Direktupphandling av Grönytesskötsel traktorklippning 2015-2018

ÖVERTORNEÅ KOMMUN FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 1 (8) Direktupphandling av Grönytesskötsel traktorklippning 2015-2018 Övertorneå kommun inbjuder Er att lämna anbud på rubricerad direktupphandling i enlighet med detta dokument och nedanstående bilagor. Bilaga 1 Företagsinformation Bilaga 2 Företagspresentation Bilaga 3 Leverantörsförsäkran Bilaga 4 Prisformulär Bilaga 5 Naturmark/Extensivklippning traktor Bilaga 6 Kantklippning traktorklippning Kartbilaga 1A Kartbilaga 2B 1 Kartbilaga 2B 2 Allmänt Övertorneå kommun ämnar direktupphandla traktorklippning av grönytor för tiden 2015-06-12 2018-08-30. Märkning Anbudet ska vara skriftligt och märkt enligt nedanstående: Anbud Grönytesskötsel traktorklippning. Sista inlämningsdag Anbudet ska vara inlämnat senast: 2015-04-13 Med vänlig hälsning Övertorneå kommun Michael Wallenius

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 2 (8) ALLMÄN INFORMATION Kontaktuppgifter Upphandlande myndighet Övertorneå kommun/tekniska enheten Tingshusvägen 2 957 85 ÖVERTORNEÅ Beställarens ombud under anbudstiden Upplysningar gällande grönsytesskötsel traktorklippning besvaras av Michael Wallenius, Projektingenjör, tfn 070-628 04 22 och Carl-Axel Sundbaum, Teknisk chef, tfn 0927-720 25 eller 0725-77 77 87. Handläggare: Kaarina Koski E-post: upphandling@overtornea.se Beställare Övertorneå kommun/tekniska enheten Tingshusvägen 2 957 85 ÖVERTORNEÅ OMFATTNING Upphandlingen avser skötsel av Övertorneå kommuns grönytor fördelat på följande områden; 1. Naturmark/Extensivklipp traktorklippning 2. Kantklippning traktorklippning. Totala grönytor med mera enligt bilagorna 1 och 2. Anbud får lämnas på hela eller delar av upphandlingen. Klippningen ska utföras under perioden 2015-06-12 och 2018-08-30. Uppskattad volym kan förändras och är inte förpliktigande för beställaren. Anbudsgivaren skall själv besiktiga grönytorna för att skapa sig en tydlig bild av vad som kan Påverka uppdragets utförande. Anbudsgivare får inte redigera eller förändra innehållet i bilagorna.

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 3 (8) ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en direktupphandling enligt Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud får lämnas på hela eller delar av upphandlingen. Kommunen kan komma att anta anbud utan föregående förhandling. Anbudets lämnande Anbud skall lämnas i original och skall vara skriftlig avgett på det svenska språket. Anbudet skall följa förfrågningsunderlaget och avges enligt tillhandahållet anbudsformulär. Anbud som ej avges enligt anbudsformulär kommer att förkastas. Utelämnade uppgifter och dokument tolkas som att krav inte uppfylles eller accepteras, vilket leder till att anbud förkastas. Anbudet ska vara undertecknat av behörig firmatecknare och lämnas i ett förslutet, neutralt kuvert senast 2015-04-13 som tydligt märkts med "Anbud Grönytesskötsel Traktorklippning" och skickas till: Övertorneå Kommun Upphandlingen 957 85 Övertorneå Brevlåda för avlämning av anbud efter receptionens stängning finns på Tingshusvägen 2, bredvid entrédörren till kommunhuset. OBS! Fax-anbud eller e-post - anbud godkännes ej med anledning av att sekretessen ej kan garanteras. Beställaren svarar för att anbud inte delges obehöriga och att de förvaras på ett betryggande sätt intill tiden för ärendets avgörande. Anbudets giltighet Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud i sextio (60) dagar efter anbudstidens utgång. Antagande av anbud Tekniska chefen beslutar i ärendet på delegation. Anbudstid Avtalet träder i kraft 2015-06-12 och upphör att gälla 2018-08-30 utan föregående uppsägning. Frågor under anbudstiden Om förfrågningsunderlaget upplevs som otydligt eller om något av de ställda kraven är orimliga, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende, är det viktigt att ansvarig kontaktperson kontaktas på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas.

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 4 (8) Frågor under anbudstiden ska ställas via e-posten upphandling@overtornea.se. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar Anbudsgivare har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen. Frågor skall vara inkomna senast 2015-04-07 och kommer att besvaras senast 2015-04-08. Anbudssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattas eller upphandlingen på annat sätt avslutas. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. Kommersiell sekretess Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren leder skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfodras för kommersiell sekretess enligt 31 kap. 16 Offentlighets-och sekretesslagen (2009:400), kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter (hänvisning sidor, punkter etc. i anbud) som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att ingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de KVALIFIKATIONSKRAV - LEVERANTÖREN Registrering av leverantör Leverantören ska vara registrerad i bolagsregister eller motsvarande för den typ av verksamhet upphandlingen avser. För att bevisa att kravet uppfylls bifogas registreringsbevis från Bolagsverket eller motsvarande, inte äldre än sex månader. För utländska anbudsgivare bifogas liknande registreringsbevis från motsvarande myndighet i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Skattekontroll Övertorneå kommun och Skatteverket har ett samarbete. Det förebyggande informationsarbetet innebär att Övertorneå kommun begär in offentliga uppgifter från Skatteverket om skattestatus för sina leverantörer, både inför upphandling och löpande under hela avtalets gång. Med uppgifter om skattestatus menas moms- och arbetsgivarregistrering, F-skatt och arbetsgivaravgifter för de tre senaste månaderna, underskott på skattekontot samt uppgift om skatteskuld hos Kronofogden. Genom undertecknandet av anbudet intygar leverantören att grund för uteslutning inte föreligger.

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 5 (8) Om kontrollen hos Skatteverket visar på omständigheter som av anbudsgivaren kräver ett förtydligande kommer sådan att begäras. Om förtydligandet ej är godtagbart kan anbudsgivaren komma att uteslutas. Genom inlämnandet av anbud intygar anbudsgivaren att denne är fri från hinder för deltagande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Anbudsgivaren ska lämna ifylld leverantörsinformation, bilaga 1. Anbudsgivare verksam utanför Sverige skall på begäran kunna uppvisa intyg från behörig myndighet i det land där leverantören är etablerad, som utvisar att leverantören där betalar föreskrivna skatter, andra avgifter samt sociala kostnader. För utländska anbudsgivare gäller LOU kapitel 10 3. Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en god och stabil ekonomi. Anbudsgivaren ska ha ekonomisk kapacitet som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll för att säkerställa en rimlig sannolikhet för uppdragets fullgörande. Upphandlande myndighet kommer att pröva anbudsgivarens ekonomiska ställning genom att ta in uppgifter från Bisnode Kredit AB. Eventuella ytterligare upplysningar om företagets ekonomiska ställning ska lämnas på begäran. Anbudsgivaren behöver därför inte presentera någon egen dokumentation. Skulle anbudsgivaren tillfälligt noteras med låg riskklass, där kredit avrådes eller har avråtts tidigare, eller en negativ trend går att identifiera, måste en godtagbar förklaring till detta lämnas på förfrågan, för att anbudsgivaren eventuellt ska kunna bedömas som kvalificerad. Samma kvalificeringskrav tillämpas för utländska anbudsgivare. Företagspresentation Anbudsgivaren ska lämna en kort företagspresentation enligt bilaga 2. Personal och kompetens Anbudsgivarens personal ska ha erforderlig kompetens som krävs för att genomföra uppdraget. Arbetsmiljö Entreprenören förbinder sig för egen del likaväl som för anlitade underentreprenörer att följa arbetsmiljölagen och driva ett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1. Miljökrav Kommunen vill värna om miljön på så många områden som möjligt. I sitt arbete bör anbudsgivaren sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser samt ombesörja återtagande av sitt avfall genom exempelvis återvinning. I de fall transporter utförs helt eller delvis i personbilar

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 6 (8) ska dessa fordon uppfylla minst 2000 års miljö- och avgaskrav (MK 2000). Fordon som används för tjänsten ska drivas med miljöklass 1 bensin/diesel eller miljömässigt bättre drivmedel. Kontaktpersoner Anbudsgivaren ska lämna information om vem som är kontaktperson för de tjänster som efterfrågas. Namngiven person/arbetsledare ska ha relevant utbildning och erfarenhet för uppdraget. Namn, telefonnummer samt e- postadress ska lämnas på kontaktpersonen. Försäkringar Anbudsgivaren ska under avtalstiden inneha gällande erforderliga försäkringar som täcker skador på egendom som orsakats av anbudsgivaren. Intyg om gällande försäkringar skall uppvisas vid anmodan. Underleverantörer och samarbetspartners I den mån underleverantörer eller samarbetspartners anlitas, ska dessa tydligt redovisas i anbudet. KRAVSPECIFIKATION - UPPDRAGET Extensivklipp Ängsytor ska slås med betesputs eller slaghack, ytor med tuvbildning och sly bör betesputsas. Kantklippning Kantklippning ska utföras med ett (1) klipptillfälle per år längs med kommunala gator och GCvägar. Ytan som ska klippas vid kantklippning motsvarar ytan till dikets motsatta sida. Där dikets motsatta sida saknas motsvarar ytan dikesbotten eller tomtgräns. Kantklippningen ska även innefatta bakslänten av diket då slänten angränsar mot annan klippt yta. Kantklippning ska utföras före tidpunkten för Matarengi marknad i centrala Övertorneå och före juli månads utgång i övriga delar av kommunen. Avfall Vid vårstädning ska avfall som uppkommer sorteras i brännbart och icke brännbart och levereras till Orjasjärvi mellanlagringsstation. ANBUDSÖPPNING Anbudsöppning sker enligt reglerna i LOU. Sluten anbudsöppning tillämpas. Anbud öppnas med endast representanter för beställaren närvarande. ANBUDSUTVÄRDERING Inkomna anbud kommer att utvärderas enligt följande: Kvalificering - Krav på anbudsgivaren/leverantören I detta steg bedöms om alla ska-krav på anbudsgivaren/leverantören uppfylls samt att anbudet är komplett. Dessa ska-krav måste uppfyllas för att anbudet ska kvalificeras till nästa steg.

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 7 (8) Anbudsprövning Krav på varan/tjänsten I detta steg kontrolleras att anbud och den efterfrågade varan/tjänsten uppfyller de ska-krav som kvalificerar för nästa steg utvärdering av anbud. Ska-kraven är ett resultat av våra behov och är inte förhandlingsbara. Om anbudsgivaren glömmer bort eller avstår från att svara på ett ska-krav kan anbudet komma att diskvalificeras. Utvärdering av kvalificerade anbud I detta steg utvärderas de anbud som gått vidare från föregående steg. Kommunen kommer att utvärdera kvalificerade anbud enligt principen om lägsta pris. Det anbud som har det lägsta priset kommer att antas. Tilldelningsbeslut När beslut om antagande av leverantör är fattat kommer samtliga anbudsgivare underrättas om beslutet och skälen där för. Tilldelningsbesked kommer att skickas ut per e-post. Anbudsgivaren ska i anbudsformuläret ange till vilken e-postadress tilldelningsbeskedet ska skickas. Adress ska avse behörig person och inte någon allmän adress. Anbudsgivaren är enligt LOU 9 Kap 11 bunden av sitt anbud även om anbudsgivaren fått upplysningar enligt ovan. Observera att tilldelningsbeslutet inte innebär ett civilrättsligt bindande avtal utan är en upplysning om resultatet av upphandlingen. Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal upprättas och undertecknas av behöriga personer för båda parter. ANBUDETS PRIS OCH EKONOMISKA VILLKOR Pris ska anges i fast pris per timme klippning. I priset ska samtliga kostnader för entreprenaden ingå. För kantklippningen anges även antalet timmar som beräknas åtgå till att genomföra uppdraget. Därefter multipliceras timpriset med antalet timmar, vilket blir ett fast pris för kantklippningsuppdraget. Anbud ska lämnas i svenska kronor SEK exklusive moms. Eventuell dröjsmålsränta ska debiteras enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsräntor under 100 kr SEK godkännes ej. Fakturering ska ske varje månad. Faktura skickas till: Övertorneå kommun, Ref TEK 136, Tekniska enheten, 957 85 Övertorneå. Övertorneå kommun betalar faktura för godkänd utförd tjänst efter 30 dagar. Fakturerings-, expeditions- eller motsvarande avgifter godkänns ej.

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 8 (8) Hävandeklausul Anser part att den andra parten inte tillfredställande fullgör sina åtaganden enligt avtalet ska den missnöjde parten skriftligen meddela den andra parten detta med angivande av på vilket/vilka sätt part anser att den andra parten inte fullgör/fullgjort sina åtaganden enligt detta avtal. Den andra parten ska då snarast dock senast inom fyra (4) veckor från att ett sådant meddelande mottagits, vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom den föreskrivna tiden äger den missnöjde parten rätt att häva avtalet med en (1) månads uppsägningstid. Kommunen har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av ramavtal. Kommunen har rätt att häva avtalet med omedelbart verkan och utan föregående erinran om Leverantören enligt lagakraftvunnen dom döms för brott som omfattas av 10 kap. 1 lag (2007:1 091) om offentlig upphandling (LOU) eller brottsbalken. Kommunen har rätt att häva avtalet med omedelbart verkan och utan föregående erinran om Leverantören inbegrips av omständigheter som omfattas av 10 kap. 2 LOU. Hävning ska ske skriftligen. Leverantören äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Övertorneå kommun i väsentligt hänseende underlåter att fullgöra sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig eller muntlig erinran från leverantören. Skadestånd Vid hävning ska ekonomisk reglering ske mellan Kommunen och Leverantören. Ersättning ska utgå för direkt skada som är anledning till hävning. Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållande ska i första hand lösas genom förhandling parterna emellan. Om parterna inte förlikas ska tvisten hänskjutas till svensk allmän domstol i Haparanda och avgöras enligt svensk rätt. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta sitt uppdrag. Inte heller äger köparen rätt att innehålla belopp som inte direkt omfattas av tvisten, eller underlåta att i övrigt fullgöra sina skyldigheter.

BILAGA 1 LEVERANTÖRSINFORMATION (OBS! Ifylles och sänds in tillsammans med anbudet) För anbudsgivare i annat land än Sverige gäller motsvarande krav i tillämplig omfattning Denna bilaga ska bifogas offert, samtliga uppgifter fylls i och bilagan undertecknas av behörig person 1.1 Anbudsgivares företagsuppgifter Registrerat firmanamn Postadress Postnummer och ort Telefonnummer Hemsida E-post Fax PG alt BG 1.2 Företagsform Aktiebolag Ekonomisk Handelsbolag Enskild firma förening Registrerad för mervärdesskatt Skatter Ja Nej A-skatt F-skatt Person-/organisationsnummer Personal antal anställda 1.3 Kontaktperson för offert Namn Befattning Telefonnummer E-post 1.4 Kontaktperson under avtalstid Namn Befattning Telefonnummer E-post 1.5 Jourtelefon, telefonnummer där entreprenör alltid kan nås Telefonnummer 1.6 E-postadress dit tilldelningsbeslut skall sändas E-post Ort och datum Företagsnamn Namnunderskrift Namnförtydligande

ÖVERTORNEÅ KOMMUN ANBUDSFORMULÄR - BILAGA 2 FÖRETAGSPRESENTATION Lämna en kort beskrivning av företagets organisation och verksamhet samt en beskrivning om den tekniska och yrkesmässiga kapaciteten för att kunna genomföra uppdraget. Denna bilaga ska bifogas anbud och bilagan undertecknas av behörig person. Anbudsgivares presentation Ort datum Företagsnamn/organisatonsnr Underskrift behörig person Namnförtydligande ÖVERTORNEÅ KOMMUN 1 (1)

BILAGA 3 LEVERANTÖRSFÖRSÄKRAN (OBS! Ifylles och sänds in tillsammans med anbudet) Härmed försäkras på heder och samvete att företaget: 1) Är registrerat i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret eller annat register och registrerat för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A- skatt samt arbetsgivaravgifter, om sådan registreringsskyldighet föreligger. 2) Är godkänd för F-skatt. 3) Inte är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. 4) Inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande. 5) Inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. 6) Inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 7) Har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Om företaget under avtalets gång inte uppfyller någon eller några av ovanstående punkter och rättelse inte sker omgående efter kommunens anmodan, är detta rättslig grund för kommunen att häva avtalet, utan att vi kan ställa ekonomiska eller andra krav på kommunen. Sådan hävning kan ske med omedelbar verkan. Vi är medvetna om att oriktiga uppgifter i denna försäkran också är grund för hävande av avtal. Kommunen har rätt att begära komplettering av denna försäkran med intyg och eventuellt kontrollera lämnade uppgifter, innan anbudsgivare antas. Ort och datum Företagsnamn/Organisationsnummer Namnunderskrift Namnförtydligande

ÖVERTORNEÅ KOMMUN BILAGA 4 Dnr 1 Prisformulär Utelämnade uppgifter och dokument tolkas som att krav inte uppfylles eller accepteras, vilket kan leda till att anbud kastas. Uppfyller alla SKALL-krav ställda i förfrågningsunderlaget. Ja Nej Anbudspriser: Bilaga 1 Naturmark/Extensivklipp Fastpris/timme SEK/tim Bilaga 2 Kantklippning Fastpris/timme SEK/tim. Antalet timmar som går beräknas åtgå till att genomföra 1st kantklippning timmar. De timmar ni skall ange här skall multipliceras med ert timpris, vilket blir ett fast pris för utförandet. Fast pris för utförandet kantklippning (timpris x antalet timmar) SEK. Anbudspriser skall anges netto, i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdesskatt. Enligt Lagen om offentlig upphandling får inga priskompletteringar göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma. Ort datum Företagsnamn/organisationsnr Underskrift behörig person Namnförtydligande

ÖVERTORNEÅ KOMMUN BILAGA 5 Dnr 1(1) Naturmark/ extensivklipp yta Mängd 1. Norra infarten 22 000 m² 2. Ängsytan Dalgatan 12 000 m² 3. Slänten mitt emot IP 3700 m² 4. Äng Dagcenter 900 m² 5. Naturmark mittemot GP 2000 m² Karta med färgmarkerade klippytor bifogas, bilaga 1 A.

ÖVERTORNEÅ KOMMUN BILAGA 6 Dnr 1(1) Kantklippning Kantklippning skall ske efter Övertorneå centralort inklusive Älvvägen och Turovaaras samtliga gator och gång- och cykelvägar exklusive väg 99, väg 98, Matarengivägen och Tingshusvägen väster om väg 99. Kantklippning skall även utföras längs 1st gång- och cykelväg i Juoksengi. Kantklippningen skall ske till dikesbotten, men om det är ett grönområde/klippt yta på baksidan, då skall även detta klippas. Karta över klippområden bifogas. Bilaga 2B 1 avser Övertorneå centralort inklusive Älvvägen och Turovaara, samtliga gator/vägar, gång- och cykelvägar och karta 2B 2 som avser 1st gång- och cykelväg i Juoksengi.