Folkhögskolornas dokumentation Process Handlingstyp Dia rief örs

Transkript

1 Leda och styra folkhögskoleverksamheten Fatta politiska beslut Prot utdrag RS JA Diaref centalt Planera och följa upp Budget- och flerårsplaner Handlings- och utvecklingsplan Verksamhetsplan/verksamhetsplaner (fleråriga) JA JA JA A: MD+GJ RHi A: MD+GJ RHi A: MD+GJ RHi Skickas till RH Årsredovisningar, verksamhetsberätt. Delårsbokslut/månadsrapporter Kvalitetsredovisningar JA A: MD+GJ RHi JA A: MD+GJ RHi JA Webbenkät FBNi processas vid APT Skickas till FBR Planera och följa upp Miljöredovisningar Arbetsmiljöredovisningar Brandplaner/besiktning Skyddsrondsprotokoll JA MD+MR RHi Ingår i årsredovisning JA Enkätresultat processas RH:s medarbetarenkät vid APT Brandskyddsmapp G, Räddningstjänsten JA Pärm MR JA RHi Ingår i samverkansprotokoll JA - - Styrkort/nyckeltal Leda och styra JA Studeranderättslig Uppdateras 1 (1-10 JA, )

2 Verksamhetsområde folkhögskoleverksamheten Planera och följa upp Strategier, policies och riktlinjer standard med mera finns på hemsidan (SYV) kontinuerligt av ansvarig personal Folkbildningsrådet: Mål och anvisn Folkbildningsrådet: Underlag för statistik Revisionsprotokoll Protokoll/mötesanteckningar Bereda ärenden Utredningar JA FBNi APT (protokollf) JA SYV Skickas till FBR JA MD JA RHi Samverkan, styrgrupp, APT mm JA handläggare/arbetsgrupp JA handläggare/arbetsgrupp Inkommande Remissärenden remisser och remissvar/yttranden JA Styrgrupp samverkan Dokumenterade Beslut RHi beslut Bereda ärenden Korrespondens JA utredare/arbetsgrupp Handlingar för kännedom Anteckningar Arbeta i projekt Direktiv/uppdragshandlingar Leda och styra folkhögskole- Arbeta i projekt Planläggningsdokumentation JA RHi JA JA JA utredare/arbetsgrupp, RHi RHi FBNi RHi FBNi Tjänsteanteckningar av vikt för ärendet. Uppdrags- och målbeskrivning, uppdragsavtal. projektplaner, ftudier, 2 (1-10 JA, )

3 verksamheten Mötesanteckningar timplaner, anvisningar i projektet, projektbudget JA RHi/FBNi JA RHi /FBNi projektsammanställn Projektorganisation ing, projektledare, deltagare, delprojekt, tilldelade resurser, budgetansvar, attestregler, riktlinjer, policies RHi Samarbetsavtal/överenskommelser JA FBNi JA RHi/FBNi Avser: delresultat Rapportering, utvärdering och slutresultat. Allmänt Administration Synpunkter/klagomål/svar JA Hanläggare/arbetsgrupp Avtal JA ecopy på G Allmänt Administration Trycksaker, publikationer, reklam JA Arbetsmaterial finns hos registrator Det mesta sker digitalt ej i pappersform Administrera personal Rekrytera Ansökningar, erhållen tjänst JA Personalmapp GAS Hjälp från RH, personalchef Ansökningar, ej erhållen tjänst JA Administrera personal Rekrytera Ansökan, spontana inkl svar JA Besvaras omg. MD JA Personalmapp GAS Hjälp från RH, 3 (1-10 JA, )

4 Anställningsavtal/Placeringsmeddelande Personalchef JA - - MD Beslut om lönebidrag/förfrågan Förteckning, sammanställning över samtliga sökanden Samverkan/ Utveckling Samverkan/ Utveckling Arbetsmiljöutredningar Samverkansprotokoll JA Hjälp från RH, Personalchef JA MD/MR Samverkansavtal JA MD RH centralt Tvisteförhandling, protokoll Händelser under anställning Arbetsskada: Anmälan, arbetsskada/tillbud JA RHi registrator JA Personalchef JA Tas upp i samverkan Anmälan till Personalchef JA personalmapp GAS Arbetsskada, beslut, arbetsskada Disciplinärenden JA MD JA Central hantering Förhandlingsprotokoll, Löneöversyn Polisanmälan JA MD Administrera personal Händelser under JA MD anställning Rehabilitering: särskilt utlåtande 4 (1-10 JA, )

5 Rehabilitering: ersättning, beslut/avslag Rehabilitering: Rehabutredning. Rehabplan Skadeersättning LAS: Handlingar rörande varsel enligt LAS, avslutad anställning LAS: Mottagningsbevis Omplaceringsärende Beslut om uppsägning, på arbetsgivarens initiativ Betyg/intyg JA - - JA - - JA - - JA Personalchef JA Personalchef JA MD JA MD JA MD Pension, ålders- och särskild ålderspension Varsel, avgångsanmälan/uppsägning Administrera personal Administrera inköp Direktupphandling/enstaka köp av varor eller tjänster för vilka ramavtal saknas: - Anbud/offerter - Beslut JA Personalchef JA MD JA Avtal i ecopy Ej beställningar och beställningsbekräftel ser 5 (1-10 JA, )

6 - Avtal - Beställningar - beställningsbekräftelser JA Avtal i ecopy Avrop/beställning mot ramavtal Registrera/diaöra Registrera/diaöra JA Hos registrator aktuellt år Arkivredovisning sedan arkiv JA Hos registrator aktuellt år Diarieplan sedan arkiv JA Hos registrator aktuellt år Diaörda handlingar sedan arkiv JA Hos registrator aktuellt år Arkivbeskrivning sedan arkiv JA Hos registrator aktuellt år sedan arkiv Arkivförteckning Dokumenthanteringsplan JA Hos registrator aktuellt år Uppdateras sedan arkiv JA Verksamhetsplan som Processas och Forma och följa upp kurser Planera kurser Beslut läsårstider processas i styrgrupp och samverkan samverkas innan beslut JA hemsida/katalog Processas i Kursbeskrivningar respektive lärarlag JA Ingår i verksamhetsplan Processas i varje Målbeskrivningar arbetslag Forma och följa upp JA Webbenkät FBR Processas i lärarlag kurser Utvärdera kurser Elevutvärderingar och APT Bedriva utbildning Läsårsförberedelser Följer verksamhetsplan Beslut från protokoll: samverkan, Styrgrupp, APT och lärarmöten JA RHi Planeringsdagar finns inskrivna i dokumenten 6 (1-10 JA, )

7 Skriva in elever Ansökan om ftärkningsbidrag JA SYV, MD SPSM Följa upp undervisning, Elevsynpunkter JA Klagomålshantering dia, elevrepresentation i Styrgrupp (dia) 7 (1-10 JA, ) Anteckningar från Stormöten, Internatmöten, elevråd, dia ej elevsamverka JA MD, elevstödet Skadeanmälan (elever): skadeanmälan och utredning JA MD, elevstödet Skadeanmälan (elever): incidentrapporter JA SYV Omdömesråd, protokoll JA SYV Elevvårdkonferens, protokoll JA samordnare Lärarmöten, protokoll JA Hos SYnnevarande år prick dokument Utvärderingsunderlag, undervisning från omdömesråd Utvärdera elevresultat JA MD Beläggs med Beslut om avstängning av elev från sekretess undervisning Disciplinpåföljd kontrakt/drogtest JA MD, elevstödet, hjälp från polisen Bedriva utbildning Utvärdera elevresultat Dia vid behov, Dokumentation från utvecklingssamtal JA mentor sekretess Elevintyg, avstår omdöme JA Blankett från SYV Dia vid behov, Frånvaro statistik JA Från Skola 24 sekretess

8 JA Läggs in i Avanti av SYV Dia vid behov, Intyg om avbrott sekretess protokoll omdömesråd, Omdömen - Omdömen, intyg JA intyg endast ecopy SYV skickar till FBR Måltids-, internat-, JA MD Beläggs med konferensverk-samhet Administrera internat Beslut om avstängning av elev från internatet sekretess JA Ingår i budgetplanen, MD Information till Internatavgifter sökanden via hemsidan Måltidsverksamhet Inspektionsprotokoll/miljö/hälsa JA kostchef JA MD, kostchef Synpunkter, klagomål JA MD, kostchef Tillstånd JA Avanti, kursadm Ingår i underlaget till Måltidsverksamhet Evenemangsdok./kulturarrangemang FBR Endast klagomål, Korrespondens JA MD+kostchef Program, dokumentation JA 8 (1-10 JA, ) Avanti, Kursadm/kursledare Ingår i underlag till FBR för samverkansoch korta kurser Måltids-, internat-, Bedriva lokalvård Byggmötesprotokoll JA MR konferensverk-samhet Administrera ekonomi Administrera ekonomi Attest-och utanordning: Attestantregister JA RH centralt Attest-och utanordning: Beslut om JA -- delegering Attest-och utanordning: Återanmälda JA - -

9 delegationsbeslut Attest-och utanordning: Förteckning JA - - Avtal/kontrakt ekonomiska: Flerårsavtal, JA ecopy, GJ regionexterna Avtal/kontrakt ekonomiska: Övriga JA ecopy, GJ ekonomiska avtal ( externa avtal-ej fleråriga samt interna avtal/ överenskommelser oavsett avtalstid Budget: Budgethandling/verksamhetsplan JA MD, GJ område/motsvarande RHi Administrera ekonomi Administrera ekonomi Budget: Investeringsflag, JA Finns i protokoll från område/motsvarande Styrgrupp, APT - RHi Budget: Övriga budgethandlingar på nämnd/ JA protokollsutdrag styrelsenivå Delårsrapporter/Uppföljningsrapporter: JA protokollsutdrag Nämdhandling (RS) Delårsrapporter/Uppföljningsrapporter: JA MD Balansräkningsenhetens huvudkopia Fäkringar: Avtal JA MD, ecopy RH centralt Fäkringar: Ansvarsskador JA MD Fäkringar: Förfrågningsunderlag JA Besvaras av handläggare Administrera ekonomi Administrera ekonomi Fäkringar: Personal JA RH centralt Fäkringar: Egendomsskador JA Regionfastigheter Fäkringar: Skadeärenden JA MD Gåva/Fond: Beslut om mottagande JA MD 9 (1-10 JA, )

10 Gåva/Fond: Beslut om utdelning ur gåva/fond JA MD Saknas Gåva/Fond: Bedömningskriterier för urval JA MD Gåva/Fond: Fondansökningar beviljade JA MD Gåva/Fond: Fondansökningar avslagna JA MD Revision internt och externt JA MD Statsbidrag JA MD Årsredovisning/ verksamhetsberättelse JA MD 10 (1-10 JA, )

11 Leda och styra folkhögskoleverksamheten Fatta politiska beslut Kallelser RH centralt Dagordning RH centralt Handlingar RH centralt Bereda ärenden Cirkulär tillgängligt på RHi handlingar för kännedom RHi, dia vid behov, Leda och styra folkhögskoleverksamheten Bereda ärenden Arbetsmaterial Finns hos respektive handläggare eller arbetsgrupp Utkast/koncept och minnesanteckningar i pågående ärende. Bereda ärenden Anteckningar Finns hos respektive handläggare eller arbetsgrupp Tjänsteanteckningar av vikt för ärendet dia Trycksaker, publikationer, reklam Arbetsmaterial hos registrator färdig produkt arkiveras Ex. Kurskatalog, tidningsannonser 11 (1-10 JA, )

12 Leda och styra folkhögskoleverksamheten Informera internt/externt Webbsidor, interna/externa(producerade av folkhögskolan) Utskrift en gång per år vid uppdateringstillfället i nov-dec arbetsuppgiften åligger registrator Uppdateras av adm Telefonkataloger, interna saknas miniapt varje vecka Nyhetsbrev/tidningar Leda och styra folkhögskoleverksamheten Informera internt/externt Trycksaker, egenproducerade Arbetsmaterial hos registrator färdig produkt arkiveras elever, klasslistor Avanti (sedan HT 2001) Från VT 2001 och tidigare finns pärmar i arkivet Klassfoton papperkopior Bildbanker, fotodokumentation Artiklar, pressklipp Aktuell pärm hos registrator, sedan arkivet 12 (1-10 JA, )

13 Administrera personal Rekrytera Anställningsavtal, underlag MD, personalmapp GAS GAS Hälsodeklaration Används ej Lönebidrag: Handlingsplan för lönebidragsanställd MD, förvaras i personalakt på adm. Lönebidrag: Aviserig utbetalt belopp Pärm hos GJ, endast beslut dia Personalakt Personalmapp GAS GAS Administrera personal Personalsystemet Personec/Aditro Varje anställd lägger in i PS och skickar underlag till GAS Registerutdr. polisens belastningsreg. Personalmapp GAS 3-5 år Sekretessförbindelse Personalmapp GAS Administrera personal Rekrytera Tillsättningshandlingar Personalmapp GAS GAS Betala ut lön Arvoden Ärenden skickas till GAS GAS Ersättning via lön - - GAS 13 (1-10 JA, )

14 Administrera personal Betala ut lön Ersättning för studier PS GAS Frånvarorapportering PS vid sjukfrånvaro rapporterar arbetsledare GAS Grundlistor/scheman Läggs in av löneadm (GAS) GAS Kontrolluppgifter GAS GAS Personalmapp GAS GAS Läkarintyg, sjukdom Personalmapp GAS GAS Läkarintyg/vård av barn Lönebeslut, övriga MD beslutsunderlag till löneadm (GAS) Personalförteckning/övertidsjournal PS - kontrolleras av löneadm (GAS) GAS GAS Betala ut lön Betala ut lön Reseräkningar PS underlag skickas till GAS Tjänstgöringsrapport PS 14 (1-10 JA, )

15 Tjänstgöringsschema Läggs in av löneadm (GAS) efter beslut MD Administrera personal Betala ut lön Kompetenssatsning MD MD Samverkan/ Utveckling Utvecklingssamtal: dokumenterade överenskommelser Händelser under anställning Arbetsskada : läkarintyg Personalmapp GAS anmälan om arbetsskadan dia Gratifikation MD Syns i bokföringen Administrera personal Förändrat anställningsförhållande Sjukersättning, beslut Personalmapp GAS Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Skrivs ut av GAS Administrera personal Avsluta anställning Avgångsvederlag, beslut Förhandling på regional nivå, förvaltningschef Syns i bokföringen Dödsfall, handlingar rörande Personalmapp GAS 15 (1-10 JA, )

16 Administrera inköp Följesedlar Registrera/diaöra Registrera/diaöra Diarium Forma och följa upp kurser Planera kurser Kursledarbrev Kursadm skickar ut till deltagarna Uppdateras årligen Scheman Kursadm skickar ut till deltagarna Uppdateras årligen Marknadsföra kurser Hemsidans presentationer Marknadsföra kurser Bedriva utbildning Läsårsförberedelser Ordningsregler Finns på hemsida och i tryckt katalog Uppdateras årligen Salsscheman AvantiBokning Tjänstgöringsschema MD Bedriva utbildning Läsårsförberedelser Undervisningsscheman Planeras av de två lärarlagen Skriva in elever Ansökningsblankett Digital ansökan på hemsidan Adobe SYV 16 (1-10 JA, )

17 Formcentral Antagningsbesked -- SYV Arbetsintyg Bifogas digital ansökan SYV Behörighetsintyg Bifogas digital ansökan SYV Betyg som inkommer med ansökan Bifogas digital ansökan SYV CSN-ansökan G av eleven Hjälp från SYV Personbevis Bifogas digital ansökan SYV Personligt brev Bifogas digital ansökan SYV Ämnesvalsblankett SYV gör studieplaner Arkiveras i Avanti Bedriva utbildning Undervisning, tema, projekt Egenproducerade läromedel FBNi Processas i resp. arbetslag 17 (1-10 JA, )

18 Bedriva utbildning Undervisning, tema, projekt Elevarbeten Finns aktuellt hos mentor återlämnas vid kursslut Fotodokumentation, elevarbeten FBNi, Hemsida, Facebook, Flickr Dokumenteras delvis Planeringsunderlag FBNi arbetsmaterial Följa upp undervisning, Flyttanmälningar Avanti (t sedan 2001) SYV elevsamverka Frånvarorapporteringar Skola24 SYV rapp. CSN Ledighetsansökningar (elever) Ansökan behandlas av MD Måltids-, internat-, konferensverksamhet Administrera internat Faktureringsunderlag Skickas till GAS Nyckelkvittenser Internatföreståndare -- Rumsfördelningslistor Måltids-, internat-, Administrera internat Husmöten Anteckningar hos 18 (1-10 JA, )

19 konferensverksamhet internatföreståndare Måltidsverksamhet Felanmälningar, kökslokaler Kostchef, arbetsledare fastighet Egenkontrollprogram, dokumentation Kostchef Kassahantering Underlag till GAS Köksmöten, minnesanteckningar kökschef Kök medverkar vid APT som protokollf Matsedlar hemsida Sparas ej Administrera konferenser Bokningsunderlag, räkenskapsinformation AvantiBokning Faktureringsunderlag Skickas till GAS Korrespondens Kursadm -dia vid behov (klagomål) Nyckelkvittenser/rumsfördelningsunderlag kursadm. boendelista Bifogas fakturaunderlag Ordningsregler Kursadm Endast muntliga Måltids-, internat-, Administrera Rumsbesiktningar, underlag Städ rapporterar Dokumenteras ej 19 (1-10 JA, )

20 konferensverksamhet konferenser avvikelsertill kursadm Utvärderingar Pärm hos kursadm. Bedriva lokalvård Faktablad, kemiska preparat Ingår i miljörevisionsprotokoll Garantihandlingar Sparas i samband med faktura Inköpshandlingar Sparas i samband med faktura Övrig verksamhet Bibliotek Beståndsregister bibliotekarie Ingår i inventering vid bokslut Förvärvslistor Låntagaruppgifter - - Administrera ekonomi Administrera ekonomi Anläggningsredovisning: specifikation av samtliga poster vid bokslut Agresso MD, GJ Anläggningsredovisning: Av-och nedskrivning fast egendom, markanläggning och mark Agresso MD, GJ Administrera ekonomi Administrera ekonomi Anläggningsredovisning: Anskaffningsvärde, Agresso 20 (1-10 JA, )

21 ack avskrivning- bokfört värde MD, GJ Anläggningsredovisning: Restvärde Agresso MD, GJ Anläggningsredovisning: Bokfört värde Agresso MD, GJ Anläggningsredovisning: anläggningsregister Agresso MD, GJ Bilar/tjänstebilar: Kvitto avseende bensin och tillbehör Scannas och bifogas fakturan till GAS Original ft GJ Bilar/tjänstebilar: Biljournal GJ Budget: Budgetförutsättningar MD Budget: Budgethandling MD Budget: Detaljbudget MD Eget kapital-ärende MD Administrera ekonomi Administrera ekonomi Ekonomiinformation: Ekonomihandboken 21 (1-10 JA, )

22 Ekonomiinformation: Uppgifter på interna hemsidan Arkiveras med övrig information på hemsidan Ekonomisystemet Agresso: Handhavs mestadels av GAS Ekonomisystemet: Huvudbok med transaktioner inkl kundreskontra och leverantreskontra s Ekonomisystemet: Grundbok verifikationer, total Ekonomisystemet: Grundbok verifikationer, per förvaltning Ekonomisystemet: Kodplan Ekonomisystemet: Cognos verktyg (verktyg som används för att komma åt information i databaser) Faktura Kund: Kundfaktura (extern) Faktura kund: Kundfaktura (intern) 22 (1-10 JA, )

23 Administrera ekonomi Administrera ekonomi Faktura Kund: Kundfaktura påminnelse efter betalning/avskrivning Faktura Kund: Utbetalningsorder Faktura Kund: Debiteringsunderlag Faktura Kund: Kundverifikation Faktura Kund: Kundfakturajournal Faktura Kund: Kundreskontra Faktura Kund: Underlag Faktura Leverantör: Leverantfaktura, pappersoriginal Faktura Leverantör: Leverantfaktura inskannad Faktura Leverantör: Leverantfaktura, digital originalversion Faktura Leverantör: Leverantfaktura, internhandel Faktura Leverantör: Utbetalningsorder 23 (1-10 JA, )

24 Administrera ekonomi Administrera ekonomi Faktura Leverantör: Leverantfakturajournal Faktura Leverantör: Leverantreskontrajournal Faktura Leverantör: Leverantutbetalningsorder Faktura Leverantör: Fakturaunderlag Faktura Leverantör: Leverantverifikation Faktura Leverantör: Fakturabilagor In-och utbetalningar ( Bank): Specifikation av inbetalning/utbetalningar In-och utbetalningar ( Bank): Bankgiro inoch utbetalning, kontoutdrag In-och utbetalningar ( Bank): Plusgiro in-och utbetalning, kontoutdrag In-och utbetalningar ( Bank): Utbetalningsorder Utbetalningar: Betalningsjournal 24 (1-10 JA, )

25 Administrera ekonomi Administrera ekonomi Utbetalningar: Girolista utförda betalningar från bankgirot Utbetalningar: Fakturabetalning, service utförda betalningar från plus-och bankgirot Kassor/Kassarutin: Avstämning dagssaldo Kassor/Kassarutin: Kontokortslipar Kassor/Kassarutin: Kvitton Kassor/Kvitton: Makulerade kvittofakturor Kassor/Kvitton: Betalkortslip undertecknad av kund Kassor/Kvitton: Återbetalningskvitto/kreditfaktura Kassor/Kvitton: Insättningshandlingar, bevakningsföretag Momsunderlag Prislistor/Timpriser Bankfiler ( fkott och löneutbetalningar) GAS GAS 25 (1-10 JA, )

26 Administrera ekonomi Administrera ekonomi Statistik Systemdokumentation/Behandlingshistorik för system inom ekonomiområdet Verifikationer, bokföringsunderlag, bokföringsorder 26 (1-10 JA, )