Organisation och delegationsordning för perioden

Transkript

1 Organisation och delegationsordning för perioden Institutionen för ekologi, miljö och geovetenskap (EMG) Beslut Dnr: Bilaga punkt 31 Underlag för beslut

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Referenser till viktiga dokument 1. EMGs lednings-och organisationsstruktur Utseende av prefekt, biträdande prefekt, och ordförande för institutionsråd Utseende av institutionsråd och arbetsgrupper Studeranderepresentation Ekonomiska villkor för uppdrag 3 2. Beslutsprocesser Beslutsmöten, kallelser och dokumentation Ledningsgrupp budget och bemanning Initiering och beredning av övriga ärenden, dokumentation och beslutsunderlag Medarbetarträffar och lokal samverkan 5 3. Bemanning av ledning, råd och grupper 6 4. Handläggningsordning och ansvarsområden Prefektens uppdrag och ansvar Frågor som handläggs av biträdande prefekt delegerat från prefekt Frågor som handläggs av administrativ samordnare Frågor som handläggs av forskningsråd (FOR) Frågor som handläggs av forskarutbildningsråd (FOUR) Frågor som handläggs av grundutbildningsråd (GUR) Frågor som handläggs inom ramen för uppdrag inom forskning och forskarutbildning Frågor som handläggs inom ramen för uppdrag inom grundutbildningen Frågor som handläggs av övriga arbetsgrupper Delegationsordning Fakultetsnämndens delegation till prefekt som prefekt avgör Fakultetsnämndens delegation till prefekt vidaredelegerat till biträdande prefekt Fakultetsnämndens delegation till prefekt vidaredelegerat till 16 ämnesansvarig studierektor på grund- och avancerad nivå 5.4 Dekanus delegation till prefekt som prefekt avgör Dekanus delegation till prefekt vidaredelegerat till biträdande prefekt Dekanus delegation till prefekt vidaredelegerat till flera funktioner Fakultetsnämndens delegation till programansvariga Fakultetsnämndens delegation till forskningsutskottet Fakultetsnämndens delegation till forskarutbildningskommittén Fakultetsnämndens delegation till prefekt 19

3 Referenser till viktiga dokument 1. Delegation vid Umeå universitet: rektors delegation. Dnr Delegation vid teknisk-naturvetenskaplig fakultet. Dnr Ny struktur för ledning och samverkan vid Umeå universitets institutioner. Universitetsstyrelsen Dnr Lokalt kollektivavtal för samverkan vid Umeå universitet Dnr Ledningsorganisation för institutioner - Rekommendationer vid teknisk-naturvetenskaplig fakultet. Kanslichef Anders Lundin.

4 1. EMGs lednings-och rådsorganisation EMGs lednings- och rådsorganisation (Fig. 1) följer rekommendationer från teknisknaturvetenskaplig fakultet (5) inför avskaffandet av institutionsstyrelser vid Umeå universitet från 1 januari 2009 (3). Inför mandatperioden har EMGs organisation reviderats jämfört med Dessa förändringar har diskuterats med verksamheten och LSGgruppen under Institutionen leds av prefekt och biträdande prefekt. Biträdande prefekt är även ställföreträdande prefekt och ordförande i grundutbildningsrådet (GUR). I ledningsgruppen ingår även en administrativ samordnare och ordförande för forskarkollegiet (FOR) samt ordförande för forskarutbildningsrådet (FOUR). Dessa liksom ledamöterna i råd och arbetsgrupper redovisas i avsnitt 3 (Tab 1), vilka utses som beskrivs i texten. Arbetsuppgifter och ärenden som processas och handläggs av de olika råden, inklusive studierektorer och examinatorer, samt av arbetsgrupperna presenteras under avsnitten 4 och 5, handläggningsordning och delegationsordning. EMGs lednings- och rådsorganisation Prefekt Biträdande prefekt Ledningsgrupp Prefekt, biträdande prefekt /ordf GUR, ordf FOR, ordf FOUR, administrativ samordnare GUR Grundutbildningsråd FOR Forskarkollegium FOUR Forskarutbildningsråd Kursplanegrupp Rekryteringsgrupp Examinatorkollegium Seminariegrupp Figur 1. EMGs lednings- och rådsorganisation. Kursplanegruppen och rekryteringsgruppen är fasta arbetsgrupper som är knutna till GUR. Examinatorskollegiet och seminariegruppen är fasta arbetsgrupper som är knutna till både FOR och FOUR. 1.1 Utseende av prefekt, biträdande prefekt, och ordförande för institutionsråd Prefekt och biträdande prefekt utses av dekanus. Villkor för dessa uppdrag finns fastställda i kontrakt med dekanus. Ordförandena för institutionsråden har utsetts i samråd mellan prefekt och biträdande prefekt (gäller ej GUR), efter samråd med dekanus och institutionens lokala samverkansgrupp (LSG). Biträdande prefekt med ansvar för grundutbildning är ordförande i GUR. Ordförande i FOUR är studierektor för forskarutbildningen. Mandatperioden för rådsordförande sammanfaller med prefektens och är för närvarande 3 år. Om ordförande för institutionsråd inte kan fullfölja sitt uppdrag hela mandatperioden utses ny ordförande. Råden har ej vice ordförande men för ordförande finns en suppleant som deltar vid beslutsmöte när ordförande ej kan delta. 1.2 Utseende av institutionsråd och arbetsgrupper Ledamöterna i GUR och FOUR utses i samråd mellan prefekt, biträdande prefekt och respektive ordförande efter inhämtande av synpunkter från institutionens medarbetare. I FOR ingår hela forskarkollegiet. Det utses ej suppleanter till ledamöter i institutionsråd, med undantag för studenternas representanter

5 Forskarkollegiet (FOR) utgörs av alla disputerade forskare/lärare vid institutionen (forskarassistenter, forskare, biträdande lektorer, lektorer och professorer). I FOUR ingår förutom ordförande/studierektor även 2 seniora forskare och 2 doktorander. Ordförande i FOR utser efter hörande med forskarkollegiet och i samråd med prefekt tillfälliga projektarbetsgrupper för beredning av olika typer av ärenden. Ordförande för FOUR kan också initiera tillfällig arbetsgrupp på detta sätt. Till FOR/FOUR finns två fasta grupperingar med särskilda uppdrag som fastslås i handläggningsordningen examinatorskollegiet och seminariegruppen. Slutexaminator, som utses av fakulteten, är ordförande i examinatorskollegiet. Övriga examinatorer för forskarutbildningen utses i samråd mellan prefekt, studierektor för forskarutbildningen och slutexaminator. I seminariegruppen ingår en representant från FOUR samt de forskarassistenter som har åtagit sig denna uppgift. Uppgiften roterar termins- eller årsvis mellan forskarassistenterna. I GUR ingår studierektorerna för de tre GU områdena. Förutom dessa ska det vara en tydlig forskningsanknytning i GUR och det bör ingå en TA representant med huvudsaklig bemanning inom GU verksamheten. Kursplanegruppen respektive rekryteringsgruppen utses av ordförande för GUR och har fasta medarbetare samt särskilt uppdrag som fastslås i handläggningsordningen. Ordförande i GUR utser efter hörande med övriga ledamöter i GUR och i samråd med prefekt tillfälliga projektarbetsgrupper för beredning av olika typer av ärenden. Förutom de arbetsgrupper som är knutna till GUR och FOR/FOUR finns det andra fasta arbetsgrupper (Fig. 2.) och en administrativ samordnare med särskilda uppdrag som fastslås i handläggningsordningen. Inför varje ny mandatperiod för institutionsledning och institutionsråd görs en översyn av dessa grupper och deras ansvarsområden. Revision kan även ske under löpande mandatperiod om detta är påkallat. Utöver de fasta arbetsgrupperna kan projekt- eller utredningsgrupper med specifika uppdrag utses och beslutas av prefekt, eller som redan nämnts efter initiativ från rådsordförande. Sådan grupp kan även föreslås av institutionens medarbetare, eller annan arbetsgrupp. Projektperiod, direktiv, ordförande, ledamöter och ev. studeranderepresentation i alla arbetsgrupper fastställs av prefekt vid beslutsmöte efter samverkan i LSG. Grupper kan beslutas av prefekt utan att invänta ordinarie beslutsmöte men ska då samverkas på annat lämpligt sätt med LSG-gruppen före beslut. Ledningsstöd Dator- och utrustningsgrupp Arbetsmiljöoch miljögrupp Lokalgrupp Budgetgrupp Administrativ samordnare Prefekt, biträdande prefekt Jämställdhetsoch likabehandlingsgrupp Informationsgrupp Figur 2. EMGs fasta arbetsgrupper och en administrativ samordnare utgör stöd till prefekt och biträdande prefekt

6 1.3 Studeranderepresentation Studeranderepresentanter utses av studentkåren (NTK) i samråd med EMGs forskarstuderande. Studenter har rätt att utse suppleant(er) om man så önskar. Följande studeranderepresentation var en överenskommelse mellan NTK och institutionsledningen inför Det ingår 2 forskarstuderande i FOUR och 2 grundutbildningsstudenter 2 GUR. FOR har inga studeranderepresentanter. I den grupp som tillsätts för att bedöma och fördela doktorandtjänster till forskarhandledare vid EMG ingår en forskarstuderande som utses av de forskarstuderande själva. Denna(e) får dock ej vara jävig. Vid beslutsmöten deltar 2 studeranderepresentanter, varav en forskarstuderande (se 2.1). Inför 2011 har NTK utsett 1 studeranderepresentant till GUR. Både ordförande för arbetsgrupp och NTK kan föreslå till prefekten att det bör ingå student i fast eller tillfällig arbetsgrupp. 1.4 Ekonomiska villkor för uppdrag För ordförande i råd utgår arvode som fastställs av prefekt i samråd med dekanus. Övriga villkor såsom nedsättning i tjänst för uppdrag som ordförande eller ledamot i råd eller arbetsgrupp fastställs av prefekt i samband med beslut om internbudget och bemanning. 2. Beslutsprocessen I enlighet med universitetsstyrelsens beslut fattas alla beslut vid institutionen av prefekt (Fig. 3). Beslut föregås av information till institutionens medarbetare samt lokal samverkan följt av ett protokollfört beslutsmöte. Beslut som följer denna ordning avser i första hand de frågor som omfattas av rektors, fakultetens och institutionens delegationsordning (1,2). Många frågor som avgörs av prefekt är dock av sådan art att de inte behöver omfattas av information eller samverkan eller tas upp på beslutsmöte. Detta gäller även frågor specificerade i delegationsordningen, tex beviljande av tjänstledigheter och undertecknande av kontrakt. Frågor av större betydelse för institutionens verksamhet bör dock följa en tydlig beslutsprocess. Hit hör beslut om budget- och bemanning och lokalutnyttjande, men även direktiv och utseende av olika typer av arbetsgrupper, samt förändrade rutiner och arbetsprocesser. Beslutsprocessen Förslag till beslut från FOR, FOUR eller GUR Förslag till beslut från examinatorkollegiet Förslag till beslut från arbetsgrupp Samverkan inför beslutsmöte i lokala samverkansgruppen, LSG Prefekt Beslutsmöte Rapporter, meddelanden och information Föredragning av ärenden LSG gruppens synpunkter Diskussion Prefekten fattar beslut Figur 3. Beslutsprocessen. Ärenden processas och förslag till beslut tas fram av råd, fasta eller tillfälliga arbetsgrupper, eller examinatorkollegiet. Inför samverkan och beslut vid beslutsmöte ska underlag delges institutionens medarbetare via emg-info. Vid arbetsplatsträff ges muntlig information samt tillfälle att diskutera förslag till beslut

7 2.1 Beslutsmöten, kallelser och dokumentation Beslutsmöten hålls var 4:e till var 6:e vecka. Datum för beslutsmöten fastställs i början av varje termin. Vid beslutsmöte deltar prefekt, biträdande prefekt, en av de 3 studierektorerna i GUR (roterande schema), ordförandena i FOR och FOUR, 2 studeranderepresentanter varav en forskarstuderande, administrativ samordnare och mötessekreterare. Om ordförande har förhinder deltar ordförandens personliga(e) suppleant. Ordförande i examinatorskollegiet eller i arbetsgrupp deltar i förekommande fall vid beslutsmöte som föredragande inför beslut eller avrapportering av uppdrag. Kallelse med dagordning delges elektroniskt till institutionens medarbetare via emg-info senast 5 arbetsdagar före beslutsmöte. Till kallelsen bifogas beslutsunderlag för mer omfattande ärenden, dock ej för anställningsärenden. Personaladministratör ansvarar för protokollsunderlag för anställningsärenden. Övriga ärenden och beslutsmötet protokollförs av mötessekreterare. Prefekt attesterar protokollet. Studenter har rätt att få avvikande mening protokollförd och reservera sig mot beslut (3). Motivering till reservation ska inges senast en vecka efter beslutsmötet. 2.2 Ledningsgrupp - Budget och bemanning Analys och diskussion av de ekonomiska ramarna för institutionens verksamhet sker i ledningsgruppen. I ledningsgruppen ingår prefekt, biträdande prefekt/ordförande GUR, ordförande i FOR, respektive FOUR och administrativ samordnare. Ekonomiadministratör/budgetsamordnare deltar vid budgetmöte. Studenter får insyn i budgetprocessen via de råd de ingår i, samt vid beslutsmöten. Budgetmöten protokollförs av sekreterare. Protokollet utgör underlag för beslut på beslutsmöte (Fig. 4). Beslut om ekonomiska ramar fattas av fakulteten i slutet på november. Institutionens budget för verksamhetsåret ska vara beslutad senast 31 januari det år som avses. Prefekt har det övergripande ansvaret. Biträdande prefekt ansvarar för att ta fram underlag för grundutbildningens kostnader och bemanning. Ordförande i FOR och FOUR tar fram förslag på strategiska satsningar ur forskningsanslaget. Ordförande i arbetsgrupper tar fram underlag för sina respektive verksamhetsområden. Budgetsamordnare tar fram beslutsunderlag från ekonomisystemet (Raindance). Administrativ samordnare tar fram och sammanställer underlag ur det personaladministrativa systemet (Primula). Studierektor för forskarutbildningen tar fram prognos för redan intecknade doktorand-kostnader. Budgetprocessen Universitetsstyrelsens beslut Fakultetens beslut om tilldelning till institutioner Underlag tas fram avseende EMGs kostnader för kommande budgetår Budgetäskanden från råd och arbetsgrupper Analys och diskussion i EMGs budgetgrupp Praktiskt budgetarbete prefekt, biträdande prefekt, budgetsamordnare Budgeten samverkas i LSG Prefekt fattar beslut på beslutsmöte Figur 4. Budgetprocessen

8 2.3 Initiering och beredning av övriga ärenden, dokumentation och beslutsunderlag Institutionsråd och arbetsgrupper bereder de ärenden som faller inom deras respektive ansvarsområde. Rutiner för mötesfrekvens, kallelser, dagordningar och protokoll från dessa organ överenskommes med prefekten. Ordförande för råd och grupper beslutar även i samråd med prefekt rutiner för hur beslutsunderlag tas fram och dokumenteras. Förutom i frågor som regleras av delegations- och handläggningsordning kan förslag på förändringar av betydelse för institutionens verksamhet, strategiska arbete och/eller ekonomi när som helst initieras av institutionsledning, institutionsråd, arbetsgrupp, enskild medarbetare, eller student knuten till institutionen. Prefekt avgör om och hur sådana förslag ska utredas vidare och beslutar om tidsplan och handläggningsordning, som fastställs vid beslutsmöte där även ansvarig(a) utses (se även avsnitt 1.3). 2.4 Medarbetarinflytande - arbetsplatsträffar och lokal samverkan I enlighet med lokalt kollektivavtal för samverkan vid Umeå universitet (4) föregås beslutsmöte av lokal samverkan (Fig. 3, 4). I den lokala samverkansgruppen (LSG) ingår prefekt, lokala företrädare för arbetstagarorganisationerna, arbetsmiljöombud och jämställdhetsföreträdare. LSG samlas före och i nära anslutning till beslutsmöte. Kallelse till LSG utgår separat med samma dagordning som för beslutsmöte. Beslut mellan ordinarie LSG/beslutsmöte meddelas i särskilt underlag inför LSG/beslutsmöte. I de fall beslut mellan mötena kräver samverkan sker denna på sätt som överenskommits mellan parterna. EMGs medarbetare har möjlighet att föra fram sina synpunkter på föreslagna beslut till LSGgruppen på några olika sätt (Fig. 5, nästa sida). 1. Via träffar i mindre grupper: För grundutbildningsfrågor har institutionen organiserat ett GU-fika varje måndag kl Där är det bland annat möjligt att ta upp aktuella ärenden som ska beslutas, eller föreslå frågor man borde utreda, eller ta upp problem som bör åtgärdas. För TA-gruppen föreslås en liknande träff, ett torsdagsfika varje vecka kl Forskarna kan utnyttja möten i forskarkollegiet (FOR) på liknande sätt och postdoktorerna har möjlighet att organisera sig i en egen grupp, liksom doktorander och studenterna via studentkåren. De senare grupperna, doktorander och studenter utgör en särställning eftersom de även har egna representanter på beslutsmötena (se tidigare avsnitt i texten). De frågor och förslag som kommer upp vid dessa möten kan sedan slussas vidare till de som företräder arbetstagarna i LSG-gruppen. 2. Som enskild medarbetare. Enskilda medarbetare har också möjlighet att vända sig direkt till någon i LSG-gruppen för att ge sina synpunkter på förslag till beslut, eller andra frågor man vill väcka, vilket redan nämnts i texten. 3. Vid arbetsplatsträff. Arbetsplatsträffar vid EMG har hittills kallats för institutionsmöte. Dessa hålls var 4:e till var 6:e vecka. Utformningen av arbetsplatsträffarna kommer att förändras under våren 2011, efter diskussion ledd av LSG-gruppen den 30 mars

9 Beslutsprocessens medarbetarinflytande Dagordning och underlag till EMG-INFO GU-fika TA-fika Samverkan inför beslutsmöte i lokala samverkansgruppen, LSG Prefekt och ledningsgrupp sammanställer förslagen till beslut Postdoktorer Forskare Doktorander Prefekt Förslag från råd, grupper, examinatorer Studenter Beslutsmöte Figur 5. Medarbetarnas möjligheter att ge synpunkter på förslag till beslut. 3. Bemanning av ledning, råd och grupper Bemanning av ledning, råd och arbetsgrupper sammanfattas i Tabell 1. Informationen finns även på institutionens hemsida Tabell 1. Bemanning Ledningsgrupp Kristin Palmqvist, prefekt Tom Korsman, biträdande och ställföreträdande prefekt samt ordf GUR NN, administrativ samordnare Göran Englund, ordf FOR Christer Nilsson, ordf FOUR Beslutsmöten - BM Kristin Palmqvist, ordförande Tom Korsman Göran Englund Christer Nilsson NN, administrativ samordnare Ann-Sofie Lindström, sekreterare SR ur GUR (roterande schema) Sophia Hansson/Lovisa Lind, Fo-stud Linnea Skälegård, GU stud vt-2011 Sebastian Diehl suppleant för GE Ann-Kristin Bergström suppleant för CN Ulla Carlsson-Granér suppleant för TK Budgetgrupp Ledningsgruppen Ann-Sofie Lindström, sekreterare Mattias Höglund, budgetsamordnare Jolina Orrell, vik budgetsamordnare Lokal samverkansgrupp - LSG: Kristin Palmqvist, ordförande Ann-Sofie Lindström, sekreterare Tom Korsman NN, administrativ samordnare Ingrid Forsmark, personalärenden Kerstin Abbing, SACO Marie Kårebrand, OFR-S ST Carola Sjögren, arbetsmiljöombud Håkan Eriksson, jämställdhetsombud Forskarkollegium: FOR Göran Englund, ordförande Forskarkollegiet, ledamöter Forskarutbildningsråd: FOUR Christer Nilsson, ordförande och studierektor Folmer Bokma Ann-Kristin Bergström Birte Reichstein, Fo stud Tim Horstkotte, Fo-stud Seminariegrupp: Folmer Bokma, ordförande 2 forskarassistenter, terminsvis rotation Aktuell sammansättning finns på webben - 6 -

10 Examinatorkollegium: Sebastian Diehl, ordförande, slutexaminator Christer Nilsson, biträdande slutexaminator Lennart Persson, ekologi Pär Ingvarsson, ekologi Göran Englund, ekologi Agneta Andersson, ekologi * Mats Jansson, naturgeografi * Ingemar Renberg, miljövetenskap * Ersätts när nya professorer är på plats Grundutbildningsråd: GUR Tom Korsman, ordförande Marianne Nilsson, studieadm, sekr Ulla Carlsson Granér, SR bio Rolf Zale, SR Geo, PA master geoekologi Åsa Lavin, SR MHS Johan Olofsson, PA Master ekologi Christian Bigler, PA MHS Joel Avenius, GU stud vt 2011 Kursplanegrupp: Rolf Zale, ordförande Ulla Carlsson-Granér Åsa Lavin Ingrid Forsmark Rekryteringsgrupp: Caroline Blomquist, ordförande Lisa Redin Katarina Stenman Bian Westerberg Bent Christensen Lokalgrupp: Kristin Palmqvist, ordförande Göran Englund, forskningslokaler, debitering Carola Sjögren, arbetsmiljöombud Kerstin Lundholm, hyror, ombyggnationer Katarina Stenman, kontor, förråd, växthus Dator- och utrustningsgrupp: Olle Söderström, ordförande Marianne Nilsson, sekr Richard Bindler, vice ordförande Håkan Eriksson Birgitta-Malm Renöfält Lars-Inge Karlsson, datortekniker Anderas Sjöström, datortekniker Mariana Sjöström, utrustning Carola Sjöström, utrustning Kaij Wester, utrustning Arbetsmiljö- och miljögrupp: Mariana Sjöström, ordförande Kerstin Abbing, miljöansvarig Carola Sjögren, arbetsmiljöombud Bian Westerberg, suppleant arbetsmiljöombud Anders Jonsson, brandskyddsansvarig Mattias Höglund Ann-Sofie Lindström Sophia Hansson, Fo-stud Stig-Olof Holm Johan Fahlman, GU-stud Informationsgrupp/web-redaktörer Ingrid Forsmark, EMG-web och GU-web Elisabet Carlborg, Fo-web Jan Karlsson, biogeokemi Peter Rosén, CIRC Pär Ingvarsson, evolutionsbiologi Sebastian Diehl, limnisk ekologi Agneta Andersson, marin ekologi Göran Englund, matematisk ekologi Richard Bindler, paleolimnologi Elisabet Carlborg, restaureringsekologi Johan Olofsson, terrester ekologi Jämställdhets- och likabehandlingsgrupp: Håkan Eriksson, ordförande Kristina Fransson-Rosén Marianne Nilsson Lenka Kuglerová, Fo-stud - 7 -

11 4. Handläggningsordning och ansvarsområden I nedanstående sammanställning listas de övergripande frågor som handläggs av prefekt, biträdande prefekt, administrativ samordnare, institutionsråd eller arbetsgrupp, samt för vissa uppdrag inom grund- eller forskarutbildning. 4.1 Prefektens uppdrag och ansvar enligt rektorsbeslut och kontrakt med dekanus för teknisk- naturvetenskaplig fakultet - Förmedla de grundläggande värden, visioner och strategier som universitetet och statsförvaltningen står för - Ansvara för den dagliga ledningen av institutionen - Övergripande ansvar för utbildning och forskning vid institutionen - Övergripande ansvar för samverkan med omgivande samhälle - Personalchef för all personal vid institutionen - Arbetsmiljöansvar för all personal och alla studenter vid institutionen - Ekonomiskt ansvar för hela verksamheten - Fattar beslut i alla löpande och operativa ärenden - Ge förutsättningar för ett aktivt medarbetarskap och ansvarstagande - Utveckla samverkan och arbetsformer - Respektfullt samarbeta med lokala fackliga företrädare 4.2 Frågor som handläggs av biträdande prefekt delegerat från prefekt - Övergripande ansvar för institutionens grundutbildning - Arbetsmiljöansvar för personal och studenter - Fatta beslut om förändrad tjänstgöringsplan för lärare/forskare inom grundutbildningen - Fatta beslut om användning av grundutbildningsmedel inom de ramar som har fastställts vid budgetbeslut för verksamhetsåret - Granska och attestera utgifter inom grundutbildningen - Ansvara för den dagliga ledningen av institutionens grundutbildning - Ordförande i GUR och leda GURs arbete - Tillsammans med prefekt utse ledamöter i GUR - Institutionens kontaktperson i GU-frågor - Ingå i ledningsgruppen - Ingå i budgetgruppen 4.3 Frågor som handläggs av administrativ samordnare - Bistå prefekt och biträdande prefekt med den dagliga ledningen av institutionen - Bistå prefekt och biträdande prefekt med övergripande personalfrågor och personalplanering, inklusive kontinuerlig uppföljning av bemanningsplanen - Fortlöpande bistå med att ta fram och revidera lednings- och styrdokument för institutionen, inklusive översättning till engelska av dessa - Ta emot, prioritera och vidarebefordra elektronisk (och annan) information till, från och inom institutionen - Sammanställa underlag från råd och arbetsgrupper inför beslutsmöte - Delta vid LSG-möten - Delta vid beslutsmöten - Ingå i ledningsgruppen - Ingå i budgetgruppen - 8 -

12 4.4 Frågor som handläggs av forskningsråd (FOR) Forskningsrådet bereder och diskuterar ärenden av betydelse för institutionens kort- och långsiktiga forskningsutveckling. Rådet tar fram, bereder eller analyserar underlag för; - verksamhets- och aktivitetsplan för EMGs forskning - gemensamma ansökningar avseende forskningsutlysningar från fakultet och/eller rektor - gemensamma ansökningar för utrustning och/eller annan infrastruktur - budgetäskanden från forskning gemensamt som ställs till budgetgruppen - omfattning och bemanning av gemensam personal - omfattning och nyttjande av andra gemensamma resurser - fördelning av gemensamma medel, efter ansöknings- och granskningsförfarande, till enskilda forskare eller forskargrupperingar vid institutionen 4.5 Frågor som handläggs av forskarutbildningsråd (FOUR) Forskarutbildningsrådet har det övergripande ansvaret för institutionens forskarutbildning och dess kvalitetssäkring, det senare tillsammans med slutexaminator, ämnesexaminatorer och studierektor för forskarutbildningen. Rådet tar fram, bereder eller analyserar underlag för; - verksamhets- och utvecklingsplan för EMGs forskarutbildning - konkreta åtgärder för kvalitetssäkring - kursutbud, kursutveckling och litteraturlistor inom forskarutbildningen - budgetäskanden för forskarutbildningen som ställs till budgetgruppen - utser uppföljningsgrupp för nyantagna doktorander 4.6 Frågor som handläggs av grundutbildningsråd (GUR) Grundutbildningsrådet bereder och diskuterar ärenden av betydelse för institutionens kortoch långsiktiga grundutbildningsutveckling och har det övergripande ansvaret för dess kvalitetssäkring, det senare tillsammans med programansvariga, ämnesansvariga studierektorer och kursexaminatorer. Rådet tar fram, bereder eller analyserar underlag för; - verksamhets- och utvecklingsplan för EMGs grundutbildning - konkreta åtgärder för kvalitetssäkring - kursutbud och kursutveckling inom grundutbildningen - prioriterar och koordinerar ansökningar från EMG avseende grundutbildningsutlysningar från fakultet och/eller rektor - förslag om bemanning av utvecklings- och kvalitetsprojekt efter samråd med projektansvarig och studierektorer - budgetäskande från GU gemensamt som ställs till budgetgruppen - doktoranders tjänstgöring inom grundutbildning - behov av nyrekrytering av lärare - lärares tjänstgöring för kurser inom forskarutbildningen, efter förslag från studierektor för forskarutbildningen - 9 -

13 4.7 Frågor som handläggs inom ramen för uppdrag inom forskning och forskarutbildning Ordförande i forskarkollegiet (FOR) - leda forskarkollegiets arbete - i samråd med prefekt och biträdande prefekt utse ledamöter i tillfälliga beredningsgrupper - ledamot i ledningsgruppen - ledamot i budgetgruppen -ledamot i lokalgruppen - utse seminariegrupp efter samråd med FOR och FOUR Studierektor för forskarutbildningen - ordförande i FOUR och leda FOURs arbete - ledamot i ledningsgruppen - ledamot i budgetgruppen - i samråd med prefekt och biträdande prefekt utse ledamöter i FOUR förutom studeranderepresentanter - granska ansökningar om att antas till forskarutbildning - bistå prefekt för att avgöra om undantag kan göras från krav på grundläggande behörighet till utbildning på forskarnivå - till prefekt föreslå huvudhandledare, biträdande handledare och examinator för forskarstuderande - årlig uppföljning av doktorandernas individuella studieplaner - medverka vid bedömning om forskarstuderande uppfyller kraven för att få högre lön via doktorandstegen - medverka vid bedömning om forskarstuderande uppfyller kraven för att få fortsätta sina doktorandstudier med försörjning - bistå prefekt i ärenden som gäller byte av handledare - tillsammans med forskarutbildningsrådet revidera utbudet av obligatoriska kurser och litteratur i forskarutbildningen - tillsammans med ämnesansvarig examinator och slutexaminator föreslå revidering av studieplan för forskarutbildning - bistå prefekt med förslag på examinatorer i forskarutbildningen Slutexaminator Slutexaminator utses av fakultetsnämndens forskningsutskott och ansvarar för fakultetens kvalitetssäkring av forskarutbildningen. Vid EMG tilldelas slutexaminator ytterligare uppgifter för att bistå prefekt med underlag till beslut eller förslag till fakulteten. - ordförande i examinatorkollegiet och leda examinatorkollegiets arbete - besluta om uppnådda avhandlingspoäng i forskarutbildningen - till dekanus föreslå opponent och betygsnämnd inför disputation för doktorsexamen - tillsammans med forskarutbildningsrådet revidera utbudet av obligatoriska kurser och litteratur i forskarutbildningen - tillsammans med ämnesansvarig examinator och studierektor föreslå revidering av studieplan för forskarutbildning - bistå prefekt med förslag på examinatorer i forskarutbildningen - bistå prefekt med förslag på sakkunniga i befordrings- och andra tjänsteärenden Examinator i forskarutbildningen - godkänna uppnådda kurs- och litteraturpoäng i forskarutbildningen (gäller ej avhandlingspoäng) - bistå slutexaminator med förslag på opponent och betygsnämnd inför disputation för doktorsexamen - medverka vid bedömning om forskarstuderande uppfyller kraven för att få högre lön via doktorandstegen

14 - medverka vid bedömning om forskarstuderande uppfyller kraven för att få fortsätta sina doktorandstudier med försörjning - bistå prefekt i ärenden som gäller byte av handledare - tillsammans med forskarutbildningsrådet revidera utbudet av obligatoriska kurser och litteratur i forskarutbildningen - tillsammans med studierektor och slutexaminator föreslå revidering av studieplan för forskarutbildning - bistå prefekt och slutexaminator med förslag på sakkunniggranskare i olika sammanhang - bistå prefekt för att avgöra om undantag kan göras från krav på grundläggande behörighet till utbildning på forskarnivå Examinatorkollegiet - årligen göra en uppföljning av det senaste årets doktorsavhandlingar och diskutera deras kvalité - årligen granska hur man har bedömt att forskarstuderande har uppnått det 3:e lönesteget i doktorandstegen Seminariegruppen - ansvara för institutionens olika seminarieserier 4.8 Frågor som handläggs inom ramen för uppdrag inom grundutbildningen Studierektor för ämnesområde - i samråd med biträdande prefekt ta fram och reviderar det årliga underlaget för bemanning i grund- och forskarutbildning - ansvara för pedagogiskt utvecklingsarbete inom ämnesområdet, inkl. arbete med framtagande och revidering av kursplaner - ansvara för att identifiera behov av utvecklingsprojekt inom ämnesområdet, inkl. ansvar för ansökningar om centrala medel för pedagogiskt utvecklingsarbete - ansvara för att vidarebefordra beslut och information inom ämnesområdet - ansvara för att informera lärare om deras bemanning, kursansvariga om bemanning och kurstilldelning, samt uppföljning av detta - ansvara för regelbundna lärarkontakter och lärarmöten inom ämnesområdet - tillsammans med biträdande prefekt leda det dagliga arbetet med grundutbildning genom att vid regelbundna träffar: - informera varandra om pågående verksamhet - identifiera gemensamma utvecklingsprojekt - ta fram förslag för beredning, eller underlag för beslut i grundutbildningsfrågor - diskutera större och mindre administrativa problem, föreslå åtgärder för att lösa dem och utse ansvarig för sådan effektivisering Studievägledare - bistå studierektorer vid handläggning av utlandsstudier och tillgodoräkningsärenden - informera om, handlägga och rapportera tillgodoräkningsärenden gällande studier vid andra universitet och högskolor - administrera utskick, behörighetskontroll, programgruppshantering, studieuppehåll och studieavbrott av programstudenter - administrera utskick och behörighetskontroll av kursstudenter - ansvara för statistik över ansöknings-, antagnings- och registreringsantal - tillgodose studenternas behov av intyg gällande studieregistreringar och resultat - informera och tillhandahålla vederbörlig information vid anhållan om dispenser samt examina - i samråd med programansvarig och studierektorer ansvara för produktion av informationsmaterial om institutionens studentrelaterade verksamhet - i samråd med programansvarig ta initiativ till och medverka i rekryteringsprojekt vid institutionen

15 - kontaktperson för studentinformations- och rekryteringsfrågor gentemot fakulteten och universitetet centralt Programansvariga Liksom slutexaminator utses programansvariga för kandidatprogram av fakultetsnämnden och deras uppdrag omfattas av fakultetens delegationsordning. Vid EMG får programansvariga ytterligare i uppgift att samråda med studievägledare i flera frågor (se ovan). Doktorandbemannare Doktorandbemannare tar fram och reviderar det årliga underlaget för bemanning av doktorander i grundutbildning. Doktorandbemannarna får ekonomisk ersättning för att bemanna och administrera doktorandernas tjänstgöring inom grundutbildning. Arbetet med doktorandbemanning ska ske i samråd med studierektorer och biträdande prefekt. Kursplanegruppen - samordna arbetet med framtagande och revidering av kursplaner i grundutbildningen - tillse att aktuell och korrekt information presenteras i SELMA och på institutionens hemsidor Rekryteringsgruppen - föreslå rekryterings- och marknadsföringsprojekt för EMGs utbildningar - samordna rekryteringsarbetet inom institutionen - hålla sig informerad om rekryteringsarbetet på fakultets- och universitetsnivå - informera fakultet och universitet om EMGs arbete med rekrytering 4.9 Frågor som handläggs av övriga arbetsgrupper Budgetgruppen - internbudget för gemensamma kostnader - fastställa ramar för stödverksamhetens kostnader - uttaxering av gem-kostnader och principer för medfinansiering - de ekonomiska förutsättningarna för bemanning i grund- och forskarutbildning - ekonomiskt utrymme för nya doktorandbefattningar - ekonomiskt utrymme för nyrekryteringar av lärare och övrig personal - arbetsbrist som följd av medelsbrist eller verksamhetsförändringar - budgetäskanden från arbetsgrupper och tjänstemän Arbetsmiljö- och miljögruppen - operativt ansvariga för EMGs arbetsmiljöfrågor - ta fram och revidera EMGs arbetsmiljöplan - föreslå åtgärder för att implementera arbetsmiljöplanens mål - analysera utfall av återkommande medarbetarenkäter - föreslå brandskyddsombud - ta fram och revidera EMGs miljöplan - föreslå åtgärder och verka för att implementera miljöplanens mål - Arbetsmiljöombudet ingår i den lokala samverkansgruppen (LSG) Datorgruppen- och utrustningsgruppen - institutionens gemensamma datorinfrastruktur - datorsäkerhet och policyfrågor - ta fram budgetunderlag och ansvara för uppföljning av avskrivningar och nyinköp - ta fram underlag för utrustningsbehov inom grundutbildning och forskning - samordna utrustningsinköp inom hela grundutbildningen - samordna och föreslå ansökningar om utrustningsinköp inom forskning till FOR - ta fram budgetunderlag och ansvara för uppföljning av avskrivningar och nyinköp

16 Informationsgruppen - övergripande ansvar för EMGs web-information - samordna web-arbetet med datorgruppen och datorteknikerna - organisera och samordna arbetet med fortlöpande uppdateringar av webinformation Jämställdhets- och likabehandlingsgruppen - ordförande i jämställdhets- och likabehandlingsgruppen är jämställdhetsombud och ingår i den lokala samverkansgruppen (LSG) - ta fram och revidera EMGs jämställdhets- och likabehandlingsplan - föreslå åtgärder för att implementera jämställdhets- och likabehandlingsplanens mål Lokalgruppen - ta fram underlag för kostnader och utnyttjande av institutionens lokalbestånd - uppsägning, utökning eller anpassning av institutionens lokaler, samt dess nyttjande

17 5. Delegationsordning EMGs delegationsordning är upprättad utifrån den delegationsordning som gäller vid Umeå universitet från fastställd av rektor (1) och teknisk-naturvetenskaplig fakultet (2). Delegation ges från en beslutande nivå till nästa. I enlighet med att prefekt fattar alla beslut vid institution kan flertalet beslut ej delegeras vidare. Däremot kan handläggning och beredning vidaredelegeras, vilket framgår av den föregående handläggningsordningen. Det finns även frågor som beslutas av fakulteten som kräver handläggning på institutionsnivån. I nedan sammanställning finns även sådana delar ur fakultetens delegationsordning med. Delegation som markeras med kryss kan inte delegeras vidare och har beslutats på rektors och fakultetsnivån. Samtliga formuleringar är direkt hämtade ur rektors och fakultetens delegationsordning. Numrerad delegation avser numrering i rektors delegation. Onumrerad delegation markerad med TekNat avser delegation som inte finns i rektors delegation, men som teknisk naturvetenskaplig fakultet har lagt till i sin delegation. 5.1 Fakultetsnämndens delegation till prefekt som prefekt avgör 3. Utbildning Får ej delegeras Inrättande av utbildning fastställande av styrdokument Fastställa kursutbud för institution (redan inrättade kurser) (får ej delegeras längre än till biträdande/ställföreträdande prefekt) Platsantal och platsfördelning Fastställa antal platser på kurs inom givna budgetramar (får ej delegeras längre än till biträdande/ställföreträdande prefekt) Prov, examination och betyg Utse examinator vid utbildning på forskarnivå 1) se kommentar Besluta om riktlinjer för anordnande av undervisning och prov Utbildningsfrågor ej reglerade i rektors delegation TekNat. Besluta om antagning av doktorand (HF 7:36) (får ej delegeras längre än till biträdande/ställföreträdande prefekt) TekNat. Utse huvudhandledare och biträdande handledare för doktorand (HF 6:31, får ej delegeras vidare längre än till biträdande prefekt) TekNat. Besluta om byte av handledare (HF6:31, får ej delegeras vidare längre än till biträdande prefekt) TekNat. Besluta om undantag från kravet på grundläggande behörighet till utbildning på forskarnivå om det finns särskilda skäl (HF 7:39, får ej delegeras vidare längre än till biträdande prefekt) TekNat. Fastställa individuell studieplan för doktorand efter samråd med doktoranden och hans eller hennes handledare (HF 6:36, får ej delegeras vidare längre än till biträdande prefekt) 2) se kommentar Ordf FOUR 2) se kommentar Ordf FOUR/examinator 2) se kommentar Ordf FOUR/examinator 2) se kommentar Ordf FOUR TekNat. Besluta om minsta antal exemplar av doktorsavhandling inför disputation och om ersättning för kostnaderna för framställning av denna upplaga (HF 6:41) TekNat. Fastställa tid och plats för presentation av licentiatuppsats (får ej delegeras längre än till biträdande prefekt)

18 4. Organisation och förvaltning m m Lokaler Besluta om riktlinjer för dispositionen av lokaler som hyrs av institution eller enhet inom ramen för internhyressystemet, dock med undantag av lokaler och materiel som sjukvårdshuvudman tillhandahåller Organisations- och förvaltningsfrågor ej reglerade i rektors delegation TekNat. Besluta om kvalitetssystem på institution 5. Personal Personalfrågor ej reglerade i rektors delegation Tek Nat. Besluta om arvode till fakultetsopponent Tek Nat. Besluta om doktorandlön i enlighet med gällande avtal och Umeå universitets lönepolicy 3) se kommentar Examinatorkollegiet Kommentarer: 1) Examinatorer utses efter samråd med slutexaminator och studierektor för forskarutbildning 2) dessa ärenden beslutas efter samråd med studierektor för forskarutbildningen och/eller examinator. 3) Tillämpningsanvisningar för doktorandstegen gällande EMG diskuteras årligen i examinatorkollegiet. Slutexaminator beslutar om uppnådda avhandlingspoäng. 5.2 Fakultetsnämndens delegation till prefekt vidaredelegerat till biträdande prefekt 3. Utbildning Får ej delegeras Prov, examination och betyg Utse examinator vid utbildning på grund- och avancerad nivå Utbildningsfrågor ej reglerade i rektors eller TekNats delegation Besluta om lärares tjänstgöringsplaner inom grundutbildningen Besluta om bemanningsplan för grundutbildningen 4) se kommentar Kommentarer: 4) efter samråd med berörd studierektor och lärare

19 5.3 Fakultetsnämndens delegation till prefekt vidaredelegerat till ämnesansvarig studierektor på grund- och avancerad nivå 3. Utbildning Får ej delegeras Antagning, anstånd och studieuppehåll Medge tillstånd till parallelläsning för student som läser fristående kurser Examina och tillgodoräknande Besluta om tillgodoräknande före (i samband med antagning) och under studierna för student som läser enstaka kurser 5.4 Dekanus delegation till prefekt som prefekt avgör 2. Ekonomi och avtal Får ej delegeras Externfinansierad verksamhet Bidragsfinansierad verksamhet Teckna avtal inom fakulteten om bidrag från externa finansiärer (ej EU-medel) utan begränsning av beloppets storlek Teckna avtal inom fakulteten om uppdragsverksamhet understigande 1,2 miljoner kronor Beslut om ekonomiska transaktioner Utbetalnings-/bokföringsorder Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för institutionen (kan inte delegeras längre än till biträdande prefekt) Upphandling/inköp Direktupphandla varor upp till två basbelopp och tjänster upp till tre basbelopp (får ej delegeras längre än till biträdande/ställföreträdande prefekt) Genomföra förenklad upphandling av varor eller tjänster under tröskelvärdet (får ej delegeras längre än till biträdande/ställföreträdande prefekt) Avropa inom ramen för budget från centralt eller lokalt ramavtal under tröskelvärdet (får ej delegeras längre än till biträdande/ställföreträdande prefekt) Ekonomi- och avtalsfrågor ej reglerade i rektors delegation TekNat. Fastställa internbudget för institutionens verksamhet i samråd med dekanus och föreslå hantering av över- eller underskott vid institutionen Se även delegation till biträdande prefekt TekNat. Fastställa bokslut för institution TekNat. Underteckna projektansökan (Proposal), bankinformation (i samband med insändande av Contract Preparation Form) och Cost statement till EU:s ramprogram

20 Ekonomi- och avtalsfrågor ej reglerade i rektors eller fakultetens delegation Säga upp, utöka eller fatta beslut om anpassning av institutionens lokaler 3. Utbildning Disputation, avhandling Fastställa tid och plats för disputation (efter samråd med fakultetskansliet; får ej delegeras längre än till biträdande prefekt) Medge undantag från elektronisk publicering av doktorsavhandling då upphovsrättsliga skäl föreligger Besluta om ordförande, betygsnämnd och fakultetsopponent vid licentiatuppsats (får ej delegeras längre än till biträdande prefekt) 5) se kommentar 5) se kommentar 4. Organisation och förvaltning m m Organisations- och förvaltningsfrågor ej reglerade i rektors delegation TekNat. Besluta om riktlinjer för organisation av arbetet vid institution TekNat. Fastställa verksamhetsplan, kvalitetssystem och verksamhetsberättelse för institution 5. Personal Anställning Anställa gästlärare, timlärare, klinisk assistent, post doktor, assistent, amanuens och doktorand Besluta om anställning av övrig teknisk och administrativ personal vid institution Besluta att avbryta en rekrytering av personal som inte är lärare Uppdrag Utse studierektor(er) vid institutionen Lön och övriga anställningsvillkor Besluta om lön för gästlärare timlärare, klinisk assistent, post doktor, assistent, amanuens och doktorand Besluta om lön för övrig teknisk och administrativ personal vid institution Besluta om närvaroskyldighet på arbetsplatsen för lärare respektive teknisk/administrativ personal vid institution (i enlighet med lokala arbetstidsavtal) Ledigheter Besluta om rättighetsledigheter för institutionens personal Besluta om skälighetsledigheter under 6 månader för institutionens personal förutom för doktorand och professor Föreslå beslut om skälighetsledigheter över 6 månader förutom för professor Omställning (se även Anställnings upphörande) Besluta om ändrade arbetsuppgifter med oförändrat anställningsavtal för institutionspersonal Anställnings upphörande (varsel, uppsägning) Besluta om besked och varsel med anledning av att tidsbegränsad anställning enligt LAS upphör vid institution Informera om att en anställning som tidsbegränsats med stöd av HF eller AF upphör vid institution

21 Personalfrågor ej reglerade i rektors delegation TekNat. Besluta om riktlinjer för bemanningsplanering och tillsammans med biträdande prefekt fastställa bemanningsplan vid institution TekNat. Besluta om omfattning av studierektorsuppdrag liksom om arvoden för dessa inom beslutade ramar TekNat. Utse jämställdhetsföreträdare vid institution TekNat. Besluta om övertalighet på grund av arbetsbrist föreligger vid institutionen Kommentarer: 5) Efter samråd med slutexaminator. 5.5 Dekanus delegation till prefekt vidaredelegerat till biträdande prefekt 2. Ekonomi och avtal Får ej delegeras Beslut om ekonomiska transaktioner Utbetalnings-/bokföringsorder Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för vissa transaktioner inom grundutbildningen, samt för projektkonton prefekt primärattesterar. 5. Personal Uppdrag I samråd med prefekt utse studierektor(er) vid institutionen Arbetsmiljö Fullgöra de arbetsmiljöuppgifter som framgår av arbetsmiljölagstiftningen, det lokala arbetsmiljöavtalet och andra föreskrifter inom miljöområdet inom institution. Kommentarer: 6) Fastställs terminsvis efter samråd med ekonomiadministratörer. 7) Det fortlöpande arbetsmiljöarbetet är delegerat till Arbetsmiljögruppen 6) se kommentar 7) se kommentar 5.6 Dekanus delegation till prefekt vidaredelegerat till flera funktioner 5. Personal Personalfrågor ej reglerade i rektors delegation TekNat. Besluta om semester för institutionens personal 8) se kommentar Kommentarer: 8) Prefekt beviljar och beslutar om semester för samtliga anställda vid institutionen, där grundregeln är att semester tas ut utanför terminstid men inom den tidsperiod man är anställd. Doktorander bör inhämta tillstånd från handledare innan man ansöker om semester. Lärare inklusive forskarassistenter med huvudsaklig bemanning inom forskning kan ta ut semester under terminstid förutsatt att man fullgör de övriga uppdrag man har inom sin bemanning på institutionen. TA personal anställd inom forskningsprojekt bör inhämta tillstånd från ansvarig forskare innan man ansöker om semester

22 5.7 Fakultetsnämndens delegation till programansvariga 3. Utbildning Får ej delegeras Antagning, anstånd och studieuppehåll Besluta att antagen till utbildning på grundnivå och avancerad nivå får fortsätta med studier efter studieuppehåll Medge tillstånd till parallelläsning för programstudent Examina och tillgodoräknande Besluta om tillgodoräknande före (i samband med antagning) och under studierna för programstudent i samråd med berörd institution Platsantal och platsfördelning Besluta om vakanser på program ska återbesättas och hur många platser som ska fyllas Utbildningsfrågor ej reglerade i rektors delegation Besluta om programstudent som är antagen till utbildning på grund- och avancerad nivå får göra studieuppehåll 5.8 Fakultetsnämndens delegation till forskningsutskottet 3. Utbildning Får ej delegeras Utbildningsfrågor ej reglerade i rektors delegation Utse slutexaminator och biträdande slutexaminator för utbildning på forskarnivå Besluta ifall samtliga krav för licentiatexamen är uppfyllda 5.9 Fakultetsnämndens delegation till forskarutbildningskommittén 3. Utbildning Får ej delegeras Utbildningsfrågor ej reglerade i rektors delegation Fastställa kursplaner för utbildning på forskarnivå Revidera allmänna studieplaner på forskarnivå 5.10 Fakultetsnämndens delegation till prefekt Personalfrågor ej reglerade i rektors eller fakultetens delegation Avge yttrande till fakulteten i samband med docentansökan Föreslå sakkunniga i samband med docentansökan Föreslå sakkunniga i samband med ansökan om befordran till professor Anhålla om inrättande av lärartjänst vid institutionen Föreslå sakkunniga i samband med utlysande av lärartjänst (professor, universitetslektor, forskarassistent) Får ej delegeras 9) se kommentar 9) se kommentar 9) se kommentar Kommentarer: 9) Beslutas av dekanus. Prefektens förslag avges efter samråd med slutexaminator