Anteckningar 110617 Möte i gemensamma förvaltningens nätverk för internwebben 17 juni Deltagare: Kjärstin H-B, PLAN, Yael T, PA, Ceilia B, STUD, Peter H, UPE, Helena B, KOM och Annika S, KOM. Snabbrunda runt bordet Studerandeavdelningen Cecilia har fått i sin tjänst att vara avdelningens polopolyansvariga, det är nog ca 5% av tjänsten. Flera på avdelningen har polopolyutbildning och gör mindre grejer, men några väntar fortfarande på utbildning. Planeringsavdelningen Kjärstin diskuterar upplägg/innehåll med materialansvariga, och så lägger hon in det. Har börjat lägga in mer material inom vissa områden. Funderar på att ha en hel/halvdag i höst och tänka mer helhet på webben. Funderar på att göra någon form av kalender/årsklocka för att visa planeringsprocessen o dyl. Personalavdelningen Karolina och Yael är beroende av texter från andra, de har inte tid så vissa saker återstår fortfarande. Hade tänkte satsa på översättningar, men tycker att den upphandlade översättartjänsten är för dålig och funderar därför på andra alternativ. Funderar på att packa ihop innehåll på olika lämpliga sätt, t ex vad gäller information till nyanställda. Håller på att skapa ett rum i Moodle kring arbetsmiljö. Chefer och skyddsombud ska ha tillgång till det, övriga får anmäla intresse för att vara med. PA funderar mycket på hur man får ut viktig information på bästa sätt, en pågående diskussion. Litar inte på att man går in och tittar på internwebben. Man tittar också på ett verktyg för onlineutbildning, Klick Data. Universitetspedagogiska enheten Bygger en flexwebb där lärare och andra anställda ska hitta allt kring flexibel utbildning. Paketerar information och länkar in till internwebben mm. Använder bloggverktyg (blogg.lnu.se). Polopolyworkshopar Många positiva kommentarer kring workshoparna. Kanske behöver det stå tydligare i inbjudan vilken nivå de är på, dvs vilka förkunskaper som krävs. I början av hösten kommer workshop med fokus Mitt Lnu. Webbprojektet 2011 1 (3)
Helena presenterade tankarna bakom Lnu:s nya intranät ett socialt lager kommer att läggas ovanpå den befintliga internwebben. Se presentationsbilderna i slutet av dokumentet. Den 21 juni kl 13-14 hålls en digital referensgrupp i Adobe Connect kring projektet nu och inför hösten. Se separat inbjudan. Delta gärna! Nyligen blev det klart vilket webbutvecklingsspråk det nya, sociala lagret på intranätet ska skrivas i: Ruby on Rails. Tidsplanen för projektet är under uppdatering. Projektet är försenat pga begränsade resurser på IT. Därför är det svårt att ge några datum nu. Ett styrgruppsmöte innan semestern ger förhoppningsvis mer klarhet. Helena säger att något kommer att levereras i höst. På måndag har projektgruppen ett heldagsmöte med interaktionsdesigner My Ovsiannikow, Walltech. Internwebbens struktur I början av maj hölls en workshop kring den befintliga internwebbens struktur. Via cardsorting skapade två grupper sina egna strukturer för internwebbens rubriker på nivå 1-3. Nu pågår arbetet med att hitta likheter och olikheter i gruppernas arbete jämfört med befintlig struktur. Dokumentationen av workshopen finns på http://intranet.lnu.se/organisation/kom/webb/webbprojektet-2011 För den som vill få överblick över detta finns materialet uppsatt på Annikas rum. Annika kommer att kontakta webbansvariga och bit för bit gå igenom och fundera kring var/hur förändringar behövs. Några exempel på vad som har tagits upp finns sist i dokumentet. Några exempel att fundera över: - Grupperna skrev Personal som rubrik på befintliga Att arbeta vid Lnu. Ett förslag från början var För anställda, men det valde man inte eftersom här finns även information till blivande anställda. Helena och Annika säger att det bästa är att lägga över den typen av information på externwebben. Yael tar med sig den bollen. - Begreppen / Verksamhetsstöd är långa och svåra att förstå och svårt att förstå skillnaden. Förslag på mötet Styrning/ledning resp Stöd/hjälp alt Stöd i ditt jobb. Fundera vidare och kom med idéer. - Rubriken Utbildning kan ge fel associationer, jämför hur den används på Lnu.se. Förslag fanns på Utbildningsadministration. Mötet föreslår verb, Att utbilda. För rubriken Forskning, Att forska. 2 (3)
Bra studiestart Projektet Bra studiestart som avslutades i vintras fokuserade på att samla sättet vi hämtar information från olika system, samt på att informera anställda och studenter om vad som gäller inför terminsstart. Deltog gjorde LOS, IT, IR, STUD och KOM. Nu ska detta skötas löpande. Ett första möte har hållits, och risker definierats. Det är dock ännu oklart hur informationen ska samlas och spridas. Men det kommer att behövas insatser här. Varje avdelning är ansvarig för att uppdatera sin information, både under rubriken Utbildning och på Lnu.se. Önskemål kom om att ett tryckt material behöver tas fram till personal. Materialet ska vara sammanfatta informationen, vara överskådligt och ge länkar vidare till mer läsning. I höst Vi fortsätter med våra möten i höst. Första mötet blir i mitten av september, och så kör vi var 4-6 vecka. Annika återkommer med datum och lokaler. 3 (3)
Vision kontra ambition Visionen är långsiktig. I ambitionen (nästa sida) beskriver vad vi vill uppnå med intranätet inom Webbprojektet 2011: Vision: Linnéuniversitetets intranät är en naturlig plats för att förmedla, inhämta och utbyta information. Intranätet bidrar till ett effektivt arbetssätt, samt en gemensam kultur och arbetsmiljö för alla anställda.
Ambition 2011: Skapa en bra grund för ett intranät, med goda möjligheter att integrera mot de system vi önskar i framtiden. Personaliserad förstasida så att varje individ kan följa för honom/henne relevanta informationsflöden Flytta över informationsflödet som idag går via interna mailinglistor till intranätet. Mina genvägar (man kan ha egna länkar på sin förstasida) Sidor per grupp Koppling till något/några av de vanligaste systemen som finns i organisationen för att arbeta med sidor per grupp (inte öppna för alla) Kommentarsfunktion, dialog (bl a kopplat till informationsflödet) Koppling till Auto-översättningsfunktion
Mina grupper Mina genvägar Personligt lager Min institution Gemensamma sidor
WEBB-PROJEKTET 2011 - internwebbstruktur 2011-06-16 Vad göra med befintlig internwebb efter strukturworkshop? Här är ett försök att reda ut det Sida att hantera Vad göra? Tillhör nu rubriken Uppdatera personalsök och forskningsdatabas Dela i två delar (personalsök resp forskningsdatabas), och använd rubrik beroende på var länken finns Startsidan Snabbsök scheman/bokade lokaler Dela i två delar (scheman resp lokalbokning) och använd rubrik beroende på var länken finns Startsidan Utbildning Är rubriken rätt? Förslag har inkommit om rubriken Utbildningsadministration? Utbildning Snabbsök scheman/bokade lokaler Dela i två delar (scheman resp lokalbokning) och använd rubrik beroende på var länken finns Utbildning Utbildning på forskarnivå? Ska den i så fall placeras under Forskning eller Utbildning? Utbildning Studentkommunikation? Ska den i så fall placeras under Kommunikation eller under Utbildning? Utbildning Universitetsbiblioteket? Ska UB ha egen rubrik? Vad finns under denna? Eller ska man komma in under Utbildning resp Forskning med mer riktad info? Utbildning Uppdatera personalsök och forskningsdatabas Dela i två delar (personalsök resp forskningsdatabas), och använd rubrik beroende på var länken finns Forskning Utbildning på forskarnivå? Ska den i så fall placeras under Forskning eller Utbildning? Forskning Universitetsbiblioteket? Ska UB ha egen rubrik? Vad finns under denna? Eller ska man komma in under Utbildning resp Forskning med mer riktad info? Utbildning / Verksamhetsstöd Externa / Interna styrdokument Interna styrdokument Val MBL Svår gränsdragning mellan rubrikerna. Svåra, abstrakta begrepp att ta till sig. Kan vi hitta nya rubriker som är tydligare och lättare att förstå? Underrubrikerna behöver gås igenom och struktureras om. Vilka används och hur? Rensa bort de som inte används! Byta plats på Externa styrdokument och Interna styrdokument. Interna styrdokument används mer, viktigare, bör därför ligga före Externa. Underrubrikerna behöver gås igenom och struktureras om. Vilka används och hur? Rensa bort de som inte används! Ska valen ligga i anknytning till det som ska väljas? Dvs nämndsval i samband med nämnden? Eller ska det finnas en central valsida? Kan den i så fall flytta ner en nivå? Tas bort från Interna styrdokument? Endast finnas på Att arbeta vid Lnu? Och var finns protokollen, egentligen? På S:? Berätta det på sidan i så fall! Svår gränsdragning mellan rubrikerna. Svåra, abstrakta begrepp att ta till sig. Kan vi hitta nya / Verksamhetsstöd rubriker som är tydligare och lättare att förstå? Verksamhetsstöd Kris Ta bort från Verksamhetsstöd? Bara finnas under Att arbeta vid Lnu? Verksamhetsstöd
Manualer Ta bort? Flytta manualerna till respektive område? Göra länksamling? Verksamhetsstöd Nyhetsarkiv för internwebben Placeras under ny rubrik: Nyheter/evenemang? Vilken nivå ska den rubriken i så fall finnas på? Verksamhetsstöd Kommunikation Byt till användarperspektiv på rubriken! Dvs flytta till respektive område, ex Forskningskommunikation till Forskning. Obs! Annan typ kommunikation (vid sidan om KOM) bör få en plats på något sätt Verksamhetsstöd Forskningskommunikation Flytta till Forskning? Verksamhetsstöd Studentrekrytering Flytta till Utbildning? Eller Studentkommuniktion? Verksamhetsstöd Upphandling Flytta till Ekonomi? Verksamhetsstöd Studenthälsan Flytta till Utbildning? Eller Studentkommuniktion? Verksamhetsstöd Grupperna föreslog ny rubrik: Lokal och service Ska vi bryta mönstret för internwebben och ha en organisatorisk rubrik? Inte gärna. Kan vi hitta ett annnat bra namn? Verksamhetsstöd Snabbsök scheman/bokade lokaler Dela i två delar (scheman resp lokalbokning) och använd rubrik beroende på var länken finns Verksamhetsstöd Studentkommunikation? Placeras i så fall under Kommunikation eller under Utbildning? Verksamhetsstöd Ska vi bryta mönstret för internwebben och ha en organisatorisk rubrik? Inte gärna. Kan vi hitta Att arbeta vid Lnu ett annnat bra namn? Att arbeta vid Lnu Evenemang Placeras under ny rubrik: Nyheter/evenemang? Att arbeta vid Lnu Blanketter och mallar Ta bort? Flytta blanketterna resp mallarna till respektive område? Göra länksamling? Blanketter och mallar Boka och beställa Ta bort? Flytta till respektive hemområde? Göra länksamling? Boka och beställa Webbtjänster Tas bort eller finnas kvar? Webbtjäster Grupper och organ? Placeras under Organisation? På sidan Organisation finns nu endast organisatoriska enheter där folk är anställda + nämnderna. Ska vi samla övriga organsatoriska delar här också? T ex biblioteksstyrelse, internationaliseringskommittén osv? Hur lång blir sidan då? Hur skulle vi i så fall kunna göra den mer överskådlig? Organisation Flexwebb Universitetsbiblioteket? Beslutade dokument Var placerar vi rubriken Flexwebb (vill vara på startsidan)? Vad finns under/i samband med den här rubriken???? Ska UB ha egen rubrik? Vad finns under denna? Eller ska man komma in under Utbildning resp Forskning med mer riktad info???? Beslutade dokument ska bo i sitt sammanhang, och sedan länkas in till styrdokument och liknande.? Nu ofta tvärtom, men det skiftar. Inte genomfört fullt ut.