Årsredovisning 2016 Hälsan och Stressmedicin. 1. Sammanfattning av verksamhetsåret 2016

Transkript

1 Sida 1(18) Årsredovisning 2016 Hälsan och Stressmedicin 1. Sammanfattning av verksamhetsåret 2016 Förvaltningen Hälsan och Stressmedicins (HoS) uppdrag är att bedriva företagshälsovård för Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt bedriva forskning och kunskapsspridning för att motverka ogynnsam stress och stressrelaterad ohälsa. För detta arbete svarar förvaltningens två verksamheter Hälsan & Arbetslivet, som är Västra Götalandsregionens interna företagshälsovård och Institutet för Stressmedicin som är en FoU-verksamhet. Dessa båda benämns som H&A respektive ISM fortsättningsvis i detta dokument och regionen som VGR. Ambitionen är att förvaltningen skall vara ett kunskapscentrum och strategisk samarbetspartner till VGR:s förvaltningar och bolag samt övriga intressenter. Verksamheterna inom förvaltningen skall bedrivas effektivt och med hög kvalitet vilket säkras genom samverkan och fortlöpande utvecklingsarbete med inriktning mot ständiga förbättringar. Intäkterna avseende H&A är beroende av vilket kundvärde vi skapar kombinerat med viljan att köpa våra tjänster. Samverkan i enlighet med de nya riktlinjerna skall utvecklas och den del som avser förebyggande och hälsofrämjande tjänster skall öka i jämförelse med Under 2016 har följande tre positiva händelser inträffat: 1. Efterfrågan avseende H&A tjänster har ökat Vi ser en tydlig ökning av efterfrågan av våra tjänster. Även om detta eventuellt kan tolkas negativt (VGR s förvaltningar behöver mer hjälp), ser vi detta som ett tecken på att vi gör rätt saker och att vi är uppskattade av organisationen. Detta visar sig även i våra kundoch chefsundersökningar, som har fortsatt höga positiva utfall. 2. Vi ser en tydlig förflyttning från individfokus till arbetsplats- och organisationsfokus, samt från återskapande till mer förebyggande och hälsofrämjande insatser. Detta är en förutsättning för att VGR s sjukfrånvaro och organisatoriska förutsättningar ska nå de mål regionen har satt upp. Vi förstärker denna positiva förflyttning ytterligare under 2017 genom en utbildningsinsats för alla medarbetare i förvaltningen.

2 Sida 2(18) Nedan syns en tabell över hur våra insatser har förändrats 2015/2016. Återskapande Förebyggande Hälsofrämjande % 26% 15% % 23% 12% Individ Arbetsplats Organisation % 19% 5% % 15% 3% 3. Förvaltningen har blivit ombedd att ta fram VGR s nya medarbetarenkät. Vi ser det som ett tydligt bevis på vår kompetens att VGR väljer att lägga den viktiga medarbetarenkäten hos oss. Detta kommer ge oss ytterligare möjligheter att hjälpa VGR s organisationer att nå sina mål avseende arbetsmiljö och sjukfrånvaro. En av utmaningarna under 2016 var att ISM stängde sin patientmottagning och lämnade över till VGR. ISM har tidigare haft en patientmottagning som underlag för sin forskning. Initialt var det tänkt att den skulle innebära ett 40-tal patienter, men då det inte funnits någon annan mottagning med denna kompetens har patientunderlaget vuxit till mer än 170 patienter. Under 2016 har det beslutats (inte av Hälsan & Stressmedicin) att ISM s mottagning skulle stängas och patienterna skulle flyttas över till en nyöppnad mottagning inom VGR s organisation. Då H&A växer tack vare ökad efterfrågan, samt att vi sitter i tillfälliga lokaler, kommer verksamheten i Göteborg att flytta in i två nya lokaler under Det innebär en hel del engångskostander som installation av larm, nätverk, dubbel uppsättning av medicinsk utrustning, kostnader för flytt mm, vilket kommer försvåra möjligheterna att nå vår budget och att ha en ekonomi i balans. Förvaltningen har de senaste åren bidragit med ett förhållandevis stort överskott till VGR mycket tack vare de billiga lokaler Göteborgsenheten sitter i. Hälsan & Stressmedicin yrkar att Regionstyrelsen medger att Hälsan & Stressmedicin får disponera överskott i 2016 års utfall på 1,5 mnkr under 2017 med hänvisning till de ökade kostnaderna avseende flytten av Göteborgsenheten till två nya adresser.

3 Sida 3(18) 3. Ett kraftfullt miljöarbete 3.1 Prioriterade mål Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Hälsan och Stressmedicin arbetar för att verksamheten ska ha så liten negativ miljöpåverkan som möjligt. Uppdrag för VGR:s verksamheter planeras så att resor minimeras och uttalade mål finns för att öka möten via länk/andra tekniska hjälpmedel. När resor är nödvändiga följer vi VGR s rekommendationer i så stor utsträckning som möjligt. Alla inköp av material mm ska ske med hänsyn tagen till miljöpåverkan. Miljömålen kommer att kvantifieras, då de ska in i ledningssystemet (avseende vår certifiering). 3.2 Fokusområden Minska verksamhetens avfallsmängder och verka för cirkulära affärsmodeller samt skärpta miljökrav vid upphandlingar Hälsan och Stressmedicin utgör kemiexpertis i VGR:s upphandlingar där kemikalier förekommer. Deltar även aktivt i ett antal av Upphandlingsmyndighetens expertgrupper. Vi leder regionens kemikaliegrupp som samordnar regionens kemikaliearbete utifrån hälsooch miljöperspektiv. Vi håller utbildningar/seminarier om kemikaliehanteringens 4 viktigaste delar: Inköp Lagring Hantering Kassation Vi har en drivande roll i Nationella substitutionsgruppen för kemiska produkter där Sveriges regioner, landsting och universitet bl.a. diskuterar och delar goda exempel på hur man kan minska användningen av hälso och miljöfarliga kemikalier. Vi har en aktiv roll som kemikalieexpertis i projektgrupper för upphandlingar av undersöknings och operationshandskar och sitter med i Västra Götalandsregionens grupp för miljöprioritering i inköp. Under 2016 har vi deltagit i följande upphandlingar: Hus och Desinfektion

4 Sida 4(18) Kök och Städ Sår och Förband Operationshandskar Medicinska undersökningshandskar 6. En attraktivare arbetsgivare 6.1 Prioriterade mål Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Individnivå Inom förvaltningen synliggör vi, genom utvecklingssamtal, de områden som behöver stärkas och lägger upp en individuell utvecklingsplan för att uppnå de önskade kompetensnivåerna inom respektive forskar/yrkesgrupp. Vi lägger stor vikt vid att dessa kompetenser ska vara efterfrågade av våra intressenter/kunder och att vi på så sätt än bättre bidrar till att utveckla VGR som en attraktvit arbetsgivare. Gruppnivå Vi försöker hitta ett kompetensområde som vi förbättrar varje år inom respektive yrkesgrupp (bland våra konsulter verksamma inom H&A). Till exempel gick samtliga psykologer/organisationskonsulter utbildning i konflikthantering under Under 2016 beslutades att alla Hälsan & Arbetslivets medarbetare ska genomgå en utbildning för att förstärka fokus på de organisatoriska förutsättningarna. Utbildningen startar i januari Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Hälsan och Stressmedicin arbetar aktivt med att förbättra arbetsmiljön och för att sänka sjukfrånvaron, främst i följande forum: APT på alla enheter minst en gång i månaden. En KMS (kvalitet och miljösamordnare) som löpande gör arbetsmiljöronder och gör internrevisioner där vi säkerställer att policys och riktlinjer följs. H&A är kvalitetcertifierade av en extern leverantör, A3. Ledningen för Hälsan och Stressmedicin har LG var tredje vecka där (bla) arbetsmiljö och sjukfrånvaro tas upp. Dessutom tillsätts interna arbetsgrupper för att arbeta med resultatet från vår

5 Sida 5(18) medarbetarundersökning, med fokus på arbetsmiljön. Förvaltningen har under 2016 dels lyckats bibehålla en låg sjukfrånvaro samt blivit godkända i den externa revisionen och därmed fått förlängt kvalitetscertifikat. Man följer dessutom den av ISM framtagna planen för Hälsofrämjande APT. 6.2 Fokusområden Satsa på ledarskap I våra utvecklingssamtal inom förvaltningen söker vi hitta förbättringsområden hos varje ledare. Dessa områden blir föremål för utbildning eller andra insatser genom att en individuell utvecklingsplan skrivs under och på så sätt drivs av båda parter. En gemensam ledarskapsutbildning för samtliga chefer är startad under En rekrytering av ytterligare en enhetschef är genomförd då vi närmar oss måltalet avseende underställda medarbetare på Göteborgs-enheten. Utveckla ett målmedvetet, strukturerat och hälsofrämjande arbete för minskad sjukfrånvaro H&A s primära uppgift är att hjälpa VGR s organsiationer med att öka hälsan och engagemanget hos personalen samt att minska sjukfrånvaron. Detta gäller även den egna förvaltningen. H&A har regelbundna möten där vi diskuterar inte bara våra kunders utmaningar och hur vi på bästa sätt kan stötta dem i deras arbete för att minska sjukfrånvaron utan även våra egna förutsättningar och potentiella förbättringar. Teammöten där teamet består av olika yrkeskategorier Funktionsmöten där resp kategori träffas APT enligt ISM s modell för "Hälsofrämjande APT" där hela enheten träffas Verksamhetsdagar där hela H&A är med Förvaltningsdagar där hela förvaltningen träffas Beslut om ökat friskvårdsbidrag from 1 jan 2017 Nyrekrytering av chef för att säkerställa att vi håller oss inom normtalet avseende medarbetare 6.4 Chefsförutsättningar Cheferna har haft två extra tillsatta möten för att fokusera på löneöversynsprocessen Därutöver hanteras frågan fortlöpande i verksamhetsledningsgruppen, där även aktuell avtalsinformation ges.

6 Sida 6(18) Ett underliggande material tas årligen fram, där varje yrkeskategoris medel- och medianlön presenteras. Vidare finns medelålder med i materialet, samt lönespannet. Materialet ligger till grund för särskilda lönesatsningar inom förvaltningen. Fokus sätts på lönebilden inom respektive kategori, och jämförs med relevant lönestatistik. Särskild uppmärksamhet sätt på kvinnors- respektive mäns löner. Ingångslöner vid nyanställning diskuteras kontinuerligt och stäms av med HR. Vi kommer under 2016 revidera våra lönekriterier och diskutera lönebildning enligt det nya material i ämnet som VGR har gett ut. Även VGR s slutrapport om "chefens förutsättningar i löneprocessen" kommer att tas upp till fortsatt diskussion. Hälsan och Stressmedicin uppfyller sedan tidigare normtalen för antal medarbetare per chef. Den största enheten inom företagshälsovårdens verksamhet finns i Göteborg, där chefen i nuläget har 32 medarbetare. För att ge möjlighet till expansion i samband med den ökad efterfrågan har vi beslutat att dela upp Göteborgsenheten i två delar och tillsätta ytterligare en chef. Denna uppdelning sker under våren Två enheter i Göteborg innebär att Hälsan och Arbetslivet även i fortsättningen uppfyller VGR:s normtal. 6.5 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid Jan-Dec 2016 Jan-Dec 2015 Kvinnor 2,62% 3,43% Män 4,61% 0,80% Totalt 3,04% 2,87% Andel långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) av totala sjukfrånvaron Jan-Dec 2016 Jan-Dec 2015 Kvinnor 35,16% 29,08% Män 74,67% 0,00% Totalt 47,97% 27,36% Sjukfrånvaron ligger stabilt på en låg nivå, 3,04 %. Antal medarbetare i hela förvaltningen, ca 120 personer, är så pass få att enstaka långtidssjukskrivningar får ett stort genomslag i statistiken, vilket förklarar ökningen under För att ytterligare främja hälsoläget inom förvaltningen beslutades under hösten 2016 att höja friskvårdsbidraget från kr per person och år till kr från och med 1 jan Syftet är att öka andelen medarbetare som regelbundet ägnar sig åt hälsofrämjande aktiviteter.

7 Sida 7(18) 6.6 Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys Nettoårsarbetare per personalgrupp Etikett/Kategori (välj själv på vilken nivå förvaltningen vill följa upp) Dec 2016 Dec 2015 Förändringar Antal A Sjuksköterskor, barnmorskor 18,60 16,33 2,27 C Läkare 11,30 13,64-2,34 F Administratör, vård 10,29 10,44-0,15 G Rehabilitering och förebyggande 35,96 33,41 2,56 H Sjukhustekniker/labpersonal, inkl 2,50 3,00-0,50 BMA L Administration 18,98 16,95 2,02 Summa 97,62 93,77 3,85 Antal nettoårsarbetare har ökat med 3,85 st, från 93,77 st i december 2015 till 97,62 st i december Under året har ISM lagt ner sin Stresssmottagning, vilket har medfört en reducering av läkare, sjuksköterskor, psykolog och receptionist. Inom Hälsan&Arbetslivet har två läkare gått i pension under året, och nyrekrytering har endast delvis gått att fullfölja. Som en följd av ökad efterfrågan har Hälsan&Arbetslivet ökat sin bemanning under året. Vår målsättning är att erbjuda ett utökat antal tjänster inom det främjande och förebyggande arbetet. Vi ser ett behov av förstärkning inom de flesta yrkesgrupper. I nuläget har H&A ca 90 medarbetare. Vi har även rekryterat en chefssekreterare och en kvalitetsansvarig, med ansvar för vår certifiering inom företagshälsovård. I Göteborg har vi infört en tjänst som kundansvarig, vilket inneburit en form av uppgiftsväxling för våra chefer. Personalkostnader Utfall 2016 Budget 2016 Utfall 2015 Egen personal -76,6-73,2-68,8 Bemanningskostnader -3,6-3,2-3,5 Totala personalkostnader -80,2-76,4-72,3 De totala personalkostnaderna har ökat jämfört med 2015 med 7,9 mnkr, 10,9% Ökningen, som är något större än bemanningsökningen och löneökningen, beror på att förvaltningen under året har gjort lönejusteringar för att minska (eliminera) löneskillnader pga kön. Vi har dessutom gjort en mindre förstärkning för våra specialistläkare, då vi låg långt under branschsnittet för denna grupp. Jan-Dec 2016 Jan-Dec 2015 Förändring OB-tillägg Mertid,komp, fyllnadstidsersättning Enkel övertidsers Kvalificerad övertidsersättning Summa

8 Sida 8(18) Totalt sett har kostnaden för mer- och övertid samt OB-tillägg minskat med kronor jämfört med föregående år. En minskning motsvarande 79,27%. Det har skett en minskning för alla poster utöver den enkla övertiden som ökat något. Den största minskningen syns för mertid. komp som minskat från kronor under 2015 till 7472 kr År 2015 genomförde Göteborgsenheten en flytt som påverkade mertid och övertid negativt. Förvaltningen har ingen medarbetare med ofrivillig deltid. 7. Goda förutsättningar för verksamheterna 7.4 Systematiskt förbättringsarbete Förvaltningen håller på att uppdatera verksamhetssystemet enligt den nya ISO-standarden (vi är ISO-certifierade och godkända av A3-cert). I detta ligger arbetet med ständiga förbättringar som en viktig del. Arbetet med MedControl går igenom på varje apt, och gås igenom vid ledningsgruppsmötena. 9. En budget i balans 9.1 Ekonomiskt resultat Förvaltningens ekonomi är i balans och 2016 genererade ett överskott på 3,3 mnkr. Den positiva avvikelsen mot budget består främst av ersättningar avseende fria nyttigheter från FK (1,6 mnkr) och ersättningar avseende läkemedel köpta inom VGR (0,5 mnkr) som avser I budgeten ligger också vissa kostnader för en flytt avseende enheten i Göteborg, men det blir ingen flytt förrän tidigast april I dagsläget har vi väldigt låg hyra i de tillfälliga evakueringslokalerna i Göteborg, och efter flytten kommer hyresnivån ligga på mer rimliga nivåer. Detta har också bidragit till det positiva överskottet för Efterfrågan på våra tjänster har varit högre än budgeterat, vilket tillsammans med en lyckad rekryteringsprocess har gett oss högre intäkter än planerat. Resultaträkning (mnkr) Årsvärden Avvikelse Förändring Utfall Budget Utfall budget/ utfall/utfall utfall % Regioninternt såld vård, avtal 0,8 0,0 1,1 0,8-22,5% Regioninterna intäkter, övrigt 81,4 70,7 74,4 10,7 9,4% Externa intäkter 4,8 12,3 5,2-7,5-6,9% Verksamhetens intäkter 87,0 83,0 80,6 4,0 7,9% Personalkostnader -76,6-73,2-68,8-3,4 11,4% Inhyrd personal, -3,6-3,2-3,5-0,5 4,1% bemanningsföretag Regioninternt köpt vård, avtal 0,0 0,0 0,0 0,0

9 Sida 9(18) Regioninterna kostnader, övrigt -10,7-9,6-9,9-1,1 7,9% Läkemedel -0,1-0,7-0,5 0,6-88,1% Övriga externa kostnader -11,3-14,8-13,1 3,6-13,8% Avskrivningar -0,1-0,1-0,1 0,0 24,6% Verksamhetens kostnader -102,3-101,6-95,8-0,7 6,8% Regionbidrag 18,5 18,5 17,9 0,0 3,1% Finansiella intäkter/kostnader m 0,0 0,0 0,0 0,0 m Minoritetsintressen 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat 3,3 0,0 2,8 3,3 9.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans Förvaltningens ekonomi är i balans. 9.3 Eget kapital Förvaltningen planerar inte något användande av det egna kapitalet i budgeten för Ingående Eget kapital Lämnade bokslutsdispositioner internt 4,6 mnkr 2,7 mnkr Resultat 2016 Eget kapital ,3 mnkr 5,1 mnkr 9.4 Investeringar Förvaltningen avsåg att investera för budgetåret 2016 Investeringarna avsåg: Immateriella tillgångar :- Utveckling av verksamhetssystemet, 3Q Maskiner och inventarier :- Medicinsk utrustning, larm/passagesystem samt möbler (flytt Göteborgsenheten) Inga investeringar har gjorts under 2017 då flytten av Göteborgsenheten sker först under 2017 och utvecklingen av 3Q har tagits som en löpande kostnad.

10 Sida 10(18) 10. Bokslutsdokument och noter Not Utfall Utfall Resultaträkning Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansnetto -9 2 Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut 0 0 Erhållna/lämnade regionbidrag Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Årets resultat Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys Löpande verksamhet Årets resultat Investeringsbidrag 0 0 Avskrivningar Utrangeringar/nedskrivningar 0 0 Reavinster/-förluster sålda 0 0 anläggningstillgångar Avsättningar 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd 0 0 Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning- av kortfristiga skulder Kassaflöde från löpande verksamhet Förändring av redovisningsprincip 0 0 Förändring av eget kapital 0 0 Investeringsverksamhet Investeringar 0-193

11 Sida 11(18) Momsjustering vid överlåtelse 0 0 Anläggningstillgångar överfört mellan 0 0 enheter Försäljningar anläggningstillgångar 0 0 Aktier och andelar 0 0 Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga 0 0 fordringar Ökning+/minskning- av långfristiga 0 0 skulder Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner Justering för årets aktiverade 0 0 investeringsbidrag Förändring aktiekapital 0 0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten ÅRETS KASSAFLÖDE Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Kontroll av årets kassaflöde Differens 2 0 Not Utfall Utfall Balansräkning Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Materiella anläggningstillgångar - byggnader och mark maskiner och inventarier pågående investeringar 0 0 Finansiella anläggningstillgångar 0 0 Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar

12 Sida 12(18) Förråd 0 0 Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar 0 0 Likvida medel Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Eget kapital Bokslutsdispositioner Årets resultat Summa eget kapital Avsättningar 0 0 Skulder Långfristiga skulder 0 0 Kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och skulder Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning. 1. Verksamhetens intäkter Patientavgifter med mera Såld vård internt Såld vård externt 0 0 Försäljning material, varor och tjänster, internt Försäljning material, varor och tjänster, externt Hyresintäkter 0 67 Statsbidrag Investeringsbidrag 0 0 Övriga bidrag, internt Övriga bidrag, externt Biljettintäkter 0 0 Övriga intäkter, internt Övriga intäkter, externt Totalt Verksamhetens kostnader Personalkostnader

13 Sida 13(18) Bemanningsföretag Köpt vård internt 3 0 Köpt vård externt 0 0 Läkemedel Lämnade bidrag, internt Lämnade bidrag, externt 0 0 Lokalkostnader, internt Lokalkostnader, externt Verksamhetsanknutna tjänster, internt Verksamhetsanknutna tjänster, externt Material och varor, internt Material och varor,externt Övriga tjänster, internt Övriga tjänster, externt Övriga kostnader, internt Övriga kostnader, externt Totalt Personalkostnader, detaljer Löner Övriga personalkostnader Sociala avgifter Pensionskostnader 0 0 Totalt Avskrivningar och nedskrivningar Avskrivningar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Byggnader och markanläggningar 0 0 Maskiner och inventarier Fiansiell leasing maskiner och inventarier 0 0 Totalt Nedskrivningar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Byggnader och markanläggningar 0 0 Maskiner och inventarier 0 0 Totalt 0 0 Totalt avskrivningar och nedskrivningar Finansnetto Finansiella intäkter Ränteintäkter, internt 0 6 Ränteintäkter, externt 0 0 Övriga finansiella intäkter, internt 0 0 Övriga finansiella intäkter, externt 0 0

14 Sida 14(18) Totalt 0 6 Finansiella kostnader Räntekostnader, internt 0 0 Räntekostnader, externt 5 1 Övriga finansiella kostnader, internt 3 3 Övriga finansiella kostnader, externt 1 0 Totalt 9 4 Totalt finansnetto Investering i anläggningstillgångar Årets investering i immateriella 0 0 anläggningstillgångar Årets investering i byggnader och mark 0 0 Årets investering i maskiner och inventarier Årets investering, finansiell leasing maskiner 0 0 och inventarier Årets pågående investering 0 0 Totalt Maskiner och inventarier Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar/utrangeringar 0 0 Korrigering avskrivningar och nedskrivningar 2 0 Utgående ackumulerade avskrivningar Utgående restvärde Kortfristiga fordringar

15 Sida 15(18) Kundfordringar, internt Kundfordringar, externt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, internt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, externt Övriga fordringar, internt Övriga fordringar, externt Totalt Kortfristiga skulder Leverantörsskulder, internt Leverantörsskulder, externt Semesterskuld Löner, jour, beredskap, övertid Arbetsgivaravgifter, källskatt, F-skatt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, internt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, externt Övriga kortfristiga skulder, internt Övriga kortfristiga skulder, externt Totalt Tillkommande rapportering 11.1 Påverkan till följd av den rådande flyktingsituationen Förvaltningen har till dags datum inte påverkats av den rådande flyktingsituationen Uppföljning av intern kontroll under 2016 KUND Beskrivning av risk SannolikhetKonsekvens RiskÅtgärder (1-5) (1-5) Vi planerar och följer upp efterfrågan från kunderna i teamen och flaggar när Kundernas efterfrågan minskar (gäller Hälsan) efterfrågan går ner. Syftet är att tidigt upptäcka vikande efterfrågan för att kunna organisera följsamt. Kundansvarig flaggar till enhetschef (som lyfter frågan i LG). Marknadsföra vår kompetens än bättre Kunderna köper tjänster utanför Hälsan samt ha en dialog om detta med kunderna (KA). Målet är att ha en

16 Sida 16(18) uppfattning om omfattningen av dessa insatser per kund. Ha en kontinuerlig dialog med kunderna Kunderna är missnöjda med Hälsans leverans om vårt samarbete. Mät kundnöjdhet i VGR:s ledning är missnöjda med vad ISM levererar för mervärde MEDARBETARE Beskrivning av risk SannolikhetKonsekvens RiskÅtgärder (1-5) (1-5) Medarbetare slutar pga arbetsmiljöproblem Svårt att rekrytera in nya företagsläkare Nyckelpersoner lämnar organisationen Svårt att rekrytera andra kategorier än läkare Svårt att dra in forskningsmedel (ISM) ARBETSSÄTT Beskrivning av risk SannolikhetKonsekvens RiskÅtgärder (1-5) (1-5) Vi arbetar inte på likartat sätt på de olika enheterna i Hälsan. besöksenkät och chefs/hr-enkät. Dialog med VGR:s ledning om vad som förväntas av ISM och om man är nöjd med det som levereras (VC) Jobba aktivt enligt nya AFS-en & säkerställa en bra dialog med respektive medarbetare (EC, VC). Jobba aktivt med förändring av perspektiv från individ till arbetsplats/organisation. Ha beredskap gällande aktiviteter som syftar till rekrytering av företagsläkare t.ex. namnlistor och upparbetade kontakter med konsultläkare (HR, EC). Kontinuerlig dialog med berörda. Upprätta en plan för överlämnande av kunskap/uppgifter vid både tillfällig frånvaro och avslut av tjänst (HR). Enhetschef flaggar vid specifika svårigheter. Beredskap vid behov av rekrytering t.ex. namn el. kontakt med lärosäten/organisationer som arbetar med/för aktuell kategori t.ex. företagssköterskeföreningen (EC, HR). Ha en plan som sträcker sig 1-3 år fram där ISM:s ekonomiska och personella förutsättningar tydliggörs (VC). Arbete pågår att anpassa ISM s personalbudget efter tilldelnigen från VGR. Kontinuerligt trycka på vikten av detta för att leverera kundnytta (KA, EC, FC). En produkt- och utvecklingsgrupp kommer att tillsättas som säkerställer enhetliga arbetssätt.

17 Sida 17(18) ISM och Hälsan och Arbetslivet samverkar inte enligt plan, man drar inte nytta av varandras kunskap Hälsans konsulter arbetar olika gentemot våra kundanställda t.ex. olika förhållningssätt till sjukskrivning bland våra läkare ISM hamnar i media på ett negativt sätt Hälsans konsulter når ej målen avseende tid mot kund UTVECKLING Beskrivning av risk SannolikhetKonsekvens RiskÅtgärder (1-5) (1-5) Hälsan tappar kompetens och känner sig otrygg i leveransen 2 (av vissa 5 10 produkter/tjänster) till kund Hälsans konsulter finner ingen support när det gäller vad/hur de ska utföra sina arbetsuppgifter ISM:s anseende minskar EKONOMI Beskrivning av risk Förvaltningen når ej sina budgeterade ekonomiska mål Nämnden har inte kontroll och kunskap om ekonomin för att fullgöra sitt ansvar Säkerställa forum där våra verksamheter utbyter erfarenheter (EC, FC) och kontinuerligt tala om vikten av detta. Tydliggöra koppling till kundnytta och önskvärt arbetssätt i Hälsan (EC, FC) Ha en kommunikationsplan för vem som uttalar sig i vad (VC, KC) Tydliga uppföljningar av debitering och produktionplanering per konsult (EC) Ha en plan för kompetensutveckling för varje kategori av medarbetare för att säkerställa allmän- och spetskompetens relaterat till vad kunderna vill ha och kommer att behöva (EC, HR). Arbeta för ett verksamhetssystem som är ett bra stöd till medarbetarna och följa upp att det är så (EC). Kommunicera tydliga mål för medarbetarna på ISM samt planer för kunskapsspridning och kommunikation till de olika intressenterna (VC, KC). Säkerställa utrymme för forskning. SannolikhetKonsekvens RiskÅtgärder (1-5) (1-5) Periodisering av intäkter och kostnader samt flaggning till nämnden vid avvikelser (Ekon.Chef, FC) Kontinuerlig uppdatering om det ekonomiska läget och rapport vid avvikelse av vikt (Ekon.Chef, FC)

18 Förvaltningen och Nämnden jobbar löpande med internkontrollplanen. Sida 18(18)