Nr 15 16 FÖREDRAGNINGSLISTA Fastighets- och servicenämndens sammanträde den 2 mars 2017 Kl. 11.00 Landstingsservice, ing 15/13 Akademiska sjukhuset Ärenden Val av justerare: Tid för justering: 2017-03- Fastställelse av föredragningslista för sammanträdet Dnr 17 Årsredovisning 2016 för Fastighets- och servicenämnden FSN2017-0001 18 Svar till revisorerna ang. investeringar vid Akademiska sjukhuset 19 Svar till revisorerna angående granskning av intern styrning och kontroll i verksamheten 2016 20 Införande av vårdnära service VNS initiativ Håkan Marklund (L) 21 Resurser där arbetsmiljön kräver det se över lokalbehoven för barnsjukhuset - initiativ Håkan Marklund (L) 22 Förlängning av avtal om produktion och leverans av patientmat till Akademiska sjukhuset. FSN2017-0011 FSN2016-0053 FSN2017-0013 FSN2016-0055 FSN2017-0016 23 Internkontrollplan LRC FSN2016-0049 24 Investeringsplan 2018-2027 FSN2017-0014 25 Information - Redovisning av pågående fastighetsprojekt - Barnsjukhuset - Investeringsprocessen - Informationsärenden i pärm FSN2017-0010 26 Delegationsärenden FSN2017-0003
Region Uppsala Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden 2017-03-02 15 Val av justerare Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden utser Stefan Olsson (M) att jämte ordföranden Johan Edstav (MP) justera dagens protokoll. Tid för justering: 2017-03-xx 16 Fastställelse av föredragningslista Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden fastställer förslag till föredragningslista. Ärendet Föredragningslista över de ärenden som avses bli behandlade vid sammanträdet har utsänts till ledamöter och ersättare. Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till
Region Uppsala Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden 2017-03-02 17 Dnr FSN2017-0001 Årsredovisning för Fastighets- och servicenämnden 2016 Förslag till beslut Fastighets- och Servicenämnden beslutar att fastställa årsredovisning 2016 för Fastighets- och servicenämnden enligt förelagt förslag. Ärendet Regionens styrelser och nämnder har att upprätta årsredovisning för de verksamheter som respektive nämnd/styrelse ansvarar för. Förslag till årsredovisning för Fastighetsoch servicenämnden föreligger nu. Bilaga 17 Årsredovisning 2016 för Fastighets- och servicenämnden Kopia till: Regionstyrelsen Enhetschefen för ekonomi och beslutsstöd, RK Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till
Årsredovisning 2016 för fastighets- och servicenämnden Viktiga händelser Genomförda bygginvesteringar under året uppgår till 1 092 miljoner kronor varav merparten avser investeringar i Akademiska sjukhuset. 100 % av energimålet 2018 har uppnåtts 2016, vilket medfört att energikostnaderna har reducerats kraftigt under året samt att CO2 utsläppen har minskat jämfört med 2015. Två nybyggnationer har certifierats enligt Miljöbyggnad Guld (Rudbeck 3 & 4) och en större ombyggnation enligt Miljöbyggnad Silver i B14, vilket följer Miljöprogrammet för 2015-2018 mål och intentioner Ett oplanerat driftstopp i journalsystemet Cosmic ägde rum i augusti månad och pågick i fem dagar. Användarna gick under dessa dagar över till manuella reservrutiner. Inga incidenter vad gäller patientsäkerheten uppstod och produktionen påverkades inte i någon större omfattning. En utredningsrapport om driftstoppet kommer att föreläggas regionstyrelsen. Sammanfattning Det ekonomiska utfallet för perioden är negativt med 7 miljoner kronor. Det negativa resultatet är betingat av extra avskrivningar som gjorts inom Landstingsservice. Ekonomin och budgetefterlevnaden inom Fastighets- och servicenämndens ansvarsområde är i övrigt god och om årsutfallet rensats från effekten av dessa extra nedskrivningar så skulle utfallet för år 2016 stället ha varit ett överskott om 16,4 mnkr. Byggnadsinvesteringarna har under året varit stora och investeringsbehovet i byggnader kommer även framgent att vara mycket stort. Den stora investeringsvolymen ställer höga krav på organisering och struktur för beslutsfattande och under året har en ny process för fastighetsinvesteringar initierats. Insatser för att ytterligare förädla processen för stora investeringar kommer att krävas under år 2017. Av vital betydelse för att kunna genomföra det planerade investeringsplanerna är också tillgången på personal med byggnadsteknisk kompetens. Den planerade uppgraderingen av journalsystemet Cosmic har skjutits på framtiden. Senareläggning av införandet har bland annat inneburit ett framflyttat breddinförande av operationsplaneringssystemet. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.lul.se
2 (14) Produktion I stort sett samtliga nyckeltal uppvisar en positiv utveckling jämfört med budget dvs. med lägre kostnader per kvm. Enda undantaget är kyla som ökat något jämfört budget. Inom ekonomienheten på LRC fortsätter man med att på ett fokuserat och strukturerat sätt arbeta med ständiga förbättringar i sina processer. Under året har avsevärda effektiviseringar åstadkommits vad gäller hanteringen av kund- och leverantörsfakturor. Tabell 1 Produktion, teknik och fastighetsförvaltning Landstingsservice: Helår 2016 Utfall ackum. Budget Utfall föreg. ackum. år ackum. Utfall jmf budget, % Utfall jmf budget, antal Utfall jmf föreg. år, % Utfall jmf föreg. år, antal Total fastighetskostnad/kvm 2 352 2 420 2 308-3% -68 2% 44 Mediaförbruk. egna fastigheter FJV kwh/kvm 92 115 111-21% -24-17% -19 Mediaförbruk. egna fastigheter EL, kwh/kvm 113 120 120-5% -6-6% -7 Media förb. egna fastigheter KYLA kwh/kvm 13,7 13,5 15,9 1% 0,2-14% -2 Mediakostnader egna fastigheter kr/kvm 168 182 183-8% -14-8% -15 Driftkostnader kr/kvm 124 132 116-6% -8 7% 8 Tabell 2 Produktion Landstingets resurscentrum Landstingets resurscentrum: Antal kundfakturor/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Antal leverantörsfakturor/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Antal lönespecifikationer/årsarbetare (inkl inhyrd personal) Årsutfall snitt/månad Årsbudget helår Årstfall föreg. år snitt/månad Årsutfall jmf årsbudget, % Årsutfall jmf årsbudget, antal Årsutfall jmf föreg. år, % Årsutfall jmf föreg. år, antal 3 231 2 700 2 316 120% 531 140% 915 3 413 2 800 2 647 122% 613 129% 766 920 900 911 102% 20 101% 9 Medarbetare Landstingsservice har svårt att rekrytera till vissa yrkesgrupper som exempel ingenjörer, tekniker och elektriker. Konkurrensen är hård från privata arbetsgivare. Det har lett till att flera befattningar har varit vakanta under året och att antalet årsarbetare har minskat. Inhyrning av personal har ökat på grund av detta. Den totala sjukfrånvaron har ökat och är 5 procent. Den längre sjukfrånvaron 60 dagar eller mer har ökat något men är inte arbetsrelaterad. Landstingsservice har inlett ett arbete med att stärka förvaltningens arbetsgivarvarumärke genom att till exempel lansera en hemsida med information om hur det kan vara att arbeta på landstingsservice. Under kommande år kommer landstingsservice att arbeta med att tydliggöra karriärvägar inom förvaltningen. Landstingets resurscentrum har minskat antalet årsarbetare på grund av omorganisation och vakanta tjänster. Den totala sjukfrånvaron har ökat och är 5,3 procent. Det är främst den längre 60 dagar eller mer som har ökat. Merparten är inte arbetsrelaterad. Förvaltningen bedriver ett aktivt rehabiliteringsarbete.
3 (14) Tabell 3 Antal årsarbetare Utfall Utfall 2015 Nyckeltal medarbetare 2016 Antal årsarbetare (genomsnittligt värde för helåret) 369 379 Procentuell förändring jmf föregående år, % -2,6 Ekonomi Det ekonomiska utfallet för perioden är negativt med 7 miljoner kronor. Det negativa resultatet är betingat av en extra avskrivningar om 17,3 respektive 6,1 som gjorts inom Landstingsservice. Jämfört med föregående år så noteras en ökning av LSU,s intäkter med netto 19 mnkr vilket Förklaras av; ökade hyresintäkter från nya egna och inhyrda lokaler med helårseffekt bidrar med 59 mnkr liksom andra tjänster såsom fastighetsservice, material som är 1,8 mnkr högre 2016. Andra intäkter minskar dock 2016, exv. avtalsarbeten med 6,1 mnkr och det nya serviceavtalet för städ och vaktmästeri har medfört minskade intäkter med 18 miljoner kronor. Under 2015 intäktsfördes även en försäkringsersättning motsvarande 17,9 mnkr som inte finns med motsvarande effekt 2016. På kostnadssidan ökar LSU,s totala kostnader jämfört budget med 11 miljoner kronor. Kostnadsökningen beror främst på att kategorin övriga kostnader ökat med 9,8 mnkr. jämfört budget och innehåller ett nedskrivningsbelopp om 6,1mnkr, vidare förklaras avvikelsen av ökade konsultkostnader på 1,7 mnkr samt reservationer för intäktsförluster om 4,2 mnkr som inte heller budgeterats för, men som uppvägs av lägre energikostnader om 4,8 mnkr. Ytterligare kostnadskategorier som ökat jämfört budget är av- och nedskrivningar på anläggningstillgångar med netto 6,6 mnkr. I denna kategori återfinns den större nedskrivningen på 17,3 mnkr som delvis reduceras av lägre avskrivningar på byggnader med 11,4 mnkr samt avskrivningar på andra tillgångar såsom IT-utrustning, maskiner & inventarier som tillsammans motsvarar 0,7 mnkr. I november tilldelades LRC extra medel, från fastighets- och servicenämnden, för att täcka underskottet om 22 mnkr för vård given till asylsökande och tillståndslösa. Antalet asylsökande har under året i genomsnitt varit cirka 3 700, vilket är cirka 1 500 fler än den budgeten är baserad på. Den stora tillströmningen av asylsökande i länet har naturligtvis lett till ett betydligt större uttag av vård. De ordinarie ersättningar som vi fått från staten har inte täckt de kostnader vi haft för detta. Tabell 4 Ackumulerat utfall Resultat, mnkr Bokslut 2016 Budget 2016 Bokslut 2015 Utfall jmf. Budget Riks- och regionintäkter 0 0 0 0 Övriga intäkter 1 627 1 570 1 595 56 Personalkostnader inkl inhyrd -238-252 -238 13 Övriga kostnader -1 394-1 318-1 414-77 Resultat -6 1-58 -7
4 (14) Tabell 5 Nettokostnad Nettokostnad, mnkr Bokslut 2016 Budget 2016 Bokslut 2015 Förändring 16-15 i % Verksamhetens intäkter 1 579 1 523 1 488 6,1% Verksamhetens kostnader -1 043-981 -1 083-3,7% Avskrivningar -293-291 -231 26,6% Nettokostnad 244 251 174 40,1% Fastighetsinvesteringar Fastighets- och servicenämnden sammanfattar nedan utfallet av fastighetsinvesteringarna. Tabell 6: Årets investeringar, sammandrag INVESTERINGSVERKSAMHET Utfall 201601-201613 Budget 201601-201613 Utfall 201501-201513 Bokslut 2015 Årsbudget 2016 Årsprog 2016 Budgetavvikelse årsprog Fastighetsinvesteringar -1 092 397-1 514 395-1 271 101-1 271 101-1 514 395-1 311 056 203 339 Immateriella investeringar -258 0-1 741-1 741 0 0 0 Övriga materiella investeringar -1 766-5 000-1 424-1 424-5 000-5 000 0 Projektvolymen som förvaltningen hanterar är omfattande med ca 350 pågående projekt årligen, vilket innebär ett hårt tryck på och arbete för organisationen att hantera och bemanna projekten med rätt teknisk kompentens. 2016 års utfall av bygginvesteringar uppgår till 1 092 mnkr jämfört med budget på 1 514 mnkr, en avvikelse på 422 mnkr. Utfallet uppgår hyresgästinitierade investeringar (HI) till 843 mnkr en avvikelse mot budget på 463 mnkr och fastighetsägarinitierade investeringar (FI) till 249 mnkr en avvikelse över budget på 42 mnkr. Upparbetat 2016 motsvarar 72 % av budgeten. Prognos för 2016 ligger på 1 311mnkr varav HI investeringar uppgår till 1 040 mnkr och FI investeringar till 271 mnkr. Avvikelse mot prognosen är 218 mnkr, 196 mnkr under prognos för HI investeringar och 22 mnkr över budget för FI investeringar. Av tabell 7 nedan följer detaljer för investeringarna 2016
5 (14) Projekt namn FI/HI proj Skede Budget 2016 Upparbetat 201612 A A c c Diff budget 16- Prognos 2016 Utfall 16 Diff prognos 2016- upparb 2016 Akademiska sjukhuset Vårdavdelning 50C HI behov 10 000 0 10 000 0 Vårdavdelning 30B HI behov 10 000 0 10 000 0 Dialysavdelning HI behov 45 000 9 24 44 991 15 Op sal förlossning HI behov 9 600 2 584 2 477 7 016-107 Hubben: Biobank, UCR, Mikrobiologen HI behov 800 3 954 4 178-3 154 224 Ambulansstation Tierp HI förstudie 536 572-536 36 Ny cyklotronhall B16 inkl hotlab HI förstudie 4 000 0 0 4 000 0 Ombyggnad PET centrum, Ny cyklotronhall B16 nytt uppdrag HI förstudie 27 150-27 123 Kvinna & Barn Neonatal och omb gyn op till barn op HI förstudie 16 000 0 0 16 000 0 1154 Ny Neonatalavd. ny barnop BIVA, påbyggnad ny våning 623 710-623 87 Ny huvudentré AS HI program 1 000 0 0 1 000 0 Program B9, B12, J-huset HI program 0 0 0 0 Fördjupat programarbete och projekteirng B9/B12 HI program 15 536 19 446-15 536 3 910 Produktionskök Akademiska HI förstudie, omstart 20 000-38 1 000 20 038 1 038 Vårdbyggnad B14 HI genom förande 70 000 58 491 58 091 11 509-400 Vårdbyggnad B11 HI genom förande 185 300 31 003 33 000 154 297 1 997 Nybyggnation J huset inkl kulvert HI genom förande 675 795 550 462 614 391 125 333 63 929 ej specifierade projekt i inv plan HI genomförande/progr am 37 254 41 412-37 254 4 158 Summa Akademiska sjukhuset 1 047 495 700 441 775 451 347 054 75 010 246 854 Lasarettet i Enköping Ej specificerade inv lasarettet i Enköping HI behov 5 000 2 444 3 941 2 556 1 497 Akuten Enköping HI genom förande 7 319 10 816-7 319 3 497 Summa Lasarettet i Enköping 5 000 9 763 14 757-4 763 4 994 Kollektivtrafik Stadsbussdepå Fyrislund HI program/ genom förande 130 000 19 624 112 500 110 376 92 876 Summa Kollektivtrafik 130 000 19 624 112 500 110 376 92 876 Övrigt Ersättningslokaler för Ulleråker HI behov 8 000 0 0 8 000 0 Primärvården Gottsunda HI behov 800 0 0 800 0 Primärvården Eriksberg HI behov 1 200 0 0 1 200 0 Folktandvården Vretgränd HI behov 8 000 0 0 8 000 0 Folktandvården Östervåla HI behov 4 000 0 0 4 000 0 Kungsgärdet, Hälsa och Habilitering ospecat HI behov 2 000 10 053 11 229-8 053 1 176 Samariterhemmet HI behov 8 000 1 680 2 986 6 320 1 306 Vårdcentral Almunge HI förstudie 409 1 815-409 1 406 LLK kontor HI förstudie 2 500 4 630 9 650-2 130 5 020 Rudbeck R4 HI genom förande 90 000 79 216 91 241 10 784 12 025 1221 Rudbecklab förnyelse, om-o tillbyggnad R3 HI genom förande 9 532 10 050-9 532 518 1159 Nytt parkeringshus HI genom förande 4 427 5 396-4 427 969 1212-1213 Omdisp avfallsstation C2- C3 genom förande 3 408 4 660-3 408 1 252 Summa övrigt 124 500 113 355 137 027 11 145 23 672 FI investeringar FI åtgärder inv ram 2016 FI behov 125 000 98 145 63 012 26 855-35 133 FI åtgärder inv ram innan 2016 FI behov 82 471 74 805-82 471-7 666 Omföring från j-huset: väg byggrätt J2, kallvattenledning, Kylcentral, mediakulvert F-B -39 996 0 39 996 39 996 FI mindre åtgärder 125 000 140 619 137 817-15 619-2 802 Energi nya pengar FI behov 33 000 16 221 26 097 16 779 9 876 Redundans Syrgas FI förstudie 2 400 1 108 7 954 1 292 6 846 rörpost/smågods transportör FI program 33 000 3 467 4 160 29 533 693 sop och tvättsug FI program 10 000 5 313 7 159 4 687 1 846 Kulvert J-hus till C5 FI program 3 000 11 701 12 070-8 701 369 1175 Utföra råkulvert + rum för smågodstransporter utanför C11 inkl kulvert C5 till C8 FI genom förande 44 877 53 495-44 877 8 618 brand inv FI genom förande 22 054 20 965-22 054-1 089 Syrgasstation F17, Lustgasstation F17 HI genom förande 1 000 3 882 1 754-2 882-2 128 Summa FI investeringar 207 400 249 242 271 471-41 842 22 229 Summa Investeringar 1 514 395 1 092 425 1 311 206 421 970 218 781
6 (14) Måluppfyllelse styrkort = Målet har uppnåtts 2016 = Målet har delvis uppnåtts 2016 = Målet har inte uppnås 2016 Respektive mål som redovisas anges med kursiv text. Bedöm måluppfyllelsen genom att ange en färgmarkering. Sedan skrivs en text som beskrivning av måluppfyllelsen. MÅLUPPFYLLELSE Medborgare och kund Vårdgarantin ska uppnås. Mål prognos HoS-förv. Kommentar/lägesbeskrivning Upplevelsen av god tillgänglighet inom kollektivtrafiken ska öka. KTF Kommentar/lägesbeskrivning Kollektivtrafikens marknadsandel ska öka. KTF Kommentar/lägesbeskrivning Vårdrelaterade infektioner har minskat med 10 % jämfört med 2015. AS, LE Kommentar/lägesbeskrivning Ekonomi Budget ska hållas Mål prognos. FSN skulle ha överträffat budget för året om inte en större nedskrivning om 17,3 mnkr. genomförts Totalkostnad i förhållande till total produktion ska vara samma som föregående år eller lägre Kostnaderna är lägre än föregående år trots att intäkterna ökat, vilket borgar för att produktionen blivit billigare. Självfinansieringsgraden för investeringar ska vara 100 % Kommentar/lägesbeskrivning Produktion Förvaltningarna ska ha en fullständig, genomgripande och sammanhållen produktions- och kapacitetsplanering som utgår från vårdproduktionen, forskningsproduktionen och utbildningsproduktionen CF Mål prognos HoS-förv. Kommentar/lägesbeskrivning
7 (14) 75 % av respektive förvaltnings verksamhet ska ha en samlad schemaläggning vari ingår samtliga yrkeskategorier utifrån produktionsplaneringen. HoS-förv. Kommentar/lägesbeskrivning Huvudprocesserna ska vara identifierade, dokumenterade och standardiserade. Inom LSU är alla huvudprocesser kartlagda och förankring pågår med verksamheterna. LRC driver ett ständigt förbättringsarbete där förvaltningens processer uppdateras, dokumenteras och förenklas. Förnyelse Alla förvaltningar har stärkt sin forskning/utveckling inom minst två av sina prioriterade strategiska områden. Under året har en person genomfört sitt examensarbete hos LSU. Examensarbetet bestod i utvärdering av olika reningstekniker för att rena avloppsvatten från läkemedelsrester. Mål prognos. HoS-förv. Kommentar/lägesbeskrivning Alla HoS-förvaltningar ska arbeta utifrån en modell för ordnat införande av nya effektiva behandlingsmetoder. Kommentar/lägesbeskrivning Medarbetare Varje förvaltning ska ha en väl fungerande organisation för verksamhetsförlagd utbildning och introduktion. Mål prognos Inom LSU finns en checklista för introduktion. På grund av vakanser på Tekniska avdelningen har förvaltningen endast kunna ta emot ett fåtal studenter. Inom LRC tar man regelbundet emot studenter från Yrkeshögskoleutbildningar inom löneadministration. Hållbart medarbetarengagemang (HME) ska öka jämfört med 2015 års mätning. Inom LSU kommer resultatet från undersökningen att analyseras och respektive chef ska ta fram en handlingsplan med aktiviteter att arbeta med för att förbättra resultatet. LSU kommer att kommunicera undersökningen i januari 2017. Chefsuppdragen är etablerade och andelen chefer som har ett tydligt chefsuppdrag ska vara 100 %. Alla chefer har ett skriftliga och tydliga chefsuppdrag
8 (14) Intern kontroll Risk och väsentlighetsanalyser arbetas fram och värderas av utsedda enheter inom förvaltningarna Baserad på risk- och väsentlighetsanalysen gör ansvariga inom enheterna prioriteringar av vilka rutiner som ska förslås föras in i internkontrollplanen. Beslut att arbeta vidare med detta tas av förvaltningsledningarna. Förvaltningarnas interkontrollplaner fastställs sedan Fastighets- och servicenämnden Internkontrollarbetet inom FSN,s ansvarsområde har fungerat väl under 2016. Uppföljning av avvikelser sker genom att ett arbete med att analysera problem och arbeta med lösningar påbörjas. Genomförd uppföljning av interkontroll redovisas i bilaga 2. Bilagor 1. Resultaträkning 2. Intern kontroll
9 (14) Bilaga 1 Resultaträkning Årsprognos, tkr Bokslut 2016 Budget 2016 Bokslut 2015 Budgetavvikelse 2016 Not Landstingsanslag 47 199 47 612 106 739-413 Intäkt fast ersättning 0 0 0 0 Rörlig ersättning specialistvård 0 0 0 0 Vårdvalsersättning 0 0 0 0 Riks-/regionsjukvård -39 0 0-39 Patientavgifter sjukvård -2 0 505-2 Intäkter enligt tandvårdstaxan 0 0 0 0 Alf 0 0 0 0 Trafikintäkter 0 0 0 0 Övrig finansiering 0 0 0 0 Övriga intäkter 1 579 384 1 522 831 1 487 486 56 553 1 Skatteintäkter 0 0 0 0 Generella statsbidrag/utjämning 0 0 0 0 Summa intäkter 1 626 542 1 570 443 1 594 730 56 099 Lönekostnader inkl inhyrd personal -230 623-243 875-230 922 13 252 2 Övriga personalkostnader -7 530-7 694-6 956 164 Kostnad fast ersättning 0 0 0 0 Köpt vård -63 797-35 850-40 480-27 947 3 Läkemedel -6 0-16 -6 Medicinsk service -2 271-2 885-4 906 614 Köpt tandteknik och tandvård -14 860-3 500-4 965-11 360 3 Medicinskt material -7 147-5 761-5 211-1 386 Lokal- och fastighetskostnader -362 136-358 930-409 294-3 206 Trafikkostnader 0 0 0 0 Övriga kostnader -354 610-322 435-380 097-32 174 4 Finansiell nettokostnad -296 707-297 306-338 197 599 Avskrivningar/nedskrivningar -292 673-290 932-231 188-1 741 5 Summa kostnader -1 632 360-1 569 168-1 652 232-63 192 RESULTAT -5 817 1 275-57 502-7 092 INVESTERINGSVERKSAMHET 243 691 250 969 173 956 Fastighetsinvesteringar -1 092 397-1 514 395-1 271 101 203 339 Immateriella investeringar -22 339-41 036-15 938 18 036 Övriga materiella investeringar -3 702-5 000-11 724 0 Noter 1. LRC har under 2016 ökat sina övriga intäkter motsvarande dryga 55 mnkr. Dessa intäkter är att hänföra till en ökad verksamhet för EPJ (Elektronisk patientjournal) motsvarande ca 32 mnkr, ökad intäkter från Fastighets och servicenämnden och Migrationsverket för ökade kostnader för sjukvård och tandvård till asylsökande om ca. 40 mnkr. Samtidigt LRC återbetalt budgeterade intäkter till de förvaltningar som använder Cosmic.
10 (14) 2. Lönekostnaderna ligger lägre än budget främst på grund av vakanser, i huvudsak inom teknik och projekt. Även en del vid budgettillfället okända föräldraledigheter och sjukskrivningar har påverkat utfallet positivt. 3. Avser ökade kostnader för sjuk- och tandvård till asylsökande och tillståndslösa. Dessa kostnader har i huvudsak täckts av ökade intäkter från Migrationsverket samt genom extra tilldelning från Regionstyrelsen. 4. Ett nytt underhållsavtal har förhandlats fram för landstingets elektroniska patientjournal Cosmic. Avtalet innebär en ökning av kostnaden med 17,800 tkr i förhållande till budget. 5. Avvikelsen mot budget har flera orsaker. Dels svårighet att beräkna budget på grund av osäkerhet i fråga om aktiveringstidpunkt och komponentfördelning. Dels finns en kalkyleringsmiss avseende helårseffekt aktivering B14 4,6 mnkr. Under året har vi nyaktiverat 283 projekt sammanlagt 43,9 mnkr. Bland de stora kan nämnas Rudbeck R3 5,1 mnkr, delaktivering kulvert J-huset 1,1 mnkr, helårseffekt P-hus 4,5 mnkr, renovering A1 4,1 mnkr, Avfallsstation C-området 4,6 mnkr Akuten Enköping 1,8 mnkr m.fl. BILAGA 2 INTERN KONTROLL Rutin/system som granskats LSU Avvikelse Kontrollmoment Åtgärd Tidplan 1Hyres-& serviceavtal (Formella avtal skall finnas med alla Landstingsservice kunder, interna och externa) 1 av 3 Kontroll att avtal finns och att debitering sker enligt avtal Bristen påtalad för personal ifråga och kommer följas upp under 2017 Kvartal 1-2017 2 Säkerställa att beställda tjänster utförs och debiteras (Att arbetsordrar inte får vara äldre än 3 mån) 136 stycken som är äldre än 3 månader Löpande uppföljning och utvärdering av utförda tjänster Målet bör övervägas då leverantörer har rätt att under 3 månader utfärda faktura för utförda tjänster. Samråd med upphandling och juridiska avdelning om möjligheten att påverka utfall Under 2017 3 Teknisk anvisning brand (Kontroll att teknisk anvisning brand med tillhörande bilagor är implementerad i samtliga projekt) Vid kontrollerna besöktes totalt 6 stycken projekt. Det var endas vid ett av projekten det var personer på plats och som hade kunskap om att det skulle vara personal på plats när brandlarmet var avstängt. Vid ett av projekten var det personal på plats, med de hade inte kännedom att de inte Utförs genom stickprov och intervjuer av projektledare Behovet av förbättrade rutiner har påtalats för projektavdelningen och för PU chefen Under 2017
11 (14) fick lämna byggarbetsplatsen utan att ha någon kvar på plats. Vid fyra projekt fanns det inga personer på plats. 4 Uppföljning av felanmälningar inom telekommunikation (Antal felanmälningar och andel felanmälningar åtgärdade inom 4 tim) Ingen avvikelse noterad Uppföljning mot gjorda felanmälningar Ingen åtgärd anses nödvändig Ej tillämpligt 5 Korruption (Kontroll av att anställda har kännedom om regelverket kring gåvor och mutor) Ingen avvikelse noterad Utförs genom stickprov och intervjuer av anställda på LSU. Fortsatt kommunikation om vikten av oberoende samt flera åtgärder i IKP 2017 är planerad Under 2017 6 Investeringsprocessen (Kontroll av att beslutsdokument med underlag följer investeringsprocessen och att budget och prognos är i enlighet med tilldelade medel) Vid stickprov på HI resp. FI projekt, 43 st., har ett antal brister identifierats: Utfall överskrider tilldelade medel: 5 st. av 43 st. Prognoser är inte uppdaterade med senast beslut på tilldelade medel: 1 st. av 43 Delegationsordningen har inte följts på 5 av de 43 projekten. Fel person har skrivit under projektblanketter Utförs genom slumpvisa urval av både stora (över 10 mnkr) och små investeringar. Ytterligare åtgärder måste vidtas för att komma till rätta med problemet att prognoser och budget inte upprättas/uppdateras och periodiseras korrekt, utfall överstiger tilldelade medel och att beslutsdokument inte diarieförs på projektnumret vilket gör det svårt att följa vilka beslut som fattats i respektive projekt Styrning av både projektägare och projektledare måste bli tydligare gällande arbetssätt och rutiner för att få projektledare och projektägare att förstå sina roller och ansvar. Delegationsordningen måste följas och det ligger på alla chefer att veta vilket ansvar och befogenheter de har. En utbildning om vad som gäller rörande Under 2017
12 (14) delegationsordning bör hållas omgående. En ny delegationsordning är under framtagande. 7 Sunda Hus (Kontroll om registrering i projekt görs utifrån Sundahus databas) Samtliga mindre byggprojekt registrerar inte alla sina byggmaterial i Sundahus Uppföljning tertialvis med stöd av extern resurs och projektchef/projektledare En omfattande revision och utbildningsinsats har genomförts samt infomaterial är under upprättande för att öka förståelsen bland projektledarna. Mars 2017 8 Projekthandboken (Att rutinerna i projekthandboken följs) Avvikelserna är av mindre art och projekten följer byggprocessen, enligt revisionsprotokoll för projekt 8040693 och 8040557 Stickprov och intervjuer tertialvis Projektplanen för projekt 8041557 var inte granskad och godkänd, åtgärd inom 2 veckor från revisionsdatum. Avrop med Link arkitekter var inte diariefört för projekt 8041693, åtgärd snarast. Under 2017 9 Bisyssla (Att anställdas bisysslor inte påverkar Landstinget negativt.) Inga avvikelser noterade Vid anställning och medarbetarsamtal tillfrågas den anställde om eventuell bisyssla vilket dokumenteras. Fortsatt löpande kontroll i medarbetarsamtal enligt gällande rutin Under 2017 Rutin/system som granskats LRC Ekonomi Lägga upp, ändra behörighet för Avvikelse Kontrollmoment Åtgärd Tidplan Inga avvikelser Stickprov av enheter inom verksamheten - -
13 (14) användare i ekonomisystem. Uppräkning av ersättning för privata vårdgivares åtgärder. Att leverantörsupplägget följer tvåhandsprincipen Att underhåll av filer i Agresso rensas för att säkerställa att samtliga filer är inlästa och fakturerade Att säkra att vård som registreras i Cosmic faktureras Kontrollera regelbunden stängning/bankning av alla kontantkassor. Personal Att felaktiga löner noteras och orsaken till felaktigheten dokumenteras, analyseras och åtgärdas Kontrollera att läkarnas rapportering av jour- och beredskap följer gällande kollektivavtal och rutiner Kontroll av att bemanningsärendet är korrekt ifyllt EPJ Inga avvikelser Kontroll visar att tvåhandsprincipen inte följs. Underhåll av filer är inte rensat Inga avvikelser Verksamhetens följsamhet mot kassareglementet bristfällig. Felen vi noterat är av varierande slag och beror till stor del på bristande rapportering från verksamheten. Några av de fel vi såg var ex sent inkomna anställningar, ledighetsansökningar som ej kommit till lön, sjukskrivningar som ej förlängts eller avslutats. De fel vi noterade var av varierande art, såsom befattning, typ av anställning, lön och kontering. Fullständig genomgång av uppräkningsunderlag samt formler för beräkning av uppräkning. Stickprovskontroll av nya leverantörer. Stickprovskontroll av underhållsfönstret i Agresso Processgenomgång av flödet från Cosmic till Agresso Stickprovskontroll Fullständig genomgång mars månad Kontroll i samband med implementering av Medinet Genomförs under en vecka fyra gånger per år. - - Kontroll av leverantörer har skett utan anmärkning gentemot externt register under året. Ny process med avskild hantering för upplägg och godkännande skall införas. Tertialvis rutin för kontroll av filer som fastnat i underhåll under utveckling. - - Utveckling av uppföljning genom rapport i SAS. De flesta felen rättades till kommande lönekörning. Resterande fel rättades genom extra utbetalningar eller faktura vid uppkommen löneskuld. Vi återkopplar direkt till HR för korrigering när något är fel i ärendet. Då vi inte ser att felen är mer förekommande inom någon förvaltning har vi inte gjort några speciella punktinsatser. Q1 2017 2017 Q1 2017
14 (14) Intern rutin för oplanerade systemstopp (SOPA) Rutin för att säkerställa den tekniska miljön i samband med jour och beredskap Patientadmin Kostnadskontroll för bårtransporter från Fonus. Ingen avvikelse Stickprovskontroll av 5 slumpmässigt utvalda medarbetare. Ingen avvikelse Månatlig kontroll (i efterhand?) hur det har fungerat. Ingen avvikelse Stickprov från faktura Utgår 2017 Utgår 2017 Utgår 2017
Region Uppsala Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden 2017-03-02 18 Dnr FSN2017-0011 Granskning av regionens investeringar vid Akademiska sjukhuset Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden beslutar att lämna bifogat svar till regionens revisorer. Ärendet Utifrån revisionsgranskningen avseende regionens investeringar vid Akademiska sjukhuset har regionens revisorer lämnat följande rekommendationer till Regionstyrelsen och Fastighets- och servicenämnden: Tydliga riktlinjer för löpande uppföljning Regionens revisorer rekommenderar Regionstyrelsen och Fastighets- och servicenämnden säkerställa att beslutsstrukturen kring FAS hanteras i enlighet med fullmäktiges beslut. Det bör utarbetas tydliga riktlinjer för när och med vilket innehåll löpande uppföljning av investeringsprojekt ska ske. Incitamentsmål Fastighets- och servicenämnden bör säkerställa att incitamentsmål alltid finns när man använder upphandlingsformen partnering. Fastighets- och servicenämnden har nu att lämna svar på vilka åtgärder som Fastighetsoch servicenämnden vidtagit eller avser vidta utifrån vad som framkommit i revisionens skrivelse och granskningsrapport. Bilagor 18 Revisonssvar från Fastighets- och servicenämnden Granskningsrapport PWC Revisionsskrivelse Kopia till: Regionens revisorer Regionstyrelsen Redovisnings- och finanschef, RK Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till
2017-01-19 Dnr FSN2017-0011 Regionkontoret Sven-Arne Åsman Tfn 018-6116088 E- post sven.arne.asman@regionuppsla.se Landstingets revisorer Fastighets- och servicenämndens svar till revisorerna angående granskning av regionens investeringar vid Akademiska sjukhuset Utifrån revisionsgranskningen avseende regionens investeringar vid Akademiska sjukhuset har regionens revisorer lämnat följande rekommendationer till Regionstyrelsen och Fastighets- och servicenämnden: Tydliga riktlinjer för löpande uppföljning Regionens revisorer rekommenderar Regionstyrelsen och Fastighets- och servicenämnden säkerställa att beslutsstrukturen kring FAS hanteras i enlighet med fullmäktiges beslut. Det bör utarbetas tydliga riktlinjer för när och med vilket innehåll löpande uppföljning av investeringsprojekt ska ske. Svar Fastighets- och servicenämnden beslutade vid sitt sammanträde 2017-02-01 om riktlinjer för uppföljning av investeringsprojekt och beslutet innebär att uppföljningen ska genomföras på följande sätt: Redovisning av projektstatus görs på varje nämndsammanträde. Redovisningen lämnas av chefen för projektavdelningen samt av projektchefen för FAS-projektet med förvaltningsdirektören för landstingsservice närvarande. Vid redovisning av FAS-projektet deltar vid behov även Akademiska sjukhusets projektledare för FAS. Redovisningen består av två delar: o Projektekonomi redovisas för investeringsprojekt över 5 mnkr. Projekt under 5 mnkr redovisas på översiktlig nivå. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.lul.se
2 (3) o FAS-projektet detaljerad information om status, ekonomi och tidplan på projektnivå Vid avvikelser från budget fattar sedan Fastighets- och servicenämnden beslut i enlighet med av fullmäktige fastställd investeringsprocess. Förvaltningsdirektören för landstingsservice och Fastighets- och servicenämndens ordförande finner att det uppföljningsförfarande som redovisats ovan ger en ändamålsenlig uppföljning och styrning av de investeringsprojekt som Fastighets- och servicenämnden har att hantera och föreslår därför nämnden att besluta att detta uppföljningsförfarande ska gälla som riktlinje för löpande uppföljning av investeringsprojekt. Incitamentsmål Fastighets- och servicenämnden bör säkerställa att incitamentsmål alltid finns när man använder upphandlingsformen partnering. Svar Löpande räkning med incitament är en ersättningsform som innebär att parterna delar på vinst vid underskridande respektive på ökad kostnad vid överskridande av riktkostnaden i en entreprenad. Enligt avtalet med Skanska avseende J-huset ges parterna möjlighet att överenskomma om ett incitament. Eftersom incitamentet ska baseras på entreprenadens riktkostnad så har en utgångspunkt varit att riktkostnad för J-huset ska definieras innan incitament kan överenskommas. Förhandling med Skanska om riktkostnadens omfattning har pågått under hela 2016. I nuläget pågår översyn av tidplanen p.g.a. förändringar som har skett i projektet, vilket också kan påverka riktkostnaden. Då förutsättningarna avseende projektets riktkostnad har klarlagts kan förhandling om incitament inledas. Detta bedöms kunna ske i februari 2017. Hantering av förändringar i projekt Fastighets- och servicenämnden bör säkerställa att processbeskrivningen för hantering av förändringar i projekt implementeras i sin helhet. Nämnden bör överväga att besluta om beloppsgränser för när förvaltningarna ska informera Fastighets- och servicenämnden om fördyringar i investeringsprojekt. Svar En ny ändringsprocess för FAS implementerades under första kvartalet 2016. De två programändringsförslagen som inkom våren 2016 (och som refereras till i revisionsrapporten) har hanterats enligt den nya processen liksom övriga programändringsförslag inom FAS som har inkommit under 2016. Motsvarande ändringsprocess har införts i den reviderade handboken för projektledning av fastighetsinvesteringsprojekt. Den reviderade handboken kommer att gälla för alla fastighetsinvesteringsprojekt från januari 2017.
Region Uppsala Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden 2017-03-02 19 Dnr FSN2016-0053 Fastighets- och servicenämndens svar till revisorerna angående granskning av intern styrning och kontroll i verksamheten 2016 Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden beslutar att lämna bifogat svar till regionens revisorer. Ärendet I revisionsgranskningen avseende intern styrning och kontroll i verksamheten 2016 rekommenderar Region Uppsalas revisorer Regionstyrelsen och nämnder att stärka arbetet med intern styrning och kontroll. Regionstyrelsen och nämnderna bör även ytterligare involveras och vara delaktig i riskanalysarbetet. Region Uppsala bör tydliggöra helheten i styrningssystemet och hur olika delar ska stötta och komplettera varandra. Anvisningarna för intern kontroll bör revideras med ett förtydligande avseende hur riskanalysen ska genomföras. Anvisningarna bör även stärkas genom att även specificera hur återrapporteringen av de interna kontrollerna ska se ut, hur identifierade brister ska hanteras samt hur resultatet ska tas tillvara för att möjliggöra kunskapsspridning och synergieffekter i hela regionen. Förslag till svar på revisorernas rekommendationer från Fastighets- och servicenämnden föreligger nu. Kopia 19 Revisionssvar från Fastighets- och servicenämnden Revisionsskrivelse Revisionsrapport Kopia till: Regionens revisorer Regionstyrelsen Redovisnings- och finanschef, RK Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till
2017-01-11 Dnr FSN2016-0053 Regionkontoret Sven-Arne Åsman Tfn 018-6116088 E- post sven.arne.asman@regionuppsala.se Fastighets- och servicenämnden Fastighets- och servicenämndens svar till revisorerna angående granskning av intern styrning och kontroll i verksamheten 2016 Utifrån revisionsgranskningen avseende intern styrning och kontroll i verksamheten 2016 har regionens revisorer lämnat följande rekommendationer: Region Uppsalas revisorer rekommenderar Regionstyrelsen och nämnder att stärka arbetet med intern styrning och kontroll. Regionstyrelsen och nämnderna bör även ytterligare involveras och vara delaktig i riskanalysarbetet. Region Uppsala bör tydliggöra helheten i styrningssystemet och hur olika delar ska stötta och komplettera varandra. Anvisningarna för intern kontroll bör revideras med ett förtydligande avseende hur riskanalysen ska genomföras. Anvisningarna bör även stärkas genom att även specificera hur återrapporteringen av de interna kontrollerna ska se ut, hur identifierade brister ska hanteras samt hur resultatet ska tas tillvara för att möjliggöra kunskapsspridning och synergieffekter i hela regionen. Vidtagna åtgärder för att stärka arbetet med intern styrning och kontroll inom Fastighets- och servicenämndens ansvarsområde Fastighets- och servicenämnden ansvarar för förvaltning av Region Uppsalas fastigheter och att genomföra fastighetsinvesteringar till mycket stora belopp. Detta innebär att behovet av att ha en god intern kontroll inom ansvarsområdet är stort. Den förvaltning som, inom Fastighets- och servicenämndens ansvarsområde, har att förvalta och anskaffa fastigheter är Landstingsservice. Fastighets- och servicenämnden gav 2016-11- 25 förvaltningsdirektören för Landstingsservice i uppdrag att göra en genomgripande översyn av interkontrollplanen så att den bättre speglar riskerna i verksamheten. Förvaltningsdirektören redovisade på nämndens sammanträde i februari 2017 ett förslag på reviderad internkontrollplan och nämnden fattade vid samma sammanträde beslut om att den föreslagna planen ska beaktas i interkontrollplanen för 2017. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.lul.se
I övrigt hänvisar Fastighets- och servicenämnden till Regionstyrelsens svar avseende revisorernas granskning av intern styrning och kontroll i verksamheten 2016. 2 (2)
Region Uppsala Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden 2017-03-02 20 Dnr FSN2017-0013 Införande av vårdnära service, VNS initiativ från Håkan Marklund (L) Fastighets och servicenämnden beslutar att med hänvisning till den information som lämnats i ärendet anse initiativet besvarat. Ärendet Ett initiativ från ledamoten i Fastighets- och servicenämnden, Håkan Marklund (L) om införande av vårdnära service har inkommit till nämnden. Förvaltningens övervägande och förslag till beslut Landstingsservice är den förvaltning inom fastighets- och servicenämndens ansvarsområde som är utförare av vårdnära service. Den vårdnära service som landstingsservice levererar, utförs efter beställning från vårdproducerande verksamheter. Det ligger inte inom fastighets- och servicenämndens eller förvaltningens ansvarsområde att avgöra omfattningen av vårdnära service. Denna fråga ligger snarare inom sjukhusstyrelsens ansvarsområde. Det föreligger ett förslag till beslut i Sjukhusstyrelsen 2017-02-28 om att en utvärdering av vårdnära service ska genomföras. Förslag till beslut: att med hänvisning till den information som lämnats i ärendet anse initiativet besvarat. Bilaga 20 Initiativ från Håkan Marklund (L) Kopia till: Förvaltningsdirektören Landstingsservice Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till
Region Uppsala Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden 2017-03-02 21 Dnr FSN2016-0055 Resurser där arbetsmiljön kräver det se över lokalbehoven för hela barnsjukhuset initiativ från Håkan Marklund (L) Förslag till beslut Fastighets och servicenämnden beslutar att med hänvisning till den information som lämnats i ärendet anse initiativet besvarat. Ärende Ett initiativ från ledamoten i Fastighets- och servicenämnden, Håkan Marklund (L) om att se över lokalbehoven för barnsjukhuset har inkommit till nämnden. I initiativet yrkar han att kvinno- och barnsjukhusets sammantagna behov av förbättringar redovisas på nämndens sammanträde den 2 mars. Information lämnas på dagens sammanträde. Bilaga 21 Initiativ från Håkan Marklund (L) Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till
Initiativ till Fastighets- och servicenämnden: RESURSER DÄR ARBETSMILJÖN KRÄVER DET - SE ÖVER LOKALBEHOVEN FÖR HELA BARNSJUKHUSET En förstudie har genomförts för Akademiska barnsjukhusets avdelning för tidigt födda barn, neonatalavdelningen. Akademiska sjukhuset arbetar även med att utöka barnintensivvårdsavdelningen, BIVA. Inga politiska beslut finns underligt nog om dessa investeringar idag, trots kostnaderna ökar stadigt. En lokalförsörjningsplan ska beslutas sommaren 2017, men eftersom den kliniska forskningen redan flyttats bort från sjukhusområdet för att ge plats åt renoveringarna verkar detta beslut i praktiken redan vara fattat. Liberalerna välkomnar förbättringarna av barnsjukvården, både för patienternas skull och för arbetsmiljöns, men vi vill påminna om att enbart de ovan nämnda moderniseringarna innebär direkta och indirekta kostnader om uppskattningsvis 400 miljoner kronor. När de gäller de indirekta kostnaderna är de bland annat en konsekvens av moderniseringarnas påverkan på anslutande sjukvård, inte minst behöver neonatalavdelningen ligga i nära anslutning till förlossningen. De politiska beslut som krävs omgående fattas framförallt i Sjukhusstyrelsen men eftersom besluten får konsekvenser även för Fastighets- och servicenämnden behöver vi ha kunskap om den övergripande analys av kvinno- och barnsjukhuset som gjorts. Detta för att undvika onödiga merkostnader när andra verksamheter moderniseras längre fram. Endast så kan invånarna garanteras klokast möjliga användning av gemensamma resurser. Det finns information framtagen om kvinno- och barnsjukhusets sammantagna behov av förbättringar. Eftersom materialet redan finns så behövs det ingen särskild analys eller åtgärder, det kan alltså rapporteras snarast Vi yrkar därför - att kvinno- och barnsjukhusets sammantagna behov av förbättringar presenteras på nästa sammanträde den 2 mars. Uppsala 6 februari 2017 Håkan Marklund
Region Uppsala Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden 2017-03-02 22 Dnr FSN2017-0016 Förlängning av avtal om produktion och leverans av patientmat till Akademiska sjukhuset. Förslag till beslut Fastighets- och Servicenämnden beslutar: - att förlänga avtalet med Landstinget Västmanland avseende produktion och leverans av patientmat till Akademiska sjukhuset från och med 2018-01-01 till och med 2018-12-31, i enlighet med 9 i avtalet. Ärendet Landstinget i Uppsala län (LUL) och Landstinget Västmanland (LTV) har i tidigare träffad överenskommelse inrättat en gemensam nämnd som ansvarar för produktion och leverans av patientmat till Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping, Västmanlands sjukhus i Västerås, Sala, Köping och Fagersta. Nämnden ansvarar även för cafeteriaverksamhet och personalmatsal i Västerås samt för cafeteriaverksamhet i Köping och Fagersta. Sedan avtalet tecknades har några förändringar skett. Sjukhuset i Fagersta drivs av en extern part, cafeterian i Köping har lagts ut på entreprenad och en ny rättspsykiatrisk klinik har till-kommit i Sala. Styrelsen i respektive landsting har beslutat att avtalet i sin nuvarande omfattning ska omförhandlas, så att från och med 2015-01-01 omfattar avtalet inte längre produktion och leverans till Enköpings lasarett. I beslut av Landstingsstyrelsen 2014-11-24 skulle inte produktion och leverans till Akademiska sjukhuset längre omfattas efter 2016-01-01. Produktionsstyrelsen beslutade 2015-02-23 om att förlänga denna del av avtalet till 2016-12-31. Nu föreslås fastighetsoch servicenämnden inom LUL att besluta om att förlänga denna del av avtalet till att även omfatta perioden 2018-01-01 2018-12-31, i enlighet med skrivningen i 9 i avtalet. Samråd Samråd har skett med Landstinget i Västmanland. Förvaltningsdirektören för Landstingsservice föreslår fastighets- och servicenämnden besluta enligt ovanstående förslag. Bilaga 22 Fastighets- och servicenämnden 13 2016-03-23 Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till
Region Uppsala Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden 2017-03-02 Kopia till: Regionstyrelsen Sjukhusdirektören Akademiska sjukhuset Sjukhuschefen Lasarettet i Enköping Förvaltningsdirektören Landstingsservice Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till
Region Uppsala Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden 2017-03-02 23 Dnr FSN2016-0049 Internkontrollplan Landstingets resurscentrum Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden beslutar att fastställa interkontrollplan för Landstingets resurscentrum enligt förelagt förslag. Ärendet Nämnd/styrelse har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. I detta ansvar ligger att respektive nämnd/styrelse ska, en gång per år och tillsammans med sina förvaltningar, arbeta fram och därefter anta internkontrollplanen för det kommande året. Förslag till internkontrollplan föreligger nu från landstingets resurscentrum. Bilaga 23 Interkontrollplan för Landstigets resurscentrum Kopia till: Förvaltningschef Landstingets resurscentrum Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till
Landstingets resurscentrum - Förslag till Internkontrollplan 2017 RPB eller nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Nämnd/styrelse och förvaltning Vad vill vi uppnå? Vad hindrar oss att nå målet? Aktivitet för att eliminera/minimera risken Test att kontrollaktiviteten har blivit utförd och att den fungerar, dvs att den eliminerar/minimerar risken Målvärdet eller mål Identifierad risk Kontrollaktivitet Test av kontrollaktiviteten Manuella underlag för utbetalning följer Ej godkända fakturor betalas attestreglementet Attestreglementet stämmer med Region Uppsalas organisation. Person som ej längre har attestbehörighet godkänner utbetalning Kontroll av betalningsunderlag görs av två personer i förening. Särskild kontroll skall ske att samtliga underlag vilka manuellt registrerats är signerade av beslutsattestansvarig person. Digital process för nya beslutsattestanter där överordnad godkänner ansvarig person. Kontrollera att två personer varav en rätt beslutsattestant i förening har godkänt utbetalningen. Test genom stickprov. Daglig aktivitet, vilket medför att 30 stickprov ska tas jämnt fördelat över året. Kontroll att attestbehörigheterna är korrekt uppdaterade. Ta ut lista över attestanter i systemet/lista över ändringar i systemet - chef går igenom listan och kontrollerar att endast behöriga personer har attesträtt i Agresso. Test av masterdata i systemet, vilket medför att 1 stickprov tas. Test utförs i september Styrelse/nämnd Riskbedömning - presentera i matris Sannolik-het att att det inträffar Effekt av att det inträffar Ansvarig för test av kontrollaktiviteten 3 3 Processägare Leverantörsprocesser 4 2 Processägare Leverantörsprocesser Region Uppsala betalar rätt pris samt från upphandlad leverantör för dess inköp Inköp sker utanför upphandlat avtal Publicering av gällande avtal på intranätet. Möjlighet att beställa via inköpssystem. Ta ut listor över leverantörer vilka det skett inköp från inom tre utvalda områden. Kontroll mot avtalsleverantörer. Test utförs i oktober. 4 4 Processägare Leverantörsprocesser Alla anställningsärenden är korrekta när de kommer till löneadministratör Felaktig antställning och anställningsavtal HR inom verksamheten kontrollerar att chef har gjort ett korrekt och fullständigt anställningsärende innan det skickas till löneadministratör. Stickprov utförs av löneadministratörer på ett antal digitala och manuella anställningsärenden. Kontrollen av ärendena görs utifrån framtagen checklista och under september. 3 2 Processägare Löne-processen Att ingen får månadslön/arvode efter avslutad anställning Felaktigt utbetald lön Utveckla kontrollmöjlighet för att säkerställa godkännande av "Nettolönelistan" alternativt "Lista uppföljning personal". Stickprov utförs inom respektive förvaltning av att kontrollaktivitet utförts. Utförs oktober alternativt efter utvecklad rutin. 2 3 Verksamheten / Process ägare Löne-processen Korrekt registrerat avslut i Primula Korrekta uppgifter i person- och anställningsbild i Lönesystemet Primula Felaktigt utbetald lön och/eller avsaknad av slutlön Felaktiga uppgifter i lönesystemet Primula och i anställningsavtalet Ta ut lista över bemanningsärenden gällande avslut och kontrollera om de är korrekta. Alla uppgifter som löneadministratören är ansvarig för att komplettera anställningsärendet med ska vara korrekta och ifyllda Stickprov på ett antal bemanningsärenden och kontroll att dessa är korrekt avslutade i HRsystemet Stickprov på att kontrolllistorna är åtgärdade. Genomförs vid T2 2 3 Processägare Löne-processen 3 2 Processägare Löne-processen
Region Uppsala Föredragningspromemoria Fastighets- och servicenämnden 2017-03-02 24 Dnr FSN2017-0014 Investeringsplan 2018-2027 Förslag till beslut Fastighets- och servicenämnden beslutar: att lägga informationen till handlingarna Ärendet Fastighets och servicenämnden har att enligt av Regionfullmäktige fastställd investeringsprocess ta ställning till och föreslå Regionstyrelsen och Regionfullmäktige besluta om investeringsplan. Information lämnas nu om investeringsplan för åren 2018 2027. Fastighets och servicenämnden tar slutligt ställningstagande till investeringsplanen vid nämndens sammanträde 2017-05-08. Kopia 24 Investeringsplan 2018-2027 Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till