Slutrapport Följeforskning genom lärande utvärdering av Projektet - SATIN II vid Centrum för distansöverbryggande teknik (CDT) Luleå Tekniska Universitet (LTU) Mars 2013 Lars Aspling, Aspling Konsult AB Christina Ehneström, Ehneström Utvärdering AB 1
Innehållsförteckning 1. Inledning 2. Sammanfattning från utvärderingens delrapporter 3. Vår syn på uppdraget som följeforskare/utvärderare 4. Metodik och genomförda aktiviteter 5. Tillväxtverkets syntes av följeforskning, Rapport 0129 6. Lärande utvärdering: Synpunkter och förslag till partnerskapet inför framtida beslut 7. Lärande utvärdering: Synpunkter och förslag till projektledning m.fl. inför start av SATIN Uppgradering Bilagor Bilaga 1. Utgångspunkter för följeforskning av SATIN II, november 2010 Bilaga 2. Lägesrapport 1 samt förslag till projektlogik, december 2010 Bilaga 3. Tillägg till Lägesrapport 1, mars 2011 Bilaga 4. Lägesrapport 2, mars 2011 Bilaga 5. Lägesrapport 3, januari 2012 Bilaga 6. Lägesrapport 4, juni 2012 Bilaga 7. Kommentarer till ansökan om uppgraderingsprojekt, februari 2013 2
1. Inledning Förkortningen SATIN II står System för Användardriven TjänsteINnovation och II tydliggör att detta projekt utgör en fortsättning på ett tidigare projekt SATIN I. SATIN I som genomfördes som en experimentell förstudie april 2008 mars 2009, påvisade att det går att bygga mobila tjänster med visuell programmering. I denna form av programmering kombinerar byggaren olika färdiga moduler (komponenter) med inbyggda egenskaper och funktioner för att åstadkomma önskad tjänst. Själva programkoden för de olika komponenterna skrivs på traditionellt sett av programmerare men döljs för byggaren. Den bärande tanken är att vanliga användare av mobila tjänster, utan IT-kunskaper, själva skall bli aktiva och innovativa byggare av tjänsterna genom att kombinera och sätta ihop olika kompositioner av en mängd olika komponenter med inbyggda tjänster som på en webbplats tillhandahålls i den Galleria av tjänster som SATIN-II avsåg att skapa. Verkliga förutsättningar för en användardriven utveckling skall m.a.o. skapas genom SATIN där perspektivet på jämställdhet och mångfald redan i grunden beaktas fullt ut genom en så kallad Inkluderande design. Det övergripande syftet med SATIN är att utveckla och stärka regionens näringsliv och universitetsmiljö inom området för mobila tjänster med målet att etablera Övre Norrland som ledande region för användarutveckling av mobila tjänster i Europa. Centrum för Distansöverbryggande Teknik (CDT) är en centrumbildning på Luleå Tekniska Högskola (LTU) och en juridisk del av universitetet. CDT grundades år 1995 med utgångspunkt från behovet av utbildad arbetskraft till regionala IT-företag med ambitionen att attrahera IT-intresserade ungdomar till LTU. CDT har varit huvudman för projektet SATIN II som genomförts i samverkan med Umeå Universitet under perioden juli 2009 mars 2013. I anslutning till att projektet SATIN II avslutas har CDT upprättat och till Tillväxtverket överlämnat en projektansökt om medel ur EG:s strukturfonder för ett nytt projekt SATIN Uppgradering. Beslut i frågan förväntas föreligga i juni 2013. 3
2. Sammanfattning Upphandling av följeforskare för projektet SATIN II genomfördes av LTU i augusti 2010 och efter beslut om tilldelning tecknades avtal med Aspling Konsult AB i november varefter följeforskning kunde inledas ca 16 månader efter projektstart. Det råder ingen tvekan om att bågen spänts hårt och att initiativtagarnas ambition var högt ställda när det gäller att med SATIN II etablera en nyskapande, additionell innovationsmiljö i Övre Norrland som ledande region för användarutveckling av mobila tjänster i Europa. Detta stod klart för oss följeforskare efter det att vi i november 2010 studerat ett omfattande underlag av papers och andra dokument som projektansökning hänvisade till. Vi sammanställde våra slutsatser i en PM till projektledaren (se Bilaga 1 Utgångspunkter för följeforskning av SATIN II november 2010), som därefter bekräftade att vi uppfattat projektets avsikter på ett korrekt sätt. SATIN II projektets innovativa ambitioner var av sådan bredd och höjd att jämförelse med ett traditionellt IT-utvecklingsprojekt (från målgrupps- och behovsanalys till förstudie, systemspecifikation, programmering, test och implementering) saknar relevans. SATIN II projektet uppfyllde därmed väl kraven på att EU:s strukturfondsmedel enbart får användas som komplement (additionellt) och förutsätts vara nyskapande (innovativt) samt att projektet inte skulle ha kunnat genomföras om inte EU:s strukturfondsmedel och motsvarande offentlig medfinansiering lämnats. Vid våra intervjuer med medverkande SME företag har de alla på olika sätt bekräftat denna bild av den drivkraft som projektet skapat för deras medverkan men som samtidigt väckt frågor om på vilket sätt medverkande SME ekonomiskt skall kompenseras när de avkrävts en medfinansiering på 50 % av sedvanligt timpris. CDT egna krav på en sådan medfinansiering från SME företagen har dock klart framgått av upphandlingsunderlaget. Några tydliggörande exempel på uttalande från intervjuade SME presenteras nedan: Att näringslivet får ta del av forskningsresultat och medverka i projekt som på outforskade områden och med obeprövad teknik i framkanten som inget enskilt företag skulle kunna genomföra. Editorn är ett bra exempel på ett stor och komplex problematik som svårligen ett företag skulle kunna ställa upp på att finansiera - om de inte redan från början visade att Editorn hade ekonomisk bärkraft baserade på beräknad kundnytta för ett definierat marknadssegment till given prislapp. Nyttan för oss SME är att vi får ta del av spetskompetens från forskningen bland akademiker och yngre forskare som ofta tillämpar nya sätt att lösa problem och utmaningar inom IT. Det ger också ett nytt perspektiv och nya infallsvinklar jämfört med traditionell utveckling. I Satin har man även öppnat ögonen för vikten av att 4
beakta jämställdhetsfrågor. Däremot är det generellt sett svårare att få gehör hos forskarna i projekten om SME företagens önskan att bättre tydliggöra vilken nytta som projektet avser att leverera och till vilka tilltänka användare detta skall ske - samt hur affärsmodellen ser ut som gör att satsningen går runt. Det kunskapsförsprång som deltagande SME företag skulle få av sin medverkan enligt ansökan, förutsätter att de även får juridiska rättigheter att utnyttja desamma. Något sådant existerar inte - trots flera förfrågningar till projektledaren - under projektets gång. Villkoren för SME företagens deltagande i SATIN II projektet (liksom i andra liknande LTU projekt) har minst sagt varit oklar och otydliga. LTU måste för framtiden bestämma sig och i avtalsvillkoren tydliggöra om SME företag skall delta på sedvanliga kommersiella grunder - och ersättas på samma sätt - ELLER - om de genom sin subventionerade medverkan - där de endast får betalt för 50 % av nedlagd tid (till mycket låga timpriser) - i stället kompenserar genom att få del av det forskningsvärde som projektet kan komma att skapa. Det vill säga att "lärarundantaget" vidgas så att inte bara forskarna utan även SME företagen "Äger" del av det kommersiella värde som skapas. När det gäller vår metodik för att kontinuerligt och på ett interaktivt sätt följa projektet samt att informera om våra iakttagelser och förslag till åtgärder till projektledning, projektägare, styrgrupp, projektdeltagare samt Tillväxtverket vill vi hänvisa till de fyra lägesrapporter vi avlämnat (se Bilagorna 2 6). I dessa lägesrapporter har vi i sammanfattad form presenterat våra iakttagelser och förslag till åtgärder i enlighet med EU:s intentioner bakom kravet på följeforskning. Allt med målet om att stärka projektets förutsättningar att infria sina mål så långt det varit möjligt när projektplanen mött verklighetens många oförutsedda utmaningar. I lägesrapport ett i december 2010, 18 månader efter projektstart, underströk vi vikten av att företagen (SME) så snart som möjligt måste komma in för att genomföra och driva utvecklingsdelen i SATIN II. Det har sedan dess vuxit fram en samstämmig uppfattning inom projektet om att en ny digital editor och demonstrator måste utvecklas för att slutanvändare skall kunna involveras på ett meningsfullt sätt. För att SATIN II inte skulle uppfattas eller i praktiken bli ett traditionellt forskningsprojekt, framförde vi att projektet omgående borde tillsätta en styrgrupp och tydliggöra projektorganisationen, roller och ansvar. För att skapa delaktighet rekommenderades projektet att snarast bjuda in företagen för att med dedikerade resurser samverka i utvecklingsprocessen samtidigt som ett förberedelsearbete borde påbörjas för att koppla in användarna. I lägesrapport två från mars 2011 bekräftade vi ovanstående bild och underströk på nytt vikten av en projektstyrning där tidplanen, helhetsbilden och delarna i projektet synkroniseras, kommuniceras och förankras för att öka projektets förutsättningar att nå sina mål. I projektansökan angavs att några versioner av systemet skulle 5
utvecklas och provas i pilotskala. På vår inrådan och i enlighet med dessa intentioner, fastställde projektledningen i april 2011 att projektet skulle inriktas och stödja tre tillämpningsområden med användarmedverkan som piloter på SATIN plattformen som betecknades Campus Living, Turism samt Energismarta hus. Efter projektets förseningar med upphandling, avtal och avrop av resurser från SME etablerades slutligen i april 2011 en ökad medverkan av SME för projektets utvecklingsarbete. Hög prioritet gavs åt utveckling av en digital editor för att användare skulle kunna testa en digital version av SATIN. Vår analys av situationen pekade på att projektet redan då var sex månader försenat och vi rekommenderade därför projektledningen/styrgruppen att ansöka om motsvarande förlängning av projektets tidsplan. Ett beslut som styrgruppen ställde sig bakom vid styrgruppsmötet den 30 mars men som först vid utgången av år 2011 tillstyrktes av Tillväxtverket. I lägesrapport tre från december 2011 kunde vi bekräfta att projektledning och projektägare tagit till sig flera av våra påpekanden och förslag och vidtagit åtgärder. Projektet kom därför under år 2011 att successivt vidgas från en forskningsansats till att även fokusera på utvecklingsansatsen och en första digital version av en SATIN editor kunde slutligen presenteras vid utgången av år 2011. Mot bakgrund av att det då endast återstod ca 15 månader av den förlängda projekttiden och att planerad medverkan av användare för tre utvalda pilotområden för test m.m. av en SATIN editorn ännu inte hade påbörjats, stod projektet enligt vår uppfattning inför ett vägskäl. För att säkerställa en kvalificerad användarmedverkan som med ett perspektiv utifrån tillförde projektet kritiska och konstruktiva synpunkter på SATIN editorns grafiska och funktionella användargränssnitt, rekommenderade vi projektledning och styrgrupp att överväga och fatta beslut om hur projektet skulle organiseras och resurssättas under återstående projekttid. Allt i syfte för att styras mot konkretiserade slutmål med tydliga etappmål för respektive delprojektperiod (sprint) som med en kvalificerad användarmedverkan säkerställer att projektets uppställda forskningsmål och utvecklingsmål kunde infrias. I januari 2012 lämnade projektledningen sina kommentarer om hur man avsåg att framöver beakta våra rekommendationer och iakttagelser i projektet och styrgruppen tog i februari del av en sammanfattande information av detsamma. En viktig utgångspunkt i den reviderade budget för följeforskning som antagits var att följeforskarna, i likhet med samtliga övriga projektdeltagare (oavsett närvaro på olika möten), skulle kunna följa projektet genom att ta del av den dokumentation som samtliga projektgrupper löpande skulle publicera på CDT forumet Project Coordinator. Vidare att följeforskarna vid behov skulle följa upp detta genom kompletterande intervjuer och samtal med olika berörda. Deltagande på sprintmöten 6
skulle begränsas till juni och december och att beredande samtal inför upprättande av de samtida lägesrapporterna skulle hållas med projektägare och projektledning. Medverkan vid styrgruppsmöten skulle ske via telefonuppkoppling vilket också skedde i februari men därefter har ingen återkoppling skett till styrgruppen eftersom de planerade mötena ställts in. Proof of Concept En fråga som bör ställas är om den ansats som SATIN II antagit enligt projektansökan varit allt för omfattande för att kunna realiseras inom projektets ekonomiska och tidsmässiga ramar - trots det förarbete som gjordes i SATIN I. I juni 2012 återstod det bara 9 månader innan SATIN II skulle avslutas i mars 2013. Utrymmet för att utveckla systemet och tillföra nya komponenter var redan då starkt begränsat. Vi delade därför projektledningens och övriga medverkandes uppfattning (juni 2012) om att i fokus för projektets återstående tid på cirka 9 månader stod: Kvalitetssäkring och stabilisering av det system som byggts fram till idag Skapande av något eller några mindre demos av komponenter som kan byggas till fungerande enklare kompositioner för att visa upp vad som uppnåtts och förhoppningsvis verifiera systemets framtida potential Förbättringar av SATIN editorns möjlighet att för användaren visualisera det som byggs i enlighet med krav och önskemål som framkommit från de begränsade användartester som genomförts under våren 2012 Säkerställande av en teknisk miljö för förvaltning av SATIN systemet under CDT:s kontroll och ansvar inklusive klargörande av IPR frågor för användning Publicering, komplettering och lansering av en webbplats innefattande ett så kallat toolkit för jämställdhets och mångfalds arbete med CDT som huvudman, där andra projekt kan dra nytta av de färdigheter och erfarenheter som uppnåtts inom detta område genom bl.a. SATIN Efter våra avslutande intervjuer som följeforskare av SATIN II i november/december 2012 med olika projektdeltagare samt vår medverkan vid det avslutande sprintmötet i december stod det klart att projektledningen trots goda intentioner inte nådde ända fram. I den nya projektansökan som upprättats och lämnats till Tillväxtverket i februari 2013 avseende SATIN Uppgraderingsprojekt har projektledningen i sammanfattad form beskrivit vad som uppnåtts inom ramen för SATIN II, projektets aktuella status samt skäl till ansökan om SATIN Uppgraderingsprojekt på följande sätt: 7
Projekt "SATIN Uppgradering" är som namnet anger ett projekt för uppgradering av resultatet i projekt SATIN-2. SATIN-2 startade 2009-06-30 och har med anledning av ansökansomgång 2013:1 begärt förlängdprojekttid med tre månader till nytt slutdatum 2013-06-30. Innan SATIN-2 genomfördes en experimentell förstudie i projekt "SATIN1", under perioden 2008-04-01-2009-03-31. SATIN-2 finns beskrivet på hemsidan: www.satinproject.se. Under SATIN-2 har följande delar genomförts: - En tjänsteplattform där slutanvändare själva kan sätta samman mobila tjänster har utvecklats. - Ett stort antal (ca 75 st) tjänstekomponenter har utvecklats - Den tekniska delen av ett "ekosystem" för mobila tjänster har utvecklats. Det finns möjlighet för företag och enskilda att utveckla och tillhandahålla tjänstekomponenter samt att utveckla komponentbaserade tjänster. Däremot har kommersialiseringsdelen av ekosystemet inte nått lika långt. - Ett aktivt arbete med jämställdhet och mångfald har bedrivits. Arbetet har bland annat resulterat i en "Gender and Diversity Toolbox", http://www.gdtoolbox.eu/, där praktiska metoder och "best-practices" för att säkra en jämställd arbetsmiljö har samlats. Vidare har en "G&D-app" utvecklats vilken rönt välförtjänt uppmarksamhet. SATIN-2-projektets syfte, att stärka IT-industri samt -forskning i regionen har uppnåtts. De medverkande företagen har, delvis med egenfinansiering höjt sin kompetens och ökat sin konkurrensförmåga. Ett flertal forskningsrapporter har skrivits. Två nya företag har skapats, och ett ökat fokus mot mobila tjänster har skett bland de medverkande företagen. SATIN gör det extremt enkelt att bygga nya mobila tjänsteapplikationer - sk appar. Efter lite träning, kan vem som helst, utan särskilda tekniska kunskaper, skapa och installera enklare typer av applikationer (sk appar ) i mobiltelefonen. Det som tar lång tid av programmering och testning med annan teknik, tar 3-10 minuter med SATIN. Företaget, myndigheten, skolan, familjen, föreningen alla kan skapa de appar man vill ha, utformade som man vill, på kort tid och till nästan ingen kostnad. Gruppen av SATIN-användare och intressenter i form av företagsledare, lärare, tjänstemän, entreprenörer och privatpersoner växer stadigt hittills huvudsakligen i Norra Sverige. Den vision SATIN-projektets initiativtagare såg framför sig för nästan fyra år sedan håller på att förverkligas nämligen: - Att vi lyckas utveckla kunskap och en teknisk plattform som gör att regionen intar en globalt ledande ställning, inom användardriven utveckling av mobila tjänster - Att baserat på detta åstadkomma en regional strukturell förändring som ger möjligheter att förnya och stärka tjänsteutvecklingen i norra Sverige inom en rad olika områden. 8
Grunden är lagd. Projektet får nu frekvent inbjudningar att komma och presentera SATIN. Närmast ligger att SATIN blir ett showcase tillsammans med europaklustret EIT ICT Labs, under Mobile World Congress i februari 2013 i Barcelona dit mer än 50.000 besökare väntas komma, se: http://www.mobileworldcongress.com/. Samtidigt är SATIN-projektet på väg att avslutas. Ur regional synpunkt är det är viktigt att kontrollen över systemet stannar kvar i norra Sverige, att vi ger möjlighet för fler att använda SATIN och att vi prioriterar utvecklingen av SATIN-komponenter (tjänste-byggklotsar) utifrån regionala aktörers behov, så att den regionala utvecklingen gynnas. Inom SATIN Uppgradering kommer fokus att vara på: [1] Säkerställa kommersiellt oberoende drift av systemet fram till 2014-12-31 [2] Utveckla kompletterande komponenter utifrån regionala behov [3] Genomföra kvalitetsförbättringar i grundsystemet som ger en exploateringskritisk nivå av robusthet och driftsäkerhet [4] Ta fram och implementera en strategi och affärsmodell (kommersiellt eller allmännyttigt baserad) för systemets långsiktiga överlevnad SATIN Uppgradering avser bygga på SATIN-2 samt Sense Smart City genom att erbjuda en miljö och verktyg för utveckling av mobila tjänster (appar) exempelvis genom att arbeta med Öppen Data och sensorer i smarta stadsmiljöer. Inom SATIN Uppgradering kommer tjänstekomponenter utvecklas för tillämpningsområden som Healthy Living och industrilösningar. Genom ett fokus på Inkluderande design bibehålls ett fokus från SATIN-2 på jämställdhet och mångfald. Projektet kommer att tillämpa den kvartalsvisa planeringscykeln som etablerades i SATIN-2. Över projektet görs en övergripande kvartalsplanering, som sedan detaljplaneras i inledningen av varje nytt kvartal. Mot bakgrund av ovanstående och övriga bilagor som bifogats till ansökan samt av det som framgår av vårt yttrande till ansökan (se Bilaga 7, Kommentarer till ansökan om uppgraderingsprojekt) har vi rekommenderat tilltänkta finansiärer att tillstyrka denna ansökan avseende SATIN Uppgradering. 9
3. Vår syn på uppdraget som följeforskare/utvärderare Tillväxtverket anger i sin Rapport 0129 att: Följeforskning syftar till fortlöpande förbättringar och kvalitetssäkring. Den verkligt stora utmaningen för följeforskning är att se till att de erfarenheter och kunskaper återförs till regionala utvecklingsaktörer och projektinitierare samt till strukturfondspartnerskapen som prioriterar bland projektansökningarna. Det är viktigt att notera att ramen för strukturfondsprojekt såsom SATIN II läggs redan i projektansökan och att projektet därefter styrs av den projektlogik och prioriteringar som projektägaren i sin ansvarsroll i allt väsentligt själv bestämmer. EU liksom Tillväxtverket ställer i sina anvisningar höga krav på vad som följeforskarna förväntas utföra för att uppnå syftet med fortlöpande förbättringar och kvalitetssäkringar av projekt. Men de iakttagelser som följeforskare gör när ett projekt väl har startas och de råd och synpunkter som kan lämnas under projektets gång avgränsas likväl av den ram och villkor som angetts i den godkända projektansökan. Som framgått av våra avlämnade lägesrapporter och vår sammanfattning under kapitel 2 ovan har SATIN II stött på mängder av utmaningar av vilka många aldrig kunnat förutses i ett sådant innovativt projekt som SATIN II utgjort. Vi har efter bästa förmåga följt projektet och avsatt väsentligt mer tid än vad det avtalsmässiga uppdraget föreskrivit och har i likhet med medverkande SME-företag på detta sätt lämnat ett icke oväsentlig självfinansieringsbidrag till SATIN II projektet. Men SATIN II projektets innovativa utmaning och ett mycket gott samarbete med projektägare och projektledning har varit en viktig drivkraft till att vi som följeforskare, lagt ned mer tid och proaktivt, framfört synpunkter och förslag i syfte att verka för att projektet skulle styras i riktning mot framgång som även kan mätas i andra termer än akademiska meriter. SATIN II har även haft andra utmaningar vilka hade kunnat uppmärksammas och fått genomslag på projektets utformning om strukturfondspartnerskapen inför sitt beslut valt att genomföra en kvalificerade ex-ante utvärdering av projektansökan. Ett förhållande som på inget sätt varit unikt för SATIN II utan som många andra följeforskare liksom vi själva påtalat i olika sammanhang och som förhoppningsvis även EU, m.fl. beaktar i anvisningar, villkor och beslut inför kommande programperioder. En ex-ante utvärdering av en projektansökan som leder fram till mer realistiska och tydliggjorda mål och förutsättningar innan projekt startas förbättrar samtidigt möjligheterna att infria EU:s med fleras förväntningar på vad som kan uppnås i ett projekt. 10
4. Metodik och genomförda aktiviteter Vi inledde vårt uppdrag som följeforskare på SATIN II genom att i november år 2010 samla in och studera all publicerad dokumentation från SATIN I och projektansökan med tillhörande bilagor till SATIN II. Projektansökan hänvisade i sig till ett stort antal dokument, metoder och annat som tillsammans avsåg att förklara projektets kontext och tekniska, kommersiella och andra innovativa utmaningar. Däribland kan nämnas ambitionen att etablera en egen marknadsplats och ett Ecosystem kring SATIN med refererande likheter som Apple Store och Google Markets och på dessa marknadsplatser potentiellt tillämpliga affärsmodeller men även kopplingar till andra CDT-projekt såsom MeMo-projektet. Tillämpning av metoder för reell medverkan av användare i regionen via bl.a. nätverket Botnia Living Labs med hänvisning till FormIT och Concept Design with Living Lab Approach. Metodik för projektarbetet och projektledning benämnd Scrum samt olika dokument som avsåg beskriva SATIN plattformen från ett tekniskt perspektiv med dess ingående beståndsdelar. Sammantaget ett mycket omfattande underlag som vi samlade in och studerade och som vi sedan sammanfattade i en PM till projektledningen (Bilaga 1) i syfte att säkerställa och få bekräftat att vi hade en korrekt utgångspunkt för vårt uppdrag som följeforskare för SATIN II. Vi har medverkat vid de kvartalsvisa sprintmötena i december 2010, mars 2011, juni 2011, dec 2011, juni 2012 samt dec 2012. Vi har därutöver genomfört intervjuer med olika personer från skilda kategorier av i SATIN II medverkande aktörer i december 2010, mars och december 2011, samt november och december 2012. Allt material som olika projektmedlemmar har publicerat på CDT forumet Project Coordinator har laddats ned och studerats för att vi mellan sprintmötena, skulle kunna följa projektet utmaningar och framsteg. Forumet har varit en viktig källa för oss att på distans följa projektet där även avsaknad av dokument som förväntats bli publicerat på forumet, gett oss indikationer på brister inom projektet. Det senare har väglett oss till ytterligare fördjupningar av frågor m.m. till projektägare/ledning. Projektledning instruerade och uppmanade redan våren 2011 samtliga arbetsgrupper att kontinuerligt publicera sina mötesnoteringar och andra projektrelaterade dokument på forumet. Vår tro och förväntning var att de skilda projektgrupperna skulle ha ett ömsesidigt intresse av att ta del av varandras dokumentation och såsom ett team, ge inspel till varandras arbete för SATIN II-projektets framskridande. Vi kan konstatera att denna teamkänsla överbryggande egna och andras ansvarsområden och individuella mål, aldrig etablerats inom SATIN II projektet. Ytterst är det en fråga som handlar om de enskilda deltagarnas engagemang och prioritering. Forumet skapade tekniska förutsättningar men kom aldrig att användas på avsett sätt. Trots att vi vid flertal tillfällen påpekat detta för projektledningen och i våra 11
rapporter framfört att dessa instruktioner inte efterlevts, har disciplinen från medverkande aktörer från akademin, inte förbättrats nämnvärt. Detta gäller även projektledningen. Den enda grupp som under hela projektet följt projektledningens instruktion om att löpande använda CDT forumet Project Coordinator är arbetsgruppen Core Tech. Det är värt att notera att denna grupp letts av en från akademin utomstående konsult från ett SME företag som även själv ansvarat för att löpande dokumentera och till alla berörda via forumet informera om gruppens arbete. När projektet startades i juli 2009 fanns ingen styrgrupp utsedd som kunde representera de olika intressenter i Övre Norrland som SATIN II avsåg att skapa värden för. En styrgrupp till vilken följeforskarna vanligtvis formellt har att rapportera sina iakttagelser utsågs först våren år 2011. Endast två styrgruppsmöten har därefter hållits. Oaktat vad vi framfört ovan har projektägare och projektledning under hela projektet visat stort intresse för att ta del av våra synpunkter och förslag och försökt så långt som detta varit möjligt inom den akademiska världen att tillämpa delar av våra förslag. Samarbetet har därför varit mycket gott och vi har under hela projektet haft en ständigt pågående konstruktiv dialog via telefon som komplement till våra fysiska möten. En av våra slutsatser är att kulturen inom den akademiska världen skiljer sig väsentligt från den som gäller inom det privata näringslivet. Deltagarna som kommer från akademin uppfattar ett projekt såsom SATIN II som ett delmoment, komplement och delfinansierat utvecklingssteg i sin egen övergripande och högst prioriterade utvecklingsplan mot akademiska meriter. Detta begränsar enligt vår mening CDT s möjligheter oavsett projektägare och projektledningens ambitioner - att styra projekt på motsvarande strama sätt och likvärdiga former som gäller för projekt inom det privata näringslivet. Kanske är detta ett av många andra förhållanden som legat till grund för en utbredd kritik om att den akademiska världen är skickliga på att utforska nya innovativa tekniker men väsentligt sämre på att kommersialisera forskningsresultaten. SATIN II projektet har inte varit ett traditionellt utvecklingsprojekt utan snarare ett innovativt och visionärt projekt som siktat utanför existerande ramar. Och som även medverkande SME uttalat, ett projekt som aldrig skulle ha kunnat starta om traditionella och kommersiella krav ställts och tillämpats. Ett mycket viktigt förhållande som måste beaktas vid utvärdering av SATIN II projektet. 12
5. Tillväxtverkets syntes av följeforskning, Rapport 0129 Tillväxtverket publicerade i april 2012 i Rapport 0129 en syntes med 23 slutsatser av följeforskning i de regionala strukturfondsprogrammen för programperioden 2007-2013 med rekommendationer inför kommande programperiod för åren 2014-2020. Mot bakgrund av att ovan nämnda rapport baseras på resultatet från följeforskning av ett mycket stort antal projekt ser vi ett värde av att här belysa några av de slutsatser som presenterats som har likheter med vissa av våra iakttagelser från SATIN II. Nedanstående citat är hämtat från rapportens sammanfattning och har i anslutning till sprintmötet i december 2012 presenterats för projektägare/projektledning samt projektets vetenskapliga ledare. Ekonomin är idag starkt tjänstefierad vilket innebär att tillväxten till stora delar sker i utvecklandet av tjänster. Tjänsteinnovationer kan delvis styras av andra logiker än utvecklandet av varor, och inte sällan handlar det om processer där en av de största utmaningarna ligger i kommersialiserings- och spridningsfasen. Det är i mötet med användare det nya uppstår, verksamhetsnära innovationer eller kunddrivna innovationer etc. Idag bedrivs ett aktivt arbete i Sveriges regioner att skapa innovativa miljöer utifrån regionala förutsättningar. Tillväxtverket är, genom de åtta regionala strukturfondsprogrammen, antagligen den största offentliga innovationsstödjaren. Under programperioden 2007-2013 kommer mer än 8 miljarder SEK att gå till hundratals innovationsprojekt, ofta ägda av universitet och högskolor För SATIN II projektet relevanta slutsatser att reflekterande över: En andra slutsats är att strukturfonderna kan genomföras effektivare. I den nationella strategin framhålls vikten att kontinuerligt reflektera över den verksamhet som bedrivs och att lära av erfarenheter i olika länder. Återföring av erfarenheter och kunskapsbildning kan förbättras genom lärande och samverkan samt kritiskt utvärdering av projekt och program. En tredje slutsats är att strukturfondsgenomförandet inte uppnått förväntningarna om näringslivets och företagens medverkan. Ängslighet kring exempelvis statsstödsregler gör genomförandet onödigt krångligt. En tionde slutsats är att en performance-oriented implementation i linje med femte sammanhållningsrapporten borde handla om hur strukturfondsprojekt ger stöd i senare skeden i innovationsprocesserna, när tjänster och processer kan leda till kommersiella genombrott. 13
Elfte slutsatsen är att de största ägarna av innovationsprojekten är högskolor och universitet. I vetenskapssamhället dominerar forskningslogiken. Det skulle antagligen behövas mer experimenterande med alternativt ägande av strukturfondsprojekten för att ytterligare stärka innovationslogiken. Den tjugotredje slutsatsen är att projekten mer måste karaktäriseras av aktivt ägarskap, samverkan och utvecklingsinriktat lärande om genomförandet av de regionala strukturfondsprogrammen verkligen ska bidra till regional konkurrenskraft. 14
6. Lärande utvärdering: Synpunkter och förslag till partnerskapet inför framtida beslut Luleå Tekniska Universitet och Umeå Universitet är av avgörande betydelse för Övre Norrlands utveckling och regionens förmåga att - i konkurrens med storstadsmiljöer - attrahera människor att välja att bo och leva i denna region. Konkurrensen mellan världens universitet om unga lovande talanger är idag mycket hård och för att lyckas måste universiteten hålla världsklass och erbjuda de studerande en stimulerande innovativ miljö som matchar deras drivkrafter och intressen. SATIN II är ett mycket bra exempel på ett stimulerande och innovativt utvecklingsprojekt i forskningens framkant som spänner över flera vetenskapliga discipliner som lockat forskare och studerande från sju länder att medverka. Projektet har övervunnit många tekniska och designmässiga utmaningar där även genus- och mångfaldsperspektiv haft en central roll. Genom projektet har grunden lagts för en användardriven tjänsteinnovation kring byggande av mobila tjänster baserat på den tekniska plattform som nu lanserats i samverkan mellan universiteten och medverkande SME företag i Övre Norrland. Standardmässigt föreskrivna indikatorer för utvärdering av EU projekt såsom antalet nyskapande arbetstillfällen och antalet nyetablerade företag, säger inget om de reella och betydelsefulla mjuka värden som projekt såsom SATIN II skapar för regionens attraktionsförmåga och långsiktiga utveckling. Genom SATIN II har en teknisk plattform och grund för fortsatt utveckling skapats i enlighet med de mer forskningsmässiga målen. Men det är först nu som projektet på allvar ställs inför ett minst lika stort och utmanande mål, i form av spridning och kommersialisering. Även detta mål utgör en viktig del av projektansökan och är ett av många andra krav för användning av strukturfondsmedel. Projektet skulle utveckla och stärka regionens näringsliv inom området för mobila tjänster genom att erbjuda dem en attraktiv galleria av tjänster som de utan tidigare IT-kunskaper skulle kunna använda. För att nå sådana högt ställda mål i ett innovativt forsknings- och utvecklingsprojekt, måste det enligt vår uppfattning, redan från start finnas tydliga utstakade vägar för en omfattande samverkan och förankring av projektet bland olika tilltänkta brukare i regionen. Ett system för användardriven tjänsteinnovation förutsätter därutöver en aktiv och omfattande medverkan av tilltänkta användare i regionen. Som framgått av vår rapport inkluderades inte SME-företagen i något egentligt utvecklingsarbetet förrän våren 2011. Samma förhållande gäller etablering av en styrgrupp för projektet med deltagare utanför akademin. Av olika skäl kom aldrig styrgruppen för SATIN att fylla den funktion som normalt kännetecknar en grupp som 15
i starten av ett projekt utsetts för att tillvarata olika intressenters intressen på ett likvärdigt sätt. En digital version av den så kallade editorn, som var av avgörande betydelse för att inkludera användare för reella tester lanserades först kring utgången av år 2011. Befintlig uppsättning av ca 75 komponenter (byggklotsar), har huvudsakligen utvecklats under år 2012 för att få fram en fungerande demonstrator. SATIN II projektet hann aldrig med att genomföra behovsanalyser och att inkludera användare från, eller att utveckla komponenter, för att tillgodose önskemål och behov för något eller några av de tre pilotområdena som fastställdes våren 2011 till Campus Living, Turism samt Energismarta hus. Budgeten för SATIN II uppgick till ca 34 Mkr av vilket endast 5 Mkr eller knappt 15 % var avsatt för medverkan från deltagare utanför akademin. Som framgått har kritik riktats från deltagande SME företag om kravet på en 50 % medfinansieringen eller, enklare uttryckt en 50 % rabatt på medverkande SME företags timtaxor. Budgeten innefattade inte heller ersättning till eller tydliggjorda kostnader för medverkan av användare som enligt projekts intentioner och ansats, är av fundamental betydelse vid framtagande av ett system för användardriven design. Mot bakgrund av det vi framfört i vår slutrapport och våra lägesrapporter, kommentarer från medverkande SME samt med hänvisning till de slutsatser som Tillväxtverket presenterat i sin rapport 0129, vill vi rekommendera partnerskapet följande åtgärder inför prövning av framtida beslut i likartade projekt som drivs av universitet. Överväg genomförande av en ex-ante utvärdering av projektansökan som med ett perspektiv utifrån och in utanför den akademiska värden, utvärderar projektets antagande, planer samt fördelning av resurser för en omfattande samverkan med och nyttiggörande av projektets resultat till olika intressenter i regionen utanför den akademiska världen. Säkerställ att en styrgrupp tillsätts redan från projektstart som med en representativ sammansättning, kan tillvarata intressen från olika aktörer i regionen på ett likvärdigt sätt. Säkerställ att följeforskare kopplas in i ett tidigt skede 16
7. Lärande utvärdering: Synpunkter och förslag till projektledning m.fl. inför start av SATIN Uppgradering SATIN behöver vidareutvecklas med komponenter och funktioner för ett eller flera Proof of Concept av praktisk tillämpning utanför den akademiska världen. Det vill säga bland användare i regionen baserad på tydligt identifierade behov och önskemål hos dem. Som framgår av ansökan avseende SATIN Uppgradering avser projektledningen att Utveckla kompletterande komponenter utifrån regionala behov som ett av fyra angivna fokusområden. Som en röd tråd i alla våra rapporter från SATIN II har vi understrukit vikten av just detta, men samtidigt konstaterat att projektet aldrig organiserat och letts med en sådan fokus. För att säkerställa att SATIN Uppgradering verkligen får en sådan fokus med en kvalificerad användarmedverkan som med ett perspektiv utifrån tillför projektet kritiska och konstruktiva synpunkter på SATIN editorns grafiska och funktionella användargränssnitt vill vi rekommendera projektägare och projektledning följande. Organisera och resurssätt projektet så att vart och ett av de tre utvalda tillämpningsområden leds av en ansvarig projektledare med stark förankring i och erfarenhet av utveckling i djupt samspel med användare i regionen. Säkerställ att det i styrgrupp finns tyngre representanter av användare för de utvalda tillämpningsområdena med mandat och förutsättningar för styrning av projektet som ger stöd till projektägare/projektledning att flytta fokuset från den akademiska världen och forskning till användartillämpning i den förestående kommersialiserings- och spridningsfasen. Säkerställ att det i samtliga projektgrupper utses en dokumentationsansvarig som kontinuerligt dokumenterar och publicerar gruppens framskridande och att projektledaren ges förutsättningar och ansvar för att kontinuerligt följa upp att alla fullgör detta. Säkerställ att projektledaren själv på ett koordinerade sätt kontinuerligt dokumentera och publicerar projektets utveckling och framskridande och att denna information på lämpligt och regelbundet sätt, även delges styrgruppen. Överväg om de hitintills tillämpade mötesformerna med sprintmöten verkligen är de mest effektiva formerna för den nya fas som nu skall inledas. 17