Dokumenthanteringsplan Ha ssleholms Fritid

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Ha ssleholms Fritid Antagen av Fritidsnämnden Gäller från och med

2 Innehållsförteckning 1 DEMOKRATI OCH LEDNING Politiskt beslutsfattande Verksamhetsledning Planering och uppföljning av verksamheten Kvalitetsledning Verksamhetsutveckling och samverkan Allmänna handlingar och arkiv Tillsyn och Revision Remisser, undersökningar och statistik INTERN SERVICE Administration av förtroendevalda Informera och kommunicera internt Ekonomiadministration Finans- och skuldförvaltning Inköp och försäljning Personaladministration Systematiskt arbetsmiljöarbete Löneadministration IT och telefoni... 18

3 2.12 Fordon och materiel SAMHÄLLSSERVICE Medborgarservice Extern information och kommunikation Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar TRYGGHET OCH SÄKERHET Skydd och säkerhet Skade- och tillbudsrapportering FRITID Fritid Idrottsanläggningar och arenor Föreningsstöd och utmärkelser... 24

4

5 Kommentar Gallring/ 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 2 Politiskt beslutsfattande Protokoll och dess innehållsförteckning Nämndens protokoll binds in Fritidsnämndens kallelser och handlingar Redovisa delegation Delegationsbeslut Initiativ från förtroendevalda Motion Diarieförs Interpellation Diarieförs Fråga Diarieförs Tjänsteskrivelse/yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Kommunikation med förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden, redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ, genomföra dialoger mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och (till centralarkiv efter 5 år) (till centralarkiv efter 5 år) 1

6 politiker Inbjudningar till förtroendevalda Tjänsteskrivelse Diarieförs Anmälningsärenden Diarieförs Gallras efter 1 år 1 3 Verksamhetsledning Styrande dokument På olika nivåer, kommunfullmäktige, nämnd, chefsnivå. Taxor och avgifter. Ex policy, reglemente, gallringsbeslut, Styrande dokument klassificeringsstruktur Dokumenthanteringsplan, Bidrags- och stödsystem, Taxor och uthyrningsbestämmels er etc Tjänsteskrivelse Diarieförs Policydokument, riktlinjer och rutinbeskrivningar Diarieförs Vid Delegeringsordning Diarieförs Organisera och fördela arbete och ansvar Politisk organisation, förvaltningsorganisatio n, attest- och utanordningsbehörigh 2

7 et, delegation av ansvar/arbetsuppgifter Attest- och utanordningsbehörigheter Diarieförs Delegationer rörande övergripande ansvar T.ex. chefernas delegation till medarbetare. Återkallande av delegering Diarieförs Samverka med personal och fackliga organisationer MBL-förhandlingar, löneöversyn, central och lokal samverkan, arbetsplatsträffar Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Minnesanteckningar samverkan Minnesanteckningar Arbetsplatsträff och föreståndarmöte 1 4 Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning Budget Investeringsplan Uppdateras löpande Verksamhetsplan, verksamhetsmål och uppföljning Nämndsbeslut, handling i protokoll 3

8 Underlag justering kostnader för internhyror samt budgetjustering Underlag justering lokalvårdskostnader samt budgetjustering Förteckning av IT-tjänster från IT-avd Underlag omdisponering budget för IT-tjänster Budget, arbetsmaterial Underlag till internbudget, drift och investeringar - Sammanställning av internbudget till nämnd, drift och investeringar Diarieförs i samband med handlingar till nämnd Budgetuppföljning och delårsrapport, rapporter Diarieförs i samband med handlingar till nämnd Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter - Underlag kontering av investeringar samt kapitalkostnader Siffermaterial och texter till bokslut Kvalitetsledning Ska användas av alla verksamhetsnivåer Mäta verksamhetskvalitet Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för att undersöka verksamhetskvalitet, 4

9 även verksamheter under intern service Intern kontroll och egenkontroller Risk- och väsentlighetsanalys Intern kontrollplan Uppföljning intern kontroll Utryckningsrapporter Diarieförs i samband med nämndshandlingar Diarieförs i samband med nämndshandlingar Diarieförs i samband med nämndshandlingar i diariesystemet i övrigt gallras vid i diariesystemet i övrigt gallras vid i diariesystemet i övrigt gallras vid Gallras efter avslutat ärende Tillsynsprotokoll Brand, miljö etc Gallras efter 5 år Vattenprover Simhall, sjöbad, Gallras efter 1 år dricksvatten Enkät Enkätsvar, inkomna Sammanställning av mindre betydelse för verksamheten Sammanställning av bestående betydelse för verksamheten Statistik Statistik, allmän Tex brukarenkäter Tex fritidsvaneundersökning Statistik av betydelse för verksamheten Gallras efter sammanställning Se kommentar 5

10 1 5 3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet bevaras. Övrig statistik gallras vid Arbetsmaterial av ringa vikt för ärende eller verksamheten Synpunkter och klagomål Synpunkt/klagomål/namninsamling av vikt för Diarieförs verksamheten Synpunkt/klagomål av rutinartad karaktär Diarieförs Tjänsteskrivelse/svar på synpunkt/klagomål av rutinartad karaktär Diarieförs Tjänsteskrivelse/svar på synpunkt/klagomål av vikt för verksamheten Diarieförs 1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan Omvärldsbevakning Förstudie projekt Omvärldsanalys Diarieförs Förstudier och utredningar Endast utredningar/förstudier där fritidsnämnden är huvudansvarig Projekt Projektansökan Diarieförs 6

11 Avtal Diarieförs Mötesanteckningar Anteckningar som innehåller beslut skall bevaras, övriga kan gallras vid Projektanvisningar Diarieförs Projektplan Diarieförs Utvärderingar Diarieförs Delrapporter Diarieförs Styrgruppens protokoll Diarieförs Broschyrer och annat egenproducerat material Budget Diarieförs Ansökningar och beslut om utbetalningar Diarieförs Ekonomisk slutredovisning Diarieförs / När det gäller enskilda Allmänna handlingar och arkiv (privata) arkiv och 1 7 samlingar som kommunen tar hand om: se 10.4 Enskilda arkiv Post och postöppning Rutiner för inflödesprocesser Reklam Inkomna och avgående skrivelser av ringa vikt Inkomna och avgående skrivelser av bestående betydelse för verksamheten Gallras omedelbart Gallaras vid 7

12 1 7 2 Lämna ut allmänna handlingar Lämna ut allmänna handlingar/uppgifter ur allmänna handlingar Inkommen begäran ta del av allmän handling Diarieförs om begäran innehåller sekretess Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Diarieförs Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän Diarieförs handling Beslut/dom från kammarrätten Diarieförs Redovisa information Diarieföring/registreri ng av allmänna handlingar, arkivförteckning, dokumenthanteringspl an, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Diarium Diarieplaner Postlista Arkivredovisning*) Gallringsbeslut Diarieförs. Arkivbeskrivning och arkivförteckning Se Styrande dokument Avhända allmänna handlingar Permanent överförande av handlingar till andra myndigheter eller enskilda organ än Uppdateras löpande 8

13 arkivmyndigheten. Kräver Kf-beslut. Begäran om övertagande av handlingar Diarieförs Överlämna allmänna handlingar för förvaring Tidsbegränsat lån eller förvaring av handlingar enligt avtal Avtal om lån/förvaring av handlingar Diarieförs. Ex journaler och protokoll 1 8 Tillsyn och Revision Intern revision Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Diarieförs Begäran om yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Beslut från revisionen Diarieförs Tillsyn från tillsynsmyndighet JO, externa revisorer. Återkommande reguljära inspektioner Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Diarieförs Underrättelse om inkommen anmälan Diarieförs Begäran om uppgifter/yttrande Diarieförs Yttrande/svar Diarieförs Beslut/dom Diarieförs Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse 9

14 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Externa remisser Remiss/begäran om yttrande som besvaras av bestående vikt för verksamheten Remiss/begäran om yttrande som besvaras av ringa Remisser och yttranden som inte hör till någon särskild verksamhet. vikt för verksamheten Yttrande/svar Diarieförs Beslut från remitterande organ Diarieförs Externa undersökningar Ex externa enkäter Enkäter, inkomna Diarieförs och bevaras om de är av vikt annars gallras vid Enkätsvar, avgivet Diarieförs och bevaras om de är av vikt annars gallras vid Statistik till andra myndigheter Statistik ex till SCB Begäran om uppgifter Lämnade uppgifter Diarieförs och bevaras om de är av vikt annars gallras vid Se kommentar Se kommentar Se kommentar 2 INTERN SERVICE 10

15 2 2 Administration av förtroendevalda Registrera förtroendevalda Avtal lån av surfplatta Ersättning och arvoden till förtroendevalda Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) 2 3 Informera och kommunicera internt Internt informationsmaterial Krishanteringspärm Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Manualer och lathundar 2 4 Ekonomiadministration Kontoplan Kodstruktur för verksamhet Leverantörsreskontra Rekvisition Leverantörsfaktura Pappersfakturor kan gallras efter 10 år. Digtitala fakturor ska Se kommentar 11

16 Underlag till leverantörsfaktura och övriga utbetalningar Betalningspåminnelser leverantörsfakturor bevaras sedan år 2010 Actic,kontantkassa samt beslut för utbetalningar, rekvisitioner, kvitto och följesedlar in- Aktualitet Attestlista Nämndsbeslut handling i protokoll. IoF-användare Winess och dess behörigheter av ek avd Vid Kundreskontra Fakturaunderlag Fakturafil FRI Kundfaktura Debiteringslista Restlängd Vid Intrum/Justitiaärende Anstånd Kreditering/Makulering av kundfordring Underlag för kvittning av fordran mot bidragsutbetalning Anläggningsreskontra Anläggningsreskontra Underlag kontering av investeringar samt kapitalkostnader Blankett från Anette Lindh Fakturera internt Underlag 12

17 2 4 6 Löpande bokföring Bokföringsorder/Omföringar Typ rättelser Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura, skadeståndskrav, försäkringsärenden, fodringar och avskrivning av fodringar Bestridande av faktura Diarieförs Kontanthantering Kassarullar Redovisning av kassa (dagrapporter) Babs-kvitton, kassakvitton Bankinsättningar 2 5 Finans- och skuldförvaltning Banktjänster Fullmakt postförsändelser 2 6 Inköp och försäljning Avrop från ramavtal och direktupphandling Avropsavtal/leasingavt Offerter Beställningsbekräftelse Garantibevis al 13

18 Produktdokumentation Följesedel garantitidens upphörande Förvalta avtal Bevakning av avtal, option på förlängning etc. Avtal av rutinmässig karaktär Till exempel leasingsavtal kopiatorer, städ. Om avtal diarieförs ingår de i diarieförda Avtal av ringa betydelse Hyresavtal, entreprenadavtal Reklamavtal Skötselavtal Personalhälsa Rehabiliteringsutredning Arbetsförmågebedömning, test och arbetsprövning, rapport handlingar. Tex uthyrning av rekreationsavdelning, tillfälliga avtal Gäller även uppsägningar. Gäller även uppsägningar. Gäller även uppsägningar. Gallras 2 år efter Gallras 5 år efter Gallras 1 år efter Gallras 1 år efter Förvaras i personalakt Behandlingskontrakt Förvaras i personalakt Resultat från behandling, rapport Förvaras i personalakt 14

19 Läkarutlåtande Förvaras i personalakt Sjukanmälan Omplaceringsutredning Förvaras i personalakt Beslut om omplacering Förvaras i personalakt Anmälan om arbetsskada Förvaras i personalakt Utredning om arbetsskada Förvaras i personalakt AFA-handlingar Förvaras i personalakt Beslut om sjukersättning Förvaras i personalakt Anmälan om diskriminering, trakasserier eller kränkande behandling Handlingsplan Utbilda och utveckla personal Medarbetarsamtal/utvecklingssamtal Gallras när chef eller anställd slutar sin anställning Lönesamtal Individuella utbildningsplaner Disciplinåtgärder för personal Kallelse Dokumentation om misskötsamhet MBL-protokoll Underlag inför disciplinär åtgärd Förvaras i personalakt Förutsätter att protokoll förts vid möte. Diarieförs. Förvaras i personalakt. Det råder inte sekretess i Gallras när nytt dokument är upprättat 15

20 Beslut om disciplinär åtgärd ex skriftlig varning Polisanmälan disciplinärenden utan både underlag och beslut är offentliga. Se Anmäla till polis Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Förvaras i personalakt Beslut om avgångsvederlag Förvaras i personalakt. Entledigande Förvaras i personalakt LAS-handlingar, genomförda Förvaras i personalakt Gallras efter 5 år Varsel om uppsägning Förvaras i personalakt Tjänstgöringsintyg/betyg, kopia Förvaras i personalakt Ansökan om företrädesrätt Förvaras i personalakt Dödsfallsintyg Förvaras i personalakt 2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö-/skyddsrond SAM, planer, uppföljning Skyddsrondsprotokoll Riskanalys Diarieförs Utreda arbetsmiljö Beslut från arbetsmiljöverket Diarieförs 16

21 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Diarieförs Gallras när ny ansvarig har utsetts 2 9 Löneadministration Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Anställningsbeslut Bisysslor / Gallras 10 år efter anställning upphör Gallras efter anställningens upphörande Intyg och betyg Förvaras i personalakt. Ledighetsansökningar mer än 6 mån Läkarintyg Semesterlista Beräkna lön, arvoden och ersättningar Arbetad tid, ledigheter, sjukanmälan, sjukt barn, löneavdrag, semestrar. Reseräkningar Arbetstidsschema Timrapporter Arvoden Ersättningar Kvitto personliga utlägg 17

22 2 11 IT och telefoni Förvalta system Programvaror, förvaltning och utveckling av system, behörigheter, överenskommelse om servicenivåer mm Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) Loggar, övriga system FRI Logglista Arx/Bevator (uppdateras kontinuerligt) Gallras efter 6 månader 2 12 Fordon och materiel Fordon Körjournal Besiktningsprotokoll Registreringsbevis Gallras när fordonet inte ägs av kommunen Utrustning och inventarier Besiktningsprotokoll Garanti- och avtalshandlingar Gallras när garantin/avtalet har gått ut 18

23 Beställningar, beställningsbekräftelser Följesedlar Inventarieförteckning Inventeringslistor Kassationslistor Rekvisitioner Om motsvarande faktura är specificerad och inte en samlingsfaktura Tex kvittensblock, rabattkort Uppdateras löpande 19

24 3 SAMHÄLLSSERVICE 3 3 Medborgarservice Hantera frågor Rutinmässiga förfrågningar, snabba svar och hänvisningar 3 4 Extern information och kommunikation Ge kommuninformation Pressmeddelande Information om avdelningarna på kommunens intranät och hemsida Informationsmaterial E-post och sms Gallras efter 1 år Bloggar, extern webbplats Annonser Broschyrer Ett exemplar av varje ska bevaras. 3 5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet Ansökan, beslut och redovisning Statistik till Lotterimyndighet Gallras efter 5 år 20

25 5 TRYGGHET OCH SÄKERHET 5 5 Skydd och säkerhet Skydda byggnader och egendom Lås, larm och övervakning (kamera och vilt) Ansökan Diarieförs Utredningar Diarieförs Tillstånd Diarieförs Avslag Diarieförs Systematiskt brandskyddsarbete SBA Riskinventering Brandskyddsorganisation Utbildning Uppföljning Diarieförs. I samband med systematiskt brandskyddsarbete kan riskkälla definieras som någonting (t ex ett ämne, en aktivitet eller teknisk utrustning) som kan orsaka en brand eller förvärra följderna av en brand. Brandskyddsorganisationen och dess uppgifter ska vara kända av alla inom verksamheten. Alla berörda ska vara utbildade, övade och ha tillräcklig kunskap om de uppgifter de förväntas utföra. Uppföljning måste göras så att det i 21

26 det systematiska brandskyddsarbetet kontrolleras att man utfört det man skulle, att man utvärderat och förändrat om det behövts. Till uppföljning bör även finnas en tillbudsrapportering där det framgår de brandtillbud som har uppstått samt vilka åtgärder detta har föranlett Informationssäkerhet Anmäla till polis Handlingar rörande samtycken enligt PuL PuL, information samt samtycken/åtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade när det gäller skola och gallras tidigast efter eleven avslutat sin skolgång. Förvaras på den bolag/förvaltning/skola som personen tillhör Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som personen bär skydd runt personuppgift. Förvaras på den bolag/förvaltning/skola som personen tillhör 22

27 Polistillstånd Gallras efter 5 år Polisanmälningar, allmänna Diarieförs. 5 7 Skade- och tillbudsrapportering Ansvarsskada Skador, stölder och ersättningar Diarieförs Egendomsskada Skador, stölder och ersättningar Diarieförs 11 FRITID 11 1 Fritid Fritidsgårdar och aktivitetshus 11 3 Idrottsanläggningar och arenor Idrottsanläggningar Idrottsplatser, idrottshallar, badhus, ishallar Tillfälliga uthyrningar FRI gallras efter 5 år/papper gallras efter genomförd bokning Schemabokningar FRI gallras efter 5 år/papper gallras efter Nycklar/Taggar Fritidsanläggningar Slingor, leder, sjöbad, friluftsliv genomförd bokning Uppdateras kontinuerligt 23

28 11 4 Föreningsstöd och utmärkelser Registrera föreningar Bildande/nedläggning av förening Tex stadgar Föreningsuppgifter Tex medlemsantal, kontaktuppgifter, styrelse Gallras efter 1 år Stöd till föreningar Bidragsansökningar Sammanställning bevaras 10 år i FRI Bidragsbesked till föreningar Gallras efter 1 år Begäran om komplettering eller påminnelse Gallras efter avslutat ärende Års- och verksamhetsberättelser från föreningar Övriga föreningshandlingar Gallras efter 3 år Kontroll av bidrag Sammanställning Föreningsinformation Blanketter till föreningar Uppdateras löpande Ad handbok Uppdateras löpande Ledarstipendier Sammanställning 24