Verksamhetsberättelse Servicesektorn
Innehållsförteckning 1 Verksamhetsöversikt... 3 2 Sammanfattning... 4 3 Volymer... 6 3.1 Måltidsservice... 6 3.2 Lön- & Personaladministration... 6 3.3 Bemanningsenheten... 6 4 Måluppföljning... 7 4.1 Strategiska förutsättningar... 7 4.1.1 Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt.. 7 4.1.2 Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service... 8 4.1.3 Säkerställer leveranskapacitet senast 6 månader efter tecknat SLA för investeringar. 9 4.1.4 Underhållsåtgärder prioriteras... 9 4.1.5 Säkra långsiktig personalförsörjning... 10 4.1.6 Genomföra aktiviteter enligt handlingsplan för medarbetarenkät... 11 4.1.7 Säkerställ tilldelad budget - Kommunchefens uppdrag - Åtgärder för att hålla budget... 12 4.2 Hållbar utveckling... 13 4.2.1 Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program... 13 5 Ekonomi... 14 5.1 för hela sektorn (Tkr)... 14 5.2 Nettokostnad per verksamhet... 14 5.3 Kommentar till utfall... 14 6 Personal... 16 6.1 Anställda... 16 6.2 Antal arbetade timmar... 16 6.3 Sjukfrånvaro... 16 6.4 Sjuklönekostnad... 16 7 Övriga viktiga händelser... 17 2(17) Bilagor Bilaga 1: Verksamhetsberättelse Hamnverksamheten i Marstrand
1 Verksamhetsöversikt Servicesektorn levererar tjänster över sektorsgränserna till kärnverksamheterna i kommunen. Servicesektorn bildades i april 2011 då dåvarande FM Service delades upp i rollerna för beställare och utförare. Servicesektorn är utföraren och UPU (Utveckling, planering och Uppföljning) är beställare och samordnar kärnverksamhetens behov. Det mesta Servicesektorn levererar definieras i en servicekatalog. Arbetet med att definiera och vidareutveckla servicekatalogen görs i ett Serviceråd där representanter från kärnverksamheterna är med. Servicekatalogen för kommande år beslutas i Förvaltningsledningen. 3(17) Exempel på leveranser är Lön och Personaladministration, Entreprenad och transport, Fastighetsdrift och underhåll, Lokalvård, Verksamhetsservice, Bemanningstjänster, Måltider och IT. I Servicesektorn ingår också hamnverksamheten i Marstrand. Kärnverksamheten beställer vad de behöver ur servicekatalogen och tecknar ett servicenivåavtal (SLA) för detta där leverans, behov och kostnad definieras. I Serviceråden sker även uppföljning av leveranser, kvalitet och volymer. Visionen för sektorn är: Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. SOLTAK kommer under året att ha en påverkan på organisationen inom Lön och Personaladministration samt IT i och med verksamhetsövergången 2016. Kundservice och växel har lämnat Servicesektorn och ingår fr.o.m. årsskiftet i Kundcenter, Kultur och Fritid. Sektorn är organiserad enligt nedan:
2 Sammanfattning Måluppföljning Servicesektorn redovisar för verksamhetsåret, åtta sektorsmål - kopplade till Kommunfullmäktiges strategiska mål (Se nedan). Servicesektorns verksamheter har vid jämförelse med liknande verksamheter i andra kommuner/organisationer (i det fall detta finns) kunnat konstatera att kostnaderna är i linje med dessa. Servicesektorns kostnader når på så vis upp till målet kring sänkt nettokostnad till jämförbar service. Trots detta så pågår ett ständigt förbättringsarbete kring att minska kostnaderna i tjänsteproduktionen. Servicesektorn bedriver ett strategiskt arbete för att säkra långsiktig personalförsörjning. Under året har ett antal aktiviteter genomförts. Dessutom har en låglönesatsning gjorts för medarbetare inom Lokalvården. Visionen för Servicesektorn är att våra kunder upplever att sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Här genomförs dagligen aktiviteter i samtliga sektorns verksamheter. Det kan konstateras att under har de flesta aktiviteter genomförts med gott resultat, och ett antal är fortfarande pågående. Det medför att bedömningen görs att målet är uppfyllt för, även om det kommer fortsätta arbete under kommande år. Det planerade underhållet är i stort utfört utifrån de resurser som tilldelats för år. Dock motsvarar resurserna inte det behov som finns enligt underhållsplan. Bristen medför att lokalerna fortlöpande blir i sämre skick med följd av att inomhusmiljön försämras. Målet som gäller Säkerställa leveranskapacitet senast sex månader efter tecknat SLA för investeringar har genomförts enligt plan. Vi har lyckats behålla den personal vi har samt kunnat rekrytera ny personal. Detta har möjliggjort att vi kunnat leverera den mängd uppdrag som vi får till oss. Under har alla verksamheter gjort verksamhetsplaner utifrån medarbetarenkät, samt arbetat med planerna på arbetsplatsträffar och därmed anses målet uppfyllt. För redovisar Servicesektorn ett negativt resultat med 0,76 miljoner kronor. Detta innebär att att Sektorn inte lever upp till målet att hålla tilldelad budget. Servicesektorn har under medverkat på de centralt initierade aktiviteter som är kopplade till målet för det funktionshinderspolitiska programmet. Ekonomi Servicesektorn redovisar för året en negativ avvikelse med 0,76 miljoner kronor. De flesta verksamheterna har under året följt plan utan några stora avvikelser, dock har Entreprenadenheten under ökat sin omsättning med mer än 30% (ca 10 miljoner kronor) beroende på stora anläggningsarbeten i kommunens investeringsprojekt. Lokalvården har fått ett utökat uppdrag med 1,5 miljon kronor för att utföra höghöjdsstädning Livsmedelskostnaderna har ökat under. Verksamheten har jobbat hårt med att analysera och försöka komma tillrätta med problemet och redovisar för året en budget i balans men tar med sig en oro in i 2015. Kostnaden för miljöutredningar och felavhjälpande underhåll på kommunens fastigheter har ökat de senaste åren beroende på ett eftersatt planerat underhåll. Noteras bör att kommunen under utfört planerat fastighetsunderhåll för 24,8 miljoner kronor, att jämföras med då kostnaden var 21 miljoner kronor. 4(17)
5(17) Personal Sektorn har under året haft ett antal vakanser som inte tillsatts under året. Detta gör att antalet anställda och årsarbetare är lägre än planerat. Sjukfrånvaron är något högre än planerat. Ökningen är fördelad mellan de olika ålderskategorierna, dock något högre utfall än planerat bland de yngre inom sektorn. Kommunfullmäktiges (KF) Strategiska mål Sektormål Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Säkerställer leveranskapacitet senast 6 månader efter tecknat SLA för investeringar. Strategiska förutsättningar Underhållsåtgärder prioriteras Säkra långsiktig personalförsörjning Genomföra aktiviteter enligt handlingsplan för medarbetarenkät Säkerställ tilldelad budget - Kommunchefens uppdrag - Åtgärder för att hålla budget God och trygg livsmiljö Hållbar utveckling Valfrihet Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program
3 Volymer Färgmarkeringen till volymtalen visar avvikelse mellan plan och prognostiserat utfall på helår. Volymtalet får grönt om avvikelsen är mindre än 2 procent, Gult om avvikelse är 2 till 5 procent. Rött vid mer än 5 procent avvikelse. Röd färg indikerar alltså endast avvikelsen från planen och inte nödvändigtvis att resultatet är dåligt. Trendpilen visar förändring av utfall jämfört med föregående år. 6(17) 3.1 Måltidsservice Volymtal Prognos helår helår Serverade måltider 2 480 000 2 474 000 2 480 000 2 474 000 Måltidsservice har producerat något fler portioner under året är planen för helåret. 3.2 Lön- & Personaladministration Volymtal Prognos helår helår Utbetalade löner/arvoden (Ackumulerat månadsvis) 58 435 56 400 58 400 56 600 Antal publicerade platsannonser (ackumulerat tertial) 387 270 337 270 Antal utbetalade pensioner (individer årsbasis) 1 877 1 750 1 750 1 750 Utbetalade löner (individer årsbasis) 6 632 6 000 6 000 6 000 Antalet utbetalade löner är för hela året är något lägre i år än i fjol. Detta kan bero på att löneöversynen i år var klar enligt plan och betalades ut på ordinarie löneutbetalning i april. Därmed genererades inte lika många löner till extrautbetalning. Ett betydligt högre antal annonser har publicerats i år jämfört med ifjol. Till största del beror detta på att Skola hade en ökning av annonser under första kvartalet. Dock har resten av året också haft en ökad publiceringsvolym jämfört med ifjol. Detta är dock jämnare fördelat mellan de olika sektorerna. Något fler pensioner har betalats ut i år jämfört med föregående år. En ökning kan ses när det gäller antal personer som fått lön utbetalad i år jämfört med föregående år då fler personer varit anställda i kommunen under detta år. 3.3 Bemanningsenheten Volymtal Prognos helår helår Antal beställningar i Time Care Pool 41 100 39 500 39 500 39 500 Tillsättningsgrad % 95% 95% 95% 95% Tillsatta timmar 336 700 317 578 317 578 317 578 Antalet beställningar och antal timmar fortsätter att öka. et är således högre än plan.
4 Måluppföljning 7(17) 4.1 Strategiska förutsättningar 4.1.1 Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Målet är kopplat till den vision som sektorn arbetar mot: Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. Uppdrag Levererar kostnadseffektiv service som ökar nyttan i kärnverksamheterna Ansvarar för servicekatalogen Arbetar i stödprocesserna och med drift/produktion. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Detta mål symboliserar allt som Servicesektorn står för - och arbete sker dagligen i alla sektorns delar, för att kunna uppfylla detta mål. Även om ett antal aktiviteter är avslutade med gott resultat, så finns det mycket kvar att göra. Analys Detta mål har två delar. Dels att det är viktigt att vi levererar en professionell service till våra kunder. Dels att det är viktigt - för måluppfyllelsen - att kunden upplever att de får den service som överenskommits, samt är nöjd med den. Ett arbete har påbörjats för att kartlägga detta. Kundnöjdhetsmätning är ett sätt att få återkoppling på hur väl vi inom sektorn utför våra uppdrag. I och med att ett stort antal aktiviteter har genomförts med gott resultat, samt att arbetet kring Servicekatalog samt Serviceråd pågår enligt plan - konstateras att målet kring sektorns vision är att betrakta som uppfyllt för. Så här går vi vidare en är att få till stånd någon form av kundnöjdhetsmätning. Dessutom kommer sektorn att fortsätta att utveckla servicekatalogen, för att förtydliga och förbättra verksamhetens utbud på ett lättillgängligt sätt. Indikator Målvärde Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) 95% 95% Måltidskvalité inom äldreomsorgen Stäm av leverans, helpdeskärenden samt övrigt - på plats
8(17) Informera fastighetsskötare om hur avstämning - leverans helpdeskärenden - skall utföras Utbilda fastighetsskötare i rapporteringsprogram (JETAS) Framtagande av mallar för slutrapportering av avslut av fastighetsprojekt Uppstart av serviceråd för lön Deltagande i projekt kring E-arkiv (Lön & PA) Timanställda in i Självservice (Lön & PA) Uppföljning ärende i helpdesk (IT) Stabil driftsmiljö (IT) intervjua våra kunder för att få information/synpunkter på intern och extern lokalvård. Genomgång och tydliggörande av SLA med VS personal Uppdrag per enhet beskrivs tydligt på intranätet Ansvarsfördelning mellan fastighet och verksamhetsservice tydliggörs Kommunicera servicekatalog och SLA Utveckla och publicera servicekatalog för Lokalvård Utveckla och publicera servicekatalog för Lön Utveckla befintlig servicekatalog för IT Utveckla befintlig servicekatalog för Verksamhetsservice Kommunicera ut gällande styrdokument och riktlinjer. Måltiden som en helhet inom Måltidsservice Uppbyggnad av Entreprenad för att möta 2015 års behov. Utveckla befintlig servicekatalog för Måltidsservice med avvikelse med avvikelse med avvikelse 4.1.2 Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Servicen i servicekatalogen ska hålla en prisnivå som är i paritet med jämförbar service. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Servicekatalog med tillhörande Servicenivåavtal (SLA) finns framtaget och används av beställare inom IT, Måltidsservice, Lokalvård och Verksamhetsservice. Servicekatalog för Lön är klar men inget Servicenivåavtal (SLA) är tecknat. Uppföljning och planering av innehåll och volymer pågår löpande i Serviceråden. Kostnader för de ingående tjänsterna finns angivna i respektive Servicekatalog. Arbetet med att definiera kostnaderna har skett transparent i Serviceråden tillsammans med Ekonomi med målet att ha en övergripande
9(17) gemensam princip för beräkning. Arbete pågår för att definiera och komma överens om en Servicekatalog för Transportcentralen. Målvärde för "Kostnad för skolmåltid i kommunal grundskola" motsvarar riksgenomsnitt. Vi ligger därmed lägre än riksgenomsnitten. Indikator Målvärde Kostnad för skolmåltider i kommunal grundskola, kr/elev 5 503 5 788 Minska konsultberoende (IT) Öka automatisering och självservicetjänster (IT) Utveckla användandet av Personec webb 4.1.3 Säkerställer leveranskapacitet senast 6 månader efter tecknat SLA för investeringar. Målet kommer från Sektor Tolkning Leveranskapacitet kan vara uppköpt tjänst, maskiner och rekryteringar. Hänsyn skall tas så att inte onödig överkapacitet byggs upp om/när volymer minskar över tid. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Har gått helt enligt plan. Vi har lyckats behålla den personal vi har samt kunnat få till oss ny personal. Detta har möjliggjort att vi kunnat leverera den mängd uppdrag som vi får till oss. Analys Vi har aktivt arbetat för att hitta kompetent personal (headhunting) som skulle passa in i övriga delar inom Fastighet. Detta arbete har resulterat i två nya anställningar. et är mycket lyckat. Vi har även planerat för två pensionsavgångar som ger att när byggboomen är över kan vi växla ner personal beroende på hur investeringsläget ser ut. Detta gör att överkapacitet kan undvikas. Leveranskapacitet Head-Hunting 4.1.4 Underhållsåtgärder prioriteras Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Det vi äger och brukar skall vi sköta och vidmakthålla. Förhindra kapitalförstöring.
10(17) Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Vi planerar och försöker utföra det planerade underhållet i den utsräckning som vi får medel för. Så har även skett i år då vi av 20,72* miljoner kronor dragit över med ca 80.000 kronor. Ca 160 olika entreprenader har vi startat upp på ungefär 85 olika objekt (fastigheter). 2 personer har skött detta. Vi ser en långsam process av kapitalförstöring då vi inte kan underhålla våra fastigheter tillräckligt. Vi har händelser som nu fallit ut som innebär fördyrande kostnader för kommunen. Andra kommuner har tidigare fallit i denna fälla då man tyckt att underhållet var för dyrt och fått betala mycket mer för att ställa saker till rätta. Vi ser även en stor ökning av miljöärenden som beror på lukter och fukt vilket tyder på sämre fastighetsbestånd. Vi drar över budget i vårt felavhjälpande underhåll på grund av att vi inte utför tillräckligt med planerat underhåll. Vi har flaggat för detta i flera år och nu ser vi att det vi trott skall hända redan händer. * Det planerade fastighetsunderhållet utförs både av Servicesektorn och Samhällsbyggnad och har kostat 24,8 miljoner kronor. Analys Vi har för närvarande drygt 220 000 kvm lokalyta och bygger just nu mycket lokaler som innebär stora kostnader längre fram. Vi behöver underhållspengar på cirka 150kr/kvm per år. Detta är en medelkostnad i Sverige för offentliga lokaler, ej hänsyn tagen till ålder eller tidigare underhållsåtgärder. För att kommunen skall komma ikapp vårt stigande underhållsbehov behöver vi, utöver de 150kr/kvm, ytterligare ett tillskott på cirka 45kr/kvm per år under cirka 5 år. Vi behöver också tillsätta fonder för att kunna planera stora kostnadskrävande underhållsbyten framöver. Så här går vi vidare Vi tydliggör aktivt behovet per kvadratmeter då det är ett enkelt och tydligt sätt att jämföra både ambitionsnivå samt rena kostnader. Vi jobbar på med att utföra underhåll så ekonomiskt och prioriterat som möjligt med minsta möjliga administration. Vi har bra program för att se vårt teoretiska behov av underhåll många år framöver. Vi håller på att ta fram en bra fastighetsplan som gäller över tid. Vi jobbar tätt ihop med Fastighetsservice, Underhållare, Reparatörer, Projektledare, Lokalvård samt externa entreprenörer för att få samsyn och att alla hjälps åt för att uppnå bra standard på våra fastigheter Underhållsplanering Nyckeltal 4.1.5 Säkra långsiktig personalförsörjning Målet kommer från Sektor Tolkning Kommunens arbete utgår från aktiviteter för att vara en attraktiv arbetsgivare. I detta ingår åtgärder för att attrahera nya medarbetare, behålla kompetens och avsluta anställningar på ett positivt sätt. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt
11(17) Kommentar av utfall Det pågår ett löpande arbete med denna strategiskt viktiga fråga. I all rekrytering och externa kontakter är det viktigt att marknadsföra Kungälvs kommun som den goda arbetsgivaren. Dessutom är det viktigt att chefer och andra i ledande position, driver ett arbete i vardagen, för att behålla den kompetenta arbetskraft som sektorn har. Analys Säkrande av långsiktig personalförsörjning är ett mångfacetterat mål som dels syftar till att säkerställa dagens behov, dels måste en strategi göras för att kunna vara redo för att ta emot framtida arbetskraft. Den första delen arbetas med i det löpande arbetet, men utrymme för att arbeta strategiskt med att attrahera morgondagens arbetskraft är svårare att få utrymme för. Så här går vi vidare Sektorn kommer dels att fortsätta sitt arbete med att säkerställa nuvarande bemanning, dels med visionsarbetet, som i förlängningen kommer stötta både nuvarande och framtida personalförsörjning. Indikator Målvärde Nöjd medarbetarindex 68 Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) 95% 95% Kollegial headhunting/jobbtipsa potentiella medarbetare (Fastighet) Skapa VI-känsla i verksamheten (Fastighet) Effektiv o kvalitetssäkra vikarierekryteringen (Bemanningsenheten) Uppmuntra duktiga vikarier/medarbetare till att bli behöriga inom yrket. (Bemanningsenheten) Handlingsplan och uppföljning av åtgärder utifrån medarbetarenkätens resultat. Handlingsplan för att behålla kvalificerad personal - Projektledare med avvikelse 4.1.6 Genomföra aktiviteter enligt handlingsplan för medarbetarenkät Målet kommer från Sektor Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Alla Servicesektorns verksamheter har gjort handlingsplaner efter utfallet i medarbetarenkäten. Alla aktiviteter som har planerats, har genomförts under innevarande år. Analys Då Servicesektorn är en sektor med många olika verksamhetsområden, konstaterades att svaren och behoven av aktiviteter utifrån enkäten ser väldigt olika ut.
12(17) Utifrån inkomna handlingsplaner, så kan man tolka in några gemensamma områden även om det som skiljer sig åt en hel del: Information/kommunikation Kompetensutveckling (team-utveckling) Ledarskap Arbetsförutsättningar och kvalitet Under har alla verksamheter gjort verksamhetsplaner utifrån medarbetarenkät, samt arbetat med planerna på arbetsplatsträffar. Så här går vi vidare Sektorn har, utöver planerad gemensam föreläsning våren 2015, beslutat att inte genomföra några gemensamma aktiviteter - utan varje verksamhet skall genomföra sin handlingsplan på egen hand. Utveckling & Förnyelse - föreläsning kring förändringar med hela sektorns medarbetare 4.1.7 Säkerställ tilldelad budget - Kommunchefens uppdrag - Åtgärder för att hålla budget Målet kommer från Sektor Tolkning Budgetansvaret för förvaltningen och sektorerna innebär att tilldelad budget ska hållas. I en verksamhet med större efterfrågan än resurser krävs prioriteringar och aktiviteter för att hålla tilldelad budget. Kommer ej att uppfyllas/är ej uppfyllt Kommentarer till utfall För redovisar Servicesektorn ett negativt resultat med 0,7 miljoner kronor vilket främst beror på ett underskott hos Fastighetsservice, Entreprenad och IT-enheten. Detta innebär att att Sektorn inte lever upp till målet att hålla tilldelad budget. Analys Kostnaden för miljöutredningar och felavhjälpande underhåll på kommunens fastigheter har ökat de senaste åren beroende på ett eftersatt planerat underhåll. Noteras bör att kommunen under utfört planerat fastighetsunderhåll för 24,8 miljoner kronor, att jämföras med då kostnaden var 21 miljoner kronor. IT- investeringar har aktiverats tidigare än planerat vilket innebär att enheten under året fått bära större kapitalkostnader än budgeterat. Tryckeriet är under avveckling och de fasta kostnaderna har inte kunnat minskas i samma takt som intäkterna. Livsmedelskostnaderna har ökat under. Verksamheten har jobbat hårt med att analysera och försöka komma tillrätta med problemet och redovisar för året en budget i balans men tar med sig en oro in i 2015.
13(17) Så här går vi vidare Ett stort arbete pågår med att skapa Servicenivåavtal (SLA) för alla enheter inom sektorn och man har inför 2015 sett över prissättning och budgetmodeller. Indikator Målvärde Budgetuppföljning -722 0 Regelbunden ekonomisk uppföljning i ledningsgruppen 4.2 Hållbar utveckling 4.2.1 Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Målet kommer från Sektor Tolkning Genomför de åtgärder som fastställts i handlingsplanen för innevarande år. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Under har Servicesektorn deltagit i de centrala aktiviteterna för att kunna genomföra dem på ett tillfredställande sätt inom sektorn. er inom sektorn kommer att genomföras under våren 2015. Analys I vår serviceorganisation ingår gott bemötande och därmed även gott värdskap i vår profession. Detta jobbar Servicesektorn med dagligen i befintlig verksamhet. Så här går vi vidare Arbetet med vårt bemötande av funktionshindrade brukare i våra enheter pågår löpande. Föreläsningar om funktionshinder ligger centralt anordnade under 2015. Hålla värdskapet levande Sprida information internt om det funktionshinderpolitiska programmet Genomföra fortbildning för personal inom området för bemötande av brukare med funktionsnedsättning. med avvikelse
5 Ekonomi 14(17) 5.1 för hela sektorn (Tkr) Volymtal e e Intäkter 308 169 288 401 19 768 288 906 280 364 8 542 Personalkostnader -139 392-137 102-2 290-136 263-135 985-278 Övriga kostnader -169 537-151 299-18 238-156 193-144 379-11 814 Summa kostnader -308 929-288 401-20 528-292 456-280 364-12 092 Nettokostnad -760 0-760 -3 550 0-3 550 5.2 Nettokostnad per verksamhet Volymtal e e Sektorchef 334 0 334 497 0 497 Lön- och personaladministration 204 0 204-397 0-397 Hamnverksamheten -124 0-124 11 0 11 Entreprenad med Förråd och Transportcentral -854 0-854 -1 655 0-1 655 Verksamhetsservice 390 0 390 363 0 363 IT-enheten och Tryckeriet -1 076 0-1 076-1 365 0-1 365 Fastighetsservice -1 432 0-1 432-2 737 0-2 737 erat underhåll -80 0-80 73 0 73 Projektledning 493 0 493 0 0 0 Fastighetsadministration -40 0-40 179 0 179 Lokalvård 839 0 839 1 018 0 1 018 Bemanningsenheten 642 0 642 863 0 863 Måltidsservice -56 0-56 -401 0-401 5.3 Kommentar till utfall Sektorchef 0,3 mkr Servicesektorn har under delar av året haft en TF sektorchef. erad rekrytering av verksamhetsutvecklare har skjutits upp. Lön och Personaladministration 0,2 mkr Lägre kostnader än budgeterat på grund av att tillsättning av systemförvaltare skett först i mitten augusti. Arbetet med att ta fram en servicekatalog är färdigt. Hamnverksamheten -0,1 mkr Verksamhet enligt plan, se bilaga. Entreprenad med Förråd och Transportcentral -0,85 mkr Entreprenadenheten har under ökat omsättningen med mer än 30% vilket främst beror på stora anläggningsarbeten i kommunens investeringsprojekt. Enhetens underskott beror på ej kompenserade kostnader för parkarbeten. Verksamhetsservice 0,4 mkr
15(17) Lägre lönekostnader än budgeterat på grund av mycket sjukdom. IT och Tryckeri -1,1 mkr IT- investeringar har aktiverats tidigare än planerat varför enheten under året fått bära större kapitalkostnader än budgeterat. Tryckeriet är under avveckling och de fasta kostnaderna har inte kunnat minskas i samma takt som intäkterna. Fastighet (Underhåll, Fastighetsservice, Projektledning och Administration) -1,05 mkr Verksamheten redovisar ett underskott som beror på akuta insatser såsom felavhjälpande underhåll och miljöutredningar. Ökningen av den här typen av kostnader beror till stor del på ett eftersatt planerat underhåll. Kostnaden för skadegörelse är lägre än. Lokalvård 0,85 mkr Lokalvården har fått ett utökat uppdrag med 1,5 miljon kronor för att utföra höghöjdsstädning. Arbetet med att ta fram en servicekatalog är färdigt. Fler beställningar än planerat gör att verksamheten har ett positivt överskott. Bemanningsenheten 0,65 mkr Rekryteringar har gjorts under perioden, dock fortsätter beställningarna i Timecare-pool att öka och verksamheten redovisar en positiv avvikelse. Måltidsservice -0,05 mkr Verksamheten har under året jobbat hårt med att komma tillrätta med ökade livsmedelskostnader. Vakans av verksamhetschef samt större EU-bidrag än budgeterat har gjort att verksamheten kan redovisa en budget i balans, dock finns oro inför 2015.
6 Personal 16(17) Kommentar till utfall Årets siffror är inte statistiskt jämförbara med föregående års siffror då beräkningarna inte tagits fram på samma sätt som för. Siffrorna i planen skulle vara lägre enligt beräkningsmodell. Därför blir skillnaden mellan plan och utfall lägre än vad det visar. 6.1 Anställda Volymtal e e Antal anställda 355 366-11 Antal årsarbetare 328 340-12 Sektorn har under året haft ett antal vakanser som inte tillsatts under året. Detta gör att antalet anställda och årsarbetare är lägre än planerat. 6.2 Antal arbetade timmar Volymtal e e Månadsavlönade 531 472 676 500-145 028 Timavlönade 47 887 55 000-7 113 6.3 Sjukfrånvaro Volymtal e e Sjukfrånvaro (%) av ordinarie arbetstid 5,61 5,25 0,36 Arbetstid - Kvinnor 6,32 6,1 0,22 Arbetstid - Män 3,77 2,9 0,87 Ålder <= 29 år 2,97 2,3 0,67 Ålder 30-49 år 5,98 5,5 0,48 Ålder >= 50 år 5,93 5,6 0,33 Varav sjukfrånvaro >60 dagar eller mer 43 46,24-3,24 Sjukfrånvaron är något högre än planerat. Ökningen är fördelad mellan de olika ålderskategorierna, dock något högre utfall än planerat bland de yngre inom sektorn. 6.4 Sjuklönekostnad Volymtal e e Sjuklönekostnad Kronor 1 974 016 2 107 281-133 265 Beräknat PO kronor 778 947 831 531-52 584 Summa 2 752 963 2 938 812-185 849 Sjuklönekostnaden är lägre än planerat för året. Detta kan bero på att utfallet för antalet korttidssjuka inte varit lika stort som planerat.
7 Övriga viktiga händelser Fastighet Under året har Fastighet tillsammans med Kommunledningssektorn arbetat fram en liten men viktig organisationsförändring. Numera har Kungälvs Kommun förvaltare som skall underlätta och säkerställa att brukare och fastighetsägare skall få samsyn. Det skall också bli tydliga mandat och vem som äger vilken fråga. Personal från kommunledningssektorn har från årsskiftet -2015 gått över till Fastighet för att möjliggöra detta. Fastighetsservice har nu kört igång på alla fronter med ronderingar - detta gör att vi skall kunna minska antalet felanmälningar och ge brukarna bättre lokaler. Mycket arbete är också nedlagt på att fastighetsskötare skall arbeta digitalt med att scanna av olika delar ute i våra lokaler. Det här innebär att vi ligger i framkant avseende arbetssätt och vi kan knyta till oss kompetent personal i framtiden. Sektorledning Tillförordnad Sektorchef, Gunilla Hansson, fick uppdraget att bli ordinarie Sektorchef från halvårsskiftet. Delade uppdraget med att samtidigt vara verksamhetschef på Måltidsservice. Serviceråd Serviceråd har kommit igång under och har varit en viktig ingrediens för att vi skall kunna möta verksamheterna på ett bra sätt och gemensamt komma fram till vad som skall gälla i viktiga frågor. SLA - Servicenivåavtal SLA har tecknats för flera verksamheter men dock inte alla då arbetet blivit försenat. eras att få avtalade SLA under våren 2015. Entreprenad Entreprenad har fått möjlighet att hålla staden i gott skick avseende skötsel av mark etc. Vi har fått mycket goda återkopplingar från både medborgare och kommunala verksamheter vilket vi tycker är fantastiskt roligt. SOLTAK Kommunfullmäktige fattade under våren beslut under året att IT och Lön skall överföras till SOLTAK AB. Verksamhetsövergång sker vid årsskiftet 2015/2016. Verksamhetsövergång innebär att övergång av anställningen från kommunen till bolaget sker. Under 2015 kommer samlokalisering att ske i bolagets lokaler på Trollhättevägen i Kungälv. Det kommer också att pågå stor aktivitet från alla inblandade parter för att förbereda, definiera rutiner och uppstart av IT-miljö, ekonomirutiner och löneadministrativa rutiner. 17(17)