SAMKOMMUN Sammanträdesdatum Sida Samkommunsstyrelsen

Transkript

1 Samkommunsstyrelsen Tid Fredag kl Plats Loftet DELTAGARE Erkki Peltonen Marcus Beijar Lena Granholm Virva Hirvi-Nevala Anette Häggdahl Mika Mäkisalo Mikael Vironen ordförande viceordförande ledamot ledamot ledamot ledamot ledamot Leena Ollila direktör Päivi Tuominen sekreterare Tommi Pullola arbetsledare Mika Kokko arbetsledare Pia Reini 23 Minna Huhta 23 Maria Backman Vasa stad 23 Erkki Peltonen Päivi Tuominen Underskrifter Ordförande sekreterare JUSTERING AV Plats och tid: / 2014 PROTOKOLLET Utses att Justera Marcus Beijar Anette Häggdahl PROTOKOLLET OMFATTAR Paragrafer: Sammanlagt Sidor PROTOKOLLET Plats och tid: Botniahallen FRAMLAGT TILL PÅSEENDE Bevittnar Utdragets riktighet bestyrker Besvärsanvisning som bilaga

2 Samkommunsstyrelsen Ärenden Sammanträdets laglighet Protokollsjusterare 19 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN UPPHANDLING AV STÄDTJÄNSTER TILL VASA ARENA OCH BOTNIAHALLEN FÖRNYANDE AV DE GAMLA ROSTANGRIPNA SALTLÖSNINGSRÖREN I VAASA ARENAS MASKINRUM FÖRNYANDE AV BELYSNINGEN I BOTNIAHALLEN STYRELSENS SEMINARIUM... 9

3 Samkommunsstyrelsen GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Den till kallelsen bifogade föredragningslistan godkänns. Beslut Godkändes.

4 Samkommunsstyrelsen UPPHANDLING AV STÄDTJÄNSTER TILL VASA ARENA OCH BOTNIAGHALLEN Vasa stads Upphandlingsservicecentral har på uppdrag av Samkommunen Vasaregionens Arenor inbegärt anbud på städtjänster i Vaasa Arena och Botniahallen för en ny tvåårig avtalsperiod. Målavtalstid är , vartill avtalet genom beslut av beställaren kan förlängas med högst två (2) separata optionsår. För Vaasa Arena gäller det heldagsstädservice årligen under tiden och för Botniahallen veckoslutsstädning årligen under tiden Det är fråga om en tjänsteupphandling, vilken som helhet överstiger EU:s tröskelvärde och om vilken en på öppet förfarande baserad upphandlingsannons publicerades i Hilma ( och i databasen TED (Tenders European Daily) Anbudshandlingarna publicerades i Tarjouspalvelu.fi -portalen och en länk till anbudsförfrågningen fanns också på Vasa stads webbsidor under Öppna anbudsförfrågningar. Tiden för inlämnande av anbud gick ut kl och inom utsatt tid lämnades anbud av: ISS Palvelut Oy, Lassila & Tikanoja Oyj, Pohjanmaan Siivous Oy, RTK- Palvelu Oy samt SOL Palvelut Oy. Bedömning av behörighet Alla fem anbudsgivare deltog i handledda studiebesök vid städobjekten, vilket var ett villkor för inlämnande av anbud. I anbuden ingick också alla inbegärda utredningar och anbudet stämde också i övrigt överens med anbudsförfrågningen. Sålunda kunde alla anbudsgivare godkännas till anbudsjämförelseskedet. Jämförelse av anbuden I anbudsförfrågan uppgavs den totalekonomiska förmånligheten som grund för valet av anbud med jämförelsekriterierna: 1) Pris för städning i Vaasa Arena 60 % (max. 60 poäng) 2) Offererat effektivitetstal för städning i Vaasa Arena 20 % (max. 20 poäng) 3) Pris för veckoslutsstädning i Botniahallen 20 % (max. 20 poäng) Maximipoängen i anbudsförfrågningen var således 100 poäng och den anbudsgivare som fått mest poäng meddelades bli vald som avtalsleverantör av städtjänster.

5 Samkommunsstyrelsen På basis av jämförelsegrunderna enligt anbudsförfrågningen blev den slutliga prioritetsordningen följande: 1) SOL Palvelut Oy 97,80 poäng 2) RTK-Palvelu Oy 95,80 3) ISS Palvelut Oy 87,75 4) Pohjanmaan Siivous Oy 84,04 5) Lassila & Tikanoja Oyj 74,29 Jämförelsetabell/jämförelse av anbudens totalekonomiska förmånlighet finns som kompletterande material. Styrelsen väljer som avtalsleverantör av städtjänster i Vaasa Arena och Botniahallen SOL Palvelut Oy, som lämnat det totalekonomiskt förmånligaste anbudet. Beslut Godkändes.

6 Samkommunsstyrelsen FÖRNYANDE AV DE GAMLA ROSTANGRIPNA SALTLÖSNINGSRÖREN I VAASA ARENAS MASKINRUM Arbetsledare T. Pullola I samband med förnyandet av styrenheterna för kylkompressorerna utbyts också lösningstemperaturgivare, så att de passar ihop med det nya systemet. I samband med bytet av de nya temperaturgivarnas fickor framgick det att de gamla saltlösningsrören är i verkligt dåligt skick. Rören under isoleringarna hade delvis rostat sönder, varvid de måste förnyas omedelbart. Förnyandet av styrenheterna för kylkompressorer har beställts från Johnson Control Oy, och eftersom man i samma sammanhang bör göra alla med detta fast anknutna maskintekniska arbeten, är det motiverat att samma företag som också hela tiden har skött servicen för anläggningen, utför det här arbetet som kräver brådskande åtgärder. Enligt anbudet räcker arbetet 2-3 veckor och kostar cirka moms 0 %. Styrelsen beslutar lägga till kostnaden för byte av de rostangripna saltlösningsrören till investeringarna som täcks med avskrivningsfinansiering. Beslut Godkändes.

7 Samkommunsstyrelsen FÖRNYANDE AV BELYSNINGEN I BOTNIAHALLEN Arbetsledare Mika Kokko I budgeterna för åren 2014 och 2015 har reserverats för förverkligande med samkommunens egen avskrivningsfinansiering förnyande av belysningen i Botniahallen speciellt av energisparskäl. Belysningen bildar en betydande del av hallens elförbrukning (80-90 %). Eftersom det på marknaden har kommit ny energibesparande belysningsteknik, har man beslutat ersätta belysningen med modern och möjligast effektiv teknik. Hallens belysning har skötts med flermetallampor, som för närvarande håller på att försvinna ur användning och som förbrukar mycket energi. Av dessa är 235 st W och 21 st W. Behovet av service och av lampbyte är på årsnivå stort, eftersom lampornas livstid är kort. Hösten 2013 inleddes en kartläggning gällande ändring av hallbelysningen med sikte på bättre energieffektivitet. Vårvintern 2014 lät vi Caverion Oy göra en energibesiktning och viktiga energisparobjekt hittades uttryckligen i hallbelysningen. Enligt Caverion Oy:s utredning är det möjligt att uppnå en inbesparing på upp till 80 % av Botniahallens elförbrukning. Målet är också att höja Botniahallens belysningsstandard, så att den uppfyller belysningsstandarden BS 12193/2007 för idrotts- och motionsplatser. Ytterligare besparingar erhålls också genom ny manövrering och gruppering av belysningen så att den blir ändamålsenlig samt i och med minskade eleffektavgifter. I belysningsmanövreringen beaktas också storevenemang, som har olika krav och önskemål gällande belysningen. Belysningsprojektet konkurrensutsätts av Vasa stads upphandlingsservicecentral, för att ett så här pass betydande sparobjekt ska kunna utnyttjas omedelbart och

8 Samkommunsstyrelsen all nytta av den nya tekniken tas i bruk t.o.m. innan nästa säsong inleds. För projektet har ansökts och på vissa villkor beviljats energibidrag av arbets- och näringsministeriet, 35 % av den totala investeringen. Därför är det förnuftigt att avskrivningsfinansieringsinvesteringen år 2015 flyttas till år 2014 och den eventuellt resterande andelen betalas ur samkommunens avskrivningsfinansiering. Styrelsen beslutar godkänna konkurrensutsättningen av Botniahallens belysning och flyttar den ersättande investeringen år 2015 till år Den eventuellt resterande andelen betalas ur samkommunens avskrivningsfinansiering. Beslut Godkändes.

9 Samkommunsstyrelsen STYRELSENS SEMINARIUM Styrelsen diskuterar samkommunens aktuella ärenden och åtgärdsplaner. Antäcknas till kännedom. Beslut Antäcknades till kännedom.

10 Samkommunsstyrelsen