Frivilligarbete i 4H Frivilligledaren Per hjälper lägerdeltagarna mäta trädets höjd Hed-Mari Björkell 2007
Innehåll Inledning... 3 Vem är frivillig?... 4 Varför är frivilligarbetaren viktig för oss?... 4 Vad motiverar frivilligarbetaren?... 4 Frivilligarbetaren kan arbeta med olika uppgifter... 4 Vad hindrar personer från att ställa upp som frivilliga i 4H?... 5 Klar kommunikation och flexibilitet... 5 Motivera och belöna... 6 Rekrytering av frivilliga... 6 Arbetsinsatsen... 6 Sammanfattning... 7
Inledning Verksamheten i 4H behöver anställd personal. Den anställda personalens insats är grundläggande för hela organisationen, speciellt för nätverket och den kontinuerliga verksamheten. För att fungera såsom en medborgarorganisation och med knappa resurser kunna bevara och utveckla verksamheten behöver 4H dessutom frivilliga. Frivilligverksamheten kompletterar det övriga arbetet men kan aldrig ersätta det. Syftet med detta häfte är att definiera frivilligverksamheten i 4H och ge praktiska råd om rekrytering, premiering och utbildning av frivilliga.
Vem är frivillig? Med frivillig avser vi i detta häfte en person, ungdom eller vuxen, som hjälper till med olika uppgifter utan att vara i arbetsavtal med 4H. Hit hör många olika typers uppdrag allt från förtroendevalda till byklubbsledare. Personen får ingen egentlig lön men kan nog få ersättning för kostnader, som 4H-uppdraget medfört. Frivilligarbetarna kan delta sporadiskt i samband med e aktivitet eller regelbundet vara med i verksamheten. Alla frivilligarbetare är lika viktiga och alla behövs. Varför är frivilligarbetaren viktig för oss? Frivilligarbetare minskar arbetsbördan för dem som arbetar med lön inom organisationen. Frivilligarbetaren kan ge stöd såsom bollplank åt de anställda. Frivilligarbetare kan tillföra nya idéer och nya kunskap som utvidgar 4H:s verksamhetsfält. Frivilligarbetarna breddar 4H:s kontaktyta till samhället. Frivilligarbetet håller också kostnaderna nere så att det finns möjlighet för mer verksamhet. Vad motiverar frivilligarbetaren? Frivilligarbete är kompetensutvecklande. Frivilligarbetet ger möjlighet till personlig utveckling då frivilligarbetaren får dela med sig av sina erfarenheter och kunskaper och samtidigt erhålla ny kunskap. Frivilligarbetaren får utöva sitt intresse och samtidigt lära andra nya saker och kanske själv lära sig något nytt. Som frivilligarbetare träffar man nya människor, lär sig uppträda och argumentera och bygger ut sitt nätverk. Frivilligarbetaren kan på så sätt ha nytta av sitt frivilligarbete i framtiden, både inom studierna, inom arbetslivet och i livet i övrigt. För personer som har mycket ledig tid, till exempel pensionärer och arbetslösa, kan frivilligarbetet kännas speciellt viktigt. Frivilligarbetet kan också ge en bra motvikt till det dagliga arbetet. Gemenskapskänslan, tillhörigheten motiverar många att fortsätta att arbeta som frivilliga. Ungdomar som frivilliga måste få ha ett krav på att de skall ha egen nytta av frivilligarbetet. Frivilliga måste ges inflytande på organisationen. Det här är speciellt viktigt då det gäller att engagera unga. Unga frivilliga vill träffa andra unga och arbeta tillsammans med dem. Frivilligarbetaren kan arbeta med olika uppgifter Frivilligarbetaren kan komma med nya idéer om hur verksamheten kan utvecklas och stöd och uppmuntran åt dem som arbetar inom organisationen.
Frivilligarbetaren behövs för att marknadsföra och representera 4H, som ledare och hjälpledare vid olika 4H-evenemang, till exempel vid kurser, läger, tävlingar och resor. Frivilligarbetaren kan fungera som expert på olika evenemang och verka som en förebild för deltagarna. Frivilligarbetarna kan hjälpa till vid medelsanskaffningen genom att till exempel söka sponsorer. Frivilligarbetaren kan vikariera verksamhetsledaren vid plötsliga sjukdomsfall. Frivilligarbetaren hjälpa till med att ge handledning åt medlemmar som bor nära. I samband med marknader och inom byklubbsverksamheten behövs också alltid flera hjälpande händer. Frivilligarbetaren kan samla material till olika utställningar och ställa upp med transporter, som det alltid är problem med på glesbygden, och sprida information. Frivilligarbetaren kan hjälpa styrelsens ordförande med mötesarrangemang och delta i styrelsearbetet. Vad hindrar personer från att ställa upp som frivilliga i 4H? Den kanske viktigaste orsaken, som mänskor uppger då de inte kan ställa upp såsom frivillig är bristen på tid. En del har olämpliga arbetstider, en del studerar, en del sköter sina små barn o.s.v. Dagens mänskor är dessutom mycket mobila och vill inte binda sig för regelbundna aktiviteter. En annan orsak kan vara en rädsla för ansvar. Frivilligarbetaren kanske får för stora och abstrakta uppgifter som han eller hon har svårt att hinna/orka med. Frivilligarbetet är inte tillräckligt lockande Den frivilliga har alltför dålig kunskap om 4H. Klar kommunikation och flexibilitet Det är viktigt att tydligt förklara vad 4H behöver hjälp med. Det är också viktigt att lyssna på vilka intressen den frivilliga har. Uppgifterna måste klargöras och anpassa till den frivilliga. En ungdom, som har bara några veckor tid men som har många goda idéer måste få uppgifter, som motsvarar den tid ungdomen har till sitt förfogande för frivilligarbete. Frivilligarbetaren får inte lämnas ensam med sitt frivilligjobb utan den anställda måste finnas till handa och klappa på axeln och stöda och hjälpa. Frivilligarbetet får inte kännas som ett måste, utan ska kännas givande och trevligt för frivilligarbetaren. Frivilligarbetaren måste få information om hela 4H-verksamheten för att kunna se sitt jobb som en del av något större. Det är viktigt att frivilligarbetaren vet vad som förväntas av honom eller henne. Det är bra att inse att frivilliga kan leda till att verksamheten organiseras på ett nytt sätt och till att ny verksamhet kommer in..
Motivera och belöna Frivilligarbetaren får inte lön för sitt arbete, men han eller hon måste få någon slags belöning för sin insats. Den viktigaste belöningen är att den frivilliga ha kunnat utveckla sin kompetens. Frivilligarbetaren måste efter sitt engagemang konkret kunna formulera: Vad har jag gjort, vad har jag lärt mig och vad kan jag använda det jag lärt mig till? Unga frivilliga måste få intyg eller påteckning i en studiebok över sin insats. Alla kostnader, som frivilligarbetet förorsakat, måste erläggas. Den frivilliga kan naturligtvis donera vissa saker men detta måste man komma i så fall komma överens om på förhand. Det är viktigt att tacka de frivilliga i samband med avslutningar, årsmöten, i årsberättelser, med julkort och naturligtvis vid personliga möten. Om föreningen ordnar några resor eller andra trevliga evenemang så skall de frivilliga inbjudas. Föreningen kan också ordna speciella mötet för de frivilliga t.ex. ett gemensamt teaterbesök eller besök på en landsbygdsutställning, en ishockeymatch e.d. Föreningen kan också ordna utbildning och studiebesök som samtidigt höjer de frivilligas kompetens. Säg Tack för att du kom i stället för Slutar du redan? till den frivilliga. Föreningsengagemanget utvecklar olika kompetenser: Organisatorisk kompetens, ledarkompetens, förmedlingskompetens, samarbetskompetens, demokratisk kompetens, social kompetens, interkulturell kompetens och ansvarskompetens. Rekrytering av frivilliga Det kan ibland kännas svårt att rekrytera nya frivilligarbetare. Rekryteringen är tidskrävande och det kan kännas svårt att fråga frivilliga som man inte känner. De avlönade kan också känna att ansvaret för verksamheten är de avlönades. Det kan också kännas svårt att fråga nya frivilliga om man tidigare fått ett nej. Rekrytering av nya frivilliga kan ske på olika sätt. Man kan både fråga inom bekantskapskretsen, genom informationsbrev till medlemmarna samt via pressen och marknadsföring. Då man rekryterar nya frivilliga är det viktigt att man informerar om 4H, dess verksamhet och mål. Det är viktigt att ge information om hela organisationens verksamhet så att den frivilliga ser sammanhanget. Det är också betydelsefullt att betona vikten av frivilligarbete och att ge information om vad som förväntas av den frivilliga. Tänk mera på att rekrytera frivilliga som hjälp i olika projekt än för långvarigt ledarskap. Arbetsinsatsen Frivilligarbetet ska kännas som roligt och utmanande. Frivilligarbetaren måste känna att det hon eller han gör är meningsfullt och viktigt. Frivilligarbetaren ska få hjälpa till
med det hon eller han kan och få erkännande för det hon eller han gör. För att arbetet skall kännas meningsfullt för frivilligarbetaren är det av stor betydelse att frivilligarbetaren får arbeta med sådant som hon/han trivs med och att uppgifterna är tillräckligt omväxlande. Frivilligarbetaren måste också få känna sig delaktig i de beslut som fattas i föreningen och ta del av organisationens gemenskap. Frivilligarbetaren kan ofta ha nya och bra idéer som man inte som långtidsanställd kanske har tänkt på. Det är därför viktigt för hela organisationen att man lyssnar på frivilligarbetaren. Verksamheten inom en organisation sker ofta på lång sikt, men den frivilliga vill kanske vara med under en kortare tidsperiod. Det är därför viktigt att diskutera med den frivilliga om hur länge han eller hon kan tänkas vara med och hur mycket av sin egen tid den frivilliga kan tänka sig använda för arbetet. Frivilligarbetarens uppgifter kan vara korta engångsuppgifter. Frivilligarbetaren kan därefter få mer uppgifter efter hand enligt hans eller hennes egna resurser och preferenser. På det här sättet blir frivilligarbetarens uppgifter också mer mångsidiga och den frivilliga kan känna att arbetet är meningsfullt. Att definiera frivilligarbetarens uppgifter motiverar den frivilliga och gör det lättare att värva nya frivilliga. Erbjud hellre olika konkreta arbetsuppgifter än frivilligt ledarskap. Avtal med friviliga Skriv ett avtal med den frivilliga så undviker föreningen en del praktiska problem. I avtalet skall finnas Uppdraget så konkret som möjligt, rapportering, kontaktuppgifter och utlovade ersättningar. Modell såsom bilaga. Observera att avtalet inte är ett arbetsavtal. Frivilligarbetet i verksamhetsstatistiken I de lokala styrelserna finns frivilliga. Dessa bokförs normalt såsom medlemmar och då födelseåret anges förs de såsom ungdomsmedlemmar eller vuxna. Olika utvecklingsprojekt innehåller ofta talko eller vederlagsfritt arbete. Dessa timmar är att jämföra med egna penningmedel, varför bokföringen av dessa är ytterst viktiga liksom anteckningarna om hur arbetet hänför sig till projekten. Utbildning för frivilliga Allmänt Målsättningen med utbildningen av de frivilliga är att ledarna skall vara kunniga och inspirerande och orka med sina uppdrag. De lokala föreningarna ordnar ledarkurser och inspirationskvällar för exempelvis byklubbladare. Finlands svenska 4H ordnar årligen en träff för de förtroendevalda. Denna utbildning ordnas om möjligt i samband med någon annan finlandssvensk träff.
Ungdomarna hänvisas till ledarutbildning för unga ordnad av Kulturfonden i samarbete med SSC. Denna utbildning är allmän ledarutbildning och bör kompletteras med ett block med information om 4H:s vision, värderingar och verksamhet. Finlands svenska 4H eller distrikten ordnar vid behov utbildning om 4H som komplettering till nämnda ledarutbildning för unga samt utbildning för vuxna frivilliga vid behov. Utbildningen ordnas med kursfinansiering via SSC eller med projektfinansiering. Innehåll Grundutbildningen för frivilligarbetarna skall innehålla 4H:s vision, värderingar och verksamhet Barn och unga som målgrupp utveckling, värderingar Ledarskap Företagsamhet och företagsfostran allmänna principer Verksamhetsidéer, verksamhetsplanering och hantverk Sammanfattning Frivilligarbetaren kan marknadsföra och representera 4H hjälpa till vid läger, kurser, tävlingar och talkoarbeten. delta i styrelsearbetet vara en förebild för deltagarna hjälpa till med medelsanskaffningen vikariera den anställda vid plötsliga sjukdomsfall samla material till olika utställningar och hjälpa till med transporter hjälpa ordförande med mötesarrangemang Motivera den frivilliga genom att utlova kompetensutveckling informera om 4H:s vision, värderingar och hela verksamheten definiera konkreta arbetsuppgifter och dela upp dem i tillräckligt små delar ge tillräckligt ansvar och belöna ordna studiebesök, utbildning och sociala möten Belöna frivilligarbetaren med intyg över utfört frivilligarbete och rekommendationsbrev små gåvor, stipendier och julkort tack i årsberättelsen olika sociala tillställningar, t.ex. teaterkvällar eller resor utmärkelsetecken Nya frivilliga kan rekryteras genom att fråga inom bekantskapskretsen, informationsbrev till medlemmarna via pressen och marknadsföring
Avtal för frivilligarbete som byklubbledare Byklubbledaren planerar verksamheten i samarbete med klubbens medlemmar organiserar träffarna är ansvars- och stödperson under träffarna ställer gränser (gärna i samarbete med deltagarna och föräldrarna om barnen är små) skapar vi - anda i klubben rapporterar regelbundet till verksamhetsledaren om aktiviteterna Byklubb: Var: När: Verksamhetsperiod: Hur ordnas utbildning, stöd och handledning till den frivilliga: Hur ersätts och bokförs kostnaderna: Material Frivilligarbetarens resa Frivilligarbetarens kontonummer Rapportering: Vilka uppgifter, när och till vem Namn och kontaktuppgifter (tel och e-postadress) Frivilligarbetaren: 4H-föreningens verksamhetsledare: Övrigt: Alla ungdomsmedlemmar, som deltar i övervakade 4H-arrangemang t.ex. byklubbträffar är olycksfallsförsäkrade av 4H. Vuxna frivilligledare, som inte är medlemmar, har ingen centralt ordnad försäkring. Vid sjukdomsfall måste verksamhetsledaren kontaktas och byklubbmedlemmarna informeras. Frivilligarbetaren har tagit del av 4H:s vision och värderingar. Avtalet gäller följande tidsperiod: 4H-föreningens verksamhetsledare Frivilligarbetaren
Avtal för frivilligarbetare Uppdrag: Var: När: Behövs utbildning, stöd och handledning till den frivilliga och hur ordnas den i så fall? Hur ersätts och bokförs kostnaderna: Material Frivilligarbetarens resa Frivilligarbetarens kontonummer Rapportering: Vilka uppgifter, när och till vem Namn och kontaktuppgifter (tel och e-postadress) Frivilligarbetaren: 4H-föreningens verksamhetsledare: Övrigt: Alla medlemmar, som deltar i övervakade 4H-arrangemang t.ex. byklubbträffar är olycksfallsförsäkrade av 4H. Frivilligledarna, som inte är medlemmar, har ingen centralt ordnad försäkring. Vid sjukdomsfall måste verksamhetsledaren kontaktas och byklubbmedlemmarna informeras. Frivilligarbetaren har tagit del av 4H:s vision och värderingar. Avtalet gäller följande tidsperiod: 4H-föreningens verksamhetsledare Frivilligarbetaren