Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekretess Registrering Anmärkning

Transkript

1 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.1 Fatta politiska beslut Kallelse Bevaras KS, Arkiveras med tillhörande protokoll Beslutsunderlag Vid inaktulitet Resp. sekreterare Kopior av de ärenden som skickas med i kallelsen Kungörelse (annons) Vid Server Närvarolista 4 år Resp. sekreterare Utgör underlag för arvodesutbetalning Protokoll med bilagor Bevaras KS, Delegationsredovisning 2 år Server Redovisas i protokollet Meddelandelista 2 år Server Redovisas i protokollet Voteringslista Vid Resp. sekreterare Voteringslista, Bevaras KS Arkiveras med tillhörande protokoll fullmäktige Justeringsanslag Vid Webb Bild- eller ljudupptagning Bevaras KS

2 2 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.2 Planera och följa upp Budget för Nässjö Bevaras KS, kommun Horisontell styrpil Hållbar utveckling Bevaras Server Systemstöd för Pilen Styrpilens handlingsplaner Bevaras Server Systemstöd för Pilen Exporteras till.doc-format vid arkivering Styrpilen Bevaras KS, Ekonomisk rapport Bevaras KS, Budgetuppföljning Bevaras KS, Delårsrapport Bevaras KS, Årsredovisning Bevaras KS, Tilläggsbudget Bevaras KS, Begäran om anslag Bevaras KS,

3 3 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Samverka med medarbetare Individuell utvecklingsplan Vid anställningens upphörande

4 4 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Samverka på arbetsplatsen Dagordning 2 år Avdelningssida på SNIKKE Semesterplanering Vid Avdelningssida på SNIKKE Minnesanteckningar 2 år Avdelningssida på SNIKKE

5 5 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Samverka med facken Kallelse 2 år HR-avd. Dagordning Bevaras HR-avd. Arkiveras med tillhörande protokoll Minnesanteckningar/ protokoll Bevaras HR-avd.

6 6 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Informera muntligen Kallelse eller dagordning Vid Verksamhetsansvarig Mötesanteckningar Vid Verksamhetsansvarig

7 7 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Informera skriftligen Pressreleaser Bevaras Kommunikationsenheten Nyhetsbrev Bevaras Verksamhetsansvarig Nyhet på SNIKKE eller hemsidan Vid SNIKKE, hemsida SNIKKE, hemsida

8 8 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Bedriva brandskyddsarbete Beslut om utseende av Vid KS, brandskyddsansvarig inaktulitet Skriftlig dokumentation Bevaras KS, av brandskyddet Handlingar rörande brandskyddskontroll Vid Handlingar rörande brandskyddsutbildning Vid Utrymningsplaner Vid

9 9 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Besvara motioner, interpellationer och frågor Frågor & Bevaras KS, interpellationer Motion Bevaras KS, Motionssvar Bevaras KS, Korrespondens Bevaras KS, Yttrande Bevaras KS, Beslut Bevaras KS,

10 10 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Handlägga övriga ärenden Remisser Bevaras KS, Tjänsteskrivelser Bevaras KS, Remissyttrande Bevaras KS, Korrespondens Bevaras KS, Beslut Bevaras KS,

11 11 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.7 Arbeta i projekt Projektplan Bevaras KS, Delrapport Bevaras KS, Slutrapport Bevaras KS

12 12 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Utreda förslag till Nässjö kommun Förslag till Nässjö Bevaras KS kommun Mottagningsbevis Bevaras KS, Svar på förslag Bevaras KS,

13 13 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Delta i sociala medier Plan för sociala medier Bevaras KS, Beslut om tillåtelse att Bevaras KS använda socialt media Blogg/ mikroblogg Bevaras Internet Communitysida Bevaras Internet Wiki Bevaras Internet Inlägg/ kommentarer Vid inaktuallitet Internet

14 14 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Administrera Fråga din politiker och Allmänhetens frågestund Fråga till allmänhetens Bevaras KS, frågestund Fråga till fråga din Bevaras Server politiker Svar på Fråga din politiker Bevaras Server

15 15 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Administrera medborgarenkäten Anmälningsblankett 2 år KS Sammanställning över Bevaras KS resultatet Följebrev 2 år KS Kommunens frågor 2 år KS

16 16 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.9 Göra internkontrollplan Internkontrollplan Bevaras KS, Redovisning av internkontroll Bevaras KS

17 17 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.10 Administrera personuppgifter Anmälan av dataskyddsombud till Vid GDPR-assistent systemtiskt Datainspektionen Anmälan av Bevaras KS, personuppgiftshantering till Datainspektionen Beslut om Bevaras KS, personuppgiftsombud Rutin över personuppgiftshantering Revideras GDPR-assistent systemtiskt Registerförteckning Revideras GDPR-assistent Registerutdrag 1 år KS, Förfrågan om registerutdrag 1 år KS,

18 18 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.11 Ta fram styrdokument Riktlinjer Bevaras KS, Regler Bevaras KS, Policydokument Bevaras KS, Handlingsplaner Bevaras KS, Reglementen Bevaras KS, Stadgar Bevaras KS, Delegationsordningar Bevaras KS, Bolagsordningar Bevaras KS, Ägardirektiv Bevaras KS,

19 19 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.12 Ta fram arkivredovisning Dokument- Bevaras KS, hanteringsplan Klassificeringsstruktur Bevaras KS Arkivbeskrivning Bevaras KS, Arkivförteckning Revideras Server Visual Arkiv Exporteras årligen till Nationella arkivdatabasen (NAD) hos Riksarkivet

20 20 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.13 Hantera överklaganden Dom Bevaras KS, Fullmakt Bevaras KS, Föreläggande Bevaras KS Kallelse till förhandling Bevaras KS Korrespondens Bevaras KS, Tjänsteanteckningar Bevaras KS Protokoll Bevaras KS, Underlag för framställt Bevaras KS, krav Yttrande Bevaras KS Yttrande från motpart Bevaras KS, Rådgivning Bevaras KS

21 21 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.15 Representera kommunen Representationslistor Vid Ansvarig handläggare Tackbrev Bevaras KS Handlingar rörande vänorter Bevaras KS Gåvor till kommunen Bevaras

22 22 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Genomföra skyddsrond Handlingsplan Bevaras HR-avd. Riskbedömning Bevaras HR-avd. Skyddsronds protokoll Bevaras HR-avd.

23 23 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Rapportera tillbud, olycksfall och arbetsskada Sammanställning av Bevaras Server LISA tillbud, olycksfall & arbetsskador Anmälan om arbetsskada till FK Bevaras Personakt Anmälan till AFA Bevaras Server LISA (TFA-KL) Handlingsplan Bevaras Server LISA Tillbudsanmälan Bevaras Server LISA

24 24 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Rehabilitera Läkarutlåtande/intyg 2 år Server Aditro Arbetsförmåge- Bevaras Server Aditro bedömning Omplacerings- Bevaras Server Aditro utredning Rehabiliteringsutredning Bevaras Server Aditro

25 25 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Följa upp årets arbetsmiljöarbete Årlig översyn av Bevaras KS, arbetsmiljöarbetet Sammanställning av Medarbetarenkät Bevaras KS,

26 26 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Registrera och diarieföra Handlingar av ringa betydelse Vid Resp. handläggare Korrespondens Vid, Resp. handläggare Gäller även e-brev. Korrespondens av vikt ska registreras och bevaras. dock tidigast 1 vecka Postlista Revideras Internet Lista över inkomna e- 1 vecka Resp. e-brevlåda Gäller såväl myndighets- som personlig brevlåda brev Ärendelista Bevaras KS Lista över årets ärenden med rubrik och diarienummer Meddelanden 1 år KS, Diarium Bevaras Server Avser inkomna handlingar för kännedom till kommunstyrelsen

27 27 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Expediera och arkivera Expedieringslistor Vid Resp. sekreterare Lista över vilka som ska delges ett beslut inaktuallitet Leveranskvitto Bevaras KS Kvitto på överlämnade handlingar till kommunarkivet

28 28 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Betala leverantörsfakturor Förteckning över utlämnade rekvistionsblock 10 år Ekonomiavd. Förs centralt av kommunledningskontorets ekonomiavdelning Rekvistion 10 år Skanningsföretaget Ekonomisystemet Bilaga till faktura Leverantörsfaktura 10 år Skanningsföretaget Ekonomisystemet Skannas och förvaras av externt företag Attestlista Revideras Betalningsfil 2 år Server Skickas elektroniskt till bankgirot för utbetalning

29 29 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Fakturera och bevaka kundfordran Autogiroanmälan 2 år Ekonomiavd. Debiteringslista 2 år Ekonomiavd. e-medgivande autogiro 2 år Ekonomiavd. Medgivandeavisering 2 år Ekonomiavd. Kundfaktura 10 år Skickas till kund Fakturaunderlag 2 år Ekonomiavd. Fakturafil 2 år Server Ekonomisystemet Skickas till posten RHR Betalningspåminnelse 2 år Skickas till kund Kravfil 2 år Ekonomiavd. Skickas till Justitia Uppdragserkännande Justitia 2 år Ekonomiavd. (tjänsterum) Inkassorapport 2 år Ekonomiavd. Skrivs ut vid behov Statusrapport 2 år Ekonomiavd. Skrivs ut vid behov

30 30 Avslutsrapport 10 år Ekonomiavd. Bokföringsmässig 10 år Ekonomiavd. avskrivning

31 31 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Köpa in och sälja internt Underlag 2 år Ekonomiavd. Ekonomisystemet Interndebitering/ 10 år Ekonomiavd. Ekonomisystemet kostnadsfördelning Bokföringsorder 10 år Ekonomiavd. Ekonomisystemet Avstämmningslista 2 år Ekonomiavd. Ekonomisystemet

32 32 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Redovisa inventarier och anläggningar Anläggningsreskontra 10 år Ekonomiavd. Exklusive det utdrag som ingår i bokslutsbilagorna i årsbokslutet Avstämningslista 2 år Ekonomiavd, Verifikat 10 år Ekonomiavd. Bokslutslista Bevaras Ekonomiavd. Bokslutsbilaga med specifikation över årets investeringsvärde Inventarieförteckning 10 år Ekonomiavd

33 33 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Rekrytera Anställningsavtal Bevaras Personakt Sammanställning över Bevaras Server Offentliga jobb sökande Kravprofil Vid Ansvarig för rekryteringen systematisk Annons Bevaras Server Offentliga jobb Intresseanmälningar Vid Server Offentliga jobb Avser så kallade spontanansökningar Meritsammanställning Bevaras Server Offentliga jobb Ansökningar, ej erhållen 2 år Server Offentliga jobb tjänst Ansökningshandlingar från antagen Bevaras Personakt Beslut om tillsättande av Bevaras KS, förvaltningschef Utlåtande från rekryteringskonsult Vid Ansvarig för rekryteringen

34 34 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Introducera nya medarbetare IT-försäkran Bevaras Personakt Informationsmaterial Vid Resp. avdelningschef Introduktionsplan för medarbetare Bevaras Resp. avdelningschef Checklista för introduktion Bevaras Resp. avdelningschef Fullmakt för postöppning Vid Registrator Sekretess och tystnadsplikt Bevaras Personakt Personalbilsavtal Bevaras Personakt Kvittenser för nycklar och tagg Avhändas Tekniska serviceförvaltningen

35 35 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Utveckla kompetens Studieintyg Bevaras Personakt Kompetensutvecklingsplan Vid Resp. chef Kursmaterial Vid Resp. handläggare Kursinbjudningar Vid Resp. handläggare, e- brevlåda Se 2.1.1, korrespondens

36 36 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Arbeta med friskvård Informationsmaterial Vid HR-avd. Hälsonytt Vid HR-avd. Fritidsklubbens protokoll Bevaras Fritidsklubben Fritidsklubbens informationsmaterial Bevaras Fritidsklubben Fritidsklubbens stadgar Bevaras Fritidsklubben

37 37 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Förhandla med facken Kallelse Bevaras HR-avd. Arkiveras med tillhörande protokoll MBL-protokoll Bevaras HR-avd.

38 38 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Göra arbetsvärdering Godkänd basvärdering Revideras Server BAS

39 39 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Hantera disciplinärenden Kallelse Vid inaktuallitet Personakt MBL-protokoll Bevaras Personakt Skriftlig varning Bevaras Personakt Polisanmälan Bevaras Personakt

40 40 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Avsluta anställning Tjänstgörings- 2 år /Arbetsgivarintyg Tjänstgöringbetyg Bevaras Personakt Beslut om avgångsvederlag Bevaras Personakt Entledigande Bevaras Personakt LAS-handlingar, ej 3 år Respektive chef Winlas genomförda LAS-handlingar, genomförda Bevaras HR-avd. Winlas

41 41 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Hantera gratifikationer Lista över gratifikanter och kontaktuppgifter 2 år Personalhandläggare Brev till förvaltningarna 2 år Personalhandläggare Lista över gratifikanter och vald gåva Bevaras HR-avd.

42 42 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Rapportera tillbud, olycksfall och arbetsskada Sammanställning av Bevaras Server LISA tillbud, olycksfall & arbetsskador Anmälan om arbetsskada till FK Bevaras Personakt Anmälan till AFA Bevaras Server LISA (TFA-KL) Handlingsplan Bevaras Server LISA Tillbudsanmälan Bevaras Server LISA

43 43 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Upphandla Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekretes s Upphandlingsbeslut Bevaras Upphandlingsenhetens Fullmakt Bevaras Upphandlingsenhetens Samråd Bevaras Upphandlingsenhetens Annons Bevaras Upphandlingsenhetens Förfrågningsunderlag Bevaras Upphandlingsenhetens Kompletteringar Upphandlingsenhetens Öppningsprotokoll Bevaras Upphandlingsenhetens Anbud, antaget Bevaras Upphandlingsenhetens Anbud, ej antagna 4 år Upphandlingsenhetens Efterannnons Bevaras Upphandlingsenhetens Prövningsprotokoll Bevaras Upphandlingsenhetens Registrering Upphandlingssystem Upphandlingssystem Upphandlingssystem Upphandlingssystem Upphandlingssystem Upphandlingssystem Upphandlingssystem Anmärkning Se anbud Allmän handling efter anbudsöppningen Allmän handling efter anbudsöppningen

44 44 Utvärderingsprotokoll Bevaras Upphandlingsenhetens Tilldelningsbeslut Bevaras Upphandlingsenhetens Upphandlingsrapport Bevaras Upphandlingsenhetens Upphandlingssystem Upphandlingssystem

45 45 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Hantera avtal Avtalsdatabas Bevaras Server Avtal Bevaras Ekonomiavd Avtalsdatabas Avser avtal rörande kärnverksamhet<vissemicolon> infrastruktur eller andra verksamhetskritiska varor eller Övriga avtal 10 år Ekonomiavd Avtalsdatabas tjänster Avser avtal från stödjande verksamheter

46 46 Verksamhetsområde: Stödjande verksamheter Strukturenhet: Beställa Leasingavtal Resp. avdelnings Avtalsdatabas Gällande gallring se, hantera avtal Orderbekräftelse 2 år Resp. beställare Systematiskt ordnade Offerter Vid Resp. beställare Beslut om val av leverantör Bevaras Resp. beställare Avropsavtal Resp. avdelnings Avtalsdatabas Gällande gallring se, hantera avtal Garantibevis Vid garantitidens Resp. beställare upphörande Produktdokumentation Vid Resp. beställare Mottagningsbevis /Fraktsedel Vid Resp. beställare Följesedel 2 år Resp. beställare

47 47 Verksamhetsområde: Systemförvaltning Strukturenhet: 3.1 Förvalta system Systemutredning Bevaras Systemadministratör Korrespondens med leverantör Vid Systemadministratör E-brev får gallras tidigast efter en vecka, se Korrespondens Systemdokumentation Bevaras Systemadministratör Ärendestatus Hit Vid Systemadmin e- brevlåda Avser bekräftelse per e-brev på anmälan och avslut av ärende hos Höglandets IT. Gallring får tidigast ske efter en vecka. Licensförteckning Revideras Systemadministratör Programlicens Vid Systemadministratör Förteckning över Bevaras Systemadministratör användare Inbjudan till utbildning Vid Systemadmin

48 48 Verksamhetsområde: Ekonomiservice Strukturenhet: 4.1 Redovisa in- och utbetalningar Inbetalningar från kund 10 år Utbetalningar till 10 år leverantör Avstämningsrapport leverantörsbetalningar 2 år Ekonomiavd Kassaverifikation 10 år Ekonomiavd. Rättelser 2 år Ekonomiavd Huvudbok Bevaras Server Ekonomisystem Kontoplan Bevaras Server Ekonomisystem Kontoutdrag 10 år Ekonomiavd Dagrapport 10 år Ekonomiavd

49 49 Verksamhetsområde: Ekonomiservice Strukturenhet: 4.2 Deklarera skatter och moms Ansökan ersättning moms 2 år Ekonomiavd. Originalet skickas till skatteverket. Kopia sparas tillsammans med underlag Skatte- och momsdeklaration 10 år Ekonomiavd. Underlag för ansökan om moms 10 år Ekonomiavd. Skatteverkets meddelande avräkning 10 år Ekonomiavd. av kommunalskattemedel Skatteverkets 10 år Ekonomiavd. utbetalningsbesked Skatteverkets redovisningsräkning utbetalningsår 10 år Ekonomiavd.

50 50 Verksamhetsområde: Ekonomiservice Strukturenhet: 4.4 Administrera stiftelser Verifikation 10 år Ekonomiavd. Ekonomisystem Ansökan Bevaras Beslut om utdelning Bevaras Stiftelseförordnande Bevaras Ekonomiavd. Huvudbok Bevaras Ekonomiavd. Ekonomisystem Bokslut Bevaras Ekonomiavd. Ekonomisystem Verifikationslista Bevaras Ekonomiavd. Ekonomisystem Revisionsberättelse Bevaras

51 51 Verksamhetsområde: Personaladministration Strukturenhet: 5.1 Betala lön och arvode Time-Care Bevaras Personec P Bevaras Kommunens centrala personalsystem Arvoden 2 år Resp. attestant Underlag från politiker eller familjehem Ersättningar 2 år Resp. attestant Till exempel bil- eller reseersättning Förskottsanmälan 2 år HR-avdelning Löneunderlag 2 år HR-avdelning Kontrolluppgifter Bevaras Server Ledighetsansökningar för 2 år HR-avdelning fackligt uppdrag Löneavdrag 2 år HR-avdelning Lönelistor Bevaras Server Personec P Genereras och lagras i Personec P Skatter 10 år HR-avdelning Utmätning i lön 10 år HR-avdelning Förtroendemannaregister Revideras Server Troman

52 52 Verksamhetsområde: Personaladministration Strukturenhet: 5.2 Hantera tjänstepensionen Pensionsbrev Bevaras Personakt Pensionsförfrågan Bevaras Personakt AFA-beslut Vid pensionsavgång Personakt Kontoutdrag Skandia 10 år Server Agresso Premier rapporterade till PV 2 år Server Pensionslösningar, avtal om särskilda Bevaras Personakten Pensionsunderlag, aktualiseringar Bevaras Personakten Signallistor/rättelselistor 2 år HR-avdelningen Återkrav av pension 10 år HR-avdelningen Information om utbetalningar 2 år HR-avdelningen

53 53 Verksamhetsområde: Personaladministration Strukturenhet: 5.3 Sätta och revidera löner Centrala avtal Vid HR-avd. Överläggningsprotokoll Bevaras HR-avd. Lokala avtal Bevaras HR-avd. Utfallsanalys för kommunen Bevaras HR-avd. Information om årets lönerevision Vid HR-avd. Fastställd Lön Bevaras HR-avd.

54 54 Verksamhetsområde: Personaladministration Strukturenhet: 5.4 Förhandla med facken Kallelse Bevaras HR-avd. MBL-protokoll Bevaras HR-avd.

55 55 Verksamhetsområde: Samhällsutveckling Strukturenhet: Samordna Fair Trade City-arbetet Ansökan Vid KS Framtidsplan Bevaras KS Verksamhetsrapport Bevaras KS Informationsmaterial Bevaras Avd. för tillv. och hållb. utv. Underlag för inventering Vid Avd. för tillv. och hållb. utv. Styrgruppsprotokoll Bevaras Avd. för tillv. och hållb. utv.

56 56 Verksamhetsområde: Samhällsutveckling Strukturenhet: Administrera hemsändningsbidrag Sammanställning över leveranser 2 år Avd. för tillv. och hållb. utv. Utanordning 10 år Avd. för tillv. och hållb. utv. Avtal med Daglivarubutik Bevaras Avd. för tillv. och hållb. utv. Årssammanställning Bevaras KS över hemsändningsbidrag Ansökan till 2 år KS Länsstyrelsen Beslut om beviljat statligt bidrag 2 år KS

57 57 Verksamhetsområde: Samhällsutveckling Strukturenhet: Administrera statistik Statistisk sammanställning Vid Avd. för tillv. och hållb. utv.

58 58 Verksamhetsområde: Samhällsutveckling Strukturenhet: Ta fram bostadsförsärjningsprogram Bostadsenkät Vid Avd. för tillv. och hållb. utv. Följebrev Vid Avd. för tillv. och hållb. utv. Sammanställning av Bevaras KS enkäten Riktlinjer för kommunens boendeplanering Bevaras KS

59 59 Verksamhetsområde: Informationsservice Strukturenhet: 7.1 Producera informationsmaterial Tidningar eller Broschyrer Bevaras Kommunikationsenheten Affischer Bevaras Kommunikationsenheten Illustrationer Bevaras Kommunikations Fotografier Vid Bilddatabas Flygblad Bevaras Kommunikationsenheten Visitkort Bevaras Kommunikationsenheten Annonser Bevaras Kommunikationsenheten Webbplatser Bevaras Server En digital bevarandekopia görs en 1 gång per år

60 60 Verksamhetsområde: Informationsservice Strukturenhet: 7.2 Planera kommunikation Marknadsundersökning Bevaras Kommunikationsenheten Omvärldsanalys Bevaras Kommunikationsenheten Nulägesanalys Bevaras Kommunikationsenheten Informationsplaner Bevaras Kommunikationsenheten Dokumentation av aktiviteter Bevaras Kommunikationsenheten Utvärdering Bevaras Kommunikationsenheten

61 61 Verksamhetsområde: Kommunarkiv Strukturenhet: 8.1 Utöva tillsyn över arkivvården Inspektionsanmälan Vid Arkivansvarig Inspektion enligt arkivreglemente Inspektionsrapport Bevaras Arkivansvarig Inspektion enligt arkivreglemente Beslut om föreläggande Bevaras Närarkiv Som en konsekvens av inspektionsrapport Ensidigt beslut av arkivmyndigheten om omhändertagande av arkivmaterial Bevaras Närarkiv Avser arkivmaterial hos annan förvaltning

62 62 Verksamhetsområde: Kommunarkiv Strukturenhet: 8.2 Ta emot arkiv Arkivförteckning Bevaras Server Visual Arkiv Leveranskvitto Vid Arkivansvarig

63 63 Verksamhetsområde: Kommunarkiv Strukturenhet: 8.3 Lämna ut arkivhandlingar Förfrågan/begäran Vid Arkivansvarig Lånekvitto Vid Arkivansvarig Beställningsspecifikation Vid Arkivansvarig Beslut om att inte lämna ut handling Avhändas Arkivansvarig Görs av delegat med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Kopia bevaras under Kopia på beslut om att inte lämna ut handling Vid Arkivansvarig överklagandetiden och eventuellt överklagande. Bevaras under överklagandetiden och eventuellt överklagande, se process Hantera överklaganden.

64 64 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: Genomföra namngivningsceremoni Blankett för namngivnings-ceremoni Bevaras Medborgarkontor Uppgifter om barnets namn, önskad tid och övriga önskemål om ceremonin Korrespondens Vid Server Registreras i Outlook Namngivningsbevis Avhändas Medborgarkontor Ges till barnet

65 65 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: Genomföra borgerlig vigsel Bevis vigsel/registrering Bevaras Medborgarkontor Ceremonitext Bevaras Medborgarkontor Bekräftelse av anmälan Vid Medborgarkontor Anmälan Vid Medborgarkontor vigsel/partnerskap Intyg från Skatteverket 2 år Medborgarkontor Vigselprotokoll Bevaras Medborgarkontor Underrättelse till Skatteverket 2 år Medborgarkontor

66 66 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: Administrera seniorbostadskö Blankett med sökandes uppgifter och placering Bevaras/5 år* Medborgarkontor Treserva *Personakter för personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras, övriga gallras efter 5 år Anteckningar från samtal Vid Medborgarkontor Kontraktsunderlag Bevaras/5 år* Medborgarkontor Skickas till socialförvaltningen Kontrakt Avhändas Medborgarkontor Ges till hyresgästen/ombud Kontrakt, kopia Bevaras/5 år* Medborgarkontor Treserva Blankett för kvittering av nycklar Kvittens för taggar 2 år efter att nycklarna har återlämnats 2 år efter att taggen har återlämnats Medborgarkontor Innehåller uppgifter om hyresgästen, antal nycklar, ombudets underskrift och anteckning om när nycklarna har återlämnats Server ProAxess

67 67 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: Hantera dödsboanmälningar Blankett "första samtalet" Bevaras/5 år* Personakt Ja *Personakter för personer födda dag 5, 15 och 25 bevaras, övriga gallras efter 5 år Ansökningar som inte 2 månader Medborgarkontor Ja leder till utredning Broschyrer Bevaras/Vid Medborgarkontor Nej Ett exemplar av varje tryckmaterial bevaras, övriga gallras vid. Ansökan om Bevaras/5 år* Personakt Ja Lämnas till dödsbodelägare dödsboanmälan Uppgifter för dödsboanmälan Bevaras Medborgarkontor Ja Information om vilka handlingar som krävs för dödsboanmälan Dödsboanmälan Bevaras/5 år* Personakt Ja Skickas till skatteverket -utredning Dödsboets tillgångar Bevaras/5 år* Personakt Ja Skickas till Skatteverket Dödsboets utgifter Bevaras/5 år* Personakt Ja Skickas till Skatteverket Anteckningar Bevaras/5 år* Personakt Ja Underlag för Bevaras/5 år* Personakt Ja dödsboanmälan Fullmakt Bevaras/5 år* Personakt Ja Om dödsbodelägarna vill ge kommunen rätt att förvalta dödsboet

68 68 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: Handlägga faderskap Aktualisering Vid Server Ja Registreras i Treserva * S-protokoll Vid Medborgarkontor, Ja Registreras i Treserva * Bekräftelse av faderskap Vid Medborgarkontor, Ja Registreras i Treserva * Anmälan om gemensam Vid Medborgarkontor, Ja Registreras i Treserva * vårdnad Kopia av legitimation Vid Medborgarkontor, Ja Registreras i Treserva *Original skickas till socialförvaltningen, kopia bevaras. Anteckningar om Vid Medborgarkontor bokning av möte Underrättelse från Skatteverket Vid Medborgarkontor Skickas tillbaka till Skatteverket, kopia skickas till Underrättelse som inleder ärende socialförvaltningen Vid Medborgarkontor Ja Registreras i Treserva Underrättelse som aktualiserar ärende. Skickas tillbaka till Skatteverket, kopia skickas till socialförvaltningen Kallelse till 1 år Medborgarkontor Registreras i Treserva vårdnadshavare Statistik Bevaras Medborgarkontor Registreras i Treserva

69 69 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: 9.3 Bedriva turistverksamhet Turismstrategi Bevaras Medborgarkontor Ciceron Tas fram för varje mandatperiod Årsredovisning för Bevaras Sekretariat Ciceron turismföreningar Beslut om Bevaras Sekretariat Ciceron årsredovisningar för turismföreningar Handlingsplan för Bevaras Medborgarkontor Redovisas för kommunstyrelsen turismutveckling Statistik Bevaras Turistbyrån Q-stat Statistik om besök på turistbyrån, tjänsteförmedling m.m. Inköp av souvenirer, 10 år Server Agresso faktura Förteckning över Vid Turistbyrå souvenirer och leverantörer Dagsrapport 10 år Server Agresso Följesedlar, varulager kassaförsäljning Dagsrapport kassaförsäljning, kopia 10 år Turistbyrå Dagsrapport från BABS och kontanthantering skickas till Fiskekort för sjöarna i Nässjö tätort Avhändas Turistbyrå ekonomiavdelnignen

70 70 Förteckning över Vid Turistbyrå uthyrningscyklar iticket Vid Leverantör Nordic travel Vid Leverantör Förteckning över privatbostäder för uthyrning Vid Medborgarkontor

71 71 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: 9.4 Ge budget- och konsumentrådgivning Reklamationsärenden, enskilda konsumenter 1 år Medborgarkontor Boss Boss drivs av Konsumentverket Marknadsundersökningar Bevaras Medborgarkontor Dokumentation om Bevaras Medborgarkontor egenproducerade utställningar Underlag för statistik Vid Medborgarkontor Boss Statistisk Bevaras Medborgarkontor Boss sammanställning Ärenden om 5 år Medborgarkontor Ja Boss budgetrådgivning Ärenden om 5 år Medborgarkontor Ja Boss skuldrådgivning Ärenden om 5 år Medborgarkontor Ja Boss skuldsanering Bokningslistor 1 år Medborgarkontor Ja Boss Anteckningar från möten och samtal 5 år Medborgarkontor Ja Boss

72 72 Verksamhetsområde: Medborgarservice Strukturenhet: 9.5 Ge intern service (systemstöd) Beställning av telefoni Vid Server Netigate Beställning görs av respektive chef Blankett för beställning När anställningen har upphört Medborgakontoret Beställning av nyanställning, ändring eller tillägg av tjänster/behörigheter Uppgifter om telefon kopplad till anställning När anställningen har upphört Server Trio Korrespondens Vid Server Outlook Beställning av behörighet Vid Server SITHS Admin SITHS Ändring av behörighet Vid Server SITHS Admin SITHS Beställning av identifikation hel arbetsplats Vid Server SITHS Admin Kallelse till fotografering Vid Server Outlook Skickas via e-post till medarbetaren Foto 1 vecka/vid Medborgarkontor Fotot som används till identifikationshandlingen gallras vid, övriga foton gallras efter 1 vecka.

73 73 Koder Vid Resp. medarbetare Kortets koder krävas för att hämta ut identifikationshandlingen SITHS-kort Vid Resp. medarbetare Gallras när anställningen har upphört/när nytt kort har utfärdats