Justeringsanslag Vid inaktualitet Registrator Ordnas systematiskt Bild- eller ljudupptagning. Bevaras Infosek. närarkiv Ordnas systematiskt

Transkript

1 Antagen: , 57 Reviderad: , gäller från och med Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.1 Fatta politiska beslut Kallelse Bevaras Infosek., Arkiveras med tillhörande protokoll Beslutsunderlag Vid inaktulitet Resp. sekreterare t Kopior av de ärenden som skickas med i kallelsen Kungörelse (annons) 2 år Resp. sekreterare t Närvarolista 4 år Resp. sekreterare t Utgör underlag för arvodesutbetalning Protokoll med bilagor Bevaras Infosek., Voteringslista Vid Resp. sekreterare t Delegationsredovisning 2 år Server Redovisas i protokollet Meddelandelista 2 år Server Voteringslista, Bevaras Infosek. t Arkiveras med tillhörande protokoll fullmäktige Justeringsanslag Vid Registrator t Bild- eller ljudupptagning Bevaras Infosek. t

2 2

3 3 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.2 Planera och följa upp Budget för Nässjö Bevaras Infosek. kommun, Horisontell styrpil Hållbar utveckling Bevaras Server Systemstöd för Pilen Styrpilens handlingsplaner Bevaras Server Systemstöd Exporteras till.doc-format vid arkivering för Pilen Styrpilen Bevaras Infosek., Ekonomisk rapport Bevaras Infosek., Budgetuppföljning Bevaras Infosek., Delårsrapport Bevaras Infosek., Årsredovisning Bevaras Infosek., Tilläggsbudget Bevaras Infosek., Begäran om anslag Bevaras Infosek.,

4 4 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Samverka med medarbetare Individuell utvecklingsplan Vid anställningens upphörande t

5 5 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Samverka på arbetsplatsen Dagordning 2 år Avdelningssida på SNIKKE t Semesterplanering Vid Avdelningssida på SNIKKE t Minnesanteckningar 2 år Avdelningssida på SNIKKE t

6 6 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Samverka med facken Kallelse 2 år Personalavd. t Dagordning Bevaras Personalavd. Arkiveras med tillhörande protokoll t Minnesanteckningar/ protokoll Bevaras Personalavd. t

7 7 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Informera muntligen Kallelse eller dagordning Vid Verksamhetsansvarig t Mötesanteckningar Vid Verksamhetsansvarig t

8 8 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Informera skriftligen Pressrealser Bevaras Informationsavdelning t Nyhetsbrev Bevaras Verksamhetsansvarig t Nyhet på Intranät eller hemsidan Vid Intranät, hemsida Intranät, hemsida

9 9 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Bedriva t brandskyddsarbete Beslut om utseende av Vid Infosek., brandskyddsansvarig inaktulitet Skriftlig dokumentation Bevaras Infosek., av brandskyddet Handlingar rörande brandskyddskontroll Vid Handlingar rörande brandskyddsutbildning Vid Utrymningsplaner Vid t

10 10 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Handlägga interpellationer, motioner och frågor Frågor & Bevaras Infosek., interpellationer Motion Bevaras Infosek. Motionssvar Bevaras Infosek. Korrespondens Bevaras Infosek., Yttrande Bevaras Infosek., Beslut Bevaras Infosek.,

11 11 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Handlägga övriga ärenden Remisser Bevaras Infosek., Tjänsteskrivelser Bevaras Infosek. Remissyttrande Bevaras Infosek., Korrespondens Bevaras Infosek., Beslut Bevaras Infosek.,

12 12 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.7 Arbeta i projekt Projektplan Bevaras Infosek., Delrapport Bevaras Infosek., Slutrapport Bevaras Infosek.

13 13 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Utreda förslag till Nässjö kommun Förslag till Nässjö Bevaras Infosek. kommun Mottagningsbevis Bevaras Infosek., Svar på förslag Bevaras Infosek.,

14 14 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Delta i sociala medier Plan för sociala medier Bevaras Infosek., Beslut om tillåtelse att Bevaras Infosek. använda socialt media Blogg/ mikroblogg Bevaras Internet Communitysida Bevaras Internet Wiki Bevaras Internet Inlägg/ kommentarer Vid inaktuallitet Internet

15 15 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Administrera Fråga din politiker och Allmänhetens frågestund Fråga till allmänhetens Bevaras Infosek., frågestund Fråga till fråga din Bevaras Server politiker Svar på Fråga din politiker Bevaras Server

16 16 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Administrera medborgarenkäten Anmälningsblankett 2 år Infosek. Sammanställning över Bevaras Infosek. resultatet Följebrev 2 år Infosek. Kommunens frågor 2 år Infosek.

17 17 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.9 Göra internkontrollplan Internkontrollplan Bevaras Infosek., Redovisning av internkontroll Bevaras Infosek.

18 18 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.10 Administrera personuppgifter Anmälan av pul-ombud till Datainspektionen Vid Pul-assistent Systemtiskt ordnade Anmälan av Bevaras Infosek., personuppgiftshantering till Datainspektionen Beslut om Bevaras Infosek., personuppgiftsombud Rutin över personuppgiftshantering Revideras Pul-assistent Systemtiskt ordnade Registerförteckning Revideras Pul-assistent t Registerutdrag 1 år Infosek. t Förfrågan om registerutdrag 1 år Infosek.,

19 19 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.11 Ta fram styrdokument Riktlinjer Bevaras Infosek., Regler Bevaras Infosek., Policydokument Bevaras Infosek., Handlingsplaner Bevaras Infosek.s, Reglementen Infosek., Stadgar Bevaras Infosek., Delegations- ordningar Bevaras Infosek., Bolags- ordningar Bevaras Infosek., Ägar- direktiv Infosek.,

20 20 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.12 Ta fram arkivredovisning Dokument- Bevaras Infosek., hanteringsplan Klassificerings- struktur Bevaras Infosek. Arkivbeskrivning Bevaras Infosek., Arkivförteckning Revideras Server t

21 21 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.13 Hantera överklaganden Dom Bevaras Infosek., Fullmakt Bevaras Infosek., Föreläggande Bevaras Infosek. Kallelse till förhandling Bevaras Infosek. Korrespondens Bevaras Infosek., Tjänsteanteckningar Bevaras Infosek. Protokoll Bevaras Infosek., Underlag för framställt Bevaras Infosek., krav Yttrande Bevaras Infosek. Yttrande från motpart Bevaras Infosek., Rådgivning Bevaras Infosek.

22 22 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.15 Representera kommunen Representationslistor Tackbrev Bevaras Handlingar rörande vänorter Bevaras Gåvor till kommunen Bevaras

23 23 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.16 Ansöka om utbildningar Tjänsteskrivelse om genomförande av utbildning Bevaras Infosek., Beslut om genomförande av utbildning Bevaras Infosek., Samverkansavtal Bevaras Infosek., Utbildningsavtal Bevaras Infosek., Ansökan om statsbidrag Bevaras Infosek., för utbildning Beviljad ansökan Bevaras Infosek., Avslagen ansökan Bevaras Infosek. Bilagor till ansökan Bevaras Infosek.,

24 24 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Genomföra skyddsrond Handlingsplan Bevaras Personalavd. Riskbedömning Bevaras Personalavd. Skyddsronds protokoll Bevaras Personalavd.

25 25 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Rapportera tillbud, olycksfall och arbetsskada Sammanställning av tillbud, olycksfall & Bevaras Personalavd. arbetsskador Anmälan om arbetsskada till FK Bevaras Personakt Anmälan till AFA (TFA-KL) Bevaras Personakt Handlingsplan Bevaras Personakt Tillbudsanmälan Bevaras Personakt

26 26 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Rehabilitera Läkarutlåtande 2 år Personakt Arbetsförmågebedömning Bevaras Personakt Omplaceringsutredning Bevaras Personakt Sjukanmälan 2 år Personakt Rehabiliteringsutredning Bevaras Personakt

27 27 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Följa upp årets arbetsmiljöarbete Årlig översyn av Bevaras Infosek., arbetsmiljöarbetet Sammanställning av Medarbetarenkät Bevaras Infosek.,

28 28 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Registrera och diarieföra Handlingar av ringa betydelse Vid Resp. handläggare Korrespondens Vid, Resp. handläggare Gäller även e-brev. Korrespondens av vikt ska registreras och bevaras. dock tidigast 1 vecka Postlista Revideras Internet Lista över inkomna e- 1 vecka Resp. e-brevlåda Gäller såväl myndighets- som personlig brevlåda brev Ärendelista Bevaras Infosek. Lista över årets ärenden med rubrik och diarienummer Meddelanden 1 år Infosek., Diarium Bevaras Server Avser inkomna handlingar för kännedom till kommunstyrelsen

29 29 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Expediera och arkivera Expedieringslistor Vid Resp. sekreterare Lista över vilka som ska delges ett beslut inaktuallitet Leveranskvitto Bevaras Infosek. Kvitto på överlämnade handlingar till kommunarkivet

30 30 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Betala leverantörer Förteckning över utlämnade 10 år Ekonomiavd. Närarkiv Förs centralt av kommunledningskontorets ekonomiavdelning rekvistionsblock Rekvistion 10 år Skanningsföretaget Ekonomisystemet Bilaga till faktura Leverantörsfaktura 10 år Skanningsföretaget Ekonomisystemet Skannas och förvaras av externt företag Attestlista Revideras Betalningsfil 2 år Server Skickas elektroniskt till bankgirot för utbetalning

31 31 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Fakturera och bevaka kundfordran Autogiroanmälan 2 år Ekonomiavd. Debiteringslista 2 år Ekonomiavd. Närarkiv e-medgivande autogiro 2 år Ekonomiavd. Närarkiv Medgivandeavisering 2 år Ekonomiavd. Närarkiv Kundfaktura 10 år Skickas till kund Fakturaunderlag 2 år Ekonomiavd. Närarkiv Fakturafil 2 år Server Ekonomisystemet Skickas till posten RHR Betalningspåminnelse 2 år Skickas till kund Kravfil 2 år Ekonomiavd. Skickas till Justitia Närarkiv Uppdragserkännande 2 år Ekonomiavd. Justitia Närarkiv (tjänsterum) Inkassorapport 2 år Ekonomiavd. Skrivs ut vid behov Närarkiv Statusrapport 2 år Ekonomiavd. Skrivs ut vid behov Närarkiv Avslutsrapport 10 år Ekonomiavd.

32 32 Bokföringsmässig avskrivning Närarkiv 10 år Ekonomiavd. Närarkiv

33 33 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Köpa in och sälja internt Underlag 2 år Ekonomiavd. Ekonomisystemet Interndebitering/ 10 år Ekonomiavd. Ekonomisystemet kostnadsfördelning Bokföringsorder 10 år Ekonomiavd. Ekonomisystemet Närarkiv Avstämmningslista 2 år Ekonomiavd. Ekonomisystemet

34 34 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Redovisa inventarier och anläggningar Anläggningsreskontra 10 år Ekonomiavd. Exklusive det utdrag som ingår i bokslutsbilagorna i årsbokslutet Avstämningslista 2 år Ekonomiavd, Verifikat 10 år Ekonomiavd. Bokslutslista Bevaras Ekonomiavd. Bokslutsbilaga med specifikation över årets investeringsvärde Inventarieförteckning 10 år Ekonomiavd

35 35 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Rekrytera Anställningsavtal Bevaras Personakt Sammanställning över Bevaras Info sek., sökande Behovanalys Bevaras Info sek., Kravprofil Bevaras Info sek., Annons Bevaras Info sek., Intresseanmälningar Vid Personalavd. Avser så kallade spontanansökningar Merit- sammanställning Ansökningar, ej erhållen tjänst 2 år Server Ansökningshandlingar från antagen Bevaras Personakt Beslut om tillsättande av Bevaras Infosek., tjänst Utlåtande från rekryteringskonsult Vid Ansvarig för rekryteringen

36 36 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Introducera nya medarbetare IT-försäkran 2 år efter Personakt Informationsmaterial Vid Resp. avdelningschef Mobiltelefonavtal 10 år Resp. avdelningschef Introduktionsplan för medarbetare Bevaras Resp. avdelningschef Checklista Vid Resp. avdelningschef Fullmakt för postöppning Vid Registrator Tystnadsplikt 2 år Personakt Tjänstebilsavtal Bevaras Personakt Kvittenser för nycklar 2 år Resp. avdelningschef

37 37 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Utveckla kompetens Studieintyg Bevaras Personakt Kompetensutvecklingsplan Bevaras Resp. chef Kursmaterial Vid Resp. handläggare Kursinbjudningar Vid Resp. handläggare, e- brevlåda

38 38 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Arbeta med friskvård Informationsmaterial Bevaras Personalavd. Hälsonytt Bevaras Personalavd. Fritidsklubbens protokoll Bevaras Personalavd. Fritidsklubbens informationsmaterial Bevaras Personalavd. Fritidsklubbens stadgar Bevaras Personalavd.

39 39 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Förhandla med facken Kallelse Bevaras Personalavd. Arkiveras med tillhörande protokoll MBL-protokoll Bevaras Personalavd.

40 40 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Göra arbetsvärdering Godkänd basvärdering Revideras Server BAS

41 41 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Hantera disciplinärenden Kallelse Vid inaktuallitet Personalavd. MBL-protokoll Bevaras Personalavd. Skriftlig varning Bevaras Personakt Polisanmälan Bevaras Personakt

42 42 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Avsluta anställning Arbetsgivarintyg 2 år Server Beslut om avgångsvederlag Bevaras Personakt Entledigande Bevaras Personakt LAS-handlingar, ej 2 år Server Winlas genomförda LAS-handlingar, Bevaras Personalavd. Winlas genomförda Tjänstgöringsintyg/ betyg Bevaras Personakt

43 43 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Upphandla Upphandlingsbeslut Bevaras Inköpsenhetens Fullmakt Bevaras Inköpsenhetens Samråd Bevaras Inköpsenhetens Annons Bevaras Inköpsenhetens Upphandlingssystem Förfrågningsunderlag Bevaras Inköpsenhetens Upphandlingssystem Kompletteringar Inköpsenhetens Upphandlingssystem Se anbud Öppningsprotokoll Bevaras Inköpsenhetens Upphandlingssystem Anbud, antaget Bevaras Inköpsenhetens Upphandlingssystem Allmän handling efter anbudsöppningen Anbud, ej antagna 4 år Inköpsenhetens Upphandlingssystem Allmän handling efter anbudsöppningen Efterannnons Bevaras Inköpsenhetens Upphandlingssystem Prövningsprotokoll Bevaras Inköpsenhetens Utvärderingsprotokoll Bevaras Inköpsenhetens

44 44 Tilldelningsbeslut Bevaras Inköpsenhetens Upphandlingsrapport Bevaras Inköpsenhetens Upphandlingssystem Upphandlingssystem

45 45 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Hantera avtal Avtalsdatabas Bevaras Server Avtal Bevaras Ekonomiavd Avtalsdatabas Avser avtal rörande kärnverksamhet<vissemicolon> infrastruktur eller andra verksamhetskritiska varor eller Övriga avtal 10 år Ekonomiavd Avtalsdatabas tjänster Avser avtal från stödjande verksamheter

46 46 Verksamhetsområde: Stödjande verksamheter Strukturenhet: Beställa Leasingavtal Resp. avdelnings Avtalsdatabas Gällande gallring se, hantera avtal Orderbekräftelse 2 år Resp. beställare Systematiskt ordnade Offerter Vid Resp. beställare Beslut om val av leverantör Bevaras Resp. beställare Avropsavtal Resp. avdelnings Avtalsdatabas Gällande gallring se, hantera avtal Garantibevis Vid garantitidens Resp. beställare upphörande Produktdokumentation Vid Resp. beställare Mottagningsbevis /Fraktsedel Vid Resp. beställare Följesedel 2 år Resp. beställare

47 47 Verksamhetsområde: Systemförvaltning Strukturenhet: 3.1 Förvalta system Systemutredning Bevaras Systemadministratör Korrespondens med Vid Systemadministratör E-brev får gallras tidigast efter en vecka. leverantör Systemdokumentation Bevaras Systemadministratör Ärendestatus Hit Vid Systemadmin e- brevlåda Avser bekräftelse per e-brev på anmälan och avslut av ärende hos Höglandets IT. Gallring får tidigast ske efter en vecka. Licensförteckning Revideras Systemadministratör Programlicens Vid Systemadministratör Förteckning över Bevaras Systemadministratör användare Inbjudan till utbildning Vid Systemadmin

48 48 Verksamhetsområde: Ekonomiservice Strukturenhet: 4.1 Redovisa in- och utbetalningar Inbetalningar från kund 10 år Utbetalningar till 10 år leverantör Avstämningsrapport leverantörsbetalningar 2 år Ekonomiavd Kassaverifikation 10 år Ekonomiavd. Närarkiv Rättelser 2 år Ekonomiavd Huvudbok Bevaras Server Ekonomisystem Kontoplan Bevaras Server Ekonomisystem Kontoutdrag 10 år Ekonomiavd Dagrapport 10 år Ekonomiavd

49 49 Verksamhetsområde: Ekonomiservice Strukturenhet: 4.2 Deklarera skatter och moms Ansökan ersättning moms 2 år Ekonomiavd. Närarkiv Originalet skickas till skatteverket. Kopia sparas tillsammans med underlag Skatte- och momsdeklaration 10 år Ekonomiavd. Närarkiv Underlag för ansökan om moms 10 år Ekonomiavd. Närarkiv Skatteverkets meddelande avräkning 10 år Ekonomiavd. Närarkiv av kommunalskattemedel Skatteverkets 10 år Ekonomiavd. utbetalningsbesked Skatteverkets redovisningsräkning utbetalningsår Närarkiv 10 år Ekonomiavd. Närarkiv

50 50 Verksamhetsområde: Ekonomiservice Strukturenhet: 4.4 Administrera stiftelser Verifikation 10 år Ekonomiavd. Ekonomisystem Ansökan Bevaras Beslut om utdelning Bevaras Stiftelseförordnande Bevaras Ekonomiavd. Huvudbok Bevaras Ekonomiavd. Ekonomisystem Bokslut Bevaras Ekonomiavd. Ekonomisystem Verifikationslista Bevaras Ekonomiavd. Ekonomisystem Revisionsberättelse Bevaras

51 51 Verksamhetsområde: Personaladministration Strukturenhet: 5.1 Betala lön och arvode Time-Care Bevaras Time-Pool Bevaras Personec P Bevaras Kommunens centrala personalsystem Arvoden 2 år Resp. attestant Underlag från politiker eller familjehem Ersättningar 2 år Resp. attestant Till exempel bil- eller reseersättning Förskottsanmälan 2 år Personalavd. Löneunderlag 2 år Personalavd. Kontrolluppgifter Bevaras Server Ledighetsansökningar för 2 år Personalavd. fackligt uppdrag Löneavdrag 2 år Personalavd. Lönelistor Bevaras Genereras och lagras i Personec P Skatter 10 år Personalavd. Utmätning i lön 10 år Personalavd. Förtroendemannaregister Vid Server Troman

52 52 Verksamhetsområde: Personaladministration Strukturenhet: 5.2 Hantera tjänstepensionen Pensionsbrev Bevaras Personakt Pensionsförfrågan Bevaras Personakt AFA-beslut Vid pensionsavgång Personakt Kontoutdrag KPA 10 år Personalavdelningen Premier rapporterade till PV 2 år Server Pensionslösningar, avtal om särskilda Bevaras Personakten Pensionsunderlag, aktualiseringar Bevaras Personakten Signallistor/rättelselistor 2 år Personalavdelningen Återkrav av pension 10 år Personalavdelningen

53 53 Verksamhetsområde: Personaladministration Strukturenhet: 5.3 Sätta och revidera löner Centrala avtal Vid Personalavd. Överläggningsprotokoll Bevaras Personalavd. Lokala avtal Bevaras Personalavd. Utfallsanalys för kommunen Bevaras Personalavd. Information om årets lönerevision Vid Personalavd. Fastställd Lön Bevaras Personalavd.

54 54 Verksamhetsområde: Personaladministration Strukturenhet: 5.4 Förhandla med facken Kallelse Bevaras Personalavd. MBL-protokoll Bevaras Personalavd.

55 55 Verksamhetsområde: Samhällsutveckling Strukturenhet: Samordna Fair Trade City-arbetet Ansökan Vid Infosek. Framtidsplan Bevaras Infosek. Verksamhetsrapport Bevaras Infosek. Informationsmaterial Bevaras Planeringsavd. Underlag för inventering Vid Planeringsavd. Styrgruppsprotokoll Bevaras Planeringsavd.

56 56 Verksamhetsområde: Samhällsutveckling Strukturenhet: Administrera hemsändningsbidrag Sammanställning över leveranser 2 år Planeringsavd. Utanordning 10 år Planeringsavd. Avtal med Daglivarubutik Bevaras Planeringsavd. Årssammanställning Bevaras Infosek. över hemsändningsbidrag Ansökan till 2 år Infosek. Länsstyrelsen Beslut om beviljat statligt bidrag 2 år Infoseks.

57 57 Verksamhetsområde: Samhällsutveckling Strukturenhet: Administrera statistik Statistisk sammanställning Vid Planeringsavd.

58 58 Verksamhetsområde: Samhällsutveckling Strukturenhet: Ta fram bostadsförsärjningsprogram Bostadsenkät Vid Planeringsavd. Följebrev Vid Planeringsavd. Sammanställning av Bevaras Infosek. enkäten Riktlinjer för kommunens boendeplanering Bevaras Infosek.

59 59 Verksamhetsområde: Informationsservice Strukturenhet: 7.1 Producera informationsmaterial Tidningar eller Broschyrer Bevaras Infoenheten Affischer Bevaras Infoenheten Illustrationer Bevaras Info- Fotografier Bevaras Bilddatabas Flygblad Bevaras Infoenheten Visitkort Bevaras Infoenheten Annonser Bevaras Infoenheten Webplatser Bevaras Server En digital bevarandekopia görs en 1 gång per år

60 60 Verksamhetsområde: Informationsservice Strukturenhet: 7.2 Planera kommunikation Marknadsundersökning Bevaras Info-enheten Omvärldsanalys Bevaras Info-enheten Nulägesanalys Bevaras Info-enheten Informationsplaner Bevaras Info-enheten Dokumentation av aktiviteter Bevaras Info-enheten Utvärdering Bevaras Info-enheten

61 61 Verksamhetsområde: Kommunarkiv Strukturenhet: 8.1 Utöva tillsyn över arkivvården Inspektionsanmälan Vid Arkivansvarig Inspektionsrapport Bevaras Arkivansvarig

62 62 Verksamhetsområde: Kommunarkiv Strukturenhet: 8.2 Ta emot arkiv Arkivförteckning Bevaras Server Leveranskvitto Vid Arkivhandläggare

63 63 Verksamhetsområde: Kommunarkiv Strukturenhet: 8.3 Lämna ut arkivhandlingar Patientförfrågan Vid Arkivansvarig Lånekvitto Vid Arkivansvarig Beställningsspecifikation Vid Arkivansvarig

64 64 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: Handlägga faderskap Aktualisering Vid Server Ja Registreras i Treserva * S-protokoll Vid Medborgarkontor, Ja Registreras i Treserva * Bekräftelse av faderskap Vid Medborgarkontor, Ja Registreras i Treserva * Anmälan om gemensam Vid Medborgarkontor, Ja Registreras i Treserva * vårdnad Kopia av legitimation Vid Medborgarkontor, Ja Registreras i Treserva *Original skickas till socialförvaltningen, kopia bevaras. Anteckningar om bokning av Vid Medborgarkontor t möte Underrättelse från Skatteverket Vid Medborgarkontor t Skickas tillbaka till Skatteverket, kopia skickas till socialförvaltningen Underrättelse som inleder ärende Vid Medborgarkontor Ja Registreras i Treserva Underrättelse som aktualiserar ärende. Skickas tillbaka till Skatteverket, kopia skickas till socialförvaltningen Kallelse till vårdnadshavare 1 år Medborgarkontor Registreras i Treserva Statistik Bevaras Medborgarkontor Registreras i Treserva

65 65 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: Genomföra namngivningsceremoni Blankett för namngivnings-ceremoni Bevaras Medborgarkontor t Uppgifter om barnets namn, önskad tid och övriga önskemål om ceremonin Korrespondens Vid Server Registreras i Outlook Namngivningsbevis Avhändas Medborgarkontor t Ges till barnet Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: Genomföra borgerlig vigsel Bevis vigsel/registrering Bevaras Medborgarkontor t Ceremonitext Bevaras Medborgarkontor t Bekräftelse av anmälan Vid Medborgarkontor t Anmälan Vid Medborgarkontor t vigsel/partnerskap Intyg från Skatteverket 2 år Medborgarkontor t Vigselprotokoll Bevaras Medborgarkontor t Underrättelse till Skatteverket 2 år Medborgarkontor t

66 66 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: Administrera seniorbostadskö Blankett med sökandes uppgifter och placering Bevaras/5 år* Medborgarkontor Treserva *Personakter för personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras, övriga gallras efter 5 år Anteckningar från samtal Vid Medborgarkontor t Kontraktsunderlag Bevaras/5 år* Medborgarkontor t Skickas till socialförvaltningen Kontrakt Avhändas Medborgarkontor t Ges till hyresgästen/ombud Kontrakt, kopia Bevaras/5 år* Medborgarkontor Treserva Blankett för kvittering av nycklar Kvittens för taggar 2 år efter att nycklarna har återlämnats 2 år efter att taggen har återlämnats Medborgarkontor t Innehåller uppgifter om hyresgästen, antal nycklar, ombudets underskrift och anteckning om när nycklarna har återlämnats Server ProAxess

67 67 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: Hantera dödsboanmälningar Blankett "första samtalet" Bevaras/5 år* Personakt Ja *Personakter för personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras, övriga gallras efter 5 år Ansökningar som inte 2 månader Medborgarkontor Ja leder till utredning Broschyrer Bevaras/Vid Medborgarkontor Nej t Ett exemplar av varje tryckmaterial bevaras, övriga gallras vid. Ansökan om Bevaras/5 år* Personakt Ja Lämnas till dödsbodelägare dödsboanmälan Uppgifter för dödsboanmälan Bevaras Medborgarkontor Ja t Information om vilka handlingar som krävs för dödsboanmälan Dödsboanmälan Bevaras/5 år* Personakt Ja Skickas till skatteverket -utredning Dödsboets tillgångar Bevaras/5 år* Personakt Ja Skickas till Skatteverket Dödsboets utgifter Bevaras/5 år* Personakt Ja Skickas till Skatteverket Anteckningar Bevaras/5 år* Personakt Ja Underlag för Bevaras/5 år* Personakt Ja dödsboanmälan Fullmakt Bevaras/5 år* Personakt Ja Om dödsbodelägarna vill ge kommunen rätt att förvalta dödsboet

68 68

69 69 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: 9.3 Bedriva turistverksamhet Turismstrategi Bevaras Medborgarkontor Ciceron Tas fram för varje mandatperiod Årsredovisning för Bevaras Sekretariat Ciceron turismföreningar Beslut om Bevaras Sekretariat Ciceron årsredovisningar för turismföreningar Handlingsplan för Bevaras Medborgarkontor t Redovisas för kommunstyrelsen turismutveckling Statistik Bevaras Turistbyrån Q-stat Statistik om besök på turistbyrån, tjänsteförmedling m.m. Inköp av souvenirer, 10 år Server Agresso faktura Förteckning över Vid Turistbyrå t souvenirer och leverantörer Dagsrapport 10 år Server Agresso Följesedlar, varulager kassaförsäljning Dagsrapport kassaförsäljning, kopia 10 år Turistbyrå t Dagsrapport från BABS och kontanthantering skickas till Fiskekort för sjöarna i Nässjö tätort Avhändas Turistbyrå t Förteckning över Vid Turistbyrå t ekonomiavdelnignen

70 70 uthyrningscyklar iticket Vid Leverantör t Nordic travel Vid Leverantör t Förteckning över privatbostäder för uthyrning Vid Medborgarkontor t

71 71 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: 9.4 Ge budget- och konsumentrådgivning Reklamationsärenden, 1 år Medborgarkontor Boss Boss drivs av Konsumentverket enskilda konsumenter Marknadsundersökningar Bevaras Medborgarkontor t Dokumentation om Bevaras Medborgarkontor t egenproducerade utställningar Underlag för statistik Vid Medborgarkontor Boss Statistisk Bevaras Medborgarkontor Boss sammanställning Ärenden om 5 år Medborgarkontor Ja Boss budgetrådgivning Ärenden om 5 år Medborgarkontor Ja Boss skuldrådgivning Ärenden om 5 år Medborgarkontor Ja Boss skuldsanering Bokningslistor 1 år Medborgarkontor Ja Boss Anteckningar från möten och samtal 5 år Medborgarkontor Ja Boss

72 72 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: 9.5 Ge intern service (systemstöd) Beställning av telefoni Vid Server Netigate Beställning görs av respektive chef Blankett för beställning När anställningen har upphört Medborgakontoret t Beställning av nyanställning, ändring eller tillägg av tjänster/behörigheter Uppgifter om telefon kopplad till anställning När anställningen har upphört Server Korrespondens Vid Server Outlook Beställning av behörighet Vid Server SITHS Admin SITHS Ändring av behörighet Vid Server SITHS Admin SITHS Beställning av identifikation hel arbetsplats Vid Server SITHS Admin Kallelse till fotografering Vid Server Outlook Skickas via e-post till medarbetaren Foto 1 vecka/vid Trio Medborgarkontor t Fotot som används till identifikationshandlingen gallras vid, övriga foton gallras efter 1 vecka. Koder Vid Resp. medarbetare t Kortets koder krävas för att

73 73 hämta ut identifikationshandlingen SITHS-kort Vid Resp. medarbetare t Gallras när anställningen har upphört/när nytt kort har utfärdats