1(9) Upphandling av dygnet runt serviceboende för äldre 1 GRUNDUPPGIFTER FÖR UPPHANDLINGEN 1.1 Upphandlingens objekt Helsingfors stads socialverk upphandlar dygnet runt serviceboende för äldre. Upphandlingen fördelar sig på följande delanskaffningar (serviceformer): a) Dygnet runt serviceboende för finskspråkiga äldre med minnessjukdom b) Dygnet runt serviceboende för svenskspråkiga äldre med minnessjukdom c) Dygnet runt somatiskt serviceboende för svenskspråkiga äldre d) Dygnet runt psykogeriatriskt serviceboende e) Dygnet runt serviceboende för äldre med missbruksproblem Upphandlingens objekt och krav samt den beräknade mängden beskrivs närmare i Servicebeskrivningen (bilaga 1). 1.2 Upphandlingsmetod och upphandlingsbeslut Som upphandlingsmetod används öppet förfarande där alla serviceproducenter som så önskar kan lämna ett anbud. Helsingfors stads socialnämnd beslutar i ärendet. Information om upphandlingsbeslutet skickas per e-post till den adress som anbudsgivaren angett i anbudet. För upphandlingen görs ett ramavtal, vars alla villkor har bekräftats. Serviceproducenter väljs till ramavtalet på basis av beställarens mängdbehov och den helhetsekonomiska förmånligheten. Staden köper platser enligt sina anslag och behov av de producenter som fått den bästa placeringen i anbudstävlingen med ramavtalets villkor. Helsingfors stad ingår ett ramavtal med de valda producenterna och bekräftar årligen ett minimiantal platser som staden köper. Vid val av placering för enskilda klienter beaktas förutom den helhetsekonomiska förmånligheten även klientens individuella behov. Upphandlingsmängderna i anbudsbegäran eller dess bilagor är uppskattningar och avtalet utgör inte en mängdförpliktelse för beställaren. Om ingen av de erhållna anbuden motsvarar beställarens anbudsbegäran eller omständigheterna förändras under anbudstävlingen så att beställaren inte kan utnyttja anbudstävlingens resultat, kan beställaren avbryta upphandlingsförfarandet delvis eller helt. 1.3 Upphandlingsanmälan En upphandlingsanmälan har skickats för publicering 04.04.2012 i den elektroniska databasen www.hankintailmoitukset.fi.
2(9) Om de olika språkversionerna av anbudsbegäran eller dess bilagor står i strid med varandra, följs den finska versionen. 1.4 Avtalsvillkoren och avtalets uppkomst Avtalsvillkor Avtal som sluts om upphandlingen upprättas med villkor enligt utkastet till upphandlingsavtal (bilaga 2). På avtalet tillämpas av Handels- och industriministeriet bekräftade Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster (JYSE 2009) till de delar som anges i utkastet till upphandlingsavtal. Ovan nämnda allmänna avtalsvillkor finns tillgängliga på Internet på adressen: http://www.vm.fi/vm/sv/04_publikationer_och_dokument/01_publikationer/08_ovriga_publika tioner/20100217allmaen/jyse_2009_tjaenster.pdf. Avtalets uppkomst Ett bindande avtal för upphandlingens objekt mellan den valda serviceproducenten och staden uppkommer inte förrän båda parterna har undertecknat avtalet. Avtalsperiod Avtalet träder i kraft när båda parterna har undertecknat det och avtalet gäller i fyra (4) år. Avtalsperioden beräknas börja den 1 januari 2013 och upphöra den 31 december 2016. Option Beställaren förbehåller sig dessutom rätten att förlänga avtalet med högst två (2) år (option). Beställaren beslutar om förlängningen senast sex (6) månader före avtalets utgång. Väntetid Upphandlingsenheten kan inte sluta upphandlingsavtal och verkställa upphandlingen innan 21 dagar har förflutit från det att i upphandlingsförfarandet deltagande kandidater har fått upphandlingsbeslutet med ansökningsanvisningar för kännedom. 1.5 Inlämning av anbud Anbuden ska vara framme 11.05.2012 kl. 15.00. Försenade anbud utesluts ur upphandlingsförfarandet. Vi ber att få ert anbud i två exemplar i ett slutet kuvert till adressen: Helsingfors stad Socialverket/Upphandlingsenheten PB 7007, 00099 HELSINGFORS STAD (Besöksadress: Berghälls ämbetshus, Andra linjen 4 A) Anbudet bör vara giltigt fram till den 1 januari 2013. Anbudskuvertet ska märkas med Anbud, ärendets diarienummer HEL 2012-002063 samt texten Dygnet runt serviceboende för äldre.
3(9) Dessutom ska anbudet lämnas i elektronisk form på ett USB-minne eller en CD-skiva i samma kuvert med pappersversionen. Om den elektroniska versionen och pappersversionen av anbudet skiljer sig åt, har anbudets pappersversion prioritet. 2 PRINCIPER FÖR BEDÖMNING AV ANBUDSGIVARENS LÄMPLIGHET Anbudsgivaren utesluts från upphandlingsförfarandet om anbudsgivaren eller underleverantören berörs av en obligatorisk grund för uteslutning enligt 53 i upphandlingslagen. Anbudsgivaren utesluts från upphandlingsförfarandet om anbudsgivaren eller underleverantören berörs av en obligatorisk grund för uteslutning enligt 57 i upphandlingslagen (anbudsgivaren eller underleverantören finns inte upptagna i handelsregistret eller anbudsgivaren har inte erforderligt tillstånd för att prestera tjänsten som upphandlas) som nämns senare i punkt 3.2 i anbudsbegäran. Anbudsgivaren kan uteslutas från upphandlingsförfarandet om anbudsgivaren eller underleverantören berörs av en prövning underkastad grund för uteslutning enligt 54 i upphandlingslagen. Anbudsgivaren utesluts från upphandlingsförfarandet om anbudsgivaren eller underleverantören inte fyller upphandlingsenhetens minimikrav för lämplighet. 3 GRUNDER FÖR UTESLUTNING OCH UTREDNINGAR SOM BEGÄRS SEPARAT Upphandlingsenheten begär nedan nämnda intyg och utredningar endast av de anbudsgivare som efter en preliminär anbudsjämförelse verkar bli utvalda. Alla nämnda intyg och utredningar får vara högst tre månader gamla. Tidsgränsen räknas från tidpunkten då upphandlingsenheten har fått dokumenten. Intygen och utredningarna behöver inte lämnas om uppgifterna om serviceproducenten eller underleverantören finns tillgängliga på servicen www.tilaajavastuu.fi innan upphandlingsavtalet ingås. 3.1 Betalning av skatter och socialskyddsavgifter Anbudsgivaren bör på upphandlingsenhetens begäran lämna följande utredning. Om anbudsgivaren använder sig av underleverantörer ska en utredning lämnas även om de underleverantörer som upphandlingsenheten begär. Skattemyndigheternas intyg över betalda skatter och socialskyddsavgifter eller ett intyg över en skatteskuld eller att en betalningsplan för skatteskulden har gjorts. Arbetspensionskassans och/eller försäkringsbolagets intyg över tecknad pensionsförsäkring och betalda försäkringspremier eller utredning över att en betalningsplan gällande förfallna försäkringspremier har gjorts. 3.2 Registeruppgifter och uppgifter om tillstånd för att producera servicen
4(9) Anbudsgivaren bör på upphandlingsenhetens begäran lämna följande utredning. Om anbudsgivaren använder sig av underleverantörer ska en utredning lämnas även om de underleverantörer som upphandlingsenheten begär. Utdrag ur handelsregistret Uppgifter från förskottsuppbördsregistret enligt lagen om förskottsuppbörd Uppgifter om arbetsgivarregistrering Registreringsuppgifter om mervärdesskattepliktighet enligt mervärdesskattelagen Utredning över kollektivavtal som tillämpas för arbetet eller de centrala arbetsvillkoren Tillståndsuppgifter för utförandet av servicen Om anbudsgivaren inte är registrerad i något av ovan nämnda register ska orsaken därtill förklaras. 4 MINIMIKRAV FÖR ANBUDSGIVARENS LÄMPLIGHET OCH UTREDNINGAR SOM SKA BIFOGAS TILL AN- BUDET Anbudsgivaren ska uppfylla följande krav gällande den ekonomiska ställningen och den tekniska prestationsförmågan samt bifoga till sitt anbud utredningar skilt för varje krav över hur kraven uppfylls. 4.1 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska med hänsyn till upphandlingens art och omfattning ha tillräckliga ekonomiska förutsättningar att leverera den tjänst som upphandlingen gäller. För att uppfylla detta krav bedöms anbudsgivarens soliditet, betalningsförmåga, lönsamhet och kreditvärdighet på basis av erhållna uppgifter. Anbudsgivaren ska bifoga följande utredning till anbudet: Anbudsgivarens bokslutsdokument från föregående räkenskapsperiod. Om anbudsgivaren inte kan lämna bokslutsuppgifter därför att företaget nyligen inlett sin verksamhet kan anbudsgivaren ge en utredning över sin soliditet och betalningsförmåga på ett annat sätt som godkänts av upphandlingsenheten. Dessutom förbehåller sig upphandlingsenheten rätten att kontrollera anbudsgivarens kredituppgifter hos instanser som upprätthåller dessa uppgifter. 4.2 Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska ha tecknat en tillräcklig ansvarsförsäkring med hänsyn till upphandlingens slag och omfattning när tjänsteproduktionen inleds. Ansvarsförsäkringen ersätter tredje part för skador som uppstått vid serviceproduktionen.
5(9) Anbudsgivaren ska bifoga följande utredning till anbudet: 4.3 Yrkeskompetens Försäkringsbolagets intyg över tecknad ansvarsförsäkring och dess innehåll och över betalda försäkringspremier eller en försäkran om att anbudsgivaren kommer att teckna ovan nämnda försäkring innan tjänsteproduktionen inleds. Personer som ansvarar för serviceproduktionen ska uppfylla kraven på utbildning och erfarenhet (se Servicebeskrivningen bilaga 1, kapitel 5.6, punkt 3). Anbudsgivaren ska bifoga följande utredning till anbudet: Utredning över de serviceansvariga personernas kompetens. Om de personer som ansvarar för serviceproduktionen är utsedda bifogas en utredning över deras utbildning och arbetserfarenhet. Om de ansvariga personerna inte har utsetts i detta skede bifogas en utredning av hur kravet kommer att uppfyllas när verksamheten inleds. Den ovan avsedda utredningen kan vara en av anbudsgivaren egenhändigt uppgjord och bestyrkt utredning över personens utbildning och yrkeskompetens (från tidigare arbetsuppgifter) eller kopior av personens examensbetyg och meritförteckning. 5 UNDERLEVERANS 5.1 Anmälning om och beskrivning av underleverans Anbudsgivaren kan producera stödtjänster för serviceboende för äldre, såsom måltids- och städtjänster, som underleverans. Underleverans kan användas för vårdpersonalen gällande vikariat för sjukledigheter samt vid brist på arbetskraft. Om anbudsgivaren använder underentreprenörer ska anbudsgivaren i sitt anbud: ange vilken del av avtalet som man avser lämna till tredje part som underleverans samt detaljerat beskriva underleverantörens ovan nämnda andel och namnge föreslagna underleverantörer (namn, FO-nummer, adress). Anbudsgivaren ansvarar för sin underleverantörs arbete som för sitt eget. 5.2 Minimikraven för underleverantörens lämplighet och utredningar som bifogas till anbudet Minimikraven för eventuella underleverantörers lämplighet och vissa uteslutningsgrunder presenteras i kapitel 2 och 3 i denna anbudsbegäran. De underentreprenörer som anbudsgivaren anmäler ska med hänsyn till upphandlingens slag och omfattning ha en tillräcklig erfarenhet av den del av avtalet som berör underentreprenören. 6 ANVISNINGAR FÖR ATT UPPRÄTTA ANBUD
6(9) 6.1 Anbudens överensstämmelse med anbudsbegäran Upphandlingsenheten är skyldig att förkasta anbudet som stridande mot anbudsför-frågan, om det i anbudet finns sådant fel eller sådan brist som omöjliggör en objektiv jämförelse av de anbud som överensstämmer med anbudsbegäran. Anbudet förkastas om t.ex. om den erbjudna servicen inte motsvarar upphandlingens objekt eller om anbudet till någon annan del strider mot anbudsbegäran (innehåller t.ex. villkor som strider mot anbudsbegäran). 6.2 Att upprätta anbud och information som ska lämnas för jämförelse av anbud Anbudet ska lämnas i begärt format (se punkt 1.5) på finska eller svenska. Anbudet ska innehålla alla de begärda uppgifter som krävs för bedömning och jämförelse av anbuden. Om anbudsgivaren vill ge ett anbud på flera än en serviceform som ska upphandlas, ska anbudsgivaren göra ett separat anbud för varje delobjekt i upphandlingen. 6.3 Angivande av anbudspris Anbudsgivaren ska ange ett fast pris per klient per vårdmånad för de två första prisperioderna (1.1.2012 31.12.2014) utan mervärdesskatt (moms 0 %). Priset uppges separat i Anbudsblanketten (bilaga 4) där det även finns närmare anvisningar för angivande av priset. I Avtalsutkastet (bilaga 2) redogörs närmare för prisjusteringar under avtalsperioden samt för avgifter som betalas för klientens frånvarodagar. 6.4 Delanbud och alternativa anbud Upphandlingsenheten tar endast emot delanbud om de serviceformer som nämns under punkt 1.1 i denna Anbudsbegäran. Anbud kan göras för en eller flera ovan nämnda serviceformer. Alternativa anbud är inte tillåtna. Med alternativt anbud avses i denna upphandling ett anbud som erbjuder någon annan service än den i servicebeskrivningen. 6.5 Upphandlingsdokumentens offentlighet och anbudsgivarens affärshemligheter Upphandlingsbeslutet med bilagor är offentliga efter att beslutet undertecknats. De övriga upphandlingsdokumenten är offentliga efter att avtal slutits. Anbudsgivaren har rätt att få information om upphandlingsdokumenten efter att beslutet undertecknats Anbudsgivaren ska lämna de uppgifter i anbudet som denne betraktar som af-färshemligheter i en separat bilaga. Staden bedömer om informationen som presenterats som affärshemligheter ska hemlighållas enligt lag. Prisinformation som används i jämförelsen av anbud anses inte vara en affärshemlighet.
7(9) Om anbudsgivaren inte hävdar affärshemligheter på ovan angivet sätt, har staden rätt att betrakta anbudsgivarens anbud som offentligt i sin helhet. Tidpunkten när anbud blir offentligt bestäms enligt sätt som angivits ovan. 6.6 Övriga villkor och anvisningar för lämnande av anbud Anbudsgivaren godkänner villkoren i anbudsbegäran med bilagor genom att lämna ett anbud på denna anbudsbegäran. Anbudsgivaren har inte rätt till någon ersättning för upprättat anbud. Upphandlingsenheten lämnar de valda anbudsgivarnas namn- och kontaktuppgifter samt grunduppgifterna för den upphandlade tjänsten kvartalsvis till skattemyndigheten på serviceorten under avtalstiden. De uppgifter som lämnas är anbudsgivarens namn, FO-nummer, kontoslag och eurobelopp. 6.7 Angivelse av anbudsgivarens elektroniska kontaktuppgifter Anbudsgivaren ska i sitt anbud uppge sin e-postadress för elektroniska delgivning av upphandlingsbeslutet. Den begärda kontaktuppgiften ska uppges på anbudets Pärmblad (bilaga 8). 7 JÄMFÖRELSE AV ANBUD Urvalsgrunden för det bästa anbudet är den helhetsekonomiska förmånligheten. Anbuden jämförs så att anbud på samma delobjekt (serviceform) jämförs sinsemellan. Den helhetsekonomiska förmånligheten avgörs med vägning av följande urvalsgrunder: a) PRIS 90 % b) KVALITET 10 % I. Lokaler 7p II. Kvalitetskontroll 3p Beräkningsformeln för priset beskrivs detaljerat i Anbudsblanketten (bilaga 4). Den helhetsekonomiska förmånligheten avgörs enligt följande: Pris Serviceproducenten ombeds ange ett fast pris per klient per vårdmånad utan mervärdesskatt. Priset består av hyra, grundavgift, måltidsavgift samt serviceavgift (se förutom Anvisningar, bilaga 7). Som anbudens jämförelsepris används ett pris som är vägt med grundavgiftens storlek enligt följande: Jämförelsepris = (helhetspris + grundavgift x 1,5 ) / 1,5
8(9) Det till jämförelsepriset förmånligaste anbudet får jämförelsepoäng enligt prisets viktprocenttal. De övriga anbudens jämförelsepoäng beräknas för prisets del enligt följande: Prisets jämförelsepoäng = jämförelsepris för det förmånligaste anbudet (a) dividerat med ifrågavarande anbuds jämförelsepris (b) gånger prisets viktprocenttal (c). Formel: (a/b) x (c). Kvalitet Anbuden får kvalitetspoäng som påverkar anbudsjämförelsen enligt följande: LOKALER Minst 90 % av klienterna har enkelrum med egna sanitetsutrymmen. Klienterna har hinderfritt tillträde från boendeenhetens utrymmen till en trygg gård. KVALITETSKONTROLL Serviceboendeenheten använder ett auktoriserat kvalitetskontrollssystem, som även omfattar en regelbunden utomstående certifiering och/eller självbedömning. 5 p 2 p 3 p Dessutom skickas certifieringens/självbedömningens resultat till beställaren. Det anbud som fått de högsta absoluta poängen för kvalitetskriterierna får jämförelsepoäng enligt viktprocenttalet för kvaliteten. De övriga anbuden får jämförelsepoäng för kvaliteten enligt följande: Jämförelsepoäng för kvaliteten = anbudets absoluta poängtal (b) divideras med det absoluta poängtalet av anbudet som fått högsta antal absoluta poäng (a), och kvoten multipliceras med viktprocenttalet för kvaliteten (c). Formel: (b/a) x (c). Den helhetsekonomiska förmånligheten Anbudens jämförelsepoäng adderas och det anbud som fått mest poäng är helhetsekonomiskt det förmånligaste. 8 KOMMUNIKATION Eventuella specifika frågor som berör upphandlingen ska skickas före den 20.4.2012 till adressen sosv.hake.tarjouspyynnot@hel.fi. Meddelandet rubriceras med Vanhusten ympärivuorokautinen palveluasuminen och ärendets diarienummer HEL 2012-002063. Frågorna bör ställas på finska. Frågorna som ställts och de givna svaren sammanfattas och publiceras elektroniskt senast den 27.4.2012 på adressen: http://www.hel.fi/hki/sosv/fi/hallinto/tarjouskilpailut. Eventuella preciseringar till anbudsbegäran meddelas i samband med svaren. Anbudsgivaren är skyldig att beakta ovan nämnda preciseringar samt svaren på de ställda frågorna i anbudsgivningen.
9(9) Tuulikki Siltari köpservicechef ansvarsområdet äldreomsorg Maritta Jääskeläinen inköpschef Bilagor BILAGA 1 BILAGA 2 BILAGA 3 BILAGA 4 BILAGA 5 BILAGA 6 BILAGA 7 BILAGA 8 Servicebeskrivning Utkast till avtal Blankett för basuppgifter Anbudsblankett Personalblankett Ansvarstabell Anvisningar Pärmblad