Informations- och kommunikationsstrategi för Institutionen för ekologi, miljö och geovetenskap

Transkript

1 Umeå universitet, Umeå Institutionen för ekologi, miljö och geovetenskap/ Kristin Palmqvist/Prefekt Tom Korsman/Biträdande prefekt Informations- och kommunikationsstrategi för EMG Projktplan BESLUT Sid 1 (8) Informations- och kommunikationsstrategi för Institutionen för ekologi, miljö och geovetenskap Bakgrund Förslagen på projekt inom kommunikationsoch informationsområdet vid EMG har tagits fram efter de minnesanteckningar som sammanställdes under EMGs personaldagar i september 2009 och ett förarbete under januari-mars 2010 i en mindre grupp bestående av Kristin Palmqvist (prefekt), Tom Korsman (biträdande prefekt), Ulla Carlsson-Granér (ordf GUR), Ingrid Forsmark (informatör) och Elisabet Carlborg (informatör). Vi har gått igenom den externa och interna information som finns resp. saknas, samt diskuterat vilka kommunikationsoch informationsvägar vi bör och vill prioritera. Därefter genomfördes 7 hearings med ett 20-tal av EMGs anställda som fick diskutera sin syn på EMGs informationsflöde och vad vi informerar för mycket resp. för lite om. Grupperna och de frågor som diskuterades bifogas sist i detta dokument: Bilaga 1. Projekten Ur förarbetet har det utkristalliserats 9 projekt, varav 4 är kopplade till EMGs hemsida (webben emg.umu.se). Ett 5:e projekt är även det kopplat till datorbaserad information med fokus på vad vi sprider via mail-listan emg-info@lists.umu.se, vilka vi vill rikta den informationen till, vem som informerar, hur den rubriksätts, samt varför vi använder denna kanal. Fyra projekt är kopplade till EMG som arbetsplats samt hur alla som jobbar här ska ha möjlighet att påverka verksamhetens inriktning och olika typer av beslutsfattande. En grundförutsättning för det är att vi har tydliga beslutsprocesser och bra former för medarbetarinflytande, utöver väl kända och begripliga informationsflöden. Slutligen behöver vi utarbeta en mer generell kommunikationsoch informationsstrategi för institutionen som omfattar såväl extern som intern information, där bland annat resultaten från de övriga projekten kan sammanfattas, men där vi också kan tydliggöra hur vi på bästa sätt presenterar och synliggör den verksamhet vi bedriver - för oss själva och för andra, alltifrån forskarkollegor till blivande studenter och andra avnämare i samhället. Kommunikationsplan. Övergripande kommunikationsoch informationsstrategi Web-projekt 1. Allmän extern information på hemsidan Web-projekt 2. GU information på vår hemsida Web-projekt 3. Fo information på vår hemsida Web-projekt 4. Webben för våra anställda EMG som arbetsplats 1. Information till nyanställda EMG som arbetsplats 2. Vad, Vilka, Vem, Hur och Varför skickas information på emg-info@lists.umu.se EMG som arbetsplats 3. Arbetsplatsträffar och interna möten EMG som arbetsplats 4. Organisation, delegation och beslutsprocesser Kortfattade direktiv för projekten sammanfattas i Tabell 1. För varje projekt är det utsett minst 2 personer med operativt ansvar. Till varje projekt utses även en referensgrupp med uppdrag att bistå de operativt ansvariga med synpunkter och förslag, samt ska utgöra remissinstans före slutrapportering. Projektansvariga väljer själva hur och när man vill involvera sin referensgrupp i arbetet. Alla projekt ska vara avslutade och slutrapporteras i form av ett gemensamt dokument som utgör EMGs kommunikationsoch informationsstrategi. Till den adderas bilagor, alternativt länkar till web-sidor, i form av de manualer och beskrivningar som är resultatet av övriga projekt. Detta ska vara klart senast under november 2010 och kunna presenteras vid det EMG-symposium som utgör personaldagar i november 2010 (v. 44). För alla projekt kan det bli så att det måste upprättas nya dokument, tex processbeskrivningar och manualer. För detta kan man behöva utse ytterligare ngn ansvarig eller en redaktionsgrupp. Projektgruppen tar fram lista över sådant och upprättar ev. sådana dokument inom tidsramen. Är arbetet omfattande kan tidsplanen för sådant sträckas ut efter själva projekttiden. Kristin Palmqvist Tom Korsman Prefekt Biträdande prefekt

2 Tabell 1. Projektbeskrivningar, direktiv, ansvar och tidsplaner Projekt Kortfattat direktiv Operativt ansvariga och referensgrupp Kommunikationsplan. Övergripande kommunikationsoch informationsstrategi för EMGs verksamhet. Ta fram en kommunikationsoch informationsstrategi för EMG vad gäller vad och hur vi presenterar och kommunicerar vår verksamhet utåt och internt. Ge förslag på vem eller vilka som ska ansvara för olika delar av denna information och kommunikation, tex ansvariga för olika delar av webben, rekryteringsgruppen och våra informatörer, enskilda forskare, lärare osv.. Inkorporera övriga informationsprojekt i planen. Föreslå framtagande av gemensamt material utöver det som finns på webben, tex PowerPoint-presentation(er) av olika omfång och innehåll. Föreslå ytterligare strategier som inte framkommit i de övriga projekten. Operativt ansvar: Lisa Redin (smnk), Ingrid Forsmark, Elisabet Carlborg Referensgrupp: En representant från vardera av följande grupper: Rekryteringsgruppen, FOR, FOUR, GUR, SR/PA gruppen samt prefekt och biträdande prefekt. Tidsplan, avrapportering Resurser och tidsåtgång 30 oktober 2010 presentation av planen på EMG symposiet 30 november 2010 reviderad plan fastställs Projektet löper parallellt med alla övriga projekt En resurs avsätts för att kunna få hjälp av kommunikationsproffs. Tid och resurser avsätts för ett kommunikationsseminarium i samband med EMG-symposiet Övriga utför arbetet som en del i tjänst 2

3 Web-projekt 1. Allmän extern information på vår hemsida Genomgång av de sidor och dokument som fortlöpande ger information om EMG på webben riktat mot allmänhet, befintliga och blivande studenter, andra forskare mfl. Föreslå vilka sidor och vilken information som även bör finnas på engelska. Ordna informationen i en sådan hierarkisk struktur och på ett sådant sätt så att man lätt kan hitta det man letar efter inom ramen för universitetets web-struktur. Föreslå ansvarig/a för att uppdatera informationen samt hur ofta detta ska göras. Informera om vem eller vilka som bör, kan, ska eller får bidra till denna information se även Projekt Kommunikationsplan. Framställa manualer för hur information publiceras på webben. Palmqvist (smnk), Ingrid Forsmark Referensgrupp: Utses av ansvarsgruppen och ska utgöras av en representant från FOR resp. FOUR och GUR samt en nyrekryterad doktorand och en nyrekryterad postdoktor varav minst en engelskspråkig. 30 juni 2010 projektet avslutat förutom ev. nyproduktion av material Resurser (tid i tjänst eller arvodering av ej anställd) avsätts för översättningsarbete. Total tidsåtgång: Maximalt 1 vecka för genomgång, kortare textförändringar och manualer. Web-projekt 2. GU information på vår hemsida Som för Web-projekt 1 men GUdelen av hemsidorna Operativt ansvar: Tom Korsman (smnk), Ulla Carlsson- Granér, Ingrid Forsmark Referensgrupp: Utses av ansvarsgruppen och ska bestå av en studierektor, en studievägledare, en studieadministratör, en student, en lärare och ev. en programansvarig. 30 juni 2010 projektet avslutat förutom ev. nyproduktion av material Resurser (tid i tjänst eller arvodering av ej anställd) avsätts för översättningar och framställning av nytt material. 3

4 Web-projekt 3. Fo information på vår hemsida Som för Web-projekt 1 för Fosidorna och med tillägg att reducera forskningswebbens komplexitet till presentationer av våra forskningsområden och de projekt/program som är knutna till områdena i enlighet med förslaget i externa utvärderingen. Operativt ansvar: Jan Karlsson (smnk), Elisabet Carlborg. Referensgrupp: Kristin Palmqvist och en representant från varje forskningsområde identifierat i utvärderingen. 24 maj 2010 Förslag på ny struktur som remissbehandlas 18 juni 2010 Beslut om ny struktur 30 sept 2010 Större förändringar genomförda före utannonsering av 2 professurer Web-projekt 4. Webben för våra anställda Genomgång av den information vi ger för våra anställda på webben lista vilka dokument och sidor som bör finnas både på svenska och engelska Föreslå ansvarig/a för att uppdatera informationen Informera om vem eller vilka som bör, kan, ska eller får bidra till denna information Koordineras med EMG som arbetsplats - projekten Palmqvist (smnk), Ingrid Forsmark Referens- och redaktionsgrupp: Christer Nilsson (Foutb), Mattias Höglund (ekonomi), Tom Korsman (bemanningsrutiner mm GU), AnnSofie Lindström (protokoll, diarium mm), Repr FOR (gemensamma plattformar och infrastruktur Fo), Kikki (organsiation, delegation mm), Ingrid (personalfrågor), Arbetsmiljögruppen (säkerhetsrutiner mm), Datorgruppen (datorpolicies), osv. 30 juni 2010 Förslag på struktur och prioriterat innehåll 30 okt 2010 Prioriterad information inlagd och reviderad Resurser (tid i tjänst eller arvodering av ej anställd) avsätts för ev. översättningar och nytt material. 4

5 EMG som arbetsplats 1. Information till nyanställda Ta fram riktade informationspaket till olika kategorier av nyanställda (fält/projektassistenter,doktorander, postdoktorer osv) på svenska och engelska. Bedöma avvägning mellan muntlig information, tryckt material och web-information. Föreslå ansvariga för att ta fram och uppdatera denna information samt vem och hur ofta muntliga informationstillfällen ska erbjudas. Palmqvist (smnk), Ingrid Forsmark Referensgrupp: Forskarhandledare som leder stora grupper, ordf FOUR, Tom Korsman. 30 juni 2010 Förslag på paket och deras innehåll 30 september 2010 Färdigt doktorandpaket (i samband med forskarskolans inledning v. 40) 30 oktober 2010 Övriga paket klara och samordnade med Webprojekt 4. Resurser (tid i tjänst eller arvodering av ej anställd) avsätts för ev. översättningar och nytt material. EMG som arbetsplats 2. Vad, Vilka, Vem, Hur och Varför skickas information på emg-info@lists.umu.se Målsättningen är att skapa tydlighet för såväl avsändare som mottagare och underlätta för individen att sortera och gallra information. En annan målsättning är att reducera onödig information, samt att oftare hänvisa till sidor eller dokument på web-sidan istället för att skicka med som attachment. Det senare innebär mindre lagring i e-post servrar. Ta fram riktlinjer för vilken information som ska och får skickas via info-listan, vem eller vilka som ska vara avsändare för olika typer av information samt hur denna ska rubriksättas. Ta fram max 8-10 olika rubriker på sådana meddelanden, samt utse 5-6 avsändare (individer/roller) för denna typ av information. Informera ALLA om de nya riktlinjerna Palmqvist, Tom Korsman (smnk) Referensgrupp: Förslaget remissbehandlas i samtliga råd och arbetsgrupper inkl. datorgruppen. 30 juni 2010 Klart för ordinarie Total tidsåtgång: 3 timmar plus remisstid plus informationstillfällen 5

6 EMG som arbetsplats 3. Arbetsplatsträffar och interna möten Föreslå hur institutionsmötena kan utvecklas och förbättras som tillfälle för information, diskussion och delaktighet. Definiera Mål och Syfte med dessa möten. Föreslå hur ofta de ska vara och När i förhållande till LSG och Beslutsmöte. Föreslå lokal och former för mötena. Delta i utformningen av reviderad besluts- och organisationsstruktur (se EMG som arbetsplats 4) samt föreslå vilka, när och hur pågående processer ska kommuniceras med institutionens medarbetare. Operativt ansvar: Lokala samverkansgruppen (LSG) Kerstin Abbing (smnk) (SACO), Marie Kårebrand (ST), Carola Sjögren (Arbetsmiljöombud), Håkan Eriksson (Jämställdhet) Referensgrupp: Förslaget remissbehandlas i FOR, FOUR och GUR samt med prefekt och biträdande prefekt och presenteras därefter för hela institutionen. Ansvariga kan själva utse ytterligare referenspersoner för att inhämta synpunkter under 30 oktober 2010 presenteras i samband med EMG symposium för ordinarie tjänst. Tidsåtgång: Diskuteras inom operativa gruppen i samband med inledande planering. 6

7 EMG som arbetsplats 4. Organisation, delegation och beslutsprocesser Gå igenom de dokument som reglerar och beskriver EMGs beslutsprocesser och delegationer. Gå igenom och utvärdera EMGs nuvarande organisation och föreslå hur den kan se ut från 1 jan 2011 Upprätta nya dokument med sammanfattningar samt fatta de beslut som behövs vad gäller de viktigaste beslutsprocesserna Förslå hur institutionens organisation och beslutsprocesser kommuniceras till nyanställd personal (samordnas med EMG som arbetsplats 1), samt fortlöpande till alla medarbetare. Föreslå hur beslutsprocesser ska kommuniceras, dokumenteras, arkiveras och publiceras i form av tex förslag till projekt, information om startade projekt, direktiv till projektgrupp, förslag till beslut och slutligt beslut Palmqvist (smnk), Tom Korsman Referensgrupp: Ordf FOR, FOUR, GUR. Fakultetsledningen, LSG, slutexaminator FoU, studierektorer, programansvariga. 30 oktober 2010 förslag som presenteras i samband med EMG symposium 30 november 2010 organisation och delegationsordning fastställs, bemanning av ledande funktioner från 1 jan 2011 fastställs för ledningsuppdrag Tidsåtgång: Diskuteras inom operativa gruppen i samband med inledande planering. 7

8 Bilaga 1. Kallelse till hearing och diskussionsfrågor. Hej Vid ett beslutsmöte under hösten 2009 beslutades att vi skulle göra en total översyn av allt som har med information att göra på institutionen med målsättningarna att: 1. Identifiera sådant vi bör och vill och ska informera om internt, externt, mellan grupper och individer och projekt, till och från studenter 2. Identifiera de informationskanaler som passar för olika typer av information 3. Identifiera små och stora problem i informationsflödet In, Inom och Ut ur EMG 4. Utforma en policy kring informationsfrågor och tydliggöra vem som ansvarar för vad när det gäller att ge och ta emot information, samt kanalisera den Vi har avsatt tider den 2 och 3 mars för dessa hearings och ni som får detta mail är sådana personer som vi tror kan hjälpa oss att få en komplettare bild innan vi går över i projekt- och åtgärdsfas. Det behövs inga förberedelser för att delta i själva hearingen. Vi vill höra era reflektioner kring sådant som fungerar bra eller dåligt när det gäller informationsflöde kring din egen arbetssituation och dina egna arbetsuppgifter. Når du fram till dom du behöver informera om olika saker. Nås du av den information du själv behöver få ta del av. Hur tar du själv del av information. Hur informerar du andra. Vilka behöver du informera om olika saker utifrån din roll på EMG. Vad blir du mest frustrerad av när det gäller information. Fungerar något bra. Tisdag 2 mars Företrädare för grupper utanför EMGs huvudlokaler Forskarassistenter Datatekniker och datorgrupp Studievägledare och studierektorer Onsdag 3 mars Lärare/Forskare: Doktorander och postdoktorer: Studie- och ekonomiadm: Frågor som delades ut i samband med varje diskussion 0. Tycker du att det är för mycket eller för lite eller fel information på EMG 1. Vilken information tycker du att du behöver få för att ditt arbete/din roll ska fungera på EMG 2. Vilken information vill du få för att känna dig delaktig i EMGs verksamhet 3. Hur får du tag på den informationen 4. Vilken information behöver du nå ut med för att ditt arbete/din roll ska fungera på EMG 5. Hur gör du för att sprida den informationen 6. Vad och hur tycker du att vi ska informera om EMGs verksamhet utanför institutionen/universitetet 8