ORGANISATIONS- OCH DELEGATIONSORDNING FÖR PERIODEN

Transkript

1 ORGANISATIONS- OCH DELEGATIONSORDNING FÖR PERIODEN Institutionen för ekologi, miljö och geovetenskap Beslut Dnr EMG Institution för ekologi, miljö och geovetenskap Umeå universitet, Umeå

2 Innehåll 1. EMG:s lednings- och rådsorganisation Utseende av prefekt, biträdande prefekter, och ordförande för institutionsråd Utseende av institutionsråd och arbetsgrupper Studeranderepresentation Ekonomiska villkor för uppdrag Beslutsprocessen Beslutsmöten, kallelser och dokumentation Institutionens dagliga ledning och administration Budgetprocess Bemanning Initiering och beredning av övriga ärenden, dokumentation och beslutsunderlag Medarbetarinflytande arbetsplatsträffar och lokal samverkan Handläggningsordning och ansvarsområden Prefektens uppdrag och ansvar enligt rektorsbeslut och kontrakt med dekanus för teknisk-naturvetenskaplig fakultet Frågor som handläggs av biträdande och ställföreträdande prefekt delegerat från prefekt Frågor som handläggs av biträdande prefekt med ansvar för arbetsmiljö och infrastruktur delegerat från prefekt Frågor som handläggs av institutionens råd Frågor som handläggs av forskningsråd (FOR) Frågor som handläggs av forskarutbildningsråd (FOUR) Frågor som handläggs av grundutbildningsråd (GUR) Frågor som handläggs av ledningsgruppen Frågor som handläggs av administrativ samordnare Frågor som handläggs inom ramen för uppdrag inom forskning och forskarutbildning Frågor som handläggs inom ramen för uppdrag inom grundutbildningen Frågor som handläggs av övriga arbetsgrupper Bilaga 1. Bemanning av ledning, råd och grupper Bilaga 2. Delegationsordning Fakultetsnämndens delegation till prefekt Fakultetsnämndens delegation till programansvariga Dekans delegation till prefekt Dekans delegation till programansvariga Dekans delegation till examinator för utbildning på forskarnivå... 20

3 Referenser till Umeå universitets delegationsordning 1. EMG:s lednings- och rådsorganisation Från den 1 augusti 2012 består EMG:s ledning av en prefekt och två biträdande prefekter. Med anledning av förändrad delegationsordning från rektor och fakultet har även EMG:s delegationsordning justerats (se länk ovan). Institutionen leds av prefekt och två biträdande prefekter, samtliga tre i fortsättningen kallade prefekter. Dessa ansvarar för institutionens dagliga ledning och har olika ansvarsområden, vilket specificeras mer i detalj i avsnitt 3. Utöver prefekterna deltar ordförandena för institutionens råd, forskningsrådet (FOR), forskarutbildningsråd (FOUR) samt grundutbildningsråd (GUR), vid beslutsmöten och i diskussioner rörande institutionens verksamhetsutveckling. Ledamöterna i råd och arbetsgrupper redovisas i Bilaga 1. Arbetsuppgifter och ärenden som handläggs av de olika råden, examinatorer, studierektor för forskarutbildning och studierektor för grundutbildning, samt av arbetsgrupperna presenteras under avsnitt 3 (handläggningsordning) samt i Bilaga 2 (delegationsordning). Prefekterna tillsammans med ordförande för FOR, FOUR och GUR utgör institutionens ledningsgrupp. Till stöd för ledningsgruppen finns nu en administrativ samordnare och ekonomisamordnare. Prefekt 2 bitr prefekt Administrativ samordnare Ekonomisamordnare GUR Grundutbildningsråd FOR Forskningsråd FOUR Forskarutbildningsråd Figur 1. EMG:s lednings- och rådsorganisation, samt institutionens ledningsstöd. 1.1 Utseende av prefekt, biträdande prefekter, och ordförande för institutionsråd Prefekt och biträdande prefekter utses av dekanus. Villkor för dessa uppdrag fastställs i kontrakt med dekanus. Ordförandena för institutionsråden utses i samråd mellan prefekt och biträdande prefekter efter samråd med dekanus och institutionens lokala samverkansgrupp (LSG). Biträdande prefekt med ansvar för arbetsmiljö- och infrastruktur är ordförande i arbetsmiljö- och miljögruppen och i datoroch utrustningsgruppen, samt ansvarar för lokalgruppen. Studierektor för forskarutbildningen är ordförande i FOUR, medan studierektor för grundutbildningen är ordförande i GUR. Mandatperioden för rådsordförande sammanfaller med institutionsledningens mandatperiod, och är för närvarande 3 år. Om ordförande för institutionsråd inte kan fullfölja sitt uppdrag hela mandatperioden utses ny ordförande. Råden har ej vice ordförande, men för ordförande finns en suppleant som deltar vid beslutsmöte när ordförande ej kan delta. 1

4 1.2 Utseende av institutionsråd och arbetsgrupper Ledamöterna i GUR, FOR och FOUR utses i samråd mellan prefekt, biträdande prefekter och respektive ordförande efter inhämtande av synpunkter från institutionens lokala samverkansgrupp. Det utses ej suppleanter till ledamöter i institutionsråd, med undantag för studeranderepresentanter som utses av Umeå naturvetar- och teknologkår (NTK). Ledamöterna i FOR ska utses så att man tillsammans täcker in institutionens bredd och djup inom forskning. FOR utser i samråd med prefekt tillfälliga projektarbetsgrupper för beredning av olika typer av ärenden. Forskarkollegiet utgörs av forskningsledarna vid institutionen. Ordförande i FOR ansvarar för att regelbundet kalla kollegiet för information och diskussioner kring aktuella forskningsutvecklingsfrågor. I FOUR ingår förutom ordförande/ studierektor även två seniora forskare och två doktorander. Ordförande för FOUR kan också efter hörande med prefekt initiera tillfälliga arbetsgrupper. Utöver FOR/FOUR finns två fasta grupperingar med särskilda uppdrag som fastslås i handläggningsordningen examinatorskollegiet och seminariegruppen. Slutexaminator, som utses av fakulteten, är ordförande i examinatorskollegiet. Övriga examinatorer för forskarutbildningen utses i samråd mellan prefekt, studierektor för forskarutbildningen och slutexaminator. Seminariegruppen utses terminsvis av prefekt efter förslag från forskarkollegiet och doktorandkollegiet. I seminariegruppen ingår för närvarande en forskarassistent/biträdande lektor (operativt ansvarig för EMG-seminarieserien) och en doktorand (operativt ansvarig för doktorandseminarieserien) samt representanter från forskarkollegiet. I GUR ingår studierektor samt representanter för de tre GU-områdena. Förutom dessa ska det vara en tydlig forskningsanknytning i GUR och det bör ingå en TA-representant med huvudsaklig bemanning inom GU-verksamheten. Som stöd till GUR tillsätts, i samråd med prefekt, tillfälliga projektgrupper för beredning av större ärenden av strategisk natur (t.ex. analysgrupper för programöversyner, dimensionering av kursutbud). Till GUR finns även en rekryteringsgrupp, vars uppdrag fastslås i handläggningsordningen. Förutom de arbetsgrupper som är knutna till GUR och FOR/FOUR finns det andra fasta arbetsgrupper (Fig. 2). Inför varje ny mandatperiod för institutionsledning och institutionsråd görs en översyn av dessa grupper och deras ansvarsområden. Revision kan även ske under löpande mandatperiod, om detta är påkallat. Utöver de fasta arbetsgrupperna kan projekt- eller utredningsgrupper med specifika uppdrag utses och beslutas av prefekt, eller som redan nämnts efter initiativ från rådsordförande. Sådan grupp kan även föreslås av institutionens medarbetare, eller av annan arbetsgrupp. För mer omfattande uppdrag fastställs projekt- eller utredningsgruppens direktiv samt bemanning av prefekt efter samverkan i LSG. 2

5 Budgetgrupp I enlighet med universitetsstyrelsens beslut fattas alla beslut vid institutionen av prefekt (Fig. 3). Beslut föregås av information till institutionens medarbetare samt lokal samverkan följt av ett protokollfört beslutsmöte. Beslut som följer denna ordning avser i första hand de frågor som omfattas av rektors, fakultetens och institutionens delegationsordning. Många frågor som avgörs av prefekt är dock av sådan art att de inte behöver omfattas av information eller samverkan eller tas upp på beslutsmöte. Detta gäller även frågor specificerade i delegationsordningen, t.ex. beviljande av tjänstledigheter och undertecknande av kontrakt. Frågor av större betydelse för institutionens verksamhet bör dock följa en tydlig beslutsprocess. Hit hör beslut om budget och bemanning och lokalutnyttjande, men även direktiv och utseende av olika typer av arbetsgrupper, samt förändrade rutiner och arbetsprocesser. Arbetsmiljöoch infrastrukturgrupp Prefekter Jämställdhets - och likabehandlingsgrupp Rekryteringsgrupp Bemanningsgrupp Seminariegrupp Kursplanegrupp Figur 2. EMG:s fasta arbetsgrupper utgör stöd till prefekt och biträdande prefekter. 1.3 Studeranderepresentation Studeranderepresentanter utses av studentkåren (NTK) i samråd med EMG:s forskarstuderande. Studenter har rätt att utse suppleant(er) om man så önskar. Följande studeranderepresentation var en överenskommelse mellan NTK och institutionsledningen inför Det ingår två forskarstuderande i FOUR och en grundutbildningsstudent i GUR. FOR har inga studeranderepresentanter. I den grupp som tillsätts för att bedöma och fördela doktorandtjänster till forskarhandledare vid EMG ingår en forskarstuderande som utses av de forskarstuderande själva. Denna får dock inte vara jävig. Vid beslutsmöten deltar två studeranderepresentanter, varav en forskarstuderande (se 2.1). Både ordförande för arbetsgrupp och NTK kan föreslå till prefekten att det bör ingå student i fast eller tillfällig arbetsgrupp. 1.4 Ekonomiska villkor för uppdrag För ordförande i råd utgår arvode som fastställs av prefekt i samråd med dekanus. Övriga villkor såsom nedsättning i tjänst för uppdrag som ordförande eller ledamot i råd eller arbetsgrupp fastställs av prefekt i samband med beslut om internbudget och bemanning. 2. Beslutsprocessen 3

6 Förslag till beslut från FOR, FOUR eller GUR Förslag till beslut från examinato rskollegiet Förslag till beslut från arbetsgrupp Samverkan inför beslutsmöte i lokala samverkansgruppen, LSG Prefekt Beslutsmöte Rapporter, meddelanden och information Föredragning av ärenden LSG-gruppens synpunkter Diskussion Prefekt fattar beslut Figur 3. Beslutsprocessen. Ärenden processas och förslag till beslut tas fram av råd, fasta eller tillfälliga arbetsgrupper, eller examinatorskollegiet. Inför samverkan och beslut vid beslutsmöte ska underlag delges institutionens medarbetare via emg-info (institutionens utsändningslista). Vid arbetsplatsträff ges muntlig information samt tillfälle att diskutera förslag till beslut. 2.1 Beslutsmöten, kallelser och dokumentation Beslutsmöten hålls tre till fyra gånger per termin. Vid beslutsmöte deltar prefekt, biträdande prefekter, ordförandena i FOR, FOUR och GUR, två studeranderepresentanter varav en forskarstuderande, samt en mötessekreterare. Om ordförande har förhinder deltar ordförandens personliga suppleant. Ordförande i examinatorskollegiet eller i arbetsgrupp deltar i förekommande fall vid beslutsmöte som föredragande inför beslut eller avrapportering av uppdrag. Kallelse med dagordning delges elektroniskt till institutionens medarbetare via emg-info senast tre arbetsdagar före beslutsmöte. Till kallelsen bifogas beslutsunderlag för mer omfattande ärenden. Personaladministratör ansvarar för protokollsunderlag för anställningsärenden. Övriga ärenden och beslutsmötet protokollförs av mötessekreterare. Prefekt attesterar protokollet. Studenter har rätt att få avvikande mening protokollförd och reservera sig mot beslut. Motivering till reservation ska inges senast en vecka efter beslutsmötet. 2.2 Institutionens dagliga ledning och administration Prefekt och de två biträdande prefekterna kan fatta beslut mellan beslutsmöten i de ärenden/frågor som ingår i deras respektive ansvarsområden, förutsatt att samverkan inte behöver ske. Sådana beslut fattas i närvaro av annan prefekt eller administratör, diarieförs och noteras i beslutsbilagan till nästkommande beslutsmöte. Kanslimöten hålls varje måndag för att ge administratörerna möjlighet att gå igenom aktuella ärenden med prefekten. Institutionens personaladministratör är sammankallande. Deltagare vid kanslimöte bestäms av vilka ärenden som ska avhandlas. En gång per månad deltar alla prefekter, personaladministratör och ekonomiadministratörer för genomgång av senaste lönekörning. Den löpande ekonomi-, personal- och studieadministrationen sköts av ett 10-tal personer vilka utgör stöd för institutionsledningen, EMG:s anställda och våra studenter, samt säkerställer en god myndighetsutövning (Fig. 4). 4

7 Studieadministration Studievägledning Bemannings administration Personaladministration Ekonomiadministration Intern och extern information Administrativ samordnare Institutionsledning, anställda och studenter Datortekniker, laborativt och annat tekniskt stöd Figur 4. Institutionens löpande funktion kräver ett professionellt tekniskt och administrativt stöd, något som sköts av 13 anställda motsvarande ca 10 heltidstjänster. 2.3 Budgetprocess Analys och diskussion av de ekonomiska ramarna för institutionens verksamhet sker löpande i prefektgruppen, samt tillsammans med ekonomisamordnare och ordförande för FOR, FOUR och GUR. Inför upprättande av nästkommande års budget ansvarar biträdande prefekter för att ta fram underlag för sina respektive verksamhetsområden. Ordförandena i institutionens råd tar fram förslag på strategiska satsningar inom sina respektive verksamhetsområden. Ordförande i arbetsgrupper tar fram underlag för sina respektive verksamhetsområden. Ekonomisamordnare tar fram beslutsunderlag ur ekonomisystemet (Raindance). Bemanningssamordnare, i samråd med studierektor för grundutbildningen, tar fram och sammanställer underlag ur det personaladministrativa systemet (Primula) och BPS (BemanningsPlaneringsSystemet). Studierektor för forskarutbildningen bistår med att ta fram prognos för redan intecknade doktorandkostnader. De framtagna budgetunderlagen tillsammans med ekonomiska ramar beslutade på central nivå (universitetsstyrelse, fakultetsnämnd) utgör underlag för en budgetanalys i vilken institutionens ledningsgrupp samt ekonomisamordnare medverkar, varefter förslag till budgetbeslut presenteras vid arbetsplatsträff, samverkas och därefter fastställs på beslutsmöte. Institutionens budget för det kommande verksamhetsåret ska vara beslutad i december. Studenter har insyn i budgetprocessen via de råd de ingår i samt vid beslutsmöten. Prefekt har det övergripande ansvaret. 2.4 Bemanning Prefekt, studierektor och bemanningssamordnare utgör bemanningsgrupp och ansvarar för personalens bemanning inom grundutbildning, forskning, arbetsgrupper eller råd, samt andra gemensamma uppdrag. Två doktorander (doktorandbemannare) bistår med samordning av undervisningsbemanning för doktorandkollektivet. Kursansvariga lärare inom grundutbildningen lämnar in bemanningsönskemål till bemanningssamordnaren inför kommande år i oktober/november året innan. Bemanningen avstäms kvartalsvis i större detalj, men även vid månatlig genomgång av lönekontering av samtlig personal. Prefekten har det övergripande ansvaret för all grundutbildningsbemanning och är sammankallande i bemanningsgruppen. Ekonomisamordnare inhämtar underlag från professorer, forskande universitetslektorer, forskarassistenter och forskningsgruppledare om egen och gruppmedlemmars lönekontering, inför nästkommande års budget men med möjlighet att justera under året. Lönekontering för alla som ersätts med medel från projektkonton på EMG kontrolleras varje månad. I de fall forskare eller 5

8 kursansvariga lärare vill ersätta ej-emg-anställd personal för utfört arbete måste det finnas en beviljad ansökan för detta innan arbetet utförs. En blankett för detta finns på hemsidan; Initiering och beredning av övriga ärenden, dokumentation och beslutsunderlag Institutionsråd och arbetsgrupper bereder de ärenden som faller inom deras respektive ansvarsområde. Rutiner för mötesfrekvens, kallelser, dagordningar och protokoll från dessa organ överenskommes med prefekt. Ordförande för råd och grupper beslutar, i samråd med prefekt, rutiner för hur beslutsunderlag tas fram och dokumenteras. Förutom i frågor som regleras av delegations- och handläggningsordning kan förslag på förändringar av betydelse för institutionens verksamhet, strategiska arbete och/eller ekonomi när som helst initieras av institutionsledning, institutionsråd, arbetsgrupp, enskild medarbetare, eller student knuten till institutionen. Prefekt avgör om och hur sådana förslag ska utredas vidare, samt beslutar om tidsplan och handläggningsordning, som fastställs vid beslutsmöte där även ansvarig(a) utses (se även avsnitt 1.3). 2.6 Medarbetarinflytande arbetsplatsträffar och lokal samverkan I enlighet med lokalt kollektivavtal för samverkan vid Umeå universitet föregås beslutsmöte av lokal samverkan (Fig. 3, 5). I den lokala samverkansgruppen (LSG) ingår prefekt, lokala företrädare för arbetstagarorganisationerna, arbetsmiljöombud och lika villkorsföreträdare. LSG samlas före och i nära anslutning till beslutsmöte. Kallelse till LSG utgår separat med samma dagordning som för beslutsmöte. Beslut mellan ordinarie LSG och beslutsmöte meddelas i särskilt underlag inför LSG och beslutsmöte. I de fall beslut mellan mötena kräver samverkan sker denna på sätt som överenskommits mellan parterna. EMG:s medarbetare har möjlighet att föra fram sina synpunkter på föreslagna beslut till LSG-gruppen på några olika sätt. Via träffar i mindre grupper: För grundutbildningsfrågor har institutionen organiserat ett GU-fika varje måndag under vår- och hösttermin kl Där är det bland annat möjligt att ta upp aktuella ärenden som ska beslutas, eller föreslå frågor man borde utreda, eller ta upp problem som bör åtgärdas. TA-gruppen träffas direkt efter arbetsplatsträffen där bl.a. frågor inför nästa beslutsmöte diskuteras. Forskarna kan utnyttja möten i forskarkollegiet (FOR) på liknande sätt, och postdoktorerna har möjlighet att organisera sig i en egen grupp, liksom doktorander och studenterna via studentkåren. De senare grupperna, doktorander och studenter, innehar en särställning eftersom de även har egna representanter på beslutsmötena (se tidigare avsnitt i texten). De frågor och förslag som kommer upp vid dessa möten kan sedan slussas vidare till dem som företräder institutionens medarbetare i LSG-gruppen. Som enskild medarbetare: Enskilda medarbetare har också möjlighet att vända sig direkt till någon i LSG-gruppen för att ge sina synpunkter på förslag till beslut, eller andra frågor man vill väcka, vilket redan nämnts i texten. Vid arbetsplatsträff: Arbetsplatsträffar vid EMG hålls tre till fyra gånger per termin inför LSG- och beslutsmöte. 6

9 Dagordning och underlag till EMG-info Prefekt och ledningsgrupp sammanställer förslag till beslut Förslag från råd, grupper, examinatorer GU-fika TA-fika Postdoktorer Forskare Doktorander Studenter Samverkan inför beslutsmöte i lokala samverkansgruppen, LSG Prefekt Beslutsmöte Figur 5. Medarbetarinflytande vid EMG. 3. Handläggningsordning och ansvarsområden I nedanstående sammanställning listas de övergripande frågor som handläggs av prefekt, biträdande prefekt, administrativ samordnare, institutionsråd eller arbetsgrupp, samt för vissa uppdrag inom grund- eller forskarutbildning. 3.1 Prefektens uppdrag och ansvar enligt rektorsbeslut och kontrakt med dekanus för teknisk-naturvetenskaplig fakultet Förmedla de grundläggande värden, visioner och strategier som universitetet och statsförvaltningen står för Ha ansvar för den dagliga ledningen av institutionen Ha övergripande ansvar för utbildning och forskning vid institutionen Ha övergripande ansvar för samverkan med omgivande samhälle Vara personalchef för all personal vid institutionen Ha arbetsmiljöansvar för all personal och alla studenter vid institutionen Ha ekonomiskt ansvar för hela verksamheten Fatta beslut i alla löpande och operativa ärenden som inte har delegerats Ge förutsättningar för ett aktivt medarbetarskap och ansvarstagande Utveckla samverkan och arbetsformer Respektfullt samarbeta med lokala fackliga företrädare 3.2 Frågor som handläggs av biträdande och ställföreträdande prefekt delegerat från prefekt Ersätta prefekt i prefektens frånvaro Ha övergripande ansvar för institutionens forskning och forskarutbildning Ingå i ledningsgruppen Ingå i bemanningsgruppen Bistå prefekten i budgetarbetet Bistå prefekten i personalfrågor Delta vid LSG-möten och föredra ärenden inom ansvarsområdet Delta vid beslutsmöten och föredra ärenden inom ansvarsområdet 7

10 3.3 Frågor som handläggs av biträdande prefekt med ansvar för arbetsmiljö och infrastruktur delegerat från prefekt Ha arbetsmiljöansvar för personal och studenter och vara ordförande i arbetsmiljö- och miljögruppen Vara institutionens kontaktperson i arbetsmiljö- och lokalfrågor Ha ansvar för infrastruktur och vara ordförande i infrastrukturgruppen Vara arbetsledare för datorteknikerna Vara ansvarig för jämställdhets- och likavillkorsarbete Delta vid LSG-möten och föredra ärenden inom ansvarsområdet Delta vid beslutsmöten och föredra ärenden inom ansvarsområdet Vara kontaktperson för djurskyddsansvarig Ingå i ledningsgruppen Ingå i bemanningsgruppen 3.4 Frågor som handläggs av institutionens råd Frågor som handläggs av forskningsråd (FOR) Forskningsrådet bereder och diskuterar ärenden av betydelse för institutionens kort- och långsiktiga forskningsutveckling i samråd med den biträdande prefekten med ansvar för forskningsfrågor. Rådet tar fram, bereder och/eller analyserar underlag för: verksamhets- och aktivitetsplan för EMG:s forskning gemensamma ansökningar avseende forskningsutlysningar från fakultet och/eller rektor gemensamma ansökningar för utrustning och/eller annan infrastruktur budgetäskanden från forskning gemensamt som ställs till prefekt omfattning och bemanning av gemensam personal omfattning och nyttjande av andra gemensamma resurser fördelning av gemensamma medel, efter ansöknings- och granskningsförfarande, till enskilda forskare eller forskargrupperingar vid institutionen nomineringar till priser, stipendier, hedersdoktorer o. dyl. förslag på sakkunniga i tjänste- och docentärenden Frågor som handläggs av forskarutbildningsråd (FOUR) Forskarutbildningsrådet bereder och diskuterar ärenden av betydelse för institutionens forskarutbildning i samråd med den biträdande prefekten med ansvar för forskarutbildningen. Rådet har också ett övergripande ansvar för kvalitetssäkring av forskarutbildningen tillsammans med slutexaminator, ämnesexaminatorer och studierektor för forskarutbildningen. Rådet tar fram, bereder och/eller analyserar underlag för: verksamhets- och utvecklingsplan för EMG:s forskarutbildning konkreta åtgärder för kvalitetssäkring kursutbud, kursutveckling och litteraturlistor inom forskarutbildningen introduktionskurs för nya doktorander budgetäskanden för forskarutbildningen som ställs till prefekt utnämning av uppföljningsgrupp för nyantagna doktorander 8

11 3.4.3 Frågor som handläggs av grundutbildningsråd (GUR) Grundutbildningsrådet bereder och diskuterar ärenden av betydelse för institutionens kort- och långsiktiga grundutbildningsutveckling och har det övergripande ansvaret för dess kvalitetssäkring, det senare tillsammans med programansvariga, studierektor och kursexaminatorer. Rådet tar fram, bereder och/eller analyserar underlag för: verksamhets- och utvecklingsplan för EMG:s grundutbildning konkreta åtgärder för kvalitetssäkring kursutbud och kursutveckling inom grundutbildningen prioritering och samordning av ansökningar från EMG avseende grundutbildningsutlysningar från fakultet och/eller rektor förslag om bemanning av utvecklings- och kvalitetsprojekt efter samråd med projektansvarig budgetäskande för GU-gemensamma kostnader som ställs till prefekt doktoranders tjänstgöring inom grundutbildning behov av nyrekrytering av lärare lärares tjänstgöring för kurser inom forskarutbildningen, efter förslag från studierektor för forskarutbildningen 3.5 Frågor som handläggs av ledningsgruppen Ledningsgruppen bereder och diskuterar ärenden av betydelse för institutionens kort- och långsiktiga utveckling och har det övergripande ansvaret för kvalitetssäkring av institutionens kärnverksamhet, vilket inkluderar underlag och analyser av: internbudget för gemensamma kostnader ramar för stödverksamhetens kostnader uttaxering av gem-kostnader och principer för medfinansiering de ekonomiska förutsättningarna för bemanning i grund- och forskarutbildning ekonomiskt utrymme för nya doktorandbefattningar ekonomiskt utrymme för nyrekryteringar av lärare och övrig personal arbetsbrist som följd av medelsbrist eller verksamhetsförändringar budgetäskanden från arbetsgrupper och tjänstemän 3.6 Frågor som handläggs av administrativ samordnare Bistå prefekt med att ta emot, prioritera, analysera, sammanställa och vidarebefordra information, såväl elektronisk som annan information, till, från och inom institutionen Bistå prefekt och biträdande prefekter med upprättande och uppdatering av planer och styrdokument Bistå prefekt och biträdande prefekter med verksamhetsplanering och verksamhetsanalyser samt föreslå förändringar och förbättringar i planerings- och analysarbetet Planera och genomföra administrativa utredningar samt analyser och uppföljningar Ingå i ledningsgruppen Bistå prefekt och biträdande prefekter med det dagliga arbetet och löpande ärenden (t ex kalenderkontroll, ärendekontroll och deadlines) I övrigt planera, samordna och följa upp administration samt utveckla rutiner Vid arbetsanhopning delta i övrig institutionsadministration inom personal- ekonomi-, studie- samt informationsadministration 9

12 3.7 Frågor som handläggs inom ramen för uppdrag inom forskning och forskarutbildning Prefekt beslutar om antagning av doktorand utser handledare och biträdande handledare för varje doktorand beslutar om byte av handledare introducerar nya doktorander till forskarutbildningen Ordförande i forskningsrådet (FOR) leder forskningsrådets arbete kallar till och leder möten med forskarkollegiet utser, i samråd med prefekt och biträdande prefekt, ledamöter i tillfälliga beredningsgrupper är ledamot i ledningsgruppen utser, i samråd med biträdande prefekt, seminarieansvarig Studierektor för forskarutbildningen bereder ärenden om antagning till forskarutbildning kvalitetssäkrar den individuella studieplanen fastställer de årliga uppföljningarna av de individuella studieplanerna hanterar remisser och andra uppdrag som rör forskarutbildning informerar om fakultetens obligatoriska kursutbud samordnar institutionens forskarutbildningskurser informerar om lokala och nationella regelverk för utbildning på forskarnivå ordnar årliga doktorandträffar är ordförande i FOUR och leder FOUR:s arbete är ledamot i ledningsgruppen utser, i samråd med prefekt och biträdande prefekt, ledamöter i FOUR förutom studeranderepresentanter föreslår huvudhandledare, biträdande handledare och examinator för forskarstuderande bistår prefekt i ärenden som gäller byte av handledare reviderar, tillsammans med forskarutbildningsrådet, utbudet av kurser och litteratur i forskarutbildningen föreslår, tillsammans med examinator och biträdande examinatorer, revidering av studieplan för forskarutbildning bistår prefekt med förslag på biträdande examinatorer i forskarutbildningen Examinator Examinator utses av fakultetsnämndens forskningsutskott och ansvarar för fakultetens kvalitetssäkring av forskarutbildningen. Vid EMG tilldelas examinator ytterligare uppgifter för att bistå prefekt med underlag till beslut eller förslag till fakulteten. Examinator ansvarar för att: besluta om tillgodoräknande av kurs(-er) som studenten tagit innan antagning som doktorand (bör ske i samband med antagning till forskarutbildning) bereda ärenden gällande tillgodoräknande av andra året från masterexamen för att beslutas av dekan 10

13 besluta om tillgodoräknande av samtliga kurser eller motsvarande som läses och examineras vid annat lärosäte än vid Umeå universitet godkänna kurser som skall ingå i forskarutbildningen genom att underteckna arkivlistor från Ladok godkänna och besluta om att alla kurser är klara genom undertecknande av arkivlistan för Ladok Inför disputation el licentiatseminarium: avge en rekommendation om huruvida doktoranden är redo för disputationen. I detta ingår att bedöma de nationella examensmålen. Denna rekommendation delges dekan. efter samråd med huvudhandledaren föreslå ordförande, opponent och betygsnämnd till dekan Efter disputation el licentiatexamen: besluta om betyg för licentiatavhandling efter förslag från betygsnämnd baserat på undertecknat godkänt beslutsprotokoll underteckna arkivlistan godkänd doktorsavhandling/licentiatuppsats för Ladok-registrering är ordförande i examinatorskollegiet och leder examinatorskollegiets arbete reviderar, tillsammans med forskarutbildningsrådet, utbudet av obligatoriska kurser och litteratur i forskarutbildningen föreslår, tillsammans med biträdande examinator och studierektor, revidering av studieplan för forskarutbildning bistår prefekt med förslag på examinatorer i forskarutbildningen bistår prefekt med förslag på sakkunniga i befordrings- och andra tjänsteärenden Biträdande examinatorer i forskarutbildningen Vid EMG utser vi ämneskunniga biträdande examinatorer som har ett ansvar för forskarutbildningens innehåll, kvalitet och utveckling genom att bland annat kvalitetssäkra de individuella studieplanerna ta del av planering och upprättande av de individuella studieplanerna bistå examinator vid tillgodoräknande när kurs/utbildning (eller del därav) ersätter en kurs (eller del därav) som är obligatorisk enligt den allmänna studieplanen bistå examinator vid godkännande av kurser som skall ingå i forskarutbildningen bistå examinator vid tillgodoräknande av samtliga kurser eller motsvarande som läses och examineras vid annat lärosäte än vid Umeå universitet bistår examinator med förslag på opponent och betygsnämnd inför disputation för doktorsexamen bistår prefekt i ärenden som gäller byte av handledare reviderar, tillsammans med forskarutbildningsrådet, utbudet av obligatoriska kurser och litteratur i forskarutbildningen föreslår, tillsammans med studierektor och examinator, revidering av studieplan för forskarutbildning bistår prefekt och examinator med förslag på sakkunniggranskare i olika sammanhang Examinatorskollegiet gör årligen en uppföljning av halvtidsseminarierna 11

14 Seminarieansvarig ansvarar för institutionens olika seminarieserier 3.8 Frågor som handläggs inom ramen för uppdrag inom grundutbildningen Studierektor för EMG:s grundutbildning har huvudansvaret för kvaliteten i EMG:s grundutbildning, genom att: - identifiera utvecklingsprojekt inom grundutbildningen - ansvara för att till berörda vidarebefordra beslut och information som rör grundutbildningen - samordna arbetet med framtagande och revidering av kursplaner i grundutbildningen - har ett övergripande ansvar att se till att aktuell och korrekt information som berör grundutbildning presenteras på institutionens hemsidor - ansvara för regelbundna lärarkontakter och lärarmöten inom hela kollegiet vid EMG - ansvara för att identifiera administrativa GU-problem samt föreslå åtgärder för att lösa dem leder, tillsammans med prefekt, det dagliga arbetet med grundutbildningen ingår i grundutbildningsrådet (GUR) är EMG:s kontaktperson i GU-frågor ansvarar för övriga studierektorsfunktioner som regleras i universitetets handläggningsordningar Till stöd för arbetet kan projektgrupper tillsättas vid behov för att bereda större ärenden av strategisk natur. Studievägledare informera studenter om institutionens kurser inför varje ansökningstillfälle bistå studierektor vid handläggning av utlandsstudier och tillgodoräkningsärenden informera om, handlägga och rapportera tillgodoräkningsärenden gällande studier vid andra universitet och högskolor administrera utskick, behörighetskontroll, programgruppshantering, studieuppehåll och studieavbrott av programstudenter administrera utskick och behörighetskontroll av kursstudenter ansvara för statistik över ansöknings-, antagnings- och registreringsantal tillgodose studenternas behov av intyg gällande studieregistreringar och resultat informera och tillhandahålla vederbörlig information vid anhållan om dispenser samt examina i samråd med programansvarig och studierektor ansvara för produktion av informationsmaterial om institutionens studentrelaterade verksamhet i samråd med programansvarig ta initiativ till och medverka i rekryteringsprojekt vid institutionen kontaktperson för studentinformations- och rekryteringsfrågor gentemot fakulteten och universitetet centralt Programansvariga Liksom examinator utses programansvariga för kandidatprogram av fakulteten, och deras uppdrag styrs av fakultetens delegationsordning. Vid EMG får programansvariga dessutom i uppgift att samråda med studievägledare i flera frågor (se ovan). 12

15 Kursansvariga, kursexaminatorer En detaljerad beskrivning av de uppgifter och ansvar som kursansvariga har finns i dokumentet Arbetsuppgifter för kursansvariga inom EMG ( Studierektor ansvarar för att följa upp kursansvariguppgifter. Övergripande ansvar har prefekt ansvarig för grundutbildning. Doktorandbemannare Doktorandbemannarna har ett specifikt uppdrag att samordna doktoranders undervisningsuppdrag. Doktorandbemannarna tar fram och reviderar det årliga underlaget för bemanning av doktorander i grundutbildning. Arbetet med doktorandbemanning sker i samråd med kursansvariga och bemanningsgrupp. Rekryteringsgruppen föreslår rekryterings- och marknadsföringsprojekt för EMG:s utbildningar samordnar rekryteringsarbetet inom institutionen håller sig informerad om rekryteringsarbetet på fakultets- och universitetsnivå 3.9 Frågor som handläggs av övriga arbetsgrupper Bemanningsgruppen upprättar årligen och reviderar kontinuerligt institutionens bemanningsplan ansvarar för att informera lärare om deras bemanning, kursansvariga om bemanning och kurstilldelning, samt uppföljning av detta Arbetsmiljö- och infrastrukturgruppen Inom arbetsmiljöområdet skall gruppen: behandla SAM, systematiskt arbetsmiljöarbete, där exempelvis årliga arbetsmiljöronder och brandskyddsronder ingår samt andra arbetsmiljörelaterade aktiviteter. hantera institutionens arbetsmiljöplan samt säkerhetsföreskrifter så att dokumenten hålls uppdaterade. ta initiativ till analys av EMG:s resultat i de återkommande medarbetarenkäterna på Umeå universitet. Inom området infrastruktur ryms institutionens IT-verksamhet och där ingår: inköp och underhåll av IT-utrustning, till exempel datorer, servrar och backup-system. diskussion om behovet av och framtagandet av policys eller styrdokument gällande infrastruktur. planering och inköp av övrig utrustning till grundutbildning och forskning. diskussion kring nyttjandet av institutionens olika lokaler. Arbetsgrupp för lika villkor tar fram och reviderar EMG:s aktiviteter inom jämställdhets- och likavillkorsområdet, vilka är integrerade i institutionens verksamhetsplan föreslår åtgärder för att implementera universitetets arbete med jämställdhets- och likavillkorsfrågor ordförande i jämställdhets- och likavillkorsgruppen är jämställdhetsombud och ingår i den lokala samverkansgruppen (LSG) 13

16 Bilaga 1. Bemanning av ledning, råd och grupper Bemanning av ledning, råd och arbetsgrupper sammanfattas nedan. Informationen finns även på institutionens hemsida Ledningsgrupp Tom Korsman, prefekt Jon Moen, bitr. och ställföreträdande prefekt Kerstin Abbing, biträdande prefekt Ingrid Forsmark, adm. samordnare Richard Bindler, ordf. FOR Christer Nilsson, ordf. FOUR Rolf Zale, ordf. GUR Beslutsmöten - BM Tom Korsman, ordförande Marianne Nilsson, sekreterare Jon Moen Kerstin Abbing Richard Bindler Christer Nilsson Rolf Zale Erik Myrstener, FO-stud Dagmar Egelkraut, FO-stud GU-stud. - vakant Lokal samverkansgrupp - LSG: Tom Korsman, ordförande Marianne Nilsson, sekreterare Jon Moen, stf. prefekt Kerstin Abbing, bitr. prefekt Barbara Giles, SACO Marie Kårebrand, OFR-S Carola Sjögren, arbetsmiljöombud Caroline Blomquist, lika villkor Bemanningsgrupp Prefekterna Rolf Zale, studierektor Joanna Jonsson, bemanningssamordnare Doktorandbemannare Junwen Guo Svetlana Serikova Forskningsråd: FOR Richard Bindler, ordförande iao-ru Wang Jonatan Klaminder Johan Olofsson Forskarutbildningsråd: FOUR Christer Nilsson, ordförande och studierektor Ryan Sponseller Ann-Kristin Bergström Johan Fahlman, FO-stud. Yyy, FO-stud. Grundutbildningsråd: GUR Rolf Zale, ordförande Marianne Nilsson, sekreterare Åsa Berglund, Ann-Kristin Bergström, Christian Bigler, Ulla Carlsson-Granér, Bent Christensen, Hans Ivarsson, Johan Olofsson 2 GU-studenter Seminarieansvarig: Danny Lau, ordförande Mehdi Cherif Annelie Lagesson, doktorandseminarier Examinatorskollegium: Sebastian Diehl, ordförande, slutexaminator Christer Nilsson, biträdande slutexaminator Jan Karlsson, naturgeografi Richard Bindler, miljövetenskap iao-ru Wang, ekologi Göran Englund, ekologi Agneta Andersson, ekologi Rekryteringsgrupp: Hans Ivarsson, ordförande Maria Karlsson Christian Bigler Bent Christensen Arbetsmiljö- och infrastrukturgrupp: Kerstin Abbing, ordförande Marianne Nilsson, sekreterare Ingrid Forsmark, adm. samordnare Birgitta-Malm Renöfält, forskare Lars-Inge Karlsson, datortekniker Andreas Sjöström, datortekniker Joanna Jonsson, arbetsmiljöombud Carin Olofsson, suppleant arbetsmiljöombud Anders Jonsson, brandskyddsansvarig, FOutrustning Elisabet Carlborg, webbansvarig Mårten Söderqvist, GU-utrustning Johan Lidman, FO-stud. 2 GU-stud. Djurskyddsansvarig Pär Byström Arbetsgrupp för lika villkor: Caroline Blomquist, ordförande Marianne Nilsson Maria Myrstener, FO-stud. 14

17 Bilaga 2. Delegationsordning EMG:s delegationsordning är upprättad utifrån den delegationsordning som gäller vid Umeå universitet och teknisk-naturvetenskaplig fakultet (se länkar till dessa dokument på sid 2). Delegation ges från en beslutande nivå till nästa. I enlighet med att prefekt fattar alla beslut vid en institution kan en del beslut ej delegeras vidare. Däremot kan handläggning och beredning vidaredelegeras, vilket framgår av den föregående handläggningsordningen. Det finns även frågor som beslutas av fakulteten som kräver handläggning på institutionsnivån. I nedanstående sammanställning finns även sådana delar ur fakultetens delegationsordning med. Delegation som markeras med kryss kan inte delegeras vidare och har beslutats på rektors- och fakultetsnivåerna. Samtliga formuleringar är direkt hämtade ur rektors respektive fakultetens delegationsordning. Numrerad delegation avser numrering i rektors delegation. Onumrerad delegation markerad med TekNat avser delegation som inte finns i rektors delegation, men som teknisk-naturvetenskaplig fakultet har lagt till i sin delegation. Numrering följer fakultetens delegationsordningsdokument A.3 Fakultetsnämndens delegation till prefekt 2. Ekonomi och avtal Får ej delegeras Fastställa verksamhetsplan och verksamhetsberättelse för institutionen Fastställa institutionsbudget Fastställa bokslut för institutionen Besluta om åtgärder vid över- eller underskott vid institutionen 3. Utbildning Får ej delegeras Inrättande av utbildning Fastställa kursutbud för institution (inrättade kurser) (får ej delegeras längre än till biträdande/ställföreträdande prefekt) Platsantal och platsfördelning Fastställa antal platser på kurs inom givna budgetramar (får ej delegeras längre än till biträdande/ställföreträdande prefekt) Prov, examination och betyg Besluta om riktlinjer för anordnande av undervisning och prov Utbildningsfrågor ej reglerade i rektors delegation Besluta om undantag för enskild sökande från kravet på grundläggande behörighet till utbildning på forskarnivå om det finns särskilda skäl (HF 7:39, får ej delegeras vidare längre än till biträdande/ställföreträdande prefekt) 15

18 4. Organisation och förvaltning m m Får ej delegeras Lokaler Besluta om riktlinjer för dispositionen av lokaler som hyrs av institution eller enhet inom ramen för internhyressystemet, dock med undantag av lokaler och materiel som sjukvårdshuvudman tillhandahåller Organisations- och förvaltningsfrågor ej reglerade i rektors delegation Besluta om kvalitetssystem på institutionen 5. Personal Personalfrågor ej reglerade i rektors delegation Besluta om arvode till fakultetsopponent A.9 Fakultetsnämndens delegation till programansvariga 3. Utbildning Får ej delegeras Platsantal och platsfördelning Besluta om vakanser på program ska återbesättas, och hur många platser som ska fyllas B.3 Dekans delegation till prefekt 2. Ekonomi och avtal Får ej delegeras Externfinansierad verksamhet Avtal avseende forskning och uppdragsutbildning Bidragsavtal Underteckna bidragsavtal inom fakulteten med statliga, kommunala och mellanstatliga myndigheter samt organisationer och stiftelser, utan begränsning av bidragsbeloppets storlek. Observera att om bidragsgivaren är ett företag gäller p Uppdrags- och samarbetsavtal Underteckna uppdrags- och samarbetsavtal inom fakulteten där universitets ekonomiska andel sammantaget understiger 3 mkr. Observera begränsning i denna delegation ovanrektor p Sekretessavtal/NDA, LoI/MoU, Material transfer agreement (MTA) Underteckna sekretessavtal/nda. Observera begränsning i denna delegation under Underteckna MTA 16

19 2.3.3 Beslut om ekonomiska transaktioner Utbetalnings-/bokföringsorder Teckna utbetalnings-/bokföringsorder för institutioner/enheter inom fakulteten Delegeras längst till stf/bitr prefekt Besluta om medfinansiering på institutionsgemensam nivå Upphandling/inköp Beställa varor och tjänster inom ramen för budget genom avrop från ramavtal Besluta om direktupphandling av varor och tjänster i samråd med upphandlingsansvarig vid universitetsledningens kansli, under förutsättning att direktupphandling får ske och att dokumentationskravet uppfylls Besluta om att genomföra upphandling inom ramen för budget i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli Fatta tilldelningsbeslut för upphandling i samråd med upphandlingsansvarig vid Universitetsledningens kansli, samt teckna därpå följande avtal, med kontraktsvärde understigande tröskelvärdet 3. Utbildning Antagning, anstånd och studieuppehåll Medge tillstånd till parallelläsning för student som läser fristående kurser Delegeras längst till studierektor Prov, examination och betyg Utse examinator vid utbildning på grund- och avancerad nivå Delegeras längst till bitr/stf prefekt Utbildning på forskarnivå Besluta om antagning till utbildning på forskarnivå med doktorsexamen som slutmål Fastställa tid och plats för disputation (efter samråd med fakultetskansliet) Medge undantag från elektronisk publicering av doktorsavhandling då upphovsrättsliga skäl föreligger Delegeras längst till bitr/stf prefekt Utse huvudhandledare och biträdande handledare Besluta om byte av handledare efter doktorands begäran Besluta vid särskilda skäl enligt HF, om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer eller studentorganisationer på institutionsnivå Besluta vid särskilda skäl enligt HF, om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av sjukdom, tjänstgöring inom totalförsvaret och föräldraledighet 17

20 Besluta om förlängning av anställning som doktorand eller tid med utbildningsbidrag till följd av vård av sjukt barn Fastställa och följa upp individuell studieplan Underteckna avtal med andra lärosäten och aktörer när extern handledning anlitas Underteckna avtal med annan arbetsgivare kring frågor om rättigheter och finansiering i de fall doktorand inom ramen för extern anställning bedriver utbildning på forskarnivå 4. Organisation och förvaltning m m Organisations- och förvaltningsfrågor ej reglerade i rektors delegation 4. Organisation och förvaltning m m Anmälningar/tillstånd vid forskning För forskningshuvudmannens (Umeå universitet) räkning underteckna ansökan till den regionala etikprövningsnämnden i Umeå om etikprövning av forskning som avser människor Besluta om riktlinjer för organisation av arbetet vid institution 5. Personal Anställning Besluta om utlysning av befattningar i enlighet med anställningsordning: postdoktor samt teknisk administrativ personal Besluta om att anställa universitetsadjunkt och postdoktor i enlighet med anställningsordning Besluta om anställning som doktorand Besluta om anställning av teknisk och administrativ personal vid institution Besluta om arbetsmarknadspolitisk anställning efter genomförd samverkan i universitetets centrala samverkansgrupp (CSG) Besluta att avbryta en rekrytering av teknisk och administrativ personal, adjunkter, postdoktorer och doktorander Uppdrag Utse studierektor vid institution Lön och övriga anställningsvillkor Besluta om ny lön vid lönerevision för professor, adjungerad professor och gästprofessor Besluta om ny lön vid lönerevision för lärare Besluta om lön för doktorander enligt doktorandavtalet Besluta om ny lön vid lönerevision för teknisk och administrativ personal Besluta om närvaroskyldighet på arbetsplatsen för lärare, doktorander samt teknisk/administrativ personal vid institution (i enlighet med lokala arbetstidsavtal) 18

21 Besluta om arvoden upp till 2 månader eller som understiger två basbelopp/år Besluta om lönetillägg kortare tid än två månader Ledigheter Besluta om rätt till ledighet för institutionens personal i enlighet med lag och avtal Besluta om skälighetsledigheter som är 6 månader eller kortare för institutionens personal Anställnings upphörande (varsel, uppsägning) Besluta om skiljande från provanställning vid eller före prövotidens utgång för anställningar som prefekt beslutar om Besluta om besked och varsel med anledning av att tidsbegränsad anställning enligt LAS och HF upphör vid institution Besluta om anställds egen begäran om uppsägning (undantaget de anställningar rektor beslutar om) Arbetsmiljö, brand och strålskydd Fullgöra de uppgifter som framgår av arbetsmiljölagstiftningen, brandskyddslagstiftningen, strålskyddslagstiftningen, andra föreskrifter, det lokala samverkansavtalet och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen gällande respektive område Kommentar: Mallar för delegering av arbetsuppgifter finns i regeldokumentet, se rektorsbeslut (FS ), AML Miljöledning och miljöskydd Fullgöra de uppdrag som framgår av förordning om miljöledningsansvar 2009:907, andra föreskrifter och den av rektor beslutade uppgiftsfördelningen i det systematiska miljöledningsarbetet Kommentar: Prefekt har visst direkt ansvar enligt rektorsbeslut Avseende miljöskydd har ansvar för yttre och inre miljö enligt miljöbalken 1998:808 delegerats direkt från rektor till prefekt/motsvarande enligt beslut Dnr: UmU Personalfrågor ej reglerade i rektors delegation Besluta om riktlinjer för bemanningsplanering och fastställa bemanningsplan vid institution (får ej delegeras längre än till biträdande/ställföreträdande prefekt) Besluta om semester för institutionens personal Besluta om omfattning av studierektorsuppdrag Utse företrädare för lika villkor vid institutionen Besluta om övertalighet på grund av arbetsbrist föreligger vid institutionen 19

22 Dekans delegation till programansvariga 3. Utbildning Får ej delegeras Antagning, anstånd och studieuppehåll Besluta om studieuppehåll Besluta att antagen till utbildning på grundnivå och avancerad nivå får fortsätta med studier efter studieuppehåll Medge tillstånd till parallelläsning för student på program Dekans delegation till examinator för utbildning på forskarnivå 3. Utbildning Får ej delegeras Utbildningsfrågor ej reglerade i rektors delegationsordning Besluta om tillgodoräknande av kurs inom utbildning på forskarnivå Besluta om betyg för licentiatavhandling Delegeras längst till biträdande examinator 20