SOP: SAMARBETE MELLAN SAS EUROBONUS & FIRST HOTELS 1. «DOUBLE DIPPING» AV FIRST MEMBER POÄNG OCH SAS EUROBONUS POÄNG 2. ANVÄNDNING AV SAS EUROBONUS POÄNG FÖR ATT TA UT GRATISNÄTTER PÅ FIRST HOTELS (REDEMPTION) 3. FAKTURERING 4. OPERARUTIN Version 5, 18. februari 2015 1
1. «DOUBLE DIPPING» AV FIRST MEMBER OCH SAS EUROBONUS POÄNG Vad går samarbetet ut på och när startade det? Den 1. oktober 2013 gjorde vi en ändring där våra gäster får poäng på både sitt First Memberkort och EuroBonus-kort. Detta är en fast ändring, och inte en kampanj. Gästen är själv ansvarig för att påpeka att han/hon har medlemskap i EuroBonus, och för att visa upp giltigt medlemskort. Registrering av poängen ICLP är helt avslutat då First Hotels nu har ett direkt samarbete med SAS Eurobonus. Alla hotell som har Opera skall registrera poängen via Opera (se instruktioner längst ner för detta). För hotell utan Opera skall poängen registreras på intranätet och i registreringsschemat för SAS Eurobonus. I 2013 och 2014 tjänade medlemmarna 500 eurobonus poäng per vistelse, men från 2015 får man 500 poäng per natt, detta går automatiskt. För att kunna tjäna poäng Samma regler runt giltiga och inte-giltiga nätter gäller på samma sätt som tidigare (ref medlemsvillkåren): 2.13 Alla ordinära priser och avtalspriser ger rätt till bonuspoäng. Poäng ges inte vid gratisnätter, bonusövernattningar, övernattningar som bokats hos tredje parts hemsida (t.ex. Expedia.com, Hotels.com, booking.com), tur operatörer, övernattningar i samband med avtal om långtidshyra (över 20 nätter), crewpriser, sponsorpriser eller andra specialavtal. All extra personlig förbrukning som du betalar för ger poäng. Kom ihåg att gästen måste välja mellan EuroBonus eller SJ Prio-poäng, det är inte möjligt att samla poäng på båda programmen. Det vill säga: EuroBonus + First Member-poäng eller SJ Prio + First Member-poäng. Mer business för er! Denna nya fantastiska fördelen för våra gäster kommer till att locka nya kunder och ge oss mer business. Det bör också göra det ännu enklare att värva flera nya First Members på hotellet, då våra gäster inte längre måste välja vilket program de önskar att tjäna poäng på, och då vi nu erbjuder 500 SAS eurobonus poäng per natt. 2
2. ANVÄNDNING AV SAS EUROBONUS POÄNG FÖR ATT TA UT GRATISNÄTTER PÅ FIRST HOTELS (REDEMPTION) Vad går det ut på och när starter det? Del nummer 2 i SAS-samarbetet är att EuroBonus-medlemmar kan använda sina EB-poäng till att köpa hotellnätter hos oss; på samma sätt som med SJ prio. Hur fungerar detta prakiskt? EuroBonus-medlemmen bokar sitt hotellrum för poäng antingen via telfon till EB kundservice eller genom att boka själva online på flysas.com / sas.no / sas.se eller sas.dk: 3
När rerservationen är gjord kommer den direkt in i ert system om ni har opera eller på mail till hotell utan opera. Den bokas då in med rate code: EBB, EBS eller EBG. Anledningen till att det är 3 olike koder är beror på att SAS EB skiljer på medlemsnivå så om det är en EuroBonus Basic medlem som bokar bonusnatt kommer koden EBB upp, Silver är EBS osv. HOTELL MED OPERA: Till skillnad från SJ Prio / First Member så behöver ni inte ändra rate code för att få upp priset. Bokningen kommer in med riktigt pris, och ni fakturerar First Hotels en gång i måneden (se mer info om fakturering under). Det är viktigt att ni aldrig nämner eller visar priset för gästen! Gästen har betalat för reservationen med sina EuroBonus-poäng, och skall inte få någon information om verdien på bokningen. Alla EuroBonus poängbokningar inkluderar frukost och mva. Kategorier och priser Hotellen är delade upp i 3 kategorier (samma kat. som FM och SJ Prio bonusnätter): Priset är det samma på vardagar och i helger. Ni bestämmer själva tillgängligheten, och kan öppna och stänga precis som ni önskar. Dock säger det sig själv att det är viktigt att rate codes EBB, EBS och EBG inte alltid är nedstängt, men att ni försöker hålla öppet tillgängligheten för att upprätthålla samarbetet. 4
3.Fakturering Den 7. varje månad skickar SAS EuroBonus en lista till First Hotels HK över alla bekräftade bonusnätter tidigare måned. Vi skickar då en samlad månads faktura till SAS EB från First Hotels HK, som inkluderar alla bonusuttag på alle First Hotels den tidigare månaden. Ni skall alltså inte fakturera SAS direkt, men skickar en faktura till First en gång i månaden, precis samma princip som med SJ Prio och First Member-fakturor, här skall ni ta med följande detaljer: - Vad fakturan gäller: Eks.: SAS EB bonusnätter februari 2015 - Namn på gästen - Ankomstdatum - Avresedatum - Pris - Ta också gärna med: Medlemsnummer SAS EuroBonus (eks.: EBB123456789) Fakturan skickas samma månad till följande adresser: SVENSKA HOTELL SKICKAR FAKTURORNA TILL: First Hotels Sverige AB ID 41 FE 1040 S 838 83 Hackås Email: 2215@invoicecenter.net NORSKA HOTELL SKICKAR FAKTURORNA TILL: First Hotels AS ID 40 c/o Fakturamottak Postboks 4441, Vika N-8608 Mo i Rana Email: 4441@invoicecenter.net DANSKA HOTELL SKICKAR FAKTURORNA TILL: First Hotels Danmark ApS ID 42 Postboks 712 DK-2730 Herlev Email: 2214@invoicecenter.net 5
Avbokning EuroBonus medlemmar kan avboka sitt bonusrum upp till 24 timmar innan ankomst. Reservationen blir då avbokad i Amadeus, och EB-poängen blir refunderade. Om det däremot kommer en avbokning mindre än 24 timmer innan ankomst vill inte poängen bli returnerade till medlemmen, och vi kan då fakturera SAS för rummet på «no show». Efter-registrering av EuroBonus poäng EuroBonus poäng kan efter-registreras upp till 6 måneder efter vistelsen. OPERA Hotell, kan efter-registrera poäng via firstmember@firsthotels.no Då önskar vi namn på gästen, medlemsnummer, ankomst/avresedatum och bokningsnummer. Hotell utan Opera, efter-registrerar EB poäng i registreringsschemat på intranätet. 4.OPERARUTIN 6
Hur man registrerar ett medlemsnummer på en profil i Opera: Sök upp medlemsprofilen i Opera Klicka på Member Klicka på New Här klickar du på pilen «Type» I listan väljer du sedan vilket medlemsprogram du önskar att lägga till 7
Fyll i medlemsnummer, sedan OK Då ser det ut såhär: Här kan du lägga till flera medlemsnummer 8
Som medlem måste du välja vart du önskar att samla poäng First member och SJ Prio First member och SAS eurobonus Eller endast SJ PRIO eller SAS eurobonus För att välja medlemsprogram 9
Gå in i reservationen Klicka på pilen vid «Member Type» 10
Här kan du välja 2 program Klicka i boxen längst till vänster Försöker du välja fler en ett program, kommer nedanstående varningsruta upp Välj de program medlemmen önskar, sedan OK 11
Medlemsinformationen ändrar då färg till gult, vilket betyder att fler än 1 medlemsnummer ligger på profilen Kom ihåg att fråga medlemmen om vilket program man önskar att samla poäng på, detta kan självklart ändras från gång till gång. Saknar medlemmen sina flygpoäng, kontakta; firstmember@firsthotels.no 12