Delårsrapport mars 2017 Folkhögskolestyrelsen

Transkript

1 Sida 1(40) Delårsrapport mars 2017 Folkhögskolestyrelsen 1. Sammanfattning Samhällsutmaningnar som folkhögskolestyrelsen arbetar aktivt med är framförallt: Integrationsutmaningen och Individer som inte fullgjort sina gymnasie- eller grundskolestudier Verksamhet Folkhögskolornas verksamhet fokuserar fortsatt på folkbildning genom folkhögskolekurser. Utvecklingen av ytterligare uppdrag fortsätter och under våren 2017 har arbetet med att skapa yrkeskurser på folkhögskolorna intensifierats. Vi ser att stödet till våra deltagare fortsatt behöver utvecklats eftersom antalet deltagare med psykisk ohälsa ökar. Personal Förvaltningens personal mår bra även om möjligheten till vidare utveckling finns med ytterligare hälsofrämjande insatser. Sjukfrånvaron fortsätter sjunka och förvaltningen arbetar aktivt i de områden där vi ser behov av förbättringar. Erfarenhetsutbyte och kompetensutvecklingsinsatser tillsammans med nya utmaningar ger medarbetare möjligheter att utvecklas. Ekonomi Folkhögskolestyrelsen har ansökt om att få nyttja eget kapital under Ekonomin under våren utvecklas inte i den riktning vi önskar och prognostiserar ett underskott på 4,4 mkr mot beräknat 2,6 mkr. Orsaker till prognosen ligger i minskad tilldelningen av extra statsbidrag och ökade kostnader inom IT och flytt i Trollhättan. Variationen mellan skolor är stor. Folkhögskolestyrelsen får sina uppdrag främst av staten genom folkbildningsrådet och Västra Götalandsregionens kulturnämnd. Syftet med statens stöd till folkbildningen är att: 1. stödja verksamhet som bidrar till att stärka och utveckla demokratin, 2. bidra till att göra det möjligt för en ökad mångfald människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen, 3. bidra till att utjämna utbildningsklyftor och höja bildnings- och utbildningsnivån i samhället, och 4. bidra till att bredda intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet. Kulturnämndens uppdrag: 1. Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för att sprida folkbildning i hela Västra Götaland och spegla mångfalden i samhället.

2 Sida 2(40) 2. Folkhögskolorna är väl utvecklade resurser för Västra Götalandsregionen och kommuner i arbetet med kompetensförsörjningen. 3. Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för samverkan med föreningslivet och civilsamhället i hela Västra Götaland. 4. Folkhögskolorna ska bibehålla och öka antalet deltagare som läser vidare på högskola och universitet. 5. Folkhögskolorna bedriver eftertraktade eftergymnasiala utbildningar med hög kvalitet inom det estetiska området i allmänhet och inom film, hantverk och musik i synnerhet. 2. Verksamhet 2.1 Viktigaste händelserna under perioden Ekonomi åtgärdsplan Folkhögskoleförvaltningen budgeterade en budget som kräver en åtgärdsplan för att vara i balans. En åtgärdsplan finns men i avvaktan på beslut om begäran om att få nyttja eget kapital har inte styrelsen beslutat om åtgärdsplanen. Samtal med ägarutskottets presidium, beställarnämnd (Kulturnämndens presidium) och presidierna för ägarutskott, regional utveckling, kulturnämnd, folkhälsokommité och personalutskott har diskuterat folkhögskolornas ekonomiska situation och framtida uppdrag. Ny rektor Vara folkhögskola Under våren har Vara folkhögskola fått ny rektor. Ledningen för Vara folkhögskola är nu på plats och kan vidareutveckla verksamheten. Fastighetsfrågor Under perioden har samtal med ägarutskottets presidium förts med anledning av önskan om investering i Fristads folkhögskola. Arbetet med flytt av lokaler i Trollhättan samt förhandlingar om lokalerna i Götebirg pågår. Matshning Dalslands folkhögskola Ett initiativ från Dalslands folkhögskola har beslutats om i Färgelanda kommun. Initiativet leder till att Dalslands folkhögskola ger ett antal individer utbildning inom områden där kommunen bereder arbete. Färgalanda kommun bereder plats för praktik och framtida arbete för de som omfattas av insatsen. Deltagarstöd och studeranderätt Styrelsen beslutade i februari om en ny studeranderätt för follhögskolorna. Arbetet med att stötta deltagare forsätter på alla folkhögskolor. Under våren har en rad deltagarärenden tydliggjort behovet av ett väl fungerande deltagarstöd på alla skolor. Psykisk ohälsa, suicid, droger och olika former av funktionsvariation gör att insatser inom området bör stärkas.

3 Sida 3(40) Under 2016 ansökte styrelsen för folkhölgskolorna om extra stöd för dessa insater. Samtalet om medel för att stärka dessa insatser har fortsatt i dialog med beställarnämndens presidium och ägarutskottets presidium. Avvikelser: Studiemotiverande folkhögskolekurser (SMF) Vi ser att arbetsförmadlingen inte anvisar deltagare i den omfattning som folkhögskolorna har resurser till att ta emot. Detta leder till att vi ser över möjligheterna att förändra organsiationen runt insatserna för SMF. Yrkeskurser på folkhögskola Samtalen med arbetsförmedlingen om Yrkeskurser pågår. För att kurser ska komma till stånd behöver kursen godkännas av arbetsförmedlingen som en bristyrkeskurs. Det är idag inte helt klart att dessa kurser kan komma till start under 2017 eftersom inga beslut är fattade. Folkhögskolorna står redo att starta de kurser som bereds i dialog med arbetsförmedlingen. Bristyrkeskurserna bereds i samarbete med koncernavdelning HR. 3. Mål och fokusområden 3.1 Arbetsmarknaden ska utvidgas genom hållbara transporter i samverkan med näringslivet i hela Västra Götaland Fokusområden budget 2017 Arbeta vidare med Sverigeförhandlingen, verka för utbyggd tågförbindelse Öxnered-Halden och att länsjärnvägarna finns med i den nationella infrastrukturplanen Göra Västra Götaland till modell för hållbar landsbygdsutveckling och samspel stad/land Folkhögskolornas verksamhetsområde 2017 Omfattar inte styrelsens verksamhetsområde. Uppdrag och styrning Prognos/kommenta r Saknas Folkhögskolestyrelsen KUN - Mål1: har sex folkhögskolor varav 5 har internat. Dessa internat ger skolorna, dess deltagare och personal, möjlighet att utveckla landsbygden där de Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för att sprida folkbildning i hela Västra Götaland och spegla mångfalden Ingen bedömning

4 Sida 4(40) Verka för att VGR får ett utökat ansvar för arbetsmarknadspolitike n Västra Götalandsregionen ska verka för att stärka innovationskraften i Västra Götaland befinner sig. Under 2017 utvecklar folkhögskolorna befintliga och skapar nya kurser i samarbete med lokalsamhälle, civilsamhälle, region, arbetsförmedling och andra organisationer till stöd för landsbygdsutveckling. Under 2017 stödjer folkhögskolorna landsbygdsutvecklinge n genom att vara kunskapsbärare och mötesplatser för lärande på de platser de befinner sig. Under 2017 bibehåller och utvecklar folkhögskolorna det redan goda och stora kontaktnät skolorna har i lokalsamhället. Omfattar inte styrelsens verksamhetsområde. Omfattar inte styrelsens verksamhetsområde. i samhället. KUN Mål 2:Folkhögskolorna är väl utvecklade resurser för Västra Götalandsregionen och kommuner i arbetet med kompetensförsörjningen. KUN Mål 3: Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för samverkan med föreningslivet och civilsamhället i hela Västra Götaland. Saknas Saknas 3.2 Skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska Fokusområden budget 2017 Bryta utanförskap och segregation och stärka kopplingen mellan utbildning och arbetsliv Folkhögskolornas verksamhetsområde 2017 Folkhögskolestyrelsens sex folkhögskolor har i sitt grunduppdrag från staten att arbeta med att bryta utanförskap och segregation. Detta gör folkhögskolorna genom Kommentar: Befintligt kursutbud erbjuds. Utökat kursutbud planeras tillsammans med arbetsförmedling. Beslut om ny distanskurs februari Ingen bedömning Ingen bedömning Uppdrag och styrning Prognos/kommentar FBR syfte 1 stödja verksamhet som bidrar till att stärka och utveckla demokratin, FBR syfte 2

5 Sida 5(40) att: Driva allmän kurs på alla folkhögskolor som gör det möjligt för deltagare att uppnå grundskolekompetens såväl som gymnasiekompetens. Driva särskilda kurser som utvecklar individen och som ger deltagarna möjlighet till vidare studier inom specifika högskole- och universitetsutbildningar Driva särskilda kurser som utvecklar individen och som ger yrkeskompetenser inom journalistik, fritidspedagoger, trädgårdsskötsel och behandlingsassistenter Driva kurser för deltagare med funktionsvariation för att ge dem en möjlighet till växande och utveckling mot ett bra liv. Driva SFI på folkhögskolor som gör mötet mellan olika individer och integration möjlig. Driva etableringskurser som ger nyanlända möjlighet att studera på folkhögskola och som gör mötet mellan olika individer och integration möjlig. Driva "svenska från dag 1" på folkhögskolorna för att ge nyanlända en snabb väg till språk och en väg in i samhället bidra till att göra det möjligt för en ökad mångfald människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen, FBR syfte 3 bidra till att utjämna utbildningsklyftor och höja bildnings- och utbildningsnivån i samhället FBR syfte 4 bidra till att bredda intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet KUN - Mål1: Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för att sprida folkbildning i hela Västra Götaland och spegla mångfalden i samhället. KUN Mål4: Folkhögskolorna ska bibehålla och öka antalet deltagare som läser vidare på högskola och universitet. Kommentar: 69 procent av verksamhetsvolymen är allmän kurs Prognos: Mindre god Kommentar: Folkbildningsrådet beviljade inte förvaltningens

6 Sida 6(40) Driva yrkesutbildningskurser i bristyrken som ger individer möjlighet att bli än mer anställningsbara. Driva språkutbildning för vårdpersonal som också det gör mötet mellan olika individer och integration möjlig. Driva projekt (VIA) som ger ungdomar i utanförskap en väg in på arbetsmarknaden. Ta emot praktikanter och individer med anställningsstöd för att ge dessa individer en möjlighet till utveckling och arbetslivserfarenhet. efterfrågade volym Prognos: Mindre god Kommentar: Vi har ännu inte fått beslut om beviljade yrkeskurser på folkhögskola från arbetsförmedling Kommentar: Samtal med avtalsparter pågår för ännu bättre 3.4 Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Fokusområden budget 2017 Minska verksamhetens avfallsmängder och verka för cirkulära affärsmodeller samt skärpta miljökrav vid upphandlingar Folkhögskolornas verksamhetsområde 2017 Folkhögskolestyrelsens sex folkhögskolor arbetar med frågan inom två huvudområden. 1. Verksamhetens egen miljöpåverkan ska minska genom: Ökad andel ekologiska livsmedel i verksamhetens serveringar Avfallsmängd ska minska och källsortering ska bli än mer effektiv Uppdrag och styrning Prognos/kommentar KUN - Mål1: Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för att sprida folkbildning i hela Västra Götaland och spegla mångfalden i samhället. Västra Götalandsregionens miljöplan

7 Sida 7(40) Bättre möjligheter till livsmedels- och energiproduktion samt stimulera ökad användning av biogas Utveckla Göteborgs botaniska trädgård Upphandlingar ska i större utsträckning ske inom redan upphandlade avtal och på så sätt verka för att minska klimatpåverkan 2. Verksamhetens arbete med förståelse för hållbart samhälle ska öka genom: En tydligare miljöplan som fokuserar på det hållbara samhället i lärandet Omfattar inte styrelsens verksamhetsområde. Omfattar inte styrelsens verksamhetsområde. Saknas Saknas Kommentar: Arbetet med en miljöplan för förvaltningen pågår och planeras vara klar under 2017 Ingen bedömning Ingen bedömning 3.5 Deltagandet i kulturlivet ska öka Fokusområden budget 2017 Utveckla samverkan mellan VGR:s kulturverksamheter och civilsamhället/det fria kulturlivet Folkhögskolornas verksamhetsområde 2017 Folkhögskolestyrelsens Uppdrag och styrning Prognos/kommentar FBR syfte 1 sex folkhögskolor verkar stödja verksamhet som inom området genom bidrar till att stärka och att: utveckla demokratin, Under 2017 medverka till samverkansprojekt med Västra Götalandsregionens kulturförvaltningar Under 2017 fortsätta bedriva samverkanskurser med ett flertal civilsamhällsaktörer Under 2017 fortsätta ha kulturaktiviteter för deltagare och allmänhet på alla sex folkhögskolor FBR syfte 2 bidra till att göra det möjligt för en ökad mångfald människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen, FBR syfte 3 bidra till att utjämna utbildningsklyftor och höja bildnings- och utbildningsnivån i Kommentar: Vi fortsätter de arbeten som påbörjats

8 Sida 8(40) Stärka barns och ungas möjligheter att delta i kulturlivet Folkhögskolestyrelsens sex folkhögskolor arbetar med ungas (18 år och äldre) möjligheter att delta i kulturlivet genom att: Under 2017 erbjuda deltagare kulturinslag och lärandemöjligheter inom kulturområdet Under 2017 ge deltagare möjlighet att ta del av Västra Götalandsregionens kulturutbud Under 2017 erbjuda allmänhet öppna kulturaktiviteter på folkhögskolorna samhället FBR syfte 4 bidra till att bredda intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet KUN - Mål1: Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för att sprida folkbildning i hela Västra Götaland och spegla mångfalden i samhället. KUN Mål 3: Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för samverkan med föreningslivet och civilsamhället i hela Västra Götaland. FBR syfte 1 stödja verksamhet som bidrar till att stärka och utveckla demokratin, FBR syfte 2 bidra till att göra det möjligt för en ökad mångfald människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen, FBR syfte 4 bidra till att bredda intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet KUN - Mål1: Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för att sprida folkbildning i hela Västra Götaland

9 Sida 9(40) och spegla mångfalden i samhället. KUN Mål 3: Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för samverkan med föreningslivet och civilsamhället i hela Västra Götaland. KUN - Mål5: Folkhögskolorna bedriver eftertraktade eftergymnasiala utbildningar med hög kvalitet inom det estetiska området i allmänhet och inom film, hantverk och musik i synnerhet. 3.9 Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Fokusområden budget 2017 Folkhögskolornas verksamhetsområde 2017 Folkhögskolestyrelsen ger medarbetare möjligheter att utvecklas inom de områden som samhällsutvecklingens utmaningar har behov av. Detta tar sig i uttryck genom: En satsning på pedagoger som, under arbetstid, kan fortbilda sig inom svenska som andraspråk på halvtid under 2016 till Fortbildningsgrupper för olika personalgrupper med bland annat erfarenhetsutbyte mellan förvaltningens folkhögskolor. Nuläge Fem pedagoger från fem olika folkhögskolor har under 2016 startat denna satsning som fortgår under En rad grupper pågår och nya planerar att startas under 2017 Prognos/kommenta r Kommentar: insatsen pågår Kommentar: insatsen pågår. Spontana utbyten mellan personalgrupper finns samtidigt planeras gemensamt

10 Sida 10(40) Satsa på ledarskap Stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt Kontinuerligt fortbildas inom folkbildningsområdet nationellt via folkbildningsrådets försorg. Kontinuerlig dialog mellan ledarna inom förvaltningen som stöd för erfarenhetsutbyte och problemlösning Fortsatt utveckling av hälsofrämjande ledarskap Kontinuerlig utveckling av ledningsstödet inom HR och ekonomiområdet Möjlighet till specifika fortbildningsinsatser för enskilda ledare Utveckla kurser och arbetssätt för att möta en ständigt förändrad målgrupp som studerar på folkhögskola. Alla rektorer deltar i nationell fortbildning. Regelbunden dialog i ledningsgrupp pågår. Den fortbildningssatsnin g som pågår utvecklas vidare under 2017 Nya metoder och tydligare riktlinjer och rutiner stöder ledarens arbete. Finns i liten skala under 2016 En pågående utveckling av metoder för att möta olika deltagare pågår ledningsmöte med Värmlands regionsägda folkhögskolor i maj med möjlighet till utökat utbyte. Kommentar: insatsen pågår Kommentar: insatsen pågår Prognos: Mindre god Kommentar: Insatsen har stoppats beroende av förvaltningens ekonomiska läge. Återupptas då finansiering möjliggjorts Kommentar: insatsen pågår HR-chef tillsatt i januari 2017 vilket leder till förbättrat utvecklingsarbete. Kommentar: insatsen pågår. Kommentar: insatsen pågår Intensifierat arbete med arbetsgrupp som utvecklar arbetsmetoder och roller för deltagarstöd.

11 Sida 11(40) Utveckla modellen för lönekarriär och kompetensutvecklin g Arbeta med nya former av kurser och uppdrag som staten (genom folkbildningsrådet), arbetsförmedlingen, region och andra aktörer uppdrar åt folkhögskolorna att göra. Folkhögskolestyrelsens ser en stor utmaning i detta fokusområde och har stor möjlighet att utvecklas inom området. Förvaltningen arbetar under 2017 med: Användandet av nya lönekriterier för hela förvaltningen Starta arbetet med att nå lönespännviddsmålet Folkhögskolestyrelsen ser möjligheterna för lönekarriär inom förvaltningen som små. Detta på grund av: Minskade marginaler i styrelsens budget Folkhögskoleförvaltningens största yrkesgrupp, Svenska från dag 1 är uppstartat under VIA projektet ger medarbetare möjlighet att utvecklas Lönespännvidden varierar mellan yrkesgrupper men når inte upp till den nivå som är regionens mål. Budgetläget 2017 är än svårare än Konkurrensläget när det gäller löner för Bearbetning och utveckling av kurser pågår ständigt. Kommentar: insatsen pågår Utveckling av nya yrkeskurser i samarbete med AF pågår samtidigt ser vi svårigheter med AFs rekrytering till SMF kurser. Arbetet med VIA fortgår Kommentar: insatsen pågår Nya gemensamma lönekriterier används vid alla lönesamtal under 2017 års löneöversyn Prognos: Svag Kommentar: insatsen pågår Utgångsläget för förvaltningen leder till svag Prognos: Svag Kommentar: Förvaltningens ekonomiska läge. Prognos: Svag

12 Sida 12(40) pedagoger, omfattas inte av statliga lönesatsningar som för andra skolformer. Detta leder till att förvaltningens konkurrensläge gentemot andra skolformers löneläge försämras. Folkhögskolestyrelsen ser möjligheter att utveckla kompetensutvecklingsinsatse r som främjar erfarenhetslärande på ett systematiskt sätt både inom förvaltningen och i hela regionen. pedagoger i folkhögskolorna är svårt. Vi känner av en begynnande lärarbrist och samtidigt satsar staten på lärarlönelyft för andra lärargrupper. Kommentar: Förvaltningens ekonomiska läge. Kommentar: insatsen pågår 3.10 Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Fokusområden budget 2017 Folkhögskolornas verksamhetsområde 2017 Folkhögskoleförvaltninge ns arbetsmiljö är enligt medarbetarenkätens resultat god. I arbetet med en hälsofrämjande arbetsplats ligger möjligheten att förbättra det redan goda resultatet genom att fokusera på att göra mer av det vi redan gör bra. Detta tar sig i uttryck i att: Utveckla arbetet med en hälsofrämjande arbetsplats och ett hälsofrämjande ledarskap Implementera förvaltningens handlingsplan för arbetsmiljö och hälsa I de områden där arbetsmiljön har behov av att utvecklas: Förtydliga mål Nuläge Arbetet med medarbetarundersökninge ns handlingsplaner fortgår En ny handlingsplan beslutades om under hösten 2016 Prognos/kommenta r Kommentar: insatsen pågår. Kommentar: insatsen pågår. Medarbetarenkäten ger oss möjlighet att utveckla

13 Sida 13(40) Systematisera arbetsmiljöarbete t, breddinföra goda exempel och pröva arbetstidsmodelle r Utveckla ett målmedvetet, strukturerat och hälsofrämjande arbete för minskad sjukfrånvaro Föra dialog kring medarbetares uppdrag Folkhögskoleförvaltninge ns arbetsmiljöarbete har under 2016 systematiserats och utvecklats. Under hösten 2016 utvärderas samverkansavtalet och den utvärderingen blir ett underlag för fortsatt utveckling. Förvaltningen har under 2016 initierat en dialog i samverkan kring de stora grupperna i förvaltningen gällande arbetstidsavtal. Resultatet av dessa dialoger kan ge möjlighet att utveckla goda exempel på nya arbetstidsmodeller Under 2016 har ledningsgrupp och central kanslipersonal genomgått en fortbildningssatsning i "hälsofrämjande ledarskap" ledd av Hälsan och arbetslivet. Resultatet av denna insatts utvärderas under 2017 och planeras leda till en plan för hur det fortsatta arbetet ska utformas. Resultatet så här lång har lett till att förvaltningen arbetar under 2017 med att: Utveckla arbetet med en hälsofrämjande arbetsplats och ett hälsofrämjande ledarskap tydligare Kommentar: målkommunikation insatsen pågår. Medarbetarenkäten ger oss möjlighet att utveckla vår uppdragsdialog Kommentar: insatsen pågår. Utvärderingen är ännu inte klar. Dialogen med Vision och Kommunal är under slutfasen medan dialogen med lärarfacken pågår under hela Utarbetandet av planen samt utvärdering av utbildningsinsats sker under vintern 2016/2017 Handlingsplanen som ska skapas har till syfte att utveckla detta arbete. Kommentar: insatsen pågår. Utvärderingen är klar och samtal om hur arbetet förs vidare pågår. Kommentar: insatsen pågår. Prognos: Mindre god Kommentar: Insatsen har stoppats beroende av förvaltningens ekonomiska läge. Återupptas då finansiering möjliggjorts Prognos: Mindre god Kommentar: Insatsen har stoppats beroende av förvaltningens ekonomiska läge. Återupptas då

14 Sida 14(40) Implementera förvaltningens handlingsplan för arbetsmiljö och hälsa Handlingsplanen som ska skapas har till syfte att utveckla detta arbete. finansiering möjliggjorts Kommentar: insatsen pågår. 4. Personal 4.1 Lönestruktur Lönestruktur Styrtal Mars 2016 (totalt April 2016 (totalt Förändring förvaltningen) förvaltningen) 97,3% 97,5% 0,2 procentenheter I förvaltningens lönekartläggning ser vi inga osakliga löneskillnader mellan kön eller grupper. Förvaltningen ser att rektorer ligger förhållandevis långt efter inom sina BASvärderingar jämfört med andra chefer i organisationen. Förvaltningen ser också att löneläget för pegagogerna är utmanande. Konkurrensläget förändras eftersom statliga satsningar på lärarlöner får effekt och folkhögskoleförvaltningens pedagogoska personal omfattas inte av dessa satsningar. I löneöversynen 2016 prioriterades rektorer i förvaltningen. a) Orsaken till satsningen är att de ligger förhållandevis lågt inom sina BASvärderingar jämfört med andra chefer i organisationen. b) Löneutveckling blev kr vilket mosvarar 2,7% löneökning Lönespännvidd i % (exkl chefer) (anges för definierade yrkesgrupper med fler än 10 anställda inom gruppen) Rapport 460 Etikett Mars 2016 Mars 2015 Mars 2014 Kurator 6 0 iu Måltidspersonal iu Lokalvårdare/städare 13 7 iu Lärare, folkhögskola Iu Museiarbetare Iu Tekniker IT Iu Administratör iu Folkhögskoleförvaltningen bildades 2015 därför saknas uppgifter från Lönespännvidden ökar i de flesta grupper från en låg nivå. Måltidspersonalens minskning i lönespänvidd (som är en förhållandevis liten grupp)

15 Sida 15(40) beror av den individuella lönesättningen och att individer med låga löner fick en god löneutveckling under revisnionen Chefsförutsättningar Genom att förvaltningen är relativt nybildad har alla enheter haft anledning att genomlysa ledningsstrukturen. Enheternas storlek och verksamhetsområde har genomlysts och gett förutsättningar för bibehållen eller förändrad ledningsstruktur. Dialog om ledningsstruktur har fortsatt under Aktiviteter under 2017: Ny rektor i Vara - leder till att normtalen på den enheten uppnås. Dialog om omorganisation av ledningsstruktur på Dalslands folkhögskola pågår vilket leder till att normtalet för enheten uppnås. 4.3 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid Jan-Mar 2017 Jan-Mar 2016 Kvinnor 7,45 8,78 Män 1,4 4 Totalt 5,3 7,14 Andel långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) av totala sjukfrånvaron Jan-Mar 2017 Jan-Mar 2016 Kvinnor 61 % 65 % Män 12 % 52 % Totalt 63 % 56 % Sjuktalen sjunker vilket vi har sett under hela Trenden håller alltså i sig. Den stora förändringen för långtidssjukfrånvaro för män hähör från en enskild individers förändrade situation. Förvaltningen arbetar med stöd av hälsan och stressmedicin för att a) stötta enskilda medarbetare b) utreda och kartlägga situationer som uppkommer på grupp och organisationsnivå c) förändra organisation och förutsättninger efter utredningarnas resultat 4.4 Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys Anställda, årsarbetare (åa) och nettoårsarbetare per personalgrupp Mars 2017 Mars 2016 Etikett/Kategori Anställda Åa Netto åa Anställda Åa Netto åa Kurator 2 1,6 1,6 2 1,6 1,6

16 Sida 16(40) Lärare, ,4 153, ,7 131,5 folkhögskola Teknik, hantverk 17 14, ,5 12,5 Kök, städ, tvätt 56 45,1 38, ,6 39,6 Ledningsarbete 17 16,8 16, ,8 17,8 Administratör 51 29,1 27, ,1 Summa ,3 250, ,2 233,1 Pedagoger i forlkhögskoleförvaltningen ökar eftersom insatser som verksamheten gör på uppdrag av regering och region ökar. Exempel på dessa är ökad SFI, extra platser på allmän kurs, Sv A för sjukvårdspersonal. Förvaltningen beviljades resurser för att utbilda fler Sv A pedagoger. En ökning av antalet pedagoger kopplat till detta syns. Övriga grupper håller sig på en stabil eller marginellt förändrad nivå. Jan-Mar 2017 Jan-Mar 2016 Förändring antal OB-tillägg Mertid,komp, fyllnadstidsersättning Enkel övertidsers Kvalificerad övertidsersättning Övrig övertidsersättning 0 Summa Ökningen av övertidsuttaget för förvaltningen härhör från en skola där sjukskrivningar ökat. Förvaltningen har gjort en kartläggning av situationen på skolan och arbetet med en handlingsplan för verksamheten pågår. 5. Ekonomiska förutsättningar 5.1 Ekonomiskt resultat SR05 Sammanställning RR Utförare Regional utveckling 830 Styrelsen för folkhögskolorna Resultaträkning Periodens utfall Utfal l Budg et Utfal l Helårsresultat AvvikelsFörändrinPrognoBudg e g s et Utfal l Avvikel se Förändrin g

17 Sida 17(40) t.o.m t.o.m. t.o.m utfall/ utfall/ per t.o.m. t.o.m prognos/ prognos/... Utfall samt budget utfall budget utfall helårsbedömning mnk mnkr mnk mnkr % mnkr mnkr mnk mnkr % r r r Driftbidrag från nämnd inom 14,3 14,3 13,9 0,0 2,9% 57,1 57,1 55,8 0,0 2,4% regionen Statsbidrag 25,8 24,7 24,2 1,1 6,9% 97,9 99,0 91,5-1,0 7,1% Övriga erhållna bidrag 2,8 2,9 1,9-0,1 53,2% 11,4 11,8 14,4-0,4-20,9% Biljettintäkter 0,,,,,,,,0 Försäljning av tjänster 7,0 7,3 4,6-0,3 52,9% 27,7 27,0 19,2 0,7 44,4% Hyresintäkter 1,,7 2,3 0,3-57,5% 3,7 3,7 10,2 0,0-63,4% Försäljning av material och varor 0,1 0,,1 0,0-37,3% 0,1 0,1 0,5 0,0-83,0% Övriga intäkter 0,2 1,3 0,2-1,1-8,6% 2,4 2,6 3,2-0,2-26,7% Verksamhetens intäkter 51,2 51,3 47,1-0,1 8,7% 200,3 201,3 194, 7-1,0 2,9% Personalkostnader, inkl inhyrd personal Direkta trafikkostnader Verksamhetsanknu tna tjänster Material och varor, inkl förbrukningsmateri al - 36,4-34,2-32,2-2,2 13,1% -142,8-139,7-131, 3 0,,,,,,,,0-3,1 8,8% -1,3-0,9-0,8-0,5 76,4% -3,9-3,5-5,5-0,4-29,7% -2,7-2,4-2,7-0,3 0,3% -9,7-9,8-12,0 0,1-19,5% Lokal- och - -8,7-8,7-8,2 0,0 6,4% -34,6-34,7 energikostnader 33,6 0,1 2,8% Lämnade bidrag 0,,,,,,0-0,1 0,0-80,5% Övriga tjänster, inkl konsultkostnader -1,0-0,9-0,9-0,1 10,3% -3,7-3,7-3,7 0,,3% Övriga kostnader -2,4-2,1-1,6-0,3 47,9% -8,5-8,4-7,4-0,1 15,6% Avskrivningar -0,3-0,3-0,4 0,0-9,6% -1,4-1,4-1,5 0,0-8,1% - Verksamhetens - kostnader 52,9-49, ,3 13,2% -204,6 195, 46,7 201,2 1-3,4 4,9% Finansiella 0,,,,0-0,1-0,1-0,1 0,0

18 Sida 18(40) intäkter/kostnader m.m. Obeskattade reserver 0,,,,,,,,0 Resultat -1,8 1,7 0,3-3,5-4,4 0,0-0,5-4,4 UTFALL Utfallet för period januari-mars visar ett underskott med 1,8 mnkr. Intäkter Verksamhetens intäkter ligger i fas med budget (-0,1 mnkr). Skolorna har fått 1,1 mnkr högre statsbidrag än budgeterad för perioden. Det beror på slutregleringen av föregående års statsbidrag som beslutas och tilldelas i mars. Denna tilldelning fanns inte med i budget. Verksamhetens intäkter och övriga bidrag blev 1,2 mnkr lägre än budget. Projektintäkterna är lägre (allt är inte fakturerat från kansliet, Gbg FHSK har inte Skolverkets projekt som fanns i budget) Ersättning från deltagare är lägre på grund av lägre beläggning på internatet och några uteblivna kurser (Dalsland, Billströmska, Fristad) Interkommunala ersättningar saknas efter som de kommer i juni Kostnader Verksamhetens kostnader ligger 3,5 mnkr högre än budget. Personalkostnader Personalkostnaderna och kostnad för verksamhetsanknutna tjänster överskrider budgeten med 3,1 mnkr. Till största delen beror detta av semesterlöneskulder på 2,2 mnkr som är felperiodicerade. Resten av underskottet, ca 0,9 mnkr utgörs av 1. köpta tjänster (Dalsland, Fristad) 2. högre arvodeskostnader på styrelsen 3. högre personalkostnader på kansliet (Agnesberg - Trygghetsfonden plus en lön för två månader samt budgetunderskottet (0,7 mnkr) för förvaltningen) Övriga kostnader Material, varor, övriga förbrukningsmaterial, marknadsföringskostnader, resor och IT tjänster ligger något högre än budget. Dessa bör dock jämna ut sig under året.

19 Sida 19(40) PROGNOS Förvaltningen prognostiserar ett underskott med 4,4 mnkr. Intäktsprognos I huvudsak minskade statsbidrag 1,0 mnkr Kostnadsprognos Personalkostnader -3,1 mnkr (här ligger budgetunderskottet om 2,6 mnkr) Övriga kostnader 0,3 mnkr Bakom siffrorna ligger: Folkhögskolorna prognostiserar ett lägre statsbidrag. Flytt till nya lokaler i Trollhättan för Dalslands Folkhögskola Kostnader för IT tjänster ökar. Kostnader för personal på före detta Agnesbergs folkhögskola Fel i budget vilket ger upphov till avvikelse Ej utnyttjade medel för marknadsföring minskar Budgetunderskott för förvaltningen 5.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans Styrelsen för folkhögskoleförvaltningen beslutade vid styrelsemötet den 10 mars att ansöka om att få använda eget kapital under 2017 istället för att förverkliga en åtgärdsplan för att säkerställa en ekonomi i balans. Beslut om styrelsens möjlighet att utnyttja eget kapital har ännu inte tagits Förvaltningen prognostiserar ett negativt resultat motsvarande 4,4 mkr för året. För att nå ett resultat i balans krävs ytterligare åtgärder som kommer att arbetas fram under våren. Områden som kan ge möjlighet till yttrerligare förstärkning av resultatet är: Ansökning av ytterligare statsbidrag genom nya deltagarveckor från folkbildnigsrådet som ska göras i maj Ytterligare möjligheter för skolor att ta till sig uppdrag Se över möjliga besparingsområden 5.3 Eget kapital Under 2016 hade folkhögskoleförvaltningen 4122 tkr i eget kapital. Efter bokslutsdispositioner (-400 tkr) och 2016 års resultat (-492 tkr) var ingången av 2017 det egna kapitalet tkr. Styrelsen för folkhögskolorna har ansökt om att få nyttja sitt eget kapital under året. 5.4 Investeringar Årets investeringsram är 2,4 mnk. Hittills har vi endast utnyttat 61 tkr till stenverktyg på

20 Sida 20(40) Grebbestad folkhögskola. 6. Bokslutsdokument och noter Bokslutsdokument RR KF BR Styrelsen för folkhögskolorna Not Utfall Utfall Resultaträkning Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansnetto Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut Erhållna/lämnade regionbidrag Obeskattade reserver (bolagen) Årets resultat Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys Löpande verksamhet Årets resultat Investeringsbidrag Avskrivningar Utrangeringar/nedskrivningar Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar Avsättningar Obeskattade reserver (bolagen) Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning- av kortfristiga skulder

21 Sida 21(40) Kassaflöde från löpande verksamhet Förändring av redovisningsprincip Förändring av eget kapital Korrigering omklassificering anläggningstillgångar Investeringsverksamhet Investeringar Momsjustering vid överlåtelse Anläggningstillgångar överfört mellan enheter Försäljningar anläggningstillgångar Aktier och andelar Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar Ökning+/minskning- av långfristiga skulder 18 Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner Justering för årets aktiverade investeringsbidrag Förändring aktiekapital Kassaflöde från finansieringsverksamheten ÅRETS KASSAFLÖDE Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Kontroll av årets kassaflöde Differens -1-2 Not Utfall Utfall Balansräkning Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar

22 Sida 22(40) Materiella anläggningstillgångar - byggnader och mark maskiner och inventarier pågående investeringar Finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Förråd Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar Likvida medel Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Eget kapital Bokslutsdispositioner Årets resultat Summa eget kapital Avsättningar Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och skulder Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning. Styrelsen för folkhögskolor na

23 Sida 23(40) Noter, tkr 1. Verksamhetens intäkter Patientavgifter med mera Såld vård internt Såld vård externt Försäljning av tjänster, internt Försäljning av tjänster, externt Hyresintäkter Försäljning av material och varor, internt 5 0 Försäljning av material och varor, externt Statsbidrag Investeringsbidrag Övriga bidrag, internt Övriga bidrag, externt Biljettintäkter Övriga intäkter, internt 8 9 Övriga intäkter, externt Totalt Verksamhetens kostnader Personalkostnader Inhyrd personal, bemanningsföretag 38 2 Köpt vård internt Köpt vård externt Läkemedel 1 0 Lämnade bidrag, internt Lämnade bidrag, externt 4 0 Lokal och energikostnader, internt Lokal och energikostnader, externt Verksamhetsanknutna

24 Sida 24(40) tjänster, internt Verksamhetsanknutna tjänster, externt Material och varor, internt Material och varor,externt Övriga tjänster, internt Övriga tjänster, externt Övriga kostnader, internt Övriga kostnader, externt Totalt Personalkostnader, detaljer Löner Övriga personalkostnader Sociala avgifter Pensionskostnader Totalt Avskrivningar och nedskrivningar Avskrivningar Immateriella anläggningstillgångar Byggnader och markanläggningar Maskiner och inventarier Fiansiell leasing maskiner och inventarier Totalt Nedskrivningar Immateriella anläggningstillgångar Byggnader och markanläggningar Maskiner och inventarier Totalt

25 Sida 25(40) Totalt avskrivningar och nedskrivningar Finansnetto Finansiella intäkter Ränteintäkter, internt Ränteintäkter, externt 3 2 Övriga finansiella intäkter, internt Övriga finansiella intäkter, externt 0 2 Totalt 3 4 Finansiella kostnader Räntekostnader, internt Räntekostnader, externt 1 0 Övriga finansiella kostnader, internt Övriga finansiella kostnader, externt Totalt Totalt finansnetto Reavinster och reaförluster sålda anläggningstillgångar Reavinster fastigheter Reavinster inventarier Momsjustering vid reavinst Totalt Reaförluster fastigheter Reaförluster inventarier Momsjustering vid reaförlust Totalt Netto reavinster/ förluster

26 Sida 26(40) 7. Investering i anläggningstillgångar Årets investering i immateriella anläggningstillgångar Årets investering i byggnader och mark Årets investering i maskiner och inventarier Årets investering, finansiell leasing maskiner och inventarier Årets pågående investering Totalt Försäljning anläggningstillgångar Försäljning byggnader och mark Försäljning maskiner och inventarier Totalt 9. Immateriella anläggningstillgångar inklusive medicintekniska informationssystem Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangering ar Korrigering

27 Sida 27(40) anskaffningsvärde Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangering ar Korrigeringar avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde 10. Byggnader och mark Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangering ar Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar

28 Sida 28(40) Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangering ar Korrigering avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde Maskiner och inventarier Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangering ar Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangering ar Korrigering avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde Finansiell leasing

29 Sida 29(40) Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangering ar Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangering ar Korrigering avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde 13. Pågående investeringar Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Överfört mellan enheter Försäljningar/utrangering ar Korrigering anskaffningsvärde

30 Sida 30(40) Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 14. Finansiella anläggningstillgångar Aktier och andelar Långfristiga fordringar, internt Långfristiga fordringar, externt Totalt 15. Kortfristiga fordringar Kundfordringar, internt Kundfordringar, externt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, internt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, externt Övriga fordringar, internt Övriga fordringar, externt Totalt Kortfristiga placeringar Kortfristiga placeringar Totalt 17. Övriga avsättningar värde Ange på raderna vad avsättningarna avser Ingåend Årets e avsättni ng Årets avsättni ng Återför t ej utnyttj at Ianspråktag et Utgåend e under året värde

31 Sida 31(40) Totalt 18. Långfristiga skulder Långfristig skuld, investeringsbidrag Övriga långfristiga skulder, internt Övriga långfristiga skulder, externt Totalt Kortfristiga skulder Leverantörsskulder, internt 4 69 Leverantörsskulder, externt Semesterskuld Löner, jour, beredskap, övertid Upplupna sociala avgifter Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, internt Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, externt Övriga kortfristiga skulder, internt Övriga kortfristiga skulder, externt Totalt Övriga ansvars och borgensförbindelser Ange i text vad ansvarsoch borgensförbindelserna

32 Sida 32(40) avser (noten avser hel och delägda bolag) Totalt Analyslänkar (Länkar saknas) 7. Övrig rapportering 7.2 Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Rapport verksamhetsplan Mål Bedömning Arbeta aktivt med att stödja lösningar kopplat till samhällets A. integrationsutmaning A. Ge möjlighet för nyanlända att bo på skolornas internat Ge möjlighet för individer, inom och utom förvaltningen, att fortbilda sig A. för att kunna arbeta med människor på flykt A. Aktivt verka för att sprida kunskap om hur integration kan fungera A. Utveckla arbetet med integrationsinsatser i skolornas alla kurser A. Utveckla arbetet med integrationsinsatser mellan skolor A. Slutföra projekt för nyanlända inom vårdyrken A. Rekrytering ska spegla mångfalden i samhället B. Utveckla ett väl fungerande deltagarstöd på alla folkhögskolor Skapa förutsättningar att prioritera deltagarstödsresurser i förvaltningens B. ekonomi B. Skapa ett nätverk i förvaltningen av de som arbetar i med deltagarstöd B. Dela resurser och erfarenheter mellan förvaltningens folkhögskolor Utveckla förvaltningens interna och externa kommunikation mellan C. skolor och mellan skola och förvaltningskansli Skapa en kommunikationsplan för förvaltningen. Besluta om och C. klargöra ansvar, kanaler, och frekvens av informationsflöden såväl internt som externt C. Utvecklar förvaltningens informationsstruktur och informationskvalité D D D. Göra det möjligt för deltagare och personal att få tillgång till nödvändig digital infrastruktur Göra avrop på tjänster som skapas av VGR IT och som utvecklar skolornas digitala infrastruktur Bygga ut förvaltningens digitala infrastruktur så att de tjänster som skapas kan nyttjas av medarbetare och deltagare.

33 Sida 33(40) Se över och besluta om riktlinjer och rutiner för behörighetshantering D. inom förvaltningen D. Fortsätta arbetet med att ge alla medarbetare GITtade datorer Se över möjligheten att skapa goda förutsättningar att förvalta befintliga D. och nya system förvaltningen vill nyttja. Implementera en gemensam studeranderätt för alla skolor i E. förvaltningen E. Skapa en gemensam studeranderätt för hela förvaltningen E. Kommunicera studeranderätten till all personal och deltagare F. Anta utmaningen att ta del av de satsningar som möjliggörs av regeringens satsningar på folkhögskola Utveckla kontakter med arbetsförmedling så att deltagare och F. kursverksamhet kommer igång F. Söka utlysta medel som finns möjlighet att söka Optimera lokalutnyttjande eller hyra in nya lokaler för det utökade F. kursutbudet 3.1. Utveckla och förankra en handlingsplan för arbetsmiljö och hälsa Förankra handlingsplan som beskriver förvaltningens hälsofrämjande 3.1. och förebyggande mål och aktiviteter 3.1. Införliva förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete och årshjul för uppföljning av SAM i planen 3.1. Införliva regionens mål att arbeta för att sänka sjukfrånvaron genom att beskriva förvaltningens egna mål och aktiviteter 3.1. Samordna handlingsplansarbetet med övrigt hälsoarbete i förvaltningen 3.2. Arbeta med medarbetarundersökningens resultat 3.2. Skolorna samt kansliet analyserar sina handlingsplaner som togs fram efter medarbetarenkäten 3.2. Förvaltningen analyserar den gemensamma handlingsplanen för de frågor som berör hela förvaltningen 3.3. Arbeta för en hållbar, hälsofrämjande arbetsplats 3.3. Efter genomförd utbildningsinsats för ledare och kanslipersonal klarlägga hur fortsättningen ska se ut i förvaltningens arbete Gemensam hälsofrämjande utmaning under 2017 tas fram Vidareutveckla samverkan i förvaltningen 3.4. Utveckla samverkan efter utvärderingen av samverkansavtalet 3.4. Se över facklig tid och sluta en överenskommelse 3.5. Utveckla gemensam syn på arbetstidsavtal i förvaltningen 3.5. Utifrån enheternas verksamhetsanalyser arbeta fram förslag till arbetstidsavtal för våra olika yrkeskategorier 3.6. Fortbilda personal genom erfarenhetsutbyte 3.6. Möjliggöra och beskriva förutsättningar för hur yrkesgrupperna kan mötas och dela erfarenheter

34 Sida 34(40) 3.6. Medarbetarna genomför träffar inom sin yrkesgrupp, där medarbetarna själva styr upplägg och innehåll utifrån förvaltningens förutsättningar 3.7. Kompetensutveckling/kompetensförsörjning 3.7. Följa upp kompetensutveckling för lärare inom SFI/svenska som andraspråk Utveckla möjligheten till att alla skolor har ett deltagastödsteam 3.8. Vidareutveckla löneprocessen 3.8. Arbeta med förvaltningens lönekriterier och utveckla löneprocessen genom tydligt nyttjande av förvaltningens kriterier Implementera en plan för likvärdighetsbehandling i förvaltningen 3.9. Skapa en plan för likvärdighetsbehandling 3.9. Samordna arbetet med övrigt mångfaldsarbete inom förvaltningen 4.1. Säkerställa ekonomiska processer på skolan, förvaltningskansli och gränssnitt mellan dessa 4.1. Arbeta fram rutiner som stöttar ekonomiarbetet på skolorna såväl som centralt 4.1. Stötta arbetsprocesser mellan skola och RnS 4.1. Regelbundna möten för administrativ och ekonomipersonal under Bevaka och följa upp fördelningen av statsbidragsfinansierad verksamhet och annan verksamhet Skapa an kontoplan som gör det möjligt att följa kostnadsfördelning mellan de olika finansieringarna 4.2. Skapa en budget som baseras på fördelning av medel i enlighet med statsbidragsfinansiering och annan finansiering av verksamhet Arbeta med att kontoplanen följs i redovisningen 4.2. Skapa rapportering som stödjer fördelningsmodellen Rapport återrapportering intern kontroll - Internkontrollplan 2017 Löpande kontroller Åtgärd Ansvarig Avstämning 1 1. Delegationsordning: Att se över delegationsordningen och göra det lätt tillgängligt digitalt till alla berörda. 2. Uppföljning av mål och verksamhetsplan: Process behöver utvecklas mellan förvaltning och beställarnämnd 3. Delegationsbeslut: Ny mall används t.om april, sedan diarieförs i Public360 samtliga delegationsbeslut av delegaten Förvaltningschef Administrativ koordinator Återrapportering styrelse 2017 oktober Förvaltningschef Delegationsordning klar Avstämning 2 Digital publicering april april 2017 augusti 2017 oktober 2017 mars 2017 maj 2017 oktober

35 Sida 35(40) själv 4. Informationssäkerhet: Prioritera frågan under Definiera vad informationssäkerhet i förvaltningen innebär och formulera krav därefter. Underlätta efterlevnad och skapa nya rutiner vid behov. 5. Introduktionsprocessen ska prioriteras maj 2017 augusti 2017 oktober HR-chef 2017 april 2017 augusti 2017 oktober Rapport återrapportering intern kontroll - Internkontrollplan 2017 Risk och väsentlighetsanalys Särskilda kontroller 1. Skillnad mellan folkhögskolestyreslens ambition och driftsbidragets storlek 2. Brist på överensstämmelse mellan kulturnämndens och folkhögskolestyrelsens bedömning av resursbehov för folkhögskolorna 2017 maj 2017 oktober 2018 augusti 5. Oprecis marknadsföring Samordnare kansli 2017 maj 2018 maj 2018 augusti 6. Brist på fungerande kontakter till AF, samordningsförbund med flera för alla verksamheter Styrelse 2017 augusti 2018 mars 2018 augusti 7. Otydlighet i vad styrelsen har mandat att besluta Förvaltningschef Åtgärd Ansvarig Avstämning Avstämning Återrapportering 1 2 styrelse Förvaltningschef 2017 maj 2017 oktober 2018 augusti Förvaltningschef 3. Brist på ändamålsenliga Förvaltningschef 2017 oktober 2018 maj 2018 augusti lokaler (en plan för behovet av lokaler för verksamheten 2022 tas fram) 4. Otillräckligt utformad Förvaltningschef Klar Klar 2018 augusti studeranderätt (praktiska konsekvenser och effekter rapporteras) Förvaltningschef 2017 oktober 2018 mars 2018 augusti 8. Brist i tydlighet kring Administrativ mars 2018 augusti hanteringen av attesträtt koordinator september 9. Otydlig Förvaltnings april augusti

36 Sida 36(40) delegationsordning (se IK plan 2016) chef september Rapport återrapportering intern kontroll - Tillägg interkontroll 2017 efter revisorernas granskning Åtgärd Ansvarig Avstämning 1 1. Uppföljningsprocess och kostnadskontroll Controller 2017 juni (maj uppföljning) styrelse 2017 augusti 2017 oktober Avstämning 2 Återrapportering 2. Projektredovisning Ekonom 2017 Maj 2017 augusti 2017 oktober 3. Budgetprocess Controller 2017 oktober 2018 mars 2018 augusti 4. Översyn av rapportering Förvaltningschef 2017 april 2017 maj 2017 juni (format, tidplan) till styrelsen av ekonomisk information för att förbättra styrelsens möjlighet för beslut till åtgärder vid behov 5. Inköpspolicy (rekommenderade Controller 2017 maj 2017 augusti 2017 oktober kontroller) 6. Personalrepresentationspolicy (rekommenderade kontroller) Ekonom 2017 maj 2017 augusti 2017 oktober 7. Övriga kontroller som behöver HR-chef 2017 maj 2017 augusti 2017 oktober översyn (fokus: personal) 8. Övriga kontroller som behöver Förvaltningschef 2017 maj 2017 augusti 2017 oktober översyn (fokus: verksamhet) Rapport genomförande och rapportering styrelsebeslut Paragraf Datum för Beskrivning av fattat beslut/uppdrabeslut/uppdrag beslut/uppdrag g 7, 2 FHSK Deltagarinflytande i förvaltning 13, 1 FHSK Ansökan om stöd för filmutbildning 15, Justerat kursutbud FHSK 6- Fristads folkhögskola , Underlag fördelning regionstöd 19, Beskrivning ekonomiska läget Genomförandet id för beslut/uppdrag Rapporteringsd ag för beslut/uppdrag OK Augusti 2015 Januari 2016 Augusti 2015 Genomför d OK OK OK OK