www.grade.com LUVIT Utbildningsadministration Manual

www.grade.com LUVIT Utbildningsadministration Manual

Innehåll 1. KURSKATALOG 3 1.1. SÖK EFTER KURSTILLFÄLLEN 3 2. MINA ATTESTERINGAR 6 3. MINA ANMÄLNINGAR 7 4. HANTERA KURSER 8 4.1. DELTAGARE 9 4.1.1. Skicka meddelande 9 4.1.2. Reservera och annullera platsreservation 10 4.1.3. Ta bort från kurs 10 4.1.4. Lägg till deltagare 10 4.1.5. Lägg till utbildare 11 4.1.6. Skicka platsförfrågan 12 4.1.7. Se detaljinformation om en anmälan 13 4.2. INSTÄLLNINGAR 16 4.3. BEKRÄFTELSE 19 4.4. PÅMINNELSE 20 4.5. RAPPORTER 21 4.5.1. Deltagarlista och konferensrapport 21 4.5.2. Anmälningar 22 4.5.3. Exportera deltagare 22 4.6. NÄRVAROLISTA/KURSEN AVSLUTAD 22 4.7. HANTERA KURSER FÖR UTBILDARE 23 LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 2(23)

1. Kurskatalog I kurskatalogen hanteras anmälningsförfarandet till främst klassrumsbaserade kurser. När du klickat på Kurskatalog i Portalens toppmeny kommer du till en sida där tillgängliga kurser listas. (För information om hur man skapar kurser i kurskatalogen se manualen för LUVIT Administration.) Kurskatalogen kan aktiveras och göras synlig även för användare som inte har loggat in till LUVIT LMS. Användarna kan välja att självregistrera sig från anmälningsidan till kurserna och skapa ett användarkonto. Kontot aktiveras direkt och kursen blir tillgänglig för användaren. Inställningar för självregistrering och huruvida kursen ska visas innan inloggning, görs på onlinekursen eller kurstillfällets egenskaper i LUVIT Administration. 1.1. Sök efter kurstillfällen För att anmäla sig till en kurs så klickar du på Kurskatalog i menyn längst upp på sidan. Det är också möjligt att välja ut vissa kurser från kurskatalogen som ska visas i en egen panel på portalens första sida. Dessa benämns Aktuella kurser, och inställningarna för vilka kurser som ska visas här görs från LUVIT Administration. Klicka på resp kurs för att komma direkt till information om kursen samt anmälningsformulär. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 3(23)

I kurskatalogen visas alla kurser som är aktiva: Genom att klicka Läs mer får du mer information om kursen samt alternativa tillfällen för denna: Klicka på Gå till anmälan för att anmäla dig till ett kurstillfälle. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 4(23)

Fyll i anmälningsformuläret på vänster sida. Om kursavgift etc ska debiteras finns möjlighet att fylla i uppgifter om fakturamottagare. Alla priser är exkl moms. Läs informationen till höger och klicka sedan på Skicka anmälan längst ner på sidan. När anmälan skickas, så får du ett mejl som bekräftar detta. Om någon ska attestera din anmälan skickas även ett mejl till denne samt en kopia till registratorsbrevlådan. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 5(23)

Du kan alltid hitta information om dina anmälningar samt se status på dessa under menyvalet Personligt ->Mina anmälningar. 2. Mina attesteringar I menyn Personligt hittar du Mina attesteringar. Här får du som är chef eller har attesträtt en överblick över de anmälningar/avanmälningar som du ska attestera, samt de som du tidigare har attesterat. Filtrera listan med hjälp av knapparna för status. För att se detaljer om en enskild anmälan och attestera eller avslå, klicka på personens namn. När du öppnat personens ansökan väljer du som attestant att godkänna eller att avslå anmälan. Om du avslår anmälan måste du också fylla i en anledning i meddelanderutan. Meddelandet du skriver kan utbildningsadministratören se i sin vy över anmälningar. Klicka på Skicka för att bekräfta ditt val och skicka meddelandet. Längst ned på sidan kan du se en historik över hur anmälan har behandlats. För att gå tillbaks till översikten för dina attesteringar klickar du på länken längst upp till vänster på sidan. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 6(23)

3. Mina anmälningar I menyn Personligt hittar du Mina anmälningar. Här får du en översikt över de kurser som du anmält dig till. Klicka på titeln för att se detaljer om din anmälan, och/eller kommunicera med utbildningsadministratören. För att skicka meddelande till utbildningsadministratören klicka på knappen Skicka meddelande. För att avanmäla dig, klicka på knappen Avanmäl. Då skickas e-post till utbildningsadministratören om att du avanmält dig, samt till din attestant, som måste bekräfta din avanmälan innan denna är giltig. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 7(23)

4. Hantera kurser Om du har behörighet till rollen Utbildningsadministratör i Portalen så finns alternativet Hantera kurser i Portalens huvudmeny. När du klickar på Hantera kurser visas en lista över de kurstillfällen du ansvarar för. Här visas även de kurser som kollegorna är ansvariga för om du väljer en av dem i rullgardinslistan. Klicka på titeln till kurstillfället för komma till deltagarlistan för det aktuella kurstillfället. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 8(23)

4.1. Deltagare Deltagarfliken visar dels alla som skickat in en anmälan till kurstillfället samt de deltagare och lärare som du eller din kollega själv registrerat. I vyn får du en överblick över platsreservationer, attester samt administratörens och deltagarens senaste statusändring. Här ser du även om personen står på väntelista. 4.1.1. Skicka meddelande Det finns möjlighet att kommunicera med en eller flera deltagare i listan. Markera de aktuella deltagarna och klicka på Skicka meddelande. En ruta visas. I rutan väljer du vem mottagaren av meddelandet ska vara: Deltagare- meddelandet skickas direkt till deltagarens e-postadress. Attestant- meddelandet skickas till den som är angiven som attestant till den valda deltagaren. Enhet- meddelandet skickas till den e-postadress som finns angiven på deltagarens enhet (t ex en registratorsbrevlåda) Du väljer sedan vilken typ av meddelande som ska skickas: LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 9(23)

Behöver kompletteras- innebär att ett standardmeddelande (definierat i en e-postmall, se manualen för LUVIT Administration) skickas som uppmanar deltagaren att komplettera sin anmälan. I meddelandet finns en länk direkt till anmälningsformuläret. Anmälningsformuläret öppnas samtidigt så det är möjligt att redigera. Detta meddelande kan användas då en platsreservation har gjorts av utbildningsadministratören och deltagaren behöver komplettera med svar på frågorna i anmälningsformuläret. Skicka meddelande- innebär att ett meddelande skickas med den text som du lägger in i rutan. Klicka på Skicka för att skicka meddelanden enligt de satta kriterierna. När meddelandet skickats visas direkt en logg över mottagarna, typ av meddelande och om meddelandet har kunnat skickas. 4.1.2. Reservera och annullera platsreservation För att reservera en plats på kurstillfället för en eller flera deltagare markerar du dem i listan och klickar på Reservera plats. I kolumnen Platsreservation visas att en plats är reserverad för användaren och vilket datum det gjordes. OBS! Inget meddelande går ut till deltagaren i samband med att platsen reserveras. Det är först när bekräftelsen skickas som deltagaren ser att han/hon är antagen till kurstillfället. För att ta bort en platsreservation gör du på motsvarande sätt men väljer knappen Annullera platsreservation. Status i kolumnen Platsreservation ändras till Annullerad. 4.1.3. Ta bort från kurs Om du använder alternativet Ta bort från kurs kommer deltagaren helt att tas bort från deltagarlistan. Ingen historik kring anmälan sparas. 4.1.4. Lägg till deltagare För att lägga till en ny deltagare klicka på knappen Lägg till i kurs. Välj vilken roll deltagaren ska ha; deltagare, utbildare eller kursledare. Nu kan du välja att lägga in deltagare som finns registrerade i systemet samt externa deltagare, som inte finns registrerade i LUVIT sedan tidigare. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 10(23)

Klicka på Välj för att öppna en lista med alla användare som registrerade i LUVIT. Markera en deltagare i listan och klicka på Välj längst ned på sidan. Uppgifter om den valda deltagaren fylls i formuläret. Om du vill lägga till en deltagare som inte är registrerad i LUVIT sedan tidigare kryssar du i rutan Lägg till extern. Du kan sedan fylla i deltagarens uppgifter i formuläret. OBS! En deltagare som läggs till som extern kommer inte att kunna logga in i LUVIT och har inte tillgång till online ytan som kan vara kopplad till en kurs. Om attest är aktiverat på den aktuella kursen måste du också välja vem som ska attestera anmälan. Längst ned visas frågorna från kurstillfällets anmälningsformulär. Om du inte har informationen tillgänglig kan du senare begära komplettering av anmälan från deltagaren. Se avsnittet Skicka meddelande. Klicka på Spara om du vill spara deltagaren och återvända till vyn Deltagare. Om du vill lägga till ytterligare deltagare klickar du på Spara och lägg till ny deltagare. 4.1.5. Lägg till utbildare Den som ska vara utbildare på kurstillfället läggs också in i deltagarlistan för att han/hon ska kunna finnas med i de rapporter som skapas för kurstillfället. Utbildare läggs till på samma sätt som deltagare, se beskrivningen ovan. För utbildare behöver inte attestator väljas. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 11(23)

4.1.6. Skicka platsförfrågan Platsförfrågan är en funktion för att låta någon annan välja vilka deltagare som ska anmälas till kurstillfället. Det kan t ex finnas ett visst antal platser tillgängliga för en enhet eller grupp och det är upp till den ansvarige att välja vilka som ska gå utbildningen. Klicka på knappen Skicka platsförfrågan. En ny vy visas. Välj om platsförfrågan ska skickas till en enhet (meddelandet går till den e-postadress som är angiven på enheten i LUVIT) eller direkt till en attestator. Klicka på länken Välja enheter respektive Välj attestant för att öppna en lista att välja från. Välj sedan vilket antal ospecificerade deltagare som förfrågan gäller. Alternativt är det möjligt att specificera vilka deltagare förfrågan gäller för med Lägg till namngivna deltagare. På höger sida visas meddelandet och du ha möjlighet att redigera det direkt. Att ett ord har % framför och bakom sig innebär att det är information som lyfts in dynamiskt i meddelandet. Dessa bör inte redigeras. Klicka på knappen Skicka när du vill att platsförfrågan ska skickas. Mottagaren får ett e-postmeddelande om att det finns en platsförfrågan att behandla. Platsförfrågningar hanteras i vyn Mina attesteringar under menyn Personligt. Mottagaren klickar på en ospecificerad förfrågan i listan och väljer sedan deltagare eller att tacka nej. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 12(23)

4.1.7. Se detaljinformation om en anmälan För att få mer detaljinformation om en anmälan, klicka på deltagarens namn i listan. Här kan du ändra i anmälningsformuläret, reservera plats samt kommunicera med deltagaren. I panelen Anmälan ser du information om deltagaren samt hur han/hon har svarat på frågorna i anmälningsformuläret. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 13(23)

Hänglåset uppe till höger visar om deltagaren har möjlighet att redigera i formuläret. Om en begäran om komplettering av anmälan har skickats till deltagaren är formuläret upplåst. Du kan välja att låsa upp eller låsa deltagarens formulär direkt med knappen Lås/Lås upp. I panelen Kommunikation kan du välja att skicka olika typer av meddelanden direkt till deltagaren: Behöver kompletteras Skickar meddelande till deltagaren om att anmälan behöver kompletteras, samt låser upp anmälningsformuläret så att deltagaren får möjlighet att redigera detta. Samma funktion finns i vyn över alla Deltagare och Skicka meddelande. Meddelande till deltagaren Skickar meddelande till deltagaren, anmälningsformuläret förblir låst så att deltagaren inte kan ändra detta. Meddelande till attestant- Skickar meddelande till den som är angiven som attestant för deltagarens anmälan. Väntar på attest- Skickar en påminnelse till attestanten om att anmälan väntar på attest. Avslå Du som utbildningsadministratör avslår anmälan. Meddelande skickas till deltagaren. I panelen Platsreservation kan du reservera plats eller annullera en platsreservation för deltagaren. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 14(23)

Välj ny status i rullgardinslistan och skriv en kommentar (valfritt). Klicka på Spara för att ändra deltagaren status. Historik över hur status har ändrats samt eventuella kommentarer visas i listan. I panelen Endast synlig för administratörer kan du och dina kollegor skriva in egna kommentarer. Dessa är inte synliga för deltagaren. Här kan du även markera att du har granskat anmälan och då visas detta i deltagarlistan. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 15(23)

4.2. Inställningar Här kan du ändra inställningar på kurstillfället, utan att behöva gå in i LUVIT Admin. Titel Den titel som man angivit i Kursen. Kan endast ändras i LUVIT Admin. Startdatum Det datum och klockslag då tillfället börjar. Kan endast ändras i LUVIT Admin. Slutdatum Det datum och klockslag då tillfället slutar. Kan endast ändras i LUVIT Admin. Antal dagar Det antal dagar tillfället pågår. Kan endast ändras i LUVIT Admin. Plats Plats, Används av deltagare för att filtrera/söka efter olika kurstillfällen. Kan endast ändras i LUVIT Admin. Praktisk information Mer detaljerad plats information, som visas för deltagaren när denne vill se mer detaljer om ett kurstillfälle. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 16(23)

Status Planerad - Kurstillfället är inte synligt för någon annan är planeraren Aktiv Kurstillfället är synlig för utbildningsadministratören i portalen, samt för deltagaren när denne söker efter kurser i kurskatalogen. Annullerad - Kurstillfället har ställts in. Information om att kurstillfället är annullerat syns i kurskatalogen. Avslutad- kurstillfället är avslutat och är inte längre synligt i kurskatalogen. Självregistrering påbörjas Det datum då deltagarna kan börja anmäla sig. Självregistrering avslutas Senaste datum då deltagarna kan anmäla sig. Antal deltagare Max antal deltagare. Kontroll sker i systemet så man kan inte reservera fler platser än detta antal. Därefter placeras anmälningar på väntelistan om denna används. Minimum Minsta antal deltagare. Endast information, det sker inget kontroll mot detta i systemet. Platsreservation Manuell Plats reserveras manuellt av utbildningsadministratören. Automatisk Plats reserveras automatiskt vid anmälan. Fungerar endast om inte attest är ikryssat. En kryssruta visas där du väljer om även en bekräftelse ska skickas automatiskt till deltagaren. Väntelista Ingen - Väntelista används inte Manuell utbildningsadministratören väljer från väntelistan och reserverar plats manuellt. Automatisk- systemet reserverar plats automatiskt för nästa person i väntelistan när en plats blir ledig. Denna inställning används tillsammans med automatisk platsreservation. Attest Om ruta är ikryssad kommer den som anmäler sig till ett kurstillfälle vara tvungen att fylla i vem som ska attestera anmälan. Attestanten måste vara upplagt som användare i LUVIT. Pris Kostnad för kursen. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 17(23)

Diarienummer Externt ID eller liknade referens Kurser Online kurser eller kurs yta som ska användas i samband med kurstillfället. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 18(23)

4.3. Bekräftelse Denna flik används när du vill skicka en bekräftelse till alla som har en reserverad plats på kurstillfället, samt till de som är utbildare. Du kan bifoga filer till utskicket. I samband med att bekräftelse skickas, så registreras också deltagarna och utbildare på eventuella online-kurser som tillhör kurstillfället. Skriv in mejlmeddelandet och välj några eller alla nyckelord genom att kopiera eller markera och dra dem från den gula rutan och in i textrutan. Dessa nyckelord som börjar och slutar med % tecken innebär att informationen hämtas automatiskt från aktuell kurs/tillfälle och presenteras i meddelandet. Markera kryssrutorna för de deltagare du vill skicka bekräftelsen till och klicka på Skicka bekräftelse i deltagarpanelen. Datum för när bekräftelsen har skickats visas i listan. OBS! Om inställningen Automatisk platsreservation är vald, samt att rutan Skicka bekräftelse till deltagaren är ikryssad skickas denna bekräftelse automatiskt då en deltagare fått en plats. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 19(23)

4.4. Påminnelse I fliken Påminnelse kan man välja att ställa in att en påminnelse ska skickas till alla deltagare som har fått en bekräftelse på sin plats. Ställ hur många dagar innan kursstart som påminnelsen ska skickas ut och redigera sedan hur du vill att meddelandet ska se ut i editorn nedanför. Välj några eller alla nyckelord genom att kopiera eller markera och dra dem från den gula rutan och in i textrutan. Dessa nyckelord som börjar och slutar med % tecken innebär att informationen hämtas automatiskt från aktuell kurs/tillfälle och presenteras i meddelandet. E-postmallen som används kan redigeras från LUVIT Administration. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 20(23)

4.5. Rapporter Här kan man generera följande rapporter: Deltagarlista Innehåller namn på deltagare som har en reserverad plats. Deltagarlista med foto Innehåller namn samt foto på deltagare som har en reserverad plats. Fotona hämtas från deltagarnas personliga presentationer i LUVIT LMS. Anmälningar Rapporten visar alla som anmält sig till en kurs tillsammans med ett urval av frågorna från anmälningsformuläret. Frågorna visas i en lista där man markerar vilka som ska vara med i rapporten. Konferensrapport Rapporten visar en sammanställning av kursdeltagarna tillsammans med ett urval av frågorna från anmälningsformuläret. Det finns även ett fält för Övrig information. Exportera deltagare En lista över deltagarna skapas direkt i excelformat. Informationen kan t ex användas för att importera deltagarna i ett annat system. Fakturaunderlag Rapporten är ett faktureringsunderlag utifrån vad deltagarna har angivit i anmälningsformuläret. I fliken visas rapporttyperna. Välj rapport i listan. 4.5.1. Deltagarlista och konferensrapport I konferensrapporten finns möjlighet att lägga till Övrig Information som man vill ska synas i rapporten. Det är också möjligt att ange om man vill att förändringar gjorda efter ett visst datum i rapporten ska markeras. Välj rapporttyp och klicka på Skapa rapport. Rapporten öppnas i ett nytt fönster. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 21(23)

Klicka på ikonen Spara som i verktygsmenyn för att spara rapporten i ett annat format. 4.5.2. Anmälningar Välj rapporttypen Anmälningar. En lista med alla frågor från anmälningsformuläret visas till höger i panelen. Markera de frågor du vill ska komma med i rapporten och klicka sedan på Skapa Rapport. Rapporten öppnas i ett eget fönster. Rapporten visar alla användare som har anmält sig till kurstillfället (oavsett om de fått en reserverad plats). 4.5.3. Exportera deltagare Rapporten Exportera deltagare ger en rapport direkt i excel utan rubriker. Den kan användas för att importera information om användarna i ett annat system t ex för utskick. När du klickat på Exportera visas en länk som ger dig möjlighet att öppna eller ladda ned rapporten. 4.6. Närvarolista/Kursen avslutad I fliken Närvarolista/Kursen avslutad visas en lista över alla deltagare med reserverad plats på kurstillfället. I listan markeras om kursen ska registreras som avslutad för deltagaren. Närvarolistan kan även innehålla möjlighet att markera närvaro för respektive dag (eller annan valfri indelning). Inställningar för hur Närvarolistan ska se ut samt vem som ska ha behörighet att markera LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 22(23)

närvaron sätts på kurstillfället i LUVIT Admin (se manualen för LUVIT Administration). 4.7. Hantera kurser för Utbildare Menyn Hantera kurser finns även tillgänglig för den som är tillagd som utbildare på ett kurstillfälle. Välj alternativet För utbildare i menyn. Utbildaren har möjlighet att ta ut rapporten Deltagarlista, se avsnittet Rapporter. Om närvarolista är aktiverat och behörighet till denna är tilldelad utbildaren finns även denna tillgänglig från vyn. Utbildaren kan markera närvaro samt om kursen är avslutad för deltagarna på de kurstilfällen han/hon är ansvarig för, se avsnittet Närvarolista. LUVIT Utbildningsadministration, 13 maj 2015 23(23)