlaget. Det kan dock vara lämpligt att informera om en väsentlig del av utestående åtaganden har påverkats på annat sätt än genom infriande av anslag eller att nya åtagande har gjorts under året, till exempel att bidragsmottagaren inte kommer att uppfylla avtalade bidragsvillkor eller att åtaganden i utländsk valuta har omvärderats. 6.1 Omvärderingar av tidigare gjorda åtaganden Om det finns åtaganden i utländsk valuta bör dessa omvärderas till balansdagens kurs. Det finns dock en möjlighet att inte omvärdera åtaganden i utländsk valuta som ska infrias långt fram i tiden. Myndigheten måste då ta ställning till från vilket tillfälle som åtaganden ska redovisas till balansdagens kurs. I de flesta fall är det dock lämpligt att redovisa alla åtaganden i utländsk valuta till balansdagens kurs. Åtaganden som ska infrias nästföljande budgetår bör alltid redovisas till balansdagens kurs. Ingående åtaganden som finns kvar vid årets slut kan behöva omvärderas på grund av händelser som uppkommer under året. I vissa fall kan det vara svårt att göra denna värdering för samtliga åtaganden per den 31 december, exempelvis om det finns avtalsvillkor som kan påverka åtagandets storlek. I dessa fall kan myndigheten göra en värdering av åtaganden löpande under året under förutsättning att utestående åtagandena i bemyndiganderedovisningen blir rättvisande. I redovisningen får inte en generell nedskrivning av åtaganden göras. En borttagning av åtaganden förutsätter att myndigheten har fått information om att exempelvis en bidragsmottagare inte kommer att uppfylla bidragsvillkor och att det därmed inte är aktuellt med utflöde av medel som beräknats tidigare. 24 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

23 redovisning i årsredovisningen 6.2 Beställningsbemyndiganden där redovisningsansvarig myndighet inte beslutar om åtaganden Det förekommer att en myndighet tilldelats ett beställningsbemyndigande mot vilket regeringen ger en annan myndighet rätt att göra åtaganden. Myndigheten som har tilldelats bemyndigandet är redovisningsansvarig för de åtaganden som den beslutanden myndigheten gör. Den redovisningsansvariga myndigheten har också ett ansvar för att betala ut bidrag från anslagsposter som är knutet till beställningsbemyndigandet. Den situation som beskrivs i detta kapitel skiljer sig från den som beskrivs i kapital 2.3. eftersom rätten att göra åtaganden inte har lämnats vidare från en myndighet till en annan. Då den redovisningsansvariga myndigheten inte själv beslutar om åtaganden, behöver den beslutande myndigheten översända besluten till den redovisningsansvariga myndigheten. Behöver den redovisningsansvariga myndigheten få del av andra kompletterande uppgifter för att kunna upprätta bemyndiganderedovisningen bör myndigheterna gemensamt komma överens om på vilket sätt detta bör göras. Rutiner bör utarbetas som möjliggör för den redovisningsansvariga myndigheten att kunna ta sitt redovisningsansvar. Rutinerna bör vara dokumenterade. 6.3 Åtaganden gjorda med stöd av tidigare års bemyndiganden (äldre bemyndiganden) Det kan förekomma att en myndighet har haft ett beställningsbemyndigande tidigare år och då ingått åtaganden som ännu inte har infriats. I de fall som myndigheten inte gör nya åtaganden behövs inget nytt bemyndigande för det aktuella året. I dessa fall ska inte myndigheten göra en bemyndiganderedovisning i årsredovisning, eftersom det inte finns något tilldelat bemyndigande. Däremot kan myndigheten lämna upplysningar i anslutning till anslagsredovisningen om utestående åtagandena uppgår till väsentliga belopp vid årets slut. beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 25

24 26 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

25 beställningsbemyndiganden i budgetunderlaget 7 Beställningsbemyndiganden i budgetunderlaget Bestämmelserna om vilken information som ska lämnas om beställningsbemyndiganden i budgetunderlaget regleras i FÅB. Av 9 kap. 3 framgår att budgetunderlaget ska innehålla de förslag till bemyndiganden enligt 17 första stycket anslagsförordningen som myndigheten behöver för att göra åtaganden som medför utgifter under följande budgetår. Därutöver framgår att myndigheten ska ange under vilka år som det ekonomiska åtagandet beräknas medföra utgifter. Av föreskrifterna framgår att myndigheten ska ange berört anslag och till vilket årligt belopp de framtida utgifterna beräknas uppgå. Därutöver ska myndigheten ange ett slutår för åtagandenas infriande. Om myndigheten tidigare har tilldelats ett bemyndigande för samma ändamål ska utfallet redovisas för År 1 (året före det år budgetunderlaget lämnas) och prognostiseras för År 0 (det år budgetunderlaget lämnas). Av ESV:s allmänna råd framgår att om en myndighet ett visst budgetår planerar att göra åtaganden som i sin helhet infrias under samma budgetår bör dessa åtaganden respektive infrianden inte redovisas mot bemyndiganderamen. I budgetunderlaget ska förändringar av åtaganden under året delas upp på nya åtaganden och infriade åtaganden. Däremot bör alltså inte nya åtaganden som myndigheten planerar att infria samma budgetår inkluderas i tabellen. För respektive ändamål och anslag ska uppgifterna lämnas enligt nedanstående struktur i tusentals kronor. Exempel 4. Budgetunderlag 2013 för anslagspost XXX Anslagspost X (tusen kronor) Utfall 2012 Prognos 2013 Beräkning 2014 Ingående åtaganden Nya åtaganden (+) Beräknat 2015 Beräknat 2016 Beräknat Infriade åtaganden ( ) Utestående åtaganden Tilldelad/föreslagen bemyndiganderam Ingående åtaganden är åtaganden som har gjorts med stöd i bemyndigandet. Utfallet 2012 ska överensstämma med redovisningen av beställningsbemyndiganden i årsredovisningen. Ingående åtaganden 2013 ska vara desamma som utestående åtaganden beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 27

26 beställningsbemyndiganden i budgetunderlaget Under Nya åtaganden ska myndigheten bedöma vilka nya åtaganden som myndigheten beräknar göra 2013 respektive Om myndigheten planerar att under 2013 ingå ett avtal att betala ut tkr per år under åren 2013 till 2016, ska endast åtaganden som inte har betalats ut i slutet av 2013 redovisas som nya åtaganden, dvs tkr Det totala åtagandet är dock tkr, men tkr kommer att betalas ut under 2013 och bör alltså inte redovisas i tabellen. I de fall som myndigheten under 2013 har fått kännedom om att kvarstående åtaganden från tidigare år kommer att öka, redovisas även dessa under raden nya åtaganden, om de inte infrias under Under Infriande åtaganden redovisas den del av ingående åtaganden som myndigheten planerar att betala ut under respektive år. I kolumnerna Beräknat 2015, Beräknat 2016 och Beräknat görs en fördelning av när utestående åtaganden 2014 beräknas infrias, dvs. belasta anslag. Infriande åtaganden 2015 och framåt ska överensstämma med utestående åtaganden 2014, det vill säga i ovanstående exempel. I sista kolumnen anges det slutår som beräknade utestående åtaganden 2014 senast kommer att infrias (i exemplet 2021). I de fall som myndigheten fått kännedom om att ett utestående åtagande från 2012 inte kommer att behöva infrias redovisas även omvärderingen på raden Infriande åtaganden Om beloppet är väsentligt kan det vara lämpligt att lämna information i not till budgetunderlaget att vissa åtaganden kommer att infrias utan att någon betalning sker. Utestående åtaganden är en summering av ingående åtaganden, nya åtaganden (+) och infriande åtaganden ( ). Under raden Tilldelad/föreslagen bemyndiganderam redovisas den tilldelade bemyndiganderamen 2012 respektive 2013 och dessutom lämnas ett förslag till bemyndiganderam Den föreslagna bemyndiganderamen 2014 ska överensstämma med utestående åtaganden Om myndigheten i undantagsfall, exempelvis för att kunna hantera osäkerheter/fluktuationer i verksamheten, behöver ett större bemyndigande än beräknat utestående åtaganden kan myndigheten lämna förslag om ett sådant i anslutning till bemyndigandetabellen och motivera behovet av en sådan buffert. Det färgade fälten i tabellen ska inte fyllas i. Endast beräknade infrianden av utestående åtagandet för 2014 ska redovisas för 2015 och framåt. 28 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

27 uppföljning av bemyndiganden 8 Uppföljning av bemyndiganden Av bestämmelserna i 18 anslagsförordningen framgår att de uppgifter som myndigheter lämnar om hur ett bemyndigande har utnyttjas ska kunna verifieras. Därutöver behöver myndigheter även kunna planera verksamheten och ta fram underlag för den information som behövs i budgetunderlaget. Det är inte ovanligt att infrianden av tidigare åtaganden respektive nya åtaganden inte sker jämt fördelat under året. Löpande under året kan myndigheten ha utestående åtaganden som är större än bemyndigandet. Det är dock viktigt i sådana fall att myndigheten har en bra uppföljning av utvecklingen av infriade och nya åtaganden för att säkerställa att bemyndigandet inte överskrids per den 31 december. För att kunna ha en bra uppföljning och redovisning av bemyndigande behöver myndigheten vanligtvis ha ett sidoordnat system där information finns om vilka avtal och utfästelser som myndigheten har ingått, vilka åtaganden som har infriats och även om planerade infriande och nya åtaganden. 8.1 Utformning av avtal och utfästelser Ett avtal eller utfästelse om att betala ut bidrag bör normalt vara begränsad i tid. Om det inte finns en bortre tidpunkt för infriande är det svårt för myndigheten både att planera sin verksamhet och säkerställa att den bortre gräns för infriande enligt regleringsbrevet inte överskrids. Det kan även vara lämpligt att åtaganden görs vid en tidpunkt då det är möjligt att fastställa både belopp, tidpunkt och när åtagandet faktiskt kommer infrias. När denna tidpunkt uppkommer skiljer sig naturligtvis för olika verksamheter. Att ingå avtal för tidigt kan både innebära att myndigheten binder upp möjligheten att göra nya åtaganden och försvårar möjligheten att följa upp bemyndigandet. Om en väsentlig del av utestående åtaganden inte behöver infrias kan det vara ett tecken på att avtal och utfästelser inte ingås vid ett optimalt tillfälle, vilket försvårar styrning och uppföljning av bemyndiganden löpande under året. beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 29

28 30 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

29 bilaga 1 bestämmelser om beställnings bemyndiganden i anslagsförordningen Bilaga 1 Bestämmelser om beställningsbemyndiganden i anslagsförordningen 17 och 18 anslagsförordningen (2011:223) 17 För det ändamål och intill det belopp som regeringen beslutat för budgetåret, får en myndighet beställa varor eller tjänster samt besluta om bidrag, ersättning, lån eller liknande, som medför utgifter under följande budgetår. En myndighet får dock utan bemyndigande ingå sådana åtaganden som avses i första stycket om de totala utestående åtagandena vid årets slut högst uppgår till tio procent av den anslagspost eller delpost som åtagandet avser. Om det totala tilldelade beloppet överstiger 100 miljoner kronor, gäller dessutom att en myndighets totala åtaganden inte får överstiga det belopp som man får genom att multiplicera 10 miljoner kronor med summan av de poster som myndigheten disponerar av anslaget, dividerat med det totala tilldelade beloppet. En myndighet får vidare utan bemyndigande träffa avtal om anställning av personal, hyra av utrustning, leverans av tjänster och förbrukningsmateriel och liknande som medför utgifter under längre tid än tilldelat anslag avser, om detta är nödvändigt för att myndighetens löpande verksamhet ska fungera tillfredsställande. ESV:s föreskrifter till 17 Första stycket Bemyndigandet anger det högsta belopp som myndighetens samtliga åtaganden för ett visst ändamål får uppgå till i slutet av budgetåret. Med åtagande avses i detta sammanhang ett avtal eller en utfästelse som är bindande och som leder till framtida utgifter vilka ska finansieras med anslag. En utfästelse om ett bidrag är bindande om en handling blivit överlämnad till mottagaren eller om andra omständigheter visar att utfästelsen är avsedd att vara känd. Utestående åtaganden vid årets slut är: Ingående åtaganden som har gjorts tidigare budgetår + Nya åtaganden som görs under året och som medför utgifter under ett följande budgetår Infrianden av gjorda åtaganden från tidigare år. Infriandet sker då utgiften som åtagandet ger upphov till redovisas mot anslaget. Bemyndigandet avser ett budgetår. I förekommande fall måste därför ett nytt bemyndigande finnas inför varje år. Om myndigheten inte har för avsikt att göra nya åtaganden behöver dock inte ett nytt bemyndigande tilldelas. Ett bemyndigande att göra åtaganden kan vid behov lämnas vidare till en beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 31

30 bilaga 1 bestämmelser om beställnings bemyndiganden i anslagsförordningen annan myndighet. Den myndighet som har tilldelats ett bemyndigande av regeringen ska säkerställa att samtliga utestående åtaganden som ska infrias genom utnyttjande av framtida anslag kan rymmas inom bemyndigandet. Andra stycket En myndighet kan göra åtaganden som innefattas i första stycket upp till 10 procent av tilldelat anslag utan ett bemyndigande (undantagsregel), förutsatt att inte riksdagen har beslutat om ett bemyndigande för anslaget. Dock gäller begränsningen att de totala åtagandena på samtliga anslagsposter och delposter under ett anslag på statens budget får uppgå till högst 10 miljoner kronor (begränsningsregel). Med tilldelat anslag avses: + Årets tilldelning enligt regleringsbrev eller annat regeringsbeslut +/ Omdisponeringar av anslagsbelopp Indragningar hänförbara till tilldelat anslag. Om flera myndigheter tilldelas var sitt belopp av ett anslag ska myndighetens andel enligt begränsningsregeln beräknas med utgångspunkt i anvisat anslag på statens budget. Förändringar av tilldelade medel, omdisponeringar eller indragningar under året påverkar dock inte myndighetens andel enligt begränsningsregeln. Om en myndighet har tilldelats ett bemyndigande ska dock samtliga åtaganden för det avsedda ändamålet redovisas mot bemyndigandet, varför undantagsregeln inte kan tillämpas. Tredje stycket De åtaganden som en myndighet kan göra med stöd av det generella bemyndigandet i tredje stycket avser framtida förvaltningsutgifter med undantag för sådana utgifter för att förse myndigheter med lokaler, mark och anläggningar som regleras i förordningen (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning. En myndighet får inte göra åtaganden som förutsätter ökad tilldelning av anslag. ESV:s allmänna råd till 17 Första stycket Ett tilldelat bemyndigande är kopplat till ett specifikt anslag eller en specifik anslagspost som de framtida utgifterna ska redovisas mot. Med ett bemyndigande menas befogenhet för en myndighet att göra åtaganden som medför utgifter under följande budgetår och som ska täckas med anslag. Ett sådant bemyndigande behövs dock inte för åtaganden enligt 17 andra och tredje stycket. 32 beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten

31 bilaga 1 bestämmelser om beställnings bemyndiganden i anslagsförordningen Regeringens beslut att tilldela ett bemyndigande för ett visst ändamål anges i myndighetens regleringsbrev. I regleringsbrevet anges även en plan över när de åtaganden myndigheten gör med stöd av bemyndigandet beräknas komma att infrias och ett slutår för infriandena. En myndighet bör omvärdera åtaganden som kvarstår från tidigare år om ny information finns som väsentligt påverkar de framtida utgifter som ska finansieras från anslag. Ett åtagande i utländsk valuta bör värderas till balansdagens kurs. Ett bemyndigande innebär inte något undantag från de regler som gäller för disposition av och redovisning mot anslag eller för bestämmelser om upphandling etc. Även för myndigheter som bedriver verksamheten med stöd av författning eller särskilt beslut av riksdag eller regering, såsom investeringsplaner, behöver rätten att göra ekonomiska åtaganden som medför framtida utgifter för staten konkretiseras och beloppsbestämmas i form av ett bemyndigande. Bestämmelser om hur ett bemyndigande ska beräknas och redovisas i budgetunderlaget finns i 9 kap. 3 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Andra stycket En myndighet bör kontrollera om det finns ett tilldelat bemyndigande mot anslaget innan den gör ekonomiska åtaganden med stöd av undantagsregeln. Begränsningsregeln behöver tillämpas endast om det totala anslagsbeloppet överstiger 100 miljoner kronor. Om myndigheten disponerar flera anslagsposter eller delposter på ett anslag kan myndigheten fritt fördela sin andel av begränsningsregeln mellan posterna. Det totala åtagandet får dock aldrig överstiga 10 procent av tilldelat anslag. Tredje stycket Vad som avses med förvaltningsutgifter framgår av 12. Åtaganden för inköp av anläggningstillgångar i verksamheten och köp av varor och tjänster i anslutning till myndighetens lokaler innefattas i det generella bemyndigandet. För att göra åtaganden att betala ut bidrag som ska täckas av bidrag som ännu inte har erhållits från annan myndighet bör ett beställningsbemyndigande enligt första stycket ha lämnats vidare till den bidragsmottagande myndigheten. Regler om åtaganden avseende leasing finns i kapitalförsörjnings-förordningen (2011:210). 18 Samtliga åtaganden enligt 17 första stycket som medför utgifter under följande budgetår ska redovisas mot bemyndiganderam. beställningsbemyndiganden och åtaganden i den löpande verksamheten 33