Styrelsemöte Svenska Gång- och Vandrarförbundet 2008-09-14 Munktellarenan, Eskilstuna Omfattning 45-61 Beslutande Folke Andersson Birger Fält Karin Dahl Ernst Larsson Gunnar Wall Börje Hansson 45-49 + 51-53 + Idrottslyftet 55 Karin Ingelhag 45-49 + 51-53 + Idrottslyftet 55 Suppleanter Anmält förhinder Anna Johannesson Catarina Andersson Underskrift Anna Johannesson Sekreterare Folke Andersson Ordförande Protokolljustering Ernst Larsson
45 Mötets öppnande Ordförande Folke Andersson hälsar de närvarande välkomna och öppnar mötet. 46 Dagordningen Dagordningen justerades med att flytta ner 50, 54 efter 55, då Karin Ingelhag och Börje Hansson avviker efter rapport om Idrottslyftet. Med dessa ändringar godkändes dagordningen. 47 Protokolljusterare och sekreterare Till protokolljusterare valdes Ernst Larsson Till sekreterare valdes Anna Johannesson 48 Föregående protokoll Föregående protokoll godkändes. 49 Ekonomi Styrelsen gick igenom den ekonomiska rapporten. Likviditeten är god. Revisor Lahja Molin önskar få huvudbok och verifikationslistor för att gå igenom. Folke Andersson lämnar över dessa till henne. Folke går igenom bokföringsposterna och kontaktar bokföringsbyrån angående de frågetecken som uppstått i kontoföringen. 51 Hemsidor Birger Fält och Barbro Carlberg Lindgren ska på en IT-infodag med RF den 24/9-08, efter denna dag upphandlar vi tjänst för att göra den nya hemsidan. En önskelista från kansliet ska göras angående hemsidan. Folke kontaktar Barbro och Anne Forsberg. Önskelistan ska vara klar innan den 24/9. En kravspecifikation tas fram och Barbro och Birger lämnar en rapport inför en kommande kravspecifikation i mitten på oktober + vilken leverans tid konsulten kan ge. 52 Lokalfrågor Hyresavtal: Det har kommit ett förslag från VSIF att vi kan flytta till första våningen som motsvarar det Barbro och Anne har idag, det finns dock inget kontorsförråd i korridorläge. Vi har inte fått något kostnadsförslag på denna lokal. Andra lokaler: Folke har varit och tittat på andra lokaler som idrottsförbund sitter i ca 1km från Kviberg, kostnaden är ca halva summan av dagens hyra, förrådsutrymmen finns i samma omfattning som vi har idag. Vi har inte fått något precis kvadratmeterkostnad eller vad som ingår ännu. Folke kontaktar hyresvärden på måndag för mer detaljer. Folke kontaktar även VSIF för att se om vi kan förlänga vårt avtal två månader samt vad kostnaden blir i lokalerna på våning 1.
53 Personalfrågor Hanteringen av övertid och mertidsarbete samt semesterlöneskuld diskuterades. Den övertid och mertid som personalen redovisat från 2001 och fram till nu och som tidigare ej reglerats betalas ut i pengar. Folke undersöker med revisor och Arbetsgivaralliansen om något hinder för detta föreligger. Innestående semester regleras snarast ner till godkänd nivå för sparad semester.beslutades att kansliet stänger över jul, nyår och trettondagshelgen. Framtida övertid och mertid skall vara beordrad av arbetsgivaren. 55 Rapporter Idrottslyftet: Karin I. rapporterar om idrottslyftet muntligt. Alla föreningar som fått medel i idrottslyftet år 1 ska komma in med utvärdering senast den 15/9-08. Det kom in 25 ansökningar 19 beviljades 6 avslogs För år 2 är det en mall framtagen för att skriva projektansökning på. Information har gått ut om år 2. Kansliet: Rapport har inkommit se bilaga 1 Tjejgåing: Rapport har inkommit se bilaga 2 Ungdomsrådet: se 56 50 Marknadsfrågor Styrelsen diskuterade marknadsfrågan, hur vi ska nå ut och synliggöra oss och stärka varumärket Gång- och vandring. Vi behöver få in en person som är ansvarig och arbetar med marknadsfrågor i förbundet. Vi vill arbeta med kampanjinsatser för att öka intresset kring och sälja konceptet tjejgåing för att öka deltagarantalet och synliggöra sporten gång och vandring. Styrelsen beslutar att i ett första skede inrikta marknadsföringsarbetet kring tjejgåing som möjliggör framtida satsningar på tävling, motion och vandring. 54 75-års jubileum Jubileet och Årsmötet blir den 3-4 april 2009. Stora salen i Munktellarenan i Eskilstuna är bokad hela fredagen och hela lördagen. KFU + ordförande Folke bokar in en träff för att planera vidare på programmet. KFU tar fram en kostnadsanalys för arrangemanget. En jubileumstidskrift kommer att ges ut under 2009. Vidar Martinell har redan börjat skriva på detta. 56 Motionskommittén Ungdomskommittén En rapport har inkommit från motionskommittén se bilaga 3 och ett protokoll se bilaga 4 Ungdomskommittén: Rapport har inkommit se bilaga 5 samt inbjudan till Ungdomsrådskonferens se bilaga 6 57 Tävlingskommittén En rapport har inkommit se bilaga 7. Catarina Andersson ersätter Tommy Gustavsson i DU. 58 Skrivelser De skrivelser som inkommit finns redovisade i bilaga 8
59 Övriga frågor 1. En olustig situation uppstod under landskamperna i helgen. En incidens riktad mot en åskådare under landsvägstävlingarna. Folke får i uppdrag att utreda vad som hände och hur det kan uppstå. 2. Bosön ersättning för kurser som genomförts, Ernst Larsson får i uppdrag att kolla om det kommit in bidrag till förbundet. 3. RIM Riksidrottsmötet i Umeå. Folke och Birger Fält representerar SGVF. 60 Nästa möte Nästa möte: 25 oktober i Göteborg. 61 Mötets avslutning Ordförande Folke Andersson förklarar mötet avslutat.
Uppdragslista Avslutade ärenden Folke Andersson fick i uppdrag att sköta löneförhandlingarna med SGVF: s personal. Folke Andersson får i uppdrag att svara på skrivelsen från Alan Scott Folke Andersson får i uppdrag att formulera ett brev som skickas till Bo Gustafsson med kopia till GK Steget. Folke Andersson får i uppdrag att skicka ut den slutgiltiga mallen på resultatenheter för ekonomin. VU, utredning om eventuellt marknadsföringsutskott. Kvarstående uppdrag från tidigare styrelsemöten Motionskommittén tar fram förslag om enhetliga regler för sanktionsavgifter. Birger Fält ansvarar för att nya stadgar skall läggas ut på hemsidan och tryckas. Birger Fält upprättar förslag till regelverk för en Disciplinnämnd. Styrelsen arbetar fram ett förslag till stadgeändring om Förbundsmötet Ernst Larsson får till uppdrag att bevaka ersättning från SISU för de kurser SGVF har haft på Bosön Regionutredning: Folke Andersson och Anna Johannesson, de skall utse minst tre till arbetsgruppen. Gruppen skall till nästa möte ta fram en arbetsplan. Förbundsmötesintervaller: Folke Andersson och Ernst Larsson, de skall utse minst tre till arbetsgruppen. Gruppen skall till nästa möte ta fram en arbetsplan. 75-årsjubileet: KFU är arbetsgrupp. Förbundsmötet 2009 och 75-årsjubileet skall läggas i Eskilstuna. 2009 firar Eskilstuna sitt 350-årsjubileum och möjliggör att SGVF synliggörs. Folke Andersson är sammanhållande. Gunnar Wall skall ta kontakt med Jan-Erik Wettermark angående hemsidan vandring.se. Barbro Carlberg Lindgren, Anne Forsberg, Birger Fält samt en person som Gunnar Wall utser från motionskommittén bildar en arbetsgrupp som får i uppdrag att undersöka hur hemsidan ska se ut. Nya uppdrag Folke går igenom bokföringsposterna med bokföringsbyrån Kansliet gör en önskelista angående hemsidan Birger och Barbro gör en rapport inför kommande kravspecifikation. Folke kontaktar VSIF samt alternativ hyresvärd angående lokalkostnader mm. Folke utreder incidensen under landskampen 13 september i Eskilstuna Ernst kollar upp om bidrag för kurser har kommit in.