PROJEKTPLAN. Implementering av nya Ladok. Revisionshistorik. Bilagor

Transkript

1 PROJEKTPLAN Implementering av nya Ladok Beställare: Per Bengtsson Projektledare: Mottagare: Åsa Nandorf Dnr: nr: Revisionshistorik Datum nr Kommentar Första utkast till styrgruppen MSA Utkast till projektgruppen MSA Utkast till styrgruppen för beslut MSA Beslutad projektplan MSA Efter beslut av styrgruppen MSA Efter beslut av styrgruppen MSA Reviderad av Bilagor Nr Beskrivning 1 Riskanalys

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Ordlista Syfte och mål Syfte Projektmål Delmål Uppföljning Avgränsningar Beroenden till andra projekt och verksamheter Projektupplägg och planering Projektstrategi Framgångsfaktorer Tidplan och grindbeslut Aktivitetsplan och milstolpar Arbetspaket Milstolpar Resurs- och kompetensbehov Projektbudget Kvalitetssäkring Projektorganisation och roller Organisationsschema Roller och ansvarsområden Beställare och styrgrupp Mottagare Projektledare och deltagare Resursfunktioner Referensgrupp: Kommunikation och förankring Kommunikationsplan Intressenter Budskap Kanaler Rapporteringsrutiner och dokumentation Mötesrutiner Projektmöten Styrgruppsmöten...16

3 5.3.3 Möten med resurspersoner Risker Avvikelse och ändringshantering Utvärdering Överlämning och mottagande Mottagarorganisation Former för överlämning av projektresultat Projektavslut och stängning Referenser Kontaktpersoner Dokument Signering...18

4 Projektplan: Implementering av nya Ladok 1 1 Bakgrund Ladok är ett system för studiedokumentation som utvecklas gemensamt av Sveriges universitet och högskolor inom ramen för Ladokkonsortiet. Ladok är ett nationellt IT-system uppbyggt av en stor mängd rutiner och funktioner som hanterar administration inom högre utbildning. Innehållet i systemet styrs bl.a. av förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (SFS 1993:1154). Systemet används främst för dokumentation av studerandes närvaro och resultat men systemets uppgifter används också för rapportering till bl.a. Centrala studiestödsnämnden och till Statistiska centralbyrån. Utbildningsdepartementet får sitt underlag genom högskolornas uttag av Ladokuppgifter. Systemet ägs av högskolorna tillsammans genom ett konsortium. Syftet är att på ett kostnadseffektivt sätt ge ett relevant verksamhetsstöd till lärosätenas institutioner och förvaltningar, vid lokal och central planering, vid uppföljning av studieresultat samt att trygga studentens rättssäkerhet. Under höststämman i november 2009 beslutade Ladokkonsortiet att ett nytt Ladok skulle tas fram och det som kallas Ladok3-projektet startades. Ladok3-projektet är skiljt från den löpande Ladokförvaltningen och har en särskild styrgrupp. I projektorganisationen ingår både externt inhyrd personal, personer som arbetar med Ladokutveckling på Umeå universitet och personal som vanligtvis arbetar på lärosätena. Ladok3-projektet ska leverera tre leveranser varav den sista är den s.k. totalleveransen. Leveranser till kommer troligen att ske fjärde kvartalet 2015, andra kvartalet 2016 och fjärde kvartalet Varje lärosäte ansvarar för det lokala införandet av den nya systemgenerationen av Ladok. Det innefattar ett införande i verksamheten, migrering av data från gamla Ladokdatabasen till nya, samt anpassningar av integrationer mellan Ladok och lokala system. Innan och under införandet kommer Ladok3-projektet, befintlig nationell förvaltningsorganisation och den nya förvaltningsorganisationen att stödja lärosätena på olika sätt, dels med konkreta leveranser men även med kunskap om det nya systemet, stöd i de olika införandeaktiviteterna och med utbildningsmateral. Varje lärosäte ska även delta i utfasningen av det nuvarande Ladoksystemet. Driften av nya Ladok kommer att skötas vid Umeå Universitet under Ladokkonsortiet vilket skiljer sig från dagens driftsystem med tre olika driftcentraler. Eftersom nya Ladok byggs om från grunden kommer all personal som arbetar med Ladok idag att beröras. Även målgrupper som idag inte använder Ladok i så hög utsträckning, så som lärare och studenter, kommer att beröras eftersom möjligheten till självbetjäning kommer att utökas markant i nya Ladok. Det medför att verksamhetens processer kommer att ses över och arbetas om. Nedan redovisas några av effektmålen från det nationella Ladok3-projektets direktiv som berör lärosätena: högskolorna får en gemensam plattform som snabbt och allsidigt kommunicerar med alla omgivande informationssystem av intresse och vid behov kan dela data med dessa, samt med andra högskolor både nationellt och internationellt högskolorna har alltid tillgång till Ladokuppgifter genom smidig och säker identitetshantering som underlättar studentmobilitet och möjliggör egenrapportering högskolorna får, jämfört med 2010, högre tillförlitlighet i applikation och data, minimerat antal fel, möjlighet att dela särskiljbara data mellan högskolor i ett systemstöd som uppfyller högskolans ökande krav på IT-säkerhet

5 Projektplan: Implementering av nya Ladok 2 högskolorna får ett hållbart och flexibelt systemstöd, med en struktur som är generellt användbar med avseende på t ex utbildningsnivåer, valutor, periodbegrepp och ursprungsländer, och som byggs i en långsiktigt hållbar teknik med lång återstående livslängd vilket gör att investeringen kan nyttjas under längre tid än den ekonomiska avskrivningstiden högskolorna får ett systemstöd som upplevs som användbart, lättarbetat, tilltalande och hjälpsamt samt möjliggör minimerad pappershantering; och som är stabilt genom att det utgår från grundläggande processer i kärnverksamheten och är enkelt och väldokumenterat 1.1 Ordlista Nya Ladok- det nya Ladok-systemet som ska ersätta befintligt Ladok. De två systemen kan inte användas parallellt. När nya Ladok driftsätts stängs befintligt Ladok ner. Ladok3 eller huvudprojektet namnet på det nationella projektet som tar fram nya Ladok nästa generations studiedokumentationssystem. MIT-miljö Migrerings- och Integrationstestmiljö. Informationskonverteraren konverterar data från nuvarande Ladokdatabasen till rätt format i den nya Ladokdatabasen. KIMKAT- ett Identity and Access Management (IAM) system som används på Karolinska Institutet vid upprättandet av projektplanen. VIS Verksamhets Informations System. SRS Student Recruitment System. Selma den utbildningsdatabas som ändvänds på vid upprättandet av projektplanen. 2 Syfte och mål 2.1 Syfte Syftet med projektet är att implementera nya Ladok på i enlighetet med den nationella tidplanen och på ett för s verksamhet säkert sätt. 2.2 Projektmål All data som ska migreras från befintligt till nya Ladok ska vara så senast vid driftsättning av totalleveransen Alla integrationer till angränsande system är implementerade, testade och driftsatta senast 3 månader innan driftsättning Nya processer och handläggningsrutiner ska vara framtagna senast Alla användare ska ha erbjudits relevant utbildning/information senast vid driftsättning Anpassad supportverksamhet skall vara på plats senast 10 veckor innan driftsättning Lokala inställningar i nya Ladok ska vara klara senast 4 veckor innan driftsättning

6 Projektplan: Implementering av nya Ladok 3 En avvecklingsplan ska vara upprättad senast 10 veckor innan driftsättning Systemet ska ha överlämnats till lokal förvaltning senast 3 månader efter att nya Ladok är i drift 2.3 Delmål All data som ska migreras från befintligt till nya Ladok ska vara så senast vid driftsättning av totalleveransen o All rekommenderad registervård (i de s.k. handböckerna) ska vara gjord innan driftsättning o Nuvarande relevant Ladokdata ska felfritt passera informationskonverteraren inför driftsättning av uppföljningsleveransen samt totalleveransen o Nuvarande relevant Ladokdata ska vara migrerad till nya Ladokdatabasen vid driftsättning o Data som inte ska migreras till nya Ladokdatabasen ska vara sparad i särskild beslutad ordning Nya processer och handläggningsrutiner ska vara framtagna senast o Ny behörighetsstruktur ska beslutas senast o Nya processer för handläggning av utbildning på samtliga nivåer beslutas senast o Nya processer ska vara testade på referensgrupper senast o Regelsamling om hur systemet ska användas ska tas fram av projektet och fastställs av universitetsdirektören Lokala inställningar i nya Ladok ska vara klara senast 4 veckor innan driftsättning o Lokala mallar och parametrar skall ställas efter mottagande av nya Ladok o Behörighetsprofiler ska läggas in för olika användargrupper/roller i verksamheten efter mottagande av nya Ladok Alla användare ska ha erbjudits relevant utbildning/information senast vid driftsättning o Utbildningsmaterial tas fram/sammanställas senast o Utbildningsmaterialet ska ha testats på referensgrupper senast o Alla som ska vara användare i Ladok ska ha erbjudits utbildning/information senast vid driftsättning o Beslut ska tas om vilka användargrupper/roller som ska ha obligatorisk undervisning senast

7 Projektplan: Implementering av nya Ladok 4 Alla integrationer till angränsande system är implementerade, testade och driftsatta senast 3 månader innan driftsättning o All information som de integrerade systemen behöver ska vara kartlagda senast o Utredning av KIMKAT (IAM) som integrationsplattform mot nya Ladok ska vara klar senast o Programmering för anpassning av andra system, antingen direkt mot Ladok eller via KIMKAT skall vara klart senast o Testning av samtliga systemkopplingar ska göras minst 3 månader innan driftsättning Anpassad supportverksamhet ska vara på plats senast 10 veckor innan driftsättning o Ny supportorganisation ska utredas och byggas upp o Ny förvaltningsorganisation ska upprättas En avvecklingsplan ska vara upprättad senast 10 veckor innan driftsättning Systemet ska ha överlämnats till lokal förvaltning senast 3 månader efter att nya Ladok är i drift o Ny förvaltningsplan ska tas fram 2.4 Uppföljning Uppföljning kommer att ske löpande för att säkerställa att projektet kommer att hinna med samtliga delmål. Inför varje styrgruppsmöte lämnas en statusrapport där projektet följs upp utefter de delmål och tidsplanering som finns. 2.5 Avgränsningar Projektet ansvarar för att system som integrerar med befintligt Ladok integreras med nya Ladok (såvida systemägaren inte tycker det är nödvändigt med fortsatt integration). Det ligger dock utanför projektet att införa andra åtgärder till dessa system (ansvaret ligger på systemägaren). Projektet ansvarar för att kommunicera och dokumentera eventuella brister som identifierats och eventuellt ge förslag på åtgärder. 2.6 Beroenden till andra projekt och verksamheter Det lokala införandet av nya Ladok är direkt beroende av huvudprojektet Ladok3. Ladok3- projektet ger stöttning och information som är nödvändig för att varje lärosäte ska kunna förbereda för migrering, integrationer och utbildning. Ladok3-projektet ska leverera tre systemleveranser till den nya nationella förvaltningen av nya Ladok varav den sista är totalleveransen. Sedan ska den nya förvaltningsorganisationen utföra acceptanstester av systemet innan vi lärosäten får våra leveranser. Risken för att förskjutningar i tidsplanen uppstår är stor och det lokala införandeprojektet är därför beroende av en flexibel tidsplan samt möjligheten att ändra resursfördelningen för personer inom projektet.

8 Projektplan: Implementering av nya Ladok 5 Projektet är också beroende av att den nya förvaltningen för Ladok3 levererar det stöd som utlovats till lärosätena samt att driftsättning görs i enlighet med tidplan. Utbildningsdatabasen Selma som tillsammans med Uppsala universitet, Umeå universitet och Mälardalens högskola använder måste anpassas till nya Ladok. Det är anpassningar som är både omfattande och kostsamma. Det är avgörande för projektet att dessa anpassningar görs enligt tidsplan då resultatet kommer att påverka projektet i stor grad. Antalet användare av Ladok är idag relativt stort och personer som berörs av systembytet finns i hela KIs verksamhet. Projektet är beroende av att berörd personal ges möjlighet att gå på utbildning och hålla sig informerade om de förändringar som kommer att ske. Ladoksystemet är ett av universitetets källsystem. Integrationer till systemet behöver göras om och det är av största vikt att detta fungerar. Projektet är därför beroende av att arbetet med integrationerna prioriteras. Dessa beroenden gör det viktigt att projektet har nära kontakt med berörda avdelningschefer inom universitetsförvaltningen samt god kommunikation med ledningen vid samtliga av KIs institutioner. 3 Projektupplägg och planering 3.1 Projektstrategi Under förstudien till projektet har en förstudiegrupp träffats och gjort löpande förberedande arbete. Dessutom har gruppen arbetat med registervård för att förbereda migreringen av data från nuvarande Ladok till nya Ladok. Registervård kommer att utföras genom hela projektet vilket är en förutsättning för att data ska kunna migreras över till nya Ladok. Projektet är direkt beroende av Ladok3 projektets projektplan så till vida att när Ladok3 projektet dellevererar samt totallevererar nya Ladok måste vi som lärosäte förbereda och ta emot dessa leveranser. Projekt Ladok3 levererar under utvecklingen av nya Ladok ett antal MIT-miljöer för att vi som användare ska få möjlighet att testa och lära känna det nya systemet. Vartefter huvudprojektet släpper information om systemet måste projektet inventera vad som ska prioriteras att göra. Projekt är därför beroende av en flexibel tids och resursplan. Planering av projektet sker årsvis vilket innebär att projektplanering inför 2016 ska ske under fjärde kvartalet 2015 För att på bästa sätt kunna utarbeta förslag till riktlinjer och besluta om processer hur berörda personer ska arbeta i nya Ladok kommer projektet att utnyttja olika referensgrupper och utse piloter som kommer att få testa nya Ladok innan totalleveransen. Det finns idag en stor grupp användare av Ladok och med nya Ladok kommer även lärare och studenter i högre utsträckning kunna använda systemet vilket gör att projektet måste säkerställa god kommunikation till verksamheten Framgångsfaktorer Framgångsfaktorer för projektet är: Att ha en god dialog med verksamheten kring projektets genomförande. Att ha ett gott samspel med berörd verksamhet kring kartläggning och utveckling av de delar av den studieadministrativa processen som berörs av projektet.

9 Projektplan: Implementering av nya Ladok 6 Att det nationella projektet som utvecklar nya Ladok levererar funktionalitet och övriga leveranser med rätt kvalitet och enligt fastställd tidplan. Att projektet bemannats med rätt medarbetare från alla delar av verksamheten. 3.2 Tidplan och grindbeslut Grind Beskrivning Datum Slutdatum G1 Starta projektet första möte med styrgrupp G2 Starta genomförandefas och projektplan fastställs G3.1 Beslut - Resultathantering (delleverans 1 där nytt gränssnitt kopplas till befintligt Ladok) G3.2 Beslut - Start pilot resultathantering G3.3 Beslut tids- och aktivitetsplanering inför G3.4 Beslut Utvärdering av pilottester Beslut Processer relaterade till resultatrapportering G3.5 Avstämningspunkt Uppföljning G3.6 Beslut studentgränssnitt 2016 G3.7 Beslut integrationer Beslut tidsplan för G3.8 Beslut totalleverans Q G4 Godkännande av projektets resultat G5 Godkännande av slutrapport och avslut av projektet Aktivitetsplan och milstolpar Aktivitetsplan se bilaga Arbetspaket IT och integrationer Utveckla och utföra integrationer mellan nya Ladok och angränsande system. Registervård Städa data i befintligt Ladok så att all data kan migreras över till den nya Ladokdatabasen. Avveckla befintligt Ladok. Utbildning Utbilda användare i nya Ladok gällande processer, arbetssätt och funktioner.

10 Projektplan: Implementering av nya Ladok 7 Verksamhetsprocesser Ta fram nya processer och förslag på nya verksamhetsregler samt ta fram nya handläggningsrutiner för alla berörda områden. Kommunikation Föra fram budskap om projektet i relevanta kanaler för projektets intressenter. Driftsättning och överlämning till systemförvaltning Övergången från befintligt Ladok till nya Ladok. Driftsättning av nya integrationer. Överlämning till lokal förvaltning Milstolpar MS Beskrivning Kommentar MS1: Dokumentation för projektet beslutat En första version av projektplan med bilagor fastställs. MS2: Mottagning av resultathantering Den första nya systemleveransen där vi får testa det nya gränssnittet och funktioner för att ge studenterna resultat på moment och betyg på kurs. Applikationen är ny men data sparas i den befintligt Ladokdatabasen. Leveransen av resultathantering sker v till KI. MS3 MS4: MS5: Processer och utbildningsmaterial för resultathanteringen klara Piloter använder sig av det nya gränssnittet för resultathantering Pilottester av resultathanteringen är avslutade De processer som ska användas under testperioden av piloterna är klara. Utbildning tas fram som skall användas för att utbilda de piloter som ska börja använda resultathanteringen. Styrgruppen beslutar i vilken omfattning som resultathanteringen ska testas. MS6: Utvärdering av pilottest Processer och utbildningsmaterial utvärderas. Styrgruppen tar beslut på hur resultathanteringen ska användas vidare på KI. MS7: MS8: Utvärdering av projektet och projektorganisationen Mottagande av uppföljningsleverans/årsredovisning Utvärdering av arbetet som gjorts, mottagandet av första leveransen och projektets arbete Den andra systemleveransen, uppföljningsleveransen/årsredovisning sker v till KI. Användningen av uppföljningsleveransen är väldigt begränsad till centrala handläggare. MS9: Fastställande av processer och Innan totalleveransen ska samtliga processer för

11 Projektplan: Implementering av nya Ladok 8 MS10: utbildningsmaterial Test av samtliga integrationer är gjorda arbete i Ladok vara framtagna. Utbildningsmaterial tas fram som ska användas av samtliga användare på KI Alla integrationer till nya Ladok måste testas. MS11: Mottagande av totalleveransen Den tredje och sista systemleveransen, totalleveransen sker preliminärt Q Styrgruppen fattar beslut om i vilken utsträckning som nya systemet ska testas. MS12: Test av totalleveransen Dels måste test göras för att säkerställa att all data migrerats korrekt och dels måste alla processer, mallar och behörigheter testas i verksamheten. Styrgruppen tar beslut om hur testningen ska ske. MS13: Utvärdering av tester Efter utvärderingen tar styrgruppen beslut om hur det nya systemet ska rullas ut på KIs institutioner MS14: Införande av totalleveransen på hela universitetet klart MS15: Befintligt Ladok stängs ner Ev. behov av arkivering av data som inte har fört över till den nya Ladokdatabasen är hanterad MS16: MS17: MS 18: Avstämning att projektmål uppnåtts Slutrapport godkänd Projektet utvärderas och avslutas 3.4 Resurs- och kompetensbehov Tidsperiod Kompetens Antal timmar (under perioden) Registervård Andel av årsarbetskraft Ladokhandläggare, systemansvarig 20 %/år Integrationer Programmerare, driftansvarig, systemspecialist IT-ansvarig projektmedlem 20 %/år 2016 eller 2017 VIS 25 % 2016 SRS 8,3 %

12 Projektplan: Implementering av nya Ladok 9 Uppbyggnad av ny förvaltningsorganisation Ladokhandläggare 40 %/år Utbildning Ladokhandläggare 20 %/år Handläggningsprocesser Examenshandläggare 10 %/år Studievägledare 10 %/år Internationell handläggare 5 %/år Programhandläggare 5 %/år Antagningshandläggare 5 %/år Studieadministratör på institution 15 %/år Anpassning Selma Systemansvarig (förutom externa konsulter) 20 %/år Projektledare Projektledare 100% (2018 tills projektslut) 3.5 Projektbudget Se bilaga Kvalitetssäkring Vid varje leverans kommer pilotgrupper eller referensgrupper att utses för att säkerställa systemfunktionalitet, fastställa utbildningsmaterial och testa processkartor. Systemförvaltargruppen kommer att säkerställa att all data är migrerad korrekt när nya Ladok sätts i drift genom att jämföra data i nya jämfört med befintligt Ladok. Även integrationer kommer att testas innan befintligt Ladok avvecklas.

13 Projektplan: Implementering av nya Ladok 10 4 Projektorganisation och roller 4.1 Organisationsschema Projektet är organiserat med en styrgrupp och en projektgrupp. Dessutom kommer ett antal resurspersoner utses med expertkunskaper inom avskilda områden. Projektet kommer även utse referensgrupper som skall testa processer, utbildningsmaterial etc. Styrgrupp Ordförande Marie-Louice Isacson Resurspersoner inom specialistområden Projektledare IT-ansvarig, integrationer Lena Nordlöf Examen Antagning Forskarutbildningen Internationell handläggare Referensgrupper/ piloter Projektgrupp Studievägledare Systemförvaltare VIS, Ladok, Selma Programhandläggare Central Ladokhandläggare Utbildningsadministratör på institution 4.2 Roller och ansvarsområden Beställare och styrgrupp Beställare: Per Bengtsson, universitetsdirektör Styrgrupp: Marie-Louice Isacson, ordförande och beställarrepresentant (delegerat ansvar från universitetsdirektören) Marie Tell, biträdande universitetsdirektör Åsa Nandorf, enhetschef för studieadministrativa enheten Matti Sällberg, prefekt Åsa Misic, administrativ chef Lena Nilsson-Wikmar, grundutbildningsansvarig Gustaf Risling, projektchef IT-avdelningen Robert Harris, central studierektor forskarutbildningen Studeranderepresentant

14 Projektplan: Implementering av nya Ladok 11 I beställarens ansvar ingår att: Värdera och definiera: Bakgrund och behov Mål Tids- och kostnadsramar Val av projektledare Styrande funktionen Godkänna: Nödvändiga resurser Projektorganisation Mål och planer Besluta om: Slutresultat Start, grindar, projektslut Ändrade förutsättningar Avvikelsehantering Eventuell nedläggning I styrgruppens ansvar ingår att: stödja beställaren i beslutsfattandet definiera och besluta om större frågor i projektets upplägg följa och delta i projektets utveckling granska rapporter återrapportera till sin egen organisation Mottagare Åsa Nandorf, enhetschef för studieadministrativa enheten Projektledare och deltagare Projektledare: I projektledarens ansvar ingår att: specificera och förankra målen utarbeta planer och rutiner på uppdrag av beställaren träffa nödvändiga överenskommelser om arbetsinsatser, t ex med linjechefer och deras medarbetare om deltagande i projektet

15 Projektplan: Implementering av nya Ladok 12 leda och fördela arbetet följa upp och samordna kontinuerligt informera projektdeltagarna och resurspersonerna om projektets fortskridande hantera störningar och risker fatta beslut för projektets genomförande, inom givna ramar dokumentera och sammanställa resultaten i projektet kontinuerligt avrapportera till beställaren och styrgruppen Projektgrupp: Lena Nordlöf, systemförvaltare, IT-ansvarig integrationer Nina von Zeipel, systemansvarig Selma Cecilia Lind, systemansvarig Ladok Wietze de Vries, bibliotekarie, IKT-pedagogiskt stöd Charlotta Cederberg, enhetschef programkansliet Mattias Landelius, studieadministratör på institution Jonas Sundbäck, grundutbildningssansvarig I IT-ansvariges ansvarsområde ingår att (endast gällande systemintegrationsfrågor): utarbeta planer och rutiner följa upp och samordna meddela störningar och risker till projektledaren dokumentera och sammanställa resultaten kontinuerligt avrapportera till projektledaren I projektdeltagarnas ansvar ingår att: medverka vid planeringen av projektet samt fortlöpande planering hålla sig informerad om projektets fortskridande och läsa relevant dokumentation utföra tilldelade arbetsuppgifter utnyttja respektive kompetenser informera om avvikelser dokumentera sina resultat vara ambassadörer för projektet inom universitetet

16 Projektplan: Implementering av nya Ladok Resursfunktioner Följande kategorier är lämpliga områden där personal bör knytas till projektet som resurspersoner Examenshandläggare Antagningshandläggare Forskarutbildningshandläggare Internationell handläggare Studievägledare Systemförvaltare VIS, Ladok, Selma Programhandläggare Centrala ladokhandläggare Utbildningsadministratörer IT (programmerare, driftansvarig och systemspecialist) I resurspersonernas ansvar ingår att: medverka vid planeringen av relevanta delar av projektet utföra tilldelade arbetsuppgifter informera om avvikelser dokumentera sina resultat vara ambassadörer för projektet inom universitetet Referensgrupp: För att testa funktionalitet och arbeta fram manualer kommer referensgrupper att utses. Systemleveranserna resultathantering och uppföljning/årsredovisning kommer att testas på en grupp av personal som på olika sätt är användare av Ladok. Referensgrupperna har en rådgivande roll till projektet. 5 Kommunikation och förankring 5.1 Kommunikationsplan Syftet med en kommunikationsplan är att: göra kartläggning av projektets olika intressenter ge förslag på vilken strategi vi bör använda gentemot våra olika intressenter (information, dialog eller involvering) och en uppskattning av omfattning kartlagga samtliga större ordinarie kanaler som finns för att nå våra intressenter, för att kunna agera snabbt i rätt forum, när så behövs

17 Projektplan: Implementering av nya Ladok Intressenter Kärnintressenter (intressenter som är nyckelpersoner för projektet eller personer med ledningsuppdrag vars medarbetare i hög grad påverkas och vill kunna påverka projektet): Prefekter Administrativa chefer Personal inom systemförvaltargruppen, UFS Systemförvaltare Ladok, Selma, KIMKAT Avdelningschef och enhetschefer vid avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd Avdelningschef och enhetschefer vid IT-avdelningen Bibliotekschef Behov: De behöver information om syftet med projektet, övergripande lägesrapporter, tidsplan, eventuellt deltagande i referensgrupper och utbildningsplaner. Primärintressenter (intressenter med stort intresse och som i hög grad kommer att påverkas av projektet och vill kunna påverka): Utbildningsadministratör på institution Grundutbildningsansvarig Programhandläggare Studievägledare Studierektorer för forskarutbildningen Övriga handläggare/personal som arbetar med Ladok inom UF och på institution Lärare Studenter (på grund, avancerad och forskningsnivå) Styrelsen för utbildning och styrelsen för forskarutbildning Systemägare av system som integrerar med Ladok Infopunkten Behov: De behöver information om syftet med projektet, övergripande lägesrapporter, tidsplan, eventuellt deltagande i referensgrupper, utbildningsplaner och information om nya funktioner och nya arbetsrutiner.

18 Projektplan: Implementering av nya Ladok 15 Sekundärintressenter (intressenter som behöver information men som troligtvis inte lika aktivt vill eller behöver påverka projektet): Kommunikationsavdelningen IT-avdelningens övriga medarbetare Övriga medarbetare på Behov: De behöver information om syftet med projektet, övergripande lägesrapporter, tidsplan och eventuella effekter på verksamheten i stort på. Ledningsintressenter (som har övergripande verksamhetsansvar men som inte deltar aktivt i projektet) Universitetsledningen Dekaner Övriga avdelningschefer på Behov: De behöver information om syftet med projektet, övergripande lägesrapporter, tidsplan och eventuella effekter på verksamheten i stort på 5. Budskap Budskap som samtliga eller specifika intressenter är behov av: Sekundärintressenter och ledningsintressenter Ex. IT-avdelningens övriga medarbetare universitetsledningen, övriga medarbetare på, övriga avdelningschefer på Primärintressenter Ex. utbildningsadministratör på institution, programhandläggare, grundutbildningsansvarig, lärare, systemägare av system som integrerar med Ladok Kärnintressenter Ex. prefekter, administrativa chefer, centrala Ladokhandläggare och avdelningschef och enhetschefer vid IT-avdelningen Att alla lärosäten inom Ladokkonsortiet kommer att få ett nytt Ladoksystem och varför Att det nya systemet innebär att befintliga rutiner inom studieadministration kommer att ändras Att det nya systemet kommer att kunna användas av nya personalkategorier, främst av studenter och lärare Att det lokala projektet är direkt beroende av Ladok3 projektet Tidplan för det lokala projektet Att alla gamla och nya användare kommer erbjudas utbildning i det nya systemet

19 Projektplan: Implementering av nya Ladok 16 Fördjupat budskap: Vilka utbildningsinsatser kommer göras och vilka behöver utbildas i nya systemet Vilka resurser kommer att behövas under projektet utanför projektgruppen och resurspersoner Att nya Ladok kommer att medföra nya regelverk och processer Kanaler Internwebben, nyhetsbrev (chefsnytt, utbildningsnytt, forskarutbildningsnytt och egna nyhetsbrev), seminarier, möten (UF-möten, prefekt och AC-möten, avdelningsmöten, enhetsmöten etc), e- mail. Studenter: riktad information till studenter genom webben, nyhetsbrev och ex programhandläggare, olika skärmar runt om på campus. 5.2 Rapporteringsrutiner och dokumentation Alla dokument som upprättas kommer att spara ner på projektets gemensamma sidor i KI Box. Protokoll skrivs vid projektmöten och styrgruppsmöten. Övriga möten dokumenteras med minnesanteckningar. Inför varje styrgruppsmöte upprättar projektledaren en statusrapport. En slutrapport kommer att upprättas enligt KIs projektmodell. 5.3 Mötesrutiner Projektmöten Var 4-6e vecka har gruppen ett protokollfört projektmöte där också resurspersoner kan adjungeras in. På dessa möten redovisas aktiviteter som genomförts sedan senaste mötet, projektledaren ger information från bl.a. Ladok3 projektet, beslutsfrågor och öppna frågor tas upp. Projektledaren är sammankallande. Projektmedlemmarna ansvarar för att förbereda sig genom att läsa in sig på eventuellt material och utföra eventuella arbetsuppgifter som denna fått tilldelat till sig. Utöver traditionella möten kommer workshop och seminarier planeras Styrgruppsmöten Styrgruppen kallas till möte ca 4 ggr/år för grindbeslut och eventuellt milstolpar. Även vid behov av avvikelserapportering eller andra beslut. Till varje styrgruppsmöte bilägger projektledaren en statusrapport, eventuella ordförandebeslut, föregående protokoll och eventuellt riskanalysen. Varje styrgruppsmöte dokumenteras med protokoll. Kallelse, dagordning och bilagor skickas till deltagarna senast 1 vecka innan mötet. Projektledaren kallar till mötena och är föredragande (dock är ordförande sammankallande på mötet) Möten med resurspersoner Projektledaren ansvarar för att kalla till möten regelbundet med resurspersonerna då personerna ska utföra arbete i projektet. Intensiteten kommer att anpassas utifrån vilken fas projektet är i. Minnesanteckningar förs på dessa möten. Gällande möte med resurspersoner inom IT är ITansvarige projektmedlem ansvarig för att kalla till möten och dokumentera dessa möten med

20 Projektplan: Implementering av nya Ladok 17 minnesanteckningar. Projektledaren ansvarar för att kalla till avstämningsmöten med IT-ansvarig för integrationer som dokumenteras med minnesanteckningar. 6 Risker Riskanalysen ska uppdateras minst var 6e månad eller vid förändringar i projektet. För riskanalys se bilaga 2. 7 Avvikelse och ändringshantering Ändringar som påverkar projektets tidplan, kalkyl eller leveranser beslutar styrgruppen om. Beslut om ändringar som inte påverkar projektets tid- och kostnadsramar kan fattas av projektledare ev. i samråd med styrgruppsordförande. Alla förslag till personella förändringar ska ske i samråd med ordförande och ev. styrgruppen. Projektgruppen ansvarar för att styrgruppen får underlag till beslut som omfattar beskrivning av förändringen, konsekvens och rekommendation till beslut. 8 Utvärdering Projektet kommer att utvärderas utifrån de projektmål och delmål som sattes upp i projektplanen. Utvärdering av projektet kommer att göras efter implementeringen av första leveransen och runt 6 månader efter den första utvärderingen. Vidare kommer projektets arbetssätt och projektstrategi att utvärderas löpande genom projektet. Rekommendationer för fortsatt uppföljning och lärdommar kommer att dokumenteras och kommuniceras. 9 Överlämning och mottagande Överlämning av projektets resultat kommer att ske succesivt. Processer, manualer och utbildningsmaterial levereras när de är beslutade. Nya Ladok överlämnas till lokal förvaltning enligt den driftsättningsplan som kommer att upprättas när Ladok3 projektet kan ge en tidsplan för totalleveransen. 9.1 Mottagarorganisation Mottagare av projektets resultat och framtida systemägare är enhetschefen för studieadministrativa enheten inom avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd. Systemförvaltare och centrala handläggare för nya Ladok ingår i samma mottagande enhet. 9.2 Former för överlämning av projektresultat I mottagarens uppdrag ingår att säkerställa eventuell ny förvaltningsorganisation för systemet. Eftersom många i projektgruppen och resurspersoner är del av den mottagande organisationen säkras en kontinuerlig kunskapsöverföring. Projektet kommer att verka för ett nära och kontinuerligt sammarbete med mottagande organisation. Det ligger i mottagarens uppdrag att vidare förvalta och vidareutveckla de riktlinjer, manualer och utbildningsmaterial som projektet levererar. Vidare ligger det på mottagande organisation att utbilda framtida användare av nya Ladok.

21 Projektplan: Implementering av nya Ladok Projektavslut och stängning Projektet avslutas efter att slutleverans till ny förvaltning skett. Vid projektavslut ska projektresultaten vara levererade, verifierade och kvitterade av mottagaren; komplett dokumentation ska finnas och vara godkänd; utvärdering av projektarbetet genomförd; restpunktlista upprättad och Slutrapporten godkänd av styrgruppen samt projektorganisationen upplöst. 11 Referenser 11.1 Kontaktpersoner Projektledare:, avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd IT-ansvarig integrationer: Lena Nordlöf, IT-avdelningen 1 Dokument Bilagor till projektplanen: Riskanalys Relaterade dokument: Budget (beslutas av universitetsdirektören), aktivitetsplan och projektbeställning 12 Signering Stockholm Projektledare Beställare (genom delegation) Marie-Louice Isacson Mottagare Åsa Nandorf