Dokumenthanteringplan för Barn- och utbildningsnämnden. Beslutad

Transkript

1 Dokumenthanteringplan för Barn- och utbildningsnämnden Beslutad

2 1. Inledning 2. Likvärdig hantering 3. Utbildningsförvaltningen 4. Utbildningsförvaltningens registratur 5. Skolskjuts och elevresa 6. Barn- och elevstöd 7. Gymnasiet och aktivitetsansvar år 8. Vuxenstudier 9. Kostenheten 10. Kulturskolan 11. Förskola och pedagogisk omsorg 12. Grundskola 13. Fritidshem 14. Skolpsykolog 15. Skolbibliotek 16. Studievägledning i grundskolan 17. Modersmål 18. Skolhälsovård 19. Skolkurator 20. Talpedagog och logoped

3 1. Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden i Vaxholms stad Dokumenthanteringsplanen är uppdelad så att först kommer förvaltningsövergripande handlingar. Sedan följer verksamhetsspecifika handlingar uppdelat per verksamhet. Alla handlingar som inkommit eller upprättats inom verksamheterna tillhör myndigheten och ska bevaras/gallras enligt gällande dokumenthanteringsplan. Handlingar som ska bevaras måste skrivas ut på papper. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför - förlust av betydelsebärande data, - förlust av möjliga sammanställningar, - förlust av sökmöjligheter, eller - förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Leverans till Leverans till ska ske enligt dokument-hanteringsplanen och eller när arkivansvarig gör bedömningen att leverans bör ske tidigare. Vid överlämnande till ska handlingarna vara gallrade. Handlingar rörande person ska alltid ha personnummer och sorteras i personnummerordning. Arkivansvarig är enhetscheferna. De ansvarar för att verksamheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Arkivredogörare utses av enhetscheferna. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till. De allmänna handlingarna ska vid en förfrågan snabbt kunna lämnas ut till allmänheten, massmedia eller andra användare. Det förutsätter att handlingarna är ordnade på ett genomtänkt sätt och att det råder god ordning i arkivet. Genom dokumenthanteringsplanen ska såväl personal som allmänhet kunna få en överblick av de allmänna handlingar som myndigheten förvarar. Det finns i princip två alternativ för hur myndigheten kan ordna sina handlingar: registrering i diarium eller postlista systematisk förvaring Systematisk förvaring betyder att handlingarna sorteras kronologiskt efter fastighetsbeteckning, personnummer-ordning eller någon annan naturlig sorteringsordning som gör att man lätt kan kontrollera om handlingen finns hos myndigheten. Systematisk förvaring är en bra metod att använda när förvaltningen hanterar en stor mängd handlingar av samma slag. Det gäller t.ex. ansökningar om plats i förskolan, betyg och andra s.k. massärenden. Systemregister som t.ex. IST Extens, Unikum och Skola24 måste gallras i enlighet med vad som gäller för respektive system. Inga personuppgifter som inte är aktuella får sparas i register enligt Dataskyddsförordningen (GDPR). För övriga ekonomi- och personalhandlingar som inte finns med i den här planen ska överordnad kommunal handlingsplan följas. Användandet av sociala medier i tjänsten sker på uppdrag från närmaste chef och ska i övrigt följa kommunens riktlinjer för sociala medier. Gallring sker enligt antagna gallringsregler. En gång i halvåret eller inför stora förändringar ska en skärmdump sparas och arkiveras. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas exempelvis år 2014, kan alltså gallras tidigast i januari Handlingar av ringa betydelse För handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse gäller följande. Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman ska gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion. Handlingar av tillfällig betydelse Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman ska gallra handlingen när den inte behövs för arbetet. Exempel på ovanstående handlingar: 1. Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper.

4 2. Handlingar som hanteras likvärdig inom alla verksamheter Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Arbetsdokument, Papper/digital Gallras vid minnesanteckningar och liknande ringa underlag. Affisher, broschyrer och presentationsfoldrar Anmälan Klagomål Anmälan Kränkande behandling E-post Outlook Gallras enligt IT enhetens rutin. Anmärkning Papper BEVARAS 3 år Ett exemplar av varje produkt bevaras. Papper/Outlook/etjänst Evolution BEVARAS 5 år Enligt rutin för hantering av klagomål. Papper/Outlook/etjänst Evolution BEVARAS 5 år Rapporteras löpande till Utbildningsnämnden. Viktiga meddelanden tas ut på papper och registreras; handlingar rörande elever med särskilda behov förvaras inlåst. Fakturor, kopia Närarkivet Gallras vid Original till KLK, ekonomienheten. inaktualitet Fotografier, fotoalbum Papper Närarkivet BEVARAS 3 år Notera uppgift om motiv, årtal och fotograf. Kopia av anställningsavtal visstidsanställning/timanställning Papper Gallras omgående Original skickas till HR som ansvarar för handlingen. Protokoll från arbetsmiljörond, skyddsrond, Sammanställning av enkätundersökning Papper/digital Närarkivet 2 år Kopia skickas till HR som ansvarar för handlingen. Papper/digital Närarkivet BEVARAS 3 år Redovisas till utbildningsförvaltningen.

5 3. Utbildningsförvaltningen Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Anmärkning Anmälan och godkännande av inkomstuppgift Digital Hypernet Gallras efter 3 år Inkomstuppgiften ligger till grund för reducerad avgift. Saknas inkomstuppgiften debiteras maxtaxa. Anmälan om utflytt Digital Hypernet Gallras efter 1 år Ansökan om förskola, skola och Digital Hypernet Gallras efter 1 år Ansökningarna listas i en digital kö fritidshem i verksamhet belägen i annan kommun Ansökan om skolplacering för 6- åring Digital Hypernet Gallras efter 1 år Avtal om plats för barn/elev i kommunal verksamhet i Vaxholms stad. Delegeringsbeslut om plats för barn/elev i verksamhet belägen i annan kommun. Papper/digital Närarkiv Gallras efter avslutad placering Papper/digital Närarkiv Gallras efter avslutad placering Elevkort avgångselev Digital Extens BEVARAS Avslutad grundskola Interkommunalt avtal. Interkommunalt avtal eller avtal med fristående verksamhet Godkännande av utflytt Digital Hypernet Gallras efter 1 år Gallras efter 1 år Original till KLK, ekonomi Inkassohantering (kopia) Papper Kronologisk ordning Klasslistor Digital Extens BEVARAS 5 år Skrivs ut på papper av central förvaltning, 2 ggr/år från och med 2009; klasslistor från tiden före 2009 ansvarade respektive skola. Kvitteringsunderlag för resursfördelning Papper Närarkiv Gallras efter 10 år Underlaget signeras av förvaltningschefen Placeringslista uttag 15 sept och 15 febr årligen Digital Extens BEVARAS 1 år Resursfördelning Digital Extens Gallras efter 10 år Original till KLK, ekonomi Resursfördelning gymnasieskola Digital UEDB Gallras efter 10 år Original till KLK, ekonomi SCB rapportering Digital Gallras vid Inaktuell Ex bekräftelse på rapporterade uppgifter, återrapportering. Skolkatalog Papper Närarkiv BEVARAS 5 år Bevaras centralt från och med 2009; skolkataloger från tiden före 2009 bevaras på resp. skola Uppsägning av förskola, skola och fritidshem belägen i annan kommun Digital Hypernet Gallras efter 1 år Utanordning (kopia) Papper Kronologisk ordning Verksamhetssystem innehållande invånarregister och beslutsstödssystem för placeringar i förskola, fritidshem, grundskola och kulturskola. Gallras efter 1 år Digital Extens Gallras efter Original till KLK, ekonomi Extens används för resursfördelning och fakturering av avgifter. Tillhörande beslutstödssystem i e-tjänst för att placera barn och elever i förskola, fritidshem, grundskola och kulturskola.

6 4. Utbildningsförvaltningens registratur Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Anslagsbevis Papper/digital Anslagstavla/webbsi Gallras efter da anslagstidens utgång Avtal Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Anmärkning Barn- och utbildningsnämndens protokoll Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Förteckning över delegeringsbeslut Information och rapporter från andra myndigheter av ringa värde Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Papper/digital Närarkiv/Evolution Gallras omgående Ex inbjudan till seminarium, reklam. Information och rapporter från företag eller myndigheter av värde för den egna verksamheten Papper/digital Närarkiv/Evolution Gallras efter Ex information från myndighet typ Skolverket, SCB. Information och rapporter från Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Ex kvalitetsredovisning, tillsyn, företag och myndigheter av värde reslutat från SCB. för den egna verksamheten Inkommande handling av ringa värde Kallelse till barn- och utbildningsnämndens sammanträden Kommuninterna remisser, t.ex. detaljplaneremisser från stadsbyggnadsnämnden (kopia av originalhandling) Digital/Papper Digital/Papper Gallras omgående Ex marknadsföring eller kursinbjudningar som inte rör verksamheten. Papper/digital Närarkiv/Evolution Gallras efter 1 år Kallelse utgörs av föredragningslista och handlingar Papper/digital Närarkiv/Evolution Inaktuell Origianlhandlingen registreras i ursprungliga myndighetens arkiv. Register/innehållsförteckning till nämndens protokoll Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Levereras tillsammans med nämndprotokoll SCB rapportering Digital Gallras vid Inaktuell Ex bekräftelse på rapporterade uppgifter, återrapportering. Tillsynsrapport Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Upprättad handling av myndigheten av ringa värde Papper/digital Närarkiv/Evolution Gallras efter Ex information som inte tillför ärendet någon sakuppgift, arbetsmaterial, utkast. Upprättad handling av myndigheten av värde för den egna verksamheten Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Ex information som rör den egna verksamheten ex. enkäter, myndighetsrapportering typ SCB, beslut enligt delegeringsplanen, tjänstemannautlåtande. Verksamhetsberättelser från egna Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 2 år verksamheter Ärendekort samt tillhörande ärenden Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år

7 5. Skolskjuts och elevresa Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Anmärkning Ansökan om skolskjuts/elevresa Digital Optiplan Gallras efter 2 år Systemleverantören ansvarar för gallring enligt gällande plan. Avslagsbeslut om skolskjuts/elevresa Delegeringsbeslut om skolskjuts särskilda skäl Delegeringsbeslut om skolskjuts/elevresa Digital Evolution Gallras efter 2 år Delegeringsbeslut Digital Evolution Gallras efter 2 år Delegeringsbeslut Digital Optiplan Gallras efter 2 år Systemleverantören ansvarar för gallring enligt gällande plan. Leverantörsunderlag för taxi Digital G-mapp/Evolution Gallras efter T. ex. beräkningsunderlag, beställningsunderlag, avvikelserapport mm för taxi och ö-kort (Waxholmsbolaget) Register SL-kortnummer Papper Närarkiv Gallras efter avslutat läsår Utanordning av ersättning för reseutlägg Papper Närarkiv Gallras efter 2 år Kvitto och brev som underlag för att upprätta en utanordning.

8 6. Barn- och elevstöd Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Anmärkning Ansökan om tilläggsbelopp eller verksamhetsbidrag Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS Elev är 20 år Handlingarna diarieförs; förvaras och arkiveras i dokumentskåp i elevakt för barn/elever med behov av särskilt stöd. Sorteras i personnummerordning före leveras till. Delegeringsbeslut om tilläggsbelopp eller verksamhetsbidrag på grund av särskilda skäl Delegeringsbeslut om att slutföra skolgång Delegeringsbeslut om skolplikts upphörande Delegeringsbeslut om förlängd skolplikt Delegeringsbeslut om mottagande i förskola barn under 1 år Delegeringsbeslut om mottagande i särskola Delegeringsbeslut om mottagande särskilda skäl hemmahörande i annan kommun Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS Elev är 20 år Original till sökande verksamhet Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS Elev är 20 år Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet Delegeringsbeslut om placering i verksamhet belägen i annan kommun. Delegeringsbeslut om utökad vistelsetid Minnesanteckningar från möten Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras efter Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Diarieförs Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Original till sökande verksamhet T.ex. nätverksgrupp, förskolechefsgrupp, esu-grupp, Skrivelser och information för kännedom. Papper/digital Närarkiv/Evolution Gallras efter Ex psykologisk- pedagogisk- social utredning, läkarutlåtande. Verksamhetsberättelse Papper/digital Närarkiv/Evolution BEVARAS 5 år Diarieförs

9 7. Gymnasiet och aktivitetsansvar år Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Ansökan om ersättning för resor Digital Evolution Gallras efter och litteratur för ungdomar år i folkhögskola Anmärkning Administratören lämnar underlag för utbetalning till KLK, ekonomienheten.. Ansökan om inackorderingstillägg/delegerings beslut om inackorderingstillägg Digital Evolution Gallras efter 1 år Ansökan till gymnasiet (kvittens) Papper Närarkiv Gallras efter 5 år Gäller även ev. omval Anteckningar från möte med elev Digital Prorenata Gallras efter Viktiga anteckningar diarieförs och/eller förälder Avtal om interkommunal ersättning/bidrag Digital EUDB Ungdomsoch elevdatabas Gallras när eleven fyllt 20 år Administratör ansvarar för resursfördelning Bilaga till IM-programmet Digital Evolution Gallras när eleven fyllt 20 år 14 olika bilagor Diverse handlingar av ringa Papper Närarkiv Gallras vid Tidsplan för gymnasieintagning karaktär från gymnasieintagningen, för kännedom Information om studieuppehåll och avhopp. Digital KAA i UEDB Ungdoms- och elevdatabas Gallras när eleven fyllt 20 år Register över gymnasieelever. SKL ansvarar för databasen. Digital UEDB Ungdomsoch elevdatabas BEVARAS 5 år Databasen visar ungdomar år för vilka kommunen har aktivitetsansvar. Uttag på papper två gånger per år. Gallring i databasen sker inte idag. Register över ungdomar under 20 år som deltagit i kommunens uppföljningsprogram ingår i UEDB. Digital UEDB Ungdomsoch elevdatabas BEVARAS 5 år Med noteringar om kontakt och kontaktförsök Uttag på papper 2 ggr/år, pnrordning samt alfabetisk ordning. SYV- Nytt datasystem samt UEDB databasen SCB fil 1 ggr/ termin SCB rapportering Digital Gallras vid Inaktuell Ex bekräftelse på rapporterade uppgifter, återrapportering. Skriftlig överenskommelse om praktik Digital Prorenata Gallras när eleven fyllt 20 år Skrivelser ang uppföljningsansvar Digital Evolution Gallras när eleven fyllt 20 år Skrivelser till och från föräldrar Digital Evolution Gallras vid Inaktuell Diarieförs, samlingsnummer per år Yttrande till gymnasieintagningen avs elever som sökt till skola utanför samverkansområdet Digital Evolution Gallras när eleven fyllt 20 år Överklagande gymnasieansökan Digital Evolution BEVARAS 5 år Diarieförs

10 8. Vuxenstudier Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Avtal med Kunskapscentrum Nordost (KCNO) som omfattar gallring och bevara. Anmärkning Täby kommuns arkiv

11 9. Kostenheten Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Kopia av fakturaunderlag för extern debitering Fakturaunderlag för interndebitering Anmärkning Digital Outlook Gallras efter 1 år Måltider för Montessori skola. Originalhandling skickas till ekonomienheten. Papper/digital Närarkivet/outlook Gallras efter 1 år Interndebiteringsunderlag skapas och skickas till respektive verksamhetschef Interndebiteringsunderlag (kopia) Digital G-mapp Gallras vid Inaktuell Intyg om specialkost som inte Gallras efter avslutat Aktualiseras inför nytt läsår kräver läkarintyg läsår Matsedlar Papper G-mapp BEVARAS 1 år Gäller skolkök med egen tillagning Måltidsavdrag sammanställning Papper/digital Närarkivet/G-mapp Gallras efter 1 år Uppgiften rapporteras till HR Portionsstatistik sammanställning Digital G-mapp Gallras efter 1 år Används till budgetunderlaget samt för debitering till fristående verksamhet Resultatredovisning Papper G-mapp BEVARAS 1 år Från 2016 Tidrapportering Papper/digital Närarkivet/G-mapp Gallras efter 1 år Uppgiften registreras i Besched

12 10. Kulturskolan Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Anmärkning APT-protokoll/motsvarande Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras efter 1 år Protokoll rörande speciella projekt bevaras Avtal instrumentuthyra Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras vid Inaktuell Debiteringslistor (från KLK, Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras efter 1 år ekonomienheten) Debiteringsregister Digital Extens Gallras efter 10 år Inkassohantering Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras efter 1 år Elevregister Digital Extens BEVARAS 1 år Arkivrapport Foldrar, program (konserter och andra musikaliska aktiviteter), affischer, fotografier Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 1 år Ett arkivexemplar av varje bevaras Inspelning av konserter, CD-skivor Digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 1 år Ange orkesterns namn och konsertens datum Instrumentregister Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras efter 1 år Uppdateras kontinuerligt. Tas ut på papper en gång om året. Köregister Digital Webbsida IST musik Gallras vid Inaktuell och kultur Noter Papper Närarkiv/G-mapp Gallras vid Inaktuell Finns kopieringsavtal som reglerar kopior av noter. Närvaro Papper Närarkiv/G-mapp Gallras vid Inaktuell Schema Papper Närarkiv/G-mapp Gallras vid Inaktuell Uppsägning av plats i kulturskolan Digital Webbsida IST musik Gallras vid Inaktuell och kultur Verksamhetsberättelser, original Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 1 år Kopia till Utbildningsförvaltningen

13 11. Förskola och pedagogisk omsorg Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Anmärkning Ansökan om förskola Digital Hypernet Gallras efter 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Ansökan om förändrad omsorgstid Digital Hypernet Gallras efter 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Anteckningar från avslutningssamtal Digital Unikum 5 år efter det att barnet har slutat i förskolan Anteckningar från Digital O365 Gallras vid Inaktuell medarbetarsamtal Beslut om plats i förskola Digital Hypernet Gallras efter 6 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Dagjournaler (närvarolistor) Papper Närarkiv Gallras efter 5 år Fotografier Digitalt Unikum Omgående Används till molntjänsten och gallas därefter i den digitala applikationen som bilden finns i. Godkännande av förändrad omsorgstid Digital Hypernet Gallras efter 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Godkännande av uppsägning av förskola Digital Hypernet Gallras efter 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Kopia av ansökan om Papper Närarkiv Gallras efter 1 år HR får originalhandlingen tjänstledighet del av tjänst Krispärm Digital/papper Närarkiv/O365 Gallras efter 1 år Läkarintyg, sid 2 Papper Arkivskåp Gallras omgående Sid 1 gallras omgående Minustid från APT Digital Besched Gallras efter 1 år Adm registrerar minustid i Besched efter granskning. Register över specialkost Papper Närarkiv Gallras när barnet har avslutat förskolan Upprättas utifrån originalhandling som därefter lämnas till kostenheten. Lista över inkomna utdrag ur belastningsregister och sekretesserinran. Rehabiliteringsärenden, mötesprotokoll, utredning, rehabliteringsplan, beslut, avslut, riktlinjer mm. Samtycke om personuppgiftshantering Digital O365 Gallras vid Inaktuell Original skickas till HR. HR ansvarar för handlingen. Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 1 år HR får originalhandlingarna efter avslutat ärende. Papper Närarkiv BEVARAS När barnet har slutat i förskolan Uppsägning av förskola Digital Hypernet Gallras efter 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Övertidsredovisning (T2) Papper Närarkiv Gallras efter 1 år Adm registrerar övertid i Besched efter granskning.

14 12. Grundskola Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Anmärkning Anmälan till elevhälsoteamet om elev Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Anmälningar till prövning med bilagor Digital/papper Närarkiv Gallras efter avslutat läsår Registreras som inkommen handling Ansökan om skola och fritidshem Digital Hypernet Gallras efter 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Anteckningar från Papper/digital Närarkiv/O365 Gallras vid medarbetaresamtal Arbetsplaner, kurs- eller timplaner, som visar tillämpningen av läroplanen Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Läroplaner och natioella kursplaner bevaras centralt av regeringen eller Statens skolverk. Beslut om skolplacering för 6- åring Digital Hypernet Gallras efter 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Betygskatalog inkl. intyg om Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år uppläst betyg Betygsvarning Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år Delegationsbeslut om ledighet över 10 dagar per läsår Digital/papperr Närarkiv/G-mapp Gallras efter avslutad skolgång Original till förvaltningen. Ledigheter över 10 dagar beslutas på delegation av skolchef. Delegeringsbeslut elevens val/profilval Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Ansökan, erbjudande och beslut. Utgör bilaga till lokal kursplan. Delegeringsbeslut om dubbelt år i en årskurs Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras evter avslutad skolgång Original till utbildningsförvaltningen. Delegeringsbeslut om plats i skola Digital Hypernet BEVARAS 3 år Saknas möjlighet till digital och fritidshem arkivering. Delegeringsbeslut om sjukhusundervisning eller hemundervisning Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras evter avslutad skolgång Original till utbildningsförvaltningen. Delegeringsbeslut om särskild Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år prövning före skolpliktens upphörande Delegeringsbeslut/utredning Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år anpassad studiegång Delegeringsbeslut/utredning Digital/papper Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år särskild undervisningsgrupp Elevhälsoagenda/plan (följer den centrala planen) Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Frågeformulär nationella prov Papper Närarkiv 5 år OBS! sekretess! Frågeformulär övriga prov Papper/digital Närarkivet Gallars vid Frånvarorapport Digital Skola24 Gallars vid Förteckningar över fördelning av premier och stipendier Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Handlingar som redovisar villkor för premier och stipendier, t. ex. urkunder, kan finnas hos KLK. Handingsplaner kränkande Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Diarieförs behandling Indivduella utvecklingsplan (IUP) Digital Unikum BEVARAS 3 år Inkommande handlingar från föräldrar Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallars vid T.ex. talutredning, utlåtande från PBU

15 Inkommande och upprättade handlingar av ringa värde för den egna verksamheten Papper/digital Gallras omgående Inkommande och upprättade handlingar av vikt för den egna verksamheten Inkommande och upprättade handlingar rörande elever Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Papper/digital Närarkiv BEVARAS 3 år Registerblad per elev. Digitala meddelanden tas ut på papper. Inköp av läromedel Digital/papper Närarkiv/G-mapp Gallars vid Inventarieförteckningar Digital/papper Närarkiv/G-mapp Gallars vid Kalendarium Digital/papper Närarkiv/O365 Gallars vid Klasschema Digital Skola24/O365 Gallras efter avslutat läsår Kopa av attestlista Digital/papper Närarkiv/G-mapp Gallars vid Original till KLK, ekonomienheten Kopia av anställningsavtal Papper Närarkivet Gallars vid Original skickas till KLK, personalenheten Kopia av Läkarintyg Papper Närarkivet Gallars vid Orignal skickas till KLK, personalenheten Kopia av Sekretessbevis/tystnadsplikt Papper Närarkivet Gallars vid Original Skickas till KLK, personalenheten Kopia Utdrag ur belastningsregistret Papper Gallras omgående Original skickas till KLK, personalenheten Kopior av slutbetyg Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år Original till elev Kopior av terminsbetyg Digital/papper Närarkiv Gallras efter 5 år Ledighetsansökan Digital/papper Närarkiv/G-mapp Gallras efter avslutat läsår Lista över delegeringsbeslut Digital/papper Närarkiv/O365 Gallars vid Original lämnas till Barn- och utbildningsnämnden Lärarschema Digital Skola24/O365 Gallras efter avslutat läsår Läromedel, egenproducerat Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år 1 ex av kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediapresentationer som producerats på skolan MBL-protokoll Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Nationella prov i svenska språket Papper Närarkivet BEVARAS 1 år Nationella prov övriga ämnen Papper Närarkivet Gallras efter 5 år Gallras under förutsättning att resultatsammanställning upprättats Nyckelkvittenser Digital/papper Närarkiv/G-mapp Gallras efter återlämnandet Orosanmälan Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Diarieförs Pedagogisk kartläggning av lärare Digital Unikum BEVARAS 3 år och specialpedagog Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Skola - fritid, skola - näringsliv Protokoll från APT-möten Digital/papper Närarkiv/O365 Gallars vid Protokoll från elevvårdskonferens Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år

16 Protokoll och handlingar från lokala styrelser och råd Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år T.ex. elevråd/skolråd, matråd, elevråd. Prov Papper/digital Närarkivet Gallras efter avslutat läsår Register över inkommande och upprättade handlingar Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år Benämns olika hos skolorna, t. ex. postlista eller diarium Resultat av prövnig med anteckning om betyg/nytt betyg Digital/papper Närarkiv BEVARAS 3 år Har samma betydelse som betygskatalog Resultatsammanställning av Papper Närarkivet BEVARAS 1 år nationella prov Samtycke av behandling av Papper Närarkiv BEVARAS 3 år Ex bilder mm personuppgifter SCB rapportering Digital Gallras vid Inaktuell Ex bekräftelse på rapporterade uppgifter, återrapportering. Socialpedagogutredningar Alfabetisk ordning BEVARAS 3 år Uppsägning och godkännande av fritidshem Digital Hypernet Gallras efter 1 år Saknas möjlighet till digital arkivering. Utredning/beslut om Digital/papper Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år studiehandledning Verksamhetsberättelser för Digital/papper Närarkiv/O365 BEVARAS 3 år skolan Åtgärdsprogram Digital Unikum BEVARAS 3 år

17 13. Fritidshem Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Besiktningsprotokoll miljö och Papper Närarkiv Gallras efter hälsa Inventarieförteckning Papper Närarkiv Gallras efter Kopia av uthyrningskontrakt Papper Närarkiv Gallras efter Nyckelkvittenser Papper Närarkiv Gallras efter återlämning Närvarolista Papper Närarkiv Gallras efter 1 år SBA -systematiskt Papper Närarkiv Gallras efter brandskyddsarbete, handbok naktuell Anmärkning Avser t.ex. kyl/frys Uppdateras kontinuerligt Tekniska enheten som ansvarar för Storstugan. Uppdateras kontinuerligt Trivselregler Papper Närarkiv Gallras efter Utryckningsrapporter Papper Närarkiv Gallras efter Verksamhetsberättelse för Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 5 år fritidshem Verksamhetsplanering för fritidshem Ex brandlarm Papper/digital Närarkiv/O365 BEVARAS 5 år Inkluderar Mål- och handlingsplan, arbetsplan, arbetsordning

18 14. Skolpsykolog Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Utredning, bedömning, Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS Efter det att eleven utlåtande, testprotokoll mm fyllt 20 år Anmärkning Journalanteckningar skrivs i Word och tas ut på papper samt signeras. Journalerna sorteras i personnummerordning före leverans till

19 15. Skolbibliotek Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Anmärkning Beställningar Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras vid Om de utgör fakturaunderlag skickas de till KLK:s ekonomienhet Bokfakturor, kopia Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras vid Original till KLK:s ekonomienhet Författarregister/register över nyförvärv Papper/digital Närarkiv/verksamhe tssystem BEVARAS 3 år Kompletteras med uppgift om inköpsår Handlingar rörande årets bokjury Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras vid Skolans bidrag skickas i original till Vaxholms stadsbibliotek Kassationslista Papper/digital Närarkiv/verksamhe tssystem Utlåningslistor Papper/digital Närarkiv/verksamhe tssystem BEVARAS 3 år BEVARAS 3 år Utgör statistik

20 16. Studievägledning i grundskolan Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Anmärkning Definitivt antagningbesked Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Utskriven lista från Information till föräldrar, elever Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Underlag av ringa värde gallras och SYV Kontaktlista PRAO-platser Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Utskriven excel-lista Kopia av bilaga till Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras vid gymnasieintagningen Kvittens gymnasieval Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Eleven lämnar en undertecknad kvittens till SYV Minnesanteckningar från elevsamtal Papper/digital Närarkiv/G-mapp Gallras 1 år efter avslutad skolgång PRAO-intyg Papper/digital Närarkiv/G-mapp BEVARAS 3 år Närvaro och prao-omdöme PRAOplatsen lämnar intyg till SYV SCB rapportering Digital Gallras vid Inaktuell Ex bekräftelse på rapporterade uppgifter, återrapportering.

21 17. Modersmål Handlingstyp Medium Förvaringsplats Gallring Leverans till Anmärkning Ansökan om modersmål Papper/digital BEVARAS 1 år Ny ansökan krävs inför varje läsår Delegationsbeslut om Papper/digital BEVARAS 1 år modersmålsundervisning Betygshantering av modersmål Papper/digital BEVARAS 1 år I samband med ordinarie betygshantering.