VINNOVA 1 (20) Förfrågningsunderlag för upphandling av konsulttjänster inom utvärderingsområdet Projektnr Sista anbudsdag: 25 november 2008 Anbud ska vara bindande t.o.m. 28 februari 2009 1. Upphandling av konsulttjänster inom utvärderingsområdet... 3 1.1 Organisation... 3 1.2 VINNOVAs utvärderingsverksamhet... 3 1.3 Uppdragsområden... 4 1.3.1 Analys av kvantitativa data (några exempel)... 4 1.3.2 Analys av kvalitativa data (några exempel)... 4 1.4 Ekonomisk ram... 4 1.5 Allmän information... 5 1.5.1 Allmänt om inlämnande och antagande av anbud... 5 1.5.2 Anbud lämnas elektroniskt... 5 1.5.3 Omfattning och tidplan... 5 1.5.4 Avropsförfarande... 5 1.5.5 Anbudets innehåll... 6 1.5.6 Frågor och kontaktperson... 6 1.6 Avslutande av upphandling... 7 1.7 Offentlighetsprincipen... 7 2. Krav på Leverantören... 8 2.1 Krav avseende registrering, skatter m.m.... 8 2.2 Ekonomisk stabilitet... 8 2.3 Accepterande av ramavtalsvillkor... 9 2.4 Uppgifter om leverantören och företagsbeskrivning... 9 2.4.1 Projektledare och metodansvarig... 9 2.4.2 Erfarenhet... 10 2.4.3 Underleverantörer... 11 3. Krav och utvärderingskriterier avseende tjänsten... 11 3.1 Kompetens... 11 3.2 Erfarenhet... 12 3.3 Effektivitet och leveranstid... 13 3.4 Pris... 14 3.4.1 Poängsättning och utvärdering av pris... 15 4. Anbudsutvärdering... 15 5. Prototyp till elektroniskt anbudsformulär... 16 5.1 Krav på leverantören... 16 5.1.1 Försäkran avseende uteslutningsgrunder och ekonomisk stabilitet, m.m. 16 5.1.2 Krav på erfarenhet beträffande projektledare och metodansvarig... 17 5.1.3 Erfarenhet och CV för övriga konsulter samt information om eventuella underleverantör(er)... 18 5.2 Krav och utvärderingskriterier avseende tjänsten... 19 5.2.1 Erfarenhet... 19 VERKET FÖR INNOVATIONSSYSTEM - SWEDISH GOVERNMENTAL AGENCY FOR INNOVATION SYSTEMS Post: VINNOVA, SE-101 58 Stockholm Besök/Office: Mäster Samuelsgatan 56 Leveranser/Deliveries: Klara Norra Kyrkogata 14 Tel: +46 (0)8 473 3000 Fax: +46 (0)8 473 3005 VINNOVA@VINNOVA.se www.vinnova.se Org/VAT: 202100-5216
VINNOVA 2 (20) 5.2.2 Kompetens... 19 5.2.3 Effektivitet och leveranstid... 19 5.2.4 Pris... 20 5.3 Önskemål om sekretess... 20
VINNOVA 3 (20) 1. Upphandling av konsulttjänster inom utvärderingsområdet VINNOVA inbjuder leverantörer av konsulttjänster inom utvärderingsområdet att lämna anbud enligt det här förfrågningsunderlaget. Denna upphandling genomförs med öppet upphandlingsförfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Inkomna anbud kommer att prövas och utvärderas i enlighet med de krav som framgår av detta förfrågningsunderlag. Upphandlingen syftar till att ramavtal tecknas avseende konsulttjänster rörande utvärdering av de forsknings-, utvecklings- och innovationsverksamheter där VINNOVA medverkat. Upphandlade tjänster ska stärka VINNOVAs förmåga att bidra till att utveckla en effektiv innovationspolicy i Sverige. Med stöd av tecknande ramavtal kan VINNOVA anskaffa konsulttjänster genom avropsförfarande utan att genomföra upphandlingar. Avrop kommer att ske genom förnyad konkurrensutsättning bland de leverantörer med vilka ramavtal är tecknat. Upphandlingen omfattar inte tjänster som berör ekonomisk revision, information/ kommunikation och IT. 1.1 Organisation VINNOVA är en statlig myndighet under näringsdepartementet som ska bidra till att höja tillväxten och välståndet i hela landet. De målen delar VINNOVA med många, men sättet att gå till väga är i högsta grad VINNOVAs eget. VINNOVAs speciella ansvarsområde är innovationer kopplade till forskning och utveckling det vill säga nyskapande, framgångsrika produkter, tjänster eller processer med vetenskaplig bas. Uppgiften är att finansiera den behovsmotiverade forskningen som ett konkurrenskraftigt näringsliv och ett välmående samhälle behöver, samt att stärka de nätverk som är nödvändiga kring det arbetet. VINNOVA har knappt 200 medarbetare och en årsbudget på ca 1,8 miljarder kronor till sitt förfogande. För mer information om VINNOVA se www.vinnova.se 1.2 VINNOVAs utvärderingsverksamhet VINNOVA bedriver utvärdering av de insatser som görs inom ramen för de program och utlysningar som genomförs. Dessa utvärderingar genomförs med extern expertis och ska verifiera om insatsen fungerar som avsett och ge möjligheter att lära av erfarenheter, till exempel inför en ny etapp av ett program. VINNOVA gör även utvärderingar som ger underlag för policy, strategi och prioriteringar av VINNOVAs olika insatsformer.
VINNOVA 4 (20) 1.3 Uppdragsområden Uppdraget för upphandlingen gäller områdena utvärderingar av de forsknings-, utvecklings- och innovationsverksamheter där VINNOVA medverkat, inklusive utveckling av metoder för utvärdering. De arbetsmoment som normalt kan bli aktuella är: - Insamling av data - Sammanställning av data - Beskrivning av data - Analys av data - Tolkning av analysens resultat - Syntes, slutsatser och rekommendationer Metoder som används kan innebära analys av såväl kvantitativa som kvalitativa data. 1.3.1 Analys av kvantitativa data (några exempel) 1. Användning av databaser. 2. Insamling av data på annat sätt än via databaser. 3. Beskrivning av datamaterial med hjälp av vanligt förekommande mått och begrepp, såsom variation, standardavvikelse och residualberäkning. 4. Utföra sambandsanalyser och tolka resultaten. 5. Utföra prognoser och bl.a. använda framskrivningsmetoder för scenariobeskrivning. 1.3.2 Analys av kvalitativa data (några exempel). 1. Intervjuer. - Halvstrukturerade och strukturerade intervjuer. - Besöksintervjuer. - Telefonintervjuer. 2. Enkäter/surveyundersökningar. 3. Dokumentanalys. 1.4 Ekonomisk ram VINNOVAs köper tjänster av det slag som omfattas av denna upphandling för cirka 1 5 MSEK per år. Inköpsvolymen varierar kraftigt och VINNOVA lämnar inga garantier beträffande minsta inköpsvolym.
VINNOVA 5 (20) 1.5 Allmän information 1.5.1 Allmänt om inlämnande och antagande av anbud Anbud ska skrivas på svenska eller engelska och vara VINNOVA tillhanda senast det datum som anges överst på sidan 1, kl. 23:59 svensk tid. VINNOVA saknar möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. Anbud ska vara bindande t.o.m. det datum som anges överst på sidan 1. Möjligheterna att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden av anbud är ytterst begränsade. För att VINNOVA ska ha möjlighet att pröva och utvärdera anbuden är det därför ytterst viktigt att de innehåller samtliga begärda uppgifter. Ersättning utgår inte för inlämnat anbud. Anbud kommer att antas utan förhandlingar. 1.5.2 Anbud lämnas elektroniskt VINNOVA använder ett elektroniskt förfarande för mottagande av anbud. Detta tillvägagångssätt bedöms bidra till en mer objektiv jämförelse av inkomna anbud samt underlätta arbetet för såväl anbudsgivare som VINNOVA. Anbud ska insändas elektroniskt via VINNOVAs Intressentportal. Det elektroniska anbudsformuläret kommer att vara tillgängligt från och med 15 oktober (i avsnitt 5 finns beskrivning av formuläret). För att kunna insända anbud måste inlämnaren ha skapat ett konto i Intressentportalen. Länk till portalen, för skapande av konto och tillgång till formulär för anbud: http://portal.vinnova.se. Formuläret har benämningen Konsulttjänster inom utvärderingsområdet, dnr 2008-02338. VINNOVA understryker att inkomna anbud inklusive bilagor kommer att förvaras oöppnade/olästa och oåtkomliga i elektroniskt format fram till tidpunkten för öppnande av anbud. 1.5.3 Omfattning och tidplan Ramavtal som tecknas ska löpa i 48 månader från dess tecknande och innefatta 12 månader och därefter möjlighet till 3 *12 månaders förlängning. Upphandlingen beräknas vara slutförd 2009-02-28. VINNOVA avser teckna ramavtal med 5 10 leverantörer. 1.5.4 Avropsförfarande Vid avrop kommer VINNOVA att skicka en avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer. Varje avropsförfrågan kommer att innehålla detaljerade
VINNOVA 6 (20) uppgifter om det aktuella uppdraget. Svarstiden på en avropsförfrågan kommer att vara rimligt tilltagen. Undantag avseende avrop VINNOVA förbehåller sig rätten att upphandla utanför ramavtalet: - om upphandling sker i samverkan med andra organisationer eller länder - vid sådana uppdrag som ställer krav på särskild kompetens som inte finns representerad bland ramavtalsleverantörerna. Ramavtalsleverantör och eventuella underleverantörer VINNOVA tecknar ramavtal med ramavtalsleverantören. Ramavtalsleverantören får anlita underleverantörer för utförande av uppdrag enligt de förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag. Ramavtalsleverantören ansvarar för eventuella underleverantörers arbete såsom för sitt eget arbete. All fakturering och alla formella kontakter med VINNOVA avseende uppdragen ska ske mellan ramavtalsleverantören och VINNOVA. 1.5.5 Anbudets innehåll Anbudsgivaren ska i anbudet visa att de uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda. Anbudsgivaren uppmanas att följa anvisningarna i det elektroniska anbudsformuläret som ska användas, samt att begränsa anbudet till att omfatta efterfrågade uppgifter. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven/kriterierna kommer detta att tolkas som att kravet/kriteriet inte kan uppfyllas eller inte accepteras. I samband med prövningen av anbudet kan VINNOVA komma att kontrollera att de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna är korrekta. 1.5.6 Frågor och kontaktperson Detta förfrågningsunderlag har framställts med avsikten att klart och entydigt beskriva de krav och förutsättningar som råder för upphandlingen. Det kan trots detta uppstå frågeställningar. I det fall anbudsgivaren uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller någon oklarhet av betydelse för att ta fram ett korrekt och fullständigt anbud ombeds leverantören snarast kontakta VINNOVA med begäran om klarläggande. Då VINNOVA av likabehandlingsskäl inte får lämna tillkommande information i slutskedet av anbudstiden måste frågor framställas senast 10 dagar före sista anbudsdagen. Frågor ställs skriftligt via e-post till: VINNOVA@VINNOVA.se
VINNOVA 7 (20) OBS! Frågor måste märkas i e-postmeddelandets ämnesrad med Upphandling av Konsulttjänster inom utvärderingsområdet, dnr 2008-02338. Frågor om varför ett visst krav ställts besvaras ej. För det fall fråga skulle föranleda komplettering (förtydligande eller justering) av kraven i förfrågningsunderlaget kommer komplettering att publiceras på http://www.vinnova.se/om-vinnova/upphandlingar/. Eventuella frågor emotses därför skriftligt så snart som möjligt så att förtydliganden kan publiceras i god tid innan anbudet ska vara inlämnat. Endast skriftlig kompletterande uppgift på papper eller i elektronisk form är bindande för både VINNOVA och anbudsgivaren. 1.6 Avslutande av upphandling Så snart VINNOVA fattat tilldelningsbeslut kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare. Avtal mellan VINNOVA och anbudsgivare som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt med innehåll enligt bilaga 2. Antagen anbudsgivare ska vara beredd att underteckna avtalet snarast och senast inom tio dagar efter det att tilldelningsbeslut fattats. Avtalet sluts genom att VINNOVA, tidigast elva dagar efter det att tilldelningsbeslut meddelats, undertecknar avtalet. 1.7 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas VINNOVA av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med VINNOVA. Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av absolut sekretess enligt 6 kap. 2 3 st. sekretesslagen (1980:100) till dess alla anbud eller erbjudanden offentliggörs, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Detta innebär att uppgifter inte i något fall lämnas till annan än den som har avgett anbudet eller erbjudandet. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter fordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som fordras för kommersiell sekretess, kan anbudsformulärets fält för önskemål om sekretess fyllas i. Precisera då vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera
VINNOVA 8 (20) dock att uppgifter som rör utvärdering av anbud endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 2. Krav på Leverantören Att anbudsgivare uppfyller ställda ska krav är en grundförutsättning för att komma ifråga för anbudsutvärdering och kontraktstilldelning. Anbudsgivare uppmanas att noga uppmärksamma samtliga ska-krav samt att bifoga exakt den dokumentation som efterfrågas. 2.1 Krav avseende registrering, skatter m.m. Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. En anbudsgivare kommer att uteslutas om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. företrädare för företaget är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och VINNOVA kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. inte är registrerad i det land där denne driver verksamhet enligt det landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande. Anbudsgivaren ska försäkra att inget av ovan nämnda uteslutningsskäl föreligger. 2.2 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska ha riskklass 3, 4 eller 5 enligt Upplysningscentralens (UC) kreditomdöme eller likvärdig riskklass i annat motsvarande instituts kreditomdöme. UC räknar ut risken för att ett företag hamnar på obestånd, uttryckt i procent. För att lättare kunna bedöma om denna Riskprognos är hög eller inte, visas även en Riskklass.
VINNOVA 9 (20) UC klassificerar företagen mellan 1 och 5, där 5 innebär lägsta risk. Riskklasserna grundar sig på UC Riskprognos och är en översättning av prognosens intervallsindelning. Anbudsgivaren ska i anbudet försäkra att efterfrågad ekonomisk stabilitet är uppfylld. 2.3 Accepterande av ramavtalsvillkor Ingånget avtal kommer så snart det kan ske att dokumenteras i ett ramavtal utformat i huvudsak i enlighet med bilaga 2 Förslag till ramavtal. Följande regler för ersättning i samband med resor ska följas: Ersättning utgår enligt Skatteverkets vid var tid gällande regler för ersättning för rese- och traktamentskostnader. Konsult är skyldig att resa på ett för myndigheten fördelaktigt sätt. Restidsersättning inom pågående uppdrag debiteras med halvt timarvode om inte annat skriftligen överenskommits i avropsavtalet. I övrigt ersätts utlägg endast om verifierad kostnad är naturlig och nödvändig för genomförandet av konsulttjänsten under förutsättning att myndigheten godkänt utlägget. Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att regler för reseersättning och förslag till ramavtal inklusive ramavtalsvillkor i bilaga 2 accepteras. 2.4 Uppgifter om leverantören och företagsbeskrivning Anbudsformulärets förstasida är en blankett där basuppgifter om leverantören, såsom firma, organisationsnummer, adress, telefon, e-post, ska lämnas. Anbudsgivaren ska bifoga en kortfattad beskrivning av sin verksamhet och, i förekommande fall, underleverantörers verksamhet samt kapacitet att tillgodose VINNOVAs behov under de förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag. 2.4.1 Projektledare och metodansvarig Projektledare och metodansvarig konsult med kompetens för och erfarenhet av utvärdering ska i anbudet ställas till förfogande för genomförande av
VINNOVA 10 (20) utvärderingsuppdrag. De ska ha kompetens och erfarenhet som är relevant för VINNOVAs verksamhetsområden; minst två års erfarenhet per person, av att som projektledare/metodansvarig hos extern kund/part genomföra uppdrag bestående av de moment som anges i avsnitt 1.3. Två av uppdragen ska i anbudet dokumenteras med uppdragsintyg (ett intyg för projektledare respektive metodansvarig, cirka en sida per intyg) från externa uppdragsgivare. Uppdragsintygen ska innehålla uppgift om - uppdragets omfattning och karaktär - tidsperiod för genomförande - namn på ansvarig(a) konsult(er); projektledare/metodansvarig - uppdragsgivare; firma, namn på kontaktperson, telefonnummer och e- postadress Till anbudet ska bifogas CV för projektledare och metodansvariga. Bifogade CV ska visa att angivna krav på kompetens och erfarenhet är uppfyllda. VINNOVA kan komma att kontakta uppdragsgivare som lämnat uppdragsintyg för att kontrollera att uppgifterna stämmer. 2.4.2 Erfarenhet Anbudsgivaren ska, utöver projektledare och metodansvariga konsulter, erbjuda konsulter med erfarenhet av uppdrag relevanta för VINNOVAs verksamhetsområden. CV avseende konsulter som avses utföra uppdrag ska bifogas anbudet, både egen personal och, i förekommande fall, underleverantörer. Utbildning och relevant erfarenhet ska framgå av bifogade CV. Till anbudet ska bifogas en förteckning med utvärderingsuppdrag som utförts av anbudsgivaren/underleverantör(er) de senaste tio (10) åren. Konsult(er) /projektledare/metodansvarig som ställs till förfogande i anbudet ska ha engagerats i uppdragen (minst en sådan konsult i varje uppdrag). Förteckningen ska inkludera minst fem (5) uppdrag inom VINNOVAs verksamhetsområden som inte utförts med VINNOVA som uppdragsgivare och som omfattar minst 160 timmar per uppdrag. Om anbudsgivaren/underleverantör(er) utfört utvärderingsuppdrag för VINNOVA ska även dessa uppdrag inkluderas i förteckningen. Av förteckningen ska framgå följande: uppdragens omfattning (antal timmar) och karaktär tidsperiod Namn på engagerad(e) konsult(er) och den organisation/arbetsgivare varje konsult tillhör beställare samt kontaktpersoner (angivna med namn, telefonnummer och e-postadress).
VINNOVA 11 (20) 2.4.3 Underleverantörer I de fall avgörande kompetens saknas hos anbudsgivaren (exempelvis språkkunskaper) ska i anbudet bifogas en förteckning över vilka underleverantörer anbudsgivaren avser anlita för att kunna utföra de uppdrag som är föremål för denna upphandling. Förteckningen ska inkludera firma, organisationsnummer och kontaktperson för varje underleverantör Vid avrop kommer att ställas krav på redovisning av vilka företag och/eller personer (inkl CV) som uppdragstagaren/ramavtalsleverantören kommer att använda vid genomförandet av det specifika uppdraget. 3. Krav och utvärderingskriterier avseende tjänsten Nedan anges de krav och de utvärderingskriterier som gäller för denna upphandling av utvärderingstjänster. 3.1 Kompetens Anbudsgivaren ska redovisa vilken kompetens de konsulter som ställs till förfogande för utvärderingsuppdrag besitter. Tre kompetensdimensioner är av särskild relevans och ska redovisas i anbudet, inklusive namngivna konsulter (i anbudsformuläret finns utrymme för max 5000 tecken per dimension): 1. Teoretisk kompetens. Med teoretisk kompetens menas kunskaper om teorier som är relevanta för val av perspektiv och formulering av utvärderingsfrågor inom områden som är relevanta för VINNOVAs verksamhet. Av särskild betydelse är god kännedom om innovationssystemsansatsen, men annan relevant samhälls- och beteendevetenskaplig kunskap kan redovisas under denna punkt. Här innefattas även förståelse av policy på området. Utbildningar, deltagande i konferenser, medlem i nätverk är exempel på indikatorer som kan användas för att dokumentera teoretisk kompetens. 2. Metodologisk kompetens. Under denna rubrik redovisas kunskaper och erfarenheter att arbeta med olika kvantitativa och kvalitativa metoder (Se avsnitt 1.3 Uppdragsområden). 3. Sektors- och aktörskännedom. En tredje viktig kompetensdimension är kunskaper om och erfarenheter från de sektorer (bioteknik, informationsoch kommunikationsteknik, produkter och material, arbetsliv, tjänster och IT-användning, transport, samt miljöteknik) eller aktörer (universitet, forskningsinstitut, små och medelstora företag (SME), m.fl) som VINNOVA arbetar med. För mer detaljerad information se www.vinnova.se.
VINNOVA 12 (20) De konsulter som ställs till förfogande för uppdrag bör ha mycket god förmåga att genomföra utvärderingsuppdrag av det slag som är föremål för denna upphandling (enligt avsnitt 1.3), baserad på metodologisk kompetens, teoretisk kompetens samt sektors- och aktörskännedom enligt beskrivningen ovan. Leverantören bör ha kunskap om och förståelse för de särskilda krav och förutsättningar som i dessa hänseenden gäller för en statlig myndighet, och om så är fallet ska detta redovisas i anbudet. Kvaliteten på anbudsgivarnas tjänster och förmåga att utföra uppdrag, med avseende på kompetens, kommer att bedömas utifrån anbudets redovisning av ovanstående tre kompetensdimensioner och värderas enligt en tiogradig skala. Kompetenskriteriet kommer att viktas till 35 % vid utvärdering av anbudet (erhållen poäng multipliceras med 0,35). 3.2 Erfarenhet Anbudsgivaren ska redovisa tidigare erfarenheter av genomförda utvärderingar. Särskild vikt kommer att läggas vid erfarenheter av och förmåga att genomföra: A. Omfattande utvärderingar vad gäller budget och antalet utvärderare i utvärderingsteamet. Med omfattande budget avses mer än 250 000 SEK. Med omfattande utvärderingsteam avses fler än två personer. B. Komplexa utvärderingar, exempelvis i form av multimetodologisk ansats, utvärdering av flera aktörstyper, utvärderingar av omtvistade områden/satsningar med hög policyrelevans m.m. C. Utvärdering av offentlig forskningsfinansiering eller innovationspolitiska insatser. Anbudsgivaren ska redovisa minst 3 och högst 6 referensintyg avseende genomförda uppdrag. Bilagd mall för referensintyg ska användas (bilaga 1). Referensintygen ska avse externa uppdrag, inte uppdrag som beställts av VINNOVA, som är slutförda och som utförts av konsulter som i anbudet ställs till förfogande för utvärderingsuppdrag. för slutförandet ska vara inom de senaste 5 åren räknat till sista anbudsdagen. Referensintygen bör redovisa följande: 1. Resultatets kvalitet vad gäller korrekthet och tillförlitlighet (avsaknad av fel etc) 2. Resultatets kvalitet vad gäller det levererade materialets/utvärderingsrapportens språk, överskådlighet och budskap 3. Uppdragstagarens förmåga att förankra och kommunicera utvärderingsresultat till deltagare, intressenter och beställare
VINNOVA 13 (20) 4. Uppdragstagarens förmåga att uppfatta innebörden av och sätta sig in i uppdraget samt leverera enligt uppdragsgivarens önskemål. 5. Uppdragstagarens förmåga att samarbeta inom utvärderingsteamet och med uppdragsgivaren 6. Uppdragstagarens förmåga att hålla budget och deadlines Kontaktpersonen (referenten) ska vara anställd i den organisation där konsulttjänsten levererats, detta gäller även vid överlåtelse. Anbudsgivaren bör uppvisa mycket hög kvalitet på utförda referensuppdrag. Referensintyg och redovisade uppdrag (avsnitt 2.4.2) bör visa på en mycket god förmåga att effektivt och rutinerat genomföra utvärderingsuppdrag med hög kvalitet och tillförlitliga resultat baserad på gedigen erfarenhet av omfattande och komplexa utvärderingar och utvärderingar av offentlig forskningsfinansiering eller innovationspolitiska insatser. Observera att inga kontakter kommer att tas med anbudsgivare eller referenter för att komplettera uppgifterna. Referensintyg som inte uppfyller ska-krav stryks ur anbudet. Anbudsgivarnas förmåga och kvalitet, baserad på erfarenhet, kommer att bedömas utifrån anbudets redovisning av genomförda utvärderingsuppdrag samt redovisade referensintyg och värderas enligt en tiogradig skala (0-10 poäng). Vid utvärdering av erfarenhetskriteriet kommer 10 poäng att ges till anbudsgivare som - bifogat referensintyg som sammanlagt omfattar samtliga ovan beskrivna områden (A-C), - bedöms ha levererat mycket hög kvalitet och ha mycket god förmåga avseende samtliga ovan beskrivna bedömningsgrunder (1-6) - presenterat en förteckning med minst fem (5) utförda uppdrag (se avsnitt 2.4.2) som är relevanta för VINNOVAs verksamhetsområden, detta under förutsättning att VINNOVA finner att uppgifterna stämmer vid uppföljning med kontaktpersonen i respektive intyg. Vid lägre uppfyllelsegrad ges lägre poäng utifrån utvärderingsteamets bedömning av anbudsgivarens sammantagna förmåga och kvalitet i dessa avseenden. Erfarenhetskriteriet kommer att viktas till 35 % vid utvärdering av anbudet (erhållen poäng multipliceras med 0,35). 3.3 Effektivitet och leveranstid
VINNOVA 14 (20) Det är av stor betydelse att leverantören har en god förmåga att fördela inkomna uppdrag för snabbt påbörjande och genomförande av uppdraget. Leverantören bör ha rutiner för att säkerställa att inkomna uppdrag fördelas, påbörjas och genomförs så effektivt som möjligt, och om så är fallet ska dessa rutiner beskrivas i anbudet. Det är av stor betydelse att leverantören kan leverera enligt givna deadlines. Leverantören bör ha rutiner för att säkerställa att leverans sker enligt givna deadlines och om så är fallet ska dessa rutiner beskrivas i anbudet. Anbudsgivarnas tillgänglighet, effektivitet och förmåga att leverera enligt tidplan kommer att bedömas utifrån anbudets beskrivning och värderas enligt en tiogradig skala och viktas till 20 % vid utvärdering av anbudet (erhållen poäng multipliceras med 0,2). 3.4 Pris Offererade taktimpriser ska anges i anbudet i svenska kronor, SEK, exklusive mervärdesskatt. Offererade taktimpriser samt avtalad ersättning vid avrop ska gälla, dvs. vara samma, för såväl anbudsgivaren som för eventuella underleverantörers konsulter. Anbudsgivaren ska ange taktimpriser för samtliga tjänstekategorier i tabellen nedan. Om särskild person/konsult inte finns avdelad inom en tjänstekategori ska ett taktimpris ändå anges. VINNOVA kommer att förkasta anbud som inte har fyllt i samtliga prisuppgifter tillhörande respektive tjänstekategori /uppdragsområde. Om anbudet innehåller pris med intervall, cirka, villkorade svar eller andra oprecisa taktimpriser kommer anbudet att förkastas. Tjänstekategori Projektledare Projektmedarbetare Metodansvarig Projektadministratör Taktimpris i SEK exklusive mervärdesskatt Taktimpriserna kommer att regleras enligt de principer som framgår av ramavtalsvillkoren efter 12 månader samt efter 24 och 36 månader i det fall ramavtalet förlängs. I anbudet offererade priser ska avse de tjänster, och baseras på de förutsättningar och krav som specificeras i detta förfrågningsunderlag samt tillhörande
VINNOVA 15 (20) avtalsutkast/allmänna villkor. Inga ytterligare ersättningar eller kostnader får uttas av anbudsgivaren. Även anbudsgivare som inte har säte i Sverige ska ange priser i SEK exklusive mervärdeskatt. Utländsk leverantör ska följaktligen vid utförande av uppdrag fakturera i SEK; ersättningen omvandlas till önskad valuta vid betalningstillfället enligt den dagskurs som då gäller. 3.4.1 Poängsättning och utvärdering av pris Anbud med lägst offererat genomsnittligt taktimpris ges 10 poäng. Övriga anbuds genomsnittliga taktimpriser får lägre poäng beräknat på procentuell skillnad i förhållande till det lägsta priset. Exempel: Anbud A, som offererat lägst pris, har ett pris på 1000 kr och anbud B ett pris på 1300 kr. Anbud B:s pris är då 30 procent högre och får därmed ett ekvivalent avdrag från maxpoängen. Anbud B 10 1 0,3 får således 7 poäng enligt följande formel: ( ) Skulle det anbud som har högst taktimpris innehålla ett mer än dubbelt så högt genomsnittligt timpris än anbudet med lägst taktimpris, kommer istället följande metod för poängsättning att användas: Anbudet med lägst genomsnittligt taktimpris får 10 poäng och anbudet med högst genomsnittligt taktimpris får 0 poäng. Övriga anbud får poäng som motsvarar skillnaderna i offererat pris, i spannet mellan 0 och 10, enligt följande formel: Anbudspris LägstaAnbudspris 10 1 HögstaAnbudspris LägstaAnbudspris Priset kommer att viktas till 10 % (varje anbuds poäng avrundas med två decimaler och multipliceras med 0,1) vid utvärdering av priset. 4. Anbudsutvärdering VINNOVA kommer att anta det anbud som efter utvärdering konstaterats vara mest ekonomiskt fördelaktigt. Inkomna anbud kommer att prövas av en arbetsgrupp vid VINNOVAs avdelning för strategiutveckling. Prövningen av anbuden kommer att genomföras i två steg. 1) Det första steget omfattar en prövning av hur anbudet uppfyller ställda skakrav. Det anbud som ej uppfyller ställda ska-krav, eller är ofullständigt, kommer ej att prövas vidare. 2) I det andra steget görs en värdering av kvarvarande anbud. Vid bedömningen av dessa kommer de mest ekonomiskt fördelaktiga att väljas/antas enligt de krav och utvärderingskriterier samt utvärderingsmetod som framgår av avsnitt 2.
VINNOVA 16 (20) 5. Prototyp till elektroniskt anbudsformulär Observera att denna prototyp till formulär inte ska fyllas i eller användas som anbud, utan är till för att ge information om uppbyggnaden av intressentportalens elektroniska formulär (se avsnitt 1.5.2). 5.1 Krav på leverantören Observera att anbud måste skrivas på svenska eller engelska. Steg 1 i anbudsformuläret, Om leverantören, är ett standardformulär där uppgifter om anbudsgivaren enligt förfrågningsunderlagets avsnitt 2.4 ska lämnas. Anbud ska innehålla en kortfattad beskrivning av den egna verksamheten samt, i förekommande fall, underleverantörers verksamhet * Kortfattad beskrivning av verksamheten (max 1000 tecken). Kortfattad beskrivning av underleverantör(er)s verksamhet (max 1000 tecken). 5.1.1 Försäkran avseende uteslutningsgrunder och ekonomisk stabilitet, m.m. Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter samt uppfylla de övriga krav som framgår av avsnitt 2.1. En anbudsgivare kommer att uteslutas om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. företrädare för företaget är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och VINNOVA kan visa detta,
VINNOVA 17 (20) 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. inte är registrerad i det land där denne driver verksamhet enligt det landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande. 7. enligt lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt enligt LOU 10 kap 1. * Härmed försäkras att inga av ovanstående uteslutningsgrunder föreligger Anbudsgivaren ska ha riskklass 3, 4 eller 5 enligt Upplysningscentralens kreditomdöme eller likvärdig riskklass i annat motsvarande instituts kreditomdöme enligt avsnitt 2.2. Härmed försäkras att ovanstående krav avseende ekonomisk stabilitet uppfylls* Ingånget avtal kommer så snart det kan ske att dokumenteras i ett ramavtal utformat i huvudsak i enlighet med bilaga 2 Förslag till ramavtal. Härmed bekräftas att regler för reseersättning och förslag till ramavtal inklusive ramavtalsvillkor i bilaga 2 accepteras * Härmed bekräftas att anbudet är bindande t.o.m. det datum som anges överst på sidan 1 i förfrågningsunderlaget 5.1.2 Krav på erfarenhet beträffande projektledare och metodansvarig Uppdragsintyg Uppdragsintyg för projektledare och metodansvarig enligt avsnitt 2.4.1 ska bifogas, med uppgift om: - uppdragets omfattning och karaktär - tidsperiod för genomförande - namn på ansvarig(a) konsult(er); projektledare/metodansvarig - uppdragsgivare; firma, namn på kontaktperson, telefonnummer och e- postadress * Två uppdragsintyg bifogas (vänligen bifoga intygen som två pdf-filer): Bläddra CV Till anbudet ska bifogas CV för projektledare och metodansvariga enligt avsnitt 2.4.1. Bifogade CV ska visa att angivna krav på kompetens och erfarenhet är
VINNOVA 18 (20) uppfyllda; två års erfarenhet av att som projektledare/metodansvarig hos extern kund/part genomföra uppdrag bestående av de moment som anges i avsnitt 1.3 * CV för projektledare och metodansvarig(a) bifogas (vänligen bifoga intygen som pdf-filer): Bläddra 5.1.3 Erfarenhet och CV för övriga konsulter samt information om eventuella underleverantör(er) Uppdragsförteckning (avsnitt 2.4.2) Till anbudet ska bifogas en förteckning med utvärderingsuppdrag som utförts av anbudsgivaren/underleverantör(er) de senaste tio (10) åren. Konsult(er) /projektledare/metodansvarig som ställs till förfogande i anbudet ska ha engagerats i uppdragen (minst en sådan konsult i varje uppdrag). Förteckningen ska inkludera minst fem (5) uppdrag inom VINNOVAs verksamhetsområden som inte utförts med VINNOVA som uppdragsgivare och som omfattar minst 160 timmar per uppdrag. Om anbudsgivaren/underleverantör(er) utfört utvärderingsuppdrag för VINNOVA ska även dessa uppdrag inkluderas i förteckningen. Av förteckningen ska framgå följande: uppdragens omfattning (antal timmar) och karaktär tidsperiod Namn på engagerad(e) konsult(er) och den organisation/arbetsgivare varje konsult tillhör beställare samt kontaktpersoner (angivna med namn, telefonnummer och e-postadress). * Förteckning bifogas (vänligen bifoga i form av pdf-fil): Bläddra CV avseende konsulter som avses utföra uppdrag ska bifogas anbudet, både egen personal och, i förekommande fall, konsulter hos underleverantörer. Utbildning och relevant erfarenhet ska framgå av bifogade CV. * CV bifogas (vänligen bifoga i form av pdf-filer): Bläddra Underleverantör(er) (avsnitt 2.4.3) Om Anbudsgivare avser anlita underleverantör(er) som för att kunna utföra de uppdrag som är föremål för denna upphandling ska anbudet inkludera information om dessa.
VINNOVA 19 (20) Förteckning med underleverantör(er) bifogas, inklusive firma, organisationsnummer och kontaktperson för varje underleverantör (vänligen bifoga i form av pdf-fil): Bläddra 5.2 Krav och utvärderingskriterier avseende tjänsten 5.2.1 Erfarenhet Anbudsgivaren ska enligt avsnitt 3.2 redovisa minst 3 och högst 6 referensintyg avseende genomförda uppdrag. Bilagd mall för referensintyg ska användas (bilaga 1). Referensintygen ska avse externa uppdrag, inte uppdrag som beställts av VINNOVA, som är slutförda och som utförts av konsulter som i anbudet ställs till förfogande för utvärderingsuppdrag. för slutförandet ska vara inom de senaste 5 åren räknat till sista anbudsdagen. * Referensintyg bifogas, (vänligen bifoga i form av pdf-filer): Bläddra 5.2.2 Kompetens Anbudsgivaren ska enligt avsnitt 3.1 redovisa vilken kompetens de konsulter som ska utföra utvärderingarna besitter. Tre kompetensdimensioner är av särskild relevans och ska redovisas i anbudet, inklusive namngivna konsulter. Redovisning av teoretisk kompetens ( max 5000 tecken). Redovisning av metodologisk kompetens ( max 5000 tecken). Redovisning av sektors och aktörskännedom ( max 5000 tecken). 5.2.3 Effektivitet och leveranstid Redovisning enligt avsnitt 3.3: Redovisning av rutiner för att säkerställa att inkomna uppdrag fördelas, påbörjas och genomförs så effektivt som möjligt ( max 1000 tecken). Redovisning av rutiner för att säkerställa att leverans sker enligt givna deadlines (max 1000 tecken).
VINNOVA 20 (20) 5.2.4 Pris Redovisning av taktimpriser enligt avsnitt 3.4. Om anbudet innehåller pris med intervall, cirka, villkorade svar eller andra oprecisa taktimpriser kommer anbudet att förkastas. Tjänstekategori Projektledare Projektmedarbetare Metodansvarig Projektadministratör Taktimpris i SEK exklusive mervärdesskatt 5.3 Önskemål om sekretess Önskemål om sekretess (standardtext) Klarmarkering (standardförfarande för att spara och sända iväg anbud)