RÅDET FÖR HÅLLBAR UTVECKLING Protokoll 2010:2 2010 02 10. Närvarande:

1(9) FRÅN : RÅDET FÖR HÅLLBAR UTVECKLING Protokoll 2010:2 2010 02 10 Närvarande: Ahl, Matilda Andersson, Bo Lennart (ATM) Ansnes, Björn(ATM, UFK) Donner, Tanja (Bibl) Eklund, Sandra (Studentrepresentant) Johansson, Annika (SA) Karlsson, Björn (UFK) Kågström, Jonas (AUE) Loe, Geir (ATM) Nilvander, Frida (AUE) Sammalisto, Kaisu (Ordförande) Frånvarande: Åstrand Swenneke, Maria (Förvaltningen), Lindgren, Path (Förvaltningen) Sammanträdets öppnande, val av sekreterare för mötet Rådets beslut: Matilda Ahl, AHA. 1 Sammanträdets öppnande Föredragningslista Rådets beslut: Godkännes 2 Föredragningslista Föregående protokoll Rådets beslut: Lades till handlingarna. 3 Föregående protokoll Arbetet på enheterna Laget runt (alla) Förslag på slogans till hemsidans första sida: Utbildning, Forskning Samverkan Resultat Påverkan på omvärlden 4 Arbetet på enheterna Biblioteket: Diskussion kring de nya detaljerade miljömålen, med

2(9) FRÅN : chefen för biblioteket. Nya idéer kring marknadsföring av biblioteket och arbetet för hållbarutveckling. AUE: Jonas och Frida har fortsatt efterarbetet och åtgärderna från lokalgenomgången tidigare i år. De har också diskuterat detaljerade miljömål med chefen för ATM och det finns högt flygande planer för miljöarbetet. Kåren: Har diskuterat hur deras verksamhet ska inrikta sitt miljöarbete; om det ska fokusera utåt på studenterna eller internt inom kåren eller båda delar. ATM: Inrapportering av miljömålen, samt planering av vad Björn och Geir ska ta upp på den tid de har fått på ATM:s planeringsdagar. Bo Lennart presenterar resultatet från enkäten om Hållbarutveckling som delats ut till studenter i Finland och Sverige. Studenterna svarar ganska lika. För mer info kontakta Bo Lennart. AHA: Inrapportering av miljömålen är klar, men inte godkänd av akademi chefen. Förslag på detaljerade miljömål finns, och ett möte är inbokat med Nader och Kaisu. Det kommer att utses en till miljösamordnare för AHA. MLS och Ordförande: Gör en snabb dragning av dagens frågor. Samt öppnar upp för att det skulle behövas slogans för Utbildning, Forskning, Samverkan, Resultat, Påverkan på omvärlden som kan rotera på hemsidan. Aspekter, policy, mål (alla) Denna punkt förlades sist på mötet med lång diskussion om förslag på enheternas detaljerade miljömål för 2010 2011 (, kso, alla) 5 Aspekter, policy, mål Revisioner Hur gick den externa revisionen, 14/1 2011 Svaret till revisorn se bilaga 2 (kso, ) 6 Revisioner Rådet beslutar: De detaljerade miljömålen ska vara klara 31/3 (alla enheter) Uppdaterade dokument ska läggas ut på hemsidan. Avvikelsesystemet saknar utrymme för orsaksanalys och RUH planerar att utvärdera reservsystemet den 30 september 2011. Utbildning (kso) Information om laglistans användning för utbildning i lagar vid nästa RHU möte 10/3 2011. se Bilaga 3(kso, ) Rådet beslutar: Hemläxa till dess utdelas, maila in den 5/3 till.hig.se 7 Utbildning

3(9) FRÅN : Info/kommunikation (kso, ) Nyhetsbevakning HiG/miljö (alla) Mail kontakt med en student från Tyskland som var intresserad av Miljöteknik utbildning. Sustainability Day (maaekn) Mycket inspirerande dag, trots att mycket fokus låg på hur ISO26 000 kan användas i företag. Frågor som togs upp var hur långt ska det sociala ansvaret sträcka sig, underleverantörer, mutor. Dagen manade på deltagarna om inte vi göra det vem gör det då? 8 Info/kommunikation Inspirationsdagen flyttad till tisdagen den 12/4 2011. Inspirationsgruppen presenterar sina förslag (bko, alla) Vi ska beställa en grafisk layout, som bör innehålla RUH symbolen och att det är en inspirationsdag förhållbar: livsmiljö, vardagsmiljö eller något i den stilen. Fototävling, fotoklubben är involverad Jury är: Kaisu, Igor, Björn Stena pappersåtervinning Gestrike återvinnare, mullbacka i miniformat. + Någon form av tävling med sopsortering var ska glödlampan slängas = få solrosor o jord. (Kruka av tidningspapper + frö) Begagnad datautrustning, sälja? HÖRS vill vara med på ett hörn Studentkåren loppis, sälja begagnad kurslitteratur? Biblioteket läsplatta och E böcker Jonas K berättar om det går om handduksutredningen, Geir och Björn gör bakterie odlingar från handdukar. RUH behöver också ha ett bord som vi hjälps åt att bemanna. Earth Hour möte 21/1 () Matilda går på mötet. Södertörns revisorer (kso, ) Möte för planering inför Södertörn kommer att vara den 24/2 kl 13:00. Hemsidan. Enheternas interna miljösidor. Vem har behörighet att lägga ut information. Hur gör de olika enheterna kan de exempelvis publicera sina detaljerade miljömål? (, alla) Det är ganska få MS som har behörighet att lägga ut information på hemsidorna, men de flesta vet men de ska prata med för att få materialet uppdaterat. Det material som är offentligt ska ligga på Miljöhemsidan och annat material kan ligga på Blackboard eller på den interna hemsidan. Det är ok att länka från enhetens interna hemsida till den centrala miljöhemsidan. Kaisu, föredrag i Bryssel (kso) Kaisu berättar kortfattat om sitt föredrag i Bryssel om miljöarbetet på

4(9) FRÅN : högskolor och universitet. Problem som de nya länderna som vill ansluta sig till EU rapporterade är bland annat mutor och inkompetens i miljöfrågor bland myndigheter. Kaisu har marknadsfört HIG och RHU. Kaisu berättar kortfattat om sina kontakter med Lisa bratt ang Lika villkor inom Hållbar Utveckling och hur det går att relatera till avvikelse nr 137. Avvikelser och förbättringsförslag Ej startade ärenden 9 Avvikelser och förbättringsförslag 137 2011 01 11 I lönestatistiken för högskolan i Gävle (2010 07 31) så ligger kvinnor lägre än män i lön vid nästan alla anställningar och lönebegrepp som redovisas. Detta avviker mot vad en hållbar organisation ska arbeta med/för. Hur motiveras detta ur ett hållbarhetsperspektiv? Mvh Åsa Påbörjas, Sandra lyfter detta i Strategigruppen. 138 2011 01 12 I höstas träffade jag en person på Svenska mässan i Göteborg som jobbar med PR och marknadsföring. När hon hörde att vi var miljöcertifierade sa hon att det är väl självklart att det är det vi måste framhäva i vår marknadsföring. Hon jämförde det med att välja diskmedel på ICA. I vårt undermedvetna vet vi att det som är miljömärkt är bättre. En miljömärkning signalerar alltid något positivt. Påbörjas, av Maria. Förslag på två brytdatum vid uppföljning. Åtgärd, Maria har beställt klisterremsor till hyrbilarna. 139 2011 01 12 Vid AUE/E:s personalmöte med Rektor den 101027 framförde personalen vid E avd frågor angående det man upplevde som svag marknadsföring av HiG:s arbete med HU. Önskemål om större och mer konsekvent marknadsföring av detta fördes på tal. 140 2011 01 12 AUE:s miljömål för 2010/2011 är inte klara. Anledningen till detta är att AUE:s miljösamordnare (MS) önskat balansera AUE:s mål att skapa nydanande miljömål med RHU:s önskan om att synkronisera miljömålen mellan de olika miljöenheterna. Denna process i sig har varit kreativ och givande och förseningen har i så måtto varit av godo. Påbörja och avsluta, Annika 31/3 2011 141 2011 01 12 Intern revision av miljöenhet "Förvaltningen" kunde inte genomföras före utgången av 2010. Orsaken till detta var arbetsanhopning både hos internrevisorn och MS/Förv. De stora omflyttningarna av personal i HiG:s lokaler är huvudorsak till

5(9) FRÅN : detta. Påbörjas Jonas/Path, Åtgärd: försöker boka in nytt datum 142 2011 01 12 Miljöklassificeringen av kurserna som givits under 2010 vid ATM hinner inte bli klar till revisionen 14/1 2011. Dels pga. att kurslisterna kom sent, dels pga. att jag fått vara hemma med sjuka barn denna vecka. Påbörjas, har rapporterats in. Avslutas? 143 2011 01 17 Högskolans personal har möjlighet att hyra parkeringsplats med möjlighet att använda motorvärmare. Att kallstarta en bil är inte bra för miljön, så att så många som möjligt använder motorvärmare är ju bra. Många har också kupévärmare. Nu har ett mail gått ut till alla som hyr parkeringsplats att kupévärmare inte får användas, eftersom "Om för många använder kupévärmare blir elbelastningen för stor och huvudsäkringen löser ut". Jag har nu förstått att motorvärmare och kupévärmare står på hela dagen, vilket verkar mycket onödigt. Påbörjas, Path 144 2011 01 21 Inrapportering av resultat av miljöenheternas miljöarbete ska enligt vår rutin ske till systemansvarig före 20XX 01 10. I år har övervägande delen av enheternas rapportering försenats och inte kommit in. Kan bero på mycket hög arbetsbelastning för december på flera enheter m.m., många dokument att hålla reda på, svåröverskådlig mall för inrapportering m.m. Förslag på förbättring: Förbättringar av bl.a. mallar. Kanske omarbeta/slå ihop dokumenten detaljerade mål med inrapporteringsmallen så att det blir endast ett dokument som då blir tydligare att både fylla i samt att läsa av utfallet. Kanske kan förenklas endast genom att tillföra kolumner för redovisning och resp. år vid sidan om målen. Påbörjas av Annika Övriga avvikelser bordläggs tills nästa möte. 145 2011 01 24 UFK har haft som detaljerat miljömål att "100 % av HiG:s beviljade forskningsprojekt ska granskas med avseende på inslag av miljö och hållbar utveckling." Fördelning av fo medel följer sedan 2010 en ny procedur där medel fördelas till forskargrupper genom forskningsledare (motsv.). Granskningen av den enskilda forskningen sker således inte längre av enskilda ansökningar. Direkt åtgärd: Detaljerade miljömålen har formulerats om enligt gällande organisatoriska struktur. Förslag på förbättring: De detaljerade miljömålen anpassas efter den, sedan 2010, nya organisationen. Nämnden kan och bör i kommande beslut om fomedel betona vikten av att forskningsledarna och forskargrupperna granskar nya och pågående forskningsprojekt avseende inslag av miljö och hållbar utveckling.

6(9) FRÅN : 146 2011 01 30 Enligt Rutin för miljöaspekter, miljömål och handlingsplan ska inrapportering av resultat av miljöenheternas miljöarbete ske till systemansvarig före 20XX 01 10. Rapporteringen av miljömålsarbetet sker till rektor vid Ledningens genomgång före 20XX 01 31. Därefter rapporteras miljömålsarbetet i Högskolestyrelsen och i Ledningsgruppen, samt till personalen via olika media. Resultaten av de detaljerade miljömålen sammanställs till HiGs årsredovisning samt till en miljörapport till Utbildningsdepartementet och Naturvårdsverket. Systemansvarig har inte kunnat rapportera sammanställningen av enheternas mål före 31/1 2011. Direkt åtgärd: Påminnelse till miljösamordnare har gjorts. Rektor har även tagit upp med enhetscheferna i ledningsgruppen för att tydliggöra vikten av inrapportering i tid. Förslag till förbättring: Tydligare dokumentation och fastställande av datum, deadline och ansvar i exempelvis hjälpdokument som "Året med MLS" 147 2011 01 30 TGA 1 Extern revision 2011 01 14 Iakttagelse: Processer för uppföljning/ förbättringar av miljöledningssystemet är inte tillräckligt effektiva. Arbetet med korrigerande åtgärder säkerställer inte att tillräckliga åtgärder(inkl orsaksanalyser) vidtas i syfte att förhindra upprepning. Egen reviderad rutin för förbättringsförslag anger inga klara direktiv avseende orsaksanalys samt på vilket sätt utvärdering/ granskning av effekten av korrigerande åtgärder ska gå till. Krav: 4.5.3 Avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder Organisationen skall upprätta, införa och underhålla rutiner för att hantera inträffade eller tänkbara avvikelser och för att vidta korrigerande och förebyggande åtgärder. Rutinerna skall ange krav för att: a) identifiera och korrigera avvikelser och vidta åtgärder för att mildra deras miljöpåverkan; b) undersöka avvikelser, identifiera vad som har orsakat avvikelserna och vidta åtgärder för att förhindra att avvikelserna upprepas; c) utvärdera behov av åtgärder för att förhindra avvikelser och vidta lämpliga åtgärder för att förhindra att avvikelserna inträffar; d) dokumentera resultaten av korrigerande och förebyggande åtgärder; e) granska effekten av korrigerande och förebyggande åtgärder; Varje åtgärd skall vara ändamålsenlig i förhållande till problemens storlek och den miljöpåverkan som har uppstått. Organisationen skall säkerställa att varje nödvändig förändring av dokumentationen av miljöledningssystemet görs. Objektiva bevis: Avvikelser från externa revisioner har en tendens att

7(9) FRÅN : återupprepas. Vid extern revision den 2009 10 22 identifierades två avvikelser ANSA 1 och TGA 1 som dels handlar om att såväl övergripande som detaljerade miljömål är formulerade mer som rutiner/ aktiviteter än som förbättringsmål.. Detaljerade miljömål på institutionsnivå saknar i alltför hög grad angivelse av från vad till vad, vilket försvårar mätning och uppföljning och återkoppling till medarbetare och studenter. Det är alltså liten grad av mätbarhet för att kunna se om förbättringar av miljöprestanda har uppnåtts. För övrigt handlar TGA 1 om avvikelsehanteringen/ förbättringsarbetet. vid revisionen 2009 konstaterades brister i analyser av orsaker till uppkomna avvikelser. Revisionen 2010 04 27 presenterades ett förbättringsförslag att tydliggöra i rutiner för förbättringsförslag/ avvikelser för hur ni utvärderar/ verifierar/ verkan/ effekten av korrigerande åtgärder eller andra åtgärder som ni genomför.. Blev det som vi tänkt oss? Kontroll av några avvikelser visar att när avvikelserna är åtgärdade stängs dessa utan att ha följt upp åtgärdernas effekt. Web baserade blanketten för avvikelser stöder inte att orsaksanalyser skall genomföras. Det saknas alltså yta för dokumentation av orsaksanalys, det saknas även rubrik för ändamålet. Blanketter för avvikelser i samband med interna revisioner innehåller inte alltid rubrik för orsaksanalys ( det finns minst två versioner av blanketten). I de fall där det finns rubrik saknas det orsaksanalyser på ett antal avvikelser. T ex från IT avdelningen 2010 10 20. Ej avslutade ärenden 124 2010 12 07 I årets Master of logistiks and innovation klass med 28 internationella studenter hade ingen fått information om hög skolans miljöarbete vid ankomsten/välkomnandet till högskolan... Förslag till förbättring: Ökad kommunikation om betydelsen av att studenterna får information för att nå HiGs miljömål. Tydligare ansvar för informationsinsatserna som behöver genomföras. 125 2010 12 14 Det finns ingen engelsk översättning av miljöarbetet på HiGs hemsida, vilket utestänger de internationella studenterna och personalen från miljöinformationen. Förslag på förbättring: Översätt ett sammandrag av miljöinformationen på hemsidan till engelska. 126 2010 11 07 En av ca 90 studenter (blivande energi,

8(9) FRÅN : ekonomi, maskin data och elektronikingenjörer samt studenter på automatiserad tillverkningsprogrammet, första året) kände till att HiG är ISO 14001 certifierad vid en fråga i vid föreläsning 23/11 2010 Direkt åtgärd: Dessa studenter är informerade i och med lektionen samt att högskolans miljöledningsarbete ska diskuteras mer under en kommande lektion. Förslag på förbättring: Återkommande miljöinformation, olika typer av kommunikation återkommande miljöseminarier, föreläsningar, utställningar i ljushallen, miljödagar t.ex. 128 2010 12 10 Hus 61 vill ha kylskåp, mikro och diskmaskin flyttad från våning 3 till 4. Anledningen är att det har klagats på lukt av mat os och besvärande ljud på våning 3. Våning 4 efterfrågar istället denna utrustning eftersom det där har blivit en samlingsplats för lunch för många och saknaden av diskmaskin och kylskåp har påtalats. Förslag till förbättring: Flyttning av utrustningen från våning 3 till 4. 129 2010 12 14 N1/10 Förv/ Avd f studentservice Integreringen av internationella sekretariatet. Det saknas detaljerade miljömål i VP för internationella sekretariatet. De bör integreras i avdelningens miljöarbete 130 2010 12 14 N2/10 Förv/Avd f studentservice Brister i rutin miljöinformation till studenter. Det finns inga rutiner för hur internationella studenter ska få miljöinformation. Avdelningen måste klargöra hur man ska se till att även internationella programstudenter och free movers ska få miljöinformation. Då det finns en tydlig medvetenhet om denna brist så skrivs detta som notering. 131 2010 12 14 N3/10 Förv/Avd f studentservice Glapp mellan MS och avdelningen. Det framkommer vid diskussionen att det är oklart vem som har ansvar för t.ex. deltagarlistor vid utbildningstillfällen. Då avdelningen tidigare hade en egen MS så märker de skillnad på informationskanalerna då och nu 132 2010 12 14 N4/10 Förv/Avd f studentservice Webbsida på engelska med miljöinformation. Miljöinformation på engelska saknas 133 2010 12 16 A1/10 Förv/Ekonomi och planeringsavdelningen Ekonomichefen har inte fått utbildning och uppdatering av miljölagstiftning. Vid samtal framkommer att ekonomichefen inte känner till rutinen för uppdatering av miljölagar och andra krav. Chefen är tveksam till att hon fått någon sådan uppdatering och vet inte att förvaltningschefen vidarebefordrat någon sådan info

9(9) FRÅN : 134 2010 12 16 N1/10 Förv/Ekonomi och planeringsavdelningen Fel tidsangivelse på måldokument på hemsidan. Dokumentet med förvaltningens miljömål för åren 2008 2009 har fel period angiven. I länken står att det är målen för 2008 2009, men i dokumentet anges 2010 2011. 135 2011 01 10 AHA:s miljömål för 2010/2011 är inte klara. Direkt åtgärd: Förslag på mål har skickats från MS till Akademichef. Förslag på förbättring: Att AHA:s miljömål tas upp på ett möte med Akademichef och miljösamordnare och sedan justeras om det finns behov och godkänns. 136 2011 01 10 Inrapporteringen av uppföljning av miljömålen på AHA, släpar efter. Förslag på förbättring: Att inrapporteringen av uppföljning av miljömålen tas upp på ett möte med Akademichef och miljösamordnare och sedan justeras om det finns behov och godkänns. Övriga frågor Miljöutredning Åsa Hadin har startat arbetet med att göra en miljöutredning och hon ber oss att maila in de miljöfakta vi har om våra verksamheter: Vad gör vi, hur görs det? Avfallshantering Organisations schema Antal anställda (P40) där frågan skulle kunna vara hur många tjänster har ni? Åsa ska maila ut en lista på vad hon gärna vill ha reda på. RUH ska svara den 7 mars 2011. 10 Övriga frågor Vid protokollet Matilda Ahl Sekreterare Annika Johansson Justeras Kaisu Sammalisto Ordförande