Servicenämnden Tid Onsdagen den 25 september 2013 kl. 8:15-12:25 Plats Magistern Omfattning 117-139 ande Dzenita Abaza (S), ordförande Tamás Lakatos (M), 1:e vice ordförande Patricia Vildanfors (MP), 2:e vice ordförande Peter Olofsson (S) Inger Kornelius (S) Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Anders Gustafsson (V) Birger Jägtoft (M) Staffan Ljungar (C) Anna-Britt Wejdsten (FP) Ersättare Daniel Modée (S) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Bengt Sundström (FP) Övriga Annette Andersson, förvaltningschef Benny Wennberg, förvaltningschef Yvonne Norman, enhetschef Gert Friberg, räddningschef Kenth Gustafsson, avdelningschef Johan Råberg, avdelningschef Tomas Lexinger, avdelningschef Gunilla Svensson, avdelningschef Martina Adiels Balk, miljö- och kvalitetssamordnare Stefan Larsson, enhetschef Åke Andersson, VD Destination Kalmar Anslaget på kommunens anslagstavla den 7 oktober 2013
2 (15) Sekreterare Anna Sandstedt Justeras Dzenita Abaza ordförande Peter Olofsson
3 (15) 117 Fastställande av föredragningslista och val av protokollsjusterare Servicenämnden beslutar att ändra föredragningslistan enligt följande: - Ärende nr 7 Energideklarationer av fastigheter tas upp som ärende nr 6. - Ärende nr 8 Iffe hallen information aktuellt läge tas upp som ärende nr 7. - Nytt ärende Synpunkter kring möjlighet för föreningar att hyra Södermöre-/Ljungbyholmsskolans kök, Ljungbyholms GoIF tas upp som ärende nr 22. - Nytt ärende Övriga frågor tas upp som ärende nr 23. Servicenämnden utser Peter Olofsson att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 118 Medborgarförslag - Cykelförbud på vågbrytarpiren, Kattrumpan SFN 2013/0660 Serviceförvaltningens skrivelse 2013-09-16 Rolf Söderberg har i ett brev till kommunen framfört önskemål om förbud mot cykelåkning/parkering på vågbrytarbadets brygga. Antalet stora bryggor och stråk som bjuder in till vistelse för mer än bad och båt ökar och vi ser tydligt hur medborgare använder dessa platser för att njuta av Kalmar vid havet. Stora bryggor och stråk kan också vara en naturlig sträckning för rörelse och aktivitet som cykel, rollerblades och bollspel. Kommunen får ofta önskemål om att sätta upp förbud vilket vi är restriktiva med. För allas trivsel och säkerhet kan det på vissa platser vara motiverat att inte tillåta cykelåkning. Förvaltningen kommer att titta närmre på hur vi kan välkomna och undvika cyklar på vågbrytarbadets brygga. Överläggning Under överläggning föreslår Staffan Ljungar (C) och Patricia Vildanfors (MP) att nämnden beslutar om följande ändring av förvaltningens förslag:
4 (15) - Servicenämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att titta närmare på hur vi kan välkomna och undvika cyklar på vågbrytarbadets brygga. Ordföranden finner att servicenämnden beslutar enligt Staffans och Patricias ändringsförslag. Servicenämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att titta närmare på hur vi kan välkomna och undvika cyklar på vågbrytarbadets brygga. 119 Medborgarförslag: Värmeslingor i motionsspår SFN 2013/0775 Serviceförvaltningens skrivelse 2013-09-16 Mikael Holmåker har i ett medborgarförslag föreslagit att något av de motionsspår som finns i kommunen får värmeslingor så att man kan löpträna även under vintertid. Som exempel nämns det upplysta spåret i Norrliden. Förslaget motiveras med en fortsatt positiv satsning på motion och ett välmående Kalmar. Att värma upp mark för att smälta snö och is, i kombination med plogning och borstning, är mycket kostsamt. En grov kalkyl för att lägga värmeslingor på 2 km banan i Norrliden: Anslutningskostnad: 800 000 kr (baserat på 1 MW) Installation av värmeslingor ca 4,9 mnkr Driftskostnad ca 183 kwh/m²/år Diverse kostnader avseende byggnad för reglercentral mm Även vid en halverad kalkyl kan inte denna investering eller dess driftkostnad motiveras i relation till andra prioriteringar och ekonomiska ramar inom förvaltningen även om syftet är väl motiverat. Servicenämnden beslutar att avslå medborgarförslaget om uppvärmda motionsspår.
5 (15) 120 Delårsrapport och budgetuppföljning efter augusti inkl måluppföljning efter tertial 2 SFN 2013/0777 Serviceförvaltningens skrivelse 2013-09-13 inkl bilagor Yvonne Norrman och Martina Adiels Balk redogjorde för budget- och måluppföljning enligt centrala anvisningar för kommunens delårsbokslut och detaljerad utfallsrapport för drifts- och investeringsbudgeten. För helåret 2013 bedömer förvaltningen att resultatet blir minus 4,75 mnkr (+0,6 mnkr förra året). Detta under förutsättning att inget oförutsett inträffar och att slutet av året blir milt. Prognosen bygger också på att förvaltningen får in de budgeterade 1,9 mnkr i intäkter för kost omsorg. Av totalbudgeten för investeringar på 551,1 mnkr beräknas ca 269,8 mnkr att förbrukas under året. Utfall tom 23 september 178,8 mnkr. Sjukfrånvaron tom juli månad ligger på 5,26 %. Långtidssjukfrånvaron har gått ned något tom juli. Överläggning Under överläggning gav nämnden förvaltningschefen i uppdrag att ta upp avvikelsen inom kosten på 1,9 mnkr på majoritetens möte. Redovisning av frågan sker på oktober månads sammanträde. Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens budget- och måluppföljning. 121 Attestförteckning 130925 SFN 2013/0778 Serviceförvaltningens skrivelse 2013-09-13 Förändringar har gjorts i attestförteckningen med anledning av ny förvaltningschef och ny upphandlingschef. Servicenämnden beslutar att anta uppdaterad förteckning över beslutsattestanter och ersättare.
6 (15) 122 Energideklarationer av fastigheter Gunilla Svensson informerade nämnden om arbetet med att energideklarera kommunens fastigheter. Syftet med energideklarationer är att främja en effektiv energianvändning och en god inomhusmiljö samt ge information om hur mycket energi som används under normal drift. Tillsynsmyndighet för energideklarationer är Boverket. 123 Iffe hallen - information aktuellt läge Gunilla Svensson informerade nämnden om det aktuella läget vid Iffe hallen. Iffe hallen är stängd av arbetsmiljöskäl. Sakkunniga konservatorer lämnade en rapport i augusti där risker påvisades för anställda vid hallen. Problemen ska åtgärdas så skyndsamt som möjligt. Tre huvudområden finns; gamla fuktskador i taket, skador i golvet runt rinken samt omklädningsrummen. Total kostnad på ca 1,5 mnkr. Installerad avfuktare fungerar bra. 124 Sommaren 2013 - uppföljning av evenemang Åke Andersson informerade nämnden om de evenemang som Destination Kalmar varit inblandade i under sommaren 2013, bland annat musik, teater och
7 (15) motionslopp. Kalmar har rykte om sig att vara en bra evenemangsstad och locka mycket folk. Destination Kalmar vill fortsätta satsa på hälsa och motion och kustnära projekt som genererar besökare till staden, men man vill också satsa på bredd, och det lite annorlunda, t ex sandskulpturfestivalen vid Kalmarsundsbryggan. Kalmars arrangemang är viktiga för sysselsättningen, handeln, krögarna m fl. 125 Taxor (inkl parkeringsavgifter och husbilsparkering) Stefan Larsson och Tomas Lexinger informerade nämnden om förslag till taxor 2014. Taxorna kommer upp till beslut på nämndens möte i oktober. 126 Målbeskrivning vinterväghållning 2013/2014 SFN 2013/0779 Serviceförvaltningens skrivelse 2013-09-16 Målbeskrivning vinterväghållning 2013/2014, 2013-09-06 Målbeskrivning vinterväghållning tas fram av serviceförvaltningen produktion och är årligen fastställd av servicenämnden. Målbeskrivningen är jämfört 2012/2013 ändrad avseende datum för när beredskap börjar och slutar, vilket i huvudsak är en anpassning till kalendern. Dessutom är texten dagtid, angående halkbekämpning gång- och cykelvägar, borttagen. Förändringen görs då det vid jämförelse visar sig underlätta plogtid och sandning om dessa vägar saltas och därmed förhindras att få packad is. Det ger samtidigt ett stort mervärde för kvaliteten på vägen för gående och cyklister. Överläggning Staffan Ljungar (C) föreslog följande tillägg i målbeskrivningen för 2013/2014: Ny lydelse av paragrafen Verksamhetens mål :
8 (15) Arbetet ska organiseras och bedrivas så att de prioriterade trafiklederna snöröjs och halkbekämpas i första hand för att om möjligt vara klara till kl 07:00. Prioriterade GC-vägar snöröjs och halkbekämpas till kl 07:00. Övrig snöröjning enligt prio 1 och prio 2 nedan ska också om möjligt ske så att de är klara till kl 07:00. Snöbortforsling ska minimeras. Om snöbortforsling måste ske ska den om möjligt utföras nattetid. Efter överläggningen beslutade nämnden att bifalla förvaltningens förslag med Staffan Ljungars tillägg. Servicenämnden beslutar att fastställa målbeskrivning för vinterväghållning 2013/2014 daterad 2013-09-06 med redaktionell ändring samt tillägg i paragrafen Verksamhetens mål. 127 Revisionsrapport: Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet SFN 2012/0451 Serviceförvaltningens skrivelse 2013-09-05 PwC har i maj 2012 på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet på bland annat serviceförvaltningen. Kommunstyrelsen beslutade på sitt sammanträde 2013-06-17 att berörda nämnder ska rapportera till revisorerna om hittills vidtagna åtgärder med anledning av revisionsrapporten. Revisionsfrågan behandlade hur vi säkerställer att vårt arbetsmiljöarbete är ändamålsenligt utifrån vad lagstiftning och kommunens mål anger. Enligt rapporten anser PwC att serviceförvaltningen i stort sätt bedriver ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete. Revisorerna påpekar att den årliga uppföljningen och rapporteringen av arbetsmiljöarbetet kan förbättras. En förbättring av uppföljningen har nu gjorts genom att kommunhälsan tagit fram en webb-baserad enkät som används i kommunen. Resultatet redovisas i den förvaltningscentrala samverkansgruppen. Servicenämnden beslutar anta denna skrivelse som sin egen och översända den till kommunens revisorer som sitt svar på hittills vidtagna åtgärder med anledning av revisionsrapporten Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.
9 (15) 128 Granskning av beslutsprocesser SFN 2013/0692 Serviceförvaltningens skrivelse 2013-09-13 På uppdrag av revisorerna i Kalmar kommun har PwC genomfört en granskning av beslutsprocesser. Revisorerna beslutade den 4 juni att överlämna rapporten till barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden och servicenämnden för beaktande. Revisorerna önskar svar från nämnderna senast den 5 oktober. Revisionsfrågan för granskningen var huruvida respektive nämnd har en ändamålsenlig beslutsprocess. PwC bedömer i revisionen att de granskade nämnderna i huvudsak har ändamålsenliga beslutsprocesser. De konstaterar dock att samtliga tre nämnder saknar en strukturerad kvalitetssäkring av beslutsunderlag. Serviceförvaltningen kommer att samarbeta med övriga inblandade förvaltningarna i arbetet att ta fram en rutin för kvalitetssäkring av beslutsunderlag utifrån tillämpningsanvisningarna i den kommungemensamma mallen för tjänsteskrivelse. I uppdraget inkluderas även att se över rutinerna för informationer i nämnderna. Arbetet ska vara klart till årsskiftet. Revisorerna konstaterar vidare att servicenämnden har upprättat och dokumenterat rutiner för beredningsprocessens delar genom processkartläggning i verksamhetsledningssystemet. Man anser dock att processen måste säkerställa att ärenden inte faller bort under presidiemötena. För att säkerställa att ärenden eller utredningsuppdrag inte trillar mellan stolarna antecknar nämndsekreteraren nödvändiga uppgifter på presidiekallelsen samt överför eventuella uppkomna punkter till en årsplanering för nämnden. Årsplaneringen används även för att säkerställa att uppdrag inte glöms bort och att återrapportering av uppdrag görs i rätt tid. Revisorerna bedömer även att beslutsärenden i görligaste mån ska vara kompletta till presidiemötet för att hinna kvalitetssäkras tillräckligt. Inkomna ärenden fördelas direkt till berörda handläggare för att möjliggöra så långt handläggningstid som möjligt för färdigställande av underlag. För flexibilitetens skull och korta svarstider hos en del ärenden kan handlingar i vissa fall först färdigställas i tid till utskick till nämnden. Detta gäller framförallt ärenden av formalia karaktär, exempelvis uppdatering av attestförteckning, eller återkommande ärenden som budgetuppföljning.
10 (15) Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till revisorerna som sitt svar på granskningen. 129 Uppföljning av handlingsprogrammen enligt lagen om skydd mot olyckor Gert Friberg redogjorde för uppföljning av handlingsprogrammen enligt lagen om skydd mot olyckor, ett för räddningstjänst och ett för förebyggande åtgärder. Räddningstjänsten har tagit fram två broschyrer som används i kontakten med enskilda. Den ena används vid tillsyner och den andra vänder sig till människor som råkat ut för en olycka (vart kan jag vända mig i olika frågor, tips, telefonnummer etc). 130 Brandkårens jubileumsfond - ansökningar Gert Friberg berättade att man inte fått in några ansökningar om stipendium ur brandkårens jubileumsfond 2013. En anledning kan vara de något snäva och ålderdomliga reglerna. En ansökan om permutation är inlämnad. 131 Vindkraft Benny Wennberg informerade nämnden om läget med vindkraften. Kalmar kommun har investerat 29,3 mnkr i ett vinkraftverk i Rockneby.
11 (15) Kommunen är delägare i ett driftsbolag som sköter försäkringar, snöröjning, serviceavtal m m dessutom finns ett 30-årigt arrendeavtal. Ett tillgänglighetsavtal finns med i affären (under tre år). Normalt räknar men inte med någon återställningskostnad. 132 Omorganisation SBK - KLK Annette Andersson informerade nämnden om den omorganisation som pågår på samhällsbyggnadskontoret och kommunledningskontoret (mark och plan). Vid årsskiftet tas ansvaret för investeringsbudgeten över av ekonomienheten på kommunledningskontoret. 133 Sammanträdesdagar servicenämnden 2014 SFN 2013/0762 Serviceförvaltningens skrivelse 2013-09-05 Nämndsmöte Presidiemöte Onsdag kl 08:15 Onsdag kl 08:15 Lokal Lokal 29 januari Magistern 15 januari Borgmästarrummet 26 februari 12 februari 26 mars 12 mars 30 april 16 april 28 maj 14 maj 18 juni 4 juni 27 augusti 13 augusti 24 september 10 september 22 oktober 8 oktober 26 november 12 november 17 december 3 december
12 (15) I och med planerad flytt av delar av förvaltningen kan lokalerna komma att ändras under våren. Överläggning Sven-Erik Ekblad (S) föreslår att nämndens sammanträden ska börja kl 13:00. Birger Jägtoft (M) och Staffan Ljungar (C) föreslår bifall till förvaltningens förslag. Efter överläggningen finner ordföranden att nämnden bifaller förvaltningens förslag. Servicenämnden beslutar att anta ovanstående tidplan för servicenämndens nämnds- och presidiemöten under 2014. 134 Vad har hänt på kosten sedan övergången till serviceförvaltningen Johan Råberg informerade om vad som hänt på kostenheten sedan övergången till serviceförvaltningen den första juli 2012. Kökschefer har anställts med ansvar för ekonomi, verksamhet och personal i köken. En gemensam ledning för köken innebär också styrning som underlättar följandet av gemensamma riktlinjer och avtal. Samtliga kök har infört kostdataprogrammet Mashie. Även gemensamma matsedlar har införts som säkerställer hög och jämn kvalitet samt rätt näringsinnehåll. Personalen har utbildats i dietkunskap och nya riktlinjer för skolmat och en gemensam klädkod har införts för att visa tillhörigheten internt och externt. Personalen har i och med övergången tillgång till serviceförvaltningens personalfrämjande åtgärder som Må Bra-kampanjen och massage. Det ökade samarbetet mellan köken gäller även vikarierna. Under oktober införs Time Care Pool för att förbättra tillsättningen av korttidsvikarier.
13 (15) 135 Formaliagranskning av Kalmar kommuns protokoll SFN 2013/0796 Annette Andersson redogjorde kort för den formaliagranskning av kommunens protokoll som genomförts på uppdrag av kommunens revisorer. Granskningen kommer att besvaras av kommunstyrelsen. 136 Anmälningsärenden Anställningsbeslut A91-A94 Trafik- och tillståndsärenden Tillfälliga lokala trafikföreskrifter D212-D248 Upplåtelse av allmän platsmark E231-E253 Nyttoparkeringskort K193 Tillsynsärenden under augusti 2013 Tillsyn enligt 5 kap 1 och 2 i lag (2003:778) om skydd mot olyckor Tillsyn enligt 5 kap 1 och 2 i lag (2003:778) om skydd mot olyckor samt 21 i lag om brandfarliga och explosiva varor Tillstånd enligt 16 i lag om brandfarliga och explosiva varor 137 Kännedomsärenden Presidieprotokoll från 2013-09-11
14 (15) 138 Synpunkter kring möjlighet för föreningar att hyra Södermöre-/Ljungbyholmsskolans kök, Ljungbyholms GoIF SFN 2013/0791 Serviceförvaltningens skrivelse 2013-09-19 Prislista uthyrning kök, 2013-08-21 Skrivelse från Ljungbyholms GoIF, 2013-09-12 Serviceförvaltningen har från den 1 juli 2012 tagit över kostveksamheten från barn och ungdomsförvaltningen samt omsorgsförvaltningen och Södermöre kommundelsnämnd. Vid övertagandet tog även serviceförvaltningen över ansvaret för köken (inte matsalar) samt hyran. I projektet fanns även spelregler för fortsatt sammarbete mellan de olika förvaltningarna. I det verksamhetsledningssystem som man övertagit från barn och utbildningsförvaltningen som avser kostfrågor finns reglerat hur man hanterar eventuell uthyrning av kök. De krav som ställs är baserade på de regler som både kommun och lagstiftning ställer på förvaltningen. För att kunna säkerställa detta måste dessa krav efterlevas. Barn och äldres säkerhet får inte tummas på. Överläggning Tamas Lakatos (M) förslår ett tillägg till förvaltningens förslag så att meningen inleds med Att i enlighet med serviceförvaltningens verksamhetshandbok, som gäller för kommunens alla skolor vid uthyrning av kök, Efter överläggningen beslutar nämnden att bifalla förvaltningens förslag med Tamas tillägg. Servicenämnden beslutar att i enlighet med serviceförvaltningens verksamhetshandbok, som gäller för kommunens alla skolor vid uthyrning av kök, fortsätta ställa de krav som gör att serviceförvaltningen kan garantera en bra och säker arbetsmiljö för både personal, omsorgstagare och barn.
15 (15) 139 Övriga frågor 139.1 GC-vägar Norrliden Patricia Vildanfors (MP) ställer fråga kring byggnation/hänvisning vid GCvägar Norrliden. Fel har gjorts bland annat med hänvisningen. Tomas Lexinger svarar att en del missar har gjorts, till stor del beroende på felaktiga underlag till produktion. Thomas Eidrup från cykelprojektet kallas till nästa möte för ytterligare information. 139.2 Flytt till Röda Ugglan Anna-Britt Wejdsten (FP) ställer fråga kring den planerade flytten till Röda Ugglan. Annette Andersson svarar att det är ett möte med Kifab på torsdag. Det är flera förvaltningar som är på gång att flytta så det är viktigt att man har en övergripande plan. Inget avtal är skrivet i dagsläget. 139.3 Renhållning i Berga Magnus Jernetz-Gustavsson (M) ställer fråga om renhållning/saknade papperskorgar vid vattentornet i Berga samt belysning av GC-vägen vid koloniområdet. Tomas Lexinger svarar att man inom produktion arbetar för att få en jämn fördelning av papperskorgar och optimal placering. 139.4 Julfest Anna Sandstedt informerade kort om årets julfest, sista anmälningsdag 25 oktober. 139.5 Jourbil Staffan Ljungar (C) ställer fråga om jourbil. Tomas Lexinger svarade att man arbetar för att minska användandet av egna bilar i tjänsten. Finns i dagsläget inga pengar till en jourbil hos produktionen. 139.6 Utbildning av attestanter Staffan Ljungar (C) ställer fråga kring att vara attestant i kommunen, utbildning av attestanter och att man ska rotera ansvaret. Yvonne Norman svarar att beslutsattesten är funktionsbunden och följer chefsansvaret. Vad som gäller för attestering i kommunen finns beskrivet i kommunens verksamledningssystem. Den kommande e-portalen kommer att medföra vissa ändringar.