Kallelse till årsstämman 2017

Transkript

1 Samfälligheten Porfyren Kallelse till årsstämman 2017 Verksamhetsberättelse och övriga möteshandlingar Styrelsen hälsar medlemmarna Välkomna till ordinarie årsstämma Onsdagen den 22 mars 2017 kl i Lillsjöskolans matsal bifogas Styrelsen 1

2 Dagordning för årsstämman den 22 mars Stämmans öppnande 2. Godkännande av röstlängd 3. Fastställande av dagordning 4. Stadgeenlig kallelse till stämman 5. Val av funktionärer för stämman Ordförande och sekreterare Två protokolljusterare tillika rösträknare 6. Styrelsens verksamhetsberättelse 7. Styrelsens ekonomiska redovisning 8. Revisorernas berättelse bilaga 1 9. Ansvarsfrihet för styrelsen 10. Motioner från medlemmarna. bilaga Utnyttjande av p-platser bilaga Garageregler bilaga Anläggning av p-platser bilaga 5,6 14. Underhållsfond Redovisning av fondens utveckling bilaga 7 Beslut om underhållsinsatser samt kostnadsram 2017 bilaga 8:1 och 8:2 15. Fråga om extra utdebitering för snöröjningen bilaga Styrelsens förslag till budget och årsavgift för år 2017 bilaga 10:1, 10:2 17. Val av funktionärer för år 2017 bilaga 11 Ordförande mandattid 1 år Tre ordinarie medlemmar 2 år Två styrelsesuppleanter 1 år Två revisorer 1 år Två revisorssuppleanter 1 år Val av maskinister 1 år Valberedning 1 år 18. Övriga frågor 19. Meddelande om hur protokollet från årsstämman kommer att göras tillgängligt 20. Avslutning av stämman 2

3 Styrelsens verksamhetsberättelse för 2016 Styrelsen för Porfyrens samfällighetsförening får härmed lämna följande verksamhetsberättelse för år Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Pär Söderblom Kassör Hans Söderholm Sekreterare Stefan Timber Ledamöter Liselott Bernberg Mohammad Tahwildaran Jesper Sjöholm Gun Zebühr Suppleanter Linda Arijoensuu Daniel Wilhelmsson Styrelsen har hållit 8 sammanträden under året. Underhåll De traditionella vår- och höststäddagarna har hållits och våra gemensamma markområden har putsats och fejats under vår- och höststädningarna En arbetsgrupp bestående av medlemmar i samfälligheten har skött sommarens underhåll. En åkgräsklippare har införskaffats för att underlätta skötseln av de stora gräsytorna längs Mineralvägen samt 2 grästrimmer för finputs. Markarbeten Två parkeringsplatser vid östra parkeringen samt en vid den västra har anlagts. Ansökan om bygglov för 11 platser har inlämnats till kommunen. Bygglov godkänt i december Kostnadskalkyl samt förslag till finansiering kommer att sändas ut före årsstämman. Upprustning Vid vårstädningen genomfördes med hjälp av många frivilliga en upprustning av parkbänkar vid Marmorstigen 3

4 Snöröjning Samma entreprenör som sedan 2012 har stått för snöröjningen. Parkeringen i området Q- park har under året fått i uppdrag att bötlägga bilar som parkerats inom området. Här gäller att det är fritt att stå så länge lastning eller lossning pågår plus ytterligare 10 minuter. Ekonomi Ekonomin är god. Våra utgifter har under 2016 varit lägre än budgeterat bland annat tack vare minskade kostnader för el och sophämtning. Informationsbrev Under året har 7 informationsbrev sänts ut till samfällighetens medlemmar Till sist Vill styrelsen tacka alla medlemmar för det gångna året och för de arbetsinsatser som gjorts i samband med vår-sommar och höstunderhåll och för alla övriga initiativ som tagits. På styrelsens vägnar Pär Söderblom Ordförande 4

5 PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2016 BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Sparbanken Enköping 4 konton Interimsfordringar Skattekonto saknar ny uppg Anläggningstillgångar Byggnader, garagereparation Summa SKULDER Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Interimsskuld Underhållsfond Långfristiga skulder Lån Sparbanken Amorteras /år Eget kapital Balanserat resultat från tidigare år Årets resultat Summa

6 PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2016 RESULTATRÄKNING INTÄKTER Medlemsavgifter 7500 x Ränta Avg elbilsplats Parkeringstillstånd Summa intäkter KOSTNADER Städ och underhåll Elförbrukning Medlemsinfo/Verksamhet Com hem kabel TV Com hem bredband Snöröjning Sophämtning Förvaltning, redovisning Försäkringar Övriga kostnader Arvoden/ Soc avg Styrelsen Arvoden/ Soc avg Underhållsgrupp Underhållsfond Diff avsättning Avskrivning byggnader (25 år) Räntekostnader Summa kostnader Årets resultat

7 PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2016 SPECIFIKATION TILL VISSA POSTER I BALANSRÄKNINGEN 1330 Förutbetalda försäkringspremier Villaägarna Förutbetalda avg kabeltv Com hem copyswede avseende jan-mar Förutbetalda avg bredband Com hem avseende jan-mar Summa: Byggnader, garagereparation Anskaffningskostnad Ack Avskrivning, 25 år Bokfört värde Leverantörsskulder Inga lev.skulder Övriga interimsskulder Bokföring Underhållsfond Sparbanken i Enköping Framtida reparationer

8 8

9 9

10 Bilaga 3 Utnyttjande av våra p-platser Med anledning av den brist på p-platser som råder föreslår styrelsen att årsstämman beslutat om en tidsbegränsning enligt följande. Avställda bilar får ej stå parkerade på samfällighetens p-platser. 10

11 Bilaga 4 Samfälligheten Porfyren Regler för garagen Våra garagebyggnader ägs och försäkras av samfällighetsföreningen. Innehållet ägs och försäkras av fastighetsägaren. Garagen är endast till för bilar och får inte användas som extra förråd. Dessa regler gäller för garagen: De skall alltid hållas låsta Får inte ändras utan styrelsens medgivande Kravet är att en bil kan köras in i garaget. Uthyrning, utlåning, får endast ske till medlemmar i samfälligheten. Vad får finnas i garagen (ur brand och försäkringsskäl): Ett fordon En extra uppsättning däck samt takbox. (På grund av stöldrisk rekommenderas att däcken förvaras på annan plats.) Mindre mängder, ca 5 liter, brandfarlig vätska samt produkter för bilvård får förvaras oåtkomligt för obehöriga i bilen. Motorvärmare. Endast elansluten värmare med timer och max 3 timmar. På vår förfrågan gällande försäkring och brand hos Villaägarnas juridiska experter fick vi följande svar: Det är ägaren (dvs. föreningen) som uppställer de regler som gäller för garagens nyttjande (vad som får förvaras i garage och vad dessa skall nyttjas till). Det är även viktigt att föreningen iakttar under vilka förutsättningar som försäkringen inte gäller vid inträffad skada. Ex vis är det troligt att det i försäkringsvillkoren framgår att inget (ex vis lättantändliga vätskor eller annan brandfarligt material) får förvaras i garagen, förutom fordon. Om det uppstår ex vis en brand i garage och det visar sig att branden uppkommit/förvärrats på grund av att materiel förvaras i garaget på ett sätt som strider mot försäkringsvillkoren, kan detta medföra att försäkringsersättning helt uteblir. Detta kan självfallet få långtgående konsekvenser för föreningen, men kanske ännu mer långtgående konsekvenser för den medlem i föreningen som förvarat det brandfarliga materialet i sitt garage, och som därmed möjliggjort brand eller underlättat för brandens förlopp. Om inte föreningens försäkring gäller, och inte heller den enskilde garageinnehavarens försäkring täcker skadan, lär skadeståndskraven som ställs mot (den vårdslöse) garageinnehavaren kunna bli mycket svåra att hantera inom ramen för dennes privatekonomi. Sak samma gäller om ex vis trycksatta tuber (ex vis svetstuber) utan tillåtelse förvaras i garage och dessa exploderar och orsakar person- och/eller sakskada. 11

12 12

13 Bilaga 6 Finansiering av ny parkering västra garagen Parkeringen beräknas kosta kr Fonden: kr föreslås tas från fonden Lån: kr som avbetalas på 15 år Kostnad/år : Totalt ca 200 kr per år och fastighet För 2017 beräknas lånet kosta ca 100 kr per fastighet eftersom parkeringen planeras vara färdigställd vid halvårsskiftet och att kostnaden för ränta och amortering tas från fonden. 13

14 Bilaga 7 Underhållsfondens utveckling 2016 Ingående värde Tillkommande insättning inkl.ränta Summa kr kr kr Kostnader 2016 Ränta och amortering Parkeringar Lekplatser Förrådsdörr Summa kr kr kr kr kr Utgående värde kr Belopp enligt beslut på stämman Förbrukat kr kr 14

15 Bilaga 8:1 Underhållsfonden Beslut om underhållsinsatser Lån Avbetalning, garagen Ränta, garagen Byggnadslov parkering Oförutsett Totalt Underhållsfondens utgående värde Ca kr ( varav från 2016 års överskott) 15

16 Bilaga 8:2 Underhållsfonden vid bygge av parkeringen Beslut om underhållsinsatser Ny parkering Lån Avbetalning, garagen Ränta, garagen Avbetalning, parkeringen Ränta, parkering Byggnadslov parkering Oförutsett Totalt Underhållsfondens utgående värde Ca kr (varav från 2016 års överskott) 16

17 Bilaga 9 Fråga om extra utdebitering för snöröjning För 2016 ligger kostnader för snöröjningen något över budget trots det varma vädret under hösten För år 2017 har styrelsen i budgeten räknat med något högre kostnader men ett kraftigt snöande under den fortsatta delen av vintern samt i höst kan innebära att det inte räcker. Styrelsen vill därför ha en möjlighet att göra en extra utdebitering när vi vet det verkliga utfallet. Styrelsen föreslår att årsmötet beslutar om att en extra utdebitering på maximalt 500 kr får göras om snöröjningskostnaderna överstiger den föreslagna budgeten. 17

18 Bilaga 10:1 Budget 2017 Utfall Budget Intäkter Medlemsavgifter inkl. fond Räntor Parkeringstillstånd+elbil Summa intäkter Kostnader Städ och underhåll Fonden Gräsklippning Övrigt Elförbrukning Comhem TV Comhem Bredband Snöröjning Försäkringar Förvaltning redovisning Fonden Diff. årlig avsättn Avbetalning Räntekostnad Styrelsearvoden inkl. soc. avg Sophämtning Medlemsinfo/Verksamhet Parkering Övriga kostnader Summa kostnader Årets resultat Kassaflöde Styrelsen föreslår att årsavgiften 2017 höjs med 100 kr till 7600 kr som betalas med kr senast den 30/ och med kr senast den 31/

19 Bilaga 10:2 Budget 2017 Utfall Budget Intäkter Medlemsavgifter inkl. fond Räntor Parkeringstillstånd+elbil Summa intäkter Kostnader Städ och underhåll Fonden Gräsklippning Övrigt Elförbrukning Comhem TV Comhem Bredband Snöröjning Försäkringar Förvaltning redovisning Fonden Diff. årlig avsättn Avbetalning Räntekostnad Styrelsearvoden inkl. soc. avg Sophämtning Medlemsinfo/Verksamhet Parkering Övriga kostnader Summa kostnader Årets resultat Kassaflöde Styrelsen föreslår att årsavgiften 2017 skall vara 7600 kr som betalas med kr senast den 30/ samt kr senast den 31/

20 Bilaga 11 Valberedningens förslag Val av funktionärer 2017 Styrelseledamöter som skall väljas 2017 Ordf. Pär Söderblom Ord. Hans Söderholm Ord Mohammad Tahwildaran Ord. Linda Airijoensuu Suppl. Stefan Timber Suppl. Elin Lilly Antal år 1 år 2 år 2 år 2 år 1 år 1 år Revisorer Ord. Anders Eklöf Ord. Göran Zebühr Suppl. Astrid Thorin Suppl. Göran Inestam 1 år 1 år 1 år 1 år Maskinist Stefan Timber 1 år Valberedning Ekkehart Lötzsch Roger Gerdin Lennart Arbman Kungsängen, den 2 mars