Dokumenthanteringsplan Kommunledningskontoret

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Kommunledningskontoret Antagen av Kommunstyrelsen Gäller från och med

2 Innehåll 1 DEMOKRATI OCH LEDNING Politiska partier och val Politiskt beslutsfattande Verksamhetsledning Planering och uppföljning av verksamheten Kvalitetsledning Verksamhetsutveckling och samverkan Allmänna handlingar och arkiv Tillsyn och Revision Remisser, undersökningar och statistik Hantera kommunens varumärke Representera INTERN SERVICE Mötesadministration Administration av förtroendevalda Informera och kommunicera internt Ekonomiadministration Finans- och skuldförvaltning Inköp och försäljning Personaladministration... 27

3 2.8 Systematiskt arbetsmiljöarbete Löneadministration Pension IT och telefoni Fordon och materiel Interna servicefunktioner SAMHÄLLSSERVICE Borgerliga ceremonier Konsumentstöd och rådgivning Medborgarservice Extern information och kommunikation Arbetsmarknad och sysselsättning Turism tiftelser, fonder och donationer idrag till externa aktörer SAMHÄLLSBYGGNAD Fysisk planering TRYGGHET OCH SÄKERHET Krisberedskap Skydd och säkerhet Försäkringar Skade- och tillbudsrapportering... 49

4 9 SOCIALT OCH EKONOMISKT STÖD Överförmyndare KULTUR Enskilda arkiv FRITID Föreningsstöd och utmärkelser... 57

5 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val Administrera val Allmänna val och folkomröstning - Valdistrikt, valförrättare, logistik med mera Hantera valkretsar och valdistrikt Kartor och kodförteckningar för valdistrikt Diarieförs Statistik, underlag Diarieförs Förslag till ny valkretsindelning Diarieförs Register över valdistrikt Hantera val- och förtidsröstningslokaler Register över val och förtidsröstningslokaler Inspektionsrapport över val och förtidsröstningslokaler Bokningslista vallokaler Hantera valmaterial Inventeringslista valmaterial Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras vid uppdatering Beställningslista valmaterial Gallras efter mandatperioden Följesedel leverans valmaterial Packlistor Den underskrivna listan för respektive val/förtidsröstningslokal gallras när valet vunnit laga kraft Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras vid uppdatering 1

6 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Körschema transport till vallokaler Oanvänt valmaterial Gallras vid uppdatering Gallras enligt Valmyndighetens instruktioner Rekrytera, förordna och arvodera röstmottagare Inbjudan, tidigare röstmottagare Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Se kommentar Intresseanmälningar/spontanansökningar Gallras när valet vunnit laga kraft Förordnande av röstmottagare, delegeringsbeslut Diarieförs Meddelande om förordnande/ej förordnande Gallras när valet vunnit laga kraft Meddelande/information till röstmottagare Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Se kommentar Register över röstmottagare Utbilda röstmottagare Register över kurser Inbjudan, utbildning Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Se kommentar Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec om förtidsröstningen och om dubblettröstkort Närvarolistor Utbildningsmaterial, valmyndigheten Gallras vid uppdatering Lokala instruktioner Informera om val Kommunikationsplan Diarieförs 2

7 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Genomföra val Allmänna val och folkomröstning - Ta emot och räkna röster Genomföra förtidsröstning Anvisningar och utildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och kommunala bud) från Valmyndigheten (och Länsstyrelsen) som enbart gäller ett val Dagrapport röstmottagningsställe Kvitto hämtning röster på röstmottagningsställe Ifyllda väljarförteckningar Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Kvitton avseende röster som tagits emot från posten Kan förstöras när valet vunnit laga kraft,. Ex Rutin för förtidsröstning, Checklista kontrollringning valdistrikten Se kommentar Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras efter mandatperioden Gallras efter mandatperioden Gallras efter mandatperioden Gallras efter mandatperioden Postfullmakter Diarieförs Genomföra institutionsröstning Schema för institutionsröstning Gallras efter mandatperioden Dagrapport röstmottagningsställe Ifyllda väljarförteckningar Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras efter mandatperioden Gallras efter mandatperioden Hantera kommunala bud 3

8 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Bokningsliggare, kommunala bud Genomföra valdag Kvittens röstlängd Röstlängder Kvitton leveranser från posten Kvitton leveranser av förtidsröster till valdistrikten Valdistriktets schema valdagen Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras efter mandatperioden Gallras efter mandatperioden Gallras efter mandatperioden Gallras efter mandatperioden Loggbok Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Sparas under valperioden Gallras efter mandatperioden Omslag med tomma ytterkuvert från godkända Sparas under valperioden budröster Röstkort som samlats upp i vallokaler och Kan förstöras efter valet Se kommentar röstningslokaler Protokoll valdistrikt Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Omslag med röster Lämnas till Länsstyrelsen Se kommentar Närvarolistor Utgör underlag till arvodering Ankomstlista valnatten Tillägg i röstlängden Diarieförs och förs in i röstlängden Genomföra onsdagsräkning 4

9 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Annonsmanus onsdagsräkning (tid och plats) Brevröster, för sent inkomna Sparas under valperioden Gallras efter att valet vunnit laga kraft Handlingar rörande rekrytering av rösträknare Röstlängder Sammanställning förtidsröster Sparas under valperioden Se kommentar Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Protokoll valnämndens preliminära rösträkning Lämnas till Länsstyrelsen Se kommentar Röstkort Kan förstöras efter valet Se kommentar Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se kommentar Folkinitiativ Folkomröstning Begäran genomföra folkomröstning Diarieförs Namnlistor Diarieförs Rapport antal röstberättigade*) Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Partistöd Ansökan Diarieförs Uträkning av partistöd Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Skriftlig redovisning inkl. granskningsintyg Diarieförs 1 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. 5

10 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Protokoll Reservation Omröstningslistor Ingår i protokollet Kommunalförfattningssamling Utgår från beslut i kommunfullmäktige, diarieförs på ärendet Offentlig dialog Medborgarförslag, dialogmöten Medborgarförslag Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Redovisa delegation Delegationslista Diarieförs Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Tillsättning och arbete i beredning/styrgrupp med uppdrag att utreda särskild fråga Förslag om att tillsätta beredning eller politisk Diarieförs styrgrupp Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Diarieförs Tillsätta och entlediga förtroendevalda Ledamöter och ersättare, revisorer, överförmyndare Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning Diarieförs från Länsstyrelsen Förslag från valberedningsnämnden Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf Diarieförs Lagakraftbevis från Länsstyrelsen Diarieförs Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Diarieförs Begäran hos Länsstyrelsen om ny ersättare Diarieförs Underrättelse från länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i Kf Diarieförs Initiativ från förtroendevalda 6

11 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Motion Diarieförs Interpellation Fråga Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Tjänsteskrivelse/yttrande Diarieförs om remitterad till förvaltning Protokollsutdrag/Beslut nämnd Diarieförs om remitterad till nämnd Yttrande/svar Diarieförs Kommunkation med förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden, redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ, genomföra dialoger mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och politiker Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Anmälningsärenden Diarieförs Gallras efter 1 år 1 3 Verksamhetsledning Styrande dokument På olika nivåer, kommunfullmäktige, nämnd, chefsnivå. Taxor och avgifter. Ex policy, reglemente, gallringsbeslut, klassificeringsstruktur Styrande dokument Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Plan mot kränkande behandling Diarieförs 7

12 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Likabehandlingsplan Diarieförs Jämställdhetsplan Diarieförs Policydokument t.ex. hälsoplan, arbetsmiljöpolicy Diarieförs Delegeringsordning Diarieförs Förslag till förändrad delegeringsordning Diarieförs Delegeringsbeslut - räddningsledare Diarieförs Organisera och fördela arbete och ansvar Politisk organisation, förvaltningsorganisation, attest- och utanordningsbehörighet, delegation av ansvar/arbetsuppgifter Organisationsplan/beskrivning Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs Attest- och utanordningsbehörigheter Diarieförs Attestregister Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Delegationer rörande övergripande ansvar Diarieförs. T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. Återkallande av delegering Diarieförs. Riktlinjer Diarieförs. Avser riktlinjer utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren exempelvis inom hälso- och sjukvård Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker 1 arkivex av den egna organisationens rekommendationer (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten samtliga nivåer Protokoll/anteckningar Samverka med personal och fackliga organisationer MBL-förhandlingar, löneöversyn, central och lokal samverkan, arbetsplatsträffar 8

13 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, Diarieförs MBL Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Diarieförs Protokoll Löneöversyn Diarieförs Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Diarieförs Protokoll från central samverkansgrupp mellan (SVG). Diarieförs arbetsgivare och arbetstagare Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan Diarieförs arbetsgivare och arbetstagare Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Protokoll från arbetslagsmöte Protokoll/Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT). Om de innehåller beslut måste de bevaras. Kallelse med bilagor 1 4 Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning Budget Mål och vision Kan ingå i budgeten Preliminära budgetramar Preliminär beräkning statsbidrag, kommunalekonomisk utjämning m.m. Tjänsteskrivelse Diarieförs Investeringsplan Diarieförs 9

14 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Verksamhetsmål och äskanden Diarieförs Budget Diarieförs Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Diarieförs Synpunkter från de fackliga företrädarna Diarieförs Förslag, budget, oppositionen Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Budget för revisorerna Diarieförs Beslut statsbidrag Diarieförs Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf Diarieförs Lagakraft-bevis Diarieförs Redovisningsräkning, Skatteverket Diarieförs Beslut från Skatteverket om utjämning Diarieförs Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Diarieförs Budget, arbetsmaterial Budgetuppföljning Diarieförs Budgetuppföljning, rapporter Diarieförs Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Diarieförs Delårsrapport kommunen Även månadsuppföljningar. Tryckt 2 ex. Diarieförs Årsredovisning Diarieförs Revisionshandlingar Diarieförs Protokollsutdrag från kommunalförbund och Kommunkoncern. Diarieförs kommunala bolag Resultatöverföring Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Diarieförs 10

15 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Lagakraftbevis Diarieförs Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Diarieförs Årsbokslutsbilaga Anläggningsbilaga Avstämning per balanskonto Bokförings- och avstämningslistor Engagemangsbesked Årsrapporter/verksamhetsberättelser Diarieförs Strategisk plan Strategisk plan med budget och flerårsplan, underlag Strategisk plan med budget och flerårsplan Tryckt, 2 ex Över- och underskottshantering Över- och underskottshantering underlag Över- och underskottshantering Tryckt, 2 ex Begära ökat anslag/tilläggsbudget Används endast vid behov - t ex strukturella förändringar eller underskott i budgeten Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Diarieförs Beslut/protokollsutdrag Diarieförs 1 5 Kvalitetsledning Ska användas av alla verksamhetsnivåer Kvalitetsstyra Ledningssystem för kvalitet, kvalitetspolicy och kvalitetsmål Ledningssystem Med ledningssystem avses riktlinjer och rutiner för att fastställa de grundläggande principerna för ledning av verksamheten och för att nå uppställda mål. Direktiv gällande ledningssystemet Diarieförs Granskning av ledningssystem, resultat av Diarieförs 11

16 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Kvalitetsdokument T. ex KKiK. Diarieförs Åtgärdsplaner Diarieförs Rapporter, uppföljningar Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Uppföljning av mål Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Diarieförs Uppföljning av verksamhet och kvalitét Avser dokumenterade uppföljningar. Diarieförs. Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten. Diarieförs Mäta verksamhetskvalitet Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för att undersöka verksamhetskvalitet, även verksamheter under intern service Intern kontroll Intern kontrollplan Diarieförs Prover, egenkontroll Gallras efter 1 år Händelse- och riskanalys Rapporter, uppföljning Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Tillsyn i egen regi Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Diarieförs Begäran om yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Beslut Diarieförs Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Diarieförs 12

17 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Enkät Enkätsvar, inkomna Sammanställning Diarieförs Statistik Statistik, allmän Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Se kommentar Övrig statistik gallras vid inaktualitet Sammanställningar, statistik Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Se kommentar Övrig statistik gallras vid inaktualitet Kvalitetsarbete Medborgerundersökningar Servicemätningar Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar. Ex. äldreomsorgsplan - planer utifrån den fastställda budgeten med tillhörande uppföljningar. Verksamhetsplan Diarieföras Uppföljningar av rutiner, dokumentation Diarieförs. Avser uppföljning av t.ex. vårdarbetsrutiner Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Synpunkter och klagomål Protkoll och utvärdering bevaras och diarieförs. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Diarieförs. Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.) Diarieförs. Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten 13

18 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Synpunkt/klagomål av vikt för verksamheten Diarieförs Synpunkt/klagomål av rutinartad karaktär Diarieförs Gallras efter 1 år Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Anmälan enligt lag Mot myndigheten. Anmälan om missförhållande Diarieförs. Utredning/rapport Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Beslut Diarieförs Forum för samråd Till exempel tillgänglighetsråd, pensionärsråd Protokoll/minnesanteckningar Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper 1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan Utvecklingsprojekt Ex. Projektredovisning, projektdirektiv, projektplan Projektdirektiv Diarieförs Projektplan/beskrivning Diarieförs Redovisning/rapport Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Bidragsansökningar Diarieförs Samverka externt Avser verksamhet förknippad med att bygga upp, förvalta och följa upp samverkansorganisationer. Överenskommelse Diarieförs 14

19 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Minnesanteckningar Protokoll Diarieförs EU-bidrag Ansökningshandlingar 1 7 När det gäller enskilda (privata) arkiv och Allmänna handlingar och arkiv samlingar som kommunen tar hand om: se 10.4 Enskilda arkiv Post och postöppning Rutiner för inflödesprocesser Postöppningsfullmakt Lämna ut allmänna handlingar Lämna ut allmänna handlingar/uppgifter ur allmänna handlingar Inkommen begäran ta del av allmän handling Diarieförs om begäran innehåller sekretess Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Kopior av utlämnade handlingar Diarieförs Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän Diarieförs handling Beslut/dom från kammarrätten Diarieförs Redovisa information Diarieföring/registrering av allmänna handlingar, arkivförteckning, dokumenthanteringsplan, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Diarium Postlista 15

20 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Handlingskort Ärendekort Ärendelista Tas ut på papper en gång om året Arkivredovisning*) Diarieförs. Arkivbeskrivning och arkivförteckning Gallringsbeslut Se Styrande dokument Klassificeringsstruktur Diariekod Dokumenthanteringsplan Diarieförs Vårda och förvara arkiv Programverksamhet Leveransbekräftelse Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Avtal rörande skanning Diarieförs. Ex av journaler och protokoll Avtal rörande utlån Diarieförs. Ex av journaler och protokoll Hantera arkivleveranser Leveransreversal Avhända allmänna handlingar Permanent överförande av handlingar till andra myndigheter eller enskilda organ än arkivmyndigheten. Kräver Kf-beslut. Begäran om övertagande av handlingar Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Överlämna allmänna handlingar för förvaring Tidsbegränsat lån eller förvaring av handlingar enligt avtal Avtal om lån/förvaring av handlingar Diarieförs. Ex journaler och protokoll Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Gallringslistor, gallringsbeslut Se Styrande dokument Gallra allmänna handlingar Gallringslistor, gallringsbeslut Tjänsteskrivelse, förslag till gallring 16

21 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Protokollsutdrag/beslut Gallringslistor Diarieförs Gallringsrapport Diarieförs 1 8 Tillsyn och Revision Intern revision Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Diarieförs Begäran om yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Beslut från revisionen Diarieförs Tillsyn från tillsynsmyndighet JO, externa revisorer. Återkommande reguljära inspektioner Meddelande om förestående inspektion Diarieförs Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Diarieförs Underrättelse om inkommen anmälan Diarieförs Begäran om uppgifter/yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Beslut/dom Diarieförs Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Remisser och yttranden som inte hör till någon särskild verksamhet Externa remisser Remiss/begäran om yttrande som besvaras Diarieförs 17

22 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Remiss/begäran om yttrande som inte besvaras Diarieförs Gallras efter 1 år Yttrande/svar Diarieförs Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Beslut från remitterande organ Diarieförs Externa undersökningar Ex externa enkäter Enkäter, inkomna Diarieförs och bevaras om de är av vikt annars gallras vid inaktualitet Se kommentar Enkätsvar, avgivet Diarieförs och bevaras om de är av vikt annars gallras vid inaktualitet Statistik till andra myndigheter Statistik ex till SCB Begäran om uppgifter Se kommentar Lämnade uppgifter 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet Se kommentar 1 10 Hantera kommunens varumärke Även kommunala bolag Kommunvapen Beställning av kommunvapen Diarieförs Förslag från Riksarkivet, Statsheraldikern Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Begäran om yttrande från Riksarkivets Heraldiska Diarieförs nämnd Yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Diarieförs Ansökan om registrering hos PRV Patent- och registreringsverket. Diarieförs Registreringsbevis från PRV Diarieförs Förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Diarieförs 18

23 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Diarieförs Grafisk profil Förslag till grafisk profil Se Styrande dokument Tjänsteskrivelse Se Styrande dokument Protokollsutdrag/beslut Se Styrande dokument Varumärke Även kommunala bolag Registrering av varumärke Diarieförs Tjänsteskrivelse Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Diarieförs Ansökan om registrering hos PRV Patent och registreringsverket. Diarieförs Registreringsbevis från PRV Diarieförs Förfrågan om tillstånd att använda kommunens Diarieförs varumärke Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Diarieförs Utmärkelser Ex. kulturpris, byggnadspris och idrottspris Nomineringar Protokollsutdrag/beslut Flaggning Instruktion för flaggning 1 11 Representera Evenemang och avtackningar Föreningar, näringsliv etc. Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter Diarieförs Förslag evenemangsaktiviteter 19

24 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Meddelande antagen aktivitet till evenemangsplan Evenemangsplan Diarieförs Inbjudan, gäster Diarieförs Representationslistor och registreringsförteckningar Diarieförs Tackbrev och ordförandekorrespondens Diarieförs. Redogörelse för evenemanget, fotografier, upptagningar Dokumentation från evenemang Förtjänsttecken (motsv.) Representationsgåvor Diarieförs. Av förtjänsttecken framtagna för kommunens räkning bevaras ett "arkivexemplar" (T.ex. standard) Av gåva speciellt framtagen för kommunens räkning bevaras ett "arkivexemplar". (T.ex. föremål försett med kommunvapen) I annat fall dokumenteras gåvan i bild. Se anm Vänortsutbyte Protokollsutdrag/Beslut Diarieförs Avtal Överlämnat från vänorter. Diarieförs Presentationsmaterial från vänorter Inbjudningar Diarieförs Tackbrev Redogörelser från besöket, fotografier. Diarieförs. Dokumentation från vänortsbesök Gåvor till kommunen Diarieförs 20

25 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ 2 INTERN SERVICE 2 1 Mötesadministration Förberedelser och genomförande av nämndssammanträden, sammanträden och möten av olika slag Mötesplanering Sammanträdesplanering (kalender) Diarieförs Protokollsutdrag/beslut Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragningslista med Gallras efter sammanträde beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Kallelse/ärendelista/föredragnings-lista Justeringsanslag Får gallras om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. Om tillkännagivandet av justerandet antecknats på protokollet så gallras anslaget omgående. Se kommenar / 2 2 Administration av förtroendevalda Registrera förtroendevalda Förtroendemannaregister Avtal lån av surfplatta Fullmakt för publicering på internet Ersättning och arvoden till förtroendevalda Transaktionsfil 21

26 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Utveckla förtroendevaldas kompetens Protokollsutdrag/beslut Externa kurser och konferenser Intern utbildning för nya förtroendevalda Avtacka/hedra förtroendevalda Gåvor Diarieförs 2 3 Informera och kommunicera internt Internt informationsmaterial Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Broschyrer Ett exemplar av varje ska bevaras. Kataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster Ett exemplar av varje ska bevaras. Verksamhetens historia Pressklipp Intern webb Handböcker/interna rutiner 1 exemplar sparas vid större förändringar Se kommentar Dokumentbibliotek Webbsidor Projekt- och samarbetsytor på webben Tillhandahålla och använda Samarbetsytor 22

27 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Projektytor Dokumentbibliotek Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar 2 4 Ekonomiadministration Kontoplan Kontoplan, inkl. kodförteckningar/kodplaner Leverantörsreskontra Rekvisition Leverantörsfaktura Attestlista Pappersfakturor kan gallras efter 10 år. Digtitala fakturor ska bevaras sedan år 2010 Se kommentar Revideras fortlöpande Betalningsfil Utbetalning till leverantör Kundreskontra Fakturaunderlag Fakturafil Kundfaktura Debiteringslista Autogiroanmälan e-medigvande autogiro Medgivandeaviseringar Betalningspåminnelse 23

28 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Kravfil Uppdragserkännande Justitia Inkassorapport Statusrapport Avslutsrapport Bokföringsmässig avskrivning Anläggningsreskontra Anläggningsreskontra Fakturera internt Underlag Interdebitering/kostnadsfördelning Bokföringsorder Avstämningslista Löpande bokföring Månadsavstämningar Huvudbok Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura, skadeståndskrav, försäkringsärenden, fodringar och avskrivning av fodringar Bestridande av faktura Diarieförs Ärenden om reducerad avgift Diarieförs Ansökningar och beslut från Skolverket eller Myndigheten för yrkeshögskolan Diarieförs Konkursbesked Diarieförs på samlingsnummer, om ytterligare uppgift tillkommer skapas ett eget ärende. om eget ärende. Samlingsnumret kan gallras efter 2 år. 24

29 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Fusionsbesked Diarieförs på samlingsnummer, om ytterligare uppgift tillkommer skapas ett eget ärende. om eget ärende. Samlingsnumret kan gallras efter 2 år Deklarationer och skattefrågor Skatte- och momsdeklaration Underlag för ansökan om moms Ansökan ersättning moms Skatteverkets utbetalnings- eller inbetalningsbesked Skatteverkets redovisningsräkning utbetalningsår Taxeringsvärden Fastighetsdeklaration och fastighetstaxering Skattereduktion Kontanthantering Kassarullar Redovisning av kassa Babs-kvitton, kassakvitton Bankinsättningar Bevakningslistor för postgiro och bankgiro Fellistor för postgiro och bankgiro Gallras 5 år efter ny fastighetstaxering 2 5 Finans- och skuldförvaltning Inkommande bidrag EU-bidrag Diarieförs Gallras efter speciella regler för EU-projekt 25

30 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Statsbidrag Diarieförs. T.ex. energirådgivning el. utjämningsbidrag. Uppgifter om bidragskriterier Diareförs. Redovisning av statsbidrag Diarieförs. Kommunalt bidrag Diarieförs. Från kommunintern "fond" inrättad för särskilda satsningar Banktjänster Revers Delegationsbeslut Diarieförs Underlag för betalning Borgen Ärenden om kommunal borgen Diarieförs Utdelningar och koncernbidrag Beslut om utdelning eller koncernbidrag Diarieförs Betalningsfil Ägartillskott Beslut om ägartillskott Diarieförs Betalningsfil 2 6 Inköp och försäljning Genomföra upphandling Annons och förfrågningsunderlag Diarieförs Öppningsprotokoll Diarieförs Prövningsprotokoll Diarieförs Utvärderingsprotokoll Diarieförs Tilldelningsbeslut Diarieförs Anbud, inte antaget Vanliga upphandlingar kan gallras efter 5 år men vid EU-upphandling måste även icke antagna Se kommentar 26

31 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ anbud bevaras, Anbud, antaget Diarieförs Upphandlingsrapport Diarieförs Ramavtal Diarieförs Genomföra direktupphandling Avropsavtal/leasingavtal Offerter Orderbekräftelse Garantibevis Gallras vid garantitidens upphörande Produktdokumentation Följesedel Förvalta avtal Bevakning av avtal, option på förlängning etc. Avtal Diarieförs Avtal av rutinmässig karaktär Till exempel leasingsavtal kopiatorer, städ. Om avtal diarieförs ingår de i diarieförda handlingar. Gallras 2 år efter inaktualitet 2 7 Personaladministration Rekrytera Annons Diarieförs Intresseanmälningar Sammanställning över sökande Diarieförs Ansökningar, ej erhållen tjänst Utlåtande från rekryteringskonsult Ansökningshandlingar från antagen Förvaras i personalakt 27

32 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Anställa Anställningsavtal Förvaras i personalakt Introduktionsplan för medarbetare Förvaras i personalakt Checklista Informations-material IT-försäkran Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt Gallras 2 år efter inaktualitet Förvaras i personalakt Mobiltelefonavtal Förvaras i personalakt Tystnadsplikt Förvaras i personalakt Kvittenser för nycklar Förvaras i personalakt Tjänstebilsavtal Förvaras i personalakt Bemanning och ledigheter Ansökan om tjänstledighet Diarieförs om tjänstledigheten överstiger 6 månader. Förvaras i personalakt. Beviljad tjänstledighet Diarieförs om beslut krävs Ansökan om semesterledighet Meddelanden från försäkringskassan Administrera anställningar Ändra anställningsform Diarieförs. Förvaras i personalakt Bisysslor Förvaras hos respektive nämnd i pärm Intyg och betyg Förvaras i personalakt Personalhälsa Rehabiliteringsutredning Förvaras i personalakt 28

33 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Arbetsförmågebedömning, test och arbetsprövning, rapport Förvaras i personalakt Behandlingskontrakt Förvaras i personalakt Resultat från behandling, rapport Förvaras i personalakt Läkarutlåtande Förvaras i personalakt Sjukanmälan Omplaceringsutredning Förvaras i personalakt Beslut om omplacering Förvaras i personalakt Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan Förvaras i personalakt Utredning om arbetsskada Förvaras i personalakt Anmälan till AFA (TFA-KL) Förvaras i personalakt Beslut om sjukersättning Förvaras i personalakt Anmälan om diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling Handlingsplan Utbilda och utveckla personal Medarbetarsamtal/utvecklingssamtal Gallras när anställningen upphör Lönesamtal Gallras när nytt dokument är upprättat Fritidsstudiebidrag Förvaras i personalakt Kursmaterial Studieintyg Förvaras i personalakt Kompetensutvecklingsplan Förvaras i personalakt Min kompetens Förvaras i personalakt 29

34 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Disciplinåtgärder för personal Kallelse Förutsätter att protokoll förts vid möte. Dokumentation om misskötsamhet Diarieförs. Förvaras i personalakt MBL-protokoll Diarieförs. Förvaras i personalakt Underlag inför disciplinär åtgärd Diarieförs. Förvaras i personalakt. Det råder inte sekretess i disciplinärenden utan både underlag och beslut är offentliga. Yttrande inför disciplinär åtgärd Diarieförs. Förvaras i personalakt. Beslut om disciplinär åtgärd ex skriftlig varning Diarieförs. Förvaras i personalakt. Polisanmälan Se Anmäla till polis Uppvakta personal Sammanställningar över aktuell personal Inbjudan Register över gåvor Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Förvaras i personalakt Beslut om avgångsvederlag Diarieförs. Förvaras i personalakt. Entledigande Diarieförs. Förvaras i personalakt Ansökan om pension och entledigande Diarieförs. Förvaras i personalakt LAS-handlingar, ej genomförda LAS-handlingar, genomförda Diarieförs. Förvaras i personalakt Varsel om uppsägning Diarieförs. Förvaras i personalakt Tjänstgöringsintyg/betyg, kopia Förvaras i personalakt 30

35 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Ansökan om företrädesrätt Diarieförs. Förvaras i personalakt Dödsfallsintyg Förvaras i personalakt 2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö-/skyddsrond Skyddsrondsprotokoll Riskbedömning Diarieförs Handlingsplan Diarieförs Utreda arbetsmiljö Beslut från arbetsmiljöverket Diarieförs Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Gallras när ny ansvarig har utsetts Översyn av arbetsmiljöarbete Konsekvensanalys av arbetsmiljöeffekter Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador Se Mäta verksamhetskvalitet Se Mäta verksamhetskvalitet 2 9 Löneadministration Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Personalförteckningar Arvoden 31

36 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Ersättningar Förskottsanmälan Löneunderlag Kontrolluppgifter Löneavdrag Skatter Beräkna lön, arvoden och ersättningar Arbetad tid, ledigheter, sjukanmälan, sjukt barn, löneavdrag, semestrar. Reseräkningar Timrapporter Utmäta lön Utmätning i lön Återkräva lön Återbetalda löneskulder 2 10 Pension Pensioner Ansökan om pension Diarieförs. Förvaras i personalakt Pensionsbrev, beslut om pension Diarieförs. Förvaras i personalakt Matrikelutdrag som rör pension Med tjänstepensiongrundande anställningstid. Förvaras i personalakt. AFA-beslut Förvaras i personalakt Gallras vid pensionsavgång Pensionslösningar avtal om särskilda Förvaras i personalakt Pensionsunderlag och beslut, aktualiseringar Förvaras i personalakt Signallistor/rättelselistor Gallras efter 1 år Återkrav av pension 32

37 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Anmälan till tjänstegrupplivförsäkring (TGL-KL) Rättelse av förmedlade premier Upphörande av pensionsutbetalningar Utanordning av pensionsmedel inkludert kontoutdrag Rapportera till pensionsmyndighet Kontoutdrag KPA Premier rapporterade till PV Delårsrapporter till KPA Årsrapport till KPA Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år 2 11 IT och telefoni Införa system Planering Diarieförs. Förstudie Diarieförs Rutin för införande av system Se Styrande dokument. Mall för rutin ska bevaras och vid stora införandeprojekt av system ska rutinen hur det gått till bevaras Förvalta system Programvaror, förvaltning och utveckling av system, behörigheter, överenskommelse om servicenivåer mm Förvaltningsplan för system Diarieförs Informationsklassning När stora förändringar i klassningen görs. Riskanalys för system Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) SITHS-kort Diarieförs. När riskanalys med stora förändringar gjorts Gallras när anställningen har upphört 33

38 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Loggar för internett och e-post Gallras efter 3 månader Loggar, övriga system Gallras efter 6 månader Teknisk infrastruktur Dokumentation om teknisk infrastruktur Telefoni och växel Dokumentation för telefoni, växelsystem Beställning av telefoni Blankett för beställning Gallras när anställningen har upphört Uppgifter om telefon kopplad till anställning Gallras när anställningen har upphört Korrespondens Support/helpdesk Hantering av frågor, felanmälningar och andra ärenden som rör telefoni och it Fordon och materiel Förråd och lager Förrådssystem/förråds- och inköpssystem (eventuellt i urval) Inventarieförteckning Inventarieförteckningar, månadsvis 34

39 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Inventeringar, löpande Inventeringar, månadsvis Inventeringar, årsrapport Inventeringslistor Förrådsbehållning, listor Förrådskörningar Förrådslistor Förrådsrapporter Förrådsredovisningar, listor Förrådsrekvisitioner/beställningar/kundorderunderlag Förrådsuttag, listor Lagerbok Lagerrapport Lagervärde per kostnadsställe, listor Lagervärdeslistor Lånelistor Omsättning i förråd, listor över Rapportlistor, förråd Rapportlistor, kassation Redovisningslistor, lagerhållning Packlistor, förråd Fordon Fordonsplan/register över fordon Körjournal/färdskrivarblad Kvitton, bränsle och tillbehör Besiktningsprotokoll Investering/planering. Revideras fortlöpande Revideras fortlöpande 35

40 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Inventeringlistor per bil Instruktioner per fordon Gallras när fordonet inte ägs av kommunen/bolaget/förbundet längre Registerbevis Gallras när fordonet inte ägs av kommunen/bolaget/förbundet längre Utrustning och inventarier Besiktningsprotokoll, logistik Garanti- och avtalsahandlingar Gallras 2 år efter avtalstiden utgång Gallras när garantin/avtalet har gått ut Antalsstatistik per artikel Artikar med negativt saldo, månadslista Artiklar med överlager Beställningar, listor Beställningar, beställningsbekräftelser Bokföringsjournaler, förråd Bokföringsjournaler, listor Debiteringslistor, listor Följesedelslistor Följesedlar Om motsvarande faktura är specificerad och inte en samlingsfaktura 36

41 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Förbrukningslistor Förbrukningsrapporter Kassationslistor Kassationsrapporter Kassationsrapporter, årsrapport Materialinventarium Materiallistor Registreringsunderlag för inventering Reklamationer Rekvisitioner Rekvisitioner, kopior Rekvisitioner, listor 2 13 Interna servicefunktioner Tryckeri och repro Beställningar Loggar Lokalbokningar Bokningar Transportmedelsbokningar Bokningar 37

42 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ 3 SAMHÄLLSSERVICE 3 1 Borgerliga ceremonier Namngivningsceremoni Blankett för namngivningsceremoni Namngivningsbevis Borgerlig vigsel Förättare Förslag på vigsel- och registreringsförrättare samt val av vigsel- och registreringsförrättare Vigsel-/registreringsförrättare, förteckning över Vigsel-/registreringsförrättare, förordnande av Information på kommunens hemsida Förberedelse vigsel Anmälan makars efternamn Anmälan, vigsel/partnerskap Ansökan om hindersprövning Bekräftelse av anmälan (med förrättningsdatum) Bevis, vigsel/registrering Ingår oftast i Kommunfullmäktiges protokoll. Tillhandahålls av Länsstyrelserna. Lista kan även tillhandahållas av kommunen Tillhandahålls av Länsstyrelserna Sparas i samband med att kommunens hemsida arkiveras 1 ggr/ år Till Skatteverket, blankett fås från Skatteverket Till kommunen, blankett fås ofta från kommunen Görs till Skatteverket, blankett fås från Skatteverket Till de berörda Till de berörda som får original. Kopia kan om önskas bevaras hos kommun Gallras i samband med avhändandet Se kommentar 38

43 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Fakturering av förrättningen, kommunens Till de berörda i de kommuner där ceremonin inte är kostnadsfri. Klassificering under Löpande bokföring Fakturering av förrättningen, förrättarens Till länsstyrelsen.klassificering under Löpande bokföring Formulär/ceremonitext Orden, ofta publicerade på kommunens webbplats, fastslås i förordningen 4-7 Intyg hindersprövning Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket Intyg vigsel Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket Intyg partnerskap Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket Tids-/datumbokning Ingår ofta i Anmälan, vigsel/ partnerskap Tolk, namn och adress Lämnas till kommunen om tolk behövs. Ingår ofta i Anmälan, vigsel/partnerskap Vittnenas namn och adress Om de två vittnena inte tillhandhålls av kommunen. Ingår ofta i Anmälan, vigsel/partnerskap Önskat förrättningsdatum Ingår ofta i Anmälan, vigsel/ partnerskap Överenskommelse med förrättaren Till exempel om annan plats (s k privat vigsel) Vigselprotokoll Underrättelse till Skatteverket Borgerlig begravning Förordnande av begravningsombud Förslag till begravningsombud 3 2 Konsumentstöd och rådgivning Konsumentrådgivning 39

44 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Reklamationsärenden, enskilda konsumenter Gallras efter 1 år Marknadsundersökningar Diarieförs Dokumentation om egenproducerade utställningar Diarieförs Underlag för statistik Se Mäta verksamhetskvalitet Statistisk sammanställning Se Mäta verksamhetskvalitet 3 3 Medborgarservice Hantera frågor Rutinmässiga förfrågningar, snabba svar och hänvisningar Ex kontaktcenter Vägledning och service Samhällsinformation. Tolkförmedling. Hemvändare. Medborgarskap. Integration Hemsändningsbidrag Diarieförs Verka för folkhälsa Folkhälsoråd mm Projekthandlingar Se Utvecklingsprojekt Dokumentation om samarbeten 3 4 Extern information och kommunikation Ge kommuninformation Webbplats T.ex pressmeddelanden. en gång per år Informationsmaterial Bloggar, extern webbplats Ett exemplar av varje informationsmaterial bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Publikationer 1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning 40

45 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Meddelande om eldningsförbud Diarieförs. Annonser 3 6 Arbetsmarknad och sysselsättning Stöd för anställbarhet och personlig utveckling Anställningsbeslut Ska förvaras i personakt Arbetsintyg, skriftliga omdömen Ska förvaras i personakt Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inklusiver handlingsplan Ska förvaras i personakt Ska förvaras i personakt. T.ex. handlingsplan, överenskommelser, utredningar Betyg, intyg över genomgångna utbildningar Ska förvaras i personakt Anvisning, remiss från arbetsförmedling, socialtjänst Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Avisering om utbetalt belopp Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Förstadagsintyg Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Statsbidrag för olika åtgärdsformer T.ex. underlag. ansökningar, utbetalning, avstämning. Gallringsfristen gäller räkenskapsmaterial, granskningsmaterial kan gallras efter 2 år. Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Gallras 2 år efter avslutad åtgärd 41

46 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Uppföljning Ärendeblad/journalblad Samordna insatser för arbetsmarknad och sysselsättning Samarbete med myndigheter, organisationer och arbetslivet. Verksamhetsbeskrivningar Arbetsträning. Arbetspraktik. Utbildning. Datortek. Etc. Diarieförs. Avser hela ärendet Gallras 2 år efter avslutad åtgärd Gallras 2 år efter avslutad åtgärd 3 8 Turism Främja turism Mässor Turismstrategi Se Styrande dokument Årsredovisning för turismföreningar Diarieförs Handlingsplan för turismutveckling Diarieförs Statistik Se Mäta verksamhetskvalitet Förmedla boende Förteckning över privatbostäder för uthyrning Turistbyrå och turistinformation Turistvärdar Förteckning över souvenirer och leverantörer Försäljning av fiskekort Förteckning över uthyrningscyklar 42

47 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ E-tjänster, biljettförsäljning och förmedling Biljettavtal 3 9 Stiftelser, fonder och donationer Stiftelser Ansökningshandlingar Sammanställning över sökanden Beslut av stipendiater Ansökan och beslut om utbetalning Beslut med motiveringar Bedömningskriterier Förteckning över fördelning av premier och stipendier Stiftelseförordnande Protokoll, stipendiekommittéer eller motsvarande Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Huvudbok Bokslut, inkl. revisionsberättelse Verifikationer Fonder Ansökningshandlingar Sammanställning över sökanden Beslut av stipendiater Protokoll, kommittéer eller motsvarande Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Beslut med motiveringar Bedömningskriterier Stiftelser egen juridisk person Gallras 43

48 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Förteckning över fördelning av premier och stipendier Huvudbok Bokslut, inkl. revisionsberättelse Ansökan och beslut om utbetalning Donationer Ansökningshandlingar Sammanställning över sökanden Beslut av stipendiater Protokoll, kommittéer eller motsvarande Villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder Beslut med motiveringar Bedömningskriterier Förteckning över fördelning av premier och stipendier Huvudbok Bokslut, inkl. revisionsberättelse Ansökan och beslut om utbetalning 3 10 Bidrag till externa aktörer Bidrag till organisationer etc. T.ex. socialt verksamma organisationer, byalag Ansökan Diarieförs Beslut Diarieförs Ärende rörande bidrag till fristående skolor m.m. Diarieförs Överenskommelser om interkommunal ersättning Diarieförs Bidrag till enskilda Ej bistånd Ansökan Diarieförs Beslut Diarieförs 44

49 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ 4 SAMHÄLLSBYGGNAD 4 2 Fysisk planering Hantera översiktsplaner Aktualisering Under varje mandatperiod Beslut i KF om aktualisering (protokollsutdrag) Diarieförs Tjänsteskrivelse till länsstyrelsen Diarieförs Yttrande från länsstyrelsen Diarieförs 4 9 Trafik och kommunikationer Kollektivtrafik Kollektivtrafik, Beslut Diarieförs Yttrande Diarieförs Information Ge kommuninformation Beslutsunderlag Diarieförs Domar Diarieförs Överklagande Diarieförs 45

50 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ 5 TRYGGHET OCH SÄKERHET 5 2 Krisberedskap Kriskommunikation Meddelande VMA (varningsmeddelande allmänheten) Diarieförs 5 5 Skydd och säkerhet Skydda byggnader och egendom Lås, larm och övervakning (kamera och vilt) Kameraövervakning Ansökan Diarieförs Utredningar Diarieförs Tillstånd Diarieförs Avslag Diarieförs Besvärshänvisning Diarieförs Systematiskt brandskyddsarbete SBA Brandskyddspolicy Se Styrande dokument Byggnads- och verksamhetsbeskrivning Diarieförs. Består av byggnadsritning samt ett dokument som visar byggnadens utformning, byggnadsmaterial samt läge. För kulturhistoriskt värdefulla byggnader bör dess kulturhistoriska värde beskrivas. Brandbeskrivning Diarieförs. Består av två delar; En brandskyddsritning som visar det byggnadstekniska brandskyddet samt brandskyddsinstallationer. Ett särskilt dokument som beskriver hur dessa fungerar och samverkar. 46

51 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Riskinventering Diarieförs. I samband med systematiskt brandskyddsarbete kan riskkälla definieras som någonting (t ex ett ämne, en aktivitet eller teknisk utrustning) som kan orsaka en brand eller förvärra följderna av en brand. Brandskyddsorganisation Utbildning Brandskyddsregler Kontrollsystem Uppföljning Brandskyddsorganisationen och dess uppgifter ska vara kända av alla inom verksamheten. Alla berörda ska vara utbildade, övade och ha tillräcklig kunskap om de uppgifter de förväntas utföra. Diarieförs. Ett eget regelverk över brandskyddet. Syftet med reglerna är att tydliggöra vad som är tillåtet och inte tillåtet inom verksamheten, för att förhindra uppkomst och spridning av brand. Regelbundna kontroller och underhåll ska genomföras. Utrymningsvägar, rökluckor, branddörrar och släckutrustning måste kontrolleras. Uppföljning måste göras så att det i det systematiska brandskyddsarbetet kontrolleras att man utfört det man skulle, att man utvärderat och förändrat om det behövts. Till uppföljning bör även finnas en tillbudsrapportering där det framgår de brandtillbud som har uppstått samt vilka åtgärder detta har föranlett Informationssäkerhet Beslut om personuppgiftsombud Diarieförs. Tele/radio, systemuppbyggnad Tillstånd från Post- och telestyrelsen - tillåtna frekvenser 47

52 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Begäran om registerutdrag Förteckning över personuppgiftsbehandlingar Handlingar rörande samtycken enligt PuL Medgivande om tillgång till verksamhetssystem för förmyndare För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade när det gäller skola och gallras tidigast efter eleven avslutat sin skolgång. Förvaras på den bolag/förvaltning/skola som personen tillhör Diarieförs. Ex. i samband med skolgång med myndiga barn eller familjehem Gallras 2 år efter att de upphört att gälla PuL, information samt samtycken/åtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som personen bär skydd runt personuppgift. Förvaras på den bolag/förvaltning/skola som personen tillhör Säkerhetsskydd (SFS 1996:627) Statusrapporter på säkerhetsutrustning Diarieförs (brandlarm, brandsläckare, överlevnadsdräkt mm). Yttrande om ansökt avlysning av vattenområde Diarieförs Säkerhets- och värdehandlingar. Identifikationsordning Gallras 2 år efter att de upphört att gälla Anmäla till polis Polisanmälningar, allmänna Diarieförs. Polisanmälningar, rörande personal Diarieförs. Förvaras i personalakt. 5 6 Försäkringar 48

53 A-B-C Verksamhetsområden, D Handlingstyp Kommentarer Gallras/ Försäkra personer Ansvar- och olycksfallsförsäkring. Person- och egendomsskada som kan leda till skadestånd eller vara skada som inte täcks av försäkring. Olycksfall elever, arbetsmarknadspolitiska åtgärder, gode män mfl. Försäkringar Försäkringshandlingar, inaktuella Försäkra egendom Egna fastigheter eller utrustning, motorfordon Försäkringar Försäkringshandlingar, inaktuella 5 7 Skade- och tillbudsrapportering Ansvarsskada Skador, stölder och ersättningar Diarieförs Egendomsskada Skador, stölder och ersättningar Diarieförs Tillbud Arbetsskador/olycksfall eller fäolycksfall Rapporteras i KIA och diarieförs 49