Dokumenthanteringplan för Barn- och utbildningsnämnden. Beslutad

Transkript

1 Dokumenthanteringplan för Barn- och utbildningsnämnden Beslutad

2 1 Inledning 2 Likvärdig hantering 3 Utbildningsförvaltningen 4 Utbildningsförvaltningens registratur 5 Skolskjuts och elevresa 6 Barn- och elevstöd 7 Gymnasiet och aktivitetsansvar år 8 Vuxenstudier 9 Kostenheten 10 Kulturskolan 11 Förskola och pedagogisk omsorg 12 Grundskola 13 Fritidshem 14 Skolpsykolog 15 Skolbibliotek 16 Studievägledning i grundskolan 17 Modersmål 18 Skolhälsovård 19 Skolkurator 20 Talpedagog och logoped

3 1. Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden i Vaxholms stad Dokumenthanteringsplanen är uppdelad så att först kommer förvaltningsövergripande handlingar. Sedan följer verksamhetsspecifika handlingar uppdelat per verksamhet. Alla handlingar som inkommit eller upprättats inom verksamheterna tillhör myndigheten och ska bevaras/gallras enligt gällande dokumenthanteringsplan. Handlingar som ska bevaras måste skrivas ut på papper. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför - förlust av betydelsebärande data, - förlust av möjliga sammanställningar, - förlust av sökmöjligheter, eller - förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Leverans till stadsarkivet Leverans till stadsarkivet ska ske enligt dokument-hanteringsplanen och eller när arkivansvarig gör bedömningen att leverans bör ske tidigare. Vid överlämnande till stadsarkivet ska handlingarna vara gallrade. Handlingar rörande person ska alltid ha personnummer och sorteras i personnummerordning. Arkivansvarig är det enhetscheferna. De ansvarar för att verksamheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Arkivredogörare utses av enhetscheferna. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till stadsarkivet. De allmänna handlingarna ska vid en förfrågan snabbt kunna lämnas ut till allmänheten, massmedia eller andra användare. Det förutsätter att handlingarna är ordnade på ett genomtänkt sätt och att det råder god ordning i arkivet. Genom dokumenthanteringsplanen ska såväl personal som allmänhet kunna få en överblick av de allmänna handlingar som myndigheten förvarar. Det finns i princip två alternativ för hur myndigheten kan ordna sina handlingar: registrering i diarium eller postlista systematisk förvaring Systematisk förvaring betyder att handlingarna sorteras kronologiskt efter fastighetsbeteckning, personnummer-ordning eller någon annan naturlig sorteringsordning som gör att man lätt kan kontrollera om handlingen finns hos myndigheten. Systematisk förvaring är en bra metod att använda när förvaltningen hanterar en stor mängd handlingar av samma slag. Det gäller t.ex. ansökningar om plats i förskolan, betyg och andra s.k. massärenden. Systemregister som t.ex. IST Extens, Unikum och Skola24 måste gallras i enlighet med vad som gäller för respektive system. Inga personuppgifter som inte är aktuella får sparas i register enligt Dataskyddsförordningen (GDPR). För övriga ekonomi- och personalhandlingar som inte finns med i den här planen ska överordnad kommunal handlingsplan följas. Användandet av sociala medier i tjänsten sker på uppdrag från närmaste chef och ska i övrigt följa kommunens riktlinjer för sociala medier. Gallring sker enligt antagna gallringsregler. En gång i halvåret eller inför stora förändringar ska en skärmdump sparas och arkiveras. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas exempelvis år 2014, kan alltså gallras tidigast i januari Handlingar av ringa betydelse För handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse gäller följande. Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman ska gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion. Handlingar av tillfällig betydelse Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman ska gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper.

4 2. Handlingar som hanteras likvärdig inom alla verksamheter Arbetsdokument, minnesanteckningar och liknande ringa underlag. Affisher, broschyrer och presentationsfoldrar Anmälan Klagomål Anmälan Kränkande behandling Papper/digital Inaktuell Papper BEVARAS 3 år Ett exemplar av varje produkt bevaras. Papper/Outlook/etjänst Evolution BEVARAS 5 år Enligt rutin för hantering av klagomål. Papper/Outlook/etjänst Evolution BEVARAS 5 år Rapporteras löpande till Utbildningsnämnden. Viktiga meddelanden tas ut på papper och registreras; handlingar rörande elever med särskilda behov förvaras inlåst. E-post Outlook Gallras enligt IT enhetens rutin. Fakturor, kopia Närarkivet Gallras vid Original till KLK, ekonomienheten. inaktualitet Fotografier, fotoalbum Papper Närarkivet BEVARAS 3 år Notera uppgift om motiv, årtal och fotograf. Kopia av anställningsavtal visstidsanställning/timanställning Papper Omgående Original skickas till HR som ansvarar för handlingen. Protokoll från arbetsmiljörond, skyddsrond, Sammanställning av enkätundersökning Papper/digital Närarkivet 2 år Kopia skickas till HR som ansvarar för handlingen. Papper/digital Närarkivet BEVARAS 3 år Redovisas till utbildningsförvaltningen.

5 3. Utbildningsförvaltningen Anmälan och godkännande av inkomstuppgift Digital Hypernet 3 år Inkomstuppgiften ligger till grund för reducerad avgift. Saknas inkomstuppgiften debiteras maxtaxa. Anmälan om utflytt Digital Hypernet 1 år Ansökan om förskola, skola och Digital Hypernet 1 år Ansökningarna listas i en digital kö fritidshem i verksamhet belägen i annan kommun Ansökan om skolplacering för 6- Digital Hypernet 1 år åring Avtal om plats för barn/elev i kommunal verksamhet i Vaxholms stad. Papper/digital Närarkiv Avslutad placering Interkommunalt avtal. Delegeringsbeslut om plats för barn/elev i verksamhet belägen i annan kommun. Papper/digital Närarkiv Avslutad placering Interkommunalt avtal eller avtal med fristående verksamhet Elevkort avgångselev Digital Extens BEVARAS Avslutad Efter 5 år eller omgående grundskola Godkännande av utflytt Digital Hypernet 1 år Kronologisk 1 år Original till KLK, ekonomi Inkassohantering (kopia) Papper ordning Klasslistor Digital Extens BEVARAS 5 år Tas ut på central förvaltning, 2 ggr/år, på papper från och med 2009; klasslistor från tiden före 2009 bevaras på resp. skola. Kvitteringsunderlag för resursfördelning Papper Närarkiv 10 år Underlaget signeras av förvaltningschefen Placeringslista uttag 15 sept och 15 febr årligen Digital Extens BEVARAS 1 år Resursfördelning Digital Extens 10 år Original till KLK, ekonomi Resursfördelning gymnasieskola Digital UEDB 10 år Original till KLK, ekonomi Skolkatalog Papper Närarkiv BEVARAS 5 år Bevaras centralt från och med 2009; skolkataloger från tiden före 2009 bevaras på resp. skola Uppsägning av förskola, skola och fritidshem belägen i annan kommun Utanordning (kopia) Verksamhetssystem innehållande invånarregister och beslutsstödssystem för placeringar i förskola, fritidshem, grundskola och kulturskola. Digital Hypernet 1 år Kronologisk 1 år Original till KLK, ekonomi Papper ordning Digital Extens Inaktuell Extens används för resursfördelning och fakturering av avgifter. Tillhörande beslutstödssystem i e-tjänst för att placera barn och elever i förskola, fritidshem, grundskola och kulturskola.

6 4. Utbildningsförvaltningens registratur Anslagsbevis Papper/digital Anslagstavla/webb Anslagstidens sida utgång Avtal Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Barn- och utbildningsnämndens protokoll Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Förteckning över Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år delegeringsbeslut Information och rapporter från andra myndigheter av ringa värde Papper/digital Närarkiv/Evolution Omgående Information och rapporter från andra myndigheter av värde för den egna verksamheten Papper/digital Närarkiv/Evolution Inaktuell Information och rapporter från andra myndigheter av värde för den egna verksamheten Inkommande handling av ringa värde Inkommande handling av värde för den egna verksamheten Inkommande handling av värde för den egna verksamheten Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Ex kvalitetsredovisning, tillsyn. Digital/Papper Digital/Papper Omgående Ex marknadsföring eller kursinbjudningar som inte rör verksamheten. Papper/digital Närarkiv/Evolution Inaktuell information som rör den egna verksamheten Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år information som rör den egna verksamheten Kallelse till barn- och utbildningsnämndens sammanträden Kommuninterna remisser, t.ex. detaljplaneremisser från stadsbyggnadsnämnden (kopia av originalhandling) Papper/digital Närarkiv/Evolution 1 år Kallelse utgörs av föredragningslista och handlingar Papper/digital Närarkiv/Evolution Inaktuell Origianlhandlingen registreras i ursprungliga myndighetens arkiv. Register/innehållsförteckning till Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Levereras tillsammans med nämndens protokoll nämndprotokollen Tillsynsrapport Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Upprättad handling av myndigheten av ringa värde Upprättad handling av myndigheten av värde för den egna verksamheten Upprättad handling av myndigheten av värde för den egna verksamheten Papper/digital Närarkiv/Evolution Inaktuell Papper/digital Närarkiv/Evolution Inaktuell information som rör den egna verksamheten Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år information som rör den egna verksamheten ex. enkäter, myndighetsrapportering typ SCB. Verksamhetsberättelser från egna Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 2 år verksamheter Ärendekort samt tillhörande ärenden Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år

7 5. Skolskjuts och elevresa Ansökan om skolskjuts/elevresa Digital Optiplan 2 år Systemleverantören ansvarar för gallring enligt gällande plan. Avslagsbeslut om skolskjuts/elevresa Delegeringseslut om skolskjuts särskilda skäl Delegeringsbeslut om skolskjuts/elevresa Digital Evolution 2 år Delegeringsbeslut Digital Evolution 2 år Delegeringsbeslut Digital Optiplan 2 år Systemleverantören ansvarar för gallring enligt gällande plan. Leverantörsunderlag för taxi Digital G-mapp/Evolution Inaktuell T. ex. beräkningsunderlag, beställningsunderlag, avvikelserapport mm för taxi och ö-kort (Waxholmsbolaget) Register SL-kortnummer Papper Närarkiv Avslutat läsår Utanordning av ersättning för Papper Närarkiv 2 år Kvitto och brev som underlag för reseutlägg att upprätta en utanordning.

8 6. Barn- och elevstöd Ansökan om tilläggsbelopp eller verksamhetsbidrag Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS Elev är 20 år Handlingarna diarieförs; förvaras och arkiveras i dokumentskåp i elevakt för barn/elever med behov av särskilt stöd. Sorteras i personnummerordning före leveras till stadsarkivet. Delegeringsbeslut om tilläggsbelopp eller verksamhetsbidrag på grund av särskilda skäl Delegeringsbeslut om att slutföra skolgång Delegeringsbeslut om dkolplikts upphörande Delegeringsbeslut om förlängd skolplikt Delegeringsbeslut om mottagande i förskola barn under 1 år Delegeringsbeslut om mottagande i särskola Delegeringsbeslut om mottagande särskilda skäl hemmahörande i annan kommun Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS Elev är 20 år Original till sökande verksamhet Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS Elev är 20 år Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet Delegeringsbeslut om placering i Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Diarieförs verksamhet belägen i annan kommun. Delegeringsbeslut om utökad Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet vistelsetid Minnesanteckningar från möten Papper/digital Närarkiv/G-mapp Inaktuell T.ex. nätverksgrupp, förskolechefsgrupp, esu-grupp, Skrivelser och information för kännedom. Papper/digital Närarkiv/Evolution Inaktuell Ex psykologisk- pedagogisk- social utredning, läkarutlåtande. Verksamhetsberättelse Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Diarieförs

9 7. Gymnasiet och aktivitetsansvar år Ansökan om ersättning för resor och litteratur för ungdomar år i folkhögskola Digital Evolution Inaktuell Administratören lämnar underlag för utbetalning till KLK, ekonomienheten.. Ansökan om inackorderingstillägg/delegerings beslut om inackorderingstillägg Digital Evolution 1 år Ansökan till gymnasiet (kvittens) Papper Närarkiv 5 år Gäller även ev. omval Anteckningar från möte med elev och/eller förälder Avtal om interkommunal ersättning/bidrag Digital Prorenata Inaktuell Viktiga anteckningar diarieförs Digital EUDB Ungdomsoch elevdatabas Eleven är 20 år Administratör ansvarar för resursfördelning Bilaga till IM-programmet Digital Evolution Eleven är 20 år Diverse handlingar av ringa Papper Närarkiv Inaktuell Tidsplan för gymnasieintagning karaktär från gymnasieintagningen, för kännedom Information om studieuppehåll och avhopp. Digital KAA i UEDB Ungdoms- och elevdatabas Eleven är 20 år Register över gymnasieelever. SKL ansvarar för databasen. Digital UEDB Ungdomsoch elevdatabas BEVARAS 5 år Databasen visar ungdomar år för vilka kommunen har aktivitetsansvar. Uttag på papper två gånger per år. Gallring i databasen sker inte idag. Register över ungdomar under 20 år som deltagit i kommunens uppföljningsprogram ingår i UEDB. Digital UEDB Ungdomsoch elevdatabas BEVARAS 5 år Med noteringar om kontakt och kontaktförsök Uttag på papper 2 ggr/år, pnrordning samt alfabetisk ordning. SYV- Nytt datasystem samt UEDB databasen SCB fil 1 ggr/ termin SCB rapportering Digital Skriftlig överenskommelse om Digital Prorenata Eleven är 20 år praktik Skrivelser ang uppföljningsansvar Digital Evolution Eleven är 20 år Diarieförs, samlingsnummer per år Skrivelser till och från föräldrar Digital Evolution Inaktuell Yttrande till gymnasieintagningen avs elever som sökt till skola utanför samverkansområdet Digital Evolution Eleven är 20 år Överklagande gymnasieansökan Digital Evolution BEVARAS 5 år Diarieförs

10 8. Vuxenstudier Avtal med Kunskapscentrum Nordost (KCNO) som ansvarar för administration och arkivering. Arkiveras i Täby kommun?

11 9. Kostenheten Kopia av fakturaunderlag för extern debitering Digital Outlook 1 år Måltider för Montessori skola. Originalhandling skickas till ekonomienheten. Fakturaunderlag för interndebitering Papper/digital Närarkivet/outloo k Interndebiteringsunderlag (kopia) Digital G-mapp Inaktuell 1 år Interndebiteringsunderlag skapas och skickas till respektive verksamhetschef Intyg om specialkost som inte Avslutat läsår Aktualiseras inför nytt läsår kräver läkarintyg Matsedlar Papper G-mapp BEVARAS 1 år Gäller skolkök med egen tillagning Måltidsavdrag sammanställning Papper/digital Närarkivet/Gmapp 1 år Uppgiften rapporteras till HR Portionsstatistik sammanställning Digital G-mapp 1 år Används till budgetunderlaget samt för debitering till fristående verksamhet Resultatredovisning Papper G-mapp BEVARAS 1 år Från 2016 Tidrapportering Papper/digital Närarkivet/Gmapp 1 år Uppgiften registreras i Besched

12 10. Kulturskolan APT-protokoll/motsvarande Papper/digital Närarkiv/G-mapp 1 år Protokoll rörande speciella projekt bevaras Avtal instrumentuthyra Papper/digital Närarkiv/G-mapp Inaktuell Debiteringslistor (från KLK, Papper/digital Närarkiv/G-mapp 1 år ekonomienheten) Debiteringsregister Digital Extens Inkassohantering Papper/digital Närarkiv/G-mapp 1 år Elevregister Digital Extens BEVARAS 1 år Arkivrapport Foldrar, program (konserter och andra musikaliska aktiviteter), affischer, fotografier Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 1 år Ett arkivexemplar av varje bevaras Inspelning av konserter, CD-skivor Digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 1 år Ange orkesterns namn och konsertens datum Instrumentregister Papper/digital Närarkiv/G-mapp 1 år Uppdateras kontinuerligt. Tas ut på papper en gång om året. Köregister Digital Webbsida IST musik och kultur Inaktuell Noter Papper Närarkiv/G-mapp Inaktuell Finns kopieringsavtal som reglerar kopior av noter. Närvaro Papper Närarkiv/G-mapp Inaktuell Schema Papper Närarkiv/G-mapp Inaktuell Uppsägning av plats i kulturskolan Digital Webbsida IST musik och kultur Inaktuell Verksamhetsberättelser, original Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 1 år Kopia till Utbildningsförvaltningen

13 11. Förskola och pedagogisk omsorg Ansökan om förskola Digital Hypernet 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Ansökan om förändrad omsorgstid Digital Hypernet 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Anteckningar från avslutningssamtal Digital Unikum 5 år efter det att barnet har slutat i förskolan Anteckningar från Digital O365 Inaktuell medarbetarsamtal Beslut om plats i förskola Digital Hypernet 6 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Dagjournaler (närvarolistor) Papper Närarkiv 5 år Fotografier Digitalt Unikum Omgående Används till molntjänsten och gallas därefter i den digitala applikationen som bilden finns i. Godkännande av förändrad omsorgstid Digital Hypernet 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Godkännande av uppsägning av förskola Digital Hypernet 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Kopia av ansökan om Papper Närarkiv 1 år HR får originalhandlingen tjänstledighet del av tjänst Kopia av Friskvård/motion Papper Närarkiv 1 år HR får originalhandlingen Krispärm Digital/papper Närarkiv/O365 1 år Läkarintyg, sid 2 Papper Arkivskåp Omgående Sid 1 gallras omgående Minustid från APT Digital Besched 1 år Adm registrerar minustid i Besched efter granskning. Register över specialkost Papper Närarkiv När barnet har slutat i förskolan Upprättas utifrån originalhandling som därefter lämnas till kostenheten. Lista över inkomna utdrag ur belastningsregister och sekretesserinran. Rehabiliteringsärenden, mötesprotokoll, utredning, rehabliteringsplan, beslut, avslut, riktlinjer mm. Samtycke om personuppgiftshantering Digital O365 Inaktuell Original skickas till HR. HR ansvarar för handlingen. Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 1 år HR får originalhandlingarna efter avslutat ärende. Papper Närarkiv BEVARAS När barnet har slutat i förskolan Uppsägning av förskola Digital Hypernet 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Övertidsredovisning (T2) Papper Närarkiv 1 år Adm registrerar övertid i Besched efter granskning.

14 12. Grundskola Anmälan till elevhälsoteamet om Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år elev Anmälningar till prövning med bilagor Digital/papper Närarkiv Avslutat läsår Registreras som inkommen handling Ansökan om skola och fritidshem Digital Hypernet 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Anteckningar från Papper/digital Närarkiv/O365 Inaktuell medarbetaresamtal Arbetsplaner, kurs- eller timplaner, som visar tillämpningen av läroplanen Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Läroplaner och natioella kursplaner bevaras centralt av regeringen eller Statens skolverk. Beslut om skolplacering för 6- åring Digital Hypernet 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Betygskatalog inkl. intyg om Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år uppläst betyg Betygsvarning Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år Delegationsbeslut om ledighet över 10 dagar per läsår Digital/papperr Närarkiv/G-mapp Avslutad skolgång Original till förvaltningen. Ledigheter över 10 dagar beslutas på delegation av skolchef. Delegeringsbeslut elevens val/profilval Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Ansökan, erbjudande och beslut. Utgör bilaga till lokal kursplan. Delegeringsbeslut om dubbelt år i Papper/digital Närarkiv/G-mapp Avslutad skolgång Original till en årskurs utbildningsförvaltningen. Delegeringsbeslut om plats i skola Digital Hypernet BEVARAS 3 år Saknas möjlighet till digital och fritidshem arkivering. Delegeringsbeslut om sjukhusundervisning eller hemundervisning Papper/digital Närarkiv/G-mapp Avslutad skolgång Original till utbildningsförvaltningen. Delegeringsbeslut om särskild Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år prövning före skolpliktens upphörande Delegeringsbeslut/utredning Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år anpassad studiegång Delegeringsbeslut/utredning Digital/papper Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år särskild undervisningsgrupp Elevhälsoagenda/plan (följer den centrala planen) Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Frågeformulär nationella prov Papper Närarkiv 5 år OBS! sekretess! Frågeformulär övriga prov Papper/digital Närarkivet Inaktuell Frånvarorapport Digital Skola24 Inaktuell Förteckningar över fördelning av premier och stipendier Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Handlingar som redovisar villkor för premier och stipendier, t. ex. urkunder, kan finnas hos KLK. Handingsplaner kränkande Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Diarieförs behandling Indivduella utvecklingsplan (IUP) Digital Unikum BEVARAS 3 år Inkommande handlingar från föräldrar Inkommande och upprättade handlingar av ringa värde för den egna verksamheten Papper/digital Närarkiv/G-mapp Inaktuell T.ex. talutredning, utlåtande från PBU Papper/digital Omgående

15 Inkommande och upprättade handlingar av vikt för den egna verksamheten Inkommande och upprättade handlingar rörande elever Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Papper/digital Närarkiv BEVARAS 3 år Registerblad per elev. Digitala meddelanden tas ut på papper. Inköp av läromedel Digital/papper Närarkiv/G-mapp Inaktuell Inventarieförteckningar Digital/papper Närarkiv/G-mapp Inaktuell Kalendarium Digital/papper Närarkiv/O365 Inaktuell Klasschema Digital Skola24/O365 Avslutat läsår Kopa av attestlista Digital/papper Närarkiv/G-mapp Inaktuell Original till KLK, ekonomienheten Kopia av anställningsavtal Papper Närarkivet Inaktuell Original skickas till KLK, personalenheten Kopia av lläkarintyg Papper Närarkivet Inaktuell Orignal skickas till KLK, personalenheten Kopia av Sekretessbevis/tystnadsplikt Papper Närarkivet Inaktuell Original Skickas till KLK, personalenheten Kopia Utdrag ur belastningsregistret Papper Omgående Original skickas till KLK, personalenheten Kopior av slutbetyg Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år Original till elev Kopior av terminsbetyg Digital/papper Närarkiv 5 år Ledighetsansökan Digital/papper Närarkiv/G-mapp Avslutat läsår Lista över delegeringsbeslut Digital/papper Närarkiv/O365 Inaktuell Original lämnas till Barn- och utbildningsnämnden Lärarschema Digital Skola24/O365 Avslutat läsår Läromedel, egenproducerat Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år 1 ex av kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediapresentationer som producerats på skolan MBL-protokoll Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Nationella prov i svenska språket Papper Närarkivet BEVARAS 1 år Nationella prov övriga ämnen Papper Närarkivet 5 år Gallras under förutsättning att resultatsammanställning upprättats Nyckelkvittenser Digital/papper Närarkiv/G-mapp Återlämnandet Orosanmälan Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Diarieförs Pedagogisk kartläggning av lärare och specialpedagog Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan Digital Unikum BEVARAS 3 år Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Skola - fritid, skola - näringsliv Protokoll från APT-möten Digital/papper Närarkiv/O365 Inaktuell Protokoll från elevvårdskonferens Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Protokoll och handlingar från lokala styrelser och råd Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år T.ex. elevråd/skolråd, matråd, elevråd. Prov Papper/digital Närarkivet Avslutat läsår Register över inkommande och upprättade handlingar Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Benämns olika hos skolorna, t. ex. postlista eller diarium Resultat av prövnig med anteckning om betyg/nytt betyg Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år Har samma betydelse som betygskatalog

16 Resultatsammanställning av Papper Närarkivet BEVARAS 1 år nationella prov Samtycke av behandling av Papper Närarkiv BEVARAS 3 år Ex bilder mm personuppgifter Socialpedagogutredningar Alfabetisk ordning BEVARAS 3 år Uppsägning och godkännande av fritidshem Digital Hypernet 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Utredning/beslut om Digital/papper Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år studiehandledning Verksamhetsberättelser för Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år skolan Åtgärdsprogram Digital Unikum BEVARAS 3 år

17 13. Fritidshem Besiktningsprotokoll miljö och Papper Närarkiv Inaktuell Avser t.ex. kyl/frys hälsa Inventarieförteckning Papper Närarkiv Inaktuell Uppdateras kontinuerligt Kopia av uthyrningskontrakt Papper Närarkiv Inaktuell Tekniska enheten som ansvarar för Storstugan. Nyckelkvittenser Papper Närarkiv Återlämning Närvarolista Papper Närarkiv 1 år SBA -systematiskt brandskyddsarbete, handbok Papper Närarkiv Inaktuell Uppdateras kontinuerligt Trivselregler Papper Närarkiv Inaktuell Utryckningsrapporter Papper Närarkiv Inaktuell Ex brandlarm Verksamhetsberättelse för Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 5 år fritidshem Verksamhetsplanering för fritidshem Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 5 år Inkluderar Mål- och handlingsplan, arbetsplan, arbetsordning

18 14. Skolpsykolog Utredning, bedömning, utlåtande, testprotokoll mm Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS Efter det att eleven fyllt 20 år Journalanteckningar skrivs i Word och tas ut på papper samt signeras. Journalerna sorteras i personnummerordning före leverans till stadsarkivet

19 15. Skolbibliotek Beställningar Papper/digital Närarkiv/G-mapp Inaktuell Om de utgör fakturaunderlag skickas de till KLK:s ekonomienhet Bokfakturor, kopia Papper/digital Närarkiv/G-mapp Inaktuell Original till KLK:s ekonomienhet Författarregister/register över nyförvärv Papper/digital Närarkiv/verksam hetssystem BEVARAS 3 år Kompletteras med uppgift om inköpsår Handlingar rörande årets bokjury Papper/digital Närarkiv/G-mapp Inaktuell Skolans bidrag skickas i original till Vaxholms stadsbibliotek Kassationslista Papper/digital Närarkiv/verksam hetssystem Utlåningslistor Papper/digital Närarkiv/verksam hetssystem BEVARAS 3 år BEVARAS 3 år Utgör statistik

20 16. Studievägledning i grundskolan Definitivt antagningbesked Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Utskriven lista från Information till förädrar, elever Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Underlag av ringa värde gallras och SYV Kontaktlista PRAO-platser Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Utskriven excel-lista Kopia av bilaga till gymnasieintagningen Papper/digital Närarkiv/G-mapp Inaktuell Gallras ex 1 år efter avslutad grundskola Kopia av bilaga till Papper/digital Närarkiv/G-mapp Omgående gymnasieintagningen Kvittens gymnasieval Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Eleven lämnar en undertecknad kvittens till SYV Minnesanteckningar från elevsamtal Papper/digital Närarkiv/G-mapp 1 år efter avslutad skolgång PRAO-intyg Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Närvaro och prao-omdöme PRAOplatsen lämnar intyg till SYV

21 17. Modersmål Ansökan om modersmål Papper/digital BEVARAS 1 år Ny ansökan krävs inför varje läsår Delegationsbeslut om Papper/digital BEVARAS 1 år modersmålsundervisning Betygshantering av modersmål Papper/digital BEVARAS 1 år I samband med ordinarie betygshantering.

22 18. Skolhälsovård Barnavårdsjournal BHV-kort (BVCkort). Papper Närarkiv BEVARAS Avslutad skolgång Leverans till Stockholms läns landsarkiv förutom journaler som från privata vårdgivare som ska arkiveras i Vaxholms stads stadsarkiv. KIA Digital Verksamhetssystem Inaktuell Kopior av läkarintyg, provsvar mm Papper Närarkiv Avslutad skolgång PMO Digital Verksamhetssystem Inaktuell Skolhälsovårdsjournaler Papper Personnummerord BEVARAS ning Avslutad grundskola Observera att original inte får sändas till friskolor eller till kommunala skolor i andra kommuner.

23 19. Skolkurator Anmälningar till polis och Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år socialtjänst, kopia. Anteckningar rörande elever. Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år In- och utgående skrivelser av Papper/digital Närarkiv/G-mapp Inaktuell allmän karaktär. Kopior av diverse underlag. Papper/digital Närarkiv/G-mapp Inaktuell

24 20. Talpedagog och logoped Anteckningar. Papper/digitalt Närarkiv Inaktuell Blankett för utlåning av material. Papper/digitalt Närarkiv Inaktuell Kopior av handlingar från skolor, Papper/digitalt Närarkiv Inaktuell andra myndigheter och vårdgivare. Observationer, Papper Närarkiv BEVARAS Eleven är 20 år testsammanställningar och bedömningar. Elevakt. Papper Närarkiv BEVARAS Eleven är 20 år Elevaktering innehåller ej personnummer. Skrivs ut inför leverans till kommunarkivet. Testblanketter. Papper Närarkiv BEVARAS Eleven är 20 år Underlag för remisser. Papper/digitalt Närarkiv BEVARAS Eleven är 20 år