42 Konkurrensutsättande av fastighetsservicen, val av serviceproducent

Transkript

1 524/ Konkurrensutsättande av fastighetsservicen, val av serviceproducent Beslutsförslag Gemensamma kyrkofullmäktige 1) väljer företaget Coor Service Management LP Oy till producent för fastighetsservicen för åren , 2) ger fastighetsdirektören fullmakt att bereda och underteckna serviceavtalet samt att vid behov göra smärre ändringar av teknisk natur. Beslutsförslaget godkändes. Beslutshistoria Gkr Beslutsförslag Beslut Gemensamma kyrkorådet föreslår för kyrkofullmäktige att 1) Coor Service Management LP Oy väljs till serviceproducent för fastighetsservicen för åren ) ger fastighetsdirektören fullmakt att bereda och underteckna serviceavtalet samt att vid behov göra smärre ändringar av teknisk natur i detta. 3) dessutom besluter kyrkorådet att med en månad förlänga det nuvarande serviceavtalet med ISS-Palvelut Oy, dvs till utgången av oktober Beslutsförslaget godkändes. Redogörelse Samfälligheten inledde upphandlingsförfarandet för samfällighetens fastighetsservice. Upphandlingsannonsen publicerades den på HILMA. Upphandlingen görs som öppen process där upphandlingsen-

2 heten publicerade upphandlingsannonsen och alla intressenter gavs möjlighet att delta. Värdet på upphandlingen uppskattades överskrida det i 16 L om upphandling avsedda tröskelvärdet (EU-tröskelvärdet). Upphandlingen omfattar fastighetsservicen i 92 fastigheter. Servicehelheten som upphandlas för högst 4 år består av managementtjänster samt styrningen av följande 7 serviceformer: energi- och driftsservice, fastighetsskötsel, underhåll av ventilationssystem, underhåll av rörsystem, pump- och brunnsunderhåll, underhåll av brand- och räddningssystem, städservice samt bevakning (option). Upphandlingsenheten meddelade i begäran om anbud att man kommer att välja det totalekonomiskt fördelaktigaste anbudet, dock med förbehållet att alla givna anbud kan avvisas. Inom fataljetiden ( kl 12:00) inlämnades fem anbud till upphandlingsenheten. Anbudsgivarna: ISS Palvelut Oy RTK-Palvelu Oy Lassila & Tikanoja Oyj Are Oy Coor Service Management LP Oy Protokollet från öppnandet av anbuden som bilaga. Genom att gå igenom anbudsgivarnas anbudsblanketter och -tabeller kontrollerades att anbuden överensstämde med anbudsbegäran. Man kontrollerade att de erforderliga prisraderna fyllts i korrekt och att formeln för jämförelseprisen inte förändrats. Samtliga anbudsgivares anbud överensstämde med anbudsbegäran och följaktligen gick man vidare för att utvärdera anbudsgivarnas lämplighet. För att kontrollera att anbudsgivarna uppfyller de uppställda minimikraven gick man igenom de bilagor som inkrävts av respektive anbudsgivare. Anbudsgivarna ombads komplettera de brister som uppdagades. Upphandlingsenheten ansåg att det vore orimligt att förkasta samtliga anbudsgivare på grund av smärre brister och följaktligen ansåg man att anbudsgivarna därigenom behandlades likvärdigt. Fem krav ställdes på anbudsgivarnas lämplighet. Hur anbudsgivarna uppfyllde dessa krav framgår av bilagan. I fråga om uppfyllandet av lämplighetskraven kontrollerades beställaransvaret, företagens ekonomiska ställning, underleverantörernas i L om beställaransvar avsedda intyg samt anbudsgivarens erfarenhet och verksamhetsbeskrivning. Anbudsjämförelsen gjordes enligt den i anbudsbegäran nämnda utvärderingsmetoden, utvärderingsgrunderna och viktningen samt på basis av objektiva, icke missgynnande grunder. Poängen som respektive anbudsgivare fick i jämförelsen framgår av bilagan. Anbuden jämfördes

3 enligt de metoder, utvärderingsgrunder och den viktning som angetts i anbudsbegäran. Poängsättningen/anbudsgivare framgår av bilagan. Vid bedömningen av anbudens totalekonomiska effekt användes följande definitioner: Kvalitet (sammanlagt 60% av den totala poängsumman) Serviceproducentens erfarenhet Hur har servicen organiserats Verksamhetsmodell Kvalitet och miljö Pris (sammanlagt 40 % av den totala poängsumman) I fråga om pris bedömdes anbudsgivaren med vitsorden 0-5. Anbudsgivaren med det lägsta priset fick 5 poäng. Övriga anbudsgivares poäng gavs enligt följande: anbudsgivarens poäng = (lägsta pris/anbudsgivarens pris) * 5 poäng. Det totalekonomiskt fördelaktigaste anbudet gavs av Coor Service Management LP Oy, som i jämförelsen fick 5,00 / 5 poäng. Anbudsgivarnas poängsättning framgår av bilagan. Totalpoäng sammanlagt (100 %, 0-5p) ISS Palvelut Oy, 2,85p + 1,82p = 4,67p Lassila & Tikanoja Oyj, 3,00p + 1,99p = 4,99p Are Oy, 2,85p + 1,69p = 4,54p Coor Service Management LP Oy, 3,00p + 2,00p = 5,00p Skillnaderna är obetydliga och följaktligen blev priset den avgörande faktorn. Det totalekonomiskt fördelaktigaste anbudet gavs av Coor Service Management Oy. Coor Service Management Oy:s fastprisanbud var ,09. Totalpriset blir alltså ,09 /år inkl moms 24%. Därtill kommer kostnaderna för sådana tjänster som faktureras till enhetspris. Anbudspriset för dessa var på basis av det uppskattade årsbehovet ,04 inkl moms 24%. Totalkostnaden per år för servicen till fastpris och uppskattad service till enhetspris blir följaktligen ,13 (inkl moms 24%). Totalkostnaden täcker ändå inte alla arbeten som utförs separat (separata uppgifter enligt serviceavtalet). Till denna kategori räknas bl a snöröjning på hustak, bortforslande av snö, diverse reparationsunderhåll samt flera andra separata serviceuppgifter).

4 Jämfört med det tidigare serviceavtalet fanns i begäran om anbud vissa preciseringar och nyheter. Följaktligen kan en klar kostnadsjämförelse med tidigare avtal inte göras. Det förra avtalet innehöll t ex inte städningen av Församlingarnas hus ( ) och inte heller trappstädning ( ), dvs sammanlagt Dessa belopp ingår i de fasta kostnaderna i den nu givna offerten. Det fördelaktigaste anbudet är ändå något fördelaktigare än resultatet av motsvarande konkurrensutsättning Då gav ISS-Palvelut Oy det fördelaktigaste anbudet, Då ramen för driftsbudgeten blir snävare är alla kostnadsinbesparingar välkomna. Man kan konstatera att konkurrensutsättningen medfört inbesparingar. Beträffande bevakningen gavs optionsbaserade anbud. Priset på bevakningstjänsterna bygger på ett uppskattat antal larmbesök (30/månad), vilket jämfört med nuvarande avtal höjer de fasta bevakningskostnaderna. Totalpriset för bevakningstjänsterna (option) är ,48 (inkl moms 24%). Nuvarande bevakningsavtal löper ut vid utgången av september Beslutsförslag om bevakningen ges inte ännu eftersom separata avtalsförhandlingar om detta förs under sommaren. Senare ges ett separat upphandlingsförslag till gemensamma kyrkorådet beträffande bevakningstjänsterna. Förslag till upphandlingsbeslut Upphandlingsenheten har hållit ett s k utredningsmöte med Coor Service Management LP Oy, som gett det totalekonomiskt fördelaktigaste anbudet. Företaget ägs av det europeiska placeringsbolaget Cinven. Coor använder för hustekniska frågor som underleverantör Consti Talotekniikka Oy vars största ägare är den inhemska kapitalplaceraren Intera Partners. Coors och Constis sammanräknade omsättning överstiger 135 mn och personalstyrkan överstiger personer. Coor Service Management grundades 1998 som en del av Skanskakoncernen. I Finland har bolaget verkat sedan Coor köpte år 2011 Lujapalvelut Oy av företaget Lujapalvelu och blev därigenom betydligt större, särskilt i fråga om städ- och fastighetstjänster. Coor Service Management har nu gått in för att introduceras på Stockholmsbörsens Nasdaq huvudlista. Constis bakgrund består uppvisar ett flertal företagsköp (entreprenörer inom husteknik, renovering, fasad). Under utredningsmötet konstaterades att anbudet och de i detta upptagna detaljerna överensstämde med anbudsbegäran och de mål som samfälligheten ställt. Avtalet med ISS-Palvelut Oy gällande nuvarande fastighetsservicepaket löper ut i slutet av september 2015.

5 Gemensamma kyrkofullmäktige sammanträder nästa gång den Därför är det motiverat att förlänga nuvarande avtal med ISS-Palvelut Oy till utgången av oktober 2015 så att upphandlingsbeslutet och de på detta baserade avtalsarrangemangen samt övertagandet av serviceuppdraget kan slutföras på ett förnuftigt sätt. Bilagor 5 kiinteistöpalvelu_ avauspöytäkirja 6 kiinteistöpalvelu_voittanut tarjous 7 kiinteistöpalvelu_hankintapäätös

6