DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSE I KRISTIANSTADS KOMMUN

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan 1/58 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSE I KRISTIANSTADS KOMMUN Enligt det kommunala arkivreglementet (KFS 2005:452) 5 ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten och hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. Följande styrdokument behandlar dokumenthanteringen i styrande och stödjande processer för kommunstyrelsen. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. Dokumenthanteringsplanen är utformad dels efter styrande och stödjande processer och dels efter organisatorisk inriktning. Denna hybrid har tagits fram med anledning av att en fullständig processkartläggning ännu inte gjorts. Därför har det varit mer fördelaktigt att redovisa verksamhetsområden där processkartläggning gjorts, och behålla de delar som endast redovisar handlingstyper som förekommer specifikt inom en verksamhetsgren. Då fullständig processkartläggning gjorts ska planen revideras ytterligare. För digitalt bevarande pågår utformande av strategier i dagsläget, varför flertalet handlingstyper anges förekomma i både analog och digital form. För att garantera en fungerande långtidsbevaring rekommenderas i dagläget att inionen lagras på papper. Inledningsvis ges förklaringar till begrepp som förekommer i dokumenthanteringsplanen, följt av en genomgång av handlingstyper som förekommer inom kommunstyrelsen. Styrdokumentet avslutas med instruktioner kring gallring av handlingar med tillfällig eller ringa betydelse.

2 Dokumenthanteringsplan 2/58 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Ta fram styrdokument... 4 Administrera nämnd... 5 Hantera allmänna handlingar... 6 Redovisa allmänna handlingar/arkivera... 7 Behandla personuppgifter... 8 Representera kommunen (fullmäktiges presidium)... 9 handahålla borgerlig vigsel (borgerlig förrättning) Informera och kommunicera/hantera IT-system och databaser Bedriva IT-verksamhet Driva (utvecklings)projekt Verka för en god arbetsmiljö Hantera försäkringar Samverka med personalen och de fackliga organisationerna Administrera personal Administrera ekonomi Administrera stiftelser Upphandla, köpa in och avtala Hantera övriga generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar Mark och exploatering/fastigheter Räddningstjänsten Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid... 57

3 Dokumenthanteringsplan 3/58 Förklaringar Gallras Gallras vid Anmärkning är en benämning på handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. betyder medel eller metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. Exempelvis i pappersform eller digitalt. innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet. innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. kretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas handlingstyp i dokumenthanteringsplanen är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. innebär att handling när den inte längre behövs i verksamheten. avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till centralarkivet. Exempelvis i förvaltningens närarkiv eller hos handläggare. Denna kolumn kräver ytterligare inventering för att fastställa var handlingstyperna förvaras. är kommunarkivets slutarkiv där handlingar förvaras. Kolumnen avser den tidsfrist då handlingarna ska överlämnas till den centrala arkivfunktionen. innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, ordning och specifika gallringsbestämmelser.

4 Dokumenthanteringsplan 4/58 Handläggare på kommunledningskontorets enheter handlägger ärenden och fattar beslut på delegation från kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskott, KSAU, förbereder och lägger fram förslag till beslut som därefter behandlas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen förbereder ärenden inför kommunfullmäktige och ansvarar för att fullmäktiges beslut genomförs. I kommunfullmäktige tas de stora övergripande besluten om den kommunala verksamheten. Ta fram styrdokument Delegation: Riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt Delegationsförteckningar Handböcker Personalpolitiska Riktlinjer och Policy beslutade och antagna Reglementen Riktlinjer Rutiner Säkerhets- och beredskapsarbete/ Risk- och krishantering 1-3 år 1-3 år Om framtagna för den egna verksamheten. Uppdateras Finns samlade i personalhandbok. och vid 1-3 år Antas av kommunfullmäktige 1-3 år Antas av kommunstyrelsen Vid 1-3 år Säkerhetspolicy/styrdokument, samt dokumentation av nämnds- eller verksamhetsspecifika säkerhetsrutiner

5 Dokumenthanteringsplan 5/58 Administrera nämnd Arvodesbestämmelser Papper 1-3 år Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o d. Finns i lönehanteringssystemet och baseras på underlag från de förtroendevalda. även Närvarolistor och Förtroendevalda ersättning etc. Avsägelser, förtroendevalda Papper 1-3 år Ingår i protokollet Delegationsbeslut Papper 1-3 år Beslut som fattas på delegation och som återanmäls till styrelsen/fullmäktige Delegationsförteckningar/ originallistor över anmälda delegationsbeslut Papper 1-3 år Föredragningslistor, dagordningar och kallelser Papper Förtroendemannaregister Papper 1-3 år Inkallelseordning för Papper 1-3 år ersättare Inlämningar av handlingar till Vid Kansli & Ledning 1-3 år De som används som register eller innehållsförteckningar till protokollen bevaras Sammanträdestider. Planering inför sammanträden. Gallras vid, men de uppgifter som bevaras finns i protokoll och som protokollsutdrag. Justeringsanslag Papper 1-3 år kännagivandet av justeringen antecknas på protokollet Kungörelser fullmäktigesammanträden Ljud- och bildupptagningar från fullmäktigesammanträden Papper anmärkning. 1-3 år med protokollet Bandinspelningar, filer från webbsändningar och dylikt. i väntan på att strategi för bevarande av digital inion tagits fram. Närvarolistor 1-3 år Ingår i protokollet Protokoll Papper 1-3 år Fullmäktige, nämnd/styrelse, utskott, politiska arbetsgrupper, presidier, styrgrupper, valberedning, kommittéer. Protokoll eller mötesanteckningar från referensgrupper Papper 1-3 år Bystämmor, Folkhälsorådet, Invandrarrådet, Kommunala pensionärsrådet, Kommunala rådet för funktionsnedsatta

6 Dokumenthanteringsplan 6/58 Protokollsbilagor Papper 1-3 år Skrivelser, tjänsteutlåtanden, utredningar och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik inion av direkt relevans. Ingår i protokollet kretessbevis för Papper 1-3 år förtroendevalda Voteringslistor Papper 1-3 år Ingår i protokollet Hantera allmänna handlingar Adresslistor Anonyma skrivelser Avslag på begäran om utlämnande av allmän handling Begäran om utlämnande av allmän handling Diarieförda handlingar Diarieplaner (motsvarande) Vid anmärkning Papper 1-3 år 2 år anmärkningar anmärkning. Anonyma skrivelser av vikt registreras och bevaras. Övriga: se Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 1-3 år Diarieförda handlingar i pappersform bevaras. Från och med 1 januari 2012 används inte diarieplan, tidigare diarieplaner bevaras som sökredskap till handlingar.

7 Dokumenthanteringsplan 7/58 Fax, försättsblad Papper Vid Korrespondens (ej diarieförd) av vikt för verksamheten anmärkning. Korrespondens, rutinmässig Vid Postlistor Digitala Vid Postöppning, fullmakter (motsvarande) Papper Vid Korrespondens i pappersform bevaras. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Integrerade i diariesystemet Fullmakter för öppnande av personadresserad post Redovisa allmänna handlingar/arkivera Arkivbeskrivningar/ beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Arkivförteckningar Dokumenthanteringsplaner Förteckning över IT-stöd som innehåller allmänna handlingar Gallringsbeslut 1-3 år Upprättas enligt arkivlagen 6, samt offentlighets- och sekretesslagen kap år Upprättas i centralarkivet. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Kan ingå i dokumenthanteringsplan.

8 Dokumenthanteringsplan 8/58 Leveransreversal Papper Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten. centralarkivet i samband med leverans. Behandla personuppgifter Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Förordnande av personuppgiftsombud Inionsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Inrättande av personuppgiftsombud Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Vid Vid 1-3 år Vid Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen 1-3 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Vid 1-3 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar 1-3 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar

9 Dokumenthanteringsplan 9/58 Personal: för inion, samtycken o dyl. Personuppgiftsbiträde, avtal med Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t ex säkerhet Personuppgiftsbiträde, instruktion för Registerförteckningar Registerutdrag (begäran om) samt svar Papper Vid 1-3 år 1-3 år Administrera personal 1-3 år Personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning över personregister 1 år Representera kommunen (fullmäktiges presidium) Förtjänsttecken (motsvarande) Gåvor till kommunen Handlingar rörande vänorter Tackbrev och ordförandekorrespondens 1-3 år 1-3 år

10 Dokumenthanteringsplan 10/58 handahålla borgerlig vigsel (borgerlig förrättning) Anmälan vigsel Häri ingår följande: Tids-/datumbokning Tolk, namn och adress Önskat förrättningsdatum Papper Vid kommunen (blankett från kommunen) I den mån det förekommer. Bekräftelse av anmälan de berörda (muntligt) (med förrättningsdatum) Bevis vigsel Papper de berörda (Inga kopior bevaras) Fakturering av förrättningen (förrättarens) Papper Original till länsstyrelsen respektive kommunens personalenhet Formulär/ceremonitext Orden fastslås i förordningen (SFS 2009:263) 4-5 publiceras på kommunens webbplats Förordnande av Papper Länsstyrelsen vigselförrättare Förslag på vigselförrättare samt val av vigselförrättare Papper KS-beslut Ingår i Diarieförda handlingar Förteckning över vigselförrättare Papper Vid Länsstyrelsen. Lista kan även tillhandahållas av kommunen (Gallras när ny förteckning gjorts) Inion på kommunens webbplats 1-3 år Startsidan och webbplatsens karta/struktur tas ut på papper en gång om året samt vid varje större förändring. Intyg hindersprövning Papper 1 år Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket) Intyg vigsel/underrättelse om vigsel Papper 1 år Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket) Original till skatteverket, kopia till centralarkivet tillsammans med protokollet Protokoll Papper 1 år Förrättarens protokoll. Originalet bevaras i centralarkivet Kopia sänds årligen till länsstyrelsen

11 Dokumenthanteringsplan 11/58 Vittnenas namn och adress Överenskommelse med förrättaren Vid Om de två vittnena inte tillhandahålls av kommunen. Kan ingå i Anmälan vigsel. Finns med i protokollet exempel om annan plats Görs i samband med beställning Informera och kommunicera/hantera-it system och databaser Chattlogg Vid anmärkning Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o dyl. framtagna för t ex intern inion och utbildning Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o dyl. som dokumenterar den egna verksamheten Vid Grafiskt program Inionsskrifter och broschyrer (för internt och externt bruk) anmärkning. Papper anmärkning. Konversationshistorik. Om inionen resulterar i ett ärende ska det diarieföras/ registreras och handläggas. Bildarkiv, digitala och analoga Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Grafisk profil/grafisk handbok. Sparas i PDF-, logotyper etc. i.jpeg/eps-. i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Arkivexemplar av egenproducerade. Inionsskrifter och broschyrer leveras till et vid nyproduktion.

12 Dokumenthanteringsplan 12/58 Intranät och externwebb ( Sparas i XML- eller XHTLM- en gång per år samt vid större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner och layout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska mallar. Nyhetsbrev rver Egenproducerade, för bl.a. turister och näringsliv. Pressklipp anmärkning. 1-3 år Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten - om sådant samlas in. Handlingar i pappersform bevaras. Digitala handlingar som förekommer genom prenumeration på presstjänst bevaras tillsvidare. Pressmeddelanden Mynewsdesk Sammanställning över interna anmärkning. webbplatser/domäner SMS/MMS, meddelande via röstbrevlåda Sociala medier (där myndigheten är aktiv) Bloggar, egna webbplatsen Bloggar, extern webbplats Webbplatser, externa Telefonkataloger, interna Tidningar, egenupprättade anmärkning Vid Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Om meddelandet resulterar i ett ärende ska det diarieföras/ registreras och handläggas. Annars vid. Sparas ner en gång om året tillsammans med intranät och webbplats. Inlägg som innehåller sekretessbelagd inion ska omedelbart tas bort, samt tas om hand för diarieföring/ registrering och handläggning T.ex. Facebook, Twitter. Varje halvår/varje år/vid större förändring ska utdrag göras. Ögonblicksbild av det sociala mediet bevaras genom skärmdump i PDF/A-. Även chattlogg från sociala medier sparas ner om sådan finns. om uppgifter om befattning, organisatorisk placering Vid o dyl. ingår, annars vid. 1-3 år Arkivexemplar av hushållstidning (Tidningen Kristianstad), personaltidning (Cefyren). Digitala tidningar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.

13 Dokumenthanteringsplan 13/58 Turistbyråns bildbank, arbetsmaterial till trycksaker rver Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Bedriva IT-verksamhet er inom IT-området är inte fullständigt redovisade i denna dokumenthanteringsplan, vilket justeras genom kommande revidering. Användardokumentation om den är unik, annars vid. Avtal och överenskommelser Papper 2 år efter utgånget avtal Backupjournaler Vid Elektroniska spår från internetuppkoppling Vid anmärkning. Användning och drift av olika system. Förvaras även på ekonomikontoret. Dagliga rapporter/journaler skapas. Sparas i 180 dagar. IT-plan Innehåller exempelvis beskrivning av e-förvaltning. Loggar Gallring beroende på systemets innehåll och inionens Systemlogg anmärkning. säkerhetsklass, därför särskilda rutiner för olika loggar. Applikationslogg Sparas i 180 dagar. Säkerhetslogg Regler för användning av inionsteknik Riktlinjer och policies. Innehåller anvisningar och säkerhetsinion.

14 Dokumenthanteringsplan 14/58 Systembeskrivningar Handböcker och manualer, nödvändiga för redovisning av anmärkning. arkivbildning. Systemdokumentation om den är unik, annars vid. Driva (utvecklings)projekt I kommunen förekommer även projekt som drivs inom ramen för, och finansieras av, olika fonder och program inom EU. För dessa handlingar gäller särskilda bestämmelser för gallring. Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner (2010) utgiven av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor/skl och Riksarkivet. Avtal och överenskommelser 1-3 år exempel samarbetsavtal, sponsoravtal, outsourcingavtal rörande projektet Budget, se Projektorganisation Ekonomisk slutredovisning 1-3 år Förstudier och utredningar 1-3 år Korrespondens anmärkning Korrespondens som dokumenterar överenskommelser, avgöranden, beslut med mera för projektet bevaras. Rutinmässig korrespondens vid. Planläggning av projektet 1-3 år Avser projektplaner, förstudier, timplaner, anvisningar, projektbudget och dylikt Projektdatabas Innehållet i projektdatabasen ska hanteras enligt vad som anges för respektive handlingstyp

15 Dokumenthanteringsplan 15/58 Projektorganisation 1-3 år Projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare och deltagare, tidplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet Protokoll eller mötesanteckningar, med dagordning och deltagarlista Rapportering och utvärdering: delrapporter samt slutrapport, utvärdering 1-3 år Protokoll och minnesanteckningar från styrgrupper, projektgrupper/arbetsgrupper, referensgrupper etc., som dokumenterar projektets utveckling och beslut bevaras, övriga vid 1-3 år Dokumentation av genomförande, mål, metoder och resultat Uppdragshandlingar 1-3 år Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Övriga projekthandlingar Ett arkivexemplar av varje egenproducerad produkt bevaras affischer, broschyrer, marknadsföringsmaterial, foton, publikationer och dylikt. Verka för en god arbetsmiljö Kommentarer i anmärkningsfältet berör huvudsakligen Arbetsmiljöenheten. Arbetsmiljöplaner Respektive förvaltning/ enhet 3 år Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete (se nedan)

16 Dokumenthanteringsplan 16/58 Arbetsmiljöutredningar AME (Arbetsmiljöenheten) Arbetsskador och tillbud, samt risk (t ex tillbudsanmälningar, årssammanställningar) Organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/ ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner Protokoll, arbetsmiljö innehållande även arbetsmiljö- /skyddsronder riskbedömningar handlingsplaner anmärkning. anmärkning. anmärkning. AME Flexite Respektive förvaltning/ enhet T ex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö Arbetsgivarens ansvar, ska sparas minst 5 år. Register som avser läkarundersökning eller vaccinering vid risk för ohälsa eller olycksfall sparas minst 10 år och vid exponering som kan medföra ohälsa 40 år från det att exponeringen upphörde. Inom företagshälsovården sparas kopia på dokumenten som skickats till arbetsgivare obegränsad tid. Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsskadeanmälan förvaras i personalakt. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Anmälan görs, utredning och utskrift av försäkringskassans blankett för arbetsskada görs i Flexite. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. 3 år I Personalakt se Rutin för hantering av personalakter Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Ansvarig chef och ev. delegerad chef har uppgiftsfördelning inom arbetsmiljöområdet. Handlingsplan för kränkande särbehandling och krishanteringsplaner ska finnas hos ansvarig chef. I förekommande fall då företagshälsovården varit delaktig finns dokumentation i journalsystemet. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. 3 år Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. Huvudskyddsombudet.

17 Dokumenthanteringsplan 17/58 Skyddsföreskrifter Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) - årlig uppföljning Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön vid t ex verksamhetsförändring inkl handlingsplan Gallras anmärkning. anmärkning. Respektive förvaltning/ enhet Respektive förvaltning/ enhet Respektive förvaltning/ enhet Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete. 3 år Kommunövergripande sammanställning. hör akten för aktuellt ärende. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Sammanställs kommunövergripande enligt rutin. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. 3 år Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Utförs enligt policy och rutin. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning. Hantera försäkringar Ansvarsfrågor, handlingar Papper 1-3 år rörande Ansvarsskador, handlingar Papper 1-3 år rörande Avtal rörande försäkringar Papper 1-3 år Egendomsskador, handlingar Papper 1-3 år rörande Förfrågningsunderlag Papper 1-3 år

18 Dokumenthanteringsplan 18/58 Personal, försäkringshandlingar Skadeärenden Papper 1-3 år Administrera personal. Samverka med personalen och de fackliga organisationerna Förhandlingsprotokoll, löner/ löneöversyn/ revisionshandlingar med bilagor Lokala samverkansprotokoll lokala kollektivavtal (överenskommelser) Mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, inionsmöten och andra interna verksamhetsmöten Mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning) Förvaltning 3 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper Förvaltning 3 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Vid Vid Förvaltning Förvaltning Minnesanteckningarna läggs ut och kan läsas på Insidan på respektive förvaltning.

19 Dokumenthanteringsplan 19/58 Protokoll eller mötesanteckningar från samarbetsorgan och samrådsgrupper samt övriga organ där nämnden/styrelsen (förvaltningen) har sekreteraransvar Protokoll från förhandlingar enligt MBL (medbestämmandelagen) Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan) Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå Papper anmärkning. 3 år Protokoll bevaras. Minnesanteckningar. Papper Förvaltning 3 år T ex individärenden och förhandlingar enligt 38 m.fl. som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser. hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper Förvaltning 3 år Regleras i samverkansavtal Papper Förvaltning 3 år Regleras i samverkansavtal Förvaltning 3-5 år Regleras i samverkansavtalet Minnesanteckningar från möten bevaras ej, vid

20 Dokumenthanteringsplan 20/58 Administrera personal Anställa personal Administrera ändrade arbetsförhållanden Handlingar rörande administrering av personal berörs ofta av framtagna rutiner för personalhandlingar. Detta anges i anmärkningsfältet nedan. Rutin för hantering av Personalakter finns tillgängligt på kommunens intranät, Insidan. Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Annonser Rekryteringsverktyg Anställningsavtal och beslut Papper Efter avslutad anställ ning Ansökningshandlingar som tas emot av rekryteringsföretag Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Ansökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka 2 år Förvaltning Rekryteringsverktyg Rekryteringsverktyg 2 år Rekryteringsverktyg 2 år Rekryteringsverktyg Efter avslutad anställ ning som en del av tjänstetillsättningsärendet. Publicerad annons ska redovisa de egenskaper som krävs för den utannonserade tjänsten. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Gäller även timanställning, visstidsanställning, vikariat, säsongsarbete och provanställning. Endast handlingar kring erhållen tjänst bevaras i personalakt. Rutin för hantering av Personalakt. P.g.a. möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Häri även CV.

21 Dokumenthanteringsplan 21/58 Ansökningshandlingar, spontana inklusive svar Behörigheter till IT-system, passerkort, kvittenser för nycklar m.m. Förbindelse, policy för e-post intranät Internet PuL, inion samt samtycken/återtagan den av samtycken till behandling av personuppgifter samt återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats Förändringar och tillägg i anställningsvillkor Hälsodeklaration alt. Intyg läkarundersökningar och tester Individuellt träffade anställningsavtal Introduktionsprogram för nyanställda Konsulter och andra uppdragstagare, avtal med Papper anmärkning 2 år efter Skickar meddelande med inion om hänvisning till hemsida för lediga tjänster. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper anmärkning Förekommer främst inom Räddningstjänsten. Om hälsodeklaration lämnas bevaras den i personalakt för den som fått tjänsten. Rutin för hantering av Personalakter. Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Vid Handläggare Papper Förvaltning Konsult kan tillhöra ett ärende registrerat i ärendehanteringssystemet. Uppdragstagare Registreras i personalsystemet.

22 Dokumenthanteringsplan 22/58 kretessförbindelse (även Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter icke anställda, t ex praktikanter) Sökandeförteckning 2 år Rekryteringsverktyg sättning av tjänst, Papper hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet delegeringsbeslut Uppdragsbeskrivning Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Utdrag ur belastningsregister Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Utredning av bisyssla Papper Vid I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Överenskommelser/avtal med arbetsgivaren Papper T ex telefoner. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Anställa personal Hantera särskilda anställningsformer Här avses t ex arbetsmarknadspolitiska åtgärder, externfinansierade tjänster, platser i traineeprogram och praktikplatser. De handlingar som finns med här, är utöver de som finns under övriga rubriker för personaladministration. Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Avisering om utbetalt belopp Papper 2 år Förvaltning Bekräftelse av anställning till Papper 2 år Förvaltning Arbetsförmedlingen Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter

23 Dokumenthanteringsplan 23/58 Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inkl handlingsplan Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper 2 år Förvaltning Rehabilitera personal Hantera tillbud arbetsskada tillhandahålla företagshälsovård Handlingarna från arbetsgivarens rehabiliteringsutredning bevaras enligt rutin för hantering av personalakter. Hanteras med sekretess. Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Arbetsanpassning, dokumentation av behov och eventuella åtgärder Arbetsmiljöenhetens bedömning av arbetsoförmågan Arbetsskada, risk och tillbud Arbetsträning, dokumentation av alt. Låst närarkiv I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade. I övrigt i personalakt hos ansvarig chef. Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Patientjournal och personalakt hos ansvarig chef. Flexite I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Anmälan görs i Flexite och skadeanmälan till försäkringskassan (kopia till medarbetare och chef). Läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning, finns i personakt hos ansvarig chef. Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter

24 Dokumenthanteringsplan 24/58 Bedömning av arbetsförmåga, underlag för Besked till anställd enligt AB att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/uppföljnings- Möten Försäkringskassans beslut avseende rehabiliterings- Ersättning Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning) Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid Handlingar angående omplacering eller förflyttning Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef Finns i personalakt hos ansvarig chef. Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef. Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef. Papper 2 år Finns i personalakt hos lönespecialist I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade. Respektive chef och medarbetare ansvarar för sitt dokument enligt arbetsanpassningsrutin. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter

25 Dokumenthanteringsplan 25/58 Handlingsplan (rehabiliteringsplan) Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation av anmärkning I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Personakt hos ansvarig chef och i kompetensmodulen i (Heroma) personalsystem, Självservice. Livränta Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Läkarintyg Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av Patientjournal Rehabiliteringsmöten (samtal), övrig dokumentation Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar anmärkning. Finns i personalakt hos ansvarig chef Finns i personalakt hos ansvarig chef Papper Finns i personalakt hos ansvarig chef Finns i personalakt hos ansvarig chef hörande rehabiliteringsplan I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Då företagshälsovården är inkopplad sker förvaring i patientjournal. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Dokumenteras i patientjournal då företagshälsovård är inkopplad. Patientjournal översänds till centralarkiv i pappersform enligt rutin för företagshälsovård. Inkl t ex underlag för genomgång med medarbetaren av rehabiliteringsprocessen I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal. Inkl eventuell anteckning om att rehabiliteringsbehov inte finns I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal.

26 Dokumenthanteringsplan 26/58 Sjukanmälan Personalsystemet Om tillhörande rehabiliteringsplan I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Sjukanmälan till närmsta chef enligt personalhandboken. Avsluta anställning Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Arbetsgivarintyg Papper 2 år Handläggare Beslut om avgångs- Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter /omställningsersättning Dödsfall Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Egen uppsägning Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Handlingar som rör uppsägning/avsked från Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Förhandlingsprotokoll, tillhör akt i ärendehanteringssystemet. arbetsgivarens sida LAS-varsel, handlingar som Papper 2 år I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter ej resulterar i avslut LAS-varsel, handlingar som Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter resulterar i avslut Tjänstgöringsbetyg/-intyg (kopia) Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter

27 Dokumenthanteringsplan 27/58 Hantera försäkringar på individnivå Avtalsförsäkringar och trygghetsavtal Arbetsrätt och avtal Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Disciplinpåföljd, handlingar Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter rörande Domar, Kristianstads 2 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet kommun i arbetsdomstol och/eller tingsrätt Fullmakter Papper 2 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet. Förhandlingsprotokoll och protokoll med bilagor från central samverkan med de fackliga organisationerna 2 år hör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Utbilda och utveckla personal Kompetensförsörjning/Kompetensutveckling Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Behörighetsgivande Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter utbildning (bevis/intyg på) Fritidsstudier, beslut Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Intyg över fortbildningar som Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter fullgjorts under anställningen Kompetensutvecklingsinsatser Gallras vid Handläggare Kompetensutvecklingsinsatser för ledare och medarbetare

28 Dokumenthanteringsplan 28/58 Medarbetarsamtal, dokumenterade överenskommelser/ individuella utvecklingsplaner När anställningen upphör eller när ny plan upprättas Utbildningar, kommuninterna Gallras vid Berörd chef/medar betare Handläggare Webbaserat kompetensverktyg Hantera bemanning, personaluppföljning och personalvård Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Försäkringar, Ansökningar AFA, AGF/KL Lönestatistik Matrikel (motsvarande) Papper Förvaltning Förvaltning Inkl analys av utfall av löneöversyn Medarbetarenkät Personalsystemet Systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring och lön/uppgifter över tidigare anställning i kommunen. I Personalakt. Dokumentation av valt verktyg, samt sammanställningar/rapporter bevaras. Central uppföljning för övergripande åtgärder. Personalakter Papper Personalaktens innehåll se Rutiner för hantering av Personalakter Personaluppföljning Årlig respektive delårs- och tertial, personalnyckeltal. mesterlistor Vid

29 Dokumenthanteringsplan 29/58 Tjänstebil med särskilt bilavtal Uppvaktningar Överenskommelse om tjänster från Arbetsmiljöenheten Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Personalsystemet Gratifikation t ex jubileumsgåva (tidigare kallat minnesgåva). Registreras i PA-systemet. Skrivs ej ut och läggs separat i akten, utan bevaras i personalsystemet. Avtal/överenskommelser. på Arbetsmiljöenheten Hantera pension Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande Pensionsansökan, särskild avtalspension med beslut och överenskommelse Pensionslösningar, avtal om särskilda Pensionsunderlag, anmälan om arbetstagare m.m. AFA-beslut Papper Gallras vid pensionsavgång Handläggare Papper Handläggare Papper Handläggare Papper Handläggare Papper Handläggare Efter 1 år Efter 1 år Efter 1 år Förvaras hos handläggaren under innevarande år. Förvaras hos handläggaren under innevarande år. Förvaras hos handläggaren under innevarande år. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter

30 Dokumenthanteringsplan 30/58 Lönebildning Förhandlingsunderlag för lönesättning (individuella) Förhandlingsunderlag för lönesättning (löneöversynsförhandling) Handläggare Handläggare Avstämning centralt med respektive förbund. hör ärendet och registreras i ärendehanteringssystemet. Administrera lönefrågor Handlingar som ingår i personalakten skickas till et när personal slutar. Ersättningar Ersättningar för studier, inkl. ansökan Flextidssammanställningar Efter 2 år Personal- 2 år eller 10 år Förvaltning 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. T ex bilersättningar (inkl körjournal som grund för bilersättning), reseersättningar, traktamenten, sjukvårdskvitton Personalsystemet Ansökan om ersättning för studier läggs i personalakten. Självservice i personalsystemet systemet Självservice i personalsystemet Friskanmälningar Efter 2 år Personalsystemet Förtroendevalda ersättning Papper Vid vid sammanträde, förlorad arbetsinkomst m.m. Handläggare / Nämndsekr eterare Signeras av förtroendevalt och förs över till personalsystemet efter sammanträde. Ligger till grund för arvodet. Förtroendemannarutin. Underlag vid, ska kunna kontrolleras mot deklaration. även Arvodesunderlag, förtroendevalda Grundlistor/Lönelistor Efter 10 år Före 1999 i pappersform och arkiverade i et

31 Dokumenthanteringsplan 31/58 Införsel i lön (beslut om) Papper 2 år efter upphört beslut Jourlistor, jourredovisning Efter 2 år Handläggare / Centralt Handläggare förvaltning Kontrolluppgifter Papper Efter 6 år Personalsystemet Ledighet med lön för fackligt uppdrag, samt facklig tid, rapporter 2 år Personalsystemet Jourersättningar, jourkompräkning. Pappersblankett centralt hos handläggare. Ledighetsansökningar kortare än 6 månader Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader 2 år Personalsystemet förvaltning Läkarintyg Papper Gallras när personalakten arkiveras Löne- och anställningsstyrande meddelande i personalärende Papper sparat i personalakt vid avslut. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Ej rehabilitering Papper I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Personalsystemet Löneavdrag 2 eller 10 år Förvaltning 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. T ex kost, lunchkuponger, motionskort, privata telefonsamtal Löneunderlag/tjänstgöringsrapport 2 eller 10 år Förvaltning 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Underlag för beräkning av lön t ex semester-/timlistor, oblistor, timrapporter, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar Retroaktiv lön (ansökan om) Papper 2 år Centralt

32 Dokumenthanteringsplan 32/58 Skatter, avdrags- och Papper 7 år Centralt jämkningshandlingar Tidredovisning, 2 år Personalsystemet tidssammanställningar Timlistor för timanställd Papper 10 år Förvaltning om inte uppgifterna finns någon annanstans personal och andra handlingar som visar arbetad tid och utbetald lön Alt. bevaras Timlistor för uppdragstagare Papper 2 år Förvaltning Exempelvis konsultarvoden, utbildningsarvoden etc. Uppdrags-/lönetillägg 2 år Personalsystemet Vård av barn (VAB), sjuk- 2 år Personalsystemet och friskanmälan Återbetalda löneskulder Papper 2 år Centralt Övertids- och jourtidsjournal 2 år Personalsystemet Ska bevaras 2 år enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift 1982:17

33 Dokumenthanteringsplan 33/58 Administrera ekonomi Fatta beslut, planera, följa upp och utveckla verksamheten Attest- och utanordningsbehörigheter: beslut om attest Bokslut och delårsbokslut: huvudbok, saldo kontoklass 1-2 resultat och balansräkning, saldo kontoklass 3-8 specifikationer till tillgångs- och skuldkonton Budget/verksamhetsplan Budget: budgethandling budgetunderlag, verifikationer justeringsverifikationer övr. budgetunderlag Ekonomisystem Aditro ekonomiadministrativa handlingar 1-3 år Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt i attest och utanordning 1-3 år Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder, kontoklass 3-8 rör balans och drift. 1-3 år Med flerårsplan. Slutdokument för budgetprocessen och underlag till fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. 10 år 10 år 10 år anmärkning. 1-3 år Faktureringssystem IoF Delsystem till Aditro Innehåller en mängd handlingstyper rörande redovisning och reskontra som bevaras/ beroende på vilken inion de innehåller. Intern kontroll 1-3 år Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande)

34 Dokumenthanteringsplan 34/58 Kodplan i ekonomisystemet Redovisningssystemet Målarbete Månadsuppföljning Systemdokumentation Årsförbrukning Årsredovisning med årsbokslut/bokslutsbilagor 1-3 år 1-3 år Koder i systemet för bland annat organisatorisk enhet, verksamhet, konto, motpart vilka behövs för att rekonstruera bokföringen över tid. Beskrivningar av koder som används i ekonomisystemet finns i upprättad systemdokumentation. digitalt i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. 1-3 år Aktuell version sparas tillsammans med årsredovisning 1-3 år Årlig statistik över förbrukning av varor och tjänster Finns i huvudbok 1-3 år Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Rapportering och avstämning Bankställning, uppgift om 2 år Kontoutdrag från bank. Kontoavstämningar Ingår som bokslutsbilaga i fastställt bokslut.

35 Dokumenthanteringsplan 35/58 Rapportering, daglig: daglig körning med tillhörande girolistor dagrapport in- och utbetalningsverifikationer på papper kassor (rapport, avstämning samt kvitton) kontoutdrag, e- redovisningen Rapportering: uppföljningsrapport för helår och delår 10 år Aditro Rapporteringen sker via ekonomisystemet Aditro. Papper 10 år Aditro Reskontra Anläggningsreskontra: anskaffade anläggningar per år, lista med hänvisning till verifikation komprimerad bokslutslista per tillgångskonto, som bifogas bokslutet 10 år Aditro 1-3 år

36 Dokumenthanteringsplan 36/58 Bokföringsorder Kundreskontra Leverantörsreskontra: system leverantörsfakturor följesedlar utbetalningsorder med underlag förvaltningsinterna fakturor Momsredovisning Nedskrivningar av kundfordringar: beslut och specifikation 10 år Aditro Registreras i Aditro och skrivs sedan ut på papper. Aditro i bokslutsbilaga 10 år/ Papper 3 år anmärkn. 10 år 10 år Aditro/IoF 10 år Aditro 10 år Aditro i bokslutsbilaga Leverantörsfakturor på papper av skanningsleverantören. Om fakturan är komplett följesedeln vid.

37 Dokumenthanteringsplan 37/58 Administrera stiftelser Anmälningar till stiftelseregistret Ansökningar till Kammarkollegiet om tillstånd att ändra, upphäva eller åsidosätta föreskrifter i stiftelseförordnandet, överklaganden till domstol av Kammarkollegiets beslut Bidragsansökningar och beslut Koncernredovisningar Koncernrevisionsberättelser Protokoll Revisionsberättelser Räkenskaper över belopp som har inbetalats eller utbetalats Vid 1-3 år Förvaras tillsammans med protokoll/diarieförda handlingar. 1-3 år Förvaras tillsammans med protokoll från KS. Även beslutsunderlag bevaras, dock ej själva ansökningshandlingarna. 1-3 år Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern 1-3 år Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern Förvaras fram t o m det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsår et avslutades 1-3 år 1-3 år Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen

38 Dokumenthanteringsplan 38/58 Räkenskapshandlingar för stiftelser som är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen Sammanställning för räkenskapsåret (räkenskapssammandrag) Stiftelseförordnande eller motsvarande Verifikationer för in- och utbetalningar Årsbokslut Årsredovisning Övrig dokumentation som kan förekomma, bevaras eller enligt vad som för övrigt anges i dokumenthanteringsplanen Administrera ekonomi 1-3 år Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen Papper 1-3 år Donationsurkunder, gåvobrev, testamenten Förvaras fram t o m det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsår et avslutades 1-3 år 1-3 år Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Övrig korrespondens, uppgifter om förtroendevalda ledamöter, blanketter och inion

39 Dokumenthanteringsplan 39/58 Upphandla, köpa in och avtala För digitala handlingar som inte ska bevaras förvaras handlingstyperna i aktuellt dokument- och ärendehanteringssystem, efter att upphandling avslutats. Handlingarna ordnas i akter efter ärendenummer. Upphandling och enstaka köp av varor och tjänster för vilka ramavtal saknas: anbud och offerter beslut avtal beställningar, beställningsbekräftelser Direktupphandling anmärkning anmärkning Endast handlingar rörande upphandling av verksamhetskritiska varor och tjänster bevaras, d v s varor och tjänster med stor betydelse för, eller påverkan på, organisationen och omvärlden. Handlingar rörande upphandlingar som är av ringa betydelse, d v s saknar långsiktigt värde, t ex leasingavtal, kontorsmateriel, transporter, boende, konferens, tryckeritjänster med mera, 2 år efter avtalstidens utgång. Ej antagna offerter vid. Med direktupphandling avses ett förfarande utan särskilda krav på anbud eller annonsering. Sker endast om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Före upphandlingen Avrop/beställning mot ramavtal Cirkulärskrivelser, inköp/ upphandling Delegationsordning för inköp/upphandling 2 år anmärkning Vid 1-3 år endast vid förnyad konkurrensutsättning.

40 Dokumenthanteringsplan 40/58 Förhandsannonsering/ Upphandlarprofil Inköpsstatistik etc., löpande under året Inköpsstatistik och artikelstatistik, årssammanställning Lokala bestämmelser för upphandling och leveranser Upphandlingsuppdrag (externt) 2 år Förhandsannonsering för planerade upphandlingar de närmaste 12 månaderna är obligatorisk bara om den upphandlande enheten vill förkorta anbudstiderna. Annonseringen kan även ske av den upphandlande parten på dess upphandlarprofil, som är en sammanställning tillgänglig på Internet med uppgifter om pågående upphandlingar med mera istället för att en förhandsannons skickas till kommissionen. Digital Vid Vid anmärkning anmärkning. Ingår i protokoll för kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller aktuell nämnd. Fullmakter m.m. till inköpscentraler 2 år efter avtalstidens utgång. Initiera upphandlingsärende Inköpsgrundande handlingar, t ex anskaffningsbeslut, investeringsbeslut och inköpsanmodan (beställning) Tjänsteutlåtande/underlag för beslut anmärkning Vid Gallras efter när upphandling avslutats eller avtal tecknats. Original bevaras som bilaga till protokoll i respektive instans.

41 Dokumenthanteringsplan 41/58 Ta fram förfrågningsunderlag vid upphandling Förfrågningsunderlag: anbudsinbjudan avtalsvillkor branschvillkor och bestämmelser kravspecifikationer Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag anmärkning. Häri även annons och annonsunderlag. Handlingar med ringa betydelse 2 år efter avtalstidens utgång. Underlag med inion om aktens innehåll skickas till et Vissa upphandlingar genererar omfångsrika förfrågningsunderlag och anbud som inte ryms i en vanlig diarieakt. Särskilda rutiner krävs för arkivering av sådana handlingar. Skrymmande handlingar ska hållas ihop med övriga upphandlingsdokument, oavsett om det sker fysiskt eller logiskt. 2 år Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft, endast selektiv upphandling. Urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till et efter 3 år. Övriga upphandlingar 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Ansökningsinbjudan Ansökningar om att få lämna anbud: antagna ej antagna för sent inkomna instruktioner för avsnitt. instruktioner för avsnitt. 2 år 2 år Ej antagna och för sent inkomna 2 år räknat från den dag då avtal om upphandling slöts. Endast selektiv upphandling.

42 Dokumenthanteringsplan 42/58 Avböjanden att delta i upphandlingen Meddelanden till anbudssökande: utvalda ej utvalda Utvärderingsprotokoll eller sammanställning över kvalificering av anbudsansökningar och intresseanmälningar 2 år Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Gallras vid eller när upphandling avslutats eller avtal tecknats. instruktioner för avsnitt. 2 år instruktioner för avsnitt. Meddelanden till ej utvalda 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Anbudstiden för upphandling Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till et efter 3 år. Övriga upphandlingar 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Anbud, antagna instruktioner för avsnitt. Bilagor som utgörs av föremål, t ex arbetsprover och modeller, får eller återlämnas till anbudsgivaren efter, d v s när upphandlingen är avslutad, under förutsättning att de beskrivs eller avbildas i dokumentation som bevaras. Anbud, ej antagna Vid anmärkning Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Observera: anbud från anbudsgivare som begärt överprövning/skadestånd vid ett upphandlingsförfarande ska bevaras till dom har vunnit laga kraft.

43 Dokumenthanteringsplan 43/58 Anbud, för sent inkomna Anbud, som skickats per post trots att den upphandlande enheten ställt krav på elektroniska anbud Anbudsöppningsprotokoll/ anbudsprotokoll/ anbudsdiarium/ anbudsförteckning Broschyrer som ingår i anbud och som innehåller sakuppgift: antagna anbud ej antagna anbud Broschyrer som ingår i anbud och inte innehåller sakuppgift Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud 2 år Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Papper 2 år Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Papper Papper Papper instruktioner för avsnitt. 2 år 2 år Vid Vid Gäller även anbudsprotokoll för anbudskompletteringar. Broschyrer tillhörande antagna anbud ligger tillsammans med upphandlingsärendet. Rensas ur akten. Broschyrer tillhörande ej antagna anbud 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Gallras när upphandlingen är avslutad Gallas när upphandlingen är avslutad. Anbudsprövning och utvärdering Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till et efter 3 år. Övriga upphandlingar 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Anbudssammanställning instruktioner för avsnitt.

44 Dokumenthanteringsplan 44/58 Anbudsutvärderingsprotokoll instruktioner för avsnitt. Begäran om och svar på förtydliganden och kompletteringar: antagna anbud ej antagna anbud Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser: antagna anbud ej antagna anbud Förfrågningar från och svar till anbudsgivare: antagna anbud ej antagna anbud Korrespondens med anbudsgivare: av betydelse av tillfällig eller ringa betydelse Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare Protokoll från MBLförhandlingar Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare instruktioner för avsnitt. 2 år instruktioner för avsnitt. 2 år instruktioner för avsnitt. 2 år anmärkning instruktioner för avsnitt. instruktioner hörande antagna anbud bevaras. hörande ej antagna anbud 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft hörande antagna anbud bevaras. hörande ej antagna anbud 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft hörande antagna anbud bevaras. hörande ej antagna anbud 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Av betydelse bevaras, övrig vid, d v s när upphandlingen är avslutad. Vid förenklad upphandling, urvalsupphandling eller förhandlad upphandling Fackliga organisationers möjlighet att utöva inflytande över upphandlingar framgår av MBL för avsnitt. 2 år Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Ingår oftast i det inkomna anbudet.