Introduktion för chefer Att börja som ny chef i en organisation ska kännas välkomnande och enkelt Omgivningen ska vara förberedd på att en ny chef börjar. Information ska ges på ett tydligt, metodiskt och systematiskt sätt. Den nya chefen ska snabbt och enkelt kunna inhämta information utan att behöva fråga runt. Den nya chefen ska bli presenterad i verksamheten, allt från arbetsplatsen till kommunen.
Innehållsförteckning Till dig som är rekryterande chef: Att tänka på inför introduktion 3 Planering av introduktion checklista 4 Program Välkommen 5 När den nya chefen börjar checklista 6 Bra att veta vem vänder jag mig till 7 Allmänt 8 Besök hos kommunövergripande stödfunktioner 9 10 Introduktionsdag för nya chefer i Vindelns kommun Material 11 12 2
Till dig som är rekryterande chef Vad du som chef ska tänka på inför introduktion av din nya chef 1. Planera introduktionen i god tid. 2. Avsätt tid inför introduktionen. 3. Göra ett individuellt program, se checklista Planering av introduktion. 4. in berörda personer fadder etc. 5. Följ checklistan och bocka av. 6. besök till respektive avdelning inom kommunen. 7. Vindelns kommun introduktion. 8. Uppföljning en gång per vecka under första månaden. 9. Uppföljning en gång per månad under första året. 3
Till dig som är rekryterande chef Planering av introduktion checklista Vad Vem Ansvar Datum Klart/Sign 1. Informera i verksamheten om att ny chef börjar (blankett i Chefshandboken) 2. Arbetsplatsen Kontor/material Möbler Telefon Namnskylt Nycklar Visitkort Dator Parkeringsplats 3. Utse och boka tider med fadder Chef 4. IT-frågor Behörigheter AD -konto/e-post Beställning av verksamhetsprogram: Ådata Netwise Flexite Heroma (anmälan ny användare) 5. Välkommen Skicka välkomstbrev med datum, tid etc. Välkomstblomma 6. Utkast till Individuellt introduktionsprogram 7. Anmälan till utbildningar internt: Se checklista Stödfunktioner 8. Material till den nya chefen Se sid 12 4
Introduktionsprogram Introduktion för Ansvarig chef Nätverk: Användar-id Välkommen den Tid Aktivitet Ansvarig Check 09.00-12.00 Välkommen. Samtal med närmaste chef. Genomgång av introduktionen och programmet. Praktiska frågor Chef Allmänt God förberedelse inför första dagen och introduktionen Se checklista nycklar behörigheter telefon kontor kalender tystnadsplikt rutiner larm post 12.00-13.00 Lunch Chef/ kollega/ fadder 13.00-14.30 Presentationsrunda på arbetsplatsen och till övriga via e-post (blankett i Chefshandboken) Chef Förberedelse inför presentationen. 14.30 - Egen tid Genomgång av verksamheten Träffa medarbetare 5
När den nya chefen börjar checklista Aktiviteter under de två första månaderna Vad Hur Ansvarig Förväntningar Uppdrag/roll Introduktionsprogrammet och fortsatt introduktion Verksamheten Plan Mål- Styrdokument, Policy- Årshjulet Våra verksamhetsforum vilka de är och mötestider Praktiska frågor Var hittar man vad? Vem vänder man sig till? Rutiner Attesträtt Kommunikationer/Parkeringsplats Med chef Med chef Med chef Med chef Chefsmöten APT, Samverkan förvaltn, FÖS Övriga möten Handböcker personal, ekonomi etc Pärmar Chefshandboken Delegationshandbok Klart/sign Heroma/Lönesupport IT-enheten Ekonomiavdelningen Personalavdelningen Nämndsadministrationen Kommunikation och Tillväxt Fackliga företrädare För att få information om hur de ser på sin roll och funktion. Uppföljning Regelbundet 6
Bra att veta vem vänder jag mig till Vad Vem vänder jag mig till Telefon/e-post Kontakt på IT Data hårdvara Data mjukvara Möbler Belysning Nycklar Säkerhet Vaktmästare Telefon Beställning av t ex kontorsmaterial Arbetstider Matställen Kontakt på Ekonomi Kontakt på Personal Kontakt på Nämndsadm Kontakt på Kommunikation och Tillväxt 7
Allmänt MENTOR Varje ny chef bör ha en mentor. Matchning sker mellan mentor och adept inom det första halvåret. HANDLEDNING Planeras efter behov. Utbildning för chefer. NÄTVERK Umeåregionen, Region Västerbotten, Sveriges Kommuner och Landsting/SKL LEDARFORUM Samtliga chefer träffas två gånger per år. INTRODUKTION FÖR NYANSTÄLLDA I VINDELNS KOMMUN En halvdag två gånger per år inklusive bussrundtur. BESÖK HOS STÖDFUNKTIONERNA Se individuellt program, sidan 9 10. 8
Vindelns kommun stödfunktioner Vid besök hos kommunövergripande verksamheter går vi igenom följande områden Nämndsadministrationen Vem ansvarig När Vår roll Funktion Kompetens Lagar/avtal Allmänna handlingar Dokumenthantering Delegation Personalavdelningen Vem ansvarig När Vår roll Funktion Kompetens Lagar/avtal Personalsidorna Chefshandboken Självservice / Kom och Gå Anställning/lön Kundkomponenten Företagshälsovård/Sjuk och Frisk Rekrytering/HR Supporten Delegation / Samverkan Utbildning Förmåner/hälsa Rehabilitering Arbetsvärderingssystem MIA Medarbetarenkäten/MAE Systematiskt Arbetsmiljöarbete/Flexite 9
Ekonomiavdelningen Vem ansvarig När Vår roll Funktion Kompetens Lagar/avtal Handböcker Ekonomiportalen Prognossystem uppföljning Ådata Leasingavtal Attester Kundrestkontra på Webben Utbildning Kommunikation och Tillväxt Vem ansvarig När Vår roll Funktion Kompetens Kommunikationsplattformen IT-enheten Vem ansvarig När Vår roll Funktion Kompetens HelpDesk Telefoni 10
Introduktion i Vindelns kommun Se Personalsidorna på www.vindeln.se Vad När Vem Innehåll Syfte Introduktionsdag för nya år Två tillfällen per chefer i Vindelns kommun Kommunchef m.fl. Policydokument Budskap, visioner och förhållningssätt Basutbildning Vid fyra olika tillfällen Personalavdeln Juridik Kommunikation Systematiskt arbetsmiljöarbete Lönepolitik Mångfald och jämställdhet Ekonomi Ökad kunskap i styrformer och arbetsgivarkunskaper Fördjupad introduktion för chefer Stöd och utveckling i ledarskapet Att få en gemensam bild av Vindelns kommun Öka kommunikationen Erfarenhetsutbyte 11
Material till dig som är ny chef Verksamhetsövergripande Verksamhetsplan Förvaltningsövergripande Budget, förvaltningen Årsrapport Policyer Förenkla helt enkelt Fickfolder försäkringar Förmåner och friskvård Kommunövergripande Budget, Vindelns kommun Kommunfullmäktiges måldokument Policyer 12