44 1(4) Protokoll Årsstämma i Kärleksörtens Samfällighetsförening Tid: 2015-03-23 kl. 19.00 Plats: Folkets Hus, Hässelby Deltagare: 20 personer representerande 19 fastigheter, avprickade i debiteringslängd för 2015 1 Mötets öppnande Föreningens ordförande,, öppnade mötet och hälsade närvarande medlemmar välkomna. 2 Fastställande av dagordning Utsänd dagordning för mötet godkändes. 3 Val av mötesfunktionärer Valdes: Mötesordförande: Sekreterare: Rösträknare/justeringsmän: Mikael Engdahl Per Sundqvist 4 Beslut om stämmans behörighet Stämman beslutade att mötet utlysts inom föreskriven tid, minst 14 dagar i förväg. Förutom att kallelsen delats ut till samtliga hushåll har den också publicerats på föreningens hemsida. 5 Styrelsens berättelse om 2014 års verksamhet och ekonomi Kassören Joakim Mattsson föredrog Styrelsens verksamhetsberättelse och den ekonomiska berättelsen för 2014. Nordealånet (sopkassunerna) har slutbetalts. Verksamheten har under budgetåret gett ett överskott. Styrelsens verksamhetsberättelse och den ekonomiska redovisningen med styrelsens förslag till disposition av årets resultat godkändes av stämman och lades till handlingarna. Balans- och Resultatrapporterna biläggs via hemsidan (www.karleksorten.org under fliken Övrigt och sedan Dokument ). 6 Revisorernas berättelse Revisorernas berättelse bekräftade att det inte funnits anledning till någon anmärkning. Revisionsberättelsen godkändes och lades till handlingarna. Berättelsen biläggs via hemsidan (www.karleksorten.org under fliken Övrigt och sedan Dokument ). 7 Beslut om ansvarsfrihet för Styrelsens förvaltning 2014 Rolf Röber (S 202) ansåg att styrelsen inte följt 2014 års stämmobeslut eftersom styrelsen inte i enlighet med föregående årsstämmas beslut utfärdat ett tillstånd att parkera bil längre än fem meter på p-platsen utanför hans garage. Styrelsen ansåg att detta skett eftersom ett anslag om tillstånd att parkera längre bil satts upp på p-platsen ifråga. Röber ansåg inte detta som tillräckligt. Stämman beslutade att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för 2014. 8 Medlemmarnas motioner och Styrelsens förslag 8.1 föredrog inkomna motioner. Samtliga motioner har inlämnats av Rolf Röber (S 202). Motion 1: Enskilt parkeringstillstånd för bil längre än fem meter. Stämman avslår förslaget. Motion 2: Önskemål om att arbetsuppdrag för samfälligheten bör dokumenteras på hemsidan.
44 2(4) Motionen avser önskemål om tidpunkter och skyldigheter för externa tjänster, främst Tingvalla. Styrelsen meddelar att aktivitetsschema för Tingvalla finns på nätet och att ytterligare information kan fås genom hänvändelse till styrelsen. Motionären förklarar sig nöjd med informationen och tar tillbaka motionen. Motion 3: Kommunikation mellan styrelse och medlemmar fungerar och bör ske brevledes. Efter styrelsens förklaring till hur systemet fungeras dras motionen tillbaka. Motion 4: Avtal mellan Kärleksörtens samfällighet och annan part bör göras tillgängliga för medlemmar. Stämman beslutar i samråd med styrelsen att medlemmar kan få se befintliga avtal efter hänvändelse till styrelsen, med undantag för sådant som skulle kunna betecknas som affärshemligheter. Motion 5: Lägg mattor på vissa delar av lekparkerna för att undvika de stora mängderna hund och/eller kattskit som nu finns där. Stämman beslutar att styrelsen ska ta in kostnadsförslag, dock inte främst av hygieniska skäl utan för att se om man för barnens skull ska kunna få ett mjukare underlag. 8:2 Styrelsens förslag 1) Bildande av en arbetsgrupp för att förbereda hur vi ska agera när avtalet med Stadsnät/Sappa löper ut. Ronny Peschler gör en presentation av de frågeställningar som angetts i kallelsen till årsmötet; dvs: Fortsätta som nu (billigast och enklast). Fortsätta med Stadsnät men byta TV-leverantör. Byta både ut både Stadsnät och Sappa. Eventuellt skulle samfälligheten då också kunna lämna det fritt för medlemmarna att själva välja leverantör (vilket förmodligen skulle bli betydligt dyrare). Stämman beslutar att utse en arbetsgrupp bestående av Ronny Peschel, Björn Johansson och Robert Fischer. Avsikten är att gruppen ska ta fram ett beslutsunderlag till en extra stämma, som ska hållas under hösten innan tiden för att säga upp nuvarande avtal går ut. 2) Översyn av parkeringspolicyn Frågan om parkeringsregler diskuterades. Bl.a. följande frågor bör behandlas eller ses över i parkeringspolicyn: Användning av garage som förråd. Rekommenderad parkeringsplats (i första hand framför eget garage). Flera bilar i hushållet. Långtidsparkering. Användning av motorvärmare. Jordfelsbrytare saknas i garagens elsystem, varför värmarna inte ska anslutas till bilar utanför garagen. Om något skulle hända täcks det inte av föreningens försäkring. (Det noteras att stämman 2014 fattade beslut om att inte ersätta trasiga uttag för motorvärmare främst pga. de höga kostnaderna). Förbudet mot parkering inne i kvarteret följs inte. Förslag framfördes att skyltar om gångfartsområde ska sättas upp. Vad gäller för laddning av elbilar. Biltvätt inom området (inte tillåtet). Stämman beslutade att: Motorvärmare får inte användas om bilen står utanför garaget och jordfelsbrytare inte finns installerad. El- och hybridbilar får inte laddas med el från garagen, eftersom kostnaderna för laddning belastar hela samfälligheten. Styrelsen ska se över frågan om uppsättande av skyltar om gångfartsområde.
44 3(4) 9 10 Budget, avgifter och debiteringslängd Kassören Joakim Mattsson föredrog styrelsens förslag till budget för 2014. Styrelsen föreslår att samfällighetsavgiften blir oförändrad, dvs 16 000 kr per fastighet och år (driftskostnad 10 000 kr samt fiberkostnad 6 000 kr). I driftskostnaden ingår även fastighetens andel i sektion 2. Preliminär årsavgift för vatten föreslås vara oförändrad med 2 000 kr/fastighet. För sektion 2 föreslås avgiften bli 14 000 kr/år, varav dagisets andel utgör 3/4, dvs 10 500 kr. Stämman beslutade att årets överskott ska användas till att bygga upp föreningens likviditet. En sänkning av avgiften kan övervägas till nästa budgetår. Avierna för betalning av samfällighetsavgiften kommer i fortsättningen att distribueras 4 ggr om året via e-post. De som inte har fungerande e-post måste kontakta styrelsen för att lösa frågan. Nordeakontot kommer att läggas ner vid årsskiftet. Kontot kommer endast att fungera året ut. Medlemmarna uppmanas att i fortsättningen använda föreningens konto 182-7831 hos Swedbank. Kontonumret finns angivet på inbetalningsavierna. Inbetalning av samfällighetsavgift, inklusive vatten, skall ske vid fyra tillfällen. Inbetalningsdagar blir: 2015-04-30 2015-07-31 2015-10-31 2016-01-31 För betalningspåminnelse, avbetalning eller vid försening debiteras 60 kr. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Ingen moms ingår. Debiteringslängden med respektive fastighets avgift för 2015 fastställdes av stämman. Biläggs via hemsidan (www.karleksorten.org under fliken Övrigt och sedan Dokument ). 11 Ersättning till Styrelsen Stämman beslutade om oförändrade årliga arvoden, enligt följande: Ordförande 12 000 kr/år Kassör 12 000 kr/år Sekreterare 6 000 kr/år På dessa arvoden ska samfälligheten också betala arbetsgivaravgifter. Stämman godkänner också en middag på Riddersvik för styrelsemedlemmar och revisorer/revisorssuppleant. 12 Val av ledamöter till Styrelsen Stämman beslutade att välja: Ordförande 1 år Kai Johannessen 2 år 1 år (kompletteringsval efter Stefan Agnvall) Robert Fischer Suppleant 2 år Jens Östman Suppleant 2 år Styrelsen kommer under 2015 bestå av: Ordförande Joakim Mattsson Anders Sundberg Kai Johannessen Robert Fischer Suppleant Jens Östman Suppleant
44 4(4) 13 Val av revisorer för ett år Till revisor valdes Björn Johansson. En revisorpost är vakant. Till revisorssuppleant valdes Claes Ernow. 14 Val av funktionär Ingen funktionär tillsattes. 15 Val av valberedning Stämman beslutade att valberedning för nästa års styrelse och revisorer ska bestå av föreningens kontaktpersoner i enlighet med zonindelningen. Ordförande i valberedningen ska vara kontaktpersonen i zon 9. 16 Beslut om utdelning av stämmoprotokoll Stämman beslutade att protokollet skall vara justerat inom två veckor och att det därefter skall delas ut till fastigheterna i sektion 1 och 2. 20 Övriga frågor Det finns flera potthål vid parkeringarna. På ett ställe samlas vatten, vilket medför halkrisk under vintern. Det påtalas att olaglig sopdumpning har gjorts av utomstående. Eftersom ingen viktökning har konstaterats vid tömningarna torde problemet inte vara så stort att några speciella åtgärder behövs för närvarande. Garagen vid Blomodlarvägen har fortfarande problem med fuktskador. Besiktning och ev. åtgärder får ske under våren. Informationen till nyinflyttade bör ses över. Fortfarande finns t.ex. bestämmelserna dom en avgift på 500 kr för de som inte deltarvid städdagen kvar. Frågan om utrymning av p-platserna för plogning vid något tillfälle under vintern togs upp. Styrelsen har diskuterat frågan men det har inte varit aktuellt denna eller föregående vinter pga. det ringa snöfallet. Det är skräpigt på vissa platser inom området med speciellt mängder av cigarettfimpar. Särskilt gäller detta utanför dagiset och vid p-platsen mittemot gula kiosken. 21 Avslutning Ordförande tackade för visat intresse och avslutade mötet. Sekreterare Ordförande Per Sundqvist Justeringsman Mikael Engdahl Justeringsman